Αποθηκεύστε το βιβλίο σε διαφορετική μορφή αρχείου. Αποθήκευση δεδομένων στο Excel Για να χρησιμοποιήσετε την εντολή Αποθήκευση

PDF -αναπτύχθηκε ως μορφή για την παρουσίαση βιβλίων και περιοδικών σε υπολογιστές. Στην καθημερινή ζωή και τις επιχειρήσεις, χρησιμοποιείται συχνότερα για τη δημιουργία, θα λέγαμε, αμετάβλητων εγγράφων. Για παράδειγμα, έχετε δημιουργήσει έναν πίνακα με τιμολόγια ή μια συμφωνία και πρέπει να τον στείλετε στον πελάτη, για να μην αλλάξει τίποτα εκεί ο πελάτης, καλύτερα να τον αποθηκεύσετε σε PDF. Εξάλλου, μπορείτε εύκολα να χρησιμοποιήσετε το Excel, ακόμα κι αν το προστατεύετε με κωδικό πρόσβασης.

XML— αναπτύχθηκε ως γλώσσα κατάλληλη για την επεξεργασία εγγράφων από προγράμματα και βολική και κατανοητή για ένα άτομο να εργαστεί με ένα έγγραφο. Θα μπορούσατε να πείτε μια μορφή που δημιουργήθηκε ειδικά για το Διαδίκτυο. Πολύ συχνά, οι ανταλλαγές μεταξύ δύο προγραμμάτων πραγματοποιούνται μέσω μιας τέτοιας καθολικής γλώσσας. Για παράδειγμα, αυτόματη μεταφόρτωση από την Access και φόρτωση σε 1C.

Η πλήρης λίστα των διαθέσιμων μορφών φαίνεται στην εικόνα:

Όπως φαίνεται νωρίτερα, για να αποθηκεύσετε το Excel σε PDF, πρέπει να μεταβείτε στο μενού, να επιλέξετε Αποθήκευση ως - στη συνέχεια επιλέξτε PDF ή XPS (στην πρώτη εικόνα).

Το XPS είναι επίσης μια ειδική μορφή για την προστασία των περιεχομένων ενός εγγράφου, θα μπορούσε να πει κανείς ένα ηλεκτρονικό φύλλο χαρτιού.

Excel σε JPEG ή PNG

Δεν υπάρχει ειδική λειτουργία αποθήκευσης για τη μορφή εικόνας, αλλά αυτό είναι πολύ εύκολο να γίνει χρησιμοποιώντας τα Windows.

Πρώτα απ 'όλα, σχεδόν κάθε πληκτρολόγιο έχει ένα ειδικό κουμπί Print Screen (στιγμιότυπο οθόνης), βρίσκεται στα δεξιά του F12. Τις περισσότερες φορές κάτι σαν PrtScn ή Prt Sc είναι γραμμένο σε αυτό.

Αφού κάνετε κλικ σε αυτό το κουμπί, η εικόνα της οθόνης αποθηκεύεται και μπορείτε να την επικολλήσετε οπουδήποτε: σε ένα γράμμα, στο Word ή στο πρόγραμμα Paint. Από το Paint μπορείτε ήδη να το αποθηκεύσετε ως JPEG και PNG.

Εάν πρέπει να αντιγράψετε μόνο το ενεργό παράθυρο, πατήστε Alt + PrtScn - περιγράφεται με περισσότερες λεπτομέρειες.

Είναι ακόμα πιο εύκολο να βρείτε το πρόγραμμα ψαλιδιών (ξεκινώντας από τα Windows 7 είναι ενσωματωμένο). Έναρξη - όλα τα προγράμματα - Τα τυπικά ψαλίδια είναι εκεί - τώρα μπορείτε να επιλέξετε οποιοδήποτε κομμάτι και να το αποθηκεύσετε αμέσως στην επιθυμητή μορφή εικόνας. Βολικό - το συνιστώ σε όσους δεν το χρησιμοποιούν.

Εάν έχετε MAC, πατήστε Shift + Command + 3 για να τραβήξετε ένα στιγμιότυπο οθόνης

Αποθηκεύστε το Excel σε XML

Και πάλι, όπως φαίνεται στη μεγάλη εικόνα, κάντε αριστερό κλικ στο Save As - μετά θα ανοίξει ένα παράθυρο αποθήκευσης στο παράθυρο Τύπος αρχείου, αναζητήστε δεδομένα XML (*.xml).

Εάν παρουσιαστεί σφάλμα κατά την αποθήκευση, αποθηκεύστε σε μορφή πίνακα XML 2003, επίσης στη λίστα. Τις περισσότερες φορές αυτό συμβαίνει επειδή Ένα έγγραφο XML μπορεί να μην δέχεται περισσότερες από 65 χιλιάδες γραμμές και η μορφή του 2003 τις κόβει!

Στις περισσότερες περιπτώσεις, πιθανότατα θα αποθηκεύσετε τα βιβλία σας στην τρέχουσα μορφή αρχείου (XLSX). Ωστόσο, μερικές φορές μπορεί να θέλετε να αποθηκεύσετε το βιβλίο εργασίας σας σε διαφορετική μορφή, όπως μια παλαιότερη έκδοση του Excel, ένα αρχείο κειμένου ή ένα αρχείο PDF ή XPS. Απλώς να θυμάστε ότι κάθε φορά που αποθηκεύετε ένα βιβλίο εργασίας σε διαφορετική μορφή αρχείου, ορισμένες από τη μορφοποίηση, τα δεδομένα και τη λειτουργικότητά του ενδέχεται να μην αποθηκευτούν.

Μια λίστα με μορφές αρχείων (ονομάζονται επίσης τύποι αρχείων) που μπορείτε (και δεν μπορείτε) να ανοίξετε ή να αποθηκεύσετε στο Excel 2013 εμφανίζεται στο τέλος αυτού του άρθρου.

Μετατροπή βιβλίου εργασίας του Excel 97-2003 στην τρέχουσα μορφή αρχείου

Εάν έχετε ανοιχτό ένα βιβλίο εργασίας του Excel 97-2003 αλλά δεν χρειάζεται να το αποθηκεύσετε σε αυτήν τη μορφή αρχείου, απλώς μετατρέψτε το βιβλίο εργασίας στην τρέχουσα μορφή αρχείου (XLSX).

Στο μενού Αρχείοεπιλέξτε ομάδα Νοημοσύνη.

Κάντε κλικ στο κουμπί Μετατρέπω.

Μορφές αρχείων που υποστηρίζονται από το Excel

Στο Excel 2013, μπορείτε να ανοίξετε και να αποθηκεύσετε αρχεία έργου στις ακόλουθες μορφές:

Μορφές αρχείων Excel

Μορφές αρχείων κειμένου

Σημείωση:Εάν αποθηκεύσετε το βιβλίο εργασίας σε οποιαδήποτε μορφή κειμένου, όλη η μορφοποίηση θα χαθεί.

Άλλες μορφές αρχείων

Μορφές αρχείων που χρησιμοποιούν το πρόχειρο

Εάν αντιγράψατε δεδομένα στο πρόχειρο σε μία από τις ακόλουθες μορφές αρχείων, μπορείτε να τα επικολλήσετε στο Excel χρησιμοποιώντας την εντολή Εισάγετεή Ειδικό ένθετο (Σπίτι > Πρόχειρο > Εισάγετε).

Οι μορφές αρχείων δεν υποστηρίζονται στο Excel 2013

Οι ακόλουθες μορφές αρχείων δεν υποστηρίζονται πλέον, επομένως δεν θα μπορείτε να ανοίξετε αρχεία σε αυτές τις μορφές ή να αποθηκεύσετε αρχεία σε αυτές τις μορφές.

Για να εργαστείτε με δεδομένα βιβλίου εργασίας σε ένα πρόγραμμα που δεν υποστηρίζεται πλέον, δοκιμάστε τα εξής:

Βρείτε μια εταιρεία στο Διαδίκτυο που παράγει μετατροπείς αρχείων για μορφές που δεν υποστηρίζονται από το Excel.

Αποθηκεύστε το βιβλίο σε διαφορετική μορφή αρχείου που μπορεί να ανοίξει σε άλλο πρόγραμμα. Για παράδειγμα, αποθηκεύστε το βιβλίο εργασίας σε υπολογιστικό φύλλο XML ή μορφή αρχείου κειμένου που μπορεί να υποστηρίζεται σε άλλο πρόγραμμα.

Μπορείτε να αποθηκεύσετε ένα βιβλίο εργασίας του Excel 2007 και νεότερο σε μορφή προηγούμενων εκδόσεων του Excel, ως αρχείο κειμένου και σε άλλες μορφές, όπως αρχεία PDF και XPS. Συνήθως αποθηκεύεται σε μορφή XLSX, αλλά η προεπιλεγμένη μορφή αρχείου που χρησιμοποιείται για αποθήκευση μπορεί να αλλάξει. Εάν χρησιμοποιείτε συχνά την εντολή Αποθήκευση ως, μπορείτε να το προσθέσετε στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης.

Αποθήκευση βιβλίου εργασίας του Excel σε διαφορετική μορφή αρχείου

Σπουδαίος:Εάν αποθηκεύσετε ένα βιβλίο εργασίας σε διαφορετική έκδοση της μορφής αρχείου Excel, η μορφοποίηση και οι μοναδικές δυνατότητες για το Excel 2007 και νεότερες εκδόσεις θα χαθούν. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Χρήση του Excel με προηγούμενες εκδόσεις του Excel.

Ανοίξτε το βιβλίο εργασίας στο Excel που θέλετε να αποθηκεύσετε σε μορφή κατάλληλη για χρήση σε άλλο πρόγραμμα.

Στην καρτέλα Αρχείοεπιλέξτε ομάδα Αποθήκευση ως.

Αποδεχτείτε το όνομα που προτείνεται στο πεδίο Ονομα αρχείουή πληκτρολογήστε ένα νέο όνομα βιβλίου.

Στην αναπτυσσόμενη λίστα Τύπος αρχείουεπιλέξτε μια μορφή κατάλληλη για χρήση σε άλλο πρόγραμμα.

Χρησιμοποιήστε τα βέλη για κύλιση στη λίστα και εμφάνιση περισσότερων μορφών.

Σημείωση:Ανάλογα με τον ενεργό τύπο φύλλου εργασίας (φύλλο βιβλίου εργασίας, φύλλο γραφήματος ή άλλοι τύποι φύλλων), θα είναι διαθέσιμες διαφορετικές μορφές αρχείων για αποθήκευση.

Αποθηκεύστε διαφορετική μορφή αρχείου στο Excel 2007 και νεότερες εκδόσεις

Οποιοδήποτε αρχείο ανοίγει στο Excel 2007 και μεταγενέστερα μπορεί να αποθηκευτεί στην τρέχουσα μορφή βιβλίου εργασίας του Excel (XSLX). Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να επωφεληθείτε από νέες δυνατότητες που δεν υποστηρίζονται σε άλλες μορφές αρχείων.

Σημείωση:Όταν αποθηκεύετε ένα βιβλίο εργασίας που δημιουργήθηκε σε παλαιότερη έκδοση του Excel σε μορφή βιβλίου εργασίας Excel 2007 ή νεότερη, ενδέχεται να χαθούν ορισμένες λειτουργίες και μορφοποίηση. Για πληροφορίες σχετικά με μη υποστηριζόμενες δυνατότητες στο Excel 97-2003, βλ

Τα εργαλεία για την εργασία με πίνακες στο MS Word υλοποιούνται πολύ εύκολα. Αυτό, φυσικά, δεν είναι το Excel, ωστόσο, μπορείτε να δημιουργήσετε και να τροποποιήσετε πίνακες σε αυτό το πρόγραμμα και συχνά δεν απαιτείται τίποτα περισσότερο.

Έτσι, για παράδειγμα, η αντιγραφή ενός ολοκληρωμένου πίνακα στο Word και η επικόλλησή του σε άλλο σημείο του εγγράφου ή ακόμα και σε ένα εντελώς διαφορετικό πρόγραμμα, δεν είναι δύσκολη. Η εργασία γίνεται αισθητά πιο περίπλοκη αν χρειαστεί να αντιγράψετε έναν πίνακα από έναν ιστότοπο και να τον επικολλήσετε στο Word. Θα σας πούμε ακριβώς πώς να το κάνετε αυτό σε αυτό το άρθρο.

Οι πίνακες που παρουσιάζονται σε διάφορους ιστότοπους του Διαδικτύου ενδέχεται να διαφέρουν αισθητά όχι μόνο οπτικά, αλλά και ως προς τη δομή τους. Επομένως, μπορεί επίσης να φαίνονται διαφορετικά μετά την επικόλληση στο Word. Και όμως, εάν έχετε έναν λεγόμενο σκελετό γεμάτο με δεδομένα που χωρίζεται σε στήλες και σειρές, μπορείτε πάντα να δώσετε στον πίνακα την επιθυμητή εμφάνιση. Αλλά πρώτα, φυσικά, πρέπει να το εισαγάγετε στο έγγραφο.

1. Μεταβείτε στον ιστότοπο από τον οποίο πρέπει να αντιγράψετε τον πίνακα και επιλέξτε τον.

Συμβουλή:Ξεκινήστε να επιλέγετε τον πίνακα από το πρώτο του κελί, που βρίσκεται στην επάνω αριστερή γωνία, δηλαδή από όπου ξεκινούν η πρώτη στήλη και σειρά. Είναι απαραίτητο να τερματίσετε την επιλογή του τραπεζιού στη διαγώνια απέναντι γωνία - κάτω δεξιά.

2. Αντιγράψτε τον επιλεγμένο πίνακα. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ "CTRL+C"ή κάντε δεξί κλικ στον επιλεγμένο πίνακα και επιλέξτε "Αντίγραφο".

3. Ανοίξτε το έγγραφο του Word στο οποίο θέλετε να εισαγάγετε αυτόν τον πίνακα και κάντε αριστερό κλικ στο σημείο όπου θα πρέπει να βρίσκεται.

4. Εισαγάγετε έναν πίνακα κάνοντας κλικ "CTRL+V"ή επιλέγοντας "Εισάγετε"στο μενού περιβάλλοντος (καλείται με ένα κλικ με το δεξί κουμπί του ποντικιού).

5. Ο πίνακας θα εισαχθεί στο έγγραφο σχεδόν με την ίδια μορφή που ήταν στον ιστότοπο.

Σημείωση:Να είστε προετοιμασμένοι για το γεγονός ότι η κεφαλίδα του πίνακα μπορεί να μετακινηθεί στο πλάι. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι μπορεί να προστεθεί στον ιστότοπο ως ξεχωριστό στοιχείο. Έτσι, στην περίπτωσή μας, αυτό είναι απλώς κείμενο πάνω από τον πίνακα, όχι κελιά.

Επιπλέον, εάν υπάρχουν στοιχεία στα κελιά που δεν υποστηρίζει το Word, δεν θα εισαχθούν καθόλου στον πίνακα. Στο παράδειγμά μας, αυτοί ήταν οι κύκλοι από τη στήλη "Σχήμα". Επίσης, «κόπηκε» ο συμβολισμός της ομάδας.

Αλλαγή της εμφάνισης ενός τραπεζιού

Κοιτάζοντας μπροστά, ας πούμε ότι ο πίνακας που αντιγράφηκε από τον ιστότοπο και επικολλήθηκε στο Word στο παράδειγμά μας είναι αρκετά περίπλοκος, καθώς εκτός από κείμενο περιέχει και γραφικά στοιχεία, δεν υπάρχουν οπτικά διαχωριστικά στηλών, αλλά μόνο σειρές. Με τα περισσότερα τραπέζια θα χρειαστεί να τσιμπήσετε πολύ λιγότερο, αλλά με ένα τόσο δύσκολο παράδειγμα θα μάθετε ακριβώς πώς να δίνετε σε οποιοδήποτε τραπέζι μια «ανθρώπινη» εμφάνιση.

Για να καταλάβετε ευκολότερα πώς και ποιες λειτουργίες θα κάνουμε παρακάτω, διαβάστε οπωσδήποτε το άρθρο μας σχετικά με τη δημιουργία πινάκων και την εργασία με αυτούς.

Ευθυγράμμιση μεγέθους

Το πρώτο πράγμα που μπορεί και πρέπει να γίνει είναι να προσαρμόσετε το μέγεθος του τραπεζιού. Απλώς κάντε κλικ στην επάνω δεξιά γωνία του για να εμφανιστεί η περιοχή "εργασίας" και, στη συνέχεια, σύρετε τον δείκτη που βρίσκεται στην κάτω δεξιά γωνία.

Επίσης, εάν είναι απαραίτητο, μπορείτε πάντα να μετακινήσετε τον πίνακα οπουδήποτε στη σελίδα ή το έγγραφο. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο τετράγωνο με το σύμβολο συν μέσα, το οποίο βρίσκεται στην επάνω αριστερή γωνία του πίνακα και σύρετέ το προς την επιθυμητή κατεύθυνση.

Εμφάνιση περιγραμμάτων πίνακα

Εάν στον πίνακά σας, όπως στο παράδειγμά μας, τα όρια των γραμμών/στηλών/κελιών είναι κρυμμένα, για μεγαλύτερη ευκολία στην εργασία με τον πίνακα, πρέπει να ενεργοποιήσετε την εμφάνισή τους. Για να το κάνετε αυτό, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Επιλέξτε τον πίνακα κάνοντας κλικ στο σύμβολο συν στην επάνω δεξιά γωνία του.

2. Στην καρτέλα "Σπίτι"στην Ομάδα "Παράγραφος"κάντε κλικ στο κουμπί “Σύνορα”και επιλέξτε «Όλα τα σύνορα».

3. Τα περιγράμματα του πίνακα θα γίνουν ορατά τώρα θα είναι πολύ πιο εύκολο να συνδυαστούν και να ευθυγραμμιστούν μια ξεχωριστή κεφαλίδα με τον κύριο πίνακα.

Εάν είναι απαραίτητο, μπορείτε πάντα να κρύψετε τα περιγράμματα του πίνακα, καθιστώντας τα εντελώς αόρατα. Μπορείτε να μάθετε πώς να το κάνετε αυτό από το υλικό μας:

Όπως μπορείτε να δείτε, στον πίνακά μας εμφανίστηκαν κενές στήλες, καθώς και κελιά που λείπουν. Όλα αυτά πρέπει να διορθωθούν, αλλά πρώτα θα ισιώσετε την κεφαλίδα.

Στοίχιση κεφαλίδας

Στην περίπτωσή μας, η κεφαλίδα του πίνακα μπορεί να ευθυγραμμιστεί μόνο με μη αυτόματο τρόπο, δηλαδή, πρέπει να αποκόψετε το κείμενο από ένα κελί και να το επικολλήσετε σε ένα άλλο, στο οποίο βρίσκεται στον ιστότοπο. Επειδή η στήλη "Φόρμα" δεν αντιγράφηκε, απλώς θα τη διαγράψουμε.

Για να το κάνετε αυτό, κάντε δεξί κλικ στην κενή στήλη και κάντε κλικ στο κουμπί στο επάνω μενού "Διαγράφω"και επιλέξτε "Διαγραφή στήλης".

Στο παράδειγμά μας, υπάρχουν δύο κενές στήλες, αλλά στην κεφαλίδα μιας από αυτές υπάρχει κείμενο που πρέπει να βρίσκεται σε μια εντελώς διαφορετική στήλη. Στην πραγματικότητα, ήρθε η ώρα να προχωρήσουμε στην ευθυγράμμιση της κεφαλίδας. Εάν έχετε τόσα κελιά (στήλες) στην κεφαλίδα όσα υπάρχουν σε ολόκληρο τον πίνακα, απλώς αντιγράψτε το από ένα κελί και μετακινήστε το σε αυτό που βρίσκεται στον ιστότοπο. Επαναλάβετε την ίδια ενέργεια για τα υπόλοιπα κελιά.

Συμβουλή:Χρησιμοποιήστε το ποντίκι για να επιλέξετε κείμενο, φροντίζοντας να είναι επιλεγμένο μόνο το κείμενο, από το πρώτο έως το τελευταίο γράμμα της λέξης ή των λέξεων, αλλά όχι το ίδιο το κελί.

Για να αποκόψετε μια λέξη από ένα κελί, πατήστε τα πλήκτρα "CTRL+X"για να το εισαγάγετε, κάντε κλικ στο κελί στο οποίο θέλετε να το εισαγάγετε και κάντε κλικ "CTRL+V".

Εάν για κάποιο λόγο δεν μπορείτε να εισαγάγετε κείμενο σε κενά κελιά, μπορείτε να μετατρέψετε το κείμενο σε πίνακα (μόνο εάν η κεφαλίδα δεν είναι στοιχείο πίνακα). Ωστόσο, θα ήταν πολύ πιο βολικό να δημιουργήσετε έναν πίνακα μιας σειράς με τον ίδιο αριθμό στηλών με αυτόν που αντιγράψατε και να εισαγάγετε τα αντίστοιχα ονόματα από την κεφαλίδα σε κάθε κελί. Μπορείτε να διαβάσετε πώς να δημιουργήσετε έναν πίνακα στο άρθρο μας (σύνδεσμος παραπάνω).

Δύο ξεχωριστοί πίνακες, ο πίνακας μιας σειράς που δημιουργήσατε και ο κύριος πίνακας που αντιγράφηκε από τον ιστότοπο, πρέπει να συγχωνευθούν. Για να το κάνετε αυτό, χρησιμοποιήστε τις οδηγίες μας.

Άμεσα στο παράδειγμά μας, για να ευθυγραμμίσετε την κεφαλίδα και ταυτόχρονα να αφαιρέσετε μια κενή στήλη, πρέπει πρώτα να διαχωρίσετε την κεφαλίδα από τον πίνακα, να εκτελέσετε τους απαραίτητους χειρισμούς με κάθε τμήμα της και, στη συνέχεια, να συγχωνεύσετε ξανά αυτούς τους πίνακες.

Πριν από τη συμμετοχή, οι δύο πίνακές μας μοιάζουν με αυτό:

Όπως μπορείτε να δείτε, ο αριθμός των στηλών εξακολουθεί να είναι διαφορετικός, πράγμα που σημαίνει ότι δεν είναι ακόμη δυνατή η κανονική συγχώνευση των δύο πινάκων. Στην περίπτωσή μας, θα κάνουμε τα εξής.

1. Διαγράψτε το κελί «Φόρμα» στον πρώτο πίνακα.

2. Ας προσθέσουμε ένα κελί στην αρχή του ίδιου πίνακα στο οποίο θα υποδεικνύεται «Όχι», αφού η πρώτη στήλη του δεύτερου πίνακα έχει αρίθμηση. Θα προσθέσουμε επίσης ένα κελί που ονομάζεται "Ομάδες", το οποίο λείπει στην κεφαλίδα.

3. Ας διαγράψουμε τη στήλη με σύμβολα εντολών, η οποία, πρώτον, αντιγράφηκε στραβά από τον ιστότοπο και, δεύτερον, απλά δεν τη χρειαζόμαστε.

4. Τώρα ο αριθμός των στηλών και στους δύο πίνακες είναι ίδιος, πράγμα που σημαίνει ότι μπορούμε να τις συγχωνεύσουμε.

5. Έγινε - ο πίνακας που αντιγράφηκε από τον ιστότοπο έχει μια απολύτως επαρκή εμφάνιση, την οποία μπορείτε στη συνέχεια να αλλάξετε όπως θέλετε. Τα μαθήματά μας θα σας βοηθήσουν σε αυτό.

Τώρα ξέρετε πώς να αντιγράψετε έναν πίνακα από έναν ιστότοπο και να τον επικολλήσετε στο Word. Επιπλέον, από αυτό το άρθρο μάθατε επίσης πώς να αντιμετωπίζετε όλες τις πολυπλοκότητες της επεξεργασίας και της επεξεργασίας που μερικές φορές μπορεί να συναντήσετε. Ας θυμηθούμε ότι ο πίνακας στο παράδειγμά μας ήταν πραγματικά πολύπλοκος ως προς την εφαρμογή του. Ευτυχώς, τα περισσότερα τραπέζια δεν δημιουργούν τέτοια προβλήματα.

Αυτό το ερώτημα προκύπτει εάν συναντήσετε κάποια δεδομένα που παρουσιάζονται με τη μορφή πίνακα στο Διαδίκτυο και θέλετε να τα αποθηκεύσετε σε μορφή Microsoft Word (πιθανόν αφού πρώτα τα επεξεργαστείτε). Εάν ανοίξετε απλώς μια αποθηκευμένη σελίδα HTML στο Word και στη συνέχεια προσπαθήσετε να την αποθηκεύσετε "ως έγγραφο του Word", θα καταλήξετε με την αρχική μορφή σελίδας, η οποία δύσκολα είναι αποδεκτή ως αυτόνομο έγγραφο και θα έχετε δύσκολο να το καθαρίσεις από οτιδήποτε περιττό.

Το πιο απλό πράγμα είναι να μεταφέρετε τον πίνακα μέσω του πρόχειρου. Αυτό μπορεί να γίνει απευθείας από οποιοδήποτε πρόγραμμα περιήγησης ή αποθηκεύοντας πρώτα τη σελίδα σε ένα αρχείο δίσκου και στη συνέχεια ανοίγοντάς την στο Word. Στην τελευταία επιλογή, είναι ευκολότερο να επιλέξετε ακριβώς τον πίνακα χωρίς να καταγράψετε περιττά στοιχεία - όταν τοποθετείτε τον κέρσορα πάνω από τον πίνακα, όλες οι εκδόσεις του Word μετά τα XP εμφανίζουν ένα εικονίδιο δίπλα στον πίνακα στην επάνω αριστερή γωνία, όταν κάνετε κλικ σε αυτό, θα επιλεγεί ολόκληρος ο πίνακας (μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στη συντόμευση πληκτρολογίου +). Αλλά το στυλ του πίνακα θα παραμείνει το ίδιο όπως ήταν στο αρχικό έγγραφο - ιδιαίτερα ενοχλητικό είναι η μόδα HTML για ένα "κυρτό" διπλό πλαίσιο, και μέσω της συνήθους Μορφή | Borders and Shading (σε νέες εκδόσεις: Designer | Borders or Designer | Borders | Borders and Shading) Το Word αρνείται πεισματικά να το αλλάξει σε ένα κανονικό πλαίσιο απλών γραμμών.

Μπορείτε να αλλάξετε την εμφάνιση του πλαισίου ενός τέτοιου τραπεζιού επιλέγοντας ένα νέο στυλ για αυτό. Στο Word 2003, αυτό γίνεται μέσω ενός μενού με το μη προφανές όνομα Table | Μορφοποιήστε αυτόματα τον πίνακα και, στη συνέχεια, επιλέξτε ένα από τα στυλ πλαισίου από τη λίστα (το πιο απλό ονομάζεται Πλέγμα Πίνακα 1). Σε νέες εκδόσεις, αυτό είναι ακόμα πιο εύκολο, επειδή πολλά στυλ πίνακα εμφανίζονται απευθείας στην καρτέλα Σχεδίαση και οι υπόλοιπες δεκάδες είναι διαθέσιμες μέσω του κάτω κουμπιού στα δεξιά τους (ο κέρσορας δείχνει σε αυτό στην Εικ. H.3) . Υπάρχει επίσης ένα πολύ απλό τραπέζι με λεπτές μαύρες γραμμές.

Ρύζι. H.3. Στυλ πίνακα του Office 2007

Συνήθως αυτό δεν είναι αρκετό - πρέπει επίσης να αλλάξετε τη γραμματοσειρά, να την ορίσετε σε μαύρο, να αφαιρέσετε υπερσυνδέσμους (οι έγχρωμες γραμματοσειρές όταν εκτυπώνονται σε κανονικό ασπρόμαυρο εκτυπωτή λέιζερ θα εμφανίζονται σε άσχημες αποχρώσεις του γκρι σε ένα λεπτό πλέγμα), μορφοποιήστε τις παραγράφους αν είναι απαραίτητο. Αλλά αυτό εξακολουθεί να είναι ασύγκριτα απλούστερο από τη δημιουργία ενός τέτοιου πίνακα από την αρχή, μεταφέροντάς τον από κελί σε κελί.

Κλήση της εντολής:
-ομάδα Βιβλία/Φύλλα -Βιβλία -Αποθήκευση όλων

Η εντολή αποθηκεύει όλα τα ανοιχτά βιβλία στην τρέχουσα περίοδο λειτουργίας με ένα κλικ.
Σε τι χρησιμεύει; Από προεπιλογή, δεν υπάρχει τρόπος αποθήκευσης όλων των ανοιχτών βιβλίων. Είναι δυνατό μόνο να κλείσετε όλα τα βιβλία και να αποθηκεύσετε (για να το κάνετε αυτό, πρέπει να πατήσετε το κουμπί κλεισίματος της εφαρμογής ενώ κρατάτε πατημένο το πλήκτρο Βάρδιακαι όταν σας ζητηθεί να αποθηκεύσετε, επιλέξτε Αποθήκευση όλων). Αλλά δεν χρειάζεται να κλείνουμε συχνά βιβλία - απλά πρέπει να τα αποθηκεύσετε. Για παράδειγμα, όταν πρέπει να εργαστείτε ταυτόχρονα με πολλές ανοιχτές αναφορές που είναι διασυνδεδεμένες. Και σε τέτοιες περιπτώσεις, κατά κανόνα, πρέπει να μεταβείτε σε κάθε βιβλίο ξεχωριστά και να πατήσετε Ctrl+μικρόή ένα εικονίδιο στον πίνακα.
Με την ομάδα Αποθήκευση όλωνΑυτό το πρόβλημα δεν θα υπάρχει πλέον - απλώς μεταβείτε στο μενού - ομάδα Βιβλία/Φύλλα -Βιβλίακαι πατήστε Αποθήκευση όλων. Όλα τα ανοιχτά βιβλία θα αποθηκευτούν.
Λάβετε υπόψη ότι τα νέα βιβλία (που δεν έχουν ακόμη αποθηκευτεί στον υπολογιστή) θα αποθηκευτούν στον προεπιλεγμένο φάκελο (συνήθως Τα αρχεία μου).

Σημείωση: σε ορισμένες περιπτώσεις, τα βιβλία ανοίγουν με τέτοιο τρόπο ώστε κάθε βιβλίο να ανήκει σε μια ξεχωριστή συνεδρία (διαδικασία). Σε αυτήν την περίπτωση, αυτή η εντολή δεν θα μπορεί να αποθηκεύσει όλα τα βιβλία και θα αποθηκεύσει μόνο αυτά που ανήκουν στη διαδικασία από την οποία ξεκίνησε η εντολή. Μπορείτε να ελέγξετε πόσες διεργασίες του Excel εκτελούνται πατώντας Cltr+Alt+Delete -Εκκινήστε τη διαχείριση εργασιών και στο παράθυρο που εμφανίζεται, μεταβείτε στην καρτέλα Διεργασίες. Εάν υπάρχουν περισσότερες από μία διεργασίες με το όνομα EXCEL.EXE στη λίστα, τότε εκτελούνται πολλές διεργασίες.