Formulário de planilha de itinerário para o dia da saúde. Regras para elaborar uma folha de rota

Uma guia de transporte de caminhão de um empresário individual deve ser emitida para cada veículo e, se vários motoristas forem atribuídos a um determinado caminhão, então para cada motorista.

Conhecimento de embarque: recursos para um caminhão IP

Detalhes da carta de porte do caminhão de um empresário individual

Que tipo de guia de transporte de caminhão um empresário individual deve usar?

Onde encontrar um exemplo de guia de transporte de caminhão para empreendedores individuais

Conhecimento de embarque: recursos para um caminhão IP

Empreendedores individuais - proprietários de caminhões utilizados em suas atividades comerciais são obrigados a preencher guias de transporte de cada veículo. Uma carta de porte pode ser emitida por um período de 1 a 30 dias.

Em regra, as guias de transporte são emitidas diariamente, exceto nos casos em que o condutor cumpra a encomenda durante muito tempo sem regressar ao lugar de estacionamento permanente. Se vários motoristas trabalham em turnos em um veículo, é preenchida uma guia de transporte para cada um deles.

Se o empresário individual proprietário do automóvel também for o condutor, também é obrigado a emitir uma guia de transporte para si próprio. Contém todas as informações necessárias sobre as datas de trabalho e a distância percorrida. Esses dados são necessários para calcular o custo dos serviços de transporte prestados, o salário do motorista e o custo do combustível consumido.

Se um caminhão for parado pela polícia de trânsito, o motorista deve apresentar os documentos da carga - não apenas os documentos de transporte, por exemplo, uma guia de transporte, mas também uma guia de transporte.

Quando a inspecção do trabalho verificar o cumprimento da legislação laboral por parte do empresário em relação ao pessoal contratado, serão exigidas guias de transporte, uma vez que podem ser utilizadas para acompanhar o horário de trabalho do motorista e determinar a correcção dos cálculos salariais. Com base nestes dados, ficará claro se o empresário cumpriu as regras de remuneração das horas extraordinárias (isto é relevante se forem realizados voos de longa duração).

Além disso, a carta de porte certamente será do interesse dos inspetores fiscais. Após examinar esses documentos, eles receberão informações sobre se os custos de transporte foram calculados corretamente.

O período de armazenamento da carta de porte é de 5 anos. Se a guia de transporte for elaborada incorretamente, o empresário individual e o motorista serão solidariamente responsáveis, embora ainda sejam aplicadas penalidades ao empresário.

Leia mais sobre os períodos de armazenamento desses documentos primários no artigo“Qual é o prazo de validade das guias de transporte (nuances)?”

Detalhes da carta de porte do caminhão de um empresário individual

Fonte: http://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/dokumenty_buhgalterskogo_ucheta/putevoj_list_gruzovogo_avtomobilya_individualnogo_predprinimatelya/

Guia de transporte de caminhão: para que serve, tipos, preenchimento de amostra

O trabalho de muitas entidades empresariais envolve a utilização de veículos em suas atividades. A legislação estabelece que a utilização de veículos, independentemente de serem próprios ou alugados em regime de locação, exige documentação especial. Vejamos como uma carta de porte de caminhão é compilada em 2018.

Por que é necessário criar guias de transporte?

Se uma empresa utiliza veículos, deve organizar o registro adequado de seus indicadores de desempenho.

Isso é necessário não só para planejar os custos de sua operação e justificar as despesas tributárias, mas também para garantir a segurança das máquinas tanto para os funcionários da empresa quanto para terceiros.

Para estes fins, as entidades podem desenvolver e utilizar guias de transporte que reflitam o tempo de operação do transporte, quilometragem, tempo de inatividade, quantidade de carga transportada, etc. Existem formulários de documentos recomendados pela Rosstat, que são divididos em dois tipos - 4-C e 4-P.

A guia de transporte contém notas de todos os responsáveis ​​​​pela sua segurança relativamente à autorização de operação do veículo e do condutor. Neste formulário, o caminhão-tanque reflete a quantidade de combustível fornecida a este veículo, e a calculadora determina seu consumo planejado e real.

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Atenção! Neste documento, o motorista reflete a rota detalhada do carro, registrando os endereços exatos. Isto permite que a gestão determine como as tarefas atribuídas estão sendo executadas e prove aos clientes que os serviços apropriados foram prestados.

A guia de transporte pode ser emitida para todos os dias e, se necessário, para um turno de trabalho. No transporte de cargas e passageiros, o conhecimento de embarque é um dos documentos mais importantes.

Tipos de guias de transporte para caminhões

Dependendo de quais indicadores são usados ​​para registrar a operação do veículo, existem dois tipos de guias de transporte - 4-C e 4-P.

Formulário 4-P

O conhecimento de embarque 4-P é utilizado nos casos em que a operação do transporte é registrada com base no registro do horário de sua operação. Este documento é preenchido quando a taxa de utilização do carro é calculada com base nas taxas de tempo.

Por exemplo, quando um veículo transporta mercadorias, o pagamento não é feito pela tonelagem transportada, mas pelo tempo de operação do veículo. No entanto, existe uma limitação na sua aplicação. Essa carta de porte pode ser emitida se a carga for entregue em no máximo dois destinos por dia.

Formulário 4-C

Este formulário 4-C é mais frequentemente usado para documentar a operação de veículos. Ele permite que você leve em consideração os indicadores por peça de uso do veículo.

Este conhecimento de embarque é utilizado por transportadoras que cobram por tonelada-quilômetro.

Formulário de conhecimento de embarque de caminhão 2018 download grátis

Exemplo de preenchimento de guia de transporte em 2018

De acordo com o formulário 4-P

Parte frontal

Essa carta de porte é usada se o motorista for pago de acordo com o sistema de pagamento por hora. Destina-se a apenas dois voos e, para registrá-los, constam no formulário dois cupons destacáveis, que são emitidos e entregues aos clientes.

O preenchimento do formulário deve começar de cima. O carimbo da empresa está afixado no canto direito. A seguir, deve-se indicar a série e o número do documento, e a data em que foi compilado.

Nas colunas do lado esquerdo do formulário são registradas informações sobre o carro e o motorista. Aqui você precisa inserir a marca do carro, sua garagem e placa, nome completo. motorista e detalhes de sua carteira de motorista. A seguir estão as colunas onde você pode indicar informações sobre os reboques que trabalham com a máquina - marca, placa e garagem.

A tabela a seguir registra a tarefa do motorista - o nome da empresa à qual ele se encontra, os horários de chegada e saída, o número de horas de trabalho e voos. No total, você pode inserir informações sobre duas rotas.

Abaixo da mesa, o despachante indica a quantidade de combustível que precisa ser abastecida no carro e com uma assinatura confirma a admissão ao voo. Abaixo, a nota de admissão é feita pelo médico.

À direita, o despachante insere as informações nas tabelas. Na parte superior, ele deve inserir dados sobre dia, mês, horas e minutos de acordo com a programação, quilometragem de acordo com o velocímetro e indicadores de tempo real. Esses indicadores devem ser indicados tanto na saída quanto no retorno.

A tabela a seguir contém dados sobre a movimentação de combustível. Aqui você precisa anotar o nome, quanto foi abastecido, o restante no tanque na saída e no retorno para a garagem. Dados sobre o tempo de operação ociosa de equipamentos especiais e do motor também podem ser indicados aqui.

As assinaturas de confirmação são colocadas sob a sinalização do petroleiro, mecânico e despachante.

Na parte inferior há dois cupons de corte. Neste lado do formulário são preenchidos pelo proprietário do veículo. Aqui são inseridas informações sobre a guia de transporte para a qual são emitidas, indicadores para cálculo e suas tarifas. Na parte inferior do cupom destacável é somado o custo dos serviços prestados, após o qual são colocadas as assinaturas do contador e do responsável.

Lado reverso

O verso é parcialmente preenchido pelo cliente de transporte. Consiste em duas partes, cada uma preenchida da mesma forma.

Primeiramente é necessário indicar o nome do cliente, a data e hora de chegada e saída e a leitura do velocímetro naquele momento. Em seguida, é necessário inserir informações sobre as notas fiscais nas quais as mercadorias foram transportadas, o número de voos e os pontos da rota.

Se houve paralisações na linha, elas deverão ser inseridas em uma tabela especial, indicando os motivos e as datas de início e término.

A tabela abaixo contém os indicadores utilizados para o cálculo da obra e soma-se o custo total para o cliente.

Cada fatura é assinada pelo pagador e pelo responsável pelo recebimento do serviço.

Abaixo está o segundo lado dos cupons de corte. Aqui os dados também são inseridos pelo cliente do serviço. Aqui é necessário inserir o nome do proprietário do carro, a marca e a placa, o nome do cliente, a data e hora de chegada e saída do carro, as leituras do velocímetro em cada um desses momentos.

As informações sobre faturas estão duplicadas abaixo. Concluindo, é necessário resumir a quantidade de faturas, a quantidade de voos e indicar se houve despachante envolvido durante a viagem.

De acordo com o formulário 4-C

Parte frontal

Esta carta de porte deve ser usada ao usar indicadores por peça.

Apesar das inovações, elas não exigiram a alteração do formato antigo. Seu recheio começa de cima. No canto esquerdo é necessário colocar o carimbo da organização, depois no meio anotar a série, número do documento e data de sua execução.

O bloco direito do gráfico é preenchido pelo despachante. Ele registra dados sobre o dia planejado, mês, horas e minutos de trabalho, leituras do velocímetro e dados reais de partida. Todos estes indicadores são indicados primeiro na saída da garagem e depois no regresso.

A seguir está uma tabela com informações sobre a movimentação do combustível. Aqui é necessário inserir a marca do combustível, quanto havia no tanque na saída e na volta e quanto foi abastecido. Para calcular corretamente o consumo, você também pode indicar aqui o tempo durante o qual o motor esteve em marcha lenta ou foi utilizado equipamento especial.

O petroleiro, o mecânico e o despachante assinaram os dados de movimentação do combustível, confirmando os dados inseridos.

A tabela a seguir abrange toda a largura do documento. Aqui você precisa indicar para onde o carro é enviado, o horário de carga e descarga, o nome da carga, a quilometragem e tonelagem da viagem e outros dados. Se estiverem planeados vários voos por dia útil, todos podem ser introduzidos aqui em linhas separadas.

A parte inferior destina-se à aposição de assinaturas dos responsáveis. No lado esquerdo, o despachante indica quanto combustível o carro precisa para abastecer, confirma a prontidão do carro e do motorista para o trabalho. O nível mais baixo de autorização de viagem é concedido por um médico da equipe.

No lado direito há colunas vazias para outras marcas de responsáveis ​​na organização.

Lado reverso

Isso deve indicar:

• Pontos de carga e descarga;
• Data, horas e minutos de carga e descarga;
• Informações sobre o funcionamento do trailer;
• Dados sobre os documentos comerciais utilizados para transportar as mercadorias;
• Informação e assinatura do responsável do remetente ou destinatário.

Se vários voos foram realizados por dia, cada um deverá ser inserido na tabela em uma linha separada.

A tabela a seguir é preenchida se houve tempo de inatividade durante a jornada de trabalho. São indicados o motivo, horários de início e término e a assinatura do responsável.

A última tabela deste lado resume o desempenho do veículo e pode ser utilizada para cálculo da folha de pagamento.

Aqui estão os seguintes:

• Dados de consumo de combustível conforme norma e fato;
• Informação sobre o tempo de funcionamento do veículo e reboque, com explicação;
• Número de voos e quilometragem total;
• Tonelagem de mercadorias transportadas;
• Código de acumulação e valor do salário.

A assinatura do responsável é colocada embaixo da mesa.

Ordem de armazenamento de documentos

A conservação das guias de transporte é regulada por vários documentos ao mesmo tempo - Despacho do Ministério dos Transportes n.º 152 e Despacho do Ministério da Cultura n.º 558. No entanto, há alguma inconsistência nas informações contidas nesses documentos.

Assim, o despacho do Ministério dos Transportes estabelece que é necessário guardar os guias de viagem durante pelo menos 5 anos. A organização poderá, a seu critério, prorrogar este período por qualquer período.

Mas o despacho do Ministério da Cultura estabelece que o prazo de conservação do voucher é de 5 anos, mas desde que durante esse período tenha sido verificado pelas entidades reguladoras.

Conclui-se que se uma determinada área não for fiscalizada há 5 anos, a empresa não tem o direito de destruir documentos. Separadamente, o despacho menciona que se o voucher for o único documento que pode comprovar a nocividade do trabalho do trabalhador, o seu prazo de conservação deve ser de pelo menos 75 anos.

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Atenção! Além disso, uma vez que o voucher funciona como documento contabilístico ou fiscal, está também sujeito ao disposto no Código Tributário e na legislação contabilística. O primeiro determina o período de armazenamento dos documentos por pelo menos 4 anos, e o segundo - 5 anos.

Responsabilidade e penalidades

Por registro incorreto ou ausência de guia de transporte, multa pode ser aplicada tanto pela Receita Federal quanto por policiais de trânsito.

As sanções para o condutor que não possui documento estão especificadas no Código de Contra-ordenações. Como o próprio motorista é responsável pelo seu transporte, uma multa de 500 rublos pode ser aplicada a ele por dirigir sem bilhete.

Além disso, um funcionário da empresa pode ser responsabilizado por não ter fornecido documento ao motorista. Para isso, é emitida uma multa de 20 mil rublos. Se a punição for imposta diretamente à organização, a multa será fixada em 100 mil rublos.

Também poderá ser aplicada multa pelo preenchimento incorreto do formulário de viagem. Se não houver nenhuma marca sobre um exame médico, será aplicada uma multa de 30 mil rublos. para a própria empresa e 5 mil rublos. - para a pessoa responsável. O mesmo montante de sanções é imposto caso as regras de inspeção técnica não sejam seguidas.

O Código estipula que os empresários têm a mesma responsabilidade que as empresas pelas violações das guias de transporte.

Além das multas da polícia de trânsito, o Fisco também verificará a presença de guias de transporte na documentação da empresa. Sua ausência ou perda será considerada uma violação das regras de contabilização de receitas e despesas, com multa de 10 mil rublos.

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Importante! Para várias violações semelhantes durante o mesmo período do relatório, o valor das sanções pode ser aumentado para 30 mil rublos. Se, devido ao extravio das guias de transporte, a administração fiscal considerar que a base tributável foi subestimada, a multa será de 20% do valor pago a menor.

Fonte: https://buhproffi.ru/dokumenty/putevoj-list-gruzovogo-avtomobilya.html

Trabalhando com guias de transporte em 1C

De acordo com as regras gerais para trabalhar com documentos de trajeto, antes de iniciar o trabalho, o motorista recebe uma guia de transporte, segundo a qual realiza a tarefa. Após concluir a tarefa, o motorista entrega a guia de transporte ao despachante. Somente depois disso o despachante terá o direito de emitir ao motorista uma nova guia de transporte.

Via de regra, o documento é emitido para um dia ou turno, mas o programa permite a emissão de documentos para um mês ou qualquer outro período. Ao trabalhar com o programa, também seguiremos esta regra - emitiremos um novo conhecimento de embarque somente após o preenchimento do anterior.

Vamos dividir aproximadamente o trabalho em 2 etapas.

1. Criação de guia de transporte, impressão e emissão para o motorista

Vejamos o exemplo de um conhecimento de embarque de caminhão (formulário nº 4-C).

Vamos criar um novo documento. Para fazer isso, vá em “Fichas de Porte” > “Conhecimento de Porte de Caminhão (Formulário nº 4-C)”.

Para inserir um novo conhecimento de embarque no programa, utilize o botão “Criar”, após o qual será aberto o formulário de edição.

A organização e as divisões são preenchidas automaticamente a partir do valor padrão (pode ser especificado no cartão TS ou como constante), ou por seleção clicando.

A data deve corresponder à data em que o veículo saiu da garagem.

Selecione um carro do diretório clicando. Se um trailer estiver acoplado ao carro, ele será preenchido automaticamente na linha “Trailer No. 1”, ou selecione o apropriado clicando.

Preencha a linha “Driver 1” clicando.

A data e hora de saída da garagem no bloco “Trabalho e combustíveis e lubrificantes” são preenchidas automaticamente e são iguais à data do documento.

Ao sair, o velocímetro e os indicadores de combustível serão preenchidos automaticamente a partir da guia de transporte anterior, ou caso tenham sido inseridos os dados iniciais deste veículo.

Se necessário, você pode atualizar seus saldos à força na partida e recalcular sua carta de porte. Isto é conveniente ao corrigir documentos retroativamente. Para recálculo de grupo utilize o processamento “Recálculo de Combustível e Velocímetro”.

Você pode selecionar qualquer endereço salvo anteriormente, não necessariamente pertencente ao cliente selecionado.

Nesta fase, você pode imprimir a guia de transporte, colocar as devidas assinaturas e entregá-la ao motorista. Você pode imprimir com ou sem dados de retorno.

Então aperte. O documento será registrado, mas não será postado. Faremos isso na próxima etapa, após o motorista devolver o documento. Deixar um documento desmarcado também é conveniente porque você pode ver imediatamente quais documentos foram emitidos, mas não foram devolvidos ou processados.

2. Receber guia de transporte do motorista, preencher os dados reais e realizar

Ao final do turno, o motorista entrega uma guia de transporte, onde terá preenchido: velocímetro e indicadores de combustível ao entrar na garagem, quantidade de combustível emitida conforme ficha de reabastecimento daquele dia, viagens, quantidade de carga transportado. Precisamos desses dados para calcular corretamente os padrões de combustível.

Para isso, acesse o item “Fichas de Porte” > “Guias de Porte de Caminhão (Formulário nº 4-C)” ou “Fichas de Porte (todas)”, localize a guia de porte, abra e preencha todos os dados que faltam: data e hora ao entrar garagem , foram emitidos “quilometragem zero” (caso se saiba quantos quilômetros o veículo percorreu sem carga), combustíveis e lubrificantes, uma parte tabular, ou seja, para calcular com precisão o consumo de combustível de acordo com a norma, é necessário preencher nas colunas onde está a quilometragem de todas as viagens.

O fator de correção (D) é preenchido automaticamente a partir do carro (se este fator foi levado em consideração ao entrar no livro de referência “Veículos”), ou manualmente, orientado pela seção 2, cláusula 5, cláusula 6 das recomendações metodológicas Normas para consumo de combustíveis e lubrificantes no transporte rodoviário ou especificação de veículos.

Quando a parte tabular for preenchida, o indicador do velocímetro “no final do dia” será preenchido automaticamente.

Para ônibus, caminhões basculantes, veículos especiais, é necessário preencher “T-Valor de trabalho especial. equipamento."

Se todos os dados forem inseridos corretamente, será calculada automaticamente a taxa de consumo, que pode ou não corresponder ao consumo real de combustíveis e lubrificantes.

Se desejar que a vazão real seja igual à vazão padrão, você pode pressionar o botão “=” ou configurá-lo manualmente.

A aba “Combustível” é preenchida automaticamente, só faz sentido consultá-la se o veículo utilizar vários tipos de combustível. Nesta aba, se necessário, você pode editar manualmente “consumo real” e “emitido” para um tipo específico de combustível. Saiba mais sobre como trabalhar com vários combustíveis.

Às vezes torna-se necessário dar baixa no combustível até a data da devolução (por exemplo, se a guia de transporte for emitida por um longo período e transferida para outro mês). Neste caso, marque a caixa de seleção “Inserir data de devolução” na guia combustível. A próxima carta de porte deve ser posterior à data de retorno para que a sequência não seja quebrada.

Se a guia de transporte foi criada com base em “Solicitações” de transporte, então na aba “Solicitações” você poderá visualizar a lista dessas solicitações. Saiba mais sobre como trabalhar com aplicativos.

Se a quilometragem entre os endereços for desconhecida, você poderá baixá-lo de um serviço online gratuito. Saiba mais sobre o preenchimento automático de milhas.

Se seus veículos tiverem um dos sistemas de monitoramento de transporte suportados instalados, você poderá baixar dados de quilometragem e rota desse sistema para a carta de porte. Saiba mais sobre como configurar o módulo Monitoramento.

Isso conclui a criação da carta de porte. Gravamos e conduzimos. Imprimimos se necessário.

As condições económicas modernas para as empresas comerciais exigem a criação e o desenvolvimento de um sistema logístico flexível. Esta tarefa requer um grande número de investimentos e documentação de acordo com a legislação da Federação Russa. A logística empresarial pode envolver a movimentação de diversos tipos de cargas, pessoas e correspondências.

Folha de rota

As grandes empresas têm em seus balanços automóveis e caminhões que desempenham diversas funções. Independentemente do sentido de utilização, os carros são fornecidos com documentos de acompanhamento, sendo o principal deles uma folha de rota. O procedimento de preenchimento, o prazo de validade e a forma dos formulários de viagem dependem de muitos fatores. Ao trabalhar no caráter itinerante, as empresas desenvolvem uma planilha de roteiro para viagens de negócios, que possui diversos significados práticos. Os automóveis de passageiros que proporcionam interação entre escritórios ou filiais de uma empresa também podem utilizar uma planilha de rotas para um trabalho mais eficiente. Este tipo de documentação é multifuncional e desempenha diversas funções.

Transporte de carga

A maioria das organizações prefere recorrer aos serviços de transportadoras especializadas que garantem a entrega da carga ao seu destino e fornecem ao cliente os documentos comprovativos dos seus custos. Neste caso, a guia de remessa substitui os documentos de viagem; a folha de rota do motorista ou do despachante pode conter um esquema de viagem mais rápido e ser um complemento ao pacote principal de documentos. Todas as informações sobre a carga, a organização do vendedor, do comprador, da transportadora estão contidas no TTN; este documento também serve como confirmação da entrega da mercadoria, base de pagamento dos serviços do entregador e cálculo dos salários do motorista e do despachante. No caso de entrega de várias remessas de mercadorias, é praticada a emissão de um formulário de especificação para cada voo, é elaborada uma folha de itinerário que contém a confirmação obrigatória da hora de chegada e das operações de carga e descarga. As transportadoras que prestam serviços de entrega desenvolvem uma planilha de rotas para cada veículo para um pedido específico, o que permite acompanhar a movimentação do veículo e o tempo gasto na estrada.

Aplicação em pequenas empresas

A planilha de rotas de veículos utilizada pelo empreendedor individual também pode servir como complemento à especificação técnica quando se trata de transporte de carga de mercadorias. Seu conteúdo é padrão. Pode ser utilizado como veículo um automóvel de passeio ou caminhão registrado em nome do proprietário do empreendimento. Muitas vezes um veículo é alugado para reduzir custos, caso em que o motorista deve ter uma cópia do contrato de locação e um roteiro de viagem.

Os campos obrigatórios

• Número de série e data do documento.
• Proprietário de um veículo.
• Dados pessoais do condutor (passaporte, carta de condução).
• Nome do expedidor (nome completo, número de identificação fiscal, códigos de registo, morada da localização efetiva do armazém de carga).
• Destinatário (nome, endereço de entrega).
• Informações sobre a carga (nome, quantidade de pacotes, peso, condições de transporte).

Para empreendedores individuais e pequenas empresas, a lei não prevê um formulário único de roteiro. A organização aprova de forma independente o formulário e o procedimento de preenchimento em suas políticas contábeis. Os documentos internos também regulam o procedimento de emissão, o prazo de devolução e as pessoas que têm o direito de assinar. De acordo com os requisitos da PBU, a folha de rota deve conter todos os detalhes e refletir os objetivos da viagem, horário e rotas da viagem. Como amostra pode ser tomada a guia de transporte aprovada em 27 de novembro de 1997 pelo Comitê Estadual de Estatística da Federação Russa no Formulário 3. O documento é finalizado levando em consideração as especificidades do transporte e o direcionamento das atividades da empresa.

Relatório antecipado

Alguns grupos de funcionários de empresas são obrigados a passar muito tempo viajando. Isso se deve às especificidades do trabalho ou aos interesses do negócio. Serviço de entrega de correio, representantes de vendas e gerentes de vendas, diretor financeiro, contador-chefe, grupo de trabalhadores da área de manutenção e reparo, etc. - cada um dos cargos listados exige viagens de negócios ou movimentação constante pela cidade. Ao mesmo tempo, em regra, não existe um percurso permanente, o que acarreta despesas de deslocação do trabalhador em diversos tipos de transporte. As empresas, nos termos dos contratos de trabalho, são obrigadas a reembolsar os trabalhadores destas despesas caso possuam documentos comprovativos, os quais, por sua vez, devem ser lançados através da contabilidade da empresa e incluídos nos custos. Na maioria dos casos, um relatório antecipado é utilizado para o correto reflexo na contabilidade fiscal, mas devido à inconsistência deste documento para a contabilização dos custos de transporte, uma folha de rota é adicionalmente anexada a ele. Não existe um formulário unificado, portanto a empresa desenvolve de forma independente um formulário conveniente para relatórios. Neste caso, é necessário ter em conta não só o número de documentos de viagem fornecidos e o seu preço, mas também a adequação das viagens às tarefas de um determinado funcionário.

Folha de rota: amostra

Esquema de movimentação do representante comercial da Teremok LLC I. A. Vasechkin para o período de 15/07/2012 a 18/07/2012.

	Destino	Propósito da viagem	Tipo de transporte	Nome do documento de viagem	Preço
	LLC "Lira"	Discussão dos termos contratuais	Rota de ônibus nº 2	Bilhete nº 0000036
	LLC "NPK"	Entrega de amostras de produtos		Cartão de viagem
	Sberbank	Entrega de documentos financeiros	Rota de ônibus nº 2	Bilhete nº 0000089
	LLC "Snegiryok"	Conclusão de um contrato de fornecimento de produto	Rota de ônibus nº 4	Bilhete nº 0023891

Documentos anexados: 4 unid.

A folha de rota foi entregue pelo representante de vendas I. A. Vasechkin __________ (assinatura, data)

A folha de rota foi aceita pelo contador Kuznetsova A. V. _____________ (assinatura, data)

Enchimento

O verso do relatório é preenchido pelo contador que o aceitou e o inscreveu nos registros apropriados após verificação. O valor do relatório também está sujeito a aprovação. Condição obrigatória de preenchimento é a indicação das datas e sua conformidade com os documentos de viagem. Todos os formulários de confirmação devem ser claramente legíveis e corresponder às informações refletidas no cadastro desenvolvido. A folha de rota é apresentada com um relatório prévio no prazo de três dias a partir da data de emissão dos fundos. Muitos entregadores e representantes comerciais de empresas utilizam esse tipo de documento para otimizar o tempo de trabalho. A planilha de roteiro é elaborada para cada dia e contém a ordem de visitas aos locais planejados pelo funcionário. Ao desenvolvê-lo são levados em consideração os padrões de tráfego, o tempo de viagem, é selecionado um percurso que lhe permitirá corresponder ao tempo planejado para reuniões de negócios, etc.

Viagens de negócios

Para muitas empresas, é importante usar uma folha de rota quando os funcionários estão viajando. De acordo com o Código do Trabalho da Federação Russa, uma viagem de negócios é uma viagem em nome do empregador para realizar tarefas de produção atribuídas. O reembolso das despesas de viagem incorridas é regulado pelo art. 168.1 Código do Trabalho da Federação Russa. Para reconhecer despesas, é necessário elaborar corretamente uma folha de rota e anexar a ela os documentos de viagem. Para contabilização fiscal e reconhecimento de despesas de viagem como despesas, são necessários os seguintes documentos:

• Um pedido confirmando o objetivo comercial da viagem.
• Relatório do funcionário sobre despesas incorridas.
• Lista de rotas de movimentos.
• Documentos de viagem preenchidos comprovando a prestação de serviços.

O valor das despesas é verificado pelo departamento de contabilidade, após o qual o relatório, aprovado pelo gestor, é submetido para reembolso ou devolução do valor recebido pelo relatório. O formulário da folha de rota é desenvolvido pela empresa de forma independente e refletido nos documentos constitutivos relevantes.

Os funcionários de uma organização que, devido às suas atividades, costumam realizar viagens de negócios várias vezes ao dia, costumam ser compensados ​​pelas despesas de viagem. Para documentá-los, é elaborada uma planilha de roteiro. Você pode aprender como preencher este documento corretamente neste artigo, bem como baixar gratuitamente o formulário de roteiro de viagem de negócios.

O que é uma planilha de rota

Uma folha de rota é um documento que reflete todas as viagens feitas por um funcionário. Pode ser utilizado pelas seguintes categorias de funcionários:

• motoristas que trabalham em veículos empresariais e pessoais;
• correios;
• funcionários que tenham caráter itinerante de trabalho, conforme descrição do cargo;
• colaboradores que, em virtude das suas atividades, se desloquem em negócios (contabilistas, advogados, gestores, etc.).

Isto não é uma lista exaustiva. As categorias de funcionários que devem manter uma folha de rota são determinadas por ordem do gestor.

Folha de rota: para que serve?

A elaboração de uma folha de rota pode servir aos seguintes propósitos:

• confirmar as despesas de viagem incorridas pelo funcionário;
• confirmar a chegada do funcionário a determinado local;
• servir de base para pagamento de despesas de transporte ao empregado;
• servem para análise e otimização de rotas.

Dependendo da finalidade para a qual a ficha de rota é elaborada, ela pode ser enviada:

• à contabilidade;
• superior imediato do funcionário.

Observação! Não há necessidade de confundir o bilhete e a folha de itinerário do motorista, são dois documentos diferentes. A primeira é aprovada por lei, ficando a aplicação da segunda ao critério do empregador.

Folha de rota: amostra

Para responder à questão de como elaborar uma ficha de rota, é necessário determinar para que fins ela será utilizada.

Como fazer uma planilha de rotas

Conforme mencionado acima, para confirmar os movimentos do funcionário e suas despesas de transporte, é elaborada uma planilha de rotas. A forma deste documento não é aprovada por lei, pelo que o seu conteúdo fica inteiramente ao critério do empregador. No final do artigo você pode baixar gratuitamente a planilha de roteiro (formulário). Uma amostra deste documento pode conter as seguintes informações:

• Nome completo do funcionário que o ocupa, cargo e unidade estrutural;
• data ou período da folha de rota. Você pode elaborar e enviar este documento todos os dias, ou pode mantê-lo por uma semana ou um mês;
• endereços, chegadas e partidas;
• hora de chegada e saída (se necessário);
• o custo da viagem e um documento que a comprove. Via de regra, trata-se de documentos de viagem (bilhetes, cartões de viagem, recibos de táxi, etc.). Os documentos comprovativos são anexados à folha de itinerário;
• notas de chegada e partida. Serve como confirmação de que o funcionário realmente esteve presente no local especificado.

A pedido do gestor, qualquer outra informação poderá ser incluída no formulário da folha de roteiro.

Normalmente, o formulário da folha de rota é aprovado pelos atos locais da organização.

Como preencher uma folha de rota

O preenchimento da folha de rota é o seguinte:

• A folha de rota é elaborada em papel timbrado oficial da empresa, ou é indicado o nome da organização. Como em alguns casos (no caso de reembolso de despesas de transporte) a folha de itinerário será o principal documento contábil, é aconselhável indicar o nome por extenso;
• São indicados o nome do documento, número (se disponível) e data de elaboração. Se a folha de itinerário for elaborada para mais de um dia, é indicado o período;
• Para maior comodidade, as demais informações são colocadas em uma tabela, cada linha alocada a um local visitado pelo funcionário. A tabela é preenchida conforme necessário. Isso é feito manualmente pelo próprio funcionário. Se a folha de rota servir como confirmação da localização do funcionário, um representante de outra organização deverá colocar uma marca na coluna apropriada. Pode ser uma assinatura e decodificação ou um selo (do departamento de RH, para documentos, etc.)

Após o preenchimento da planilha de roteiro, o funcionário a assina e a encaminha ao departamento de contabilidade ou ao seu superior imediato. Uma folha de rota é um documento que confirma os movimentos e despesas de viagem de um funcionário. É desenvolvido e aprovado em cada organização de forma independente, pois não existe um formulário unificado para este documento

A folha de rota é preenchida quando os funcionários de empresas e organizações devem confirmar as despesas de transporte incorridas no processo de execução de tarefas relacionadas ao trabalho. Nesse caso, podem ser incorridas despesas tanto com o pagamento da gasolina do veículo pessoal do funcionário, quanto com o pagamento de passagens de transporte público.

Posteriormente, a folha de rota, juntamente com o relatório de utilização dos recursos, passa a ser a base para o pagamento da remuneração ao empregado de acordo com suas despesas, servindo também como documento contábil e fiscal.

ARQUIVOS

Quem precisa de uma planilha de rota

A elaboração deste documento é necessária para motoristas, funcionários de serviços de entrega, representantes comerciais, contadores, advogados, gerentes de vendas, etc. São essas categorias de trabalhadores que mais frequentemente viajam pela cidade para fins comerciais. Além disso, as folhas de rota são utilizadas pelos viajantes de negócios que fazem viagens de negócios em seus próprios carros.

Em alguns casos, além da importância fiscal, as folhas de rota são necessárias à gestão das organizações para analisar as rotas dos funcionários, a fim de encontrar as rotas mais curtas e ideais, o que por sua vez pode reduzir significativamente os custos da empresa para o movimentação de funcionários pela cidade.

O procedimento para emissão de folhas de rota

O formulário da folha de rota é aprovado na política contábil da organização. A periodicidade (diária, semanal, mensal), bem como a ordem de sua execução, também é prescrita aqui.

Ressalta-se que para o reconhecimento das despesas incorridas por um funcionário em viagens de negócios, é necessário não só a correta elaboração da folha de itinerário, mas também anexá-la outros documentos comprobatórios em anexos separados. Em particular:

• um pedido que servirá como confirmação de viagem para fins oficiais;
• relatório do funcionário sobre despesas incorridas;
• documentos de viagem claramente legíveis que comprovem a prestação de serviços.

As despesas são verificadas por especialistas do departamento de contabilidade, após o que o documento é submetido à assinatura do gestor e, em seguida, submetido para reembolso ou reembolso do valor contabilizado. Os pagamentos adicionais aos empregados que utilizam veículos pessoais em viagens de trabalho ou que utilizam transporte público são considerados despesas pelas organizações e afetam diretamente a tributação no cálculo do imposto de renda.

Regras para preenchimento da planilha de itinerário

Não existe uma forma unificada de planilha de roteiro; empresas e organizações podem desenvolver um modelo de planilha de roteiro por conta própria ou escrevê-lo de forma livre. O principal é que deve incluir todas as viagens em ordem, cometido por funcionário em determinado período de tempo, indicando seus objetivos, bem como links para documentos primários. Pode ser elaborado em folha A4 normal ou em papel timbrado da empresa.

Itinerário deve ser traçado em duplicado, um dos quais é transferido para o departamento de contabilidade da organização, o segundo fica nas mãos do funcionário. Não há necessidade de certificá-lo com selo, pois se trata de fluxo interno de documentos.

Instruções para preencher a folha de rota

A folha de rota é sempre escrita de acordo com as regras padrão de trabalho de escritório, por isso não deve causar nenhuma dificuldade especial. Este exemplo examina a planilha de rotas, que é elaborada pelo motorista com base nos resultados de suas viagens pela cidade em um dia.

1. No topo do documento, no centro da linha, está escrito seu nome, e logo abaixo está indicada a localidade em que foi emitido e a data: dia, mês (por extenso), ano.
2. Em seguida, insira o sobrenome, nome e patronímico do funcionário para quem está sendo elaborado, indique seu cargo, marca do carro e objetivo da viagem.
3. A seguir, é inserida no documento uma tabela, na qual consta a data da viagem, o destino (endereço), marcas de chegada e saída (horas e minutos com precisão), um documento comprovativo dos custos (número, data), também à medida que a quantidade de dinheiro gasto é inserida em ordem.
4. A folha de rota deve ser assinada pelo funcionário para quem é emitida, bem como pelo contador da empresa.

Depois de preencher a folha de rota

Depois de devidamente elaborada e certificada, a folha de rota passa a ser um documento fiscal e contábil. No caso de auditorias fiscais, este documento também poderá ser levado ao conhecimento das autoridades reguladoras.

Além da folha de rota, o fisco pode solicitar outra documentação primária, incluindo passagens, documentos de pagamento de postos de gasolina e guias de transporte.

Além disso, os controladores compararão o cumprimento dos deveres de trabalho dos funcionários e seus movimentos. É pouco provável que a ida de um contabilista a um banco ou a ida de um advogado ao tribunal levante questões, pelo que tais subtilezas também devem ser tidas em conta.

Muitas empresas têm viagens de negócios, que pode ser permanente e diretamente relacionado ao trabalho. Nesses casos, deverá ser elaborada uma folha de rota, que contenha todas as informações, tangente ao roteiro desenvolvido para o funcionário.

Na maioria das vezes, o trabalho itinerante é necessário para vender um produto, estudar o estado da demanda ou, inversamente, resolver um problema de compra. Com base nisso, a planilha de rotas foi seguintes objetivos:

• planejamento de rotas, distribuição correta da sequência de pontos de parada, gastando menos tempo e menos combustível;
• um relatório visual do trabalho realizado, o quanto foi realizado no prazo estabelecido;
• um relatório sobre quanto foi gasto com combustível e lubrificantes, a distância percorrida pelo veículo, em que quantidade e que tipo de produto foi vendido.

Para que é necessário

Com base nos objetivos da ficha de roteiro, podemos concluir que ela é necessária para planejar adequadamente uma viagem de negócios e traçar um roteiro. Além disso, para o motorista ele é uma certa folha de dicas, que indica para qual endereço e o que precisa ser entregue.

Além disso, a contabilidade e a gestão exigem uma folha de rota como um relatório de para onde foi o dinheiro alocado para combustíveis e lubrificantes?. E em casos de avarias ou acidentes, poderá ser prova que o motorista realmente fez uma viagem para determinados endereços.

Se um funcionário utilizar seu transporte pessoal para viagens oficiais, então mediante apresentação da folha de itinerário a ele deve compensar custos de manutenção do transporte.

A ordem de preenchimento das seções principais

Embora a folha de rota seja um documento obrigatório, não existe uma única forma unificada de sua forma. Cada organização desenvolve ela própria um formulário que lhe é conveniente, que estabelece nas suas políticas contabilísticas. O principal é que contenha todos os dados necessários.

Detalhes obrigatórios são:

• número e data do documento;
• informação do empregado;
• informações do veículo;
• dados de rota.

A folha de rota é elaborada em duas cópias, um dos quais fica com o próprio funcionário e o segundo vai para o relatório do contador. Esse documento não é necessário ser certificado com um selo.

Não há nada complicado no preenchimento da ficha de rota, ela é composta por um cabeçalho e uma parte tabular, que contém todas as instruções:

1. A primeira linha é o nome do documento e seu número de série.
2. A seguir, anote o sobrenome completo, nome e patronímico do motorista.
3. As informações do carro são preenchidas.
4. Com base em que esta viagem está sendo feita?

Após preencher o cabeçalho, você pode prosseguir para a tabela, parte da qual é preenchida imediatamente e a segunda metade durante a viagem. A tabela em si consiste em várias colunas que devem conter a informação a seguir:

• número de série da posição;
• data da viagem para este destino;
• informações sobre o local de chegada, nome da organização, endereço do destinatário;
• um carimbo de data e hora de chegada é colocado na chegada;
• o carimbo da hora de saída do ponto também é colocado no momento da partida;
• nome do produto ou serviço fornecido, qual o objetivo da viagem;
• o valor em rublos, se estivermos falando de algum produto;
• um documento que confirma a compra de um produto ou serviço, na maioria das vezes é um número de recibo de venda;
• assinatura do destinatário, que atesta a veracidade de tudo o que está escrito.

Após a mesa, ao final de todas as viagens, é colocada a assinatura pessoal do motorista, bem como do contador que o recebeu.

Folha de rota nº 4 Piloto: Goryainov Vladimir Viktorovich Carro: Gazela №AT211Х Motivo: Viagem de negócios para entrega de mercadorias conforme solicitado.
Não.	data	Informações de chegada	Tempo de chegada	Hora de partida	Nome do produto	Valor, em rublos	Base	Assinatura do destinatário
6	01/02/2017	Ecaterimburgo, st. Lenina, 8 anos, apto. 60 7 952 698 21 54			máquina de lavar roupa Bosch 5684	12 990	Recibo de venda nº IN1235/123
7	01/02/2017	LLC "Veles" Ecaterimburgo, st. Sapojnikov, 12 7 900 203 18 23			impressora-copiadora-copiadora Adver 32	23 460	Recibo de venda nº IN8561/984
8	01/02/2017	Ecaterimburgo, st. Beregovaya, 11, apto. trinta 7 952 630 19 04			geladeira Indesit T-1300	36 590	Recibo de venda nºIN7413/951
O motorista V. V. Goryainov entregou a folha de rota. A folha de rota foi aceita pelo contador O.A. Baranova.

Envio ao departamento de contabilidade

Após a conclusão de todas as viagens planejadas no roteiro, uma via deverá ser encaminhada ao departamento de contabilidade para confirmação de todas as ações.

Além da folha de rota, você deve anexar seguintes documentos:

• ordem do gestor com base na qual é permitida a viagem de negócios, quais são seus objetivos e acordo sobre reembolso de despesas;
• confirmando despesas, podem ser receitas de postos de gasolina;
• bilhetes de viagem, se disponíveis.

Após o contador calcular as despesas e verificar a veracidade de todos os documentos que lhe são fornecidos e sua autenticidade, ele os repassa ao gerente para revisão.

Assim que o gerente assinar todos os formulários e dar seu consentimento, o motorista poderá ir até o caixa da empresa e receber o reembolso ou aguardar junto com seu salário.

As folhas de rota verificadas são armazenadas em pessoa responsável, na maioria das vezes é um contador. Ele cuidadosamente coloca todos os documentos em ordem em uma pasta separada e os coloca em seus lugares.

Trimestralmente, se o trabalho do motorista for realizado várias vezes por semana e se acumular um número suficiente de papéis, eles podem ser juntar em um grande relatório e arquivar organizações.

A vida útil mínima das folhas de rota é 5 anos. Dependendo de certas circunstâncias, como trabalhar em condições prejudiciais ou difíceis, transportar mercadorias perigosas, o período aumenta até 75 anos Contudo.

Assim que expira o prazo de prescrição dos documentos, a organização elabora um ato especial para a destruição dos documentos, após o qual são eliminados de forma especial.

Diferença de viagem

Apesar das semelhanças, este dois documentos diferentes, eles têm diferenças:

1. A carta de porte contém um formulário unificado, seu formulário não pode ser alterado e é utilizado igualmente por todas as organizações.
2. A guia de transporte contém informações muito mais precisas: dados da carteira de motorista, matrícula do carro, permissão do mecânico para dirigir, quantidade de combustível antes de sair da garagem e após o check-in e muito mais.
3. O itinerário não é obrigatório, pode ser solicitado se necessário, enquanto a guia de transporte é estritamente necessária durante viagens de negócios e viagens de negócios, além disso, é um formulário de notificação rigoroso.
4. Normalmente é elaborada uma planilha de roteiro para trabalhos relacionados à entrega de mercadorias, serviço de courier, ações de representantes comerciais, etc. A guia de transporte também é elaborada em viagens em transporte oficial, em viagens de negócios e viagens executivas, servindo como documento comprovativo do relatório prévio.
5. Se a folha de rota tiver um prazo de validade mínimo, ela deverá ser preservada por 75 anos inteiros.

Para representante de vendas

Um representante de vendas precisa de uma planilha de rotas como ninguém, pois devido ao seu cargo ele deve viajar muito e visitar um grande número de pontos. O percurso deve ser pensado com cuidado, com base na distância entre os pontos, na distância do escritório ou em casa e no horário de trabalho.

A planilha de rotas do representante de vendas inclui as seguintes informações:

• sobrenome, nome, patronímico do funcionário;
• a cidade de suas atividades;
• data da viagem;
• objetivo da visita;
• nome dos pontos de venda;
• endereço real de sua localização;
• número de telefone do cliente, endereço de e-mail;
• horário de entrada no ponto de venda;
• hora de saída da tomada;
• assinatura do cliente.

Planilha de rotas do representante de vendas Nome completo: Krestyanskaya Lyudmila Viktorovna Cidade de Ecaterimburgo Data: 06/09/2017 Objetivo: familiarizar os supermercados do distrito de Leninsky com a variedade de salsichas da empresa Kudesnitsa
Não.	Nome da tomada	Endereço real	Número de telefone, e-mail	Tempo de chegada	Confira o horário	Assinatura do cliente
1	Mercearia "Verba"	rua. Pirogova, 3	8 965 845 32 96
2	Supermercado "Udacha"	rua. Astracã, 17	8 951 632 78 54, udacha@yaya
3	Mercearia "Bom"	rua. Marechal Rybalko, 1	8 953 654 78 23 horosho@yaya
4	Hipermercado "Vybor"	rua. Volgodonskaia, 26	8 987 963 45 63
5	Loja de produtos semiacabados "Nadezhda"	rua. Komsomolskaia, 34	8 900 321 45 89

A planilha de rotas do representante de vendas tem objetivos claros:

1. Atue como um guia, indique para onde ir e em que ordem.
2. Serve de relatório para reembolso de despesas com gasolina, já que os representantes comerciais costumam utilizar seu transporte pessoal e se deslocam não só pela cidade, mas também por toda a região.
3. Identifique o desempenho do funcionário e incentive-o em caso de grande volume de trabalho realizado.

Para o motorista

Não apenas os entregadores ou representantes de vendas podem fazer viagens por motivos oficiais; os motoristas da empresa também podem receber tais pedidos para transporte de qualquer carga oficial. Na maioria das vezes, são caminhoneiros que receberam ordens para distribuir algum material em armazéns e áreas.

Nessa situação, por ordem do gestor, é emitida uma folha de rota com todos os dados necessários e endereços de armazém.

Folha de rota nº 2 Motorista: Leontyev V.N. Carro: GAZ 52 Motivo: transferência de matéria-prima para fabricação de produtos para unidades produtivas
Não.	data	nome do destinatário	Endereço do destinatário	Prazo de entrega	Nome de envio	Base	Assinatura do responsável
1	12/07/2017	Armazém nº 2			Grampos metálicos, 4 kg
2	12/07/2017	Armazém nº 2	Voronej, st. Sadovaia, 4		Cantos metálicos, 4 kg	Fatura M-15 nº 6 datada de 12 de julho de 2017.
3	12/07/2017	Armazém nº 3	Voronej, st. Nagornaia, 2		Contraplacado, 50m	Nota de remessa M-15 nº 7 datada de 12 de julho de 2017.

A folha de rota é suportada fatura de transferência de materiais para terceiro, com base no qual a entrega é permitida.

Durante viagens de negócios e viagens oficiais

Viagens e viagens de negócios não são incomuns, principalmente em grandes organizações ou que possuem divisões ou parceiros em outras cidades. O funcionário recebe dinheiro durante a viagem, que deve ser utilizado para despesas de hospedagem, alimentação e viagem.

Se o objetivo da viagem de negócios for mais de courier e você precisar levar a mercadoria para outra cidade, ou uma viagem de negócios tiver como objetivo final na mesma localidade e não durar muito, um folha de rota.

Se a viagem de negócios for mais voltada para negócios e for projetada para uma viagem longa, neste caso é melhor emitir uma guia de transporte que mostre com mais detalhes todos os custos de combustível. Ele também fornece mais informações adicionais sobre a condição do veículo.

Você não deve pensar que a folha de rota não é um documento tão importante, pelo contrário, ela contém informações úteis que podem ser úteis caso surjam questões controversas. Por este motivo, você precisa ter cuidado com a execução e armazenamento deste documento, pois podemos falar sobre seu próprio dinheiro e transporte pessoal.

Os detalhes do registro de um representante de vendas estão neste vídeo.