Ключевые вопросы которые составляют основу тайм менеджмента. Управление свободным временем

• Как и зачем в тайм-менеджменте советуют делить дела на «жесткие» и «гибкие».
• Зачем нужно ставить перед собой конкретные долгосрочные цели.
• Как заставить себя выполнять трудоемкие (большие и длительные) дела.
• Планирование рабочего времени: как держать свою трудоспособность на одном уровне.
• Какую программу тайм-менеджмента генеральный директор MC-Bauchemie Russia.

Тайм-менеджмент можно сравнить с физическими упражнениями: увеличивать нагрузку надо постепенно, а тренироваться – постоянно. Чем регулярнее занятия, тем лучше физическая форма. Поэтому идеальный вариант внедрения программы тайм-менеджмента в свою жизнь – пошаговое, день за днем, освоение методик.

От владельцев бизнеса часто можно услышать, что они настолько заняты, что им просто некогда планировать время. Тем самым образуется некий порочный круг: нет времени управлять временем. Чтобы решить данную проблему, нужно понять: потраченные сегодня 25 минут на планирование завтрашнего дня – это не трата, а инвестирование. Планируя свой завтрашний день, вы сможете выделить время на решение своих главных задач, поэтому не нужно откладывать изучение тайм-менеджмента и ждать более благоприятного момента: он вряд ли наступит скоро.

Тайм-менеджмент: программа на неделю

Планирование рабочего времени

Основой эффективной работы становится планирование. Именно тайм-менеджмент (планирование рабочего времени) становится основой организации своих дел. Большинство людей ежедневно ожидает множество различных задач, некоторые из которых необходимо решать в предельно сжатые сроки, а другие могут подождать. Организация данных дел в удобную и эффективную систему становится базовым принципом планирования своего времени.

Рекомендую накануне рабочей недели, в воскресенье, разделить планируемые дела на понедельник по категориям «жестких» и «гибких». У жестких предусмотрена определенная привязка по времени (к примеру, совещание в 14:00), у гибких же установлен срок исполнения («подготовка отчета к пятнице»). Для организации этой схемы лучше использовать следующий принцип. В своем планировщике либо ежедневнике следует разделить страницу вертикально пополам – вдоль черты слева перечисляем свои «жесткие» задач, с правой стороны – «гибкие», не привязывая последние к определенному времени. Благодаря распределению своего дня таким образом можно будет увидеть – между «жесткими» задачами есть интервал времени, которое можно посвятить и «гибким» делам.

Такой тайм-менеджмент позволит получить всю картину предстоящего дня – человек обретает уверенность в том, что придерживается запланированной, эффективной схемы. Не нужно переживать, если будут нарушения в своем плане – ведь жизнь всегда вносит коррективы. Просто нужно адаптироваться к обстоятельствам, внося необходимые изменения в свой план. Важно также учесть – нереалистично «жестко» планировать свыше 40-60% рабочего времени. Чем более день будет «гибким, тем лучше.

Рекомендую планировать свой следующий день накануне – вечером прежнего дня. Утром будете ощущать себя гораздо комфортнее. Обязательно нужно указать в списке своих «гибких» дел – «составить план действий на следующий день».

Как построить работу, чтобы все успевать: лайфхаки топ-менеджеров «Метро» и Tele2

В статье электронного журнала «Генеральный директор» подборка приемов для повышения личной эффективности от лидеров рынка. Топ-менеджеры компаний Tele2, «Мицубиси Электрик», «220 Вольт» и «Метро» рассказали, какие методы помогают им успевать больше. Приемы можно применять сразу, они не требуют специальной подготовки.

Принципы управления временем и расстановка приоритетов

После тренировки в понедельник в составлении техники своего планирования «жестких» и «гибких» дел следует переходить к новой ступени тайм-менеджмента – учитывая приоритет своих планов. Довольно часто составление перечня «гибких» дел производится достаточно хаотически – срочные задачи указаны в конце, а второстепенные планы размещены вверху. Такой подход обязательно приведет к беспорядку в реализации своих планов на следующий день.

Чтобы избежать эту проблему, нужно указывать в перечне дела, основываясь на их значимости. Расставляются приоритеты на основе определенных критериев. К примеру, если задача ставится собственником бизнеса, необходимо будет немедленно решать. Если же дело не относится к своим профессиональным обязанностям, то оно может и подождать. Список таких критериев у каждого человека будет индивидуален – нужно их предварительно продумать.

Утром во вторник расставляем свои «гибкие» дела по приоритетам. Для этого могут использоваться различные техники. К примеру, расставляются дела в своем списке в соответствии с приоритетностью задач, либо раскрашиваем графы в различные цвета, которые соответствуют определенной степени важности. Самые важные задачи могут отражаться красным цветом, менее значимые – желтым, дела, которые могут подождать – зеленым.

Такой подход позволяет добиться детального планирования своего дня. Но стоит понимать, детально – не означает поминутно. Просто вы будете знать, чем предстоит заниматься завтра, с чего нужно будет начинать, чем завершать – весь день уже распланирован.

Целеполагание и «мемуарник»

Целеполагание является важной техникой тайм-менеджмента в вопросах организации рабочего времени и в философском плане. Ведь жизнь дается один раз, поэтому её нужно посвятить самому важному. Для этого необходимо умение планировать, ставить цели. Однако необходима определенная осторожность – не нужно слишком увлекаться модными тенденциями. К примеру, на наших семинарах многие участники отметили, что в ближайшем будущем (5-10 лет) ставят перед собой примерно одинаковые цели – восхитительные, белоснежный офис, множество подчиненных и лучший автомобиль. Конечно, такие мечты плохими не назовешь, но часто человек не может ответить на вопрос – чем именно он занимается, что позволит добиться такого благосостояния, офиса и машины?

Поэтому рекомендуется ведение «мемуарника» (к примеру, отдельного файла на компьютере либо записной книжки, всё зависит от личных предпочтений). Указывайте в нем каждый вечер ключевое событие прошедшего дня, а в конце недели – определяем уже ключевое слово недели, затем и месяца. Должно выбираться лишь одно конкретное событие – позитивное либо негативное, относясь к работе либо другим сферам. Основное условие – должно быть действительно ключевым. Начать свой «мемуарник» следует со среды. Но перед этим нужно записать свои цели на определенный период – к примеру, на 1, 2 или 10 лет. Затем проводим периодический анализ своего «мемуарника». Благодаря этому можно будет понять ключевые интересы собственной жизни – то, что действительно относится к категории важности. Соответственно, будет возможна оценка правильности своего движения к цели. Либо может быть выявлено, что только удаляетесь от своей цели либо она оказалась вовсе ненужной. Я в своей практике каждый день смотрю на записи, которые были сделаны в этот же день, но в прошлых годах – удается сравнить и проанализировать собственные ценности и произошедшие с ними изменения.

Эффективно управлять временем и энергией вас научат на .

Тайм-менеджмент и долгосрочные цели

Когда понимаете приоритеты и свое видение будущего, можно говорить о готовности сделать следующий шаг – карта долгосрочных целей. На карте приводятся долгосрочные цели человека следующим образом. Размещены по горизонтали 2 оси – годы (начиная с текущего) и возраст человека. По вертикали указываются ключевые сферы (семейные отношения, карьера, личное развитие и пр.). Следует указать на пересечении своих лет и ключевых сфер примерные целевые ориентиры. Важное преимущество составления подобной карты – объединение профессиональных и личных целей на общем плане.

Конечно, периодически возможны определенные изменения своей карты. Однако благодаря ней возможен примерный набросок будущего, изображая свой примерный маршрут дальнейшего пути. Поэтому уже в этот четверг изображаем свою первую карту долгосрочных целей.

Как за неделю освоить тайм-менеджмент (инструкция)

«Слоны» и «лягушки»

В нашем распоряжении уже составленные план дел и список целей, поэтому в пятницу начинаем продумывать нужную мотивацию для достижения поставленных задач. Для составления такого плана можно рекомендовать довольно простую технику, основанную на условном разделении своих задач на «лягушек» и «слонов».

«Слоны» - любые трудновыполнимые, объемные дела, которые всё же необходимо выполнять (условно «съесть»). Изначально может показаться, что «съесть такого слона» просто невозможно. Но…слона можно разделить на куски, чтобы приготовить множество небольших «бифштексов» для своего ежедневного меню. Аналогична задача и со сложными, объемными задачами – которые вполне разделяются на составляющие, по отдельности с которыми можно справиться. К примеру, в конце года возникает необходимость составить годовой отчет. Нам предстоит поистине масштабная работа – с поиском сложных материалов, организацией деятельности и пр. Нужно разделить общую сложную задачу на отдельные части – например, ежедневно писать по 3 абзаца либо описывать отдельную тему. Благодаря этому можно будет справиться с составлением отчета в установленный срок без постоянных переживаний и стрессов. Опыт подтверждает – благодаря такому подходу удается быстрее решать свои сложные задачи, затратив меньше усилий.

Похожим образом обстоит ситуация и с «поеданием лягушек». Под термином «лягушка» предполагается мелкое, но неприятное дело. Хотя выбора нет – выполнять его необходимо. Такая «лягушка» со временем вполне может стать «слоном», если не «съесть» её своевременно. К примеру, нужно выразить недовольство авансовыми отчетами либо разобрать нижние ящики своего стола. При грамотно организации «лягушки» тоже становятся вкусными «бифштексами», на которые мы разделяли и «слонов». Для использования данной методики на практике – берем «слона», которого делим на части. Затем указываем перечень «лягушек» и оформляем всю эту информацию в следующую таблицу.

В левой части указываются все «бифштексы» и «лягушки» на каждый день. С правой стороны указывается выполнение либо невыполнение данных целей. Если определенная работа в этот день не предполагалась – оставьте пустое место. Если же предполагалась, однако выполнить не удалось – нужно поставить прочерк. При выполнении конкретной цели – нужно ставить плюс либо галочку. Не нужно расстраиваться из-за своих прочерков, но всё же – если в определенной графе их становится очень много, то стоит задуматься и взяться за дело. Данную таблицу размещаем на видном месте либо в своем ежедневнике. Важно, чтобы видели свою таблицу несколько раз в день – не забывая свои цели и для получения дополнительной мотивации.

Ритмичность в отдыхе и ресурсные занятия

Завершается рабочая неделя с наступлением выходных. Можно расслабиться и ознакомиться с более приятными, подходящими техниками тайм-менеджмента для грамотной и полноценной организации своего отдыха. В субботу на текущей неделе можно рекомендовать 2 техники управления временем.

Ритмичность в отдыхе. Человек не может концентрировать свое внимание на одном предмете более 40 (редко 80) мин. Поэтому следует примерно раз в час предоставлять себе отдых в течение 5 мин. К примеру, во время чтения книги либо просмотра деловых журналов, накопившихся за эту рабочую неделю, нужно каждый час получать отдых – побыв в тишине, прогулявшись и пр. Такой опыт со следующей недели можно перенять и для рабочего места.

Ресурсные занятия. Они способны оживлять либо успокаивать (максимально переключая, способствуя более эффективному и скорейшему отдыху). К примеру, некоторые предпочитают гулять по лестнице с 1-го этажа на последний и обратно, другие вышивают крестики, третьи делают себе перерыв, наслаждаясь кофе с ромом. Здесь человеку важно определиться с подходящим себе занятием, способствующим эффективнейшему восстановлению внутренней энергии. От качества отдыха зависит и эффективность восстановления своей работоспособности. Можно всю субботу посвятить прогулкам и отдыху в парке либо поездке в развлекательный центр всей семьей. Следует продумать, какие ресурсные мероприятия можно включить в своем рабочем графике на следующей неделе.

Побалуйте себя, и система управления временем готова

Воскресенье – отличный день, чтобы поздравить себя с успешным недельным курсом, благодаря которому удалось настроить свою систему тайм-менеджмента. Не помешает и немного побаловать себя. Для этого можно придерживаться техники промежуточных радостей. Выберите что-то особенно приятное для себя – что любите, но не можете себе позволять ежедневно. К примеру, дополнить свой рацион чем-то дорогим и вкусным, посетив любимые места, пообщаться с дорогими себе людьми, позагорать, провести время на природе, просто подарив час безделья и пр. Такие радости устанавливаются для себя за определенный объем работы. Используйте данную схему для планирования рабочего дня, недели либо даже года. Для этого можно составить таблицу – с указанием вознаграждения за свои достижения. Появляется дополнительная мотивация, работать становится гораздо интереснее. В конце воскресенья нужно составить план рабочего времени на понедельник, основываясь на рассмотренных нами техниках тайм-менеджмента.

• Производительность труда: как добиться ее повышения​

Мифы о тайм-менеджменте

1. «Тайм менеджмент придумали не для россиян». Тайм-менеджмент придумывался для бизнеса и успеха – если россиянам это важно, то планирование времени необходимо.
2. Нам неподвластно время. Да, управлять временем человек не может, но ведь планирование его использования нам доступно. Поэтому многие менеджеры смогли оценить преимущества тайм-менеджмента для планирования своей жизни.
3. При работе с тайм-менеджментом всю жизнь придется проводить по расписанию, без права выбора. Нет, тайм-менеджмент предназначен не для этого – всегда можете поменять свои планы. Тайм-менеджмент и создан для свободы, с возможностью выбора, что делать.
4. Творческим личностям тайм-менеджмент абсолютно не подходит. Опыт подтверждает эффективность тайм-менеджмента и для творческих натур. К примеру, пока не пишете музыку в ожидании музы. Вместо планирования, что муза постучится в дверь завтра с 7.30 до 9.30, лучше планировать – сочинить несколько куплетов в течение ближайших 2 недель либо завершить картину до конца года.
5. «Тайм менеджмент – это очень сложно». Да, есть определенные тонкости – но наш материал и довольно простые методики позволят освоить ценную науку – сделав инвестиции в свой успех.
6. Для успеха в жизни нужно не планировать, а работать, без перерывов и выходных. Чтобы эффективно и приятно работать, необходим полноценный отдых. Высвободить время на отдых и свободу и помогают методики тайм-менеджмента.

Говорит генеральный директор

Александр Мондрус , генеральный директор компании MC-BauchemieRussia, Санкт-Петербург

Освоить тайм-менеджмент мне удалось достаточно легко. Когда начал заниматься этим направлениям, он соответствовал моим идеям и планам найти дополнительные ресурсы времени. Я очень нуждался в более эффективном управлении временем. К тому же, по своей натуре являюсь довольно системным человеком – поэтому вполне нормально принял идею ведения хронометража, анализа затрат и составления различных таблиц.

Порядка 2 месяцев мне понадобилось потратить для освоения базовых методик тайм-менеджмента – определения приоритетов и хронометража. Благодаря ним смог понять, что собой представляет время. Начал значительно лучше его ощущать. В тот период начал работать руководителем в новой компании – поэтому имел все возможности практиковать свои навыки на рабочем коллективе. Стал активно вовлекать в освоение данной методики почти всех топ-менеджеров, они уже и подключили своих сотрудников. Все эти факторы позволили мне комплексно и гармонично ознакомиться с различными методиками управления временем.

В своих делах активно работаю с различными электронными средствами коммуникации. В частности, дела планирую с помощью программы MicrosoftOutlook – её функционал поддерживает многое, в том числе расстановку приоритетов, разделение целей на «жесткие» и «гибкие», позволяет окрашивать дела в различные цвета и пр. Моя должность предполагает и работу с бумажными носителями, поэтому для контроля этих задач сформировал свою систему, внеся ряд усовершенствований для решений Глеба Архангельского.

Завел на каждого руководителя толстую тетрадь. В процессе встречи фиксирую в данной тетради тезисы, заметки, задачи и пр. Тетрадь после встречи передаю секретарю, которая и вносит данные в виде задач либо предстоящих встреч в Outlook. И уже по Outlook я слежу за дальнейшим ходом работ. Удобство работы с тетрадью – во время встречи можно просмотреть всю историю конкретного вопроса (в этом отношении электронные носители оказываются неудобными). А вот для управления гораздо удобнее Outlook.

Размещены в моей приемной ящички с выдвижными лотками – в них находятся документы на подпись. Они сгруппированы по прозрачным гибким папкам, на каждой из которых указано название конкретного подразделения. Также в компании действует регламент подготовки на подпись – с совершенствованием и дополнением каждые полгода. В обязанности секретаря входит контроль подачи всех документов по утвержденному регламенту. И действуют поощрения за соблюдение регламента, хотя и без символических наказаний не обошлось. К примеру, не подготовленный к подписи документ обойдется в 3 кг. зеленых яблок. На ресепшене мы разместили большую вазу с яблоками – указав надпись «Сегодня Вас угощает такой-то». При нарушении установленного правила человеку нужно будет сдать деньги для покупки яблок.

При планировании своего дня стараюсь резервировать время и на неопределенные обстоятельства. Поскольку в любом случае всегда что-то случается. Хотя спланированными оказываются 80-90% рабочего времени. Такой жесткий распорядок обеспечивает для меня важные преимущества, хотя и не лишен своих недостатков. Лично мне данная система по нраву, хотя и вынужден оставаться её заложником. Если что-то установлено на определенное время (планы связаны с большим числом людей), внести изменения в своей график будет довольно проблематично. Ситуация из практики – ищем поставщиков, но оказалось, что двух часов презентации нам не хватает, необходимы еще, как минимум, два. Но намечается ближайшее «окно» лишь спустя месяц.

Хотя мне удается решать большое количество различных задач по мере высвобождения времени, а не в жестко установленные сроки. К примеру, во время поездки по городу можно решать и другие вопросы по телефону – благодаря водителю могу решать дополнительные задачи.

Благодаря тайм-менеджменту появилось и время на личную жизнь. При планировании своего года всегда начинаю с личных планов и семьи – устанавливаю дату отпуска, который обсуждаю с супругой, выделяю время для любимых занятий, общения с сыном. Стараюсь при составлении графика учитывать и рабочие мероприятия, о датах которых знаю заранее. Поэтому на этот период не планирую свои личные дела. Хотя и появившиеся в дальнейшем рабочие мероприятия не отнимут у меня запланированное время для личных целей и семьи.

7 правил тайм-менеджмента

1. Представьте, что сегодня ваш последний день. Необычное, но довольно уместное правило. Просто задайтесь вопросом – «что бы я делал, если бы знал – сегодня последний день жизни». Об этом вопросе следует думать перед сном и утром после пробуждения.
2. Фильтруйте информацию. Чтобы избежать перенасыщения мозга множеством ненужной информации, без траты лишнего времени, учитесь выбирать наиболее полезное, нужное, и старайтесь отсеивать ненужное. К примеру, научитесь пробегать глазами информацию на сайте, акцентируя внимание только на самом важном.
3. Исключите из своей жизни «пожирателей времени». Вероятно, самая первая проблема, мешающая полноценному контролю и эффективности использования временем. Минимизируйте время, тратящееся на социальные сети, общение в скайпе или почте. На время выполнения полезной задачи будет полезно отключить всё, что отвлекает внимание. Также следует вести отдельный дневник с указанием всех никчемных занятий, которые отнимают ваше время, но не приближают к поставленной цели.
4. Концентрируйтесь от начала до конца на одном задании. Ведь отвлечение на несколько дел ухудшает эффективность работы своего задания. Не нужно рассеивать внимание и усилие, переключаясь на новую задачу до выполнения прежней.
5. Держите рабочий стол в порядке. Богатые люди всегда работают за чистым столом – и комфортно, и экономится время на поиск всего необходимого.
6. Почаще говорите «НЕТ». Нужно научиться отказывать определенным людям, задачам и пр., если требуют вашего времени, но не несут пользы.
7. Работайте в определенное время. Внимательно наблюдая за собой, можно определить свои подходящие биоритмы в течение суток, когда работаете эффективнее всего.

Полезные книги по тайм-менеджменту

1. Люси Джо Палладино. Максимальная концентрация. Как сохранить эффективность в эпоху клипового мышления. М.: Манн, Иванов и Фербер, 2015. – 336 с. Спб, 2015. - 288 с.
2. Николай Мрочковский, Алексей Толкачев. Экстремальный тайм-менеджмент. 3-е издание. Альпина Паблишер, 2015. - 2014 с.

Ошибки людей, которые стремятся управлять временем

1. Берут на себя слишком много. Свои способности можно и нужно совершенствовать, но нужно знать меру. В определенный момент количество задач может оказаться слишком велико, провоцируя стрессы и конфликты. Для предотвращения данной проблемы можно:

• попросить о помощи. Нужно уметь пересилить себя и попросить о помощи, когда это необходимо.
• используйте правило 80/20. Определите список главных задач, именно на них должно приходиться основное время и силы.

2. Усложняют систему тайм-менеджмента. Порой система тайм-менеджмента оказывается слишком сложной. Если она приносит результат – отлично. В противном случае, когда возникают неэффективные траты времени, стоит подумать над переменами. Подумайте над упрощением и упорядочиванием своей системы тайм-менеджмента – чтобы не тратить половину своего времени на её ведение.

3. Заняты, но неэффективны. Трата множества времени на бесполезные, низкоприоритетные задачи – серьезная проблема. Среди способов решения данной ошибки – задаться вопросом «Принесет ли пользу то, что я делаю?». В случае отрицательного ответа следует задуматься над решением более полезных задач. Этот вопрос отлично подойдет как заставка на компьютере, либо можно распечатать на бумаге и разместить на видном месте.

4. Не отдыхают. У человеческого организма есть предел, работа нон-стоп не подойдет. Можно, конечно, работать очень долго без перерыва, но смысла от этого нет – эффективность постепенно снижается. Если устали, то не забывайте делать перерывы – награждайте себя за работу прогулкой, минутками расслабления или вкусной едой. Чтобы определиться, когда именно вам нужен отдых, следует экспериментировать. Важно найти личный баланс отдыха и работы. И не бойтесь давать себе возможность отдыха, когда в этом действительно нуждаетесь.

Копирование материала без согласования допустимо при наличии dofollow-ссылки на эту страницу

Ритм, в котором живет большинство из нас, вряд ли можно назвать спокойным и размеренным. Нехватка времени, аврал и жесткий цейтнот являются испытаниями, справиться с которыми под силу далеко не каждому. Постоянное пребывание в состоянии «не знаю, за что хвататься» вряд ли можно назвать подходящим, когда речь идет о личной эффективности.

Эмоциональное напряжение блокирует производительность, приводит к быстрой утомляемости и апатии. Поэтому, чтобы не стать жертвой стресса или, еще хуже, синдрома хронической усталости, займемся управлением временем или тайм-менеджментом.

Все успешные люди делают это

Все успешные люди очень продуктивны. Они много работают и много успевают, а это не одно и то же. Под продуктивностью, в первую очередь, подразумевается результат, а не процесс. Если Вы намерены повысить свою производительность, твердо решите сделать это. Люди тратят время впустую, потому что они так и не решили повысить свою производительность.

И если Вы решились, то не отступайте и повторяйте то, что делают все успешные люди, пока это не станет Вашей второй натурой. Основной секрет личной эффективности заключается в правильном распределении времени. Тайм-менеджмент помогает избежать незавидной участи заложника собственного бизнеса или карьеры.

Планирование высвобождает время

Те, кто добился успеха в своей жизни, много времени посвящают планированию. Ежедневное планирование просто необходимо для повышения производительности и эффективного управления временем.

Правило 6 «П» гласит: правильное предварительное планирование предотвращает плохие показатели.

Планировать и думать нужно всегда на бумаге. Если цели нет на бумаге, то она не существует. Перечень задач - это своего рода карта, которая не даст Вам сбиться с пути к намеченной цели. Питер Ф. Друкер в книге «Эффективный управляющий» приводит хорошую аналогию, стимулирующую к фиксированию задач на бумаге:

«Люди, содержащиеся в темном помещении, быстро теряют чувство времени. Но даже в полной темноте большинство людей сохраняют чувство пространства. Находясь в освещенном, но замкнутом помещении, вы уже через несколько часов перестанете ощущать движение времени. И если вы захотите подсчитать, как долго вы находитесь в таком помещении, вы сильно ошибетесь в своих подсчетах. Поэтому, если мы полагаемся на нашу память, мы не замечаем, на что расходуется наше время…»

Работа со списком запланированных дел в первый же день увеличивает производительность на 25%. C вечера готовьте список задач, которые нужно сделать завтра. Придя на работу, Вы всегда будете знать, с чего начать свой день.

Продолжайте работать с составленным списком в течение дня: при появлении нового дела вносите его в список с учетом приоритетности по отношению к ранее запланированным задачам. Выполнив очередную задачу из списка, обязательно вычеркивайте ее. Это даст Вам ощущение удовлетворенности своей работой, прибавит энтузиазма и зарядит энергией.

Планируйте от большего к меньшему, от долгосрочного к краткосрочному, от целей жизни до плана на день. Каждой задаче ставьте фиксированные сроки.

Сложную задачу всегда делите на мелкие подзадачи. Здесь хорошо помогает дерево решений, где ключевая задача - дерево, а подзадачи для ее выполнения - ветви. Продолжайте «разветвление» до тех пор, пока процесс выполнения всей задачи не станет простым и прозрачным.

Перед тем, как начать что-либо делать, вспомните о правиле 10/90: 10% времени, затраченного на планирование до начала выполнения задачи, сэкономит 90% времени при ее решении.

Самое главное - определить главное

Задача тайм-менеджмента заключается в том, чтобы вовремя определить главное дело. Расстановка приоритетов позволяет эффективно управлять списком намеченных дел, присваивая каждой задаче свой уровень важности.

Для расстановки приоритетов хорошо подходит метод АБВГД. Это очень простой способ планирования, и заключается он в том, чтобы каждой задаче в списке дел присвоить приоритет ее выполнения.

Так, задача, отмеченная буквой А, указывает на самое важное дело с самыми серьезными последствиями в случае невыполнения. Главное правило метода состоит в том, чтобы не браться за дело Б, пока не выполнена задача А, а за дело В, пока открыта задача Б, и т.д.

Буква Д означает «долой!». Этой буквой стоит отмечать малосущественные задачи, которые ни на что не влияют. Для расстановки приоритетов в каждой группе задач, используйте цифры, которые будут указывать на последовательность выполнения дел. Таким образом, самое важное дело в Вашем списке должно быть обозначено как А1.

Закон принудительной эффективности

Основной секрет управления временем заключается в сосредоточенности и целенаправленности. Начните с решения первоочередных задач и делайте все последовательно, то есть что-то одно в определенный период времени. Бросая дело и возвращаясь к нему снова и снова, Вы снижаете свою эффективность в 5 раз.

Моцарт мог работать над тремя композициями сразу и создавать настоящие шедевры. Но это скорее исключение, чем правило. Бах, Гайдн или Верди могли работать только над одним произведением в какой-то период времени. Они не начинали работать над следующим произведением, не закончив предыдущее.

Используйте закон принудительной эффективности, который говорит о том, что на все времени никогда не хватает, но его всегда достаточно для самого важного. Поэтому важно собраться и заставить себя сделать в первую очередь то, что принесет наибольшую выгоду и результат.

Все дела можно разделить на 4 группы:

1. Срочные и важные;
2. Важные, но не срочные;
3. Срочные, но не важные;
4. Не срочные и не важные.

Такая классификация носит имя американского президента и называется методом (окном, принципом) Эйзенхауэра.

1. Первостепенные задачи - это дела срочные и важные. Попытка отложить такие дела на потом создаст Вам ненужные проблемы - за них нужно приниматься самому и немедленно.
2. Далее идут дела важные, но не срочные. Такие задачи можно отложить, однако они могут оказать сильное влияние в долгосрочной перспективе. Несрочные и важные дела имеют привычку становиться срочными и важными, если их постоянно откладывать. Для того, чтобы такого не произошло, заранее предусмотрите для них временной резерв.
3. Срочные, но не важные задачи мало сказываются на Вашем успехе. Занятие срочными, но не важными делами не дает результата и может сильно отразиться на Вашей эффективности. Такие дела отнимают большую часть Вашего временного резерва. Это как раз те задачи, которые по возможности нужно перепоручать или уменьшать их количество.
4. Логично предположить, что несрочные и неважные дела не имеют никакого значения в принципе и не несут никаких последствий при их невыполнении. Такие дела можно смело вычеркивать из Вашего списка.

Что значит «съесть лягушку»?

Старая притча гласит: если первым делом с утра Вы должны съесть живую лягушку, утешением может служить то, что это самое плохое, что может случиться с Вами за весь день.

Брайан Трейси, успешный бизнес-консультант, сравнивает лягушку с самым неприятным и важным делом, которое следует сегодня сделать. Откладывая его, Вы создаете лишнее эмоциональное напряжение и нежелательные последствия. Нужно действовать без лишних раздумий и промедлений - просто взять и сделать. Это даст Вам заряд бодрости на целый день.

Слово «нет» экономит неожиданно много времени

Самое главное слово для организации собственного времени - это вежливое «нет». Учитесь отказывать и говорить «нет» задачам, не входящим в число избранных Вами приоритетов. Будьте тактичны и отказывайте так, чтобы человек понял, что Вы отвергаете не его лично, а задачу.

Следите за тем, на что Вы тратите свое рабочее и свободное время. Отмечайте занятия, которые являются пожирателями Вашего времени (например, обсуждение новостей с коллегами, бесцельное переключение каналов телевизора или чтение рекламных листовок и газет).

3 вопроса для Вашей эффективности

Всегда задавайтесь вопросом о том, какие долгосрочные последствия имеет та или иная задача, и что произойдет, если Вы ее вообще не выполните. Задавайте себе 3 следующих вопроса в течение дня:

1. Какие дела самые важные и ценные?
2. Что могу сделать я и только я, что значительно улучшит положение?
3. Как использовать свое время с наибольшей пользой?

Ответы на эти вопросы позволят удвоить Вашу производительность.

На что способна корзина для мусора?

Люди, показывающие хорошие результаты, работают за чистым столом. У непродуктивных и несобранных людей на столе царит дикий хаос. Выработайте привычку своевременно разбирать бумаги, выбрасывая ненужные, и работать за чистым столом. Замечено, что до 30% рабочего времени тратится на поиски нужной бумаги. Корзина для мусора - один из самых эффективных инструментов управления временем.

Принцип равновесия

Самый простой способ избежать паники при виде все увеличивающегося объема работы - это сделать глубокий вдох и сказать: «Я могу только то, что могу», и начать спокойно составлять список. Анализируя стоящие перед Вами задачи, Вы всегда увидите, что Вам хватает времени, чтобы решать жизненно важные вопросы.

Внимательно следите за тем, чтобы в Вашей жизни сохранялось равновесие. Работая до изнеможения, Вы не сможете обмануть организм, он все равно возьмет свое, и если Вы не остановитесь, он сделает это принудительно. А это явно не входит в Ваши планы.

Но для того, чтобы быть эффективным, просто тайм-менеджмента мало. Важно следить за своим здоровьем и поддерживать себя в хорошей физической форме. Ваша жизнь должна быть насыщенной, в ней всегда должно находиться время для Вашей семьи и отдыха.

Основной принцип равновесия: важно количество времени дома и качество времени на работе.

На первом месте всегда должны быть Вы и главные люди Вашей жизни, - ради этого и стоит работать над собственной эффективностью.

Личная эффективность – главный секрет успеха во всех делах, а она зависит, в том числе, от умения правильно распределять временные ресурсы. Управление временем поддается научному изучению и планированию. Существуют особые техники, которые позволят правильно распределить время, чтобы его хватало на все.

Понятие тайм-менеджмента

Человек при рождении получает уникальный, невосполнимый ресурс – время. От того, как он им распорядится, зависит зачастую успех человека в делах, его результативность. Управление временем, или тайм-менеджмент, – это многоступенчатый процесс, включающий навыки планирования, анализа и организацию процессов.

Идея управления временем совсем не нова, еще в первые годы нашей эры римский философ Сенека писал о том, что время требует особого отношения, и сформулировал первые правила тайм-менеджмента: нужно вести дневник-учет времени, нужно оценивать, насколько полезно проведено время и как насыщен был временной отрезок событиями. Позже философы не раз размышляли о том, как удержать утекающее время, выдвигали теории и изобретали методы его экономии и рационального расходования.

Но научный подход к управлению этим ресурсом появляется только на рубеже 19 и 20 веков. Фредерик Тейлор, американский инженер, предложил концепцию управления временем работников и связал этот процесс с мотивацией и целеполаганием. Русские ученые в начале 20 века создали целое направление, называемое «научной организацией труда» и заложившее серьезный фундамент для современной теории управления временем. Термин «тайм-менеджмент» появляется только в 70-х годах 20 века, и к началу 21 века эта отрасль превратилась в одну из самых важных и проработанных частей менеджмента.

Виды времени

Для того чтобы чем-то управлять, нужно понять суть объекта. Время - специфический объект менеджмента, чтобы его грамотно расходовать, стоит разделить его на виды. Первая классификация базируется на понятиях работа и отдых, в этом случае время делится на рабочее и досуговое, или свободное. Управление временами года позволяет выделять такие виды, как сезонное время: высокий и низкий сезон расходования времени.

Также можно классифицировать временной ресурс в зависимости от деятельности, которой оно посвящено, тогда выделяется рабочее, личное и общественное время. Рабочее тратится на выполнение служебных обязанностей, планирование, личное включает отдых, образование, развлечения, а общественное тратится на семью, друзей, установление различных коммуникаций. Когда речь идет о планировании, то обычно в расчет берется рабочее время, хотя, безусловно, необходимо полученные навыки экономного расходования времени применять ко всем его видам.

Функции тайм-менеджмента

Любой менеджмент выполняет главную функцию – это рациональное использование ресурсов. Функции управления временем заключаются в планировании, распределении и расходовании этого невозобновляемого ресурса. Тайм-менеджмент необходим для того, чтобы наиболее эффективно использовать имеющийся запас времени, что напрямую отражается на результативности продуктивности человека или сотрудника. Главные функции тайм-менеджмента – это планирование использования времени, организация процессов по использованию времени, контроль за соблюдением принципов и фиксация расходов времени.

Преимущества применения тайм-менеджмента

Управление временем дает целый ряд положительных результатов. Чтобы достичь успеха в любой деятельности, нужно научиться правильно расходовать свое время. Человек, освоивший технологии тайм-менеджмента, получает такие преимущества:

• быстрее и чаще достигает поставленных целей;
• сам создает обстоятельства своей жизни и может их контролировать;
• способен достичь любой цели и успеха в любой деятельности;
• меньше испытывает нервных переживаний, так как в его жизни нет места суете и спешке;
• имеет достаточно времени для самообразования и духовного развития;
• имеет план действий на каждый день, становится более дисциплинированным и собранным;
• больше отдыхает и поэтому чувствует себя бодрым и здоровым, имеет больше возможностей для общения с друзьями и близкими, на занятия хобби;
• более результативен в работе;
• в конечном итоге человек более уверен в себе и счастлив.

Структура процесса управления временем

Система управления временем включает в себя несколько основных процессов:

• анализ - для того чтобы куда-то двигаться, нужно знать, чего хочешь и какими ресурсами обладаешь;
• стратегическое планирование;
• формулировка целей;
• тактическое и оперативное планирование;
• достижение цели;
• контроль расходования ресурсов и достижения цели.

Есть и другие подходы к определению структуры тайм-менеджмента, в нем выделяют 4 области формирования знаний, навыков и привычек, к ним относятся:

• целеполагание, освоение техники постановки целей;
• умение распределять приоритеты;
• умение пользоваться инструментами планирования и грамотное их применение;
• выработка, закрепление и применение навыков рационального использования времени.

Виды управления временем

Как и любой менеджмент, основное управление временем можно разделить на стратегическое и оперативное планирование. Также можно разделить на виды управление этим ресурсом по срокам: долгосрочное и краткосрочное, которое, по сути, дублирует первую классификацию.

Стратегическое планирование связано с достижением долгосрочных, глобальных целей, при этом время распределяется на год и более. Оно связано с прогнозированием, основывается на глубоком анализе ситуации.

Текущее управление временем связано с достижением целей в небольшой перспективе: от месяца до полугода. Оно встроено в стратегический план, но охватывает лишь ближайшую его часть.

Оперативное распределение времени связано с составлением планов на неделю и на день. Тактическое распределение ресурсов связано с реальной, текущей ситуацией, в которую обстоятельства могут вносить коррекцию.

Общие принципы управления временем

Процессы управления временем базируются на главных принципах, к ним относятся:

• Правильная постановка цели. От этого зависит ее достижимость и мотивация к ее достижению. Существуют различные техники постановки целей, наиболее известной и эффективной является модель SMART.
• Мотивация. Экономия времени должна быть осознанной и связанной с удовлетворением каких-то важных потребностей, иначе успеха от тайм-менеджмента ждать не приходится.
• Экономия. Управление временем необходимо для того, чтобы снять или снизить временной дефицит, повысить результативность за те же отрезки времени.

Методы тайм-менеджмента

Сегодня известны различные стратегии и техники по распределению и использованию времени. Самые известные методы управления временем следующие:

Матрица Эйзенхауэра. Этот метод заключается в заполнении матрицы по 4 характеристикам: важно-неважно, срочно-несрочно. Все дела на планируемый период оцениваются по этой шкале и ранжируются для выполнения. В первую очередь выполняются срочные и важные дела, менее срочные и важные дела откладываются на вторую очередь, главное - не затягивать их выполнение, чтобы они не перешли в первую категорию. Срочные и менее важные дела по возможности нужно делегировать подчиненным, несрочные и неважные дела не должны накапливаться, поэтому их стоит перепоручать или совсем не выполнять и исключать из планов.

Пирамида Б. Франклина. Эта основательная модель требует в первый раз основательной подготовки, а затем ею легко пользоваться. Основанием пирамиды являются глобальные цели и жизненные ценности человека. Второй уровень - долгосрочные цели на 10-20 лет. Третий – стратегический план, решения о способах достижения глобальных целей. Далее – план на ближайший год, затем краткосрочный план. Наверху – план на день. Такую пирамиду нужно периодически подвергать ревизии и обновлению.

Существуют и другие техники управления временем, но все они базируются на умении отделять важное от неважного, навыках постановки правильных и достижимых целей и на мотивации к экономии времени.

Управление рабочим временем: основные приемы и правила

Рациональное распределение рабочего времени – это важнейшая задача для людей, стремящихся к повышению своей эффективности. Методы управления временем, менеджмент направлены на то, чтобы ликвидировать дефицит рабочего времени. Поэтому чрезвычайно важно планировать рабочий день, исходя из следующих принципов:

• нужно обеспечить возможность фиксировать время, затрачиваемое на различные операции;
• при составлении плана нужно 60 % времени отвести на плановые работы, 20 % - на непредвиденные дела, 20 % - на спонтанные задачи;
• нужно выявить «поглотителей времени» и максимально устранить их;
• нужно ранжировать рабочие задачи по срочности и важности;
• планирование времени должно быть систематическим, последовательным, обоснованным.

Для управления временем в организации часто применяется метод АВС, он позволяет классифицировать ресурсы компании по степени значимости. Он строится на трех принципах:

• наиболее важные дела выполняются руководителем, на их выполнение он тратит 15 % своего времени;
• задачи средней важности делегируются менеджерам, им отводится 20 % рабочего времени;
• менее важные задачи делегируются исполнителям, которые тратят 65 % своего времени.

Тайм-менеджмент в организации

Управление временем в компании – это способ сэкономить до 30 % рабочего времени специалиста. Поэтому необходимо уделять этому должное внимание. Управление временем в организации ложится на плечи менеджеров, которые составляют оперативные и среднесрочные планы работы для исполнителей. Сегодня есть немало компьютерных программ, которые позволяют планировать рабочее время сотрудников, а также контролировать выполнение задач и затрачиваемое время. Например, Toggl, Битрикс «Команда» и «Проект». Существует три основных стратегии тайм-менеджмента организации:

• Ускорение. Необходимо максимально уменьшить затрачиваемое время на выполнение типичных, особенно повторяющихся операций.
• Накопление. Следует выявить резервы и приоритеты на каждом производственном этапе, сформировать резерв времени для выполнения непредвиденных заданий.
• Упорядочение. Необходимо внедрять эффективные системы планирования и контроля расходования времени.

Управление свободным временем

У любого человека всегда ощущается недостаток свободного времени, и его нужно так же тщательно планировать, как и рабочее. Для этого нужно научиться строго отделять работу от отдыха, чтобы было время восстановить работоспособность. Во время отпуска нужно ограничить себя от звонков и сообщений по работе, чтобы полноценно отдохнуть. Бытовые работы нужно научиться организовывать с максимальной экономией времени. Нужно сформировать навык выявления самых важных задач, чтобы хватало времени не только на расслабление, но и на саморазвитие. Также следует научиться отказываться от мелких рутинных, никому не нужных дел, оставляя максимум времени для достижения приоритетных целей.

Здравствуйте, друзья! На связи Дмитрий Шапошников.

По моему наблюдению современный успешный человек неизбежно сталкивается с понятием «тайм-менеджмент». Каждый в той или иной степени ощущал нехватку времени, давление сроков, испытывал стресс от вынужденной спешки.

Прочитав статью, вы усвоите самое важное об управлении временем, ознакомитесь с основными концепциями успешного тайм-менеджмента. Все это в сопровождении моих примеров и комментариев. Я надеюсь, что изучение этой темы будет для вас полезным, интересным и увлекательным!

Начнем, друзья!

1. Что такое тайм-менеджмент – определение и история возникновения

Прямой перевод данного термина «Time Management » с английского – «управление временем ». Ясно, что в прямом смысле управлять временем невозможно: реальная функция тайм-менеджмента – использовать время своей жизни с максимальной эффективностью.

Наиболее точное определение тайм-менеджмента звучит так:

Тайм-менеджмент - это учёт, распределение и оперативное планирование собственных ресурсов времени.

Ещё один вариант определения.

Тайм-менеджмент - это научный подход к организации времени и повышение эффекта от его использования.

Девиз профессионального тайм-менеджера:

Работай меньше, успевай больше!

Люди, которые умеют продуктивно распоряжаться собственными запасами времени, живут более насыщенной и полной жизнью, делают свою работу с минимальными временными затратами.

Управляя своим временем, мы имеем больше жизненного пространства: становится более реальной возможность заниматься тем, что нам действительно нравится.

Учитывая, в каком аврале живёт современный человек, вопрос управления ресурсами времени становится всё более актуальным, если не сказать – жизненно важным. Развитый навык управления временем в разы повышает личную эффективность. Это я понял уже лет 12 назад.

Тайм-менеджмент позволяет упорядочить рабочее и личное время в течение дня (недели, месяца) чтобы успевать делать все важные и нужные дела, не отвлекаясь на второстепенные или посторонние вопросы и проблемы.

Эффективное планирование позволяет высвобождать для насыщенной и полноценной жизни колоссальные ресурсы времени. По мнению профессионалов, размеры таких ресурсов исчисляются годами и десятилетиями.

История тайм-менеджмента

Научный подход к организации времени – проблема не новая. История тайм-менеджмента уходит корнями в далекое прошлое.

Еще 2000 лет назад в Древнем Риме известный мыслитель Сенека предложил разделять все время на потраченное с пользой, то есть хорошее, на плохое и бесполезное.

Сенека также стал вести постоянный учет времени в письменном виде. Мыслитель говорил, что проживая определенный период времени, необходимо оценивать его с точки зрения заполненности.

В дальнейшей истории управления временем эти идеи легли в основу такого понятия как «личная эффективность».

Альберти, писатель и итальянский ученый, живший в XV веке, говорил, что те, кто умеет управлять временем с пользой, будут всегда успешны.

Для этого он предложил использовать два правила:

1. Каждый день с утра составлять список дел.
2. Расставлять дела в порядке уменьшения важности.

На протяжении многих веков все эти принципы существовали лишь в теоретическом виде и только с 80-х годов прошлого века данная тема стала переходить от теории к практике.

Управление временем необходимо не только руководящим работникам и владельцам собственного бизнеса: каждый из нас должен уметь распоряжаться собственными активами, дабы наслаждаться процессом жизни во всей полноте.

Безусловно, тайм-менеджмент нужен далеко не всем. Если человеку в своей жизни нечем заняться, и его главная задача - «убить время», то управление временем для такого человека – неактуальная и ненужная дисциплина.

Другими словами, сначала следует определиться – действительно ли вам не хватает времени и куда вы хотели бы деть свободные минуты, часы и дни, когда они появятся.

Тайм-менеджмент состоит из нескольких составных частей:

• строгий учёт времени;
• оптимизация временных ресурсов;
• планирование дня (недели, месяца иди другого отрезка времени);
• организация мотивации.

Управление временем важно не только для работы: люди, постигшие искусство тайм-менеджмента, более жизнерадостны, здоровы и успешны в профессиональной и личной жизни.

Эффективный тайм-менеджмент позволяет осмысливать все свои поступки и решения с точки зрения их целесообразности для собственного развития и совершенствования.

2. Мифы об управлении временем – 3 основных заблуждения

Существует ряд общественных стереотипов и заблуждений относительно управления временем.

Некоторые считают, что тайм-менеджмент нужен исключительно для работы, что в России данная дисциплина неэффективна ввиду особенностей национального менталитета, что жизнь строго по плану превращает человека в робота и лишает его свободы воли.

Все эти мифы не состоятельны: ниже я постараюсь их полностью развенчать.

Миф 1. Никто не может управлять временем

Утверждение верное по форме, но ошибочное по содержанию. Управлять временем действительно невозможно (если, конечно, вы не изобретатель машины времени). Никто не способен замедлить его объективный ход, ускорить или остановить даже на мгновение.

Зато человек может делать следующее : управлять собой, своими решениями и действиями во времени, а также заниматься определением приоритетов. Именно об этом и рассуждают практики тайм-менеджмента – об управлении собственной жизнью.

Разумный и прагматичный подход к своим действиям и есть управление временем: вы будете удивлены, сколько минут и часов высвобождается, как только вы начинаете действовать более обдуманно и осознанно.

Помните, что все успешные люди, независимо от рода своей деятельности, планируют свои дела и действуют с максимальной продуктивностью. При этом работают они примерно столько же, сколько обычные люди, но всегда успевают сделать больше.

Их секрет в том, что в единицу времени они успевают сделать большее количество дел, что в итоге сказывается на их жизненных результатах.

Миф 2. Тайм-менеджмент заставит меня работать больше и интенсивнее

Работать много и уставать, пренебрегая отдыхом – прямой путь к переутомлению и депрессии. Необходимо постоянно стремиться к снижению объёма работы при увеличении результативности. Как это сделать? Если говорить коротко – то действовать строго по плану и уметь отделять второстепенное от главного.

Эффективно использовать методы тайм-менеджмента – не значит делать больше или увеличивать производительность за счет скорости выполнения работ.

Речь идёт о повышении личной результативности через исключение ненужных задач и устранения так называемых «пожирателей времени» или «хронофагов».

К разряду хронофагов относятся сотни бессмысленных и мелких дел, которые мы делаем в течение дня, даже не задумываясь об их целесообразности: частая проверка почты, общение и просмотр новостей в соцсетях, лишенные смысловой нагрузки разговоры с коллегами.

Приверженность человека к отвлеченным от основной задачи делам отчасти объясняется прокрастинацией – желанием отложить «до лучших времён» важные и нужные мероприятия.

Однако если отбросить рефлексию и признать для себя важность и значение текущих задач, отвлекаться на посторонние дела у вас не будет ни сил, ни желания.

Миф 3. Использование тайм-менеджмента превратит меня в робота, который всё будет делать по расписанию, лишит меня свободы и выбора

Люди боятся превратиться в роботов, но на деле уже являются ими, а также рабами собственных психоэмоциональных привычек и шаблонов поведения.

Управление временем не ограничивает нашу свободу, а наоборот – создаёт её.

Тайм-менеджмент необходим не только офисным сотрудникам, руководителям и менеджерам: управлять главным ресурсом жизни – собственным временем – нужно всем, кто относится к себе ответственно и серьёзно.

Практический критерий необходимости внедрения в жизни принципов тайм-менеджмента – наличие 4-х и более дел в плане на текущий день (учитываются не только профессиональные, но и личные дела). Это нужно и бизнесменам, и свободным художникам, и домохозяйкам.

Пример

Если вам нужно закончить проект по работе, поговорить об этом с начальством, после работы зайти в мастерскую по ремонту телефонов и наконец, забрать малыша из детского сада, то разумное планирование времени – ваша насущная необходимость.

Планирование и распределение ресурсов помогает быстрее достичь важных целей и высвободить время на отдых, восстановление сил, общение с друзьями и близкими. Тайм-контроль позволяет достигать результата быстрее и с меньшими затратами.

Что касается жизни по расписанию, то разумная организация труда и отдыха ещё не приносила вреда никому. А для спонтанности и творческого подхода (если таковые имеются) в любой работе всегда найдётся место.

3. Как управлять временем – 7 главных принципов тайм-менеджмента

А теперь перейдём к практике и выясним, как правильно управлять временем, с чего начать контроль и планирование своих действий, какие трудности обычно возникают на этом пути и как их преодолеть. Ниже я описал основные принципы и правила.

Принцип 1. Планируйте свои действия

Планирование дел на ближайший день (или ближайшую неделю) имеет практическое значение в любой работе. Неважно, сидите ли вы в офисе, стоите у конвейера, подрабатываете курьером в свободное от учёбы время – чёткий план действий всегда принесёт реальную пользу в виде повышения результативности (личной и профессиональной).

Даже если ваши действия строго регламентированы должностной инструкцией, всегда нужно иметь заранее составленный план – это поможет справляться с работой более эффективно и оперативно.

Помните, что все успешные люди планируют свою жизнь.

Запомните несколько важнейших аксиом тайм-менеджмента :

1. Фиксируйте цели письменно. Если на бумаге (или в электронном ежедневнике) не обозначена ваша цель, значит, её не существует.
2. Планируйте свой день. Заранее составленный список заданий и действий увеличивает продуктивность любого вида деятельности на 25%.
3. Дробите большие задачи. Объемные по времени выполнения дела нужно всегда разделять на несколько мелких подзадач – не хватайтесь за масштабный проект, не продумав заранее последовательность действий.

Необходимо, чтобы планирование стало вашей второй натурой: возьмите за правило составлять план действий на завтрашний день перед сном. Утром на работе вы уже будете точно знать, с чего начинать, чем продолжить и как закончить.

Всегда оставляйте определенный резерв времени на «форс-мажор» - непредвиденные обстоятельства.

Помните, что те несколько минут, что вы затратите на составление плана, с лихвой окупятся в будущем: результаты грамотного планирования вы оцените уже на первой неделе внедрения в жизнь.

Принцип 2. Формулируйте желаемый результат в конкретные цели и задачи

Стратегическое и эффективное планирование невозможно без грамотного целеполагания. Если говорить более простым языком, вы должны уметь четко формулировать основную цель и уметь разбивать её на более конкретные и локальные задачи.

В теории менеджмента этот навык именуется «декомпозиция целей» . Основной способ воплотить данное понятие на практике – это переход от общего к частному.

Существует профессиональный инструмент (или принцип) для формулировки и постановки локальных задач в тайм-менеджменте и целеполагании.

Он называется принцип SMART .

Согласно данному принципу цель должна быть :

• конкретной (Specific);
• измеримой (Measurable);
• достижимой за определенный период (Attainable);
• актуальной или истинной – необходимо заранее понять, действительно ли данная задача поможет в достижении цели (Relevant);
• ограниченной во времени (Time-bound).

Основной критерий полезности и эффективности локальной задачи – её конкретность. Начиная движение к крупной цели с выполнения последовательных задач, вы значительно сокращаете время выполнения работы.

Последовательность и сосредоточенность на конкретных пунктах – залог будущего успеха.

Даже самые великие творцы не создавали свои произведения сразу целиком – сначала они составляли план, а затем выполняли его по пунктам. Один из секретов успешного управления временем – в умении сосредоточиться на текущих задачах, не теряя общего направления.

Принцип 3. Фиксируйте ваш план действий

О необходимости обязательно фиксировать план действий уже было сказано выше. Здесь же рассмотрим, каким образом это лучше всего сделать. Существует несколько рабочих и действенных инструментов, позволяющих сделать свои планы и задачи более наглядными и конкретными.

Один из таких методов называется . Объясню, как это выглядит на практике.

Пример

Допустим, ваша цель – построить дом. Для начала следует разбить задачу на несколько этапов: расчистить площадку, вырыть и заложить фундамент, провести надземные работы, выполнить отделку помещений, провести коммуникации и заняться благоустройством.

В диаграмме Гранта указываются все задачи текущего масштабного проекта вместе со сроками их осуществления, продолжительностью во времени и очередности выполнения.

Однотипные задачи можно группировать в один пункт, а более объёмные дела целесообразно разбивать на несколько последовательных задач.

Наглядное составление плана экономит не только ваше время, но и позволяет другим сотрудникам, участвующим в проекте, быстро уяснить положение дел и включиться в работу с нужного этапа.

Принцип 4. Расставляйте приоритеты

Своевременно и чётко определить главную цель – это необходимо и правильно. Но главная задача – это двигаться к достижению данной цели, последовательно выполняя текущие задачи разной степени трудности.

Для расстановки приоритетов в ежедневном планировании подойдет простой способ, который называется «Способ АБВГД» .

Способ АБВГД (ABCD)

«А» – это самое важное дело текущего дня, «Б» – менее важное, «В» – задача средней значимости и т.д.

Первое в списке дело следует выполнять первым. Обычно эта задача самая трудоёмкая и сложная. Иногда человек испытывает страх или ленится начинать день с главной задачи, но секрет в том, что именно от её выполнения зависит эффективность вашей текущей деятельности.

Специалист по практическому тайм-менеджменту советует решать данный вопрос жестко и однозначно. Его метод называется: «съесть лягушку на завтрак». «Лягушка» - это самое сложное и неприятное дело текущего дня. Вы постоянно переносите его на «послеобеда», на вечер, а то и на завтра.

Но суть в том, что тем самым создаётся постоянное эмоциональное напряжение, которое мешает вам продуктивно выполнять все остальные дела. Трейси говорит, что начинать день следует с самого трудного, тогда все остальные дела будут выполнятся практически сами собой.

Логическим продолжением метода Брайна Трейси здесь является закон или принцип Парето.

Закон Парето

20% наших усилий приносит нам 80% результатов, а остальные 80% наших усилий - лишь 20% результатов.

Таким образом наша задача - выявить эти 20% наших самых эффективных действий и сконцентрироваться именно на них.

Ещё один инструмент для эффективной расстановки приоритетов называется «Матрица Эйзенхауэра» . Политический и военный деятель, президент США Дуйат Эйзенхауэр был человеком практичным и весьма успешным.

Он придумал разделять все текущие дела на 4 категории :

• срочные и важные;
• важные, но не срочные;
• срочные, но не очень важные;
• неважные и несрочные.

Первая категория : срочные и важные - это первостепенные задачи следует выполнять обязательно сегодня и сейчас: их откладывание обязательно создаст ненужные трудности в будущем. Поручать их подчиненным не стоит – это нужно делать самому и немедленно.

По-другому этот сектор матрицы называют «Сектором пожара», находиться в котором долго чревато неблагоприятными последствиями, прежде всего для собственного здоровья.

Мой секрет тайм-менеджмента - находиться в секторе « Важные - Не срочные» .

Это самый эффективный сектор матрицы. Здесь вы спокойны, здесь вы планируете, обдумываете, действуете грамотно и взвешенно, здесь вы занимаетесь по настоящему важным.

Не допускайте перетекания важных дел в сектор срочных!

Дела из 4-ой категории (несрочное и неважное) можно смело вычеркивать из ежедневного списка.

Можно ежедневно составлять примерно такую таблицу, основанную на «Матрице Эйзенхауэра».

Не поленитесь, и внедрите эту простую таблицу в свою систему планирования дня.

Принцип 5. Фокусируйтесь на главном

Я уже говорил, как важно достигать поставленных целей, в этом пункте расскажу о том, как делать это максимально эффективно.

Умение фокусироваться на главном, не отвлекаясь на постороннее, - важнейший практический навык, овладев которым, вы решите самые приоритетные задачи продуктивного тайм-менеджмента.

Время – не восполняемый ресурс, и самый ценный из всех существующих. Мы можем потратить 10 000 рублей и снова их заработать, но вернуть обратно прожитую секунду мы не в состоянии.

Мы также не способны продлить сутки до 25 часов, но можем освободить собственное пространство для тех занятий, которые нам действительно важны.

Чтобы второстепенные дела не сказывались на вашей личной результативности, необходимо овладеть конкретными техниками управления времени.

Одна из самых действенных техник высвобождения времени – делегирование. Точнее будет сказать, делегирование - это составляющая классического менеджмента.

Делегирование – это способ поручить часть наших дел другим людям.

Самые элементарные примеры: свою машину можно помыть не самостоятельно, а отдать в автомойку, или еще: потекший кран в ванной можно починить самостоятельно или вызвать профессионального сантехника.

Запомните

Любые задачи, которые целесообразнее (с точки зрения финансов и затрат времени) предоставить другим, нужно предоставлять другим.

Чем выше стоимость вашего личного времени, тем больше второстепенных и не слишком важных задач можно делегировать.

Менее важные дела можно выполнять в «не-ресурсное время».

Речь идет о той части дня, когда вы находитесь уже не на пике своих умственных и физических сил, например, в конце дня, когда есть усталость.

Также, к примеру, находясь в транспорте или в очереди, можно совмещать ожидание с обучением – прослушивать аудиокниги по профессиональному мастерству или развитию одного из навыков личной эффективности.

Ещё один важный навык для реальной экономии времени: умение говорить «нет».

Не подумайте, что отказывать нужно всем без разбора.

Умение сказать «нет» относится в первую очередь к тем людям и делам, которые лишают вас ваших энергетических и временнЫх ресурсов не давая ничего взамен.

Говорите «нет» болтливой соседке или сотруднице, чтению бульварной прессы, интернет-серфингу по соцсетям и развлекательным ресурсам, просмотру ТВ.

Помните, что даже небольшой незапланированный перерыв, когда кто-то или что-то вас отвлекло от дела, может стать причиной срыва планов.

Принцип 6. Анализируйте свой опыт и создавайте свои правила тайм-менеджмента

Периодически стоит оглядываться назад и делать прагматичные выводы из своего опыта управления временем. Изучайте свои ошибки и обязательно принимайте меры по их исправлению.

Обязательно анализируйте ситуации, в которых вы особенно интенсивно теряли личные ресурсы.

Всегда следует оставаться осознанными и со стороны смотреть, что именно происходит с вашей жизнью - в каком направлении и с какой скоростью она движется.

Если вы почувствовали, что утратили контроль и слишком углубились в решение задачи, не думая о затратах времени, самое время остановиться, сделать перерыв и попытаться оптимизировать собственные действия.

В конце концов, создавайте свои правила по управлению временем, свои фишки. Вся ваша жизнь, ваша деятельность - уникальна.

Принцип 7. Планируйте отдых

В погоне за успехом и личной результативностью никогда не пренебрегайте отдыхом, я скажу более того - планируйте отдых, также как и ваши бизнес-задачи! Для управления временем полноценный отдых – важнейший элемент успеха.

Пример из жизни Радислава Гандапаса

Известный российский бизнес-тренер и оратор Радислав Гандапас, как он рассказывал на одном из своих тренингов, планирует в своем рабочем расписании дни на посещение гольф-клуба. Это важное хобби в его жизни.

Эти дни он выделяет красным как мероприятия высшей степени важности, которые не подлежат переносу.

В противном случае, говорит Радислав, ему не удается поиграть в гольф в принципе, так как всегда находятся дела поважнее.

Оставаться на пике своих психофизиологических возможностей можно только с помощью регулярного восстановления сил.

Нельзя экономить на сне, собственных выходных и общении с близкими – это такие же важные факторы эффективного тайм-менеджмента, как планирование и постановка целей.

4. Обзор популярных книг и тренингов по управлению временем и повышению личной эффективности

Существует масса полезной литературы по управлению временем. Отдельные издания посвящены тайм-менеджменту для женщин (молодых мам, домохозяек), студентов, школьников, руководителей.

Проводятся семинары, конференции, мастер-классы и тренинги по тайм-менеджменту.

На мой взгляд, максимально информативными и доступными книгами по данной теме являются труды Глеба Архангельского, Евгения Попова и Брайана Трейси.

Евгений Попов – автор курса «Хозяин времени», создатель видеоуроков по данной теме, практик успешного бизнеса в Интернете. Имеет личный сетевой ресурс, на котором все желающие могут приобрести интеллектуальные продукты автора.

Если вы хотите быстро овладеть основами практического тайм-менеджмента, обязательно изучите курс Евгения Попова « ».

Глеб Архангельский – ведущий российский специалист по вопросам управления временем. Руководитель собственных корпоративных проектов по внедрению тайм-менеджмента в практику крупнейших отечественных компаний – РАО ЕЭС, «Вимм-Билль-Данн» и других. Создатель бестселлеров: «Организация времени» и «Тайм-драйв».

Брайан Трейси - ведущий мировой эксперт по личной эффективности, консультант по менеджменту, писатель, оратор.

Другие книги данной тематики: «Тайм-менеджмент по помидору» (Штафан Нётеберг), «Жесткий тайм-менеджмент» (Дэн Кеннеди), «Максимальная концентрация» (Люси Паладино).

5. Заключение

Подведём итоги, друзья! Сам я лично стараюсь использовать следующие элементы тайм-менеджмента:

• планирование дня;
• расстановка приоритетов (АБВГД);
• работа со списком задач.

На практике убедился, что планирование времени упрощает жизнь и помогает больше успевать.

Главное, чтобы это вошло у вас в привычку. А привычка формируется 20-30 дней. Вам нужно будет продержаться совсем немного, чтобы вы привыкли делать правильные вещи, а затем система привычек и управления временем будет работать на вас.