Jak sporządzić rozporządzenie w sprawie podziału obowiązków między pracownikami. Właściwy podział obowiązków, czyli kto za co odpowiada

Wiele małżeństw nie potrafi właściwie podzielić obowiązków między małżonkami, co prowadzi do częstych kłótni. Dlatego witryna dla kobiet „Piękna i odnosząca sukcesy” postanowiła zwrócić się do swoich żonatych czytelników, aby udzielić im wskazówek, jak rozwiązać ten powszechny problem.

Sto lat temu obowiązki rodzinne były proste i jasne: mężczyźni byli żywicielami rodziny, a kobiety zajmowały się domem.

Ale dziś wszystko się zmieniło, a współczesne kobiety poświęcają pracy nie mniej czasu niż ich mężowie. Nie są w stanie samodzielnie wykonywać wszystkich prac domowych.

Jednocześnie pod wpływem pamięci genetycznej przedstawiciele płci pięknej wciąż starają się wykonać maksymalny nakład pracy.

Oczywiście taki stres nie wpływa najlepiej na samopoczucie i psychikę kobiet. W rezultacie praca pozostaje niedokończona, zmęczenie przybiera postać chroniczną, a w kobiecej duszy zasiada ciągłe niezadowolenie i irytacja.

Problem podziału obowiązków w rodzinie nie mniej niepokoi te pary, w których kobiety w ogóle nie pracują, a jedynie zajmują się domem i wychowują małe dzieci. Przecież w domu, w którym mieszka dziecko, różne obowiązki nigdy się nie kończą.

Małe dziecko to niekończące się pranie, prasowanie i sprzątanie. Prawie niemożliwe jest ciągłe stanie przy tym przenośniku. Dlatego część obowiązków domowych powinien wykonywać małżonek, mimo że niemal cały dzień spędza w pracy.

Prawidłowy podział obowiązków jest kluczem do spokojnego środowiska rodzinnego i komfortu w domu. Musimy podejść do tego problemu bardzo poważnie i wspólnie go rozwiązać.

Aby podzielić obowiązki domowe, należy najpierw zebrać się z całą rodziną w celu uzyskania porady. Nie ma potrzeby specjalnie zwoływać takiego spotkania, możesz po prostu poruszyć tę kwestię podczas kolacji.

Ponieważ kwestia podziału spraw między wszystkich członków gospodarstwa domowego najbardziej niepokoi matkę rodziny, to ona powinna zorganizować jej rozwiązanie. Poniższe wskazówki z witryny pomogą Ci to zrobić łatwiej i poprawniej:

Konieczne jest sporządzenie listy wszystkich zadań, z którymi każdy dorosły członek rodziny może sobie poradzić bez większych trudności. Należą do nich na przykład pranie w pralce, suszenie ubrań, spacery z psem, mycie naczyń, wynoszenie śmieci, odkurzanie dywanów i kupowanie artykułów spożywczych w sklepie. Zadania te można zlecić dzieciom w wieku licealnym.
Warto w tym zestawieniu podkreślić te przypadki, które najczęściej powodują spory. Z reguły nikt z członków rodziny nie chce myć naczyń, podłóg ani wynosić śmieci. Kwestię podziału obowiązków domowych, które powodują najwięcej problemów, można rozwiązać za pomocą harmonogramów obowiązków. Wtedy wszyscy po kolei wykonają nieprzyjemną pracę.
Przygotowując się do spotkania domowego, kobieta powinna także spisać listę obowiązków, których bezwarunkowo się podejmie. Powinny to być zadania wymagające określonych umiejętności i doświadczenia, np. gotowanie, naprawianie nieszczelnych rzeczy, sprawdzanie zadań domowych dzieci z określonych przedmiotów, mycie rąk delikatnych przedmiotów, pielęgnacja roślin domowych itp.

Jak rozdzielić obowiązki w domu, jeśli masz małe dziecko

Kiedy w rodzinie pojawia się dziecko, kobieta poświęca mu prawie cały swój czas. To znacznie utrudnia sprawę, na którą młoda mama czasami nie jest w stanie poświęcić nawet minuty. Małżeństwo powinno być przygotowane na taką awaryjną sytuację jeszcze przed przyjściem na świat dziecka.

Żona musi wytłumaczyć młodemu ojcu, że w tym trudnym okresie wiele rzeczy zostanie powierzonych jego barkom.

Pytanie, jak w tym przypadku podzielić obowiązki w rodzinie, należy zacząć rozważać listę zadań, które można powierzyć i powierzyć nowemu tacie, biorąc pod uwagę fakt, że jest on w domu tylko wieczorami i w weekendy.

Każdy tata z łatwością poradzi sobie z tak prostym zadaniem, jak spacer z wózkiem na świeżym powietrzu. Podejmując się codziennych wieczornych spacerów z dzieckiem, tata upiecze dwie pieczenie na jednym ogniu: pozwoli mamie spokojnie zająć się domem i sam odpocząć.
Mężczyzna zapewni dość wymierną pomoc swojej żonie, która jest stale zajęta dzieckiem, jeśli kupi wszystkie niezbędne produkty zgodnie z listą w sklepie.
Dość przyjemnym obowiązkiem mężczyzny w rodzinie jest kąpanie dziecka. Po roku tata będzie mógł kąpać dzieci bez pomocy mamy.
Jeśli człowiek umie dobrze gotować, niech chociaż od czasu do czasu to robi.
Niektórzy ojcowie po prostu po mistrzowsku przebierają swoje dzieci, kładą je spać… Wykonując na co dzień wszystkie te przyjemne obowiązki, mężczyzna ogromnie pomaga swojej żonie, która w tym czasie może zajmować się prasowaniem, gotowaniem obiadu czy zmywaniem naczyń.
Ponieważ prawa i obowiązki wszystkich członków rodziny powinny być równe, gospodyni domowa-matka od czasu do czasu musi wziąć dzień wolny od wszelkich obowiązków domowych. W taki dzień wolny może wybrać się na spotkanie ze znajomymi, do salonu masażu, do fryzjera itp. Kiedy jej nie ma w domu, dzieckiem zajmie się jej mąż.

Podział obowiązków w rodzinie: podstawowe punkty

Ogólnie rzecz biorąc, oczywiście o tym, jak wszystkie obowiązki domowe zostaną rozdzielone pomiędzy członków rodziny, decyduje się indywidualnie w każdej rodzinie. Nie da się przewidzieć wszystkich niuansów relacji między członkami rodziny. Mimo to niektóre zasady pozostaną niezmienione we wszystkich przypadkach.

Każdemu według jego możliwości. Nie ma znaczenia, kto będzie gotować, kto zapłaci rachunki i kto zrobi zakupy. Ważne jest, aby ten, któremu powierzono te obowiązki, radził sobie lepiej niż inni. Niektórzy mężczyźni wiedzą, jak znaleźć sklepy z towarami wysokiej jakości i najlepszymi cenami. Dlaczego więc nie powierzyć im okresowych zakupów produktów? A jeśli taki jest talent najmłodszego dziecka w rodzinie, to on powinien zajmować się zielonymi zwierzakami.
Równość dla wszystkich. Obowiązki domowe muszą być rozdzielone pomiędzy wszystkich jego członków. Nawet dzieci w wieku przedszkolnym muszą wykonać jakąś pracę w ramach swoich możliwości, na przykład sprzątając swoje zabawki.
Wspólna pomoc. Oczywiście część obowiązków powierzonych dziecku może wykonać jedno z rodziców, np. w sytuacji, gdy uczeń potrzebuje dodatkowego czasu na przygotowanie się do ważnego sprawdzianu. I odwrotnie, jeśli mama zawsze odbiera najmłodsze dziecko z przedszkola, ale pewnego dnia pod koniec miesiąca nie jest w stanie tego zrobić, może ją zastąpić albo mąż, albo któreś ze starszych dzieci.

Wiele zależy od prawidłowego podziału obowiązków w rodzinie, w tym od siły relacji w niej panujących. Dlatego psychologowie zalecają, aby wszystkie kobiety, które próbują samodzielnie dźwigać ciężar prac domowych na swoich barkach, pilnie zrzuciły nieznośny ciężar i zwróciły się o pomoc do swoich bliskich.

Przecież rodzina jest stworzona właśnie w tym celu, aby jej członkowie pomagali sobie nawzajem we wszystkim.
--
Autor – Pelageja, strona internetowa www.site – Piękna i udana

Kopiowanie tego artykułu jest zabronione!

Zawód taki jak księgowy jest jednym z najważniejszych w każdym przedsiębiorstwie, dlatego też podział obowiązków pomiędzy pracownikami księgowości odgrywa znaczącą rolę w zapewnieniu normalnego funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa i jego zarządzania.

Historia zawodu

Sama nazwa zawodu „księgowy” pochodzi od niemieckiego „buchhalter” i tłumaczona jest jako księgowy, kasjer, osoba odpowiedzialna za księgi rachunkowe.

Zawód ten powstał już w czasach starożytnego Rzymu, już wtedy zaczęły pojawiać się tak zwane księgi rachunkowe, które bardzo przypominają sporządzony dzisiaj bilans. Sama koncepcja równowagi pojawiła się znacznie później, lecz istota jej utrzymania pozostała niezmieniona – zrównoważenie dochodów i wydatków. Pierwszą uzasadnioną wzmianką o tym pojęciu może pochwalić się włoski matematyk Luca Pacioli, który w 1494 r. opublikował swój „Traktat o rachunkach i zapisach”, od czego zaczęto go nazywać ojcem podwójnej księgowości.

Istota systemu nie zmieniła się od tamtych czasów, oczywiście, pojawiły się innowacje, a jest ich wiele, ale podstawa pozostała niezmieniona: debet - dochód i kredyt - wydatek, a ostatecznie wszystko powinno się zbiegać i przyjść do zera. W pierwszej kolejności odnotowuje się zamianę towarów lub usług na pieniądze, a następnie w odwrotnej kolejności wprowadza się dochody i wydatki przedsiębiorstwa, a także inwestycje lub inwestycje ze źródeł zewnętrznych lub wewnętrznych. Wszystkie przepływy środków są rejestrowane na określonych rachunkach, które są zapisywane w tabeli mającej dwie odpowiadające sobie strony.

Nie trudno się domyślić, że jego boki to debet lub pokwitowanie, co pociąga za sobą zapis w innej linii zwanej kredytem lub wydatkiem, w której rejestrowane są długi, zakupione towary lub otrzymane środki. Dosłowne tłumaczenie tych nazw jest następujące: debet - „musi”, kredyt - „uważa”.

System ten jest szeroko rozpowszechniony i doskonale funkcjonuje od ponad pół tysiąclecia. Techniki postępują i rozwijają się, ale podstawa pozostaje stara i sprawdzona: akt przedsiębiorstwa, firmy lub innej instytucji wymagający raportowania ma dwa zapisy otrzymania i wydatkowania środków.

Wybór pracownika na stanowisko księgowego

Prowadzenie ksiąg rachunkowych wymaga od pracownika następujących wymagań:

Uwaga. Najmniejszy błąd może kosztować firmę mnóstwo pieniędzy.
Poziom wiedzy i doświadczenia zawodowego. Bardzo rzadko zdarza się, aby niedoświadczony specjalista mógł pokazać się w dobrym świetle, chociaż zdarzają się wyjątki. Wystarczy trochę doświadczenia zawodowego, ale do produktywnej pracy wystarczy zrozumienie podstaw rachunkowości.
Rekomendacje z poprzednich miejsc pracy. Często na podstawie tych danych można sporządzić systematyczny portret pracownika i zrozumieć, czy jest on odpowiedni, czy nie. Być może niektóre rekomendacje wzbudzą podejrzenia lub wręcz przeciwnie, popchną Cię do podjęcia decyzji o zatrudnieniu tej osoby.
Edukacja. Niewiele osób patrzy na kwalifikacje specjalisty, jednak jest to istotne przy ubieganiu się o pracę.
Odporność na stres. Praca księgowego wiąże się z wieloma stresującymi sytuacjami, na przykład raportowaniem, audytami, niezadowoleniem z pracowników i kierownictwa i tak dalej.
Wytrwałość. Praca wiąże się z różnymi obliczeniami i wieloma operacjami na liczbach, więc będziesz potrzebować na nich pełnej koncentracji.

Kolejnym wymogiem jest pełna zaufania relacja z księgowym, jednak ta przychodzi dopiero z czasem i po sporządzeniu raportów rocznych, kwartalnych i miesięcznych.

Długoletnia praca księgowego jest podstawą sukcesu i dobrobytu przedsiębiorstwa, ponieważ będzie on świadomy wszystkich spraw i z łatwością będzie mógł wyjść z każdej aktualnej sytuacji. Wzajemne zrozumienie menedżera i księgowego jest kluczem do sukcesu każdego biznesu. Potrafi zasugerować wyjścia z sytuacji kryzysowej, wskazać, gdzie firma ma problemy i gdzie wszystko jest w porządku, a także zaplanować dalszą pracę na próg rentowności, przeliczając wszystko co do grosza. Dlatego warto zatrudnić pracownika, z którym będzie łatwo, z pełnym zaufaniem, a który jasnymi i przystępnymi słowami wyjaśni wszystko, co dzieje się w sprawach finansowych.

Istota pracy głównego księgowego

Główny księgowy podlega bezpośrednio kierownikowi. Główne obowiązki na stanowisku pracy są następujące:

utrzymanie integralności majątku;
kontrola wszystkich przepływów finansowych;
przestrzeganie racjonalności i oszczędności w korzystaniu z zasobów;
opracowywanie strategii, które doprowadzą do zwiększenia zysków.

Główny księgowy ma w przedsiębiorstwie własną służbę, którą jest dział księgowości. Nie należy do żadnego z istniejących działów.

Na stanowisko głównego księgowego wymagane jest wykształcenie wyższe ekonomiczne oraz 10-letni staż pracy w księgowości. W czasie urlopu czy zwolnienia lekarskiego jego obowiązki pełni zastępca głównego księgowego, który ma te same uprawnienia, ale jest też odpowiedzialny za ewentualne błędy popełnione w swojej pracy. Jeżeli zastępca jest również nieobecny, wówczas na polecenie dyrektora przedsiębiorstwa wyznacza się osobę odpowiedzialną, która tymczasowo przejmuje obowiązki, prawa i ponosi odpowiedzialność wraz z głównym księgowym.

Przy powoływaniu i zwalnianiu stanowiska należy dokonać dokładnych kontroli, aby nie przerzucić odpowiedzialności poprzedniego pracownika na nowego, a odchodzący nie pozostawił po sobie resztek. Dane sporządzane są w formie raportu, który obejmuje także sprawdzenie księgowości przedsiębiorstwa oraz wszelkich innych sprawozdań składanych przez przedsiębiorstwo. Dopiero po całkowitym sprawdzeniu i podsumowaniu jego wyników dokument zostaje podpisany przez dyrektora przedsiębiorstwa, tym samym go zatwierdzając. I dopiero po tym może nastąpić powołanie lub rezygnacja głównego księgowego.

Warto zauważyć, że pomimo pracy z przepływami finansowymi pracownikom księgowości nie przypisuje się odpowiedzialności finansowej za aktywa materialne i środki pieniężne zgodnie z opisem stanowiska.

Struktura rachunkowości jako całości

Wszystkie rodzaje działalności finansowej mają własnego księgowego, główne pozycje są następujące:

Główny księgowy;
asystent głównego księgowego;
urzędnik ds. płac;
kasjer księgowy;
audytor księgowy;
księgowy środków trwałych itp.

Ta lista nie jest kompletna, ale wyróżniono tutaj najbardziej podstawowych i typowych pracowników księgowych.

Podstawowe prawa i obowiązki każdego z nich są absolutnie takie same:

Prowadzenie księgowości i działalności gospodarczej, w tym kontrola środków trwałych i kosztów, monitorowanie sprzedaży i produkcji, zapobieganie krytycznym sytuacjom finansowym w przedsiębiorstwie.
Kontrola dokumentacji pochodzącej bezpośrednio z produkcji i sprawdzanie jej z danymi rzeczywistymi.
Refleksja według transakcji na rachunkach księgowych, które są bezpośrednio związane ze środkami trwałymi, zapasami materiałów do produkcji i gotówką.
Sporządzanie raportów i kalkulacji kosztów wytworzonych produktów i świadczonych usług. Podczas tego procesu identyfikacja możliwych miejsc generowania strat i niepotrzebnych kosztów.
Analiza ekonomiczna produkcji, w której podstawą są standardy międzybranżowe, a do standardów kosztów produkcji wprowadzane są dostosowania.
Sporządzanie raportów i przygotowywanie niezbędnych do tego dokumentów.

Dodatkowo pracownicy księgowi tworzą i utrzymują bazę danych służącą do przechowywania informacji finansowych oraz przygotowują dokumenty do raportowania.

Do obowiązków pracowników księgowości należy bezpośredni nadzór i kontrola nad funkcjonowaniem przedsiębiorstwa. To oni dbają o to, aby parametry pracy w relacji ilość-jakość nie wykraczały poza dostępne limity oraz dotrzymanie zaplanowanych wskaźników w produkcji i handlu.

Do głównych funkcji księgowego należy zapewnienie prawidłowego i terminowego rozliczania wszystkiego, co dzieje się w przedsiębiorstwie.

Rachunkowość prowadzona jest w formie dokumentacyjnych sprawozdań z wykonanych operacji. To także księgowemu powierzone są takie obowiązki jak przekazywanie podatków, różnorodnych płatności, rejestrowanie bieżących transakcji finansowych, kredytowych czy rozliczeniowych.

Dawno, dawno temu mężczyzna był żywicielem rodziny, a kobieta zapewniała komfort w domu i wychowywała dzieci. Teraz wiele się zmieniło: kobieta pracuje na równi z mężczyzną, ale z jakiegoś powodu obowiązki domowe po ciężkim dniu, jakoś sprzątanie, gotowanie, zmywanie naczyń, prasowanie (nie bierzemy pod uwagę prania, jest pralka za to) pozostał na ramionach delikatnych kobiet. Niesprawiedliwe!

Mężczyźni wymyślili wymówkę - to obowiązki kobiet. Ale gdzie to jest napisane? Czym zatem są mężczyźni? Jeśli człowiek nie potrafi naprawić i wymienić armatury wodno-kanalizacyjnej, dokonać naprawy i powiesić półki, to co on w ogóle będzie robił w domu? KHOCHU.ua postanowiła zająć się tym problemem i spróbować pomóc Ci w podziale obowiązków domowych, tak aby nie były one przyczyną kłótni i kłopotów.

OMÓW SYTUACJĘ

Zbierz rodzinę na naradę i zapytaj, kto chciałby co robić w domu. Odpowiedzi „Nic!”, „Dasz sobie radę ze wszystkim” nie są akceptowane. Nie dołączyłaś do grona zdesperowanych gospodyń domowych, które muszą pracować jak koń pociągowy na dwie zmiany (w pracy i w domu), masz też prawo do odpoczynku. Na przykład ten, który wrócił z pracy, pierwszy gotuje obiad (lub zaczyna to robić), ten, który nie gotował (śniadania, obiadu, kolacji) zmywa naczynia, ten, który robi to lepiej, prasuje ubrania, lub wszyscy ma swoje ubrania.

Oboje powinni też sprzątać w domu – ktoś wyciera kurz, ktoś myje podłogi, ktoś odkurza. Jeśli są dzieci, zaangażuj je. Jeśli jedno z małżonków jest bardzo zmęczone w pracy, pozwólmy mu przejąć obowiązki związane z lekkimi obowiązkami domowymi – wyprowadzić psa, wyrzucić śmieci, odebrać dziecko z przedszkola. Możesz sporządzić listę obowiązków. Będziesz zaskoczony, ale to, co jedna osoba spędza cały dzień, dwie lub trzy osoby mogą zrobić łatwo i szybko w ciągu kilku godzin.

Aby domownicy nie uchylali się od obowiązków, powieś w widocznym miejscu harmonogram pracy i zaznacz, kto co już zrobił.

DYSKREDYTACJA PŁCI

Powiedz jej wyraźne „NIE!” I niech mężczyzna syczy i wygłasza średniowieczne argumenty w stylu: „Ale wcześniej kobieta orała pole i rodziła tam dzieci, utrzymywała dom w czystości, karmiła bydło i bla, bla, bla… .”. A jeszcze wcześniej wziął pałkę, uderzył go w głowę, zaciągnął za włosy do jaskini i kazał pilnować ognia. Wróćmy więc do prymitywnego systemu?

Jeśli ci się to nie podoba, powiedz mężczyźnie „SHA”. Raz w miesiącu trzeba wymieniać żarówkę, jeszcze rzadziej wieszać półkę, ale jeść codziennie i więcej niż raz, raz w tygodniu (czasami częściej) trzeba sprzątać mieszkanie, trzeba też sprzątaj codziennie. I nie powinieneś kierować się opiniami otaczających cię kobiet - mogą one wziąć na siebie wszelkie obowiązki domowe, jeśli chcą.

ZAANGAŻOWANE DZIECI

Koniecznie! Od dzieciństwa łatwiej zaszczepić w dziecku chęć czystości, odpowiedzialności i potrzebę pomagania. Jeśli tego nie zrobisz, dziecko wyrośnie na leniwe i będzie mrugać oczami ze zdziwienia, gdy poprosisz go o umycie naczyń. A po oddaleniu się od ciebie będzie czekać, aż przyjdzie jej matka i uporządkuje wszystko w mieszkaniu. Nawet najmniejsze dziecko jest w stanie odłożyć zabawki, sprzątnąć naczynia ze stołu, wrzucić brudne ubrania do kosza na pranie i pościelić łóżko.

Nastoletnie dzieci bez problemu mogą udać się do sklepu spożywczego, wyrzucić śmieci, umyć naczynia, odkurzyć i całkowicie posprzątać swój pokój.

Nie odbieraj dziecku miotły ani gąbki do mycia naczyń, gdy chce Ci pomóc – w ten sposób na zawsze zniechęcisz go do pomagania w domu.

WDZIĘCZNOŚĆ

Każdy plan ma pewne korekty – nie da się wszystkiego przewidzieć. Czasami możesz się poddać. Na przykład, jeśli Twój mąż lub dzieci zapomniały (nie miały czasu) umyć naczyń, umyj je samodzielnie. Ale nie powinieneś zamieniać tego w nawyk – szybko przyzwyczajasz się do dobrych rzeczy. Zanim zdążysz ponownie zająć się jakimkolwiek zadaniem, Twoja szyja ponownie ugrzęźnie w rutynowych obowiązkach domowych. Trochę dobrego. Można zrozumieć, kiedy dzieci przygotowywały się do trudnego sprawdzianu z matematyki, a mąż wracał z pracy zmęczony i skazany na zagładę. Ale kiedy sabotaż ma na celu konkretnie wpędzenie cię z powrotem w niewolę domową... Nie, przepraszam. Wszystko trzeba robić z umiarem.

Kiedy stopniowo spadają na Ciebie czyjeś obowiązki, przestań je wypełniać.

Moja córka nie umyła naczyń podczas lunchu, a wieczorem będzie jeść z brudnego talerza. Jeśli nie chce, to umyje i zrozumie. Mój mąż nie odwiesił dżinsów i koszul po praniu – do pracy pójdzie wilgotny i pognieciony.

JAK ROZŁOŻYĆ OBOWIĄZKI W DOMU, JEŚLI MASZ MAŁE DZIECKO

Tutaj zaczyna się zabawa. Ojcowie myślą, że kobieta będąc na urlopie macierzyńskim nic nie robi. Ochładza się, żyje dla własnej przyjemności i odpoczywa. A biedak cały dzień siedzi w pracy i ciężko pracuje. Po pierwsze, osoba, której praca bezpośrednio wiąże się z ciężką pracą fizyczną (śpiarz, ładowacz, mechanik, spawacz, strażak, mechanik samochodowy itp.) może ciężko pracować, ale siedzenie w biurze i patrzenie w monitor komputera nie jest ciężką pracą, ale po prostu nudne, monotonne i żmudne. A kiedy taki pracownik biurowy wraca do domu, i tak mówi: „Jestem zmęczony w pracy”. Nie proszę pana. Czym on jest zmęczony – siedzeniem na fotelu, opowiadaniem dowcipów w palarni, piciem herbaty, siedzeniem przy stoliku do kawy, graniem w pasjansa i okazjonalną pracą?

Odsiedzenie urlopu macierzyńskiego nie oznacza „siedzenia”. Można się w nim bawić, karmić, raczkować, namawiać, uśpić, płakać, gotować, myć, głaskać, nosić ciężkie dziecko, ale nie siedzieć. Ale mężczyźni tego nie rozumieją. Przy przenośniku praktycznie nie da się stanąć; trzeba też odpocząć. Małżonek może także wykonywać część obowiązków domowych, mimo że niemal cały dzień spędza w pracy. Nie załamie się, jeśli wracając z pracy wpadnie na zakupy i kupi wszystko z listy? Wrzucanie rzeczy również nie jest trudnym zadaniem. Każdy, kto wychodzi do pracy, może wyrzucić śmieci. A wieczorny spacer z wózkiem, podczas którego spokojnie gotujesz obiad lub prasujesz koszule, to bułka z masłem. Jeśli mężczyzna umie gotować, może wziąć na siebie tę odpowiedzialność przynajmniej w weekendy.

Tak, niektórzy mężczyźni zaczynają spekulować stwierdzeniem: „Ja wspieram ciebie i nasze dziecko, a ty siedzisz w domu i nie zarabiasz!”. Zaoferuj mu dom, a pójdziesz do pracy (oczywiście, jeśli zarabiasz mniej więcej tyle samo). Dlaczego nie? Prawo stanowi nawet, że z urlopu rodzicielskiego może skorzystać każdy z małżonków. O co chodzi? Dlaczego powinieneś odmawiać widywania się z innymi ludźmi na rzecz obowiązków domowych? Poza tym nie zostałeś zatrudniony jako jego gospodyni, a jeśli zostałeś zatrudniony, każda praca musi być opłacona.

Jeśli mężczyzna wypowie takie zdanie, wystaw mu fakturę - za sprzątanie mieszkania, za usługi niani, za gotowanie i wypełnianie obowiązków małżeńskich.

Dlaczego nie? Może powie, że nie pracujesz, może wtedy zrozumie.

Dwa podejścia do tworzenia działu dokumentacji zarządczej. Jak określić wielkość przepływu dokumentów i dynamikę jego wzrostu? Dostosowanie liczby personelu przedszkolnej placówki oświatowej do standardów. Podział funkcji pomiędzy pracownikami. Planowanie wymienności pracowników

Kluczem do w pełni funkcjonującej usługi wsparcia dokumentacji zarządzania firmą jest prawidłowa organizacja działu i kompetentny podział obowiązków pomiędzy jego pracownikami. W artykule omówiono podejścia do analizy i rewizji funkcji pełnionych przez obsługę przedszkolnej placówki oświatowej, ustalania liczby personelu poprzez obliczenia, podziału zadań i organizowania wymienności pracowników usług, zarówno ogólnie, jak i na przykładzie spółki warunkowej.

Jewgienija Kożanowa,

ekspert w zakresie zarządzania biurem i archiwizacji

Tradycyjnie istnieją dwa podejścia do tworzenia działu dokumentacji zarządczej.

Pierwszy- gdy dział jest zaplanowany z wyprzedzeniem, a ilość i funkcjonalność pracowników są opracowywane przed utworzeniem działu, opisy stanowisk pracy są opracowywane. Ale takie podejście jest rzadkie, nie mówiąc już o tym, że menadżer projektując stanowiska nie jest odporny na błędy, których korekta w gotowym dziale zawsze wymaga dużo wysiłku, czasu i pieniędzy.

Drugi podejście jest znacznie bardziej powszechne: tutaj dział rozwija się spontanicznie, często „wyrastając” z jednego sekretarza. Firma nie stoi w miejscu i pewnego dnia sekretarka nie jest już w stanie poradzić sobie z natłokiem pracy. Następnie zatrudniany jest urzędnik, który przejmuje część jego funkcji. Po pewnym czasie w firmie pojawia się kolejny urzędnik, potem kolejny... Wadą takiego podejścia do tworzenia biura jest to, że funkcje pomiędzy pracownikami działów są nierównomiernie rozłożone, często nakładają się na siebie, a czasami trudno określić, kto jest odpowiedzialny za jaki obszar pracy. Nie można nie zgodzić się, że w zdecydowanej większości przedsiębiorstw w ten sposób powstają działy.

Tymczasem można obliczyć liczbę pracowników obsługi przedszkolnej placówki oświatowej i rozkład funkcji, który opiera się po pierwsze na liczbie procesów biurowych i wielkości przepływu dokumentów w firmie, a po drugie na czasie spędzonym na taką czy inną akcję.

Pracę nad przydzieleniem obowiązków najlepiej wykonywać etapami, dzieląc cały proces na pięć kroków:

Krok 1 – Określ procesy biurowe stosowane w organizacji.

Krok 2 – określenie wielkości przepływu dokumentów i dynamiki jego wzrostu.

Krok 3 - dostosowanie liczby personelu przedszkolnej placówki oświatowej do standardów.

Krok 4 – podział funkcji pomiędzy pracownikami.

Krok 5 – planowanie wymienności pracowników.

Określ procesy biurowe stosowane w organizacji

Należy zacząć od przedstawienia ogólnego zakresu zadań działu wychowania przedszkolnego. Jakie dokładnie funkcje pełnią jego pracownicy? W tym miejscu warto zastanowić się, jakich procesów biurowych w firmie nie wykonuje się, a których wyraźnie brakuje, a także które są zbędne i można je wyeliminować.

Wyniki badania można podsumować w prostej tabeli. Weźmy na przykład najbardziej podstawowe procesy:

		Notatka
Proces	Kto występuje	Notatka
Przyjmowanie i wstępne rozpatrywanie napływających dokumentów	Urzędnik
Rejestracja dokumentów przychodzących	Sekretarz, urzędnik
Rejestracja dokumentów wychodzących	Sekretarz, urzędnik	W zależności od obciążenia pracą pracownika
Rejestracja dokumentów wewnętrznych	Sekretarz, urzędnik	W zależności od obciążenia pracą pracownika
Przekazanie dokumentów do podpisu menadżerowi	Sekretarz
Przesyłanie dokumentów do realizacji	Sekretarz
Kontrola wykonania dokumentu	Sekretarz
Organizacja przechowywania dokumentów	Urzędnik
Opracowanie listy spraw	Urzędnik, sekretarz	Współpraca
Kopiowanie i powielanie działa	Sekretarz
Przesyłanie dokumentów pocztą	Urzędnik
Przesyłanie dokumentów faksem	Sekretarz

Jak widać na przykładzie, w biurze naszej hipotetycznej organizacji pracują sekretarka i urzędnik. Większość funkcji jest między nimi podzielona, z wyjątkiem rejestracji dokumentów i opracowywania nazewnictwa spraw. Oczywiście takie podejście do rejestracji jest błędne, trudne do kontrolowania i niewygodne zarówno dla samych specjalistów, jak i dla ich kolegów-wykonawców. Ten problem powinien zostać naprawiony w przyszłości.

Powiedzmy, że wymienione procesy organizacyjne nie wystarczą. Menedżer chce dodać do nich jeszcze kilka:

Proces	Racjonalne uzasadnienie
Opracowanie, wdrożenie i utrzymanie grafiku i albumu ujednoliconych formularzy dokumentów	Istotne w związku ze zniesieniem obowiązku stosowania ujednoliconych formularzy dokumentów i nałożeniem na kierownika organizacji obowiązku zatwierdzania formularzy podstawowych dokumentów księgowych*
Opracowywanie i wdrażanie lokalnych przepisów regulujących procesy pracy biurowej	Brak regulacji prowadzi do braku jednolitości w realizacji procesów, sytuacji kontrowersyjnych i konfliktów z wykonawcami
Kontrola realizacji dokumentów wychodzących	Kontrahenci często błędnie wypełniają dane dokumentów wychodzących, a także popełniają błędy gramatyczne w tekście, co negatywnie wpływa na wizerunek firmy
Kontrola realizacji dokumentów przekazywanych do podpisu przełożonemu	Menedżer spędza dodatkowy czas na sprawdzaniu jakości dokumentów. W przypadku nieprawidłowego wykonania dokument zostaje zwrócony wykonawcy do sprawdzenia. Wprowadzenie kontroli dokumentów pozwoli zaoszczędzić czas kierownika i wykonawcy

Ostatecznie menedżer decyduje się wyłączyć z listy istniejących procesów pracy biurowej przesyłanie dokumentów faksem, a także tworzenie kopii niewymagających uwierzytelnienia i przypisać te funkcje wykonawcom.

Naszym zadaniem jest więc rozdzielenie wśród pracowników biura fikcyjnej firmy następujących funkcji:

1. Przyjmowanie i wstępne rozpatrywanie napływających dokumentów.

2. Rejestracja dokumentów przychodzących.

3. Kontrola realizacji dokumentów wychodzących.

4. Rejestracja dokumentów wychodzących.

5. Przesyłanie dokumentów pocztą.

6. Rejestracja dokumentów wewnętrznych.

7. Kontrola wykonania dokumentów przekazanych do podpisu kierownikowi.

8. Przekazanie dokumentów do podpisu menadżerowi.

10. Kontrola wykonania dokumentów.

11. Poświadczenie kopii dokumentów.

12. Opracowanie wykazu spraw.

13. Organizacja przechowywania dokumentów.

14. Opracowanie, wdrożenie i utrzymanie grafiku i albumu ujednoliconych formularzy dokumentów.

15. Opracowanie i wdrożenie lokalnych przepisów regulujących procesy biurowe.

* Patrz: art. 9 ustawy federalnej z dnia 6 grudnia 2011 r. nr 402-FZ „O rachunkowości”, która weszła w życie 1 stycznia 2013 r.

Określenie wolumenu przepływu dokumentów i dynamiki jego wzrostu

Po zidentyfikowaniu wszystkich procesów związanych z dokumentacją istotnych dla danej organizacji należy określić ilość dokumentów dla każdego z nich.

Typ dokumentu	Ilość
Typ dokumentu
Przychodzące listy
Wychodzące e-maile
Notatki biurowe
Zamówienia ORD
Traktaty
Razem zarejestrowani

Dostosowanie liczby personelu przedszkolnej placówki oświatowej do standardów

Tradycyjnie proponuje się dwie metody obliczania liczby pracowników oddziału przedszkolnego. Pierwsza, opracowana przez Instytut Badań Pracy, jest prostsza i określa optymalną liczbę pracowników w zależności od wielkości przepływu dokumentów i liczby wykonawców.

Obliczmy liczbę pracowników oddziału przedszkolnego placówki oświatowej w firmie, korzystając ze wzoru:

0,00016 x gł. 0,98 x szer. 0,1,

gdzie 0,00016 jest stałym współczynnikiem odzwierciedlającym średni poziom produktywności pracy pracowników biurowych,

D to obliczony przez nas powyżej wolumen przepływu dokumentów,

P to liczba pracowników organizacji.

Powiedzmy, że P = 100, a następnie:

0,00016 x 13270 0,98 x 100 0,1 = 0,00016 x 10975 x 1,6 = 2,8.

Zatem przy istniejącym wolumenie przepływu dokumentów liczba pracowników działu przedszkolnej placówki oświatowej spółki warunkowej wynosi trzy osoby.

Druga metodologia jest określona w Międzybranżowych zintegrowanych standardach czasu pracy nad dokumentacją wsparcia zarządzania (zatwierdzoną uchwałą Ministerstwa Pracy Rosji z dnia 25 listopada 1994 r. Nr 72) i uzależnia liczbę personelu w dziale od standardy czasu wymagane do wykonania jednej operacji. Normy czasowe można znaleźć także w następujących dokumentach:

Standardy czasowe pracy nad dokumentacją wsparcia struktur zarządczych federalnych władz wykonawczych (zatwierdzone uchwałą Ministerstwa Pracy i Rozwoju Społecznego Federacji Rosyjskiej z dnia 26 marca 2002 r. nr 23);

Standardy czasowe prac nad zautomatyzowaną technologią archiwizacji i wspomagania dokumentacji dla kadry zarządzającej (zatwierdzone uchwałą Ministra

Pracy Federacji Rosyjskiej z dnia 10 września 1993 r. nr 152).

Oczywiście standardy czasu poświęcanego na czynności urzędowe sugerowane przez wymienione dokumenty są bardzo przeciętne, dlatego nie należy ich bezmyślnie przestrzegać. Ten sam proces w jednej organizacji może zająć 2 minuty, a w innej 10 minut. Poza tym dokumenty te mają już sporo lat, a technologie obsługi biur w tym czasie uległy znaczącym zmianom. Dlatego projektując funkcjonalność pracowniczą nie można obejść się bez własnych badań.

Jeżeli faktycznie w dziale pracuje więcej osób niż obliczono, warto zwrócić uwagę na obciążenie pracą każdej z nich. W analizie tego czynnika pomocne będą takie metody badawcze, jak fotografia dnia pracy; nie należy pomijać chwilowych obserwacji. Być może obciążenie pracą jest nierównomiernie rozłożone między pracowników lub po prostu nie ma wystarczającej ilości pracy dla wszystkich (tak się też dzieje). Tak czy inaczej, aby nie stracić ludzi, wydział będzie musiał zadbać o poszerzenie zakresu swoich obowiązków.

Podział funkcji pomiędzy pracownikami

Rozpoczynając podział funkcji pomiędzy pracownikami działu, należy wziąć pod uwagę ich kwalifikacje, doświadczenie, zdolności i umiejętności, a także znajomość tradycji biznesowych konkretnej firmy. Nie zapominajmy też, że obsługa placówki wychowania przedszkolnego może być „rozproszona” po całej organizacji: obejmują ją sekretarki, których miejsce znajduje się w recepcji kierownika, a nie w biurze. Pod tym względem specyfika pracy urzędnika i sekretarza będzie znacznie się różnić, co również należy wziąć pod uwagę.

Na przykład, jeśli sekretarz często jest nieobecny na polecenie dyrektora, nie należy delegować mu funkcji przyjmowania i rejestrowania dokumentów - w końcu tę pracę trzeba wykonywać tu i teraz. Ale sekretarz może przejąć cały system kontroli nad wykonaniem dokumentów, skracając w ten sposób drogę dokumentu od dyrektora do wykonawcy.

Wróćmy do naszego przykładu. Zatem zgodnie ze standardami trzy osoby muszą pracować w placówce przedszkolnej organizacji warunkowej. Mamy już dwójkę – sekretarkę i urzędniczkę.

Wskazane jest przekazanie sekretarzowi:

kontrola wykonania dokumentów przekazywanych do podpisu kierownikowi;

złożenie dokumentów do podpisu kierownikowi;

wysyłanie dokumentów do realizacji;

kontrola nad realizacją dokumentów.

Cała ta działalność polega na współpracy z reżyserem i wykonawcami powołanymi przez reżysera. Ponadto zadania te nie wymagają natychmiastowej realizacji, a sekretarz będzie mógł sam zaplanować swój dzień, zostawiając czas na przyjmowanie gości, organizowanie spotkań, wykonywanie poleceń przełożonego i inne obowiązki niezwiązane bezpośrednio z pracą biurową.

Osoba zatrudniona będzie odpowiedzialna za następujące procesy:

przyjmowanie i wstępna weryfikacja napływających dokumentów;

rejestracja dokumentów przychodzących;

kontrola realizacji dokumentów wychodzących;

rejestracja dokumentów wychodzących;

wysyłanie dokumentów pocztą;

rejestracja dokumentów wewnętrznych;

poświadczenie kopii dokumentów.

Tym samym trzeci pracownik działu będzie pełnił następujące funkcje:

opracowanie listy spraw;

organizacja przechowywania dokumentów;

opracowywanie, wdrażanie i utrzymywanie grafiku i albumu ujednoliconych formularzy dokumentów;

opracowywanie i wdrażanie lokalnych przepisów regulujących procesy pracy biurowej.

Notatka!

Nie wolno nam zapominać, że wypełnianie obowiązków nieobecnego pracownika jest działalnością zarobkową regulowaną przez Kodeks Pracy. Zgodnie z art. 151 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej wymagana jest za to dodatkowa opłata, której wysokość ustalana jest za zgodą stron.

Oczywiście praca ta wymaga szczególnej wiedzy i doświadczenia. Na tej podstawie menedżer musi opracować profil stanowiska, określić kompetencje przyszłego pracownika, zainicjować zmiany w tabeli personelu i rozpocząć proces doboru personelu.

Planowanie wymienności pracowników

Przy podziale zadań pomiędzy pracownikami działu zdecydowanie warto pomyśleć o wymienności pracowników w przypadku podróży służbowej, urlopu czy zwolnienia lekarskiego któregokolwiek z nich. W przypadku nieobecności każdego pracownika w pracy jego obowiązki przejmują koledzy z działu. Niekoniecznie w całości: być może rozwiązane zostaną tylko zadania operacyjne, ale nie powinno być przestojów. Idealnie byłoby, gdyby każdy pracownik wiedział dokładnie, kto i w jakim zakresie w sytuacji awaryjnej tymczasowo przejmie obowiązki nieobecnego.

Na tym nie kończy się praca nad podziałem obowiązków pomiędzy pracownikami przedszkolnej placówki oświatowej. Przez jakiś czas po objęciu obowiązków zreorganizowanego działu należy go uważnie monitorować: czy wszystko zostało wzięte pod uwagę, czy nie ma żadnych nadużyć, czy okazało się, że jeden z pracowników jest „zaszyty”, a drugi ma całkowity przestój . Ponadto wraz z rozwojem firmy wzrasta również wolumen pracy biurowej, na co również należy monitorować i reagować w odpowiednim czasie, dostosowując funkcjonalność i liczbę pracowników.

Podział obowiązków to jedna z najtrudniejszych umiejętności właściciela czy menadżera. Niektórzy ludzie nigdy się tego nie nauczą. Zagłębiają się we wszystkie szczegóły i udają się do wczesnego grobu. Inni werbalnie się zgadzają, ale w rzeczywistości chwytają wszystko sami.

W małych firmach dość trudno jest oddać komuś pracę, odpowiedzialność i władzę, bo to oznacza to<кто-то>zadecyduje, jak wydać pieniądze właściciela. Trzeba dać taką część władzy, żeby wszystko się rozwijało, asystenci wykazali inicjatywę, a przedsiębiorstwo działało pod twoją nieobecność.

Teoretycznie zasady podziału pracy są takie same niezależnie od tego, czy masz 25 pracowników i jednego menedżera, czy 200 pracowników i kilku menedżerów. Jednak wprowadzenie tych zasad w życie jest dość trudne.

Podział obowiązków to prawdopodobnie najtrudniejsza rzecz, której musi się nauczyć właściciel firmy. Niektórzy ludzie nigdy się tego nie nauczą. Zagłębiają się we wszystkie szczegóły i udają się do wczesnego grobu. Inni werbalnie się zgadzają, ale w rzeczywistości chwytają wszystko sami. Chcą zrzucić na menedżerów odpowiedzialność, ale nie dają żadnej władzy.

Ile mocy?

Moc to paliwo napędzające samochód, gdy delegujesz zadania i obowiązki. Nasuwa się pytanie:<в какой степени вы позволите чужому человеку принимать решения, которые касаются ваших собственных денег?>.

Odpowiedź na to pytanie nie jest łatwa. Czasami właściciel firmy musi rozwiązać ten problem w sposób rutynowy, tak jak zrobił to Tom Brother. Był tak dumny z tego, że jest najważniejszy, że nie mógł oddać części swoich obowiązków innemu. Spróbował, ale ku swojemu rozczarowaniu stwierdził, że wynik go nie satysfakcjonuje.

Któregoś dnia, wracając z krótkiej podróży służbowej, Tom wszedł do swojego biura, ale od razu wyskoczył, potrząsając stosem oświadczeń.<Кто подписал документ на выплату сверхурочных, пока меня не было?>, krzyknął.<Я>, - odpowiedział kierownik działu produkcji.

Widząc, że wszystkie głowy zwróciły się w stronę krzyku, Tom obniżył ton rozmowy. Zaprowadził do biura kierownika działu produkcyjnego.

Odbyła się tam następująca rozmowa:

Odważysz się zgodzić na nadgodziny. To nadal moja firma i to ja decyduję, za jakie nadgodziny płacić, a czego nie! Doskonale wiesz, że cena nie uwzględnia nadgodzin.

Tak, ale powiedziałeś, że całkowicie odpowiadam za produkcję. Kazałeś mi w żadnym wypadku nie zakłócać dostaw.

Prawidłowy. Rzeczywiście pamiętam, że pisałem Ci o kilku zamówieniach jeszcze przed wyjazdem z miasta.

Dobrze, że pamiętasz. A z jednym z nich, tym dużym, mieliśmy opóźnienie, więc podpisałem kontrakt w godzinach nadliczbowych.

Tak, prawdopodobnie zrobiłbym to samo. Ale na przyszłość zgódźmy się od razu. Od teraz akceptuję wszystkie nadgodziny.

Następnie Tom zebrał szefów pozostałych działów, w tym agenta zakupów i menedżera. biuro. Opowiedział im, co się stało i wyjaśnił, że nie powinni podejmować decyzji, które zwiększałyby koszty ogólne. Tylko on aprobuje takie decyzje – podkreślił Tom. To jego firma i to on zbankrutuje, jeśli koszty pochłoną zyski.

A jednak, nawet jeśli skutecznie zarządzasz swoją firmą, nadal będziesz musiał przekazać część obowiązków komuś innemu. Która część jest ustalana w każdym konkretnym przypadku.

Musisz dać przynajmniej taką część mocy, aby:

wszystko szło dobrze;
asystenci wykazali inicjatywę;
a przedsiębiorstwo pracowało pod twoją nieobecność.

Komu mam to dać?

Podział odpowiedzialności nie oznacza po prostu mówienia asystentom:<Ребята, теперь вы все - начальники>. Osoby, którym delegujesz władzę i odpowiedzialność, muszą rozumieć szczegóły techniczne powierzonego im zadania. Przygotowanie techniczne to jednak nie wszystko.

Ponadto osoba obejmująca odpowiedzialne stanowisko musi być menadżerem lub posiadać odpowiednie kwalifikacje. Do głównych obowiązków menedżera należy planowanie, zarządzanie i koordynowanie pracy innych.

Menedżer musi mieć trzech<И>- inicjatywa, zainteresowanie i pomysłowość. Kierownik działu musi być na tyle niezależny, aby rozpocząć pracę i utrzymać jej normalny tok. Menedżer nie musi na przykład rozkazywać, aby wszyscy jego podwładni przychodzili punktualnie do pracy.

Należy również wziąć pod uwagę cechy osobiste. Lider musi mieć silną wolę, aby w razie potrzeby pokonać opór. Musi też być na tyle dumny, że ma dobrą opinię. Ale nie na tyle, aby wywołać wrogość ze strony innych pracowników.

Wyjaśnij podział obowiązków

Rozsądni ludzie zazwyczaj chcą wiedzieć, za co będą odpowiedzialni. Na przykładzie Charlesa Wileya zobaczmy, jak wyjaśnia im to właściciel przedsiębiorstwa. Zaczął od stworzenia struktury hierarchicznej. Swoją małą firmę podzielił na działy – dział produkcyjny, dział sprzedaży i część administracyjną.

Dodatkowo pan Wiley i jego asystenci opracowali procedurę realizacji zamówień. Kierownicy działów pomogli zidentyfikować obszary, w których obowiązki się pokrywały lub<висели в воздухе>. Następnie sporządziliśmy szczegółową listę obowiązków na papierze. Dzięki temu każdy kierownik działu znał dokładnie swoje obowiązki i granice swoich kompetencji.

Statut zawierał zarówno listę środków, które szefowie działów mogli podjąć z własnej inicjatywy, jak i listę działań wymagających zgody centrali – samego pana Wileya lub w przypadku jego nieobecności zastępcy dyrektora generalnego.

Pan Wiley przemyślał sytuację, w której mógłby nie być w fabryce. Aby mieć pewność, że wszystko będzie dobrze, mianował kierownika działu produkcji na zastępcę dyrektora generalnego i upoważnił go do rozwiązywania wszelkich bieżących spraw pod nieobecność samego pana Wileya.

Przydzielając obowiązki zadbaj o koordynację pracy działów. Rozważ doświadczenie innej właścicielki małej firmy, Ann Jones. Myślała, że wszystko z nią w porządku, dopóki kierownik sklepu nie poinformował jej, że jest zasypywany pilnymi zamówieniami.

<Я не в состоянии выполнять обещания, которые дал Билл>, – burknął kierownik sklepu. Bill był szefem sprzedaży. Wezwano Billa. On zadeklarował:<Я должен был пообещать выполнить заказ пораньше. Иначе мы бы его вообще не получили>.

Ann rozwiązała problem, zlecając szefom działów uzgadnianie wszystkich przyszłych terminów. Przydzielając każdemu menadżerowi jego obowiązki i odpowiedzialności, należy zadbać o koordynację pracy działów. Tylko w ten sposób zmniejszysz ryzyko pomylenia terminów i będziesz wiedział, kto jest odpowiedzialny za tę czy inną pracę. Dzięki takiemu podziałowi obowiązków każdy menedżer wie, co zrobić, zanim sytuacja wymknie się spod kontroli.

Nie trać kontroli

Jeśli prowadzisz firmę poprzez pośredników, nie powinieneś tracić kontroli nad sytuacją. W tym celu określasz, kto jest odpowiedzialny za poszczególne zadania i sprawdzasz jego pracę.

Zarządzając asystentami, musisz trzymać się środka. Nie chcesz angażować się w ich działania na tyle, by przeszkadzać w pracy, ale też nie chcesz oddalać się za bardzo, żeby stracić kontrolę nad tym, co dzieje się we własnej firmie.

Potrzebujesz informacji zwrotnej, aby być na bieżąco. Raporty pomagają uzyskać potrzebne informacje we właściwym czasie. Mogą być dzienne, tygodniowe lub miesięczne, w zależności od tego, jakich informacji potrzebujesz. Każdy kierownik działu może raportować swoje postępy lub ich brak w najdogodniejszych dla siebie jednostkach miary, takich jak pudełka gotowe do wysyłki, kontrakty na terenie czy czas pracy przypadający na pracownika.

Innym sposobem uzyskania informacji są spotkania robocze. Szefowie działów mogą na nich opowiedzieć o swojej pracy, sukcesach i trudnościach.

Pracuj z personelem

Dla właściciela przedsiębiorstwa podział odpowiedzialności nie kończy się wraz z ustanowieniem kontroli nad działalnością menedżerów. Przedsiębiorstwo musi się rozwijać, ale umiejętności zarządzania nie przychodzą same. Musisz uczyć swoich menedżerów.

Dobrą techniką szkoleniową jest mówienie menedżerom, co byś zrobił, będąc na ich miejscu. Ponadto musisz upewnić się, że otrzymali informacje potrzebne do właściwej oceny sytuacji.

Nauczając, musisz zadbać o to, aby przekazać swoje przesłanie słuchaczowi. Czasami słowa nie oddają dokładnie myśli. Zadawaj pytania, aby mieć pewność, że menedżer Cię zrozumiał i zrozumiał prawidłowo. Innymi słowy, podział obowiązków będzie skuteczny tylko wtedy, gdy będziesz mieć dobry kontakt z menadżerem.

A co najważniejsze, słuchaj. Zdarza się, że właściciel firmy tak bardzo daje się ponieść swojej przemowie lub temu, co ma zamiar powiedzieć, że w ogóle nie słucha rozmówcy. Jeśli chcesz, aby Twój uczeń robił postępy, musisz wyjaśnić, dlaczego go uczysz. Jeśli dana osoba zna cel swoich działań, będzie w stanie kierować bardziej inteligentnie.

Daj swoim pracownikom możliwość pracy

Czasami okazuje się, że ugrzęzłeś w mnóstwie drobnych zadań, mimo że zrobiłeś wszystko, aby rozdzielić obowiązki i przekazać część odpowiedzialności swoim menedżerom. Ale zamiast definiować granice kompetencji dla każdego menedżera, opisywać wszystkie obowiązki, monitorować ich realizację i uczyć nowych rzeczy, po prostu nie da się oderwać od rutynowej pracy. Dlaczego?

Zwykle dzieje się tak, ponieważ nie zrobiłeś najważniejszej rzeczy.

Nie mogłeś odsunąć się na bok i spróbować swojego mechanizmu.

Jeśli musisz delegować uprawnienia, musisz także dać menedżerom możliwość pracy na swój własny sposób. Jeśli spróbujesz ocenić menedżerów pod kątem tego, czy potrafią wykonać określone zadanie w taki sam sposób, jak Ty, postawisz firmę w trudnej sytuacji. Musimy oceniać po wynikach, a nie po sposobie ich osiągnięcia.

Każde dwie osoby reagują inaczej w tej samej sytuacji. Bądź przygotowany na to, że pewne rzeczy będziesz musiał zrobić inaczej, niż to robisz. Oczywiście, jeśli menedżer zbytnio odejdzie od podstawowych zasad przedsiębiorstwa, należy go sprowadzić z powrotem na właściwe tory. Nie możesz sobie pozwolić na nieprzewidywalnego dublera.

Musisz także pamiętać, że zmuszając menedżerów do wykonywania pracy poniżej standardów, pozbawiasz ich pewności siebie. Jeśli zaś chodzi o Ciebie, jeśli Twój asystent nie wywiązuje się ze swoich obowiązków i jego niedociągnięć nie da się naprawić, po prostu go zastąp. Jeśli jednak Twój asystent osiąga dobre wyniki, nie obserwuj każdego jego ruchu.