Zarządzanie czasem – najlepsze metody zarządzania czasem. Zarządzanie czasem: struktura i planowanie operacyjne działań

Zasiej myśl i zbierz działanie; zasiej działanie i zbierz nawyk. Siej nawyk, a zbierzesz charakter; siej charakter, a zbierzesz przeznaczenie.

W. Thackeray

Zarządzanie czasem czy zarządzanie czasem to bardzo ważna umiejętność, którą powinien opanować każdy lider, każdy rodzic i w ogóle każdy dorosły, który chce osiągnąć w swoim życiu określone rezultaty.

Katastrofalny brak czasu na życie osobiste i rodzinne to coś, z czym spotyka się niemal każdy, kto nie wie, jak mądrze nim gospodarować. W pogoni za osiągnięciami człowiek spotyka się ze zmęczeniem, stresem i apatią. Jak zarządzać czasem? Jak odpowiednio zaplanować swój dzień, aby móc zagospodarować nie tylko wszystko, czego potrzebujesz, ale także wszystko, czego pragniesz?

Zarządzanie czasem to technika prawidłowego zarządzania czasem, która pozwala zwiększyć produktywność i produktywność człowieka. Zawiera 3 kluczowe punkty:

1. Prawidłowe ustalanie priorytetów.
2. Podział zasobów, które będą potrzebne do osiągnięcia celów.
3. Optymalizacja przepływu pracy.

Już dzięki podstawom zarządzania czasem można nauczyć się zarządzać nie tylko czasem pracy, ale także poświęcić uwagę rodzinie, zająć się hobby i rozwojem osobistym, a po prostu zatrzymać się na chwilę i dobrze się bawić.

Technologia pozwala nie tylko kompetentnie wykonywać powierzone zadania, ale także robić ulubione rzeczy.

Zasady zarządzania czasem

Ambicje niektórych ludzi są nieograniczone, ale ich własne zasoby są zawsze ograniczone. Zarządzanie czasem pomaga właściwie zorganizować i zaplanować czas, prawidłowo ustalić priorytety, podkreślić ważne i najważniejsze, odrzucić to, co niepilne lub opcjonalne.

Warto podkreślić, że aby zastosować w praktyce podstawowe zasady zarządzania czasem, należy porzucić złudzenia na temat swojej organizacji. Jeśli tylko człowiek wierzy, że jest w stanie zrobić wszystko na świecie, jest skazany na porażkę. Jeśli jednak potrafi odpowiednio ocenić swoje możliwości i wie, że doba ma tylko 24 godziny (do tego potrzebuje czasu na sen i odpoczynek!), będzie w stanie zwiększyć swoją produktywność.

Zarządzanie czasem i proste techniki zarządzania czasem mogą być wykorzystywane jako umiejętność indywidualna lub grupowa. Aby zorganizować pracę zespołową, musisz najpierw zrozumieć swoje motywy i plany, a następnie pomóc innym ludziom zrobić to samo. Ale nie odwrotnie!

Prawidłowe wyznaczanie celów

Większość ludzi nie wie, jak wyznaczyć sobie cel. W rezultacie spada aktywność i zanika motywacja. Przede wszystkim cel musi być jasny, określony w czasie i możliwy do osiągnięcia. Bez tych kryteriów staje się to po prostu pragnieniem człowieka i z czasem przestaje motywować.

Zasada Vilfredo Pareto

Zasadą Vilfredo Pareto w zarządzaniu czasem jest określenie priorytetów życiowych. Innymi słowy, zasada ta nazywana jest również prawem 20 do 80. Jej znaczenie jest takie, że jeśli dana osoba musi osiągnąć swoje cele, wówczas 80% wyniku będzie zależeć od 20% jego działań. Jakie to będą działania, każdy decyduje sam.

Racjonalne podejście do nawyków

Zasada ta zakłada rozwój prawidłowych i przydatnych nawyków. Ułatwiają realizację wszystkich zaplanowanych na dany dzień zadań. Eksperci udowodnili, że 3 tygodnie wystarczą, aby wyrobić w sobie dobry nawyk.

Zdrowe, sprawne i silne ciało nie jest kaprysem bogatych ludzi, ale pilną potrzebą, narzędziem, dzięki któremu mogą sobie poradzić z dużym poziomem stresu, żyć w szybkim tempie i rozwiązywać naprawdę trudne problemy.

Powiedz mi, jaki masz plan, a powiem ci, kim jesteś

Bez codziennego planowania po prostu nie da się kompetentnie zarządzać czasem zawodowym i osobistym. Należy przez to rozumieć listę zadań, które należy wykonać w ciągu jednego dnia.

Aby to zrobić, należy codziennie wieczorem planować kolejny dzień i wieczorem podsumowywać wyniki. Wygodne jest także korzystanie z tygodniowego, miesięcznego, kwartalnego lub rocznego planowania pracy. Są tacy, którzy lubią tworzyć plany na dłuższy okres. Dziennik uważany jest za tradycyjne narzędzie efektywnego planowania, ale oprócz niego można w nim wykorzystać aplikacje mobilne, liczne programy komputerowe, a nawet wycięcia na ścianie celi więziennej.

Z doświadczeń biznesmenów i menedżerów możemy powiedzieć, że nie ma zasadniczej różnicy pomiędzy papierowymi i elektronicznymi planistami zadań. Istnieje jednak różnica między tymi, którzy potrafią, a tymi, którzy nie potrafią stworzyć realistycznego planu.

Ci, którzy są wobec siebie nieuczciwi, z pewnością spotkają się z porażką, spowolnieniem procesu pracy i utratą motywacji. Zanim umieścisz jakąkolwiek pozycję w swoim harmonogramie zadań, powinieneś uważnie wysłuchać siebie i uświadomić sobie swoje motywy. Bycie w pokoju ze sobą jest tak samo ważne, jak bycie produktywnym.

Zasady zarządzania czasem

Żadna z technik nie jest uważana za uniwersalną, która będzie pasować absolutnie każdemu, nawet jeśli chodzi o zarządzanie czasem. Jednak przestrzeganie zasad zarządzania czasem pomaga stworzyć swój własny, indywidualny system zarządzania czasem, który będzie uwzględniał cechy i potrzeby człowieka.

Podstawowe zasady:

1. Czas prywatny należy zaplanować, biorąc pod uwagę nie tylko czynniki obiektywne, ale także subiektywne, takie jak nastrój. Posiadanie inspiracji do jakiejkolwiek pracy jest ważne nie tylko dla przedstawicieli zawodów twórczych, ale także dla każdego, kto chce czuć się szczęśliwy, a nie przygnębiony i pusty.
2. Jeśli na Twojej codziennej liście zadań do wykonania znajduje się wiele zadań, musisz ustalić priorytety, aby jak najwcześniej wyeliminować wyrzuty sumienia. Po załatwieniu pilnych spraw możesz albo dalej działać zgodnie z planem, albo resztę przełożyć na inny dzień. Nikt nie może być doskonały 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu i nie odpoczywać.
3. Stosowanie zasady Pareto w życiu bardzo pomoże w odpowiednim zarządzaniu czasem. Trzeba znaleźć te 20%, które są najważniejsze.
4. Osoba chcąca zmienić swoje życie na lepsze powinna mieć zawsze przy sobie listę rzeczy do zrobienia i regularnie ją przeglądać, aby nie przegapić ważnych punktów.
5. Tworząc listę rzeczy do zrobienia, należy wziąć pod uwagę indywidualne biorytmy, ponieważ każda osoba ma szczyty aktywności w innym czasie. Ogólnie rzecz biorąc, układ hormonalny działa w ten sposób, że skomplikowane zadania najłatwiej jest wykonać przed godziną 12:00. Należy jednak wziąć pod uwagę także długoterminowe nawyki, takie jak wieloletnie doświadczenie w pracy w nocy.
6. Nigdy nie należy pracować fragmentarycznie; jeśli podejmujesz się jednego zadania, lepiej je dokończyć, a dopiero potem rozpocząć kolejne. Skupienie się na kilku zadaniach na raz jest znacznie trudniejsze niż skupienie się na jednym.
7. Trzeba stale się motywować, ale nigdy na siłę. Motywacja musi być pozytywna. Obietnica przyjemności, nagrody czy ulgi działa lepiej niż presja, przymus czy szantaż.
8. Jeśli wykonanie zadania zajmuje nie więcej niż 10 minut, należy je wykonać natychmiast, nie odkładając na później.
9. Wszystkie zaplanowane zadania powinny być wykonalne i w miarę proste. Duże zadanie trzeba podzielić na wiele prostszych i bardziej zrozumiałych etapów.

Wszystkie zasady należy dostosować do sytuacji i traktować jako użyteczną radę, a nie aksjomat. Po pewnym czasie planowanie czasu stanie się przyjemnym nawykiem.

Według psychologów listę rzeczy do zrobienia lepiej jest robić w czasie teraźniejszym i w pierwszej osobie. Ten trik zmotywuje Cię do działania.

Jak zarządzanie czasem wpływa na Twoje życie?

Zarządzanie czasem w życiu pozwala realizować bardziej kreatywne projekty w krótkim czasie, zarabiać więcej pieniędzy i czerpać większą satysfakcję.

Nowoczesne techniki zarządzania czasem charakteryzują się elastycznością i pozwoleniem na odpoczynek, ponieważ specjaliści już dawno porzucili sztywną motywację siebie lub innych ludzi. Możliwość odpoczynku paradoksalnie zwiększa wydajność człowieka, pozwala mu nabrać świeżego spojrzenia na zadania i szybciej i bardziej pomysłowo osiągnąć swój cel.

Stosowanie zasad zarządzania czasem w życiu daje większą świadomość w codziennych sprawach, pozwala zobaczyć, jak spędzane są minuty, dni i lata, a także podsumować swoje działania.

Stosując nawet podstawowe metody zarządzania czasem, człowiek wkrótce zacznie zauważać, jak zmienia się życie. Poza tym Twoje zdrowie wyraźnie się poprawi, bo będziesz mieć więcej czasu na relaks.

Sprzeczne motywy

Z psychologicznego punktu widzenia istnieją różne poglądy na problematykę motywacji i zarządzania czasem. Ale wszyscy profesjonaliści, w ten czy inny sposób, zalecają, aby najpierw zająć się motywacją, a dopiero potem zacząć opracowywać plan.

Rozpoczynając projekt lub zadanie, warto zadać sobie następujące pytania:

1. Po co mi to? Co dokładnie chcę uzyskać z tego biznesu? Zwykle ludzie chcą rzeczy prostych i zrozumiałych: pieniędzy, przyjemności, zwiększonej samooceny. Poza tym chcą opiekować się innymi ludźmi, swoimi podwładnymi, współpracownikami, dziećmi i bliskimi. Zrozumienie swoich motywów pomoże Ci ustalić priorytety.
2. Czy jest coś w tym zadaniu, co jest dla mnie trudne? Czy jest coś, co mnie irytuje, dezorientuje, odpycha, wywołuje złość lub inne nieprzyjemne uczucie? Odpowiadając na to pytanie, człowiek zrozumie, jaki stan sabotuje jego działania, wkręci mu szprychę w koła i sprawi nieprzyjemne niespodzianki. Nie musisz nic robić z uczuciem, które odkryłeś, ale musisz je nazwać i zauważyć w sobie.
3. Po tak uproszczonej analizie swojej motywacji możesz ułożyć plan w dowolnej formie, ustalić realistyczne terminy i rozpocząć działanie w wyznaczonym czasie.

Patrząc na ludzi sukcesu, trudno sobie wyobrazić, że oni także borykają się z konfliktem między strachem a pragnieniami, niepewnością a aspiracjami. Wydaje się, że ci ludzie są całościowi i celowi, i nie znam żadnych wątpliwości ani zmartwień.

To jest źle. Każdy, kto zaczyna robić coś trudnego, nowego lub odpowiedzialnego, z pewnością w pewnym momencie odczuje kryzys motywacji. Samoanaliza lub konsultacja z psychologiem pomogą Ci sobie z tym poradzić i wrócić do projektu.

Federalna Agencja Edukacji

Państwowa instytucja edukacyjna

wyższe wykształcenie zawodowe

„Uniwersytet Państwowy w Biełgorodzie”

Katedra Zarządzania

ABSTRAKCYJNY

w dyscyplinie „Zarządzanie”

na temat: „Funkcje zarządzania czasem”

Biełgorod 2009

Plan

Wstęp

1. Zarządzanie czasem: istota i zasady

2. Przyczyny braku czasu

2.1 Inwentaryzacja czasu

2.2 „Pochłania” czas

3. Wyznaczanie celów

4. Planowanie

4.1 Planowanie klasyczne

4.2 „Złote” proporcje planowania czasu

4.3 Techniki analizy złożoności problemu

5. Delegowanie uprawnień

6. Monitorowanie wyników i korygowanie celów

7. Komunikacja informacyjna

8. Pięć lekcji zarządzania czasem

Wniosek

Bibliografia

Wstęp

Zarządzanie czasem jest w Rosji stosunkowo nową i dynamicznie rozwijającą się gałęzią zarządzania. Jego głównym zadaniem jest określenie zasad efektywnego zarządzania czasem. Pierwsze pomysły dotyczące zasad organizacji czasu pracy pojawiły się w latach 60. ubiegłego wieku w krajach zachodnich w odpowiedzi na coraz szybsze tempo życia, a szersze ich zastosowanie zaczęto stosować dopiero w latach 80. XX wieku. Rozwój biznesu doprowadził do wzrostu obciążeń osób zajmujących się zarządzaniem. Obciążenie menedżerów pracą wzrosło do tego stopnia, że ​​zaczęli odczuwać chroniczny brak czasu zarówno pracy, jak i wolnego.

Prosta i nieprzyjemna prawda jest taka, że ​​dziś jesteśmy bardziej zajęci niż kiedykolwiek wcześniej. Choć nauka w żaden sposób nie potwierdza tego oczywistego faktu, dowodów na to nie trzeba będzie długo szukać. „Dowody niesamowitego zatrudnienia są wszędzie” – stwierdziła Jana Jasper, ekspert ds. produktywności w Nowym Jorku. Mówimy za szybko. Ciągle się spieszymy. Podejmujemy się ważnych zadań i porzucamy je bez ich wykonania. Dręczy nas myśl, że o czymś zapomnieliśmy, coś przeoczyliśmy i że życie nas omija. Ale czy tak jest naprawdę?

Panująca ostatnio moda na wszelkiego rodzaju urządzenia i gadżety pomagające zaoszczędzić czas i zwiększyć wydajność pracy jest na tyle marnotrawna, że ​​czasami nie uzasadnia swojego przeznaczenia. Ale postęp pozbawia nas pewnych korzyści równie łatwo, jak je daje.

Im więcej oszczędzających czas gadżetów pozyskamy, aby ułatwić nam życie, tym więcej zajęć znajdziemy, aby wypełnić wolny czas. A chroniczny brak czasu nieuchronnie prowadzi do stresu. Jednak eksperci ds. zarządzania czasem są pewni, że stresu można uniknąć. Zastanów się, jak możesz wykorzystać techniki zarządzania czasem, aby dodać do swojego dnia całą godzinę, tj. uwolnij godzinę przydatnego czasu!

Teraz problem ten jest postrzegany z niezwykłą ostrością przez rosyjskich menedżerów. Jak pokazuje doświadczenie życiowe, nie zawsze udaje się rozwiązać problem braku czasu poprzez wydłużenie dnia pracy i pracę w weekendy. Poza tym nie wpływa to najlepiej na jakość życia, zabierając czas przeznaczony na komunikację z rodziną, rekreację i sport. Czasem oczywiście nie można zarządzać, a prawdziwym zadaniem zarządzania czasem jest takie zorganizowanie wykorzystania czasu (zarówno zawodowego, jak i prywatnego) dnia i tygodnia w taki sposób, aby mieć czas na zrobienie wszystkich najważniejszych rzeczy .

1. Zarządzanie czasem: istota i cechy

„Zarządzanie czasem (Time Management) to interdyscyplinarna sekcja nauki i praktyki poświęcona badaniu problemów i metod optymalizacji kosztów czasu w różnych obszarach aktywności zawodowej.” Zarządzanie czasem - w tłumaczeniu z języka angielskiego oznacza „zarządzanie czasem”. Czasem oczywiście nie można zarządzać, a prawdziwym zadaniem zarządzania czasem jest takie zorganizowanie wykorzystania czasu (zarówno zawodowego, jak i prywatnego) dnia i tygodnia w taki sposób, aby mieć czas na zrobienie wszystkich najważniejszych rzeczy . Zarządzanie czasem to rachunkowe i operacyjne planowanie czasu.

Podstawowe zasady zarządzania czasem

1. Żmudna niezależna praca.

Tylko sam może opracować wysokiej jakości, skuteczny system organizacji swojego czasu. Tej ważnej pracy nie można powierzyć konsultantowi ani sekretarzowi. Otrzymując informacje o istniejących systemach i metodach budowania własnego, wsparcia w podejmowaniu decyzji i impulsu do samodoskonalenia, nie musisz z reguły bez wątpienia zastanawiać się nad tym, co jest Ci proponowane. Tylko Ty możesz wybrać odpowiednie rozwiązanie i przebudować je pod swoje potrzeby.

2. Indywidualność rozwiązania.

Na Zachodzie koncepcja zarządzania czasem jest zwykle kojarzona z zestawem konkretnych, ujednoliconych podejść. W Rosji ważną rolę odgrywa ludzka pasja, w stanie której jesteśmy w stanie przenosić góry, potykając się przy prostej próbie podejścia do procesu twórczego za pomocą linijki, stołu i stopera. Dla naszej mentalności poszukiwanie sposobów organizacji czasu wiąże się z głęboką analizą indywidualnego stylu pracy konkretnej osoby. Stereotypy dotyczące planowania nie wchodzą w grę – taki „kaftan bezpieczeństwa” może zostać wykorzystany na swoją korzyść jedynie przez osoby o charakterze zorganizowanym. Tymczasem ludzie o bardziej chaotycznym charakterze również dążą do osiągnięcia efektywności i sukcesu. W organizowaniu czasu osobistego ważne są nie ogólne zasady, ale indywidualny styl, który dana osoba odnajduje dla siebie. Jeśli jest to dla niego wygodne, daje maksymalną skuteczność. Powinniśmy raczej skupić się na tych metodach, które pozwalają nam nawigować nawet w warunkach niepewności. Dlatego ważne jest określenie takich parametrów, jak temperament danej osoby, preferencje sensoryczne, biorytmy jej ciała, cele zawodowe itp.

3. Potrzeba śledzenia własnej efektywności.

Korzystając z pomiaru czasu, możesz zidentyfikować momenty niewybaczalnej straty czasu i odkryć jego ukryte rezerwy. Analizując uzyskane dane, zaleca się stosowanie metody porównania tego, co udało się osiągnąć z maksimum możliwym, a nie tego, co osiągnięto z tym, co zaplanowano, jak ma to miejsce w zachodnich technologiach zarządzania czasem. Ale głównym rezultatem stosowania pomiaru czasu jest pojawienie się pewnej umiejętności ciągłego niezależnego monitorowania swojej efektywności. Śledzenie własnego czasu przez kilka tygodni rozwija szczególny rodzaj uwagi na czas, a człowiek zaczyna zupełnie inaczej patrzeć na swoje działania.

4. Nastawienie na efektywność.

Bezpośrednia zmiana myślenia jest najważniejsza. Osoba, która nauczyła się identyfikować nieefektywne procesy i je doskonalić, dążąc do optymalizacji i zwiększania efektywności, potrafi zastosować istniejące metody, dostosować je do swoich potrzeb lub opracować własne. A bardzo techniczne metody organizacji czasu i pracy osobistej oraz ich bezpośrednie wdrożenie w życie są właśnie kwestią technologii. Gdy nastąpi zmiana świadomości, zaczyna ona działać i przynosić owoce w każdym rodzaju działalności.

5. Osiągalność i niewyczerpanie rezerw efektywności.

Podstawowa zasada, obok której nie da się porównać żadnego zagadnienia technologicznego. Opierając się na założeniu, że rezerwy efektywności, rozwoju i samodoskonalenia są nie tylko realnie osiągalne, ale także potencjalnie niewyczerpane, poszukiwanie niezbędnego rozwiązania i opracowanie niezbędnej metody są kwestiami czysto taktycznymi i oczywiście możliwymi do rozwiązania.

2. Przyczyny braku czasu

2.1 Inwentaryzacja czasu

Rozplanowanie czasu osobistego powinno być rozłożone na kilka dni roboczych, a może i tygodni, aby przeanalizować Twój styl pracy i odkryć przyczyny pojawiających się niedoborów czasu. Niepokojące objawy rychłego pojawienia się przejściowych problemów można rozpoznać po następujących znakach:

1. Brak priorytetów w działaniu (rozwiązywanie drobnych zadań przy jednoczesnym regularnym przekładaniu głównych);

2. Pośpiech w realizacji dużych zadań (często spowodowany późnym rozpoczęciem nad nimi pracy);

3. Duży przepływ wszelkiego rodzaju rutynowych zadań (ryzyko utonięcia w drobiazgach);

4. Nieterminowe badanie korespondencji handlowej (aktualna dokumentacja);

5. Praca wieczorami i w weekendy (w godzinach pracy nie ma czasu);

6. Stale wykonuj pracę dla swoich współpracowników lub podwładnych (wydaje się, że tak będzie szybciej i pewniej);

7. Pracuj niezgodnie ze swoim profilem (nieefektywne wykorzystanie szans);

8. Ciągłe przerwy w pracy (niekończące się rozmowy telefoniczne i napływ gości);

9. Wyjaśnianie informacji, ciągłe zadawanie pytań (trudności w postrzeganiu informacji na skutek zmęczenia).

Po określeniu czasu należy przeanalizować wszystkie rodzaje działań, w których dana osoba brała udział. Aby to zrobić, możesz skorzystać z tabel rozkładu obszarów pracy w stosunku do kosztów czasu - rzeczywistych i teoretycznie osiągalnych oraz sporządzić listę przeszkód.

Dalszą analizę można przeprowadzić z punktu widzenia dwóch stanowisk: pozytywnego i negatywnego, tj. zidentyfikować mocne i słabe strony, aby racjonalnie wykorzystać te pierwsze i uniknąć tych drugich.

2.2 „Pochłania” czas

Przeprowadzając szczegółową analizę głównych pochłaniaczy czasu, możesz lepiej kontrolować proces pracy i unikać czynników rozpraszających. Główne powody, które zmuszają nas do marnowania czasu, to:

1. Rozmowy telefoniczne słusznie zajmują pierwsze miejsce, zakłócając nastrój w pracy i uniemożliwiając koncentrację na sprawach służbowych. Wraz z powszechnym korzystaniem z telefonów komórkowych problem stał się globalny. Ustal taką dystrybucję połączeń, która odfiltruje te, które nie są dla Ciebie przeznaczone, i przełóż mniej ważne, aby mieć więcej wolnego czasu.

2. Goście przychodzący do biura bardziej rozpraszają niż telefony, ponieważ nie można ich zignorować ani wykonywać równolegle z inną pracą. Dzięki przejrzystej, odpowiednio rozwiniętej strukturze organizacji specjalny dział z reguły wchodzi w interakcję z gośćmi, co nie zakłóca pracy innych działów.

Zarządzanie czasem, jako system zarządzania czasem, obejmuje szereg elementów, których wspólne wykorzystanie pozwala na znaczne skrócenie czasu potrzebnego na realizację różnych procesów produkcyjnych. Elementy te obejmują analizę wykorzystania czasu pracy, wyznaczanie celów, jakie menadżer chce osiągnąć stosując zarządzanie czasem, planowanie czasu pracy, wypracowywanie różnych metod postępowania z przyczynami irracjonalnego wykorzystania zasobów czasu. Jednak mimo tak w miarę spójnego systemu zarządzania czasem nie należy go traktować jako aksjomatu, gdyż każdy człowiek jako jedyny może rozwiązać problem racjonalnego wykorzystania czasu w najlepszy możliwy sposób i dlatego najskuteczniejsze jest podejście osobiste zarządzanie czasem, które w każdym indywidualnym przypadku jest indywidualne. Generalnie jednak powyższe elementy zarządzania czasem można zastosować.

Analiza jest procesem, który pozwala zidentyfikować nieracjonalne wykorzystanie czasu pracy, jego przyczyny, a także wyodrębnić ze wszystkich przyczyn te główne, które mają najbardziej niekorzystny wpływ na wykorzystanie czasu.

Wyznaczanie celów jest niezbędnym etapem zarządzania czasem, podczas którego należy odpowiedzieć sobie na pytanie, po co zarządzanie czasem jest w ogóle potrzebne konkretnej osobie lub konkretnemu przedsiębiorstwu. Wyznaczanie celów pomaga Ci w dalszej nawigacji, jakich metod zarządzania czasem powinieneś używać, a jakich nie.

Planowanie to proces, podczas którego tworzona jest lista zadań, które należy wykonać w określonym przedziale czasu. Planowanie czasu pracy ma pewne specyficzne cechy.

Rozwój metod zwalczania przyczyn utraty czasu zakłada, że ​​w trakcie wstępnej analizy przyczyny te zostały zidentyfikowane i należy je wyeliminować. W przypadku typowych przyczyn istnieją różne typowe sposoby ich zwalczania, należy jednak pamiętać, że każdy konkretny przypadek jest indywidualny i w każdym przypadku wymagane jest indywidualne podejście do każdej przyczyny.

Zarządzanie czasem jest strukturą całościową i powinno być stosowane bez wykluczania któregokolwiek z jej elementów. Stosowanie zarządzania czasem wymaga kreatywności w jego wykorzystaniu.

Przyczyny braku czasu

Istnieje wiele różnych czynników, które prowadzą do straty czasu. Część z tych czynników jest konsekwencją niepiśmiennych działań menedżera, część występuje niezależnie od niego, a część jest bezpośrednio związana z osobowością lidera, ale większość z nich menedżer ma zdolność wpływania lub przynajmniej ograniczania występującej straty czasu ze względu na wpływ tych czynników. Rozważmy te grupy czynników.

1 powody, które są konsekwencją niepiśmiennych działań menedżera

Należą do nich nieplanowana praca, słabo ugruntowana wymiana informacji w organizacji, brak jasnego podziału pracy według stopnia ich ważności, wykonywanie zadań, które z powodzeniem mogliby wykonać podwładni, a także słaba motywacja do pracy. Menedżer może zidentyfikować te czynniki i spróbować je w jakiś sposób wyeliminować.

Rozważmy te czynniki.

1) Praca nieplanowana. Jest wynikiem stylu życia nie tylko samego lidera, ale także ogólnego stylu życia organizacji. Nieplanowany charakter pracy powoduje ciągłe przerwy na różnego rodzaju „wyjaśnienia” i wyjaśnienia niezbędne do dalszej pracy różnych działów, oddziałów i poszczególnych pracowników. Jednocześnie rozpraszają się nie tylko ci, którzy zwracają się do informacji, ale także ci, do których zwracają się o informacje.

2) Źle zorganizowana wymiana informacji w organizacji. Przekazując informację, każda osoba ma zawsze pewność, że jej odbiorca jest w pełni świadomy i rozumie jej znaczenie, jednak nie zawsze tak jest. Każdy ma swoje własne ramy percepcji, które mogą zniekształcić otrzymywane informacje. Nie wszyscy współcześni menedżerowie rozwiązali ten problem dla siebie i swoich pracowników i wprowadzili ujednolicony system otrzymywania i przekazywania informacji w swoich firmach. W wielu organizacjach wymiana informacji pomiędzy działami następuje w postaci zepsutego telefonu, często w trakcie nieformalnej komunikacji. Kolejnym przykładem braku standardów przekazywania informacji jest brak jednolitego standardu wyjaśniania klientowi lokalizacji organizacji przez telefon – „każdy wyjaśnia, jak potrafi”.

3) Brak jasnego podziału prac według stopnia ich ważności. Często skutkuje to tym, że menedżer robi najpierw rzeczy, które tak naprawdę nie mają większego znaczenia. Jednocześnie poświęcają znaczną ilość czasu niezbędnego do rozwiązania naprawdę ważnych problemów.

4) Wykonywanie zadań, które mogą być łatwo wykonane przez podwładnych. Najczęściej menedżer realizuje takie zadania, jeśli nie ufa swoim podwładnym, wierząc, że uda im się to zadanie wykonać równie dobrze jak on sam, czyli mówimy o braku zaufania do właściwych kwalifikacji kadry organizacji pracownicy. Przykładem jest przyjmowanie klientów przez menadżera, a nieudzielenie żadnemu pracownikowi uprawnień do pracy z klientami, osobista obsługa korespondencji, a także niepowierzanie sekretarce sortowania korespondencji przychodzącej.

5) Słaba motywacja do pracy. Słaba motywacja do pracy prowadzi do niskiej wydajności pracy, w większym stopniu dotyczy to nie szefa organizacji, ale jego podwładnych, jednak problem ten może wystąpić w przedsiębiorstwie, a niska wydajność pracy doprowadzi do braku czasu.

2 powody, które nie zależą od menedżera

To praca korespondencyjna, duży napływ rutynowych zadań, często pilnych, których wykonanie zajmuje dużo czasu, a także „złodzieje czasu”. Menedżer nie może się tych czynników pozbyć, może jedynie starać się minimalizować ich wpływ na marnowany czas.

Rozważ te czynniki:

1) Praca z korespondencją. Badania pokazują, że menedżer spędza 20-30% swojego czasu na analizowaniu korespondencji, przeglądając nawet 100 dokumentów dziennie, z czego tylko 30 jest naprawdę potrzebnych. Szacuje się, że w korespondencji biznesowej ilość niepotrzebnych informacji sięga 15-20%, a we wszystkich kanałach 30% informacji pochodzi ze źródeł wewnętrznych, a 40% ze źródeł zewnętrznych.

2) Duży napływ rutynowych zadań, często pilnych, których praca zajmuje dużo czasu. Przykładami są takie kwestie jak projekt lokalu, w którym przeprowadzany jest remont, wybór mebli, konieczność osobistego sprawdzenia różnych parametrów działalności organizacji, często wynikająca z niekompetencji podwładnych lub ich niechęci do wzięcia odpowiedzialności, gdy sami zwróć się do menedżera z „prośbami o pomoc” ”.

3) „Złodzieje czasu”. „Złodzieje czasu” to sprawy nieprzewidziane, z których większość wymaga pilnych rozwiązań i nie można ich delegować podwładnym. Wszystko to zajmuje dużo czasu i odwraca uwagę od naprawdę ważnych spraw. Istnieje wiele różnych typów złodziei czasu:

a) rozmowy telefoniczne;

b) osoby odwiedzające nas;

c) problemy ze sprzętem komputerowym;

d) zmiana porządku pracy narzucona przez współpracowników;

e) brak planowania organizacyjnego;

f) nieumiejętność słuchania innych ludzi;

g) niezadowalająca struktura organizacyjna;

h) korygowanie błędów, których można było uniknąć;

i) niezdecydowanie w sprawach biznesowych;

j) źle zorganizowane i skoordynowane spotkania;

k) zakłócenia w miejscu pracy;

l) nadmierna biurokracja urzędnicza;

m) bezużyteczne dyskusje na temat swojej pracy i pracy innych;

3. przyczyny bezpośrednio związane z osobowością lidera

To ciągły pośpiech, ciągłe ulepszenia domu, zamieszanie. Aby zmniejszyć wpływ tych czynników na czas pracy, menedżer musi spróbować się zmienić, w przeciwnym razie czynniki te nie pozwolą mu racjonalnie wykorzystać czasu pracy. Moim zdaniem to najpoważniejsza grupa czynników, gdyż aby skutecznie zarządzać swoją opinią, trzeba najpierw zmienić siebie, a potem spróbować zmienić otaczającą rzeczywistość, a zmiana siebie jest bardzo trudna, zwłaszcza dla osoby, która już postrzega siebie jako osobę niezależną, wykształconą i dojrzałą pod każdym względem.

Rozważ te czynniki:

1) Ciągły pośpiech. W stanie ciągłego pośpiechu menedżer nie ma czasu skupić się na zadaniu, które w danej chwili wykonuje. Podąża ścieżką, która jako pierwsza przyszła mu do głowy, zamiast zastanawiać się nad innymi, być może bardziej racjonalnymi sposobami rozwiązania danego problemu.

2) Ciągłe ulepszenia domu. Ciągłe usprawnienia w domu powodują błędne koło, gdy człowiek nie ma czasu na dokończenie swoich spraw i rozwiązanie wszystkich problemów w godzinach pracy, w rezultacie jest zmuszony rozwiązywać je w domu kosztem czasu wolnego, odpoczynku i życie osobiste. Osoba nie ma możliwości pełnego życia, relaksu, w wyniku czego zmniejsza się jego produktywność, co prowadzi do niedociągnięć i ponownie do konieczności ulepszenia domu. To błędne koło jest konsekwencją źle zorganizowanego czasu pracy i bardzo trudno je przerwać.

3) zamieszanie. Nerwowość jest skutkiem złej organizacji dnia pracy, zależy też od impulsywności i cech danej osoby. Wybrednej osobie trudno jest wybrać, którym się zająć; często „przerzuca się” pomiędzy dwiema sprawami, które są równie pilne i równie czasochłonne do rozwiązania, i dlatego nie może się zdecydować, którą się zająć; , czas jest marnowany.

W XXI wieku zarządzanie tak niematerialnym i niezastąpionym zasobem, jakim jest czas, ma wyjątkowe znaczenie. Racjonalne wykorzystanie czasu zajmuje szczególne miejsce w działalności menedżera. Wynika to po pierwsze z konieczności skupienia się na rozwiązywaniu problemów strategicznych, a po drugie z chęci szybkiego reagowania na zmiany w wysoce dynamicznym otoczeniu zewnętrznym. Jednym z narzędzi zwiększania zdolności adaptacyjnych jest korporacyjne wdrażanie technologii zarządzania czasem jako elementu systemu zarządzania organizacją.

Termin „zarządzanie czasem” pochodzi od angielskiego time-management, co oznacza „zarządzanie czasem”.

Tradycyjnie „zarządzanie czasem” jest częścią ogólnego zarządzania. Jednak obecnie zarządzanie czasem przeżywa okres kształtowania się jako jedna z dyscyplin szczególnych sfery zarządzania wiedzą naukową i praktyczną.

W literaturze współczesnej można spotkać wiele podejść do definiowania istoty zarządzania czasem.

I tak S. Potapow definiuje zarządzanie czasem jako planowanie, organizowanie dystrybucji i monitorowanie wykorzystania czasu pracy w organizacji oraz czasu własnego menedżera w celu zwiększenia efektywności poszczególnych działów i organizacji jako całości.

Zdaniem G. Archangielskiego „zarządzanie czasem to technologia, która pozwala wykorzystać niezastąpiony czas zgodnie z celami i wartościami”.

Ponadto G. Arkhangelsky uważa zarządzanie czasem za system składający się z czterech elementów:

Pierwszym elementem jest efektywność (która obejmuje także sukces). Na tym etapie ustala się, jaką drogę do osiągnięcia celu wybrać.

Drugim elementem jest technologia, która pozwala nam znaleźć najskuteczniejsze rozwiązania. Ten element systemu zarządzania czasem wymaga uwzględnienia szeregu innych, bardzo złożonych dziedzin. Na przykład biznes TRIZ (teoria rozwiązywania problemów wynalazczych) i walka menedżerska. Technologie te są ściśle powiązane ze strategią; dostarczają zestawu narzędzi do podejmowania decyzji strategicznych, w tym w zakresie strategii osobistej.

Trzecim elementem systemu zarządzania czasem jest strategia. Na tym etapie ustalane są cele strategiczne i taktyczne oraz przemyślany jest algorytm ich osiągnięcia.

Czwartym elementem systemu jest filozofia. W kontekście zarządzania czasem słowo „filozofia” oznacza odpowiedź na pytanie „dlaczego?” Dlaczego warto wyznaczać te konkretne cele, a nie inne?

D. Litvak uważa zarządzanie czasem za koncepcję, według której słowo czas jest skrótem od samego czasu, informacji, pieniędzy i energii. Według niego zarządzanie tymi czterema rzeczami osiąga się poprzez zarządzanie czasem. Zatem stosowane techniki nie mają na celu zrobienia więcej, ale osiągnięcia więcej.

Na podstawie omówionych powyżej podejść można stwierdzić, że zarządzanie czasem jest systemem charakteryzującym się następującymi cechami:

Mający na celu zwiększenie wydajności pracy;

Opiera się na zastosowaniu istniejących i opracowaniu nowych, unikalnych metod i narzędzi harmonizacji procesów tymczasowych z osiągnięciem ich logicznej organizacji, spełniającej wszystkie określone warunki i ograniczenia;

Polega na budowaniu hierarchii celów i zadań dla poszczególnych pracowników i organizacji, których realizacja wiąże się z tymczasowym rozmieszczeniem operacji produkcyjnych;

Odbywa się to w formie planowania, a także bezpośredniego wdrażania i dostosowywania planów.

Zdaniem G. Archangielskiego w ostatnich latach coraz większa liczba organizacji zdaje sobie sprawę z potrzeby scentralizowanego korporacyjnego wdrażania technologii zarządzania czasem. Potrzeba ta wynika z następujących czynników:

1. Rosnące tempo zmian środowiskowych wymaga przekazania większych uprawnień pracownikom organizacji, podejmowania przez nich niezależnych decyzji oraz samodzielnej organizacji i planowania swojej pracy. Dotyczy to szczególnie działań wieloprojektowych, a także przy dużej liczbie zapytań zewnętrznych (od klientów, dostawców, podwykonawców itp.) kierowanych bezpośrednio do pracownika i wymagających od niego samodzielnego ustalania priorytetów (bez kontaktu z bezpośrednim przełożonym) w warunkach ograniczonych zasobów czasowych.

2. Zwiększa się udział wartości niematerialnych i prawnych w wartości organizacji; „Kluczowe kompetencje” i efektywność ich pracy stają się głównym czynnikiem sukcesu coraz większej liczby firm. Jednocześnie zewnętrzna kontrola nad działalnością pracownika o charakterze twórczym jest niezwykle trudna, ale wzrasta znaczenie samodzielnej organizacji pracy takiego pracownika.

3. Dla organizacji ciągłe, istotne zmiany w działaniu stają się normą, a nie rzadkim wyjątkiem – rozwój nowych produktów, wchodzenie na nowe rynki, wprowadzanie nowych narzędzi i systemów zarządzania. Odpowiednio dla menedżerów najwyższego szczebla i specjalistów organizacji normą staje się ciągłe zwiększanie liczby i objętości zadań do rozwiązania oraz potrzeba ciągłego znajdowania rezerw czasu na realizację projektów, które pozwalają organizacji na ciągły rozwój.

Problem właściwego wykorzystania czasu pracowników intelektualnych i menedżerskich został podniesiony już dawno temu. Pierwsze wzmianki miały jednak charakter bardziej doradczy i zostały przedstawione w formie odrębnych porad.

Istnieją trzy główne etapy rozwoju odpowiednich technologii: zarządzanie naukowe lat 20.; klasyczne zarządzanie czasem z lat 50.-90.; nowoczesne zarządzanie czasem.

Pomimo tego, że zarządzanie czasem jest często postrzegane jako technologia w przeważającej mierze zachodnia, krajowa szkoła naukowej organizacji pracy i czasu osobistego ma szereg własnych osiągnięć, które nie mają odpowiednika w nauce zachodniej. Co więcej, wiele osiągnięć krajowych badaczy organizacji czasu zostało zapożyczonych przez zachodnich specjalistów.

Pochodzenie i rozwój krajowego zarządzania czasem związane są z nazwiskami wybitnych przedstawicieli radzieckiej szkoły ekonomicznej A.K. Gasteva i P.M. Kerzhentseva, których doświadczenia i pomysły były szczególnie ważne dla dalszego badania i rozwoju procesu zarządzania czasem.

Według A.K. Gasteva na wzrost wydajności pracy wpływają przede wszystkim czynniki organizacyjne, począwszy od stanu moralnego, psychicznego i fizycznego człowieka, a skończywszy na poziomie organizacji produkcji w przedsiębiorstwie jako całości. A.K. Gastev jest inicjatorem i twórcą Centralnego Instytutu Pracy (CIT), którego zadaniem była racjonalizacja technik i metod pracy oraz kształcenie wykwalifikowanych kadr dla gospodarki planowej. Naukowcy z instytutu opracowali specjalną technologię szkolenia pracowników, która obejmuje masowy, przyspieszony, zaprogramowany system działań, który pozwala uczniom jakościowo rozwijać umiejętności. Opracowania A.K. Gastev są istotne dla branży, w której pracownik zajmuje centralne miejsce.

P. M. Kerzhensev zwrócił szczególną uwagę na efektywne wykorzystanie czasu pracy jako podstawowego czynnika wzrostu wydajności pracy. Idee P. M. Kerzhenseva doprowadziły do ​​​​powstania ruchu społecznego „Liga Czasu”, którego celem była radykalna racjonalizacja czasu pracy. Metod było wiele, począwszy od eliminowania przerw na papierosa i spóźnień, po skracanie czasu spotkań i zebrań. Metody te miały charakter radykalny i zdaniem ideologów miały prowadzić do wzrostu wydajności pracy. Metody te nie uwzględniały jednak cechy instytucjonalnej: przeszkód psychicznych w trwałym trzymaniu się określonych nawyków (na przykład wykonywania ćwiczeń fizycznych, praktyk duchowych itp.).

Na początku XXI wieku zarządzanie czasem staje się coraz bardziej popularne. Po raz pierwszy w Rosji i na świecie pojawia się internetowa społeczność zarządzania czasem, której uczestnicy nie tylko studiują podstawowe techniki zarządzania czasem, ale także bezpośrednio wdrażają je we własnych działaniach związanych z zarządzaniem i dzielą się własnymi doświadczeniami.

Społeczność powstała na stronie internetowej „Organizacja czasu” w styczniu 2001 roku.

Wszyscy uczestnicy społeczności zarządzania czasem – od szefów największych korporacji po zwykłych menedżerów małych firm – to ludzie z pasją, którzy nie tylko zapoznali się z teorią zarządzania czasem, ale także wdrażają techniki i technologie domowego zarządzania czasem do swojego praktykę swoich działań. Następnie dzielą się swoimi doświadczeniami na łamach serwisu www.improvement.ru, gdzie publikowane są najbardziej aktualne artykuły wielu aktywnych uczestników społeczności zarządzania czasem.

Wszystkie historie zebrane na łamach serwisu to prawdziwe doświadczenia w stosowaniu narzędzi, technik i technologii zarządzania czasem w najróżniejszych obszarach i polach działalności.

Nową rundą rozwoju zarządzania czasem w Rosji jest otwarcie w 2007 roku pierwszego wydziału zarządzania czasem na rosyjskich uniwersytetach na Moskiewskim Uniwersytecie Finansowo-Przemysłowym „Synergia” (do 2010 r. - MFPA). Można zatem mówić o powstaniu i rozwoju szkoły naukowej i naukowo-pedagogicznej w zakresie zarządzania czasem. Powstanie i rozwój tego etapu wiąże się z nazwiskiem Gleba Aleksiejewicza Archangielskiego, założyciela i stałego lidera społeczności zarządzania czasem, dyrektora generalnego firmy Organizacja Czasu, szefa działu zarządzania czasem Synergy MPPU, autora książki liczne bestsellery biznesowe. Gleb Arkhangelsky słusznie uważany jest za czołowego eksperta w dziedzinie zarządzania czasem. Tym samym środowisko zarządzania czasem i firma „Organizacja Czasu” są dziś głównymi generatorami nowoczesnych pomysłów i technologii zwiększania efektywności osobistej w zakresie zarządzania czasem w naszym kraju.

Jednocześnie analizując obecny stan zarządzania czasem można zauważyć, co następuje:

1. Najpopularniejsze technologie klasycznego zarządzania czasem opierają się na sztywnym planowaniu, co czyni je nieadekwatnymi do dynamicznie zmieniającego się otoczenia biznesowego i wymaga rozwoju alternatywnych technologii, które pozwolą im elastycznie reagować na nieprzewidywalne zmiany okoliczności.

2. We współczesnym zarządzaniu i zarządzaniu czasem praktycznie nie uwzględnia się problematyki korporacyjnego wdrażania technologii zarządzania czasem i ich wykorzystania jako narzędzia zarządzania organizacją.

3. We współczesnym zarządzaniu zarządzanie czasem traktowane jest wyłącznie jako technologia pozwalająca na bardziej efektywne wykorzystanie czasu pracy. Tymczasem obserwacje poczynione w ramach krajowej szkoły zarządzania czasem pozwalają na postawienie kwestii wykorzystania zarządzania czasem dla rozwoju organizacji i kształtowania kultury korporacyjnej nastawionej na ciągłe doskonalenie efektywności operacyjnej.

Wszystko sprowadza się do rozwiązania głównego problemu ekonomicznego – zwiększenia wydajności pracy, w tym poprzez zwiększenie efektywności wykorzystania czasu pracy. W związku z tym coraz większą rolę odgrywają metody badania czasu pracy, które pozwalają na identyfikację niezastąpionych rezerw, identyfikację nieuzasadnionych strat i w efekcie formułowanie propozycji optymalizacji działań pracowników.