Formularz arkusza tras na Dzień Zdrowia. Zasady sporządzania karty trasy

List przewozowy na samochód ciężarowy indywidualnego przedsiębiorcy musi być wystawiony na każdy pojazd, a jeżeli do danego samochodu ciężarowego przypisanych jest kilku kierowców, to na każdego kierowcę.

List przewozowy: funkcje dla ciężarówki IP

Szczegóły listu przewozowego na samochód ciężarowy indywidualnego przedsiębiorcy

Z jakiego formularza listu przewozowego na samochód ciężarowy powinien skorzystać indywidualny przedsiębiorca?

Gdzie znaleźć przykładowy list przewozowy na samochód ciężarowy dla przedsiębiorców indywidualnych

List przewozowy: funkcje dla ciężarówki IP

Przedsiębiorcy indywidualni – właściciele samochodów ciężarowych wykorzystywanych w prowadzonej przez nich działalności gospodarczej zobowiązani są do wypełniania listów przewozowych na każdy pojazd. Jeden list przewozowy może być wystawiony na okres od 1 do 30 dni.

Z reguły listy przewozowe wystawiane są codziennie, za wyjątkiem sytuacji, gdy kierowca będzie realizował zlecenie przez dłuższy czas bez powrotu na stałe miejsce parkingowe. Jeżeli w pojeździe pracuje kilku kierowców na zmiany, list przewozowy wystawiany jest za każdego z nich.

Jeżeli indywidualny przedsiębiorca będący właścicielem samochodu jest jednocześnie kierowcą, ma on również obowiązek wystawić list przewozowy na siebie. Zawiera wszystkie niezbędne informacje dotyczące terminów pracy i przebytego dystansu. Dane te są niezbędne do obliczenia kosztu świadczonych usług transportowych, wynagrodzenia kierowcy oraz kosztu zużytego paliwa.

Jeśli ciężarówka zostanie zatrzymana przez policję drogową, kierowca musi okazać dokumenty dotyczące ładunku - nie tylko dokumenty transportowe, na przykład list przewozowy, ale także list przewozowy.

Gdy inspekcja pracy sprawdzi przestrzeganie przez przedsiębiorcę przepisów prawa pracy w odniesieniu do zatrudnionego personelu, wymagane będą listy przewozowe, ponieważ można za ich pomocą śledzić harmonogram pracy kierowcy i ustalać prawidłowość naliczeń wynagrodzeń. Na podstawie tych danych będzie wiadomo, czy przedsiębiorca przestrzegał zasad wynagradzania za pracę w godzinach nadliczbowych (ma to znaczenie w przypadku wykonywania długich lotów).

List przewozowy z pewnością zainteresuje inspektorów podatkowych. Po zapoznaniu się z tymi dokumentami otrzymają informację, czy koszty transportu zostały naliczone prawidłowo.

Okres przechowywania listu przewozowego wynosi 5 lat. Jeżeli list przewozowy zostanie sporządzony nieprawidłowo, indywidualny przedsiębiorca i kierowca ponoszą wspólną odpowiedzialność, choć na przedsiębiorcę nadal nakładane są kary.

Więcej o okresach przechowywania takich dokumentów podstawowych przeczytasz w artykule„Jaki jest okres ważności listów przewozowych (niuanse)?”

Szczegóły listu przewozowego na samochód ciężarowy indywidualnego przedsiębiorcy

Źródło: http://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/dokumenty_buhgalterskogo_ucheta/putevoj_list_gruzovogo_avtomobilya_individualnogo_predprinimatelya/

List przewozowy na ciężarówkę: do czego służy, rodzaje, wypełnianie próbek

Praca wielu podmiotów gospodarczych wiąże się z wykorzystaniem w swojej działalności pojazdów. Przepisy stanowią, że użytkowanie pojazdów, niezależnie od tego, czy stanowią one własność, czy też są wynajmowane na podstawie umowy leasingu, wymaga specjalnej dokumentacji. Przyjrzyjmy się, jak sporządzany jest list przewozowy dla ciężarówek w 2018 roku.

Dlaczego konieczne jest tworzenie listów przewozowych?

Jeśli firma korzysta z pojazdów, musi zorganizować odpowiednią rejestrację wskaźników wydajności.

Jest to konieczne nie tylko w celu zaplanowania kosztów jego funkcjonowania i uzasadnienia wydatków podatkowych, ale także w celu zapewnienia bezpieczeństwa maszyn zarówno pracownikom firmy, jak i osobom trzecim.

W tym celu podmioty mogą opracowywać i wykorzystywać listy przewozowe odzwierciedlające czas realizacji transportu, przebieg, przestoje, ilość przewożonego ładunku itp. Istnieją formularze dokumentów zalecane przez Rosstat, które dzielą się na dwa typy - 4-C i 4-P.

W liście przewozowym znajdują się adnotacje wszystkich osób odpowiedzialnych za jego bezpieczeństwo dotyczące dopuszczenia zarówno pojazdu, jak i kierowcy do eksploatacji. W tej formie cysterna odzwierciedla ilość wydanego temu pojazdowi paliwa, a kalkulator określa jego planowane i rzeczywiste zużycie.

bukhproffi

Uwaga! W dokumencie tym kierowca szczegółowo opisuje trasę przejazdu samochodu, zapisując dokładne adresy. Pozwala to kierownictwu określić, w jaki sposób wykonywane są przydzielone zadania i udowodnić klientom, że wykonano odpowiednie usługi.

List przewozowy może być wystawiony na każdy dzień oraz, w razie potrzeby, na zmianę roboczą. Podczas transportu ładunków i pasażerów list przewozowy jest jednym z najważniejszych dokumentów.

Rodzaje listów przewozowych dla samochodów ciężarowych

W zależności od tego, jakie wskaźniki służą do rejestracji pracy pojazdu, wyróżnia się dwa rodzaje listów przewozowych – 4-C i 4-P.

Formularz 4-P

List przewozowy 4-P stosuje się w przypadkach, gdy wykonanie przewozu rejestrowane jest na podstawie rejestracji czasu jego wykonania. Dokument ten wypełnia się w przypadku naliczenia opłaty za korzystanie z samochodu w oparciu o stawki czasowe.

Np. gdy pojazd przewozi towar i płatność dokonywana jest nie za przewożony tonaż, ale za czas eksploatacji pojazdu. Istnieje jednak ograniczenie w jego stosowaniu. Taki list przewozowy może zostać wystawiony w przypadku dostarczenia ładunku do nie więcej niż dwóch miejsc docelowych dziennie.

Formularz 4-C

Ten formularz 4-C jest najczęściej używany do dokumentowania eksploatacji pojazdów. Pozwala uwzględnić wskaźniki akordowe użytkowania pojazdu.

Z tego listu przewozowego korzystają przewoźnicy, którzy pobierają opłaty za tonokilometr.

Formularz listu przewozowego dla ciężarówki 2018 do pobrania za darmo

Przykład wypełnienia listu przewozowego w 2018 roku

Według formularza 4-P

Przód

Taki list przewozowy stosuje się w przypadku, gdy kierowca otrzymuje wynagrodzenie według systemu płatności godzinowych. Przeznaczony jest tylko na dwa loty i w celu ich zapisania na formularzu znajdują się dwa odrywane kupony, które są wydawane i przekazywane klientom.

Wypełnianie formularza należy rozpocząć od góry. W prawym rogu umieszczona jest pieczątka firmowa. Następnie należy wskazać serię i numer dokumentu oraz datę jego sporządzenia.

W kolumnach po lewej stronie formularza zapisywane są informacje o samochodzie i kierowcy. Tutaj należy wpisać markę samochodu, jego garaż i numer rejestracyjny, imię i nazwisko. kierowcy i dane jego prawa jazdy. W dalszej części znajdują się kolumny, w których można wskazać informacje o przyczepach współpracujących z maszyną - ich markę, tablicę rejestracyjną oraz garaż.

W poniższej tabeli zapisano zadanie dla kierowcy - nazwę firmy, do której przychodzi, czas przylotu i odlotu, liczbę godzin pracy i lotów. W sumie możesz wprowadzić informacje o dwóch trasach.

Dyspozytor pod tabelą wskazuje ilość paliwa, jaką należy zatankować do samochodu, i podpisem potwierdza dopuszczenie do lotu. Poniżej karta przyjęcia wystawiona przez lekarza.

Po prawej stronie dyspozytor wprowadza informacje do tabel. U góry musi wpisać dane o dniu, miesiącu, godzinach i minutach zgodnie z harmonogramem, przebiegu według prędkościomierza i wskaźnikach rzeczywistego czasu. Wskaźniki te muszą być wskazane zarówno w przypadku wyjazdu, jak i powrotu.

Poniższa tabela zawiera dane dotyczące przepływu paliwa. Tutaj trzeba zapisać jego nazwę, ile zostało napełnione, resztę w zbiorniku przy wyjeździe i powrocie do garażu. Można tu również podać dane dotyczące czasu pracy na biegu jałowym wyposażenia specjalnego i silnika.

Podpisy potwierdzające składane są pod znakiem przez cysternę, mechanika i dyspozytora.

Na dole znajdują się dwa kupony tnące. Po tej stronie formularza są one wypełniane przez właściciela pojazdu. Tutaj wprowadzane są informacje o liście przewozowym, na który są wystawione, wskaźnikach do obliczenia i stawkach taryfowych. Na dole odrywanego kuponu sumowany jest koszt świadczonych usług, po czym księgowy i osoba odpowiedzialna składają podpisy.

Odwrotna strona

Odwrotna strona jest częściowo wypełniana przez zleceniodawcę transportu. Składa się z dwóch części, każda wypełniona jest w ten sam sposób.

Najpierw musisz podać imię i nazwisko klienta, datę i godzinę przyjazdu i wyjazdu oraz odczyty prędkościomierza w tym momencie. Następnie należy wprowadzić informacje o fakturach, na których przewożono towar, liczbie lotów i punktach trasy.

Jeśli na linii wystąpiły przestoje, należy je wpisać w specjalnej tabeli, wskazując przyczyny oraz daty rozpoczęcia i zakończenia.

Tabela na dole zawiera wskaźniki użyte do obliczenia pracy i sumuje całkowity koszt dla klienta.

Każda faktura jest podpisana przez płatnika i osobę odpowiedzialną za odbiór usługi.

Poniżej druga strona kuponów tnących. Tutaj dane wprowadzane są również przez Klienta usługi. Tutaj należy wpisać imię i nazwisko właściciela samochodu, jego markę i numer rejestracyjny, imię i nazwisko klienta, datę i godzinę przyjazdu i wyjazdu samochodu, odczyty prędkościomierza w każdym z tych momentów.

Poniżej powielona została informacja o fakturach. Podsumowując, należy podsumować liczbę faktur, liczbę lotów i wskazać, czy w trakcie podróży był zaangażowany spedytor.

Według formularza 4-C

Przód

Tego listu przewozowego należy używać w przypadku stosowania wskaźników pracy akordowej.

Pomimo wprowadzonych innowacji nie wymagały one zmiany formy starej formy. Jego napełnianie zaczyna się od góry. W lewym rogu należy umieścić pieczęć organizacji, następnie w środku wpisać serię, numer dokumentu i datę jego wykonania.

Prawy blok wykresu wypełnia dyspozytor. Rejestruje dane o planowanym dniu, miesiącu, godzinach i minutach pracy, wskazaniach prędkościomierza i rzeczywistych danych odjazdu. Wszystkie te wskaźniki sygnalizowane są najpierw w momencie wyjazdu z garażu, a następnie przy powrocie.

Dalej znajduje się tabela z informacjami o ruchu paliwa. Tutaj musisz wpisać markę paliwa, ile było w zbiorniku przy wyjściu i powrocie oraz ile zostało napełnione. Aby poprawnie obliczyć zużycie, możesz również wskazać tutaj czas, w którym silnik pracował na biegu jałowym lub był używany specjalny sprzęt.

Cysterna, mechanik i dyspozytor złożyli swoje podpisy pod danymi o przepływie paliwa, potwierdzając wprowadzone dane.

Poniższa tabela obejmuje całą szerokość dokumentu. Tutaj należy wskazać miejsce wysłania samochodu, czas załadunku i rozładunku, nazwę ładunku, przebieg i tonaż podróży oraz inne dane. Jeśli w ciągu dnia roboczego zaplanowanych jest kilka lotów, można je wszystkie wpisać tutaj w oddzielnych wierszach.

Dolna część przeznaczona jest do składania podpisów przez osoby odpowiedzialne. Po lewej stronie dyspozytor wskazuje, ile paliwa należy zatankować, potwierdza gotowość samochodu i kierowcy do pracy. Niższy poziom zezwolenia na podróż wydaje lekarz personel.

Po prawej stronie znajdują się puste kolumny na inne oznaczenia osób odpowiedzialnych w organizacji.

Odwrotna strona

To powinno wskazywać:

• Punkty załadunku i rozładunku;
• Data, godziny i minuty załadunku i rozładunku;
• Informacje o działaniu przyczepy;
• Dane dotyczące dokumentów handlowych używanych do transportu towaru;
• Informacje i podpis osoby odpowiedzialnej od nadawcy lub odbiorcy.

Jeżeli dziennie wykonywano kilka lotów, każdy z nich należy wpisać w tabeli w osobnej linii.

Poniższą tabelę wypełnia się, jeżeli w dniu pracy wystąpiły przestoje. Wskazano przyczynę, godzinę rozpoczęcia i zakończenia oraz podpis osoby odpowiedzialnej.

Ostatnia tabela po tej stronie podsumowuje osiągi pojazdu i może być wykorzystana do obliczenia listy płac.

Oto następujące:

• Dane dotyczące zużycia paliwa według normy i stanu faktycznego;
• Informacja o czasie eksploatacji pojazdu i przyczepy wraz z objaśnieniami;
• Liczba lotów i całkowity przebieg;
• Tonaż przewożonego towaru;
• Kod rozliczeniowy i kwota wynagrodzenia.

Podpis osoby odpowiedzialnej umieszcza się pod stołem.

Kolejność przechowywania dokumentów

Przechowywanie listów przewozowych reguluje kilka dokumentów jednocześnie - rozporządzenie Ministra Transportu nr 152 i rozporządzenie Ministra Kultury nr 558. Informacje zawarte w tych dokumentach zawierają jednak pewną niespójność.

Zatem zarządzenie Ministerstwa Transportu stanowi, że formularze podróży należy przechowywać przez co najmniej 5 lat. Organizacja może według własnego uznania przedłużyć ten okres na dowolny okres.

Jednak zarządzenie Ministra Kultury stanowi, że okres przechowywania bonu wynosi 5 lat, ale pod warunkiem, że w tym czasie zostanie sprawdzony przez organy regulacyjne.

Wynika z tego, że jeśli dany teren nie był poddawany kontroli przez 5 lat, to firma nie ma prawa niszczyć dokumentów. Odrębnie w postanowieniu wskazano, że jeżeli bon jest jedynym dokumentem mogącym potwierdzić szkodliwość pracy pracownika, to okres jego przechowywania musi wynosić co najmniej 75 lat.

bukhproffi

Uwaga! Ponadto, ponieważ bon pełni funkcję dokumentu księgowego lub podatkowego, podlega także przepisom Ordynacji podatkowej i prawa o rachunkowości. Pierwsza określa okres przechowywania dokumentów przez co najmniej 4 lata, a w drugiej - 5 lat.

Odpowiedzialność i kary

Za nieprawidłową rejestrację lub brak listu przewozowego zarówno Federalna Służba Podatkowa, jak i funkcjonariusze policji drogowej mogą nałożyć grzywnę.

Sankcje dla kierowcy nieposiadającego dokumentu określa Kodeks wykroczeń administracyjnych. Ponieważ kierowca sam jest odpowiedzialny za swój transport, za jazdę bez biletu może zostać na niego nałożona kara w wysokości 500 rubli.

Ponadto urzędnik firmy może zostać pociągnięty do odpowiedzialności za to, że nie dostarczył kierowcy dokumentu. Za to nakładana jest grzywna w wysokości 20 tysięcy rubli. Jeżeli kara zostanie nałożona bezpośrednio na organizację, kara zostanie ustalona na 100 tysięcy rubli.

Mandat może zostać nałożony także za nieprawidłowe wypełnienie formularza podróży. Jeśli nie ma na nim znaku dotyczącego badania lekarskiego, nakładana jest grzywna w wysokości 30 tysięcy rubli. dla samej firmy i 5 tysięcy rubli. - osobie odpowiedzialnej. Taka sama wysokość sankcji nakładana jest w przypadku nieprzestrzegania zasad przeglądu technicznego.

Kodeks stanowi, że przedsiębiorcy ponoszą na równi z przedsiębiorstwami odpowiedzialność za naruszenia przepisów listów przewozowych.

Oprócz mandatów nałożonych przez policję drogową organ podatkowy sprawdzi także obecność listów przewozowych w dokumentacji firmy. Ich brak lub strata zostanie uznana za naruszenie zasad rozliczania przychodów i wydatków i grozi karą grzywny w wysokości 10 tysięcy rubli.

bukhproffi

Ważny! W przypadku kilku podobnych naruszeń w jednym okresie sprawozdawczym kwota sankcji może zostać zwiększona do 30 tysięcy rubli. Jeżeli w związku z zagubieniem listów przewozowych urząd skarbowy uzna, że ​​podstawa opodatkowania została zaniżona, wówczas kara wyniesie 20% niedopłaty.

Źródło: https://buhproffi.ru/dokumenty/putevoj-list-gruzovogo-avtomobilya.html

Praca z listami przewozowymi w 1C

Zgodnie z ogólnymi zasadami pracy z dokumentami trasy, kierowca przed rozpoczęciem pracy otrzymuje list przewozowy, zgodnie z którym realizuje zadanie. Po wykonaniu zadania kierowca przekazuje list przewozowy dyspozytorowi. Dopiero po tym dyspozytor ma prawo wystawić kierowcy nowy list przewozowy.

Z reguły dokument wystawiany jest na jeden dzień lub zmianę, jednak program pozwala na wystawienie dokumentów na miesiąc lub na dowolny inny okres. Pracując z programem, również będziemy kierować się tą zasadą – nowy list przewozowy wystawiamy dopiero po skompletowaniu poprzedniego.

Z grubsza podzielmy pracę na 2 etapy.

1. Wytworzenie listu przewozowego, wydrukowanie i wydanie kierowcy

Spójrzmy na przykład listu przewozowego ciężarówki (formularz nr 4-C).

Stwórzmy nowy dokument. Aby to zrobić, przejdź do „Arkusze trasy” > „List przewozowy dla ciężarówki (formularz nr 4-C)”.

Aby wprowadzić nowy list przewozowy do programu należy skorzystać z przycisku „Utwórz”, po czym otworzy się formularz edycyjny.

Organizacja i podziały wypełniane są automatycznie od wartości domyślnej (można ją określić w karcie TS lub jako stałą) lub poprzez wybór poprzez kliknięcie.

Data musi odpowiadać dacie opuszczenia garażu przez pojazd.

Wybierz samochód z katalogu klikając. Jeżeli do samochodu dołączona jest przyczepa, zostanie ona automatycznie uzupełniona w wierszu „Przyczepa nr 1” lub poprzez kliknięcie można wybrać odpowiednią.

Klikając, wypełnij wiersz „Sterownik 1”.

Data i godzina wyjazdu z garażu w bloku „Praca oraz paliwa i smary” wypełniane są automatycznie i są zgodne z datą dokumentu.

Przy wyjeździe prędkościomierz i wskaźniki paliwa zostaną uzupełnione automatycznie z poprzedniego listu przewozowego lub jeżeli wprowadzono wstępne dane dla tego pojazdu.

Jeśli to konieczne, możesz wymusić aktualizację salda w momencie wyjazdu i przeliczenie listu przewozowego. Jest to wygodne w przypadku poprawiania dokumentów z mocą wsteczną. W przypadku przeliczenia grupowego należy zastosować przetwarzanie „Przeliczenie paliwa i prędkościomierza”.

Możesz wybrać dowolny zapisany wcześniej adres, niekoniecznie należący do wybranego klienta.

Na tym etapie możesz wydrukować list przewozowy, złożyć odpowiednie podpisy i przekazać go kierowcy. Można drukować z danymi zwrotnymi lub bez nich.

Następnie naciśnij. Dokument zostanie zarejestrowany, ale nie zostanie opublikowany. Przeprowadzimy to w kolejnym etapie, po zwróceniu dokumentu przez kierowcę. Pozostawienie dokumentu bez zaznaczenia jest również wygodne, ponieważ od razu widać, które dokumenty zostały wystawione, ale nie zwrócone lub przetworzone.

2. Odebranie listu przewozowego od kierowcy, uzupełnienie danych faktycznych i odbycie

Na koniec zmiany kierowca przekazuje list przewozowy, na którym będzie miał wypełnione: prędkościomierz i wskaźniki paliwa przy wjeździe do garażu, ilość paliwa wystawiona zgodnie z kartą tankowań na dany dzień, przejazdy, ilość ładunku przewieziony. Dane te są nam potrzebne do prawidłowego obliczenia norm paliwowych.

Aby to zrobić, przejdź do pozycji „Listy przewozowe” > „Listy przewozowe dla samochodów ciężarowych (formularz nr 4-C)” lub „Listy przewozowe (wszystkie)”, znajdź list przewozowy, otwórz i uzupełnij wszystkie brakujące dane: datę i godzinę przy wejściu garaż, „zero przebiegu” (jeśli wiadomo, ile kilometrów pojazd przejechał bez ładunku), wydano paliwo i smary, część tabelaryczna, a mianowicie, aby dokładnie obliczyć zużycie paliwa zgodnie z normą, należy wypełnić w kolumnach, w których podany jest przebieg wszystkich przejazdów.

Współczynnik korygujący (D) jest wypełniany albo automatycznie z samochodu (jeżeli współczynnik ten został uwzględniony przy wpisywaniu do księgi referencyjnej „Pojazdy”), albo ręcznie, kierując się ust. 2 ust. 5, ust. 6 zaleceń metodologicznych Normy zużycia paliw i smarów w transporcie drogowym lub specyfikacje pojazdów.

Po wypełnieniu części tabelarycznej wskaźnik prędkościomierza „na koniec dnia” zostanie wypełniony automatycznie.

W przypadku autobusów, wywrotek i pojazdów specjalnych należy wypełnić „T-Ilość pracy specjalnej”. sprzęt."

Jeśli wszystkie dane zostaną wprowadzone poprawnie, automatycznie zostanie obliczony wskaźnik zużycia, który może, ale nie musi, odpowiadać rzeczywistemu zużyciu paliwa i smarów.

Jeśli chcesz, aby rzeczywisty przepływ był równy przepływowi standardowemu, możesz nacisnąć przycisk „=” lub ustawić go ręcznie.

Zakładka „Paliwo” wypełnia się automatycznie, warto zajrzeć do niej tylko wtedy, gdy pojazd zasilany jest kilkoma rodzajami paliwa. W zakładce tej w razie potrzeby można ręcznie edytować „zużycie rzeczywiste” oraz „wydane” dla konkretnego rodzaju paliwa. Dowiedz się więcej o pracy z wieloma paliwami.

Czasami konieczne staje się spisanie paliwa do daty zwrotu (na przykład, jeśli list przewozowy jest wystawiony na dłuższy okres i jest przenoszony na inny miesiąc). W takim wypadku w zakładce paliwo zaznacz checkbox „Wpisz datę powrotu”. Następny list przewozowy musi być późniejszy niż data zwrotu, aby kolejność nie została zerwana.

Jeżeli list przewozowy został utworzony na podstawie „Zapytań” o transport, to w zakładce „Zapytania” możesz przeglądać listę tych żądań. Dowiedz się więcej o pracy z aplikacjami.

Jeśli przebieg między adresami nie jest znany, możesz go pobrać z bezpłatnego serwisu internetowego. Dowiedz się więcej o automatycznym uzupełnianiu przebiegu.

Jeśli w Twoich pojazdach jest zainstalowany jeden z obsługiwanych systemów monitorowania transportu, możesz pobrać dane dotyczące przebiegu i tras z tego systemu do listu przewozowego. Dowiedz się więcej o konfigurowaniu modułu Monitoring.

To kończy tworzenie listu przewozowego. Nagrywamy i dyrygujemy. W razie potrzeby drukujemy.

Współczesne warunki gospodarcze dla przedsiębiorstw handlowych wymagają stworzenia i rozwoju elastycznego systemu logistycznego. Zadanie to wymaga dużej liczby inwestycji i dokumentacji zgodnie z ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej. Logistyka przedsiębiorstwa może obejmować przemieszczanie różnego rodzaju ładunków, osób i korespondencji.

Arkusz trasy

Duże przedsiębiorstwa mają w swoich bilansach samochody osobowe i ciężarowe, które pełnią różne funkcje. Niezależnie od kierunku użytkowania, do samochodów dostarczane są dokumenty towarzyszące, z których głównym jest karta trasy. Sposób wypełniania, okres ważności i forma formularzy podróżnych zależą od wielu czynników. Pracując w charakterze podróżującym, przedsiębiorstwa opracowują arkusz tras podróży służbowych, który ma kilka praktycznych znaczeń. Samochody osobowe, które zapewniają interakcję pomiędzy biurami lub oddziałami firmy, mogą również korzystać z arkusza tras w celu usprawnienia pracy. Dokumentacja tego typu jest wielofunkcyjna i spełnia kilka funkcji.

Transport towarowy

Większość organizacji woli korzystać z usług wyspecjalizowanych firm transportowych, które zapewniają dostawę ładunku do miejsca przeznaczenia i dostarczają klientowi dokumenty potwierdzające poniesione koszty. List przewozowy zastępuje w tym przypadku dokumenty podróżne, karta trasy kierowcy lub spedytora może zawierać plan szybszej podróży i stanowić dodatek do głównego pakietu dokumentów. Wszystkie informacje o ładunku, organizacji sprzedającego, kupującego, firmy transportowej zawarte są w TTN; dokument ten służy również jako potwierdzenie dostarczenia towaru, podstawa zapłaty za usługi osoby dostarczającej i kalkulacja wynagrodzenia kierowcy i spedytora. W przypadku dostawy kilku partii towarów praktykuje się, że dla każdego lotu wystawiany jest formularz specyfikacji, sporządzany jest jeden arkusz trasy, który zawiera obowiązkowe potwierdzenie czasu przybycia oraz czynności załadunku i rozładunku. Firmy transportowe świadczące usługi dostawcze opracowują arkusz trasy dla każdego pojazdu pod konkretne zamówienie, pozwala to na śledzenie ruchu pojazdu i czasu spędzonego w drodze.

Zastosowanie w małych przedsiębiorstwach

Karta trasy pojazdu stosowana przez indywidualnego przedsiębiorcę może służyć również jako uzupełnienie specyfikacji technicznej w przypadku przewozu towarów. Jego zawartość jest standardowa. Jako pojazd może być używany samochód osobowy lub ciężarowy zarejestrowany na właściciela przedsiębiorstwa. Często pojazd wynajmuje się w celu obniżenia kosztów, w takim przypadku kierowca musi mieć kopię umowy najmu i plan podróży.

Wymagane pola

• Numer seryjny i data dokumentu.
• Właściciel pojazdu.
• Dane osobowe kierowcy (paszport, prawo jazdy).
• Nazwa nadawcy (imię i nazwisko, numer NIP, kody rejestracyjne, adres faktycznej lokalizacji magazynu załadunkowego).
• Odbiorca (nazwa, adres dostawy).
• Informacje o ładunku (nazwa, liczba opakowań, waga, warunki transportu).

Dla przedsiębiorców indywidualnych i małych przedsiębiorstw ustawa nie przewiduje jednej formy karty tras. Organizacja samodzielnie zatwierdza formularz i procedurę jego wypełniania w swoich zasadach rachunkowości. Dokumenty wewnętrzne regulują także tryb jego wydawania, termin zwrotu i osoby uprawnione do podpisania. Zgodnie z wymogami PBU karta trasy musi zawierać wszystkie szczegóły oraz odzwierciedlać cele podróży, czas i trasy podróży. Jako wzór można przyjąć list przewozowy zatwierdzony 27 listopada 1997 r. przez Państwowy Komitet Statystyczny Federacji Rosyjskiej w formularzu 3. Dokument jest finalizowany z uwzględnieniem specyfiki transportu i kierunku działalności firmy.

Raport z wyprzedzeniem

Niektóre grupy pracowników firmy zmuszone są spędzać dużo czasu w podróży. Wynika to ze specyfiki pracy lub zainteresowań prowadzonej działalności. Przesyłki kurierskie, przedstawiciele handlowi i kierownicy sprzedaży, dyrektor finansowy, główny księgowy, grupa pracowników utrzymania ruchu i napraw itp. - każde z wymienionych stanowisk wymaga wyjazdów służbowych lub ciągłego przemieszczania się po mieście. Jednocześnie z reguły nie ma stałej trasy, co wiąże się z kosztami przejazdów pracownika różnymi rodzajami transportu. Przedsiębiorstwa, zgodnie z warunkami umów o pracę, są zobowiązane do zwrotu pracownikom tych wydatków, jeśli posiadają dokumenty potwierdzające, które z kolei muszą zostać przetworzone przez dział księgowy przedsiębiorstwa i ujęte w kosztach. W większości przypadków raport zaliczkowy służy do prawidłowego odzwierciedlenia w rachunkowości podatkowej, ale ze względu na niespójność tego dokumentu w zakresie rozliczania kosztów transportu dodatkowo dołączany jest do niego arkusz trasy. Nie ma jednolitego formularza, dlatego przedsiębiorstwo samodzielnie opracowuje formularz wygodny do raportowania. W takim przypadku należy wziąć pod uwagę nie tylko liczbę dostarczonych dokumentów podróży i ich cenę, ale także przydatność wyjazdów do zadań konkretnego pracownika.

Arkusz trasy: próbka

Schemat ruchu przedstawiciela handlowego Teremok LLC I. A. Vasechkin na okres od 15.07.2012 do 18.07.2012.

	Miejsce docelowe	Cel podróży	Rodzaj transportu	Nazwa dokumentu podróży	Cena
	Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością „Lira”	Omówienie warunków umowy	Linia autobusowa nr 2	Bilet nr 0000036
	Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością „NPK”	Dostawa próbek produktów		Karta podróżnicza
	Sberbank	Dostawa dokumentów finansowych	Linia autobusowa nr 2	Bilet nr 0000089
	Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością „Snegiryok”	Zawarcie umowy na dostawę produktu	Linia autobusowa nr 4	Bilet nr 0023891

Załączone dokumenty: 4 szt.

Arkusz trasy przekazał przedstawiciel handlowy I. A. Vasechkin __________ (podpis, data)

Arkusz trasy został zaakceptowany przez księgową Kuznetsova A. V. _____________ (podpis, data)

Pożywny

Odwrotną stronę protokołu wypełnia księgowy, który go zaakceptował i po weryfikacji wpisał do odpowiednich rejestrów. Zatwierdzeniu podlega także wysokość raportu. Obowiązkowym warunkiem wypełnienia jest podanie dat i ich zgodność z dokumentami podróży. Wszystkie formularze potwierdzeń muszą być czytelne i odpowiadać informacjom zawartym w opracowanym rejestrze. Arkusz trasy składany jest wraz z raportem wstępnym w terminie trzech dni od dnia wydania środków. Wielu kurierów i przedstawicieli handlowych firm wykorzystuje tego typu dokument w celu optymalizacji czasu pracy. Arkusz trasy sporządzany jest na każdy dzień i zawiera kolejność zwiedzania zaplanowanych przez pracownika miejsc. Przy jego opracowywaniu brane są pod uwagę wzorce ruchu, czas podróży, wybierana jest trasa, która pozwoli jej odpowiadać planowanemu czasowi spotkań biznesowych itp.

Delegacje

W wielu przedsiębiorstwach ważne jest korzystanie z arkusza trasy podczas podróży pracowników. Zgodnie z Kodeksem pracy Federacji Rosyjskiej podróż służbowa to podróż w imieniu pracodawcy w celu wykonania powierzonych zadań produkcyjnych. Zwrot poniesionych kosztów podróży reguluje art. 168.1 Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej. Aby rozpoznać wydatki, należy poprawnie sporządzić arkusz trasy i dołączyć do niego dokumenty podróży. Do rozliczenia podatkowego i uznania kosztów podróży za wydatki wymagane są następujące dokumenty:

• Zamówienie potwierdzające cel biznesowy podróży.
• Raport pracownika o poniesionych wydatkach.
• Lista tras ruchów.
• Wypełnione dokumenty podróży potwierdzające świadczenie usług.

Wysokość wydatków sprawdza dział księgowości, po czym raport zatwierdzony przez kierownika jest przekazywany do zwrotu lub zwrotu kwoty otrzymanej za raport. Forma arkusza tras jest opracowywana przez przedsiębiorstwo niezależnie i odzwierciedlana w odpowiednich dokumentach założycielskich.

Pracownicy organizacji, którzy ze względu na swoją działalność często odbywają podróże służbowe kilka razy dziennie, zwykle otrzymują zwrot kosztów podróży. Aby je udokumentować, sporządza się kartę trasy. O tym, jak prawidłowo wypełnić ten dokument, dowiesz się z tego artykułu, a także bezpłatnie pobierzesz formularz arkusza planu podróży służbowej.

Co to jest arkusz trasy

Karta trasy to dokument odzwierciedlający wszystkie podróże wykonane przez pracownika. Mogą z niego korzystać następujące kategorie pracowników:

• kierowcy pracujący zarówno w pojazdach służbowych, jak i osobowych;
• kurierzy;
• pracownicy, których praca ma charakter podróżniczy, zgodnie z opisem stanowiska;
• pracownicy, którzy ze względu na swoją działalność odbywają podróże służbowe (księgowi, prawnicy, menedżerowie itp.).

Ta lista nie jest wyczerpująca. Kategorie pracowników, którzy muszą prowadzić kartę tras, ustalane są na podstawie zarządzenia kierownika.

Arkusz trasy: do czego służy?

Sporządzenie arkusza trasy może służyć następującym celom:

• potwierdzić poniesione koszty podróży pracownika;
• potwierdzić przybycie pracownika w określone miejsce;
• służyć jako podstawa do zapłaty pracownikowi kosztów transportu;
• służą do analizy i optymalizacji tras.

W zależności od celu, w jakim sporządzono kartę trasy, można ją przesłać:

• do księgowości;
• bezpośredni przełożony pracownika.

Notatka! Nie ma co mylić biletu i karty trasy kierowcy, to dwa różne dokumenty. Pierwszy jest zatwierdzony przez prawo, a zastosowanie drugiego pozostaje w gestii pracodawcy.

Arkusz trasy: próbka

Aby odpowiedzieć na pytanie, jak sporządzić kartę trasy, należy określić, do jakich celów będzie ona wykorzystywana.

Jak zrobić arkusz trasy

Jak wspomniano powyżej, w celu potwierdzenia przemieszczania się pracownika i jego kosztów transportu sporządzana jest karta trasy. Forma tego dokumentu nie jest zatwierdzona przez prawo, dlatego jego treść pozostaje całkowicie w gestii pracodawcy. Na końcu artykułu możesz bezpłatnie pobrać arkusz trasy (formularz). Przykładowy dokument może zawierać następujące informacje:

• Imię i nazwisko pracownika, który go wypełnia, stanowisko i jednostka strukturalna;
• data lub okres na karcie trasy. Możesz sporządzać i składać ten dokument codziennie lub możesz przechowywać go przez tydzień lub miesiąc;
• adresy, przyloty i odloty;
• czas przyjazdu i wyjazdu (jeśli to konieczne);
• koszt podróży i dokument ją potwierdzający. Z reguły są to dokumenty podróży (bilety, karty podróżne, rachunki za taksówkę itp.). Dokumenty uzupełniające są dołączone do arkusza trasy;
• notatki przylotów i odjazdów. Służy jako potwierdzenie, że pracownik rzeczywiście był obecny we wskazanym miejscu.

Na życzenie kierownika w formularzu trasy przejazdu mogą zostać zawarte inne informacje.

Zazwyczaj formularz arkusza trasy jest zatwierdzony przez lokalne akty organizacji.

Jak wypełnić arkusz trasy

Wypełnienie arkusza trasy wygląda następująco:

• Arkusz trasy jest sporządzany na oficjalnym papierze firmowym przedsiębiorstwa lub wskazana jest nazwa organizacji. Ponieważ w niektórych przypadkach (w przypadku zwrotu kosztów transportu) arkusz trasy będzie podstawowym dokumentem księgowym, wskazane jest podanie pełnej nazwy;
• Wskazana jest nazwa dokumentu, numer (jeśli jest dostępny) i data sporządzenia. Jeżeli plan trasy sporządzony jest na więcej niż jeden dzień, podaje się okres;
• Dla wygody dalsze informacje umieszczono w tabeli, której każdy wiersz przypisany jest do jednego miejsca, które odwiedza pracownik. Tabela jest uzupełniana w miarę potrzeb. Dokonuje tego ręcznie sam pracownik. Jeśli arkusz trasy służy jako potwierdzenie lokalizacji pracownika, wówczas przedstawiciel innej organizacji musi zaznaczyć odpowiednią kolumnę. Może to być podpis i dekodowanie lub pieczęć (z działu HR, na dokumenty itp.)

Po wypełnieniu karty marszruty pracownik podpisuje ją i przekazuje do działu księgowości lub bezpośredniego przełożonego. Arkusz trasy to dokument potwierdzający przemieszczanie się pracownika i wydatki na podróże. Jest opracowywany i zatwierdzany niezależnie w każdej organizacji, ponieważ nie ma jednolitej formy tego dokumentu

Arkusz trasy jest wypełniany, gdy pracownicy przedsiębiorstw i organizacji muszą potwierdzić wydatki na transport poniesione w trakcie wykonywania zadań związanych z pracą. W takim przypadku wydatki mogą zostać poniesione zarówno na opłacenie benzyny do prywatnego pojazdu pracownika, jak i na opłacenie biletów komunikacji miejskiej.

Następnie arkusz tras wraz z raportem wykorzystania środków staje się podstawą wypłaty pracownikowi odszkodowania zgodnie z jego wydatkami, a także służy jako dokument księgowo-podatkowy.

AKTA

Kto potrzebuje arkusza trasy

Przygotowanie tego dokumentu jest niezbędne dla kierowców, pracowników firm kurierskich, przedstawicieli handlowych, księgowych, prawników, kierowników sprzedaży itp. To właśnie te kategorie pracowników najczęściej podróżują po mieście w celach służbowych. Ponadto z arkuszy tras korzystają osoby podróżujące służbowo, które udają się w podróż służbową własnym samochodem.

W niektórych przypadkach oprócz znaczenia fiskalnego arkusze tras są potrzebne kierownictwu organizacji do analizy tras pracowników w celu znalezienia najbardziej optymalnej, najkrótszej trasy, co z kolei może znacznie obniżyć koszty przedsiębiorstwa dla przemieszczanie się pracowników po mieście.

Procedura wydawania kart tras

Forma arkusza tras jest zatwierdzona w polityce rachunkowości organizacji. Określona jest tu także częstotliwość (dzienna, tygodniowa, miesięczna) oraz kolejność jej wykonywania.

Warto zaznaczyć, że w celu rozpoznania wydatków poniesionych przez pracownika w czasie podróży służbowych konieczne jest nie tylko prawidłowe sporządzenie karty trasy, ale także dołączenie do niej innych dokumentów uzupełniających w formie odrębnych załączników. W szczególności:

• zamówienie, które będzie stanowić potwierdzenie wyjazdu w celach służbowych;
• raport pracowniczy o poniesionych wydatkach;
• czytelne dokumenty podróży, które będą dowodem świadczenia usług.

Wydatki są sprawdzane przez specjalistów z działu księgowości, po czym dokument przekazywany jest kierownikowi do podpisu, a następnie przekazywany do spłaty lub zwrotu należnej kwoty. Dodatkowe płatności na rzecz pracowników korzystających z pojazdów osobistych w drodze do pracy lub korzystających z transportu publicznego są uznawane przez organizacje za wydatki i bezpośrednio wpływają na opodatkowanie przy obliczaniu podatku dochodowego.

Zasady wypełniania karty trasy

Nie ma jednolitej formy arkusza tras, przedsiębiorstwa i organizacje mogą samodzielnie opracować szablon arkusza trasy lub zapisać go w dowolnej formie. Najważniejsze, że musi zawierać wszystkie wycieczki w porządku, popełnione przez pracownika w określonym czasie, ze wskazaniem jego celów, a także linkami do dokumentów pierwotnych. Można go sporządzić albo na zwykłej kartce formatu A4, albo na firmowym papierze firmowym.

Należy sporządzić plan podróży w duplikacie, z których jeden zostaje przeniesiony do działu księgowości organizacji, drugi pozostaje w rękach pracownika. Nie ma potrzeby poświadczania tego pieczęcią, gdyż dotyczy to wewnętrznego obiegu dokumentów.

Instrukcje dotyczące wypełniania karty trasy

Arkusz trasy jest zawsze pisany według standardowych zasad pracy biurowej, więc nie powinien sprawiać szczególnych trudności. Próbka ta bada arkusz trasy, który kierowca sporządza na podstawie wyników jego przejazdów po mieście w ciągu jednego dnia.

1. U góry dokumentu, pośrodku wiersza, wpisana jest jego nazwa, a tuż poniżej miejscowości, w której został wystawiony, oraz data: dzień, miesiąc (słownie), rok.
2. Następnie wprowadź nazwisko, imię i patronimikę pracownika, dla którego jest tworzony, wskaż jego stanowisko, markę samochodu i cel podróży.
3. Następnie do dokumentu wprowadzana jest tabela, w której podaje się datę podróży, miejsce docelowe (adres), oznaczenia przyjazdu i wyjazdu (z dokładnością do godzin i minut), dokument potwierdzający koszty (numer, data), a także w miarę wpisywania kwoty wydanych pieniędzy.
4. Arkusz trasy musi zostać podpisany przez pracownika, dla którego jest wystawiony, a także przez księgowego firmy.

Po wypełnieniu arkusza trasy

Po prawidłowym sporządzeniu i poświadczeniu karta trasy staje się dokumentem podatkowo-księgowym. W przypadku kontroli podatkowych na dokument ten można zwrócić także uwagę organów regulacyjnych.

Oprócz karty trasy organy podatkowe mogą zażądać innych podstawowych dokumentów, w tym biletów podróżnych, dokumentów płatniczych ze stacji benzynowych i listów przewozowych.

Dodatkowo kontrolerzy będą porównywać przestrzeganie obowiązków służbowych pracowników i ich przemieszczania się. Jest mało prawdopodobne, aby wizyta księgowego w banku lub wizyta prawnika w sądzie wzbudziła pytania, dlatego takie subtelności również należy wziąć pod uwagę.

Wiele przedsiębiorstw tak ma delegacje, które mogą mieć charakter stały i bezpośrednio związany z pracą. W takich przypadkach należy sporządzić kartę trasy, która zawiera wszystkie informacje, styczna do trasy opracowanej dla pracownika.

Najczęściej podróżowanie jest konieczne w celu sprzedaży produktu, zbadania stanu popytu lub odwrotnie, rozwiązania problemu zakupu. Na tej podstawie sporządzono arkusz trasy następujące cele:

• planowanie trasy, prawidłowe rozmieszczenie kolejności przystanków, spędzanie mniej czasu i mniej paliwa;
• wizualny raport z wykonanej pracy, ile zostało wykonane w wyznaczonym terminie;
• raport ile zużyto paliwa i smarów, jaki dystans przejechał pojazd, w jakiej ilości i jakiego rodzaju produkt został sprzedany.

Do czego to jest potrzebne

Na podstawie celów arkusza trasy można stwierdzić, że jest on niezbędny do prawidłowego zaplanowania podróży służbowej i wyznaczenia trasy. Również dla kierowcy jest pewny Ściągawka, który wskazuje pod jaki adres i co należy dostarczyć.

Ponadto księgowość i zarządzanie wymagają arkusza trasy jako raportu gdzie poszły pieniądze przeznaczone na paliwa i smary?. A w razie awarii czy wypadków będzie to możliwe dowódże kierowca faktycznie pojechał pod określone adresy.

Jeżeli pracownik korzysta z transportu osobistego w podróżach służbowych, to po okazaniu mu karty trasy musi zrekompensować koszty utrzymania transportu.

Kolejność wypełniania głównych sekcji

Chociaż karta trasy jest dokumentem obowiązkowym, nie ma jednej jednolitej formy jego formy. Każda organizacja sama opracowuje dogodną dla siebie formę, którą ustala w swoich zasadach rachunkowości. Najważniejsze, że zawiera wszystkie niezbędne dane.

Obowiązkowe szczegóły Czy:

• numer i data dokumentu;
• informacje o pracownikach;
• informacje o pojeździe;
• dane trasy.

Karta trasy jest sporządzona w dwie kopie, z których jeden pozostaje u samego pracownika, a drugi trafia do raportu księgowego. Ten dokument nie wymaga poświadczenia pieczęcią.

Wypełnienie arkusza trasy nie jest skomplikowane, składa się z nagłówka i części tabelarycznej, w której znajdują się wszystkie instrukcje:

1. Pierwsza linia to nazwa dokumentu i jego numer seryjny.
2. Następnie zapisz pełne nazwisko, imię i nazwisko kierowcy.
3. Informacje o samochodzie są wypełnione.
4. Na jakiej podstawie odbywa się ta podróż?

Po uzupełnieniu nagłówka można przejść do tabeli, której część jest wypełniana od razu, a druga połowa w trakcie podróży. Sama tabela składa się z kilku kolumn, które powinny zawierać następująca informacja:

• numer seryjny stanowiska;
• data podróży do tego miejsca docelowego;
• informacje o miejscu przyjazdu, nazwie organizacji, adresie odbiorcy;
• po przybyciu umieszczany jest znacznik czasu przyjazdu;
• przy odjeździe umieszczany jest także znacznik czasu wyjazdu z punktu;
• nazwa dostarczanego produktu lub usługi, która jest celem podróży;
• kwota w rublach, jeśli mówimy o jakimkolwiek produkcie;
• dokument potwierdzający zakup produktu lub usługi, najczęściej jest to numer paragonu sprzedaży;
• podpis strony odbierającej, który potwierdza prawdziwość wszystkiego, co jest napisane.

Po stole, na koniec wszystkich przejazdów, osobisty podpis składany jest na kierowcę, a także księgowego, który go przyjął.

Arkusz trasy nr 4 Kierowca: Goriainow Władimir Wiktorowicz Samochód: Gazela №AT211Х Powód: Podróż służbowa w celu dostarczenia towaru zgodnie z żądaniem.
NIE.	data	Informacje o przyjeździe	Czas przybycia	Godzina odjazdu	Nazwa produktu	Kwota w rublach	Baza	Podpis odbiorcy
6	01.02.2017	Jekaterynburg, ul. Lenina, 8, lok. 60 7 952 698 21 54			pralka Bosch 5684	12 990	Dowód sprzedaży nr IN1235/123
7	01.02.2017	Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością „Veles” Jekaterynburg, ul. Sapożnikow, 12 7 900 203 18 23			drukarka-kopiarka-kopiarka Adver 32	23 460	Dowód sprzedaży nr IN8561/984
8	01.02.2017	Jekaterynburg, ul. Beregowaja, 11, lok. trzydzieści 7 952 630 19 04			lodówka Indesit T-1300	36 590	Dowód sprzedaży nr IN7413/951
Kierowca V.V. Goryainov przekazał kartę trasy. Arkusz trasy został zaakceptowany przez księgową O.A. Baranovą.

Zgłoszenie do działu księgowości

Po zrealizowaniu wszystkich zaplanowanych w planie podróży podróży należy przekazać jeden egzemplarz do działu księgowości w celu potwierdzenia wszystkich działań.

Oprócz karty trasy należy załączyć następujące dokumenty:

• zalecenie przełożonego, na podstawie którego dozwolona jest podróż służbowa, jakie są jej cele i umowa o zwrot wydatków;
• potwierdzające wydatki, mogą to być wpływy ze stacji benzynowych;
• bilety podróżne, jeśli są dostępne.

Po tym, jak księgowy obliczy wydatki i sprawdzi poprawność wszystkich dostarczonych mu dokumentów oraz ich autentyczność, przekazuje je menadżerowi do przeglądu.

Gdy tylko menadżer podpisze wszystkie formularze i wyrazi zgodę, kierowca może udać się do kasy firmy i otrzymać zwrot pieniędzy lub poczekać na niego wraz z wynagrodzeniem.

Zweryfikowane arkusze tras są przechowywane pod adresem odpowiedzialna osoba, najczęściej jest to księgowy. Starannie porządkuje wszystkie dokumenty w osobnej teczce i odkłada je na swoje miejsce.

Kwartalnie, jeżeli praca kierowcy odbywa się kilka razy w tygodniu i zgromadzi się wystarczająca ilość papierów, można je połączyć w jeden duży raport i archiwum organizacje.

Minimalny okres trwałości arkuszy tras wynosi 5 lat. W zależności od okoliczności, takich jak praca w szkodliwych lub trudnych warunkach, transport towarów niebezpiecznych, okres ten ulega wydłużeniu do 75 roku życia W sumie.

Po upływie terminu przedawnienia dokumentów organizacja sporządza specjalną ustawę dotyczącą niszczenia dokumentów, po czym są one utylizowane w specjalny sposób.

Różnica w stosunku do podróży

Pomimo podobieństw, to dwa różne dokumenty, mają różnice:

1. List przewozowy ma ujednoliconą formę, jego formy nie można zmienić i jest stosowany jednakowo przez wszystkie organizacje.
2. List przewozowy zawiera znacznie dokładniejsze informacje: dane z prawa jazdy, numer rejestracyjny samochodu, zezwolenie na jazdę od mechanika, ilość paliwa przed wyjazdem z garażu i po odprawie i wiele więcej.
3. Plan podróży nie jest obowiązkowy, można go zamówić w razie potrzeby, natomiast list przewozowy jest bezwzględnie niezbędny podczas podróży służbowych i podróży służbowych, ponadto jest to ścisła forma meldunkowa.
4. Arkusz trasy sporządzany jest najczęściej do prac związanych z dostawą towaru, usługą kurierską, działaniami przedstawicieli handlowych itp. List przewozowy sporządzany jest także podczas podróży środkami transportu służbowego, podróży służbowych i wyjazdów służbowych, stanowi dokument uzupełniający do raportu zaliczkowego.
5. Jeżeli karta trasy ma minimalny okres przydatności do spożycia, należy ją przechowywać przez całe 75 lat.

Dla przedstawiciela handlowego

Przedstawiciel handlowy potrzebuje arkusza trasy jak nikt inny, bo ze względu na swoje stanowisko musi dużo podróżować i odwiedzać dużą liczbę punktów. Trasę należy dokładnie przemyśleć, biorąc pod uwagę odległość między punktami, ich odległość od biura lub domu oraz godziny ich pracy.

Arkusz trasy przedstawiciela handlowego zawiera następujące informacje:

• nazwisko, imię, patronim pracownika;
• miasto jego działalności;
• data podróży;
• cel wizyty;
• nazwa punktów sprzedaży detalicznej;
• rzeczywisty adres ich lokalizacji;
• numer telefonu klienta, adres e-mail;
• godzina wejścia do punktu sprzedaży detalicznej;
• czas opuszczenia placówki;
• podpis klienta.

Arkusz trasy przedstawiciela handlowego Pełne imię i nazwisko: Krestyanskaya Ludmiła Wiktorowna Miasto Jekaterynburg Data: 09.06.2017 Cel: zapoznanie sklepów spożywczych w rejonie Leninskim z asortymentem wyrobów wędliniarskich firmy Kudesnitsa
NIE.	Nazwa outletu	Rzeczywisty adres	Numer telefonu, e-mail	Czas przybycia	Sprawdź czas	Podpis klienta
1	Sklep spożywczy "Verba"	ul. Pirogowa, 3	8 965 845 32 96
2	Supermarket „Udacza”	ul. Astrachańska, 17	8 951 632 78 54, udacha@yaya
3	Sklep spożywczy „Dobry”	ul. Marszałek Rybałko, 1	8 953 654 78 23 horosho@yaya
4	Hipermarket „Wybór”	ul. Wołgodońska, 26	8 987 963 45 63
5	Magazyn półproduktów „Nadieżda”	ul. Komsomolska, 34	8 900 321 45 89

Arkusz trasy przedstawiciela handlowego zawiera jasne cele:

1. Pełni rolę przewodnika, wskazuje, dokąd iść i w jakiej kolejności.
2. Służy jako raport do zwrotu kosztów benzyny, ponieważ przedstawiciele handlowi najczęściej korzystają z osobistego transportu i podróżują nie tylko po swoim mieście, ale także po całym regionie.
3. Zidentyfikuj wydajność pracownika i zachęć go w przypadku dużej ilości wykonywanej pracy.

Dla kierowcy

Nie tylko kurierzy czy przedstawiciele handlowi mogą wykonywać przejazdy w celach służbowych, takie zlecenia mogą odbierać także kierowcy firmowi do transportu wszelkich ładunków urzędowych. Najczęściej są to kierowcy ciężarówek, którzy otrzymali zlecenie rozprowadzenia jakiegoś materiału po magazynach i terenach.

W takiej sytuacji na zlecenie kierownika wydawana jest karta marszrutowa zawierająca wszystkie niezbędne dane oraz adresy magazynów.

Arkusz trasy nr 2 Kierowca: Leontyev V.N. Samochód: GAZ 52 Powód: przeniesienie surowców do wytwarzania wyrobów do jednostek produkcyjnych
NIE.	data	Nazwisko odbiorcy	Adres odbiorcy	Czas dostawy	Nazwa wysyłki	Baza	Podpis osoby odpowiedzialnej
1	07.12.2017	Magazyn nr 2			Zszywki metalowe, 4 kg
2	07.12.2017	Magazyn nr 2	Woroneż, ul. Sadowaja, 4		Narożniki metalowe, 4 kg	Faktura M-15 nr 6 z dnia 12 lipca 2017r.
3	07.12.2017	Magazyn nr 3	Woroneż, ul. Górnaja, 2		Sklejka, 50 m	List przewozowy M-15 nr 7 z dnia 12 lipca 2017 r.

Obsługiwany jest arkusz trasy faktura za przekazanie materiałów osobie trzeciej, na podstawie którego dozwolona jest dostawa.

Podczas podróży służbowych i oficjalnych

Wyjazdy służbowe i wyjazdy nie są rzadkością, szczególnie w dużych organizacjach lub tych, które mają oddziały lub partnerów w innych miastach. Pracownik otrzymuje pieniądze na czas podróży, które należy przeznaczyć na zakwaterowanie, wyżywienie i pokrycie kosztów podróży.

Jeżeli cel podróży służbowej ma charakter raczej kurierski i trzeba zawieźć towar do innego miasta, lub podróż służbowa ma cel ostateczny w tej samej miejscowości i nie będzie trwała długo, arkusz trasy.

Jeśli podróż służbowa ma charakter bardziej biznesowy i jest przewidziana na długą podróż, w takim przypadku lepiej wystawić list przewozowy, który będzie zawierał bardziej szczegółowe informacje na temat wszystkich kosztów paliwa. Dostarcza także dodatkowych informacji na temat stanu pojazdu.

Nie należy sądzić, że karta trasy nie jest tak ważnym dokumentem, wręcz przeciwnie, zawiera przydatne informacje, które mogą okazać się przydatne w przypadku pojawienia się jakichkolwiek kontrowersyjnych kwestii. Z tego powodu trzeba uważać z wykonaniem i przechowywaniem tego dokumentu, gdyż możemy mówić o własnych pieniądzach i transporcie osobistym.

Szczegóły rejestracji na przedstawiciela handlowego znajdują się w tym filmie.