अनियमित कार्य घंटों का नमूना लॉग. टाइम लॉग: कर्मचारी दक्षता में वृद्धि

किसी भी संगठन की सफलता में कर्मचारी अनुशासन एक मूलभूत कारक है। इसका अनुपालन करने के लिए, संगठनों ने काम की शुरुआत और समाप्ति के लिए सख्ती से कार्यक्रम स्थापित किए हैं। स्थापित नियमों के अनुपालन की निगरानी के लिए, नियोक्ता विभिन्न प्रकार के रिकॉर्ड बनाए रखते हैं। काम से उपस्थिति या अस्थायी अनुपस्थिति की निगरानी के लिए स्वीकृत रूपों में से एक काम किए गए घंटों के लिए एक विशेष लेखा पुस्तक है।

कर्मचारी कार्य समय लॉग - लॉग रखने का कानूनी आधार

उत्पादन का सही संगठन, सबसे पहले, काम पर रखे गए कर्मियों के निर्बाध कामकाज पर निर्भर करता है। कर्मचारियों को स्थानीय दस्तावेज़ों में स्थापित कार्य समय मानकों का अनुपालन करना आवश्यक है। लेकिन अनियोजित अनुपस्थिति को टाला नहीं जा सकता. कार्यस्थल पर कर्मचारियों की उपस्थिति को ट्रैक करने और उनके वेतन की सही गणना करने में सक्षम होने के लिए, एक मासिक टाइमशीट रखी जाती है। इसके रखरखाव की अनिवार्य प्रकृति रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 91 में निहित है। कर्मचारियों के आगमन और प्रस्थान का एक लॉग नियोक्ता द्वारा स्वैच्छिक आधार पर बनाए रखा जाता है। कानून इसके अनिवार्य रखरखाव का प्रावधान नहीं करता है।

इसे किस रूप में संकलित किया गया है?

कार्य समय लॉग का रूप कानून द्वारा स्थापित नहीं है, इसलिए इसका डिज़ाइन केवल नियोक्ता की आवश्यकताओं पर निर्भर करता है। बहीखाता के कागजी और इलेक्ट्रॉनिक दोनों संस्करण वैध माने जाते हैं। यह स्पष्ट किया जाना चाहिए कि इलेक्ट्रॉनिक फॉर्म बनाए रखने के लिए विशेष कार्यक्रमों की स्थापना की आवश्यकता नहीं है। आपको बस एक ऐसा प्रारूप विकसित करने की आवश्यकता है जो आपके लिए सुविधाजनक हो और उसे सही ढंग से प्रारूपित करें। यह वर्ड या एक्सेल फॉर्मेट में एक दस्तावेज़ हो सकता है। संगठन में उपलब्ध अंतर्निहित इलेक्ट्रॉनिक रिपोर्टिंग सिस्टम का उपयोग करके दस्तावेज़ को बनाए रखना संभव है। कागज या इलेक्ट्रॉनिक फॉर्म भरते समय मुख्य बात एकरूपता और एकरूपता है।

सही तरीके से आवेदन कैसे करें?

कर्मचारी कार्य समय लॉग का पंजीकरण सारणीबद्ध विधि का उपयोग करके किया जाता है। प्रत्येक संगठन को स्वयं यह निर्धारित करने का अधिकार है कि उसे पुस्तक में कौन से कॉलम की आवश्यकता है। खास बात यह है कि इनकी मदद से आप कर्मचारियों के आगमन और प्रस्थान, उनके ओवरटाइम के घंटे या अनुपस्थिति को आसानी से ट्रैक कर सकते हैं।

पुस्तक के डिज़ाइन में अवश्य शामिल होना चाहिए:

• शीर्षक पेज।
• विषयसूची।
• फीते पर सील लगाएं.

शीर्षक पृष्ठ में व्यवसाय के नाम और पुस्तक के शीर्षक के बारे में सामान्य जानकारी होनी चाहिए। पहली शीट में रखरखाव की आरंभ तिथि और पुस्तक में अंतिम प्रविष्टि का उल्लेख होना चाहिए। दस्तावेज़ को बनाए रखने वाले व्यक्ति की स्थिति और उपनाम को पुस्तक पर इंगित करना महत्वपूर्ण है। पृष्ठों को अवैध रूप से हटाने से बचाने के लिए पुस्तक को लेस और सील किया गया है। तैयार किताब खरीदते समय सील कागज की मुद्रित शीट या फ़ैक्टरी सील के रूप में हो सकती है।

कर्मचारियों के काम के घंटों का रिकॉर्ड कैसे रखें?

एक जिम्मेदार व्यक्ति को किताब रखनी चाहिए। आमतौर पर, संगठनों में, यह पद एलएनएलए में और फिर संबंधित कर्मचारी के रोजगार अनुबंध में निर्धारित किया जाता है। लेकिन प्रबंधक के आदेश से जिम्मेदारी सौंपना भी संभव है।

तालिका में निम्नलिखित आवश्यक कॉलम हैं:

• क्रम संख्या।
• कर्मचारी का अंतिम नाम.
• प्रवेश की तिथि।
• कार्यस्थल पर आगमन की सटीक रिकॉर्डिंग।
• काम छोड़ने का सही समय.
• नोट स्तंभ.
• प्रविष्टि करने वाले कर्मचारी के हस्ताक्षर.

देर से आगमन या जल्दी प्रस्थान को आमतौर पर नोट्स कॉलम में नोट किया जाता है। यह अनियमित कामकाजी घंटों को भी रिकॉर्ड कर सकता है।

कर्मचारियों के काम के घंटों का लॉग पेश करने के लिए नमूना आदेश

संगठनों में सभी बुनियादी दस्तावेज प्रबंधक के आदेश से लागू किए जाते हैं। विशेष लेखा पुस्तक कोई अपवाद नहीं है. पुस्तक में परिवर्तन भी आदेश जारी कर किया जाता है।

आदेश निम्नलिखित बिंदुओं को दर्शाता है:

• आदेश जारी करने का आधार.
• निर्दिष्ट तिथि से एक विशेष प्रकार के विशेष लेखांकन पर आदेश दें।
• एक जिम्मेदार कर्मचारी को जिम्मेदारियाँ सौंपना।
• आदेश से परिचित होने के निर्देश।

कर्मचारी समय लॉग के लिए अवधारण अवधि

स्थापित नियमों के अनुसार, संगठन में सभी दस्तावेज़, उनके रखरखाव के पूरा होने के बाद, संग्रह में स्थानांतरित कर दिए जाते हैं। भंडारण अवधि राज्य निर्देशों में निर्दिष्ट की जाती है, जो संग्रहीत दस्तावेजों की पूरी सूची को इंगित करती है। सूची के अनुच्छेद 586 के अनुसार, विशेष लेखा पत्रिका को अंतिम प्रविष्टि के बाद 5 वर्षों तक संग्रहीत किया जाता है। हालाँकि, यदि दस्तावेज़ में खतरनाक परिस्थितियों में काम करने की जानकारी है, तो इसका भंडारण 75 वर्ष तक बढ़ा दिया जाता है। 5 साल तक के दस्तावेज़ों का भंडारण संगठन के आंतरिक संग्रह द्वारा प्रदान किया जाता है, 75 साल तक - शहर के अभिलेखागार में स्थानांतरित किया जाता है।

कार्मिक अधिकारी का मुख्य दस्तावेज़, जिसकी सहायता से कर्मचारी द्वारा वास्तव में काम किए गए समय की जानकारी दर्ज की जाती है। इसे भरना और बनाए रखना आवश्यक है। अतिरिक्त उपकरणों का उपयोग तब किया जाता है जब यह आवश्यक होता है, उदाहरण के लिए, यह जानकारी एकत्र करने के लिए कि कर्मचारी उद्यम में किस समय आया और उसने अपना कार्य दिवस कब समाप्त किया। यात्रा में बिताए गए समय को रिकॉर्ड करने के लिए, एक अन्य दस्तावेज़ का उपयोग किया जाता है - कार्य समय और व्यावसायिक यात्राओं (स्थानीय व्यापार यात्राएं) का एक लॉग।

काम पर आने पर कर्मचारी इस पर अपने हस्ताक्षर करते हैं। कार्य दिवस के अंत में भी ऐसा ही किया जाता है। यदि किसी कर्मचारी को किसी भी कारण से बाहर जाना है, तो उसे पहले अपने वरिष्ठों की सहमति लेनी होगी। यह जानकारी इसलिए भी दर्ज की जाती है ताकि यह अनुपस्थिति अनुपस्थिति में न गिनी जाए।

जर्नल को बनाए रखने और भरने के लिए कौन जिम्मेदार है?

उद्यम का प्रमुख तय करता है कि दस्तावेज़ का रखरखाव कौन करेगा। अक्सर, एक कर्मचारी को यह कार्य सौंपा जाता है। यह जिम्मेदारी उनकी और में झलकती है। इस दायित्व की अनुचित पूर्ति के लिए कर्मचारी को उत्तरदायी ठहराया जाएगा। चूंकि इसमें महत्वपूर्ण जानकारी शामिल है, इसलिए इसे रिपोर्ट और ऑडिट के लिए उपलब्ध कराया जा सकता है। इसलिए, इसे बिना किसी गलती के सावधानीपूर्वक संचालित करना महत्वपूर्ण है।

जर्नल में कौन सी जानकारी शामिल है?

हम आपको यह जानने के लिए आमंत्रित करते हैं कि नमूना कर्मचारी समय लॉग कैसा दिखता है।

इसे इस प्रकार स्वरूपित किया गया है: पृष्ठों को क्रमांकित और लेस किया जाना चाहिए। इसके लिए जिम्मेदार कर्मचारी को कंपनी की मुहर की छाप के साथ लेस पर एक मुहर लगानी होगी और उसके नीचे हस्ताक्षर करना होगा।

दस्तावेज़ में निम्नलिखित जानकारी है.

कर्मचारी समय लॉग उन अधिकांश उद्यमों में मांग में है, जिन्होंने कर्मियों को काम पर रखा है। यह दस्तावेज़ अनिवार्य नहीं है, लेकिन इसकी उपस्थिति आपको कई मुद्दों को हल करने और उन स्थितियों के विकास को रोकने की अनुमति देती है जो श्रम संबंध में दोनों पक्षों के लिए अप्रिय हैं।

फ़ाइलें

आपको दस्तावेज़ की आवश्यकता क्यों है?

इस प्रश्न का उत्तर देने से पहले, आइए हम "कार्य समय" की वास्तविक अवधारणा पर अधिक विस्तार से ध्यान दें। जैसा कि आप जानते हैं, एक मानक कार्य सप्ताह 40 घंटे - प्रतिदिन 8 घंटे तक चलता है। इस अवधि के दौरान, कर्मचारी को नियोक्ता द्वारा उसे सौंपे गए श्रम कार्यों को उद्यम में अपनाए गए श्रम (या सामूहिक) समझौते और नियमों के अनुसार पूर्ण रूप से करना होगा।

वेतन की गणना काम के घंटों के आधार पर की जाती है। कर्मचारी द्वारा इस कानूनी रूप से स्थापित मानदंड से अधिक काम पर बिताए गए सभी घंटों का भुगतान दोगुनी दर से किया जाता है। लेकिन यदि कोई कर्मचारी पर्याप्त समय तक काम नहीं करता है, तो प्रबंधन को उस पर कुछ प्रतिबंध लगाने का अधिकार है।

वास्तव में काम के घंटों की स्थापना से संबंधित मुद्दों को हल करने के लिए, एक कार्य समय लॉग विकसित किया जा रहा है।

जर्नल में जानकारी संगठन के प्रत्येक कर्मचारी के लिए अलग से दर्ज की जाती है।

इस प्रकार, दस्तावेज़ श्रम संबंध के दोनों पक्षों के लिए आवश्यक है, क्योंकि यह एक साथ कई कार्य करता है:

1. उद्यम का प्रत्येक कर्मचारी अपने कार्यस्थल पर जो समय बिताता है उसकी निगरानी करने की समस्या का समाधान करता है।
2. वेतन की गणना के लिए आधार के रूप में कार्य करता है (विशेषकर यदि संगठन प्रति घंटा वेतन स्वीकार करता है)।
3. यह उद्यम में अनुशासन आयोजित करने के मामले में प्रबंधन की सहायता है।

कभी-कभी कोई दस्तावेज़ किसी कर्मचारी पर अनुशासनात्मक प्रतिबंध लगाने का एक ठोस कारण बन सकता है जिसने कार्य नियमों का उल्लंघन किया है।

काम के घंटों का हिसाब कैसे दें

काम के घंटे रिकॉर्ड करने की कई विधियाँ हैं:

• मानक दैनिक- इसका उपयोग तब किया जाता है जब कर्मचारी काम पर आते हैं और उसी समय चले जाते हैं।
• पर साप्ताहिकलेखांकन में, दैनिक पैरामीटर अपना अर्थ खो देता है, क्योंकि कर्मचारियों को घंटों "बाहर बैठने" की आवश्यकता नहीं होती है, लेकिन उन्हें समय सहित सप्ताह के दौरान काम के एक निश्चित मानक को पूरा करना होगा (उदाहरण के लिए, एक दिन में एक कर्मचारी छह घंटे काम करता है)। अन्य - दस).
• संक्षेपयह विधि उत्पादन में या लचीली कार्यसूची के साथ इष्टतम है। आमतौर पर, डेटा यहां महीने के परिणामों के आधार पर दर्ज किया जाता है, लेकिन कभी-कभी लंबी अवधि भी शामिल होती है (अधिकतम एक वर्ष है)।

जर्नल कैसे करें

जर्नल को इलेक्ट्रॉनिक और पेपर फॉर्म में रखा जा सकता है।

नियोक्ता द्वारा उपयोग किए जाने वाले सॉफ़्टवेयर के आधार पर, विभिन्न स्वरूपों में इलेक्ट्रॉनिक जर्नलिंग संभव है। ऐसे बजट फॉर्म हैं, जिनमें लगभग सभी क्रियाएं मैन्युअल रूप से की जाती हैं, और अधिक जटिल, "उन्नत", पूरी तरह से स्वचालित सिस्टम हैं जो जानकारी को सीधे लेखांकन कार्यक्रमों में स्थानांतरित करते हैं (आमतौर पर ऐसे सॉफ़्टवेयर तक पहुंच केवल तभी होती है जब कर्मचारी के पास कुंजी हो) .

किसी भी स्थिति में, दस्तावेज़ का इलेक्ट्रॉनिक रूप सुविधाजनक है, क्योंकि आपको समय, प्रयास बचाने की अनुमति देता है और अनधिकृत अनुपस्थिति, ओवरटाइम, बीमार छुट्टी इत्यादि जैसे संकेतकों के आधार पर कर्मचारियों के कामकाजी समय को आसानी से नियंत्रित करना संभव बनाता है।

यदि जर्नल को कागज के रूप में रखा जाता है, तो उसकी सभी शीटों पर क्रमांकन किया जाना चाहिए, एक "कठोर" धागे (स्टेपलर का उपयोग नहीं किया जा सकता) का उपयोग करके एक साथ बांधा जाना चाहिए, फिर शीटों की संख्या को अंतिम पृष्ठ पर अंकित किया जाना चाहिए, मुहर लगाई जानी चाहिए (बशर्ते कि मुहर का उपयोग संगठन के काम में किया जाता है) और पत्रिका को बनाए रखने के लिए जिम्मेदार कर्मचारी पर हस्ताक्षर करें। भविष्य में, आपको दस्तावेज़ के प्रत्येक पूर्ण पृष्ठ पर हस्ताक्षर करना चाहिए।

जर्नल आमतौर पर मानव संसाधन विशेषज्ञ या लेखा कर्मचारी द्वारा रखा जाता है। इसके आधार पर, वैधता अवधि के दौरान दस्तावेज़ का भंडारण स्थान निर्धारित किया जाता है।

जिम्मेदार कर्मचारी न केवल जर्नल में दर्ज की गई जानकारी की सटीकता के लिए जिम्मेदार है, बल्कि पेरोल के लिए विशेषज्ञों को समय पर और पूर्ण हस्तांतरण के साथ-साथ अन्य सभी आवश्यक कार्यों को करने के लिए भी जिम्मेदार है।

नमूना कर्मचारी समय लॉग

यदि आपको कर्मचारी समय लॉग बनाने की आवश्यकता है, तो नीचे दी गई युक्तियों का उपयोग करें और एक नमूना दस्तावेज़ देखें।

पत्रिका में एक समान डिज़ाइन मानक नहीं है। इसका मतलब यह है कि प्रत्येक संगठन के प्रतिनिधि इसे किसी भी रूप में या कंपनी के भीतर विकसित और प्रबंधन के साथ-साथ ट्रेड यूनियन निकाय (यदि कोई हो) द्वारा अनुमोदित टेम्पलेट के अनुसार बना सकते हैं।

पत्रिका के डिज़ाइन की तरह, इसकी संरचना और पाठ पूरी तरह से उद्यम के कर्मचारियों पर छोड़ दिया गया है।

• कंपनी का नाम;
• जर्नल खोलने की तिथि और समाप्ति तिथि (दस्तावेज़ बंद होने के बाद दर्ज की गई);
• इसके रखरखाव के लिए जिम्मेदार कर्मचारी को इंगित करें;
• यदि संगठन के पास मामलों की सूची है, तो आपको इस लेखांकन दस्तावेज़ के अनुसार जर्नल इंडेक्स का लिंक प्रदान करना होगा।

जर्नल का मुख्य भाग एक तालिका के रूप में प्रस्तुत करना सबसे अच्छा है जिसमें आपको निम्नलिखित डेटा दर्ज करने की आवश्यकता है:

• कर्मचारी की क्रम संख्या, उसका पूरा नाम और पद;
• दिनांक, आगमन और प्रस्थान का समय, साथ ही विलंबता के बारे में जानकारी (मिनटों और घंटों में सटीक संख्या);
• अनुपस्थिति के बारे में जानकारी - हाँ/नहीं;
• काम किए गए कुल समय की मात्रा (व्यक्तिगत व्यवसाय पर अनुपस्थिति को घटाकर);
• कर्मचारी का हस्ताक्षर।

यदि आवश्यक हो, तो तालिका को अन्य डेटा के साथ पूरक किया जा सकता है (उदाहरण के लिए, कर्मचारी ने दिन के दौरान कार्यस्थल क्यों छोड़ा)।

डॉक्यूमेंट को कितने समय तक और कैसे स्टोर करना है

समय लॉग को पूरा होने के तुरंत बाद फेंका या निपटाया नहीं जा सकता। इसे या तो कानून द्वारा स्थापित अवधि के लिए या कंपनी की लेखा नीतियों में निर्धारित अवधि (लेकिन पांच वर्ष से कम नहीं) के लिए संग्रहीत किया जाना चाहिए। यह समय बीत जाने के बाद ही, व्यावसायिक रिकॉर्ड के लिए स्थापित प्रक्रिया के अनुसार जर्नल को नष्ट किया जा सकता है।

व्यवसाय विकास की आधुनिक गति हमें स्टार्टअप मालिकों और विश्व-प्रसिद्ध निगमों के सीईओ दोनों की उत्पादकता वृद्धि की लगातार निगरानी करने के लिए मजबूर करती है। व्यवसाय करने के नए दृष्टिकोण विकसित किए जा रहे हैं, श्रम बाजार में नियोक्ताओं की मांग बढ़ रही है, कर्मचारियों के प्रदर्शन का मूल्यांकन करने के लिए विशेषज्ञों को आमंत्रित किया जा रहा है - और ये सभी उपाय यह सुनिश्चित करने के लिए किए जा रहे हैं कि कंपनी उपभोक्ताओं और ग्राहकों की नजरों में आगे बढ़े, आगे के विकास के लिए लाभ और संसाधन प्राप्त करता है।

एक उचित दृष्टिकोण के साथ, रचनात्मक तरीके वास्तव में काम करते हैं, लेकिन क्लासिक पहलुओं के बारे में मत भूलना: उदाहरण के लिए, गैर-जिम्मेदार और, इसके विपरीत, मेहनती कर्मचारियों की पहचान करना।

इस मिशन में नियोक्ता को टाइम लॉग से ज्यादा कुछ नहीं मदद मिलती है। इस दस्तावेज़ का उद्देश्य उस समय को इंगित करना है जब कर्मचारी ने वास्तव में काम किया था, और कार्यस्थल से कर्मचारी के आगमन और प्रस्थान को भी रिकॉर्ड करता है, देरी, अनुपस्थिति और देरी के बारे में जानकारी नोट करता है। इतनी व्यापक कार्यक्षमता के बावजूद, कर्मचारियों के आगमन और प्रस्थान की रिकॉर्डिंग के लिए जर्नल कई अन्य मामलों में उपयोगी साबित होता है, मुख्य बात यह जानना है कि इसे कैसे बनाए रखा जाना चाहिए और यह सुनिश्चित करना चाहिए कि इसे समय पर भरा जाए। आइए निम्नलिखित लेख में इस मुद्दे के सभी विवरणों को देखें।

टाइम ट्रैकिंग क्यों आवश्यक है?

रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 91 के अनुसार, नियोक्ता की जिम्मेदारियों में प्रत्येक कर्मचारी द्वारा काम किए गए समय का रिकॉर्ड रखना शामिल है। जर्नल में दर्ज आंकड़ों के आधार पर टाइम शीट भरी जा सकती है। इसके अतिरिक्त, एक टाइम लॉग समग्र कार्य कुशलता को अधिकतम करता है। यह इस तथ्य से समझाया गया है कि यह दस्तावेज़ उन बेईमान कर्मचारियों की तुरंत पहचान करता है जो बिना किसी अच्छे कारण के अनुपस्थित हैं और/या नियमित रूप से काम पर देर से आते हैं।

प्रविष्टियाँ जिम्मेदार कर्मचारियों को भी पहचानती हैं, जिससे उचित पुरस्कार की सुविधा मिलती है और परिणामस्वरूप, उत्पादकता बढ़ती है। परिणामस्वरूप, यह स्पष्ट हो जाता है कि किसे पुरस्कृत और पदोन्नत किया जाना चाहिए, और किसे काम की गति धीमी करके अपनी नौकरी बनाए रखने के लिए अपने अनुशासन पर ध्यान देना चाहिए।

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कार्य समय लॉग में, लंच ब्रेक से कर्मचारियों के प्रस्थान और वापसी का समय इसके फॉर्म में दर्ज किया जाता है, काम के घंटों के दौरान कर्मचारियों की उनके पदों पर उपस्थिति पर नियंत्रण किया जाता है, और कर्मचारी द्वारा काम किए गए समय को ध्यान में रखा जाता है , जो प्रति घंटा वेतन पाने वाले कर्मियों के साथ-साथ छुट्टियों की अवधि, मातृत्व अवकाश, बीमारी, डाउनटाइम आदि के लिए विशेष रूप से उपयोगी है।

और, ज़ाहिर है, दस्तावेज़ में अनुपस्थिति का उल्लेख किया गया है। रूसी संघ के श्रम संहिता पर लौटते हुए, किसी कर्मचारी की बर्खास्तगी बिना किसी अच्छे कारण के पूरे कार्य दिवस के लिए अनुपस्थिति के बाद या 4 घंटे से अधिक समय तक कर्मचारी की अनुपस्थिति के कारण हो सकती है।

विशेषज्ञ के एकालाप में संक्षेपित कार्य समय का वर्णन किया गया है।

नेतृत्व कौन करता है और इसे कैसे भरना है?

संगठन इस तरह के प्रश्न का निर्णय अपनी विशिष्टता और अपने कार्यों की दिशा के आधार पर स्वतंत्र रूप से करता है। नियोक्ता यह कार्य स्वयं कर सकता है, या वह इसे कर्मचारी की जिम्मेदारी के रूप में इंगित कर सकता है, जिसे रोजगार अनुबंध, नौकरी विवरण या विशेष आदेश में निर्दिष्ट किया जाएगा। यदि कोई अधीनस्थ कार्य समय लॉग रखने से बचता है, तो उस पर प्रशासनिक दायित्व आएगा, जिसे संबंधित अधिकारियों द्वारा सौंपा गया है।

लॉग को यथासंभव संक्षेप में भरा जाता है: आवश्यक कॉलम में प्रविष्टि की क्रम संख्या, कर्मचारी का पूरा नाम, प्रविष्टि बनाने की तिथि, कर्मचारी कार्यस्थल पर उपस्थित होने का समय और जब वह चला गया, शामिल होता है। इसके अलावा, एक अलग कॉलम में आप उस विशिष्ट स्थान को रिकॉर्ड कर सकते हैं जहां कर्मचारी गया था, साथ ही एक विशिष्ट अवधि के लिए कार्यस्थल पर उसने कितना समय बिताया था। अंतिम, अनिवार्य कॉलम जर्नल रखने वाले व्यक्ति के हस्ताक्षर हैं।

लॉगिंग तीन तरीकों से की जा सकती है. सबसे पहले, यह पारंपरिक दैनिक लेखांकन है, जिसका उपयोग तब किया जाता है जब कार्य दिवस को हर दिन समान संख्या में मानकीकृत और विनियमित किया जाता है। यदि यह पथ पसंदीदा है, तो आपको दस्तावेज़ में सूचीबद्ध सभी कर्मचारियों पर ध्यान केंद्रित करते हुए, हर दिन लॉग भरना होगा।

दूसरे, साप्ताहिक लेखांकन है, जो प्रासंगिक है यदि कर्मचारी हर दिन समान घंटे काम नहीं करता है, लेकिन एक सप्ताह में वह अनुबंध में निर्धारित मानदंड पर काम करता है। जैसा कि नाम से पता चलता है, प्रत्येक कार्यसप्ताह के अंत में एक नई जर्नल प्रविष्टि दिखाई देती है।

अंत में, तीसरा, यदि किसी संगठन के कर्मचारी का शेड्यूल लचीला है, तो जर्नल को सारांशित रिकॉर्ड के रूप में रखा जाता है। उन कंपनियों के लिए जो कुछ उत्पादन करने के लिए चौबीसों घंटे काम करती हैं और/या विशिष्ट प्रकार के कार्य करने में विशेषज्ञ हैं, यह लेखांकन पद्धति सबसे इष्टतम समाधान है।

समय की अवधि जिसके दौरान एक नई प्रविष्टि दिखाई देती है, एक महीने से एक वर्ष तक होती है: यह अवधि इस तथ्य के कारण है कि ओवरटाइम कार्य समय की उपलब्धता, जो अक्सर शिफ्ट शेड्यूल के दौरान होती है, कानून द्वारा प्रति वर्ष 120 घंटे तक सीमित है। . इस प्रकार, सारांशित रिकॉर्ड रखने से कई नियोक्ताओं को रूसी संघ के श्रम संहिता का उल्लंघन करने से बचने में मदद मिलती है।

आइए इसे संक्षेप में बताएं

गतिशील रूप से विकासशील व्यवसाय में टाइम लॉग आवश्यक है, जिसके लिए प्रबंधन के अधिकतम अनुकूलन और सामान्य कारण के लाभ के लिए काम करने वाले कर्मियों के सख्त चयन की आवश्यकता होती है। यह न केवल कर्मचारियों के अनुशासन के स्तर को प्रदर्शित करता है, बल्कि आपको इसके आधार पर कानून द्वारा स्थापित एक अनिवार्य दस्तावेज को भरने की अनुमति देता है, साथ ही रूसी संघ के श्रम संहिता में निर्धारित कार्य समय मानदंड से अधिक होने से भी बचाता है।

इस दस्तावेज़ की उपयोगिता संदेह से परे है - आखिरकार, इसे दैनिक आधार पर भरने पर भी एक अधिकृत कर्मचारी को अधिक समय नहीं लगेगा, लेकिन एक कर्मचारी जो अपने काम में गैर-जिम्मेदार है, उसके लिए आवश्यक समय काफी कम हो जाएगा।

कार्य समय के उपयोग के लिए टाइमशीट बनाए रखने के लिए जिम्मेदार किसी व्यक्ति को नियुक्त करने वाले आदेश के नमूने

Vitebsk

टाइमशीट रखने की प्रक्रिया के बारे में

समय का देखभाल

काम के घंटों की रिकॉर्डिंग सुनिश्चित करने के लिए,

मैने आर्डर दिया है:

1. NAME LLC के संरचनात्मक प्रभागों के तत्काल प्रबंधकों को समय पत्रक बनाए रखने के लिए जिम्मेदार नियुक्त करें।

2. संरचनात्मक प्रभागों के प्रमुखों को यह सुनिश्चित करना होगा कि प्रत्येक माह के अंत में आवश्यक सहायक दस्तावेजों के साथ एक पूर्ण टाइम शीट (कार्यस्थल से कर्मचारी की अनुपस्थिति के मामले में) मानव संसाधन विभाग को प्रदान की जाए।

3. मानव संसाधन विभाग सभी टाइम शीट की जांच करता है और पेरोल गणना के लिए लेखा विभाग को प्रत्येक महीने के दूसरे दिन से पहले समय पर जमा करना सुनिश्चित करता है।

4. टाइम शीट के फॉर्म को मंजूरी दें.

5. टाइम शीट में उपयोग के लिए बिताए गए कार्य समय के प्रकारों के प्रतीकों को मंजूरी दें।

6. सभी इच्छुक पार्टियों को इस आदेश से परिचित होना चाहिए।

7. मैं आदेश के निष्पादन पर नियंत्रण कार्मिक विभाग के प्रमुख, पूरे नाम को सौंपता हूं।

परिशिष्ट: 1. समय पत्रक का प्रपत्र.

2. टाइम शीट में उपयोग के लिए बिताए गए कार्य समय के प्रकार के प्रतीक।

टाइम शीट नियोक्ता को काम के घंटों का रिकॉर्ड रखना आवश्यक है

"बजटीय संस्थान का मानव संसाधन विभाग" संख्या 2

कार्य समय सारणी

रूसी संघ के श्रम संहिता का अनुच्छेद 91 इंगित करता है कि नियोक्ता प्रत्येक कर्मचारी द्वारा वास्तव में काम किए गए कार्य समय का रिकॉर्ड रखने के लिए बाध्य है। कानून द्वारा स्थापित अधिकतम साप्ताहिक कार्य घंटों का अनुपालन करने के साथ-साथ वेतन की सही गणना और किए गए खर्चों के दस्तावेजी औचित्य के लिए यह आवश्यक है। आइए उन नियमों पर करीब से नज़र डालें जो टाइम शीट भरने और वेतन की गणना करने की प्रक्रिया निर्धारित करते हैं, और इस दस्तावेज़ का एक नमूना प्रदान करते हैं।

टाइमशीट बनाए रखने के लिए कौन जिम्मेदार है?

टाइम शीट बनाए रखने के लिए, एक उद्यम टाइमकीपर पद बना सकता है। यदि संगठन संख्या में छोटा है, तो टाइमशीट भरने का काम कार्मिक विभाग के कर्मचारी या सचिव को सौंपा जा सकता है। बड़े संगठनों में, प्रत्येक विभाग (प्रमुख या उप प्रमुख) में से किसी एक कर्मचारी को जिम्मेदारियाँ सौंपी जा सकती हैं। यदि, किसी विशेषज्ञ को काम पर रखते समय, रोजगार अनुबंध या नौकरी विवरण में टाइमशीट बनाए रखने की बाध्यता का संकेत नहीं दिया गया है, तो रोजगार अनुबंध के लिए एक अतिरिक्त समझौता करना आवश्यक है, जो अन्य बातों के अलावा, अतिरिक्त भुगतान की राशि को इंगित करता है ( रूसी संघ के श्रम संहिता का अनुच्छेद 151)। यहां ऐसे समझौते का एक अंश दिया गया है:

2. अनुभाग जोड़ें. रोजगार अनुबंध के 2, खंड 4 इस प्रकार है:

"कर्मचारी शिक्षण स्टाफ के लिए टाइम शीट बनाए रखने के लिए जिम्मेदार है।"

3. कला के अनुसार. रूसी संघ के श्रम संहिता के 151, अनुभाग जोड़ें। 3 खंड 2 इस प्रकार है:

"शिक्षण कर्मचारियों के लिए समय पत्रक बनाए रखने के कर्तव्यों को पूरा करने के लिए, कर्मचारी को प्रति माह 1,500 (एक हजार पांच सौ) रूबल की राशि में अतिरिक्त भुगतान दिया जाता है।"

संबंधित उत्तरदायित्वों का सीधा कार्यभार एक उचित आदेश जारी करके किया जाता है।

नगर शैक्षणिक संस्थान "माध्यमिक विद्यालय एन 264"

आदेश क्रमांक 3

मॉस्को 11.01.

जिम्मेदार व्यक्तियों की नियुक्ति पर

लेखांकन पत्रक को बनाए रखने के लिए

कार्य के घंटे

संगठन के प्रत्येक कर्मचारी द्वारा काम किए गए समय को रिकॉर्ड करने की आवश्यकता के कारण, साथ ही स्थापित कार्य घंटों के साथ कर्मचारियों के अनुपालन की निगरानी करने और वेतन की गणना के लिए काम किए गए समय पर डेटा प्राप्त करने के साथ-साथ सांख्यिकीय रिपोर्टिंग संकलित करने के लिए भी। श्रम

मैने आर्डर दिया है:

1. टाइमशीट बनाए रखने की जिम्मेदारी इन्हें सौंपें:

शिक्षण स्टाफ के संबंध में - शैक्षिक कार्य के संगठन के लिए उप निदेशक गैलिना विक्टोरोवना क्लाइयुवा;

सेवा कर्मियों के लिए - इरीना सर्गेवना पैरामोनोवा, सचिव-सहायक।

2. डेटा की समय पर प्राप्ति के लिए इरीना सर्गेवना पैरामोनोवा को जिम्मेदार ठहराएं।

3. मैं आदेश के निष्पादन पर नियंत्रण सुरक्षित रखता हूं।

निदेशक सोलनत्सेवा/आर. I. सोलन्त्सेवा/

निम्नलिखित को आदेश से परिचित करा दिया गया है:

क्लाइयुवा, 11.01. /जी। वी. क्लुएवा /

पैरामोनोवा, 11.01. /और। एस. पैरामोनोवा/

कैलेंडर माह के अंत में, सभी टाइमशीट (यदि उनमें से कई हैं) कार्मिक विभाग के प्रमुख (या कार्मिक रिकॉर्ड बनाए रखने के लिए जिम्मेदार किसी अन्य व्यक्ति) को स्थानांतरित कर दी जाती हैं, जो कार्मिक में उपलब्ध डेटा के साथ टाइमशीट डेटा की जांच करता है। विभाग (वे दिन जब प्रत्येक कर्मचारी वार्षिक भुगतान अवकाश या अवैतनिक अवकाश पर था, अस्थायी विकलांगता आदि के कारण अनुपस्थित था), समय पत्रक पर हस्ताक्षर करता है और उन्हें लेखा विभाग को जमा करता है। संस्था के कर्मचारियों की संख्या के आधार पर टाइम शीट सीधे अकाउंटेंट को हस्तांतरित की जा सकती है।

वर्ष के दौरान, नए कर्मचारियों को नियुक्त करना संभव है जो टाइमशीट में अनिवार्य रूप से शामिल किए जाने के अधीन हैं, साथ ही उन कर्मचारियों को बर्खास्त किया जा सकता है जिन्हें बर्खास्तगी के महीने के बाद के महीने में टाइमशीट से बाहर रखा गया है। इसका आधार कार्मिक आदेश है।

अंशकालिक काम के मामले अक्सर सामने आते रहते हैं। इस मामले में, अंशकालिक श्रमिकों की संख्या के आधार पर, उन्हें मुख्य टाइमशीट में शामिल करना या एक अलग टाइमशीट बनाए रखना संभव है।

आइए उस कला को याद करें। रूसी संघ के प्रशासनिक अपराधों की संहिता का 5.27 अधिकारियों पर 1,000 से 5,000 रूबल की राशि में प्रशासनिक जुर्माना लगाने के रूप में श्रम और श्रम सुरक्षा कानून के उल्लंघन के लिए दायित्व स्थापित करता है। कानूनी संस्थाओं के लिए - 30,000 से 50,000 रूबल तक। या 90 दिनों तक गतिविधियों का प्रशासनिक निलंबन।

टाइमशीट भरने की प्रक्रिया

बजटीय संस्थानों के लिए काम के घंटों की रिकॉर्डिंग और वेतन की गणना के लिए टाइमशीट का फॉर्म (एन 0504421) रूस के वित्त मंत्रालय के आदेश दिनांक 30 दिसंबर, 2008 एन 148एन "बजट लेखांकन के निर्देशों के अनुमोदन पर" (संशोधित) द्वारा स्थापित किया गया है। 3 जुलाई 2009 को, इसके बाद इसे निर्देश के रूप में जाना जाएगा)। रूस के वित्त मंत्रालय के आदेश दिनांक 30 दिसंबर, 2009 एन 152एन द्वारा, इस निर्देश में परिवर्तन किए गए थे। उपरोक्त प्रपत्र में बजटीय संस्थानों में टाइम शीट बनाए रखने की आवश्यकता रूस के वित्त मंत्रालय के दिनांक 10 सितंबर, 2007 एन 02-14-10ए/2261 के पत्र में भी बताई गई है।

फॉर्म एन 0504421 की टाइम शीट का उपयोग करते समय, इसमें अतिरिक्त कॉलम शामिल करने की अनुमति है, लेकिन मौजूदा कॉलम हटाए नहीं जा सकते। किए गए परिवर्तनों को संगठन के प्रासंगिक संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ (उदाहरण के लिए, लेखांकन नीति नियम) में औपचारिक रूप दिया जाना चाहिए। यह 24 मार्च, 1999 एन 20 के रूस की राज्य सांख्यिकी समिति के संकल्प द्वारा अनुमोदित प्राथमिक लेखा दस्तावेज के एकीकृत रूपों के उपयोग की प्रक्रिया में कहा गया है।

टाइम शीट पिछले महीने की टाइम शीट के आधार पर बिलिंग अवधि शुरू होने से दो से तीन दिन पहले मासिक रूप से खोली जाती है और कार्मिक रिकॉर्ड दस्तावेजों के आधार पर भरी जाती है: रोजगार, स्थानांतरण, बर्खास्तगी के आदेश।

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आदर्श दस्तावेज़: टाइम शीट

टाइमशीट एक दस्तावेज़ है जिस पर निरंतर ध्यान देने की आवश्यकता होती है: इसे प्रतिदिन भरा जाता है और महीने में दो बार लेखा विभाग को प्रस्तुत किया जाता है। विवाद की स्थिति में वे यह साबित करने के लिए उसके पास जाते हैं कि कर्मचारी काम पर था या, इसके विपरीत, किसी कारण से अनुपस्थित था। ये रिपोर्ट कार्ड निरीक्षण अधिकारियों के करीबी ध्यान का विषय बन सकते हैं। और इस दस्तावेज़ के गलत रखरखाव या अनुपस्थिति के लिए, नियोक्ता को उत्तरदायी ठहराया जा सकता है। इसका मतलब यह है कि यह बस आवश्यक है कि इस दस्तावेज़ में सब कुछ सही क्रम में हो।

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नियोक्ता प्रत्येक कर्मचारी द्वारा वास्तव में काम किए गए समय का रिकॉर्ड रखने के लिए बाध्य है (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 91 के भाग 4)। ऐसे रिकॉर्ड कार्य समय पत्रक में रखे जाते हैं - प्राथमिक लेखा दस्तावेज, जो लेखांकन और कर लेखांकन का आधार है (21 नवंबर, 1996 के संघीय कानून के अनुच्छेद 9 के खंड 1 और 2, संख्या 129-एफजेड लेखांकन पर, खंड रूसी संघ के कर संहिता के अनुच्छेद 252 और 313 में से 1)।

श्रम और उसके भुगतान की रिकॉर्डिंग के लिए प्राथमिक लेखा दस्तावेज के एकीकृत रूपों के अनुमोदन पर रूस की राज्य सांख्यिकी समिति का संकल्प दिनांक 5 जनवरी 2004 नंबर 1 (बाद में संकल्प संख्या 1 के रूप में संदर्भित)। टाइम शीट के एकीकृत रूप - कार्य समय की फॉर्म संख्या टी-12 शीट और मजदूरी की गणना और कार्य समय की फॉर्म संख्या टी-13 शीट। उन्हें बजटीय संस्थानों (संकल्प संख्या 1 के खंड 2) को छोड़कर, रूसी संघ के क्षेत्र में संचालित सभी संगठनों द्वारा बनाए रखा जाना चाहिए।

क्या टाइम शीट के एकीकृत रूप को बदलना संभव है?

टिप्पणी! 1 जनवरी को, 6 दिसंबर का संघीय कानून लागू होता है। क्रमांक 402-एफजेड लेखांकन पर

इन एकीकृत प्रपत्रों को आपके लिए आवश्यक विवरणों के साथ पूरक किया जा सकता है, संकेतकों की श्रेणी को ध्यान में रखते हुए स्तंभों और रेखाओं को विस्तृत और संकीर्ण किया जा सकता है, आवश्यक जानकारी रखने और संसाधित करने की सुविधा के लिए अतिरिक्त लाइनें (मुफ़्त वाले सहित), अतिरिक्त प्रतीक और ढीली शीट शामिल हैं। (रूस की राज्य सांख्यिकी समिति का संकल्प दिनांक 03/24/1999 संख्या 20 प्राथमिक लेखा दस्तावेज़ीकरण के एकीकृत रूपों को लागू करने की प्रक्रिया के अनुमोदन पर)। संगठन में उपयोग किए जाने वाले ऐसे संशोधित टाइमशीट फॉर्म को मुख्य गतिविधि के लिए उचित आदेश (निर्देश) जारी करके लागू किया जाना चाहिए।

टिप्पणी! आप एकीकृत फॉर्म से विवरण नहीं हटा सकते।

कार्य में उपस्थिति और अनुपस्थिति के कारणों को इंगित करने के लिए, संकल्प संख्या 1 द्वारा स्थापित प्रतीकों का उपयोग किया जाता है, लेकिन व्यवहार में, रिपोर्ट कार्ड में उन स्थितियों को रिकॉर्ड करना आवश्यक हो सकता है जो इस संकल्प द्वारा प्रदान नहीं की गई हैं। इन मामलों में, नियोक्ता को उचित आदेश (परिशिष्ट 1) जारी करके एक नया प्रतीक पेश करने का अधिकार है।

टाइमशीट भरने की प्रक्रिया अनुमोदित श्रम और उसके भुगतान के लेखांकन के लिए प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ीकरण के रूपों के उपयोग और पूरा करने के निर्देशों में निर्धारित की गई है। संकल्प संख्या 1 (बाद में निर्देश के रूप में संदर्भित)।

आपको रिपोर्ट की आवश्यकता कब, किसे और क्यों पड़ती है?

निम्नलिखित उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए टाइमशीट की आवश्यकता होती है।

लक्ष्य 1. प्रत्येक कर्मचारी द्वारा वास्तव में काम किए गए और (या) नहीं किए गए समय का लेखा-जोखा।

लक्ष्य 2. स्थापित कार्य घंटों के साथ कर्मचारियों के अनुपालन की निगरानी करना।

लक्ष्य 3. काम किए गए घंटों पर डेटा प्राप्त करना, वेतन की गणना और कर्मचारी को दिए जाने वाले अन्य भुगतान (रूसी संघ के सामाजिक बीमा कोष के बजट से भुगतान किए गए लाभ सहित)।

लक्ष्य 4. श्रम पर सांख्यिकीय रिपोर्टिंग का संकलन (विशेष रूप से, मासिक फॉर्म संख्या पी -4 के लिए श्रमिकों की संख्या, वेतन और आंदोलन पर जानकारी, रोसस्टैट के आदेश दिनांक 20 जुलाई, संख्या 256 द्वारा अनुमोदित सांख्यिकीय उपकरणों के अनुमोदन पर) श्रमिकों की संख्या और पारिश्रमिक की संघीय सांख्यिकीय निगरानी आयोजित करने के लिए)।

क्या निरीक्षण अधिकारियों द्वारा नियंत्रण गतिविधियों के दौरान टाइम शीट के डेटा का अध्ययन किया जा सकता है?

टाइम शीट का अध्ययन और मूल्यांकन किया जाना चाहिए (अन्य आवश्यक दस्तावेजों के बीच):

आपूर्ति अनुबंध के तहत हमारे भागीदार का कर कार्यालय द्वारा निरीक्षण किया गया था। जाहिर तौर पर, उन्होंने उसकी गतिविधियों में कुछ उल्लंघनों का पता लगाया और अब हमारे संगठन सहित सभी समकक्षों का जवाबी निरीक्षण कर रहे हैं। उन दस्तावेज़ों की सूची जिन्हें हमें कर कार्यालय में जमा करना आवश्यक है, में एक टाइम शीट शामिल है। क्या हम वास्तव में इस दस्तावेज़ को कर कार्यालय में जमा करने के लिए बाध्य हैं?

व्यवहार में, कर कार्यालय को अक्सर ऑडिट के दौरान टाइम शीट जमा करने की आवश्यकता होती है। इसके अलावा, यह न केवल संगठन को, बल्कि प्रति-निरीक्षण के हिस्से के रूप में उसके व्यावसायिक भागीदारों को भी चिंतित कर सकता है।

हालाँकि, कृपया ध्यान दें कि अदालतें कर अधिकारियों की इस स्थिति से सहमत नहीं हैं और यह नहीं मानती हैं कि काउंटर ऑडिट के दौरान किसी व्यावसायिक भागीदार की गतिविधियों को सत्यापित करने के लिए उसकी टाइमशीट की आवश्यकता होती है। न्यायालय के निर्णयों से संकेत मिलता है कि टाइम शीट कंपनी का एक आंतरिक दस्तावेज़ है और इसके किसी भी प्रतिपक्ष की गतिविधियों से संबंधित नहीं हो सकती है, और इसलिए यह रूसी संघ के कर संहिता के अनुच्छेद 93.1 के आधार पर पुनः दावा करने के अधीन नहीं है (संकल्प) उत्तर-पश्चिमी जिले की संघीय एंटीमोनोपॉली सेवा दिनांक 30 जुलाई को मामले संख्या A56-59024/2009 में।

कार्ड की शेल्फ लाइफ

टाइमशीट के लिए भंडारण अवधि लेखांकन और कर कानून के साथ-साथ अभिलेखीय मामलों के आयोजन के नियमों द्वारा निर्धारित की जाती है। हालाँकि, विभिन्न नियामक कानूनी कृत्यों में इस दस्तावेज़ की अवधारण अवधि के संबंध में विसंगतियाँ हैं। आइए इसका पता लगाएं।

चूंकि आयकर की गणना और भुगतान के लिए अन्य दस्तावेजों के अलावा रिपोर्ट कार्ड आवश्यक है (यह मजदूरी की लागत और विभिन्न मुआवजे और लाभों के भुगतान को उचित ठहराता है), इसे कम से कम चार वर्षों तक संग्रहीत किया जाना चाहिए (उपखंड 8, खंड) 1, रूसी संघ के कर संहिता का अनुच्छेद 23)।

टाइम शीट मजदूरी के लिए प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज भी है, इसलिए इसकी भंडारण अवधि राज्य अभिलेखीय मामलों के आयोजन के नियमों द्वारा स्थापित की जाती है और कम से कम पांच वर्ष है (21 नवंबर, 1996 के संघीय कानून के अनुच्छेद 17 नंबर 129-एफजेड ऑन) लेखांकन)।

कला के अनुसार. 586 राज्य निकायों, स्थानीय सरकारों और संगठनों की गतिविधियों की प्रक्रिया में उत्पन्न मानक प्रशासनिक अभिलेखीय दस्तावेजों की सूची, भंडारण अवधि का संकेत देते हुए अनुमोदित। 25 अगस्त के रूस के संस्कृति मंत्रालय के आदेश से। संख्या 558 राज्य निकायों, स्थानीय सरकारों और संगठनों की गतिविधियों की प्रक्रिया में उत्पन्न मानक प्रबंधन अभिलेखीय दस्तावेजों की सूची के अनुमोदन पर, भंडारण अवधि का संकेत देते हुए पांच साल तक संग्रहीत किया जाना चाहिए; और यदि श्रमिकों की कामकाजी स्थितियाँ कठिन, हानिकारक या खतरनाक हैं - 75 वर्षों के लिए।

इस प्रकार, रिपोर्ट कार्ड की कुल शेल्फ लाइफ कम से कम पांच वर्ष है।

संगठन के भीतर समय सारिणी का संचलन

संकल्प संख्या 1 के अनुसार, टाइम शीट एक प्रति में एक अधिकृत व्यक्ति द्वारा तैयार की जाती है, जो संरचनात्मक इकाई के प्रमुख, कार्मिक सेवा के एक कर्मचारी द्वारा हस्ताक्षरित होती है और लेखा विभाग को हस्तांतरित की जाती है।

हम वर्तमान में कागजी कार्रवाई दस्तावेजों का एक सेट विकसित कर रहे हैं। टाइम शीट की तैयारी, संचलन और भंडारण के नियमों के विनियमन के साथ विशेष कठिनाइयाँ उत्पन्न हुईं। मुझे बताएं कि इस दस्तावेज़ के आंदोलन के किन चरणों को प्रदान करने की आवश्यकता है और उन्हें सही तरीके से कैसे रिकॉर्ड किया जाए?

टाइमशीट प्रक्रिया में निम्नलिखित चरण शामिल हो सकते हैं:

ये सभी चरण, दस्तावेज़ के निष्पादकों, विभागों, कागजी और इलेक्ट्रॉनिक संस्करणों, कागजी संस्करण की प्रतियों की संख्या - मूल और प्रतियां, भंडारण अवधि, आदि को दर्शाते हुए, दस्तावेज़ प्रवाह अनुसूची में परिलक्षित होना चाहिए, जो का एक तत्व है कंपनी की लेखा नीति. इस निष्कर्ष का आधार कला के पैराग्राफ 4 में निहित है। 21 नवंबर 1996 के संघीय कानून के 9 नंबर 129-एफजेड लेखांकन पर, खंड 4 लेखांकन विनियम संगठन की लेखांकन नीति पीबीयू 1/2008, अनुमोदित। रूस के वित्त मंत्रालय का आदेश दिनांक 6 अक्टूबर 2008 संख्या 106एन लेखांकन नियमों के अनुमोदन पर, रूसी संघ में लेखांकन और वित्तीय रिपोर्टिंग पर विनियमों के खंड 15 को मंजूरी दी गई। रूस के वित्त मंत्रालय के दिनांक 29 जुलाई 1998 क्रमांक 34एन के आदेश से।

दस्तावेज़ प्रवाह शेड्यूल तैयार करते समय, टाइमशीट तैयार करने की विशिष्टताओं को ध्यान में रखना सुनिश्चित करें, अर्थात्:

व्यवहार में, इस तथ्य के कारण कि टाइमशीट को एक निश्चित अवधि के भीतर लेखा विभाग को प्रस्तुत किया जाना चाहिए, और कर्मचारियों की अनुपस्थिति के कारणों की जानकारी और इन कारणों के दस्तावेजी साक्ष्य अक्सर इस समय सीमा के बाद टाइमकीपर तक पहुंचते हैं, यह हो सकता है लेखांकन विभाग को प्रस्तुत करने से पहले और बाद में टाइमशीट में कई सुधार करना आवश्यक है। परिणामस्वरूप, यह स्थिति लेखांकन विभाग और मानव संसाधन विभाग या विभागों में टाइमकीपरों के बीच बातचीत में आंतरिक कॉर्पोरेट संघर्ष की ओर ले जाती है।

1. मूल टाइमशीट को लेखा विभाग में जमा करने और इसकी प्रतियां (मूल की प्राप्ति के लिए रसीद के साथ) संबंधित विभागों के टाइमकीपरों के पास छोड़ने के लिए दस्तावेज़ प्रवाह अनुसूची (परिशिष्ट 2) में प्रदान करें। अन्यथा, यदि रिपोर्ट कार्ड खो जाता है या कोई गलतफहमी हो जाती है, तो इस दस्तावेज़ के डेटा को पुनर्स्थापित करने के लिए बहुत काम करना होगा।

2. स्थानीय विनियमों (परिशिष्ट 3) में श्रमिकों को समय पर सूचित करने और काम से उनकी अनुपस्थिति की पुष्टि करने वाले दस्तावेज़ जमा करने का दायित्व प्रदान करें। इससे कार्यस्थल से कर्मचारी की अनुपस्थिति के कारणों और अनुशासनात्मक उपायों को लागू करने में त्रुटियों के बारे में विवादों से बचने में मदद मिलेगी।

अनुसूची कौन बनाता है?

टाइम शीट एक अधिकृत व्यक्ति (निर्देश) द्वारा संकलित की जाती है। ऐसे व्यक्ति, अपनाई गई कार्य समय रिकॉर्डिंग प्रणाली के आधार पर, विभिन्न कर्मचारी हो सकते हैं (तालिका 1)। आइए इन श्रेणियों को अधिक विस्तार से देखें।

तालिका नंबर एक

टाइम शीट रखते कर्मचारी

टाइमकीपर. योग्यता निर्देशिका के अनुसार प्रबंधकों, विशेषज्ञों और कर्मचारियों की अन्य श्रेणियों के पदों को मंजूरी दी गई है। रूस के श्रम मंत्रालय के दिनांक 21 अगस्त 1998 संख्या 37 के संकल्प द्वारा प्रबंधकों, विशेषज्ञों और अन्य कर्मचारियों के पदों के लिए योग्यता निर्देशिका के अनुमोदन पर, यह कर्मचारी तकनीकी निष्पादकों की श्रेणी में आता है। टाइमशीट तैयार करना इस कर्मचारी की प्रत्यक्ष जिम्मेदारी है; इसे टाइमकीपर के साथ रोजगार अनुबंध और (या) उसके नौकरी विवरण (परिशिष्ट 4) में प्रदान किया जाना चाहिए।

एक अन्य मानव संसाधन कर्मचारी. ऐसे कर्मचारी के लिए टाइम शीट तैयार करने का दायित्व मुख्य में से एक है, इसलिए इसे (इस कर्मचारी के अन्य कर्तव्यों के बीच) उसके साथ रोजगार अनुबंध में और (या) उसके नौकरी विवरण में प्रदान किया जाना चाहिए।

संरचनात्मक प्रभागों में अन्य अधिकृत व्यक्ति। एक नियम के रूप में, इस मामले में, समय पत्रक बनाए रखने की ज़िम्मेदारी उस कर्मचारी के लिए मुख्य नहीं है जिसे इसे सौंपा गया है। और यदि, किसी कर्मचारी को काम पर रखते समय, रोजगार अनुबंध या नौकरी विवरण में शुरू में टाइमशीट रखने की अतिरिक्त जिम्मेदारी का संकेत नहीं दिया गया था, तो रोजगार अनुबंध (परिशिष्ट 5) के लिए एक अतिरिक्त समझौता करना आवश्यक है। जिसमें एक टाइम शीट बनाए रखने की बाध्यता स्थापित की जाए और इसके लिए अतिरिक्त भुगतान की राशि (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 151) को इंगित किया जाए, साथ ही संबंधित कार्मिक आदेश (परिशिष्ट 6) जारी किया जाए।

अनुचित अनुवर्ती कार्रवाई या तालिका प्रदान करने में विफलता के लिए जिम्मेदारी

यदि कोई संगठन टाइम शीट बिल्कुल नहीं रखता है, तो नियोक्ता को कानून का उल्लंघन करने के लिए उत्तरदायी ठहराया जा सकता है। जिम्मेदारी रूसी संघ के प्रशासनिक अपराधों की संहिता और अन्य संघीय कानूनों (तालिका 2) द्वारा प्रदान की जाती है।

पत्रिका के अगले अंकों में हम बात करेंगे कि टाइम शीट बनाए रखने के लिए जिम्मेदार कर्मचारी क्या गलतियाँ करते हैं और इन गलतियों को कैसे ठीक किया जाए।