Zapisz książkę w innym formacie pliku. Zapisywanie danych w programie Excel Aby skorzystać z polecenia Zapisz

PDF- został opracowany jako format prezentacji książek i czasopism na komputerach. W życiu codziennym i biznesie najczęściej wykorzystuje się go do tworzenia, że ​​tak powiem, niezmiennych dokumentów. Przykładowo utworzyłeś tabelę z taryfami lub umową i musisz wysłać ją do klienta, aby klient nic tam nie zmieniał, najlepiej zapisać ją w formacie PDF. W końcu możesz łatwo korzystać z Excela, nawet jeśli zabezpieczysz go hasłem.

XML-a— został opracowany jako język wygodny do przetwarzania dokumentów przez programy oraz wygodny i zrozumiały dla osoby do pracy z dokumentem. Można powiedzieć, że jest to format stworzony specjalnie dla Internetu. Bardzo często wymiana pomiędzy dwoma programami odbywa się poprzez tak uniwersalny język. Na przykład automatyczne przesyłanie z Access i ładowanie do 1C.

Pełna lista dostępnych formatów pokazana jest na obrazku:

Jak pokazano wcześniej, aby zapisać Excela do formatu PDF należy wejść do menu i wybrać Zapisz jako - następnie wybrać PDF lub XPS (na pierwszym obrazku).

XPS to także specjalny format służący do ochrony zawartości dokumentu, można by powiedzieć, elektronicznej kartki papieru.

Excel do JPEG lub PNG

Nie ma specjalnej funkcji zapisywania formatu obrazu, ale można to dość łatwo zrobić w systemie Windows.

Po pierwsze, prawie każda klawiatura ma specjalny przycisk Print Screen (zrzut ekranu), znajduje się on na prawo od F12. Najczęściej jest na nim napisane coś w rodzaju PrtScn lub Prt Sc.

Po kliknięciu tego przycisku obraz ekranu zostaje zapisany i można go wkleić w dowolnym miejscu: do listu, do Worda lub do programu Paint. W programie Paint możesz już zapisać go jako JPEG i PNG.

Jeśli chcesz skopiować tylko aktywne okno, naciśnij Alt + PrtScn - opisano bardziej szczegółowo.

Jeszcze łatwiej jest znaleźć program nożyczek (począwszy od Windows 7 jest on wbudowany). Start - wszystkie programy - Dostępne są standardowe nożyczki - teraz możesz wybrać dowolny fragment i natychmiast zapisać go w żądanym formacie obrazu. Wygodny - polecam tym, którzy z niego nie korzystają.

Jeśli masz komputer MAC, naciśnij Shift + Command + 3, aby zrobić zrzut ekranu

Zapisz Excela w formacie XML

Ponownie, jak pokazano na dużym obrazku, kliknij lewym przyciskiem myszy Zapisz jako - wówczas otworzy się okno zapisywania w oknie Typ pliku, poszukaj danych XML (*.xml).

Jeśli podczas zapisywania wystąpi błąd, zapisz w formacie tabeli XML 2003, również na liście. Najczęściej dzieje się tak, ponieważ Dokument XML nie może przyjąć więcej niż 65 tysięcy linii, a format 2003 je obcina!

W większości przypadków prawdopodobnie zapiszesz swoje książki w bieżącym formacie pliku (XLSX). Czasami jednak możesz chcieć zapisać skoroszyt w innym formacie, na przykład we wcześniejszej wersji programu Excel, pliku tekstowym albo pliku PDF lub XPS. Pamiętaj tylko, że za każdym razem, gdy zapiszesz skoroszyt w innym formacie pliku, niektóre jego formatowanie, dane i funkcje mogą nie zostać zapisane.

Lista formatów plików (zwanych także typami plików), które można (ale nie można) otwierać lub zapisywać w programie Excel 2013, znajduje się na końcu tego artykułu.

Konwertowanie skoroszytu programu Excel 97–2003 do bieżącego formatu pliku

Jeśli masz otwarty skoroszyt programu Excel 97–2003, ale nie musisz go przechowywać w tym formacie pliku, po prostu przekonwertuj skoroszyt na bieżący format pliku (XLSX).

W menu Plik Wybierz drużynę Inteligencja.

Naciśnij przycisk Konwertować.

Obsługiwane formaty plików programu Excel

W programie Excel 2013 można otwierać i zapisywać pliki projektów w następujących formatach:

Formaty plików Excela

Formaty plików tekstowych

Notatka: Jeśli zapiszesz skoroszyt w dowolnym formacie tekstowym, całe formatowanie zostanie utracone.

Inne formaty plików

Formaty plików korzystające ze schowka

Jeśli skopiowałeś dane do schowka w jednym z poniższych formatów plików, możesz wkleić je do Excela za pomocą polecenia Wstawić Lub Specjalna wkładka (dom > Schowek > Wstawić).

Formaty plików nie są obsługiwane w programie Excel 2013

Następujące formaty plików nie są już obsługiwane, dlatego nie będzie można otwierać plików w tych formatach ani zapisywać plików w tych formatach.

Aby pracować z danymi skoroszytu w programie, który nie jest już obsługiwany, spróbuj wykonać następujące czynności:

Znajdź w Internecie firmę produkującą konwertery plików dla formatów nieobsługiwanych przez Excel.

Zapisz książkę w innym formacie pliku, który można otworzyć w innym programie. Na przykład zapisz skoroszyt w formacie arkusza kalkulacyjnego XML lub pliku tekstowego, który może być obsługiwany przez inny program.

Możesz zapisać skoroszyt programu Excel 2007 i nowszych wersji w formacie poprzednich wersji programu Excel, jako plik tekstowy oraz w innych formatach, takich jak pliki PDF i XPS. Zwykle zapisywane w formacie XLSX, ale domyślny format pliku używany do zapisywania można zmienić. Jeśli często używasz polecenia Zapisz jako, możesz dodać go do paska narzędzi szybkiego dostępu.

Zapisywanie skoroszytu programu Excel w innym formacie pliku

Ważny: Jeśli zapiszesz skoroszyt w innej wersji formatu pliku programu Excel, formatowanie i funkcje charakterystyczne dla programu Excel 2007 i nowszych wersji zostaną utracone. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Używanie programu Excel we wcześniejszych wersjach programu Excel.

Otwórz skoroszyt w programie Excel, który chcesz zapisać w formacie odpowiednim do użycia w innym programie.

Na karcie Plik Wybierz drużynę Zapisz jako.

Zaakceptuj nazwę zaproponowaną w polu Nazwa pliku lub wprowadź nową nazwę książki.

Na liście rozwijanej Typ pliku wybierz format odpowiedni do użycia w innym programie.

Użyj strzałek, aby przewinąć listę i wyświetlić więcej formatów.

Notatka: W zależności od typu aktywnego arkusza (arkusz skoroszytu, arkusz wykresu lub inny typ arkusza) do zapisania dostępne będą różne formaty plików.

Zapisywanie innego formatu pliku w programie Excel 2007 i nowszych wersjach

Każdy plik otwierany w programie Excel 2007 i nowszych wersjach można zapisać w bieżącym formacie skoroszytu programu Excel (XSLX). W ten sposób możesz skorzystać z nowych funkcji, które nie są obsługiwane w innych formatach plików.

Notatka: Po zapisaniu skoroszytu utworzonego we wcześniejszej wersji programu Excel w formacie skoroszytu programu Excel 2007 lub nowszego może nastąpić utrata niektórych funkcji i formatowania. Aby uzyskać informacje na temat nieobsługiwanych funkcji w programie Excel 97–2003, zobacz

Narzędzia do pracy z tabelami w MS Word są zaimplementowane bardzo wygodnie. To oczywiście nie jest Excel, jednak w tym programie można tworzyć i modyfikować tabele i często nic więcej nie jest potrzebne.

Zatem np. skopiowanie gotowej tabeli w Wordzie i wklejenie jej w inne miejsce dokumentu, czy nawet do zupełnie innego programu, nie jest trudne. Zadanie staje się zauważalnie bardziej skomplikowane, jeśli trzeba skopiować tabelę ze strony internetowej i wkleić ją do Worda. W tym artykule powiemy Ci dokładnie, jak to zrobić.

Tabele prezentowane na różnych stronach internetowych mogą różnić się zauważalnie nie tylko wizualnie, ale także strukturą. Dlatego też mogą wyglądać inaczej po wklejeniu do Worda. A jednak, jeśli masz tzw. szkielet wypełniony danymi, który jest podzielony na kolumny i wiersze, zawsze możesz nadać tabeli pożądany wygląd. Ale najpierw oczywiście musisz wstawić go do dokumentu.

1. Przejdź do witryny, z której chcesz skopiować tabelę, i wybierz ją.

Rada: Zaznaczanie tabeli zacznij od jej pierwszej komórki, znajdującej się w lewym górnym rogu, czyli tam, gdzie zaczyna się jej pierwsza kolumna i wiersz. Konieczne jest zakończenie zaznaczania stołu w przeciwległym rogu - w prawym dolnym rogu.

2. Skopiuj wybraną tabelę. Aby to zrobić, kliknij „CTRL+C” lub kliknij prawym przyciskiem myszy wybraną tabelę i wybierz "Kopiuj".

3. Otwórz dokument Word, do którego chcesz wstawić tę tabelę i kliknij lewym przyciskiem myszy w miejscu, w którym powinna się ona znajdować.

4. Wstaw tabelę klikając „CTRL+V” lub wybierając "Wstawić" w menu kontekstowym (wywoływanym jednym kliknięciem prawym przyciskiem myszy).

5. Tabela zostanie wstawiona do dokumentu w niemal takiej samej formie, w jakiej była na stronie internetowej.

Notatka: Przygotuj się na to, że nagłówek tabeli może przesunąć się na bok. Wynika to z faktu, że można go dodać do witryny jako osobny element. Zatem w naszym przypadku jest to po prostu tekst nad tabelą, a nie komórki.

Ponadto, jeśli w komórkach znajdują się elementy, których Word nie obsługuje, w ogóle nie zostaną one wstawione do tabeli. W naszym przykładzie były to okręgi z kolumny „Kształt”. „Odcięto” także symbolikę zespołu.

Zmiana wyglądu tabeli

Patrząc w przyszłość, załóżmy, że tabela skopiowana ze strony internetowej i wklejona do programu Word w naszym przykładzie jest dość złożona, ponieważ oprócz tekstu zawiera również elementy graficzne, nie ma wizualnych separatorów kolumn, a jedynie wiersze. Przy większości stołów będziesz musiał majstrować znacznie mniej, ale na tak trudnym przykładzie dowiesz się dokładnie, jak nadać każdemu stołowi „ludzki” wygląd.

Aby ułatwić Ci zrozumienie, jak i jakie operacje wykonamy poniżej, koniecznie przeczytaj nasz artykuł na temat tworzenia tabel i pracy z nimi.

Dopasowanie rozmiaru

Pierwszą rzeczą, którą można i należy zrobić, jest dostosowanie wielkości stołu. Wystarczy kliknąć w jego prawy górny róg, aby wyświetlić obszar „roboczy”, a następnie przeciągnąć znacznik znajdujący się w prawym dolnym rogu.

Ponadto, jeśli to konieczne, zawsze możesz przenieść tabelę w dowolne miejsce na stronie lub dokumencie. Aby to zrobić, kliknij kwadrat ze znakiem plus w środku, który znajduje się w lewym górnym rogu tabeli i przeciągnij go w żądanym kierunku.

Wyświetlanie obramowań tabeli

Jeżeli w Twojej tabeli, tak jak w naszym przykładzie, krawędzie wierszy/kolumn/komórek są ukryte, dla większej wygody pracy z tabelą należy włączyć ich wyświetlanie. Aby to zrobić, wykonaj następujące kroki:

1. Wybierz tabelę klikając na znak plus w jej prawym górnym rogu.

2. W zakładce "Dom" w grupie "Ustęp" kliknij przycisk „Granice” i wybierz „Wszystkie granice”.

3. Obramowania tabeli staną się widoczne, teraz znacznie łatwiej będzie połączyć i wyrównać osobny nagłówek z tabelą główną.

Jeśli zajdzie taka potrzeba, zawsze możesz ukryć krawędzie tabeli, czyniąc je całkowicie niewidocznymi. Jak to zrobić, możesz dowiedzieć się z naszego materiału:

Jak widać w naszej tabeli pojawiły się puste kolumny i brakujące komórki. To wszystko trzeba naprawić, ale najpierw wyprostujemy nagłówek.

Wyrównanie nagłówka

W naszym przypadku nagłówek tabeli można wyrównać tylko ręcznie, to znaczy trzeba wyciąć tekst z jednej komórki i wkleić go do drugiej, w której znajduje się na stronie. Ponieważ kolumna „Formularz” nie została skopiowana, po prostu ją usuniemy.

W tym celu kliknij prawym przyciskiem myszy pustą kolumnę i kliknij przycisk w górnym menu "Usuwać" i wybierz „Usuń kolumnę”.

W naszym przykładzie są dwie puste kolumny, ale w nagłówku jednej z nich znajduje się tekst, który powinien znajdować się w zupełnie innej kolumnie. Właściwie czas przejść do wyrównywania nagłówka. Jeśli w nagłówku masz tyle komórek (kolumn), ile jest w całej tabeli, po prostu skopiuj ją z jednej komórki i przenieś do tej, w której się ona znajduje na stronie. Powtórz tę samą czynność dla pozostałych komórek.

Rada: Użyj myszki, aby zaznaczyć tekst, upewniając się, że zaznaczony jest tylko tekst, od pierwszej do ostatniej litery słowa lub słów, ale nie sama komórka.

Aby wyciąć słowo z jednej komórki, naciśnij klawisze „CTRL+X” aby go wstawić, kliknij komórkę, w której chcesz go wstawić i kliknij „CTRL+V”.

Jeśli z jakiegoś powodu nie możesz wstawić tekstu do pustych komórek, możesz przekonwertować tekst na tabelę (tylko jeśli nagłówek nie jest elementem tabeli). Jednak znacznie wygodniej byłoby utworzyć jednowierszową tabelę z taką samą liczbą kolumn, jak skopiowana i wpisać odpowiednie nazwy z nagłówka w każdej komórce. O tym, jak stworzyć tabelę, przeczytasz w naszym artykule (link powyżej).

Należy połączyć dwie osobne tabele, utworzoną jednowierszową tabelę i główną tabelę skopiowaną z witryny. Aby to zrobić, skorzystaj z naszej instrukcji.

Bezpośrednio w naszym przykładzie, aby wyrównać nagłówek, a jednocześnie usunąć pustą kolumnę, należy najpierw oddzielić nagłówek od tabeli, wykonać niezbędne manipulacje z każdą jego częścią, a następnie ponownie połączyć te tabele.

Przed połączeniem nasze dwie tabele wyglądają tak:

Jak widać liczba kolumn jest nadal różna, co oznacza, że ​​nie jest jeszcze możliwe normalne połączenie obu tabel. W naszym przypadku wykonamy następujące czynności.

1. Usuń komórkę „Formularz” w pierwszej tabeli.

2. Dodajmy na początku tej samej tabeli komórkę, w której będzie wskazane „Nie”, ponieważ pierwsza kolumna drugiej tabeli ma numerację. Dodamy także komórkę o nazwie „Zespoły”, której brakuje w nagłówku.

3. Usuńmy kolumnę z symbolami poleceń, która po pierwsze została krzywo skopiowana ze strony, a po drugie jest nam po prostu niepotrzebna.

4. Teraz liczba kolumn w obu tabelach jest taka sama, co oznacza, że ​​możemy je połączyć.

5. Gotowe – tabela skopiowana ze strony ma całkowicie odpowiedni wygląd, który możesz później dowolnie zmieniać. Nasze lekcje Ci w tym pomogą.

Teraz wiesz, jak skopiować tabelę ze strony internetowej i wkleić ją do programu Word. Ponadto z tego artykułu dowiedziałeś się również, jak radzić sobie ze wszystkimi zawiłościami związanymi z edycją i edycją, z którymi czasami możesz się spotkać. Pamiętajmy, że tabela w naszym przykładzie była naprawdę skomplikowana pod względem implementacji. Na szczęście większość stołów nie sprawia takich problemów.

To pytanie pojawia się, jeśli natkniesz się na dane w formie tabeli w Internecie i chcesz je zapisać w formacie Microsoft Word (ewentualnie po wcześniejszej edycji). Jeśli po prostu otworzysz zapisaną stronę HTML w programie Word, a następnie spróbujesz zapisać ją „jako dokument programu Word”, otrzymasz oryginalny format strony, który jest prawie nie do zaakceptowania jako samodzielny dokument, i będziesz mieć ciężko go oczyścić ze wszystkiego, co niepotrzebne.

Najprościej jest przenieść tabelę poprzez schowek. Można to zrobić bezpośrednio z dowolnej przeglądarki lub zapisując najpierw stronę do pliku dyskowego, a następnie otwierając ją w programie Word. W tej drugiej opcji łatwiej jest wybrać dokładnie tabelę bez przechwytywania zbędnych elementów - po najechaniu kursorem na tabelę wszystkie wersje Worda po XP pokazują ikonę obok tabeli w lewym górnym rogu, po kliknięciu na nim zaznaczona zostanie cała tabela (można też kliknąć skrót klawiaturowy +). Ale styl tabeli pozostanie taki sam, jak w oryginalnym dokumencie - szczególnie denerwująca jest moda przyjęta w HTML na „wypukłą” podwójną ramkę i poprzez zwykły Format | Obramowania i cieniowanie (w nowych wersjach: Designer | Obramowania lub Projektant | Obramowania | Obramowania i cieniowanie) Word uparcie nie chce go zmienić na zwykłą ramkę prostych linii.

Możesz zmienić wygląd ramki takiego stołu, wybierając dla niego nowy styl. W programie Word 2003 odbywa się to poprzez menu o nieoczywistej nazwie Tabela | Automatycznie sformatuj tabelę, a następnie wybierz jeden ze stylów ramki z listy (najprostszy nazywa się Tabela Siatka 1). W nowych wersjach jest to jeszcze łatwiejsze, gdyż bezpośrednio na zakładce Projekt wyświetlanych jest kilka stylów tabel, a pozostałych kilkadziesiąt dostępnych jest poprzez dolny przycisk po ich prawej stronie (wskazuje na to kursor na rys. H.3) . Jest też bardzo prosty stół z cienkimi czarnymi liniami.

Ryż. H.3. Style tabeli pakietu Office 2007

Zwykle to nie wystarczy - trzeba jeszcze zmienić czcionkę, ustawić ją na czarną, usunąć hiperłącza (kolorowe czcionki wydrukowane na zwykłej czarno-białej drukarce laserowej będą wyświetlane w brzydkich odcieniach szarości w drobnej siatce), sformatować akapity Jeśli to konieczne. Ale to wciąż nieporównywalnie prostsze niż tworzenie takiej tabeli od zera, przesuwanie jej komórka po komórce.

Wywołanie polecenia:
-Grupa Książki/Arkusze -Książki -Zapisz wszystko

Polecenie zapisuje jednym kliknięciem wszystkie otwarte książki w bieżącej sesji.
Po co to jest? Domyślnie nie ma możliwości zapisania wszystkich otwartych książek. Możliwe jest jedynie zamknięcie wszystkich ksiąg i zapisanie (w tym celu należy wcisnąć przycisk zamykania aplikacji przytrzymując klawisz Zmiana i po wyświetleniu monitu o zapisanie wybierz Zapisz wszystko). Ale nie ma potrzeby częstego zamykania książek - wystarczy je zapisać. Na przykład, gdy musisz jednocześnie pracować z kilkoma otwartymi raportami, które są ze sobą powiązane. I wtedy standardowo trzeba przełączyć się na każdą książkę z osobna i nacisnąć klawisz kontrolny+S lub ikona na panelu.
Z zespołem Zapisz wszystko Ten problem już nie będzie istniał - wystarczy przejść do menu - grupa Książki/Arkusze -Książki i naciśnij Zapisz wszystko. Wszystkie otwarte książki zostaną zapisane.
Należy pamiętać, że nowe książki (które nie zostały jeszcze zapisane na komputerze) zostaną zapisane w folderze domyślnym (zwykle Moje dokumenty).

Notatka: w niektórych przypadkach księgi są otwierane w taki sposób, że każda książka należy do osobnej sesji (procesu). W tym przypadku polecenie to nie będzie mogło zapisać wszystkich książek, a jedynie zapisane te, które należą do procesu, z którego polecenie zostało uruchomione. Ilość uruchomionych procesów Excela możesz sprawdzić wciskając Ctrl+Alt+Delete -Uruchom menedżera zadań i w wyświetlonym oknie przejdź do zakładki Procesy. Jeśli na liście znajduje się więcej niż jeden proces o nazwie EXCEL.EXE, oznacza to, że uruchomionych jest kilka procesów.