Przykładowy dziennik nieregularnych godzin pracy. Dziennik czasu: zwiększanie wydajności pracowników

Dyscyplina pracowników jest podstawowym czynnikiem sukcesu każdej organizacji. Aby tego przestrzegać, organizacje mają ściśle ustalone harmonogramy rozpoczęcia i zakończenia pracy. Aby monitorować przestrzeganie ustalonych zasad, pracodawcy prowadzą różne formy dokumentacji. Jedną z akceptowanych form monitorowania obecności lub czasowej nieobecności w pracy jest specjalna księga rachunkowa przepracowanych godzin.

Dziennik czasu pracy pracownika – podstawa prawna prowadzenia dziennika

Właściwa organizacja produkcji zależy przede wszystkim od niezakłóconego funkcjonowania zatrudnionego personelu. Pracownicy mają obowiązek przestrzegać norm czasu pracy określonych w lokalnych dokumentach. Nie da się jednak uniknąć nieplanowanych nieobecności. Aby móc śledzić obecność pracowników w miejscach pracy i prawidłowo naliczać ich wynagrodzenia, prowadzony jest miesięczny grafik. Obowiązkowy charakter jego utrzymania jest zapisany w art. 91 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej Dziennik przyjazdów i wyjazdów pracowników jest prowadzony przez pracodawcę na zasadzie dobrowolności. Prawo nie przewiduje jego obowiązkowego utrzymania.

W jakiej formie jest skompilowany?

Forma dziennika czasu pracy nie jest określona przez prawo, dlatego jego projekt zależy wyłącznie od wymagań pracodawcy. Za legalną uważa się zarówno papierową, jak i elektroniczną wersję prowadzenia ksiąg rachunkowych. Należy doprecyzować, że prowadzenie formularza elektronicznego nie wymaga instalacji specjalnych programów. Wystarczy opracować wygodny dla siebie format i poprawnie go sformatować. Może to być dokument w formacie Word lub Excel. Prowadzenie dokumentu możliwe jest dzięki wbudowanym w organizacji elektronicznym systemom raportowania. Najważniejszą rzeczą przy wypełnianiu formularza papierowego lub elektronicznego jest spójność i konsekwencja.

Jak prawidłowo aplikować?

Rejestracja dziennika czasu pracy pracownika odbywa się metodą tabelaryczną. Każda organizacja ma prawo sama określić, jakich kolumn potrzebuje w księdze. Najważniejsze jest to, że za ich pomocą możesz łatwo śledzić przybycie i odejście pracowników, ich godziny nadliczbowe lub nieobecności.

Projekt książki musi zawierać:

• Strona tytułowa.
• Spis treści.
• Uszczelka na koronce.

Strona tytułowa powinna zawierać ogólną informację o nazwie firmy i tytule książki. Na pierwszym arkuszu należy podać datę rozpoczęcia konserwacji i ostatni wpis w książce. Ważne jest, aby w księdze wskazać stanowisko i nazwisko osoby prowadzącej dokument. Książka jest sznurowana i zapieczętowana w celu zabezpieczenia przed nielegalnym wyrywaniem stron. Pieczęć może mieć formę zadrukowanej kartki papieru lub pieczęci fabrycznej przy zakupie gotowej książki.

Jak prowadzić rejestr czasu pracy pracowników?

Księgę powinna prowadzić jedna odpowiedzialna osoba. Zazwyczaj w organizacjach stanowisko to jest określone w LNLA, a następnie w umowie o pracę odpowiedniego pracownika. Ale możliwe jest również przypisanie odpowiedzialności na polecenie menedżera.

Tabela zawiera następujące wymagane kolumny:

• Numer seryjny.
• Nazwisko pracownika.
• Data wejścia.
• Dokładne rejestrowanie przybycia do pracy.
• Dokładny czas wyjścia z pracy.
• Uwaga, kolumna.
• Podpis pracownika dokonującego wpisu.

Późne przyjazdy lub wcześniejsze wyjazdy są zwykle odnotowywane w kolumnie „Uwagi”. Może także rejestrować nieregularne godziny pracy.

Przykładowe zamówienie na wprowadzenie dziennika czasu pracy pracownika

Cała podstawowa dokumentacja w organizacjach jest wprowadzana w życie na polecenie menedżera. Specjalna księga rachunkowa nie jest wyjątkiem. Zmiany w księdze dokonuje się także poprzez wydanie polecenia.

Kolejność odzwierciedla następujące punkty:

• Podstawa wydania postanowienia.
• Zamów specjalny rodzaj specjalnej księgowości od określonej daty.
• Przypisanie obowiązków jednemu odpowiedzialnemu pracownikowi.
• Instrukcja zapoznania się z zamówieniem.

Okres przechowywania dzienników czasu pracy pracowników

Zgodnie z ustalonymi zasadami wszystkie dokumenty w organizacji po zakończeniu ich konserwacji przekazywane są do archiwum. Okresy przechowywania określone są w instrukcjach państwowych, które wskazują całą listę przechowywanych dokumentów. Zgodnie z § 586 Wykazu specjalny dziennik księgowy przechowuje się przez okres 5 lat od dnia dokonania ostatniego wpisu. Jeśli jednak dokument zawiera informacje o pracy w warunkach niebezpiecznych, jego przechowywanie wydłuża się do 75 lat. Przechowywanie dokumentów przez okres do 5 lat zapewnia wewnętrzne archiwum organizacji, do 75 lat - przekazywane do archiwów miejskich.

Główny dokument oficera personalnego, za pomocą którego rejestrowane są informacje o czasie faktycznie przepracowanym przez pracownika. Należy go wypełnić i przechowywać. Z dodatkowych narzędzi korzysta się wtedy, gdy zachodzi potrzeba np. zebrania informacji o tym, o której godzinie pracownik przybył do przedsiębiorstwa i kiedy zakończył swój dzień pracy. Do ewidencji czasu spędzonego w podróży wykorzystuje się inny dokument - dziennik czasu pracy i podróży służbowych (podróże służbowe lokalne).

Pracownicy przychodząc do pracy składają na nim swój podpis. To samo robi się na koniec dnia pracy. Jeżeli z jakiegoś powodu pracownik musi odejść, musi najpierw uzyskać zgodę przełożonych. Informacje te są również rejestrowane, aby nieobecność ta nie była liczona jako absencja.

Kto jest odpowiedzialny za prowadzenie i wypełnianie dziennika?

Kierownik przedsiębiorstwa decyduje, kto będzie prowadził dokument. Najczęściej do tego zadania przydzielany jest jeden pracownik. Ta odpowiedzialność znajduje odzwierciedlenie w jego i w. Za nienależyte wykonanie tego obowiązku pracownik będzie ponosił odpowiedzialność. Ponieważ zawiera ważne informacje, może być udostępniany do raportów i audytów. Dlatego ważne jest, aby przeprowadzić go ostrożnie, bez błędów.

Jakie informacje znajdują się w dzienniku?

Zapraszamy do zapoznania się z tym jak wygląda przykładowy dziennik czasu pracy pracownika.

Jest on sformatowany w następujący sposób: strony muszą być ponumerowane i splecione. Odpowiedzialny za to pracownik musi umieścić na sznurowaniu pieczęć z odciskiem pieczęci firmowej i podpisać się pod nią.

Dokument zawiera następujące informacje.

Dziennik czasu pracy jest pożądany w większości przedsiębiorstw, które zatrudniają personel. Dokument ten nie jest obowiązkowy, ale jego obecność pozwala rozwiązać wiele problemów i zapobiec rozwojowi sytuacji nieprzyjemnych dla obu stron stosunku pracy.

AKTA

Dlaczego potrzebujesz dokumentu?

Zanim odpowiemy na to pytanie, zastanówmy się bardziej szczegółowo nad rzeczywistym pojęciem „czasu pracy”. Jak wiadomo, standardowy tydzień pracy trwa 40 godzin – 8 godzin dziennie. W tym okresie pracownik musi wykonywać funkcje pracownicze powierzone mu przez pracodawcę w pełnej zgodności z układem pracy (lub układem zbiorowym) i przepisami przyjętymi w przedsiębiorstwie.

Wynagrodzenie naliczane jest na podstawie przepracowanych godzin. Wszystkie godziny spędzone przez pracownika w pracy powyżej tej prawnie ustalonej normy są płacone według podwójnej stawki. Ale jeśli pracownik nie przepracuje wystarczającej ilości czasu, kierownictwo ma prawo nałożyć na niego pewne sankcje.

Aby rozwiązać problemy związane z ustaleniem faktycznie przepracowanych godzin, opracowywany jest dziennik czasu pracy.

Informacje w dzienniku wprowadzane są osobno dla każdego pracownika organizacji.

Zatem dokument jest niezbędny dla obu stron stosunku pracy, ponieważ spełnia kilka funkcji jednocześnie:

1. Rozwiązuje problem monitorowania czasu, jaki każdy pracownik przedsiębiorstwa spędza w swoim miejscu pracy.
2. Służy jako podstawa do obliczenia wynagrodzeń (szczególnie jeśli organizacja akceptuje stawki godzinowe).
3. Stanowi pomoc dla kadry zarządzającej w kwestii zorganizowania dyscypliny w przedsiębiorstwie.

Czasami dokument może stać się podstawą do nałożenia sankcji dyscyplinarnej na pracownika, który naruszył regulamin pracy.

Jak liczyć godziny pracy

Istnieje kilka metod rejestrowania godzin pracy:

• Standard codziennie- stosowane, jeśli pracownicy przychodzą do pracy i opuszczają ją w tym samym czasie.
• Na co tydzień W rachunkowości parametr dzienny traci swoje znaczenie, ponieważ od pracowników nie wymaga się „przesiadywania” w godzinach, ale muszą spełniać określony standard pracy w ciągu tygodnia, w tym czasowy (na przykład jednego dnia pracownik pracuje sześć godzin, drugiego kolejny – dziesięć).
• Streszczony Metoda jest optymalna w produkcji lub przy elastycznym harmonogramie pracy. Zazwyczaj dane są tutaj rejestrowane na podstawie wyników miesiąca, ale czasami uwzględniane są również dłuższe okresy (maksymalnie jeden rok).

Jak prowadzić dziennik

Czasopismo może być prowadzone w formie elektronicznej i papierowej.

Prowadzenie dziennika elektronicznego możliwe jest w różnych formatach, w zależności od oprogramowania stosowanego przez pracodawcę. Istnieją formularze budżetowe, w których prawie wszystkie czynności wykonywane są ręcznie, oraz bardziej złożone, „zaawansowane”, w pełni zautomatyzowane systemy, które przekazują informacje bezpośrednio do programów księgowych (zwykle dostęp do takiego oprogramowania następuje tylko wtedy, gdy pracownik posiada klucz) .

W każdym razie elektroniczna forma dokumentu jest wygodna, ponieważ pozwala zaoszczędzić czas, wysiłek oraz pozwala w łatwy sposób kontrolować czas pracy pracowników w oparciu o takie wskaźniki jak nieusprawiedliwione nieobecności, nadgodziny, zwolnienia lekarskie itp.

Jeżeli dziennik prowadzony jest w formie papierowej, to wszystkie jego kartki należy ponumerować, spiąć „sztywną” nitką (nie można używać zszywacza), następnie na ostatniej stronie należy zaznaczyć liczbę kartek, ostemplować (o ile pieczęć jest używana w pracy organizacji) i podpisuje pracownika odpowiedzialnego za prowadzenie dziennika. W przyszłości powinieneś podpisywać każdą wypełnioną stronę dokumentu.

Dziennik prowadzi zazwyczaj specjalista ds. kadr lub pracownik księgowości. W zależności od tego określa się miejsce przechowywania dokumentu w okresie jego ważności.

Odpowiedzialny pracownik jest odpowiedzialny nie tylko za dokładność informacji wprowadzonych do dziennika, ale także za ich terminowe i pełne przekazanie specjalistom w zakresie płac, a także za wykonanie wszystkich innych niezbędnych czynności.

Przykładowy dziennik czasu pracy pracownika

Jeśli potrzebujesz stworzyć dziennik czasu pracy pracownika, skorzystaj z poniższych wskazówek i zobacz przykładowy dokument.

Magazyn nie ma jednolitego standardu projektowego. Oznacza to, że przedstawiciele każdej organizacji mogą ją utworzyć w dowolnej formie lub według wzoru opracowanego w firmie i zatwierdzonego przez kierownictwo, a także organ związkowy (jeśli taki istnieje).

Podobnie jak projekt magazynu, jego strukturę i treść pozostawiono całkowicie pracownikom przedsiębiorstwa.

• Nazwa firmy;
• data otwarcia i data zakończenia dziennika (wprowadzana po zamknięciu dokumentu);
• wskazać pracownika odpowiedzialnego za jego utrzymanie;
• jeśli organizacja ma listę spraw, należy podać link do indeksu dziennika zgodnie z tym dokumentem księgowym.

Główną część dziennika najlepiej przedstawić w formie tabeli, w której należy wpisać następujące dane:

• numer seryjny pracownika, jego imię i nazwisko oraz stanowisko;
• data, godzina przyjazdu i wyjazdu oraz informacja o spóźnieniu (dokładna liczba w minutach i godzinach);
• informacja o absencji - tak/nie;
• ilość przepracowanego całkowitego czasu (pomniejszona o nieobecności w sprawach osobistych);
• podpis pracownika.

W razie potrzeby tabelę można uzupełnić o inne dane (np. o tym, dlaczego pracownik opuścił miejsce pracy w ciągu dnia).

Jak długo i jak przechowywać dokument

Dziennika czasu nie można wyrzucić ani wyrzucić bezpośrednio po jego ukończeniu. Należy je przechowywać albo przez okres określony przez prawo, albo przez okres określony w zasadach rachunkowości firmy (ale nie krócej niż pięć lat). Dopiero po upływie tego czasu dziennik można zniszczyć w trybie przewidzianym dla dokumentacji handlowej.

Współczesne tempo rozwoju biznesu zmusza nas do ciągłego monitorowania wzrostu produktywności zarówno właścicieli startupów, jak i dyrektorów generalnych znanych na całym świecie korporacji. Rozwijane są nowe podejścia do prowadzenia działalności gospodarczej, rosną wymagania pracodawców na rynku pracy, zapraszani są specjaliści do oceny wydajności pracowników – a wszystkie te działania są podejmowane, aby zapewnić rozwój firmy w oczach konsumentów i klientów, otrzymuje zysk i środki na dalszy rozwój.

Przy rozsądnym podejściu kreatywne metody naprawdę działają, ale nie zapominaj o klasycznych aspektach: na przykład identyfikowaniu nieodpowiedzialnych, a wręcz pracowitych pracowników.

Pracodawcy w tej misji pomaga jedynie dziennik czasu. Dokument ten ma na celu wskazanie czasu, w którym pracownik faktycznie przepracował, a także rejestruje przybycie i wyjście pracownika z miejsca pracy, odnotowuje informacje o spóźnieniach, absencjach i opóźnieniach. Pomimo tak rozbudowanej funkcjonalności dziennik przyjazdów i wyjazdów pracowników okazuje się przydatny w wielu innych przypadkach, najważniejsze jest wiedzieć, jak należy go prowadzić i dbać o to, aby był wypełniany terminowo. Przyjrzyjmy się wszystkim szczegółom tego problemu w następnym artykule.

Dlaczego śledzenie czasu jest konieczne?

Zgodnie z art. 91 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej do obowiązków pracodawcy należy prowadzenie ewidencji czasu przepracowanego przez każdego pracownika. Na podstawie danych zapisanych w dzienniku można wypełnić kartę czasu pracy. Dodatkowo dziennik czasu maksymalizuje ogólną wydajność pracy. Wyjaśnia to fakt, że dokument ten natychmiast identyfikuje pozbawionych skrupułów pracowników, którzy są nieobecni i/lub regularnie spóźniają się do pracy bez ważnego powodu.

Wpisy wyróżniają także odpowiedzialnych pracowników, co ułatwia sprawiedliwe nagradzanie, a w efekcie zwiększa produktywność. W rezultacie staje się jasne, kogo należy nagradzać i awansować, a kto powinien zwolnić tempo pracy i zadbać o własną dyscyplinę, aby utrzymać pracę.

Budujesz klatki do hodowli przepiórek? Jak je poprawnie zaprojektować?

W jakich przypadkach zawierana jest umowa LLC z indywidualnym przedsiębiorcą? Jakie są jego rodzaje?

W dzienniku czasu pracy wpisuje się czas wyjścia i powrotu pracowników z przerwy obiadowej, sprawuje się kontrolę nad obecnością pracowników na stanowiskach w godzinach pracy oraz uwzględnia się czas przepracowany przez pracownika , co jest szczególnie przydatne w przypadku pracowników opłacanych godzinowo, a także długości urlopów, urlopów macierzyńskich, chorób, przestojów itp.

I oczywiście absencja jest odnotowana w dokumencie. Wracając do Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, zwolnienie pracownika może nastąpić po nieobecności trwającej cały dzień roboczy bez uzasadnionego powodu lub z powodu nieobecności pracownika trwającej dłużej niż 4 godziny.

Sumaryczny czas pracy opisany jest w monologu eksperta.

Kto prowadzi i jak go wypełnić?

Organizacja decyduje o takiej kwestii samodzielnie, opierając swoją decyzję na swojej specjalizacji i kierunku własnych działań. Pracodawca może podjąć się tej pracy samodzielnie lub może wskazać to jako obowiązek pracownika, co zostanie określone w umowie o pracę, opisie stanowiska lub specjalnym zamówieniu. Jeżeli podwładny uchyla się od prowadzenia dziennika czasu pracy, ponosi on odpowiedzialność administracyjną, którą nakładają na niego właściwe władze.

Dziennik wypełnia się możliwie najkrócej: w wymaganych kolumnach znajduje się numer seryjny wpisu, imię i nazwisko pracownika, data utworzenia wpisu, godzina pojawienia się pracownika w miejscu pracy oraz godzina jego wyjścia. Dodatkowo w osobnej kolumnie możesz zapisać konkretne miejsce, do którego udał się pracownik, a także łączną ilość czasu, jaki spędził w miejscu pracy przez określony okres czasu. Ostatnią, obowiązkową kolumną jest podpis osoby prowadzącej dziennik.

Rejestrowanie może odbywać się na trzy sposoby. Po pierwsze, jest to tradycyjna księgowość dzienna, stosowana, jeśli dzień pracy jest ujednolicony i regulowany przez tę samą liczbę godzin każdego dnia. Jeśli preferowana jest ta ścieżka, musisz codziennie wypełniać dziennik, koncentrując się na wszystkich pracownikach wymienionych w dokumencie.

Po drugie, istnieje cotygodniowa księgowość, która jest istotna, jeśli pracownik nie przepracowuje codziennie tej samej liczby godzin, ale w tygodniu pracuje zgodnie z normą ustaloną w umowie. Jak sama nazwa wskazuje, na koniec każdego tygodnia pracy pojawia się nowy wpis do dziennika.

Wreszcie, po trzecie, jeśli pracownik organizacji ma elastyczny grafik, dziennik prowadzony jest w formie podsumowań. Dla firm, które pracują całą dobę, aby coś wyprodukować i/lub specjalizują się w wykonywaniu określonego rodzaju prac, ta metoda rozliczania jest najbardziej optymalnym rozwiązaniem.

Okres, w którym pojawia się nowy wpis, wynosi od miesiąca do roku: okres ten wynika z faktu, że dostępność czasu pracy w godzinach nadliczbowych, która często występuje w systemie zmianowym, jest prawnie ograniczona do 120 godzin rocznie . Dlatego prowadzenie podsumowanej dokumentacji pomaga wielu pracodawcom uniknąć naruszenia Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej.

Podsumujmy to

Dziennik czasu jest niezbędny w dynamicznie rozwijającym się biznesie, który wymaga maksymalnej optymalizacji zarządzania i rygorystycznego doboru personelu pracującego na rzecz wspólnej sprawy. Nie tylko pokazuje poziom dyscypliny pracowników, ale także pozwala wypełnić obowiązkowy dokument ustanowiony na jego podstawie przez prawo, a także uniknąć przekroczenia normy czasu pracy określonej w Kodeksie pracy Federacji Rosyjskiej.

Przydatność tego dokumentu nie budzi wątpliwości – wszak nawet codzienne jego wypełnienie nie zajmie upoważnionemu pracownikowi wiele czasu, za to czas potrzebny pracownikowi nieodpowiedzialnemu w swojej pracy zostanie znacząco skrócony.

Wzory zarządzenia w sprawie wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za prowadzenie karty czasu pracy

Witebsk

O procedurze prowadzenia grafików

śledzenie czasu

W celu zapewnienia ewidencji czasu pracy,

ZAMAWIAM:

1. Przypisz bezpośrednich kierowników oddziałów strukturalnych NAME LLC do odpowiedzialności za prowadzenie kart czasu pracy.

2. Kierownicy działów strukturalnych muszą zapewnić dostarczenie wypełnionej karty czasu pracy wraz z niezbędnymi dokumentami uzupełniającymi (w przypadku nieobecności pracownika w miejscu pracy) na koniec każdego miesiąca do działu HR.

3. Dział kadr sprawdza wszystkie karty czasu pracy i zapewnia ich terminowe przekazanie do działu księgowości w celu naliczenia płac, nie później niż 2 dnia każdego miesiąca.

4. Zatwierdź formularz karty czasu pracy.

5. Zatwierdzić symbole rodzajów przepracowanego czasu pracy do stosowania w kartach czasu pracy.

6. Z niniejszym zamówieniem powinni zapoznać się wszyscy zainteresowani.

7. Powierzam kontrolę nad wykonaniem zamówienia kierownikowi działu kadr, imię i nazwisko.

Załącznik: 1. Formularz karty czasu pracy.

2. Symbole rodzajów czasu pracy do stosowania w kartach czasu pracy.

Karty czasu pracy Pracodawca ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy

„Dział Kadr Instytucji Budżetowej” nr 2

TABELA CZASU PRACY

Artykuł 91 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej wskazuje, że pracodawca ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy faktycznie przepracowanego przez każdego pracownika. Jest to konieczne w celu dotrzymania maksymalnego tygodniowego czasu pracy określonego przez prawo, a także prawidłowego naliczenia wynagrodzeń i udokumentowania poniesionych wydatków. Przyjrzyjmy się bliżej zasadom określającym procedurę wypełniania karty czasu pracy i obliczania wynagrodzeń oraz podaj próbkę tego dokumentu.

Kto jest odpowiedzialny za prowadzenie karty czasu pracy?

Aby prowadzić arkusze czasu pracy, przedsiębiorstwo może utworzyć stanowisko chronometrażysty. Jeżeli organizacja jest niewielka, wypełnienie karty czasu pracy można powierzyć pracownikowi działu personalnego lub sekretarce. W dużych organizacjach obowiązki można przypisać jednemu z pracowników w każdym dziale (dyrektorowi lub zastępcy szefa). Jeżeli przy zatrudnieniu specjalisty umowa o pracę lub opis stanowiska nie wskazywały obowiązku prowadzenia karty czasu pracy, konieczne jest sporządzenie dodatkowej umowy do umowy o pracę, która m.in. wskazuje wysokość dodatku ( Artykuł 151 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). Oto fragment takiej umowy:

2. Dodaj sekcję. 2 umowy o pracę, ust. 4 w brzmieniu:

„Pracownik jest odpowiedzialny za prowadzenie kart czasu pracy kadry nauczycielskiej.”

3. Zgodnie z art. 151 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, dodaj sekcję. 3 ust. 2 w brzmieniu:

„Za wypełnianie obowiązków prowadzenia kart czasu pracy pracowników dydaktycznych pracownik otrzymuje dodatek w wysokości 1500 (tysiąc pięćset) rubli miesięcznie.”

Bezpośrednie przydzielenie odpowiednich obowiązków następuje poprzez wydanie odpowiedniego zarządzenia.

Miejska placówka oświatowa „Szkoła Średnia N 264”

Zamówienie nr 3

Moskwa 11.01.

W sprawie wyznaczenia osób odpowiedzialnych

za prowadzenie księgi rachunkowej

godziny pracy

Ze względu na konieczność ewidencjonowania czasu przepracowanego przez każdego pracownika organizacji, a także w celu monitorowania przestrzegania przez pracowników ustalonych godzin pracy i pozyskiwania danych o przepracowanym czasie pracy do celów naliczania wynagrodzeń, a także sporządzania sprawozdawczości statystycznej w zakresie praca

Zamawiam:

1. Przypisz odpowiedzialność za prowadzenie kart czasu pracy:

Jeśli chodzi o kadrę nauczycielską - Galina Viktorovna Klyueva, zastępca dyrektora ds. Organizacji pracy edukacyjnej;

Dla personelu serwisowego - Irina Sergeevna Paramonova, sekretarz-asystent.

2. Przypisz Irinę Siergiejewnę Paramonową odpowiedzialną za terminowe otrzymywanie danych.

3. Zastrzegam sobie kontrolę nad realizacją zamówienia.

Dyrektor Solntseva / R. I. Solntseva/

Z zamówieniem zapoznali się:

Klyueva, 11.01. /G. V. Klyueva /

Paramonowa, 11.01. /I. S. Paramonova/

Na koniec miesiąca kalendarzowego wszystkie karty czasu pracy (jeżeli jest ich kilka) przekazywane są kierownikowi działu kadr (lub innej osobie odpowiedzialnej za prowadzenie dokumentacji kadrowej), który sprawdza dane karty czasu pracy z danymi dostępnymi w dziale kadr. działu (dni, w których każdy z pracowników przebywał na corocznym urlopie płatnym lub bezpłatnym, był nieobecny z powodu czasowej niezdolności do pracy itp.), podpisuje karty czasu pracy i przekazuje je do działu księgowości. W zależności od liczby pracowników instytucji arkusz czasu pracy można przekazać bezpośrednio księgowemu.

W ciągu roku możliwe jest zatrudnienie nowych pracowników podlegających obowiązkowemu wpisaniu do grafiku, a także zwolnienie pracowników skreślonych z grafiku w miesiącu następującym po miesiącu zwolnienia. Podstawą tego są polecenia personalne.

Często zdarzają się przypadki pracy w niepełnym wymiarze godzin. W takim przypadku, w zależności od liczby pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy, istnieje możliwość uwzględnienia ich w głównym grafiku lub prowadzenia odrębnego grafiku.

Przypomnijmy, że art. 5.27 Kodeksu wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej ustanawia odpowiedzialność za naruszenie przepisów prawa pracy i ochrony pracy w postaci nałożenia na urzędników kary administracyjnej w wysokości od 1000 do 5000 rubli. dla osób prawnych - od 30 000 do 50 000 rubli. lub administracyjne zawieszenie działalności na okres do 90 dni.

Procedura wypełniania karty czasu pracy

Formularz karty czasu pracy do rejestrowania godzin pracy i obliczania wynagrodzeń dla instytucji budżetowych (N 0504421) określa rozporządzenie Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 30 grudnia 2008 r. N 148n „Po zatwierdzeniu instrukcji rachunkowości budżetowej” (z późniejszymi zmianami z dnia 3 lipca 2009 roku, zwana dalej Instrukcją). Zarządzeniem Ministra Finansów Rosji z dnia 30 grudnia 2009 r. N 152n wprowadzono zmiany do niniejszej Instrukcji. Konieczność prowadzenia kart czasu pracy w instytucjach budżetowych w powyższej formie stwierdza także Pismo Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 10 września 2007 r. N 02-14-10a/2261.

W przypadku korzystania z arkusza czasu pracy formularza N 0504421 dopuszczalne jest włączenie dodatkowych kolumn, przy czym nie można usuwać istniejących kolumn. Wprowadzone zmiany muszą zostać sformalizowane w odpowiednim dokumencie organizacyjnym i administracyjnym organizacji (na przykład w zasadach polityki rachunkowości). Jest to określone w Procedurze stosowania ujednoliconych form pierwotnej dokumentacji księgowej, zatwierdzonej uchwałą Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 24 marca 1999 r. N 20.

Karta czasu pracy otwiera się co miesiąc na dwa do trzech dni przed rozpoczęciem okresu rozliczeniowego na podstawie karty czasu pracy za poprzedni miesiąc i jest wypełniana na podstawie dokumentów akt osobowych: zleceń zatrudnienia, przeniesienia, zwolnienia.

Akceptuję

Szef Solntseva Solntseva

Idealny dokument: karta czasu pracy

Karta czasu pracy jest dokumentem wymagającym stałej uwagi: jest wypełniana codziennie i dwa razy w miesiącu przekazywana do działu księgowości. Zwracają się do niego w przypadku sporu, aby udowodnić, że pracownik był w pracy lub odwrotnie, z jakiegoś powodu był nieobecny. Te karty raportów mogą stać się przedmiotem szczególnej uwagi organów kontrolnych. Za nieprawidłowe utrzymanie lub brak tego dokumentu pracodawca może zostać pociągnięty do odpowiedzialności. Oznacza to, że po prostu konieczne jest, aby wszystko w tym dokumencie było w idealnym porządku.

Przydatne Do 15 listopada, subskrybując czasopisma dla oficerów personalnych, możesz otrzymać certyfikat na zakupy w sklepie internetowym OZON.ru. Dowiedz się więcej

Pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji czasu faktycznie przepracowanego przez każdego pracownika (część 4 art. 91 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). Takie zapisy są przechowywane w karcie czasu pracy - głównym dokumencie księgowym, który stanowi podstawę rachunkowości i rachunkowości podatkowej (klauzule 1 i 2 art. 9 ustawy federalnej z dnia 21 listopada 1996 r. nr 129-FZ O rachunkowości, klauzula 1 art. 252 i 313 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej).

Uchwała Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 5 stycznia 2004 r. nr 1 w sprawie zatwierdzenia ujednoliconych form podstawowej dokumentacji księgowej do rejestrowania pracy i jej płatności (zwana dalej uchwałą nr 1). ujednolicone wzory kart czasu pracy – formularz nr T-12 Arkusz czasu pracy i naliczania wynagrodzeń oraz formularz nr T-13 Arkusz czasu pracy. Powinny być utrzymywane przez wszystkie organizacje działające na terytorium Federacji Rosyjskiej, z wyjątkiem instytucji budżetowych (ust. 2 uchwały nr 1).

Czy można zmienić ujednoliconą formę karty czasu pracy?

Notatka! 1 stycznia wchodzi w życie ustawa federalna z 6 grudnia. Nr 402-FZ W sprawie rachunkowości

Te ujednolicone formularze można uzupełniać o potrzebne szczegóły, rozszerzać i zawężać kolumny i linie z uwzględnieniem kategorii wskaźników, zawierać dodatkowe linie (w tym wolne), dodatkowe symbole i luźne arkusze dla wygody umieszczania i przetwarzania niezbędnych informacji (Uchwała Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 24.03.1999 nr 20 w sprawie zatwierdzenia procedury stosowania jednolitych form podstawowej dokumentacji księgowej). Tak zmodyfikowane formularze grafiku stosowane w organizacji należy wprowadzić w życie poprzez wydanie odpowiedniego zamówienia (instrukcji) dla głównej działalności.

Notatka! Nie można usunąć szczegółów z ujednoliconego formularza.

Do wskazania przyczyn obecności i nieobecności w pracy stosuje się symbole określone uchwałą nr 1. Jednak w praktyce może zaistnieć konieczność odnotowania w karcie zgłoszenia sytuacji, których ta uchwała nie przewiduje. W takich przypadkach pracodawca ma prawo wprowadzić nowy symbol w drodze zarządzenia (załącznik nr 1).

Procedurę wypełniania grafiku określono w zatwierdzonych Instrukcjach stosowania i wypełniania formularzy podstawowej dokumentacji księgowej do rozliczania pracy i jej płatności. Uchwała nr 1 (zwane dalej Dyrektywami).

KIEDY, KTO I DLACZEGO POTRZEBUJESZ RAPORTU?

Aby osiągnąć następujące cele, wymagana jest karta czasu pracy.

Cel 1. Rozliczenie czasu faktycznie przepracowanego i (lub) nieprzepracowanego przez każdego pracownika.

Cel 2. Monitorowanie przestrzegania przez pracowników ustalonych godzin pracy.

Cel 3. Uzyskanie danych o przepracowanych godzinach, naliczenie wynagrodzeń i innych świadczeń należnych pracownikowi (w tym świadczeń wypłacanych z budżetu Funduszu Ubezpieczeń Społecznych Federacji Rosyjskiej).

Cel 4. Opracowanie sprawozdań statystycznych dotyczących pracy (w szczególności dla formularza miesięcznego nr P-4 Informacje o liczbie, płacach i przepływie pracowników, zatwierdzone zarządzeniem Rosstatu z dnia 20 lipca nr 256 W sprawie zatwierdzenia narzędzi statystycznych za organizację federalnego monitoringu statystycznego liczby i wynagrodzeń pracowników).

Czy dane z karty czasu pracy mogą być analizowane podczas czynności kontrolnych przez organy inspekcyjne?

Należy zapoznać się i ocenić kartę czasu pracy (wśród innych niezbędnych dokumentów):

Nasz partner w ramach umowy dostawy został poddany kontroli urzędu skarbowego. Najwyraźniej odkryli pewne naruszenia w jego działalności i obecnie przeprowadzają kontrkontrole wszystkich kontrahentów, w tym naszej organizacji. Na liście dokumentów, które jesteśmy zobowiązani złożyć w urzędzie skarbowym znajduje się karta czasu pracy. Czy rzeczywiście mamy obowiązek złożyć ten dokument w urzędzie skarbowym?

W praktyce urząd skarbowy często wymaga przedłożenia karty czasu pracy podczas kontroli. Co więcej, może to dotyczyć nie tylko samej organizacji, ale także jej partnerów biznesowych w ramach kontrkontroli.

Należy jednak pamiętać, że sądy nie zgadzają się z takim stanowiskiem organów podatkowych i nie uważają, aby karty czasu pracy partnera biznesowego były potrzebne do weryfikacji jego działań podczas kontrkontroli. Orzeczenia sądu wskazują, że karta czasu pracy jest dokumentem wewnętrznym spółki i nie może odnosić się do działalności żadnego z jej kontrahentów, w związku z czym nie podlega zwrotowi na podstawie art. 93 ust. 1 Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej (uchwała Federalnej Służby Antymonopolowej Okręgu Północno-Zachodniego z dnia 30 lipca w sprawie nr A56-59024/2009.

OKRES WAŻNOŚCI KARTY

Okresy przechowywania grafików określają przepisy księgowe i podatkowe, a także zasady organizacji spraw archiwalnych. Jednak w różnych regulacyjnych aktach prawnych występują rozbieżności dotyczące okresu przechowywania tego dokumentu. Rozwiążmy to.

Ponieważ karta zgłoszenia jest niezbędna m.in. do naliczenia i zapłaty podatku dochodowego (uzasadnia koszty wynagrodzeń oraz wypłatę różnych odszkodowań i świadczeń), należy ją przechowywać co najmniej przez cztery lata (pkt 8, ust. 1, artykuł 23 Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej ).

Arkusz czasu pracy jest także głównym dokumentem księgowym dotyczącym wynagrodzeń, dlatego okres jego przechowywania ustalają zasady organizacji państwowych spraw archiwalnych i wynosi co najmniej pięć lat (art. 17 ustawy federalnej z dnia 21 listopada 1996 r. nr 129-FZ w sprawie Księgowość).

Zgodnie z art. 586 Wykaz standardowych administracyjnych dokumentów archiwalnych powstałych w toku działalności organów państwowych, samorządów terytorialnych i organizacji, ze wskazaniem okresów przechowywania, zatwierdzony. zarządzeniem Ministra Kultury Rosji z dnia 25 sierpnia. Nr 558 Po zatwierdzeniu Wykazu standardowych dokumentów archiwalnych zarządczych powstałych w toku działalności organów państwowych, samorządowych i organizacji, ze wskazaniem okresów przechowywania, kartę czasu pracy należy przechowywać przez okres pięciu lat. a jeżeli warunki pracy pracowników są trudne, szkodliwe lub niebezpieczne – na 75 lat.

Zatem całkowity okres ważności karty raportu wynosi co najmniej pięć lat.

PRZEMIESZCZENIA HARMONOGRAMU W ORGANIZACJI

Zgodnie z Uchwałą nr 1 kartę czasu pracy sporządza w jednym egzemplarzu osoba upoważniona, podpisuje kierownik jednostki strukturalnej, pracownik działu personalnego i przekazuje do działu księgowości.

Aktualnie opracowujemy komplet dokumentów papierowych. Szczególne trudności pojawiły się przy uregulowaniu zasad sporządzania, przenoszenia i przechowywania kart czasu pracy. Powiedz mi, jakie etapy przepływu tego dokumentu należy przewidzieć i jak je poprawnie zarejestrować?

Proces rozliczania czasu pracy może składać się z następujących kroków:

Wszystkie te etapy, ze wskazaniem wykonawców, działów, wersji papierowej i elektronicznej dokumentu, liczby egzemplarzy wersji papierowej – oryginału i kopii, okresu przechowywania itp. muszą znaleźć odzwierciedlenie w harmonogramie obiegu dokumentów, który jest elementem politykę księgową firmy. Podstawą tego wniosku jest paragraf 4 art. 9 ustawy federalnej z dnia 21 listopada 1996 r. nr 129-FZ o rachunkowości, klauzula 4 Regulamin rachunkowości Polityka rachunkowości organizacji PBU 1/2008, zatwierdzona. Zarządzenie Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 6 października 2008 r. Nr 106n W sprawie zatwierdzenia przepisów o rachunkowości zatwierdzono klauzulę 15 Regulaminu rachunkowości i sprawozdawczości finansowej w Federacji Rosyjskiej. zarządzeniem Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 29 lipca 1998 r. nr 34n.

Tworząc harmonogram przepływu dokumentów, należy wziąć pod uwagę specyfikę sporządzania grafiku, a mianowicie:

W praktyce, w związku z tym, że grafik musi zostać przekazany do działu księgowości w określonym terminie, a informacja o przyczynach nieobecności pracowników oraz dokumentacja potwierdzająca te przyczyny często dociera do mierzącego czas później niż po tym terminie, może się zdarzyć, że konieczne jest dokonanie licznych poprawek w karcie czasu pracy zarówno przed, jak i po jej przekazaniu do działu księgowości. W konsekwencji sytuacja ta prowadzi do wewnętrznych konfliktów korporacyjnych w interakcji działu księgowości z działem kadr lub chronometrażystami w działach.

1. W harmonogramie przepływu dokumentów (załącznik nr 2) uwzględnić przekazanie oryginału grafiku do działu księgowości i pozostawienie jego kopii (z pokwitowaniem odbioru oryginału) chronometrażystom odpowiednich działów. W przeciwnym razie, jeśli karta raportu zostanie zgubiona lub nastąpi jakieś nieporozumienie, przywrócenie danych tego dokumentu będzie wymagało dużo pracy.

2. Określić w przepisach lokalnych (załącznik nr 3) obowiązek terminowego informowania pracowników i składania dokumentów potwierdzających ich nieobecność w pracy. Pomoże to uniknąć sporów dotyczących przyczyn nieobecności pracownika w miejscu pracy i błędów w stosowaniu środków dyscyplinarnych.

KTO UKŁADA HARMONOGRAM?

Arkusze czasu pracy sporządza osoba upoważniona (Instrukcja). Osobami takimi mogą być, w zależności od przyjętego systemu ewidencji czasu pracy, różni pracownicy (tab. 1). Przyjrzyjmy się tym kategoriom bardziej szczegółowo.

Tabela 1

Pracownicy prowadzący karty czasu pracy

Chronometrażysta. Zgodnie z zatwierdzonym Katalogiem Kwalifikacji stanowisk menedżerskich, specjalistów i innych kategorii pracowników. Uchwałą Ministerstwa Pracy Rosji z dnia 21 sierpnia 1998 r. Nr 37 Po zatwierdzeniu Katalogu Kwalifikacji na stanowiska menedżerów, specjalistów i innych pracowników, pracownik ten należy do kategorii wykonawców technicznych. Sporządzenie grafiku jest bezpośrednim obowiązkiem tego pracownika, musi to być przewidziane w umowie o pracę z osobą mierzącą czas i (lub) jego opisie stanowiska (załącznik 4).

Kolejny pracownik HR. Obowiązek sporządzenia karty czasu pracy dla takiego pracownika jest jednym z głównych, dlatego należy go (wśród innych obowiązków tego pracownika) uwzględnić w umowie o pracę z nim i (lub) w jego opisie stanowiska.

Inna upoważniona osoba w działach strukturalnych. Z reguły w tym przypadku odpowiedzialność za prowadzenie kart czasu pracy nie jest najważniejsza dla pracownika, któremu jest przydzielona. Natomiast jeśli przy zatrudnieniu pracownika umowa o pracę lub opis stanowiska początkowo nie wskazywały na dodatkową odpowiedzialność za prowadzenie kart czasu pracy, konieczne jest zawarcie dodatkowej umowy do umowy o pracę (załącznik nr 5). w którym należy ustalić obowiązek prowadzenia karty czasu pracy i wskazać kwotę dodatkowej za nią opłaty (art. 151 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej), a także wydać odpowiednie polecenie kadrowe (załącznik 6).

ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZA NIEWŁAŚCIWE POSTĘPOWANIE LUB NIEDOSTARCZENIE TABELI

Jeśli organizacja w ogóle nie prowadzi kart czasu pracy, pracodawca może zostać pociągnięty do odpowiedzialności za naruszenie prawa. Odpowiedzialność określa Kodeks wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej i inne przepisy federalne (tabela 2).

W kolejnych numerach magazynu będziemy rozmawiać o tym, jakie błędy popełniają pracownicy odpowiedzialni za prowadzenie kart czasu pracy i jak te błędy korygować.