Гарантийное письмо на гарантию товара. Как написать гарантийное письмо об оплате

Одна из неотъемлемых составляющих деловых отношений – это деловая переписка. Одним из видов которой, в свою очередь, является гарантийное письмо. В нем отправителем выражаются обещания/гарантии осуществления каких-либо действий относительно адресата, напрямую связанных с интересами адресата. Письмо это – не официальное обязательство, а подтверждение обязательств, которые берет на себя отправитель. Каждое гарантийное письмо в обязательном порядке подписывается руководителем организации, имеет соответствующие печати и регистрируется через канцелярию компании.

Как оформить гарантийное письмо – нюансы составления гарантийного письма

В наши дни гарантийные письма – довольно распространенное явление в деловой сфере. Наиболее часто они используются в следующих случаях:

Подтверждение оплаты за что-либо (работа, услуги, товары и пр.).
Гарантия отсроченного платежа.
Намерения юр/лица относительно потенциального сотрудничества.
Предоставление информации 3-им лицам.

Особенности составления гарантийного письма:

Сугубо деловой язык, отсутствие длинных и размытых фраз.
Четкость формулировок.
Указание вида обстоятельств или изложение всей процедуры по выполнению обязательств.
Составление данного документа на фирменном бланке отправителя.
Скрепление документа печатью компании-отправителя.
Наличие подписи руководства и гл/бухгалтера.
Стилистические, и тем более орфографические/пунктуационные ошибки в письме недопустимы.
Не по правилам оформленное письмо могут признать недействительным.

Большая часть подобных документов начинается с фраз «Настоящим письмом заверяем (гарантируем)…» или «Ввиду договора, подписанного между нашими компаниями и осуществленной предоплаты…», и пр. При условии, что речь в письме – о гарантиях оплаты, в обязательном порядке указываются реквизиты банка. Также к письму нередко прикладывают копии определенных документов, если в этом есть необходимость.

Что должно быть в письме?

Название компании-отправителя + стандартный набор реквизитов организации.
Порядковый номер письма + дата регистрации данного документа, как исходящего.
Данные адресата (ФИО либо название компании).
Суть обращения – в содержании письма.
Подпись адресата (руководителя).
Гербовая печать организации (читаемый оттиск).

Основные виды гарантийных писем – характеристики и особенности заполнения гарантийных писем для физических и юридических лиц

Предоставление организацией гарантийного письма может осуществляться и физическим, и юридическим лицам, в соответствии с обстоятельствами. Причем, само слово «гарантия» может в тексте даже не упоминаться. Главное, чтобы в содержании письма присутствовало подтверждение намерений организации. Виды гарантийных писем следующие:

Гарантийное письмо об оплате задолженности или на оплату приобретенного товара. Этот документ чаще всего используется в отношениях фирм и компаний. Таким письмом компания подтверждает обязательства – своевременно осуществить оплату за услуги/товары, что были предоставлены в долг.
Гарантийное письмо на выполнение работ. В таком документе, помимо номера/даты «исходящего» и адресата, обычно указываются сами обязательства (к исполнению), их объем и сроки. Формулировки - «Гарантируем…», «Настоящим гарантируем…» и пр. А также реквизиты, подпись с расшифровкой и печать.
Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса или гарантийное письмо потенциального арендодателя. Этот документ нужен для регистрации юр/лица, не имеющего своего помещения и арендующего площадь. По запросу арендатора собственником помещения оформляется подобный документ (то есть, подтверждение юридического адреса компании), который по сути является гарантией предоставления организации указанного в регистрационных документах помещения в аренду. Стоит отметить, что отсутствие этого письма не может стать поводом для последующего отказа в регистрации.
Гарантийное письмо на поставку товара. В этом документе обычно пишут об обязательствах поставщика относительно сроков и количества товаров/услуг. Письмо должно максимально четко отвечать ранее подписанному вами договору.
Гарантийное письмо о трудоустройстве. Данный документ создается на бланке предприятия-адресата. В тексте письма указывается – кому, от кого и по какой специальности предоставляются гарантии в трудоустройстве.
Гарантийное письмо приема на работу. Этот документ являет собой подтверждение подписания договора на базе трудовых отношений между работодателем и самим сотрудником. Такое письмо часто требуется предоставить в ФМС при, например, отправлении сотрудника в другую страну. Также письмо используется в качестве юридического документа, при традиционном трудоустройстве и регулировании отношений «работник/работодатель».
Гарантийное письмо для приглашения иностранца. Его составляет юридическое лицо, по приглашению которого в страну прибывает для работы иностранный гражданин. В письме указывают, что организация обязуется обеспечить такого работника жильем, регистрацией, медицинской и прочей помощью на весь срок его пребывания в РФ. Все доходы при депортации сотрудника организация тоже обязуется взять на себя.

Гарантийное письмо с юридической стороны - имеет ли юридическую силу гарантийное письмо?

По сути, гарантийное письмо не относится к виду официальных подтверждений обязательств. Такое понятие в кодексе РФ просто отсутствует. Но судебная практика с использованием гарантийных писем уже существует, и юридическая сила этого документа будет зависеть от его оформления и текстового наполнения.

Правовая сущность гарантийного письма на поставку товара

Прежде чем разбираться, как написать гарантийное письмо о поставке товара, разберемся в его правовой сущности. В российском законодательстве такого документа не предусматривается, он не является ни гарантией в смысле ст. 470 Гражданского кодекса РФ, ни способом обеспечить обязательство.

На практике такие документы — своеобразная форма договора поставки. Они могут быть офертой (ст. 435 ГК РФ), если содержат все существенные условия соглашения о поставке, а именно:

Предмет (ст. 506 ГК РФ).
Срок поставки. Спорно, является ли данное условие существенным, но, исходя из постановления 4-го ААС от 10.02.2017 по делу № А19-16607/2016, его можно отнести к этой группе.

В свою очередь, принятие поставки покупателем является тем конклюдентным действием (см. п. 3 ст. 438 ГК РФ), которое делает описанную в п. 2 ст. 434 ГК РФ обязательную письменную форму договора поставки как заключаемого в ходе предпринимательской деятельности соблюденной (решение ВС РФ от 06.04.2010 № ГКПИ10-63).

Соответственно, после поставки и принятия товара нет необходимости еще раз оформлять отношения, заключая договор в виде единого документа. Требовать оплаты товара или предъявлять претензии к качеству можно в рамках сложившихся в формате гарантийного письма отношений.

Обратите внимание! В российской практике гарантийное письмо о поставке товара, кроме того, может представлять собой ответ на ранее направленную претензию с требованием восполнить недопоставку или произвести просроченную поставку. В этом случае гарантийное письмо фиксирует факт признания долга (п. 20 постановления Пленума ВС РФ от 29.09.2015 № 43), и целью его составления становится избежать перевода спора в судебную плоскость.

Что необходимо гарантировать покупателю

Что именно требуется гарантировать покупателю, ожидающему поставки, кроме самого ее факта? Поскольку документ, по сути, является офертой, в нем кроме существенных условий нужно изложить все конкретные правила отношений сторон:

Ассортимент. Суды не рассматривают точное указание ассортимента в качестве существенного условия договора поставки, поставщик, достоверно зная о потребностях покупателя, может определить его на свое усмотрение (п. 2 ст. 467 ГК РФ).
Цену (за единицу и всей партии, с учетом или без учета НДС; если отношения только завязываются, необходимо уточнить, является ли поставщик плательщиком налога). Цена существенным условием не признается и рассчитывается по п. 3 ст. 424 ГК РФ, если она не указана. Однако сторона может сослаться в оферте на существенный характер условия о цене (абз. 2 п. 1 ст. 432 ГК РФ).
Порядок оплаты, ожидаемый продавцом.
Условия поставки (транспортом продавца или покупателя) и место доставки.
Иные условия, необходимые для фактической реализации сделки.

Подробнее о том, что включить в гарантийное письмо на поставку, можно прочитать в статье «Какие существенные условия договора поставки по ГК РФ» .

Как написать гарантийное письмо о поставке товара

Направление гарантийного письма о поставке товара возможно только в рамках длительных сложившихся отношений. Должны быть установлены те каналы связи, которые достоверно подтвердят, что оно исходит от конкретного поставщика (будет допустима даже электронная коммуникация) или же его необходимо направить по почте.

Важно! Оферту отозвать невозможно, если иное в ней прямо не указано или не вытекает из существа отношений и фактического положения дел (ст. 436 РФ). Если при каких-либо обстоятельствах отзыв гарантийного письма на поставку возможен, об этом особо должно быть сказано в тексте документа.

Найти форму документа для заполнения с учетом собственных параметров можно по ссылке: Образец гарантийного письма о поставке товара покупателю.

оплата товара;
направление ответного письма о готовности принятия;
фактическое принятие товара.

Важно, чтобы письмо было:

Адресовано определенному лицу.
Подписано надлежащим представителем юрлица, уполномоченным подписывать договоры такого типа. Если же в доверенности подписавшего не содержится права на заключение договора, а есть только право на ведение переписки от имени юрлица, гарантийное письмо не может считаться офертой.

Гарантийное письмо в судебной практике

Основная категория споров, связанных с данным документом, относится к тем, в которых рассматривается вопрос о признании или непризнании его договором или допсоглашением. В первом случае суды исходят из того, то гарантийное письмо может быть признано договором только тогда, когда в нем исчерпывающе перечислены все его необходимые условия (см. постановление 10-го ААС от 28.02.2018 по делу № А41-3442/17). Во втором случае суд признает, что гарантийное письмо не свидетельствует о внесении сторонами изменений в договор (см. решение АС Пермского края от 17.07.2017 по делу № А50-1707/17).

Обратите внимание! Существует интересная практика даже признания самого гарантийного письма незаключенным (см. решение АС Республики Дагестан от 28.12.2017 по делу № А15-6201/17, в рассмотренной в нем ситуации отсутствовала надлежащая подпись на конкретном документе).

Стоит учитывать, что образец гарантийного письма о поставке товара должен включать графы обо всех важнейших условиях договора, а также возможности отзыва оферты или способах акцептовать ее. Это поможет для цели заключения конкретного договора поэтапно рассмотреть каждый из пунктов письма и решить, нужен ли определенный пункт в работе с данным контрагентом.

Гарантийное письмо – письменное обязательство, по которому составивший его человек гарантирует выполнить определенные действия в установленный срок. Предлагаем рассмотреть особенности написания такого письма. Для удобства можно воспользоваться образцом гарантийного письма о предоставлении юридического адреса, по уплате задолженности и приеме на работу.

В каком случае пишется гарантийное письмо?

Тогда, когда недостаточно устных обещаний, заверений о выполнении какой-либо работы и необходимы гарантии, подтвержденные подписью и печатью. Чаще всего пишут гарантийные письма в качестве гарантии о выплате задолженности . Если за физическим, юридическим лицом есть задолженность, то кредитор вправе потребовать от них определенные гарантии, имущественные или письменные в том, что они оплатят долг с указанием точного срока. Такое требование должен написать заемщик. В нем он будет заверять кредитора об оплате задолженности в точно установленный срок. Также в этом письме можно прописывать штрафные санкции, если заемщик нарушает условия взятых на себя обязательств.

Гарантийное письмо может быть написано с целью установления договоренности на обеспечение поставок товаров или сырья. Еще один случай, при котором оформляется гарантийное письмо – предоставление юридического адреса компании, которая проходит регистрацию. В этом письме указывается адрес и дается гарантия, что он действительно будет юридическим. Кроме этих, есть другие поводы для написания такого письма. Не имеет значения, с какой целью будет написано гарантийное письмо, в обязательном порядке оно должна соответствовать всем правилам оформления.

Особенности написания гарантийного письма с соблюдением всех необходимых требований

Чтобы гарантийное письмо было официальным, его пишут на фирменном бланке компании. В верхнем правом углу указывается адресат, если точно не известно лицо получателя, то можно вместо фамилии, имени и отчества указать – «по месту требования».

По центру пишется название документа, это стандартная запись – «Гарантийное письмо».

Это официальный документ, который подписывает руководитель и заверяется печатью, после чего документ регистрируется в книге регистрации исходящих документов и ему присваивается регистрационный номер. Его указывают в верхней части бланка, также ставиться дата составления.

Гарантийное письмо можно вручить в руки адресату или отправить заказным письмом.

Гарантийное или деловое письмо - не простой документ, это - подтверждение выполнения каких-либо действий и даже соблюдения поставленных условий. В нем можно зафиксировать срок выполнения работ, гарантию качества предоставляемой услуги, факт оплаты труда или денежной выплаты. Чтобы правильно составить гарантийное письмо, стоит опираться на существующие образцы оформления и бланки.

Примечание: Для получения печатной версии нажмите на изображение, после этого нажмите предпросмотр и настройте подходящий вариант печати.

Образец заполнения и бланк гарантийного письма об оплате задолженности и на оплату приобретенного товара или продукции

Рассмотрим бланк гарантийного письма об оплате задолженности и несколько примеров его заполнения. Желательно, чтобы вы оформляли документ на специальном бланке организации, а также, чтобы была печать и подписи главных лиц компании.

Оформленные образцы:

Деловое письмо на оплату приобретенного товара или продукции выглядит так:

Образец заполнения и бланк гарантийного письма на выполнение работ

В документе обязательно должен быть пункт, указывающий на выполнение работ, а также срок выполнения обязательств перед организацией.
Бланк письма:

Образец заполнения и бланк гарантийного письма на поставку товара от производителя

Часто организации самостоятельно выдвигают требования к заявке на получения товара. Однако есть и стандартный бланк:

Пример письма на поставку товара:

Образец заполнения и бланк гарантийного письма о трудоустройстве или от работодателя

Гарантийное письмо о трудоустройстве – второстепенный документ. В нем содержится информация о том, что вашу кандидатуру рассмотрели на определенную должность. Кроме того, может быть написана ваша заработная плата. Некоторые работодатели обходятся без этого документа и просто подготавливают приказ о зачислении на работу. Вот несколько примеров гарантийного письма о трудоустройстве:

Чаще всего гарантийные письма требуют иностранные граждане. Им требуется заверенный документ для доказательства того, что организация может их трудоустроить и предоставит условия для работы сотрудника.

Образец заполнения и бланк гарантийного письма приема на работу

Этот документ отличается от предыдущего тем, что в нем должна содержаться информация о вашем поступлении в организацию – точный срок. Также работодатель обязан зафиксировать в нем вашу заработную плату, номер трудового договора и номер приказа. Вот бланк гарантийного письма приема на работу и пример заполнения образца:

Образец заполнения и бланк гарантийного письма для приглашения иностранца

Образец заполнения и бланк гарантийного письма о практике и на обучение

Примеры письма от физического лица будут заполняться также по этой форме. Нет других форм гарантийных писем в банк. Документы оформляются, в зависимости от своей функции. Например, деловое письмо может нести гарантию об оплате задолженности по кредиту или нести просьбу на изменение личных данных.

Образец заполнения и бланк гарантийного письма на ремонт

Образец заполнения и бланк гарантийного письма на оборудование

Гарантийное письмо – является неофициальным документом, в котором одна из сторон обязуется соблюсти какие-либо условия или выполнить некоторые действия. Это может касаться оплаты, выполнения определенных работ, продукции или оказания услуг. Стоит отметить, что составление данного письма во многом может сдвинуть решение возникших проблем и является неким гарантом между организациями того, что стороны выполнят определенные договоренные условия.

Гарантийное письмо предназначается адресату, с интересами которого связаны действия отправителя. Документ составляется в том случае, если одна из сторон не уверена в соблюдении сроков и условий договоренности, и адресоваться такое письмо может как юридическому, так и физическому лицу.

Пример. Компания “Веста” забыло осуществить платеж за услуги предоставления интернета, в результате провайдер отключил организацию от данных услуг за неуплату. Компания предоставило гарантийное письмо о том, что они обязуются погасить задолженность в течение 3-х банковских дней, на основании этого провайдер пошел на встречу и вновь предоставил интернет без наличия оплаты на тот момент.

Такой вид документов составляется в соответствии с определенными правилами и не может быть написан в вольной форме.

Гарантийное письмо в обязательном порядке должно содержать следующую информацию, прописанную в указанной последовательности:

Номер исходного документа;
Дата составления;
Адресат (ФИО руководителя организации или ФИО физического лица);
Опционально указывается заголовок «Гарантийное письмо» или его тема;
Текст письма;
Банковские реквизиты стороны, отправляющей документ;
Если ранее был заключен договор, в котором прописываются все действия, касающиеся предмета гарантийного письма, отправитель может указать ссылку на этот документ;
На усмотрение составителя письма могут быть указаны штрафные санкции, которые последуют в случае несоблюдения условий договора (санкции, выплата неустойки, пени);
Подпись лица, составившего документ и ее расшифровка.

Желательно (но необязательно) составлять документ на или организации, также его можно заверить печатью. Обычно все обязательства сторон прописываются в договоре, но гарантийное письмо в некоторых случаях может стать дополнительной страховкой, которую обеспечивает составляющая сторона.

Например, если организация только начала свою деятельность и еще руководство еще не успело оформить договор аренды помещения, без которого большинство видов деятельности невозможно, составить официальный юридический договор между сторонами не получится. В этом случае гарантийное письмо станет и подтверждением сделки, и гарантией оплаты (при условии, что документ будет заверен нотариусом).

Гарантийное письмо пример составления

Стоит отметить, что лучше, если информация в документе будет нести определенную конкретику, в этом случае данный документ будет нести большую значимость и ценность. В таком случае больше вероятности, что организация, в адрес которой вы пишете данный документ пойдет к вам на встречу.

Исх. № 190913-1

Директору

ООО «Вест»

Д.Б. Егорову

Гарантийное Письмо

ИП Юровский, 1115861111121, как получатель пластиковых панелей на основании договора купли-продажи № 14/2015 от 30 сентября 2015 года, заключенного с ООО «Вест», настоящим письмом гарантирует полную оплату продукции в день ее получения.

Индивидуальный предприниматель Юровский Сергей Викторович

Нюансы при составлении

Гарантийное письмо имеет свои особенности, которые необходимо учитывать при составлении. В таком документе лучше не использовать длинных и размытых формулировок, которые могут быть истолкованы двояко: при определенных обстоятельствах это может сыграть не в пользу составителя. В письме можно и нужно использовать слово «гарантия» и его производные: «компания гарантирует», «мы гарантируем».

В письме недопустимы орфографические и стилистические ошибки: в некоторых случаях это может стать поводом для того, чтобы признать такой документ недействительным. Такое случается крайне редко и выглядит скорее как последняя возможность зацепиться хоть за какое-то нарушение в случае, если одна из сторон всеми силами пытается аннулировать обязательства. Но серьезные нарушения оформления действительно являются веским основанием для того, чтобы письмо утратило силу (отсутствие подписей, реквизитов или неправильная дата).

Что касается именно юридической силы – гарантийное письмо ее не имеет, пока не будет заверено нотариуса. Однако в этом случае уже изменится статус документа: при официальном акцепте (письменном согласии получателя) он приобретет силу договора. Поэтому желательно приложить к гарантийному письму копии документов, которые также необходимо заверить. Это могут быть копии договоров, реквизиты сторон, свидетельства о регистрации и другая документация, наличие которой посчитают необходимым стороны.