समय प्रबंधन तकनीक कहाँ से शुरू होती है? एक कूड़ेदान क्या कर सकता है? समय प्रबंधन का इतिहास

एक विचार बोओ और एक कार्य काटो; एक कार्य बोओ और एक आदत काटो। एक आदत बोओ और तुम एक चरित्र काटोगे, एक चरित्र बोओ और तुम एक भाग्य काटोगे।

डब्ल्यू.ठाकरे

समय प्रबंधन या समय प्रबंधन एक बहुत ही महत्वपूर्ण कौशल है जिसमें प्रत्येक नेता, प्रत्येक माता-पिता और सामान्य तौर पर प्रत्येक वयस्क को, जो अपने जीवन में कुछ निश्चित परिणाम प्राप्त करना चाहते हैं, महारत हासिल करनी चाहिए।

व्यक्तिगत जीवन और परिवार के लिए समय की भयावह कमी एक ऐसी चीज है जिसका सामना लगभग हर वह व्यक्ति करता है जो यह नहीं जानता कि इसे बुद्धिमानी से कैसे प्रबंधित किया जाए। उपलब्धियों की खोज में व्यक्ति को थकान, तनाव और उदासीनता का सामना करना पड़ता है। समय का प्रबंधन कैसे करें? अपने दिन को उचित ढंग से कैसे संरचित करें ताकि आप न केवल अपनी ज़रूरत की हर चीज़ को पूरा कर सकें, बल्कि वह सब कुछ भी पूरा कर सकें जो आप चाहते हैं?

समय प्रबंधन उचित समय प्रबंधन की एक तकनीक है जो आपको किसी व्यक्ति की उत्पादकता और उत्पादकता बढ़ाने की अनुमति देती है। इसमें 3 प्रमुख बिंदु शामिल हैं:

1. सही प्राथमिकता.
2. लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए आवश्यक संसाधनों का वितरण।
3. कार्यप्रवाह अनुकूलन.

यहां तक ​​कि समय प्रबंधन की बुनियादी बातों के लिए धन्यवाद, आप न केवल अपने काम के समय का प्रबंधन करना सीख सकते हैं, बल्कि अपने परिवार पर भी ध्यान दे सकते हैं, शौक और आत्म-विकास कर सकते हैं, और बस एक पल के लिए रुक सकते हैं और आनंद ले सकते हैं।

प्रौद्योगिकी आपको न केवल सौंपे गए कार्यों को सक्षमता से पूरा करने की अनुमति देती है, बल्कि आपके पसंदीदा काम भी करने की अनुमति देती है।

समय प्रबंधन के सिद्धांत

कुछ लोगों की महत्वाकांक्षाएँ असीमित होती हैं, लेकिन उनके अपने संसाधन हमेशा सीमित होते हैं। समय प्रबंधन समय को सही ढंग से व्यवस्थित करने और योजना बनाने, प्राथमिकताओं को सही ढंग से निर्धारित करने, महत्वपूर्ण और सर्वोपरि को उजागर करने, गैर-जरूरी या वैकल्पिक को त्यागने में मदद करता है।

इस बात पर जोर दिया जाना चाहिए कि समय प्रबंधन के बुनियादी सिद्धांतों को व्यवहार में लागू करने के लिए अपने संगठन के बारे में भ्रम छोड़ना जरूरी है। यदि कोई व्यक्ति केवल यह विश्वास करता है कि वह दुनिया में सब कुछ करने में सक्षम है, तो वह असफलता के लिए अभिशप्त है। लेकिन अगर वह अपनी क्षमताओं का पर्याप्त आकलन करना जानता है और जानता है कि एक दिन में केवल 24 घंटे होते हैं (साथ ही सोने और आराम के लिए भी समय!), तो वह अपनी उत्पादकता बढ़ाने में सक्षम होगा।

समय प्रबंधन और सरल समय प्रबंधन तकनीकों का उपयोग व्यक्तिगत या समूह कौशल के रूप में किया जा सकता है। टीम वर्क को व्यवस्थित करने के लिए, आपको पहले अपने उद्देश्यों और योजनाओं को समझना होगा और फिर अन्य लोगों को भी ऐसा करने में मदद करनी होगी। लेकिन इसके विपरीत नहीं!

सही लक्ष्य निर्धारण

अधिकांश लोग यह नहीं जानते कि अपने लिए लक्ष्य कैसे निर्धारित करें। परिणामस्वरूप, गतिविधि कम हो जाती है और प्रेरणा गायब हो जाती है। सबसे पहले, लक्ष्य स्पष्ट, समयबद्ध और प्राप्त करने योग्य होना चाहिए। इन मानदंडों के बिना, यह केवल एक व्यक्ति की इच्छा बन जाती है और समय के साथ प्रेरित करना बंद कर देती है।

विल्फ्रेडो पेरेटो का सिद्धांत

समय प्रबंधन में विल्फ्रेडो पेरेटो का सिद्धांत जीवन की प्राथमिकताओं को निर्धारित करना है। दूसरे शब्दों में इस सिद्धांत को 20 से 80 का नियम भी कहा जाता है। इसका अर्थ यह है कि यदि किसी व्यक्ति को अपने लक्ष्यों को प्राप्त करना है तो 80% परिणाम 20% कार्यों पर निर्भर करेगा। ये कौन से कार्य होंगे, हर कोई अपने लिए निर्णय लेता है।

आदतों के प्रति एक तर्कसंगत दृष्टिकोण

सिद्धांत का तात्पर्य सही और उपयोगी आदतों के विकास से है। वे दिन के लिए नियोजित सभी कार्यों को पूरा करने में सुविधा प्रदान करते हैं। विशेषज्ञों ने साबित किया है कि एक अच्छी आदत डालने के लिए 3 सप्ताह पर्याप्त हैं।

एक स्वस्थ, फिट और मजबूत शरीर अमीर लोगों की चाहत नहीं है, बल्कि एक तत्काल आवश्यकता है, एक उपकरण जिसके साथ वे उच्च स्तर के तनाव का सामना कर सकते हैं, तेज गति से रह सकते हैं और वास्तव में कठिन समस्याओं का समाधान कर सकते हैं।

मुझे बताओ कि तुम्हारी योजना क्या है और मैं तुम्हें बताऊंगा कि तुम कौन हो

दैनिक योजना के बिना अपने काम और व्यक्तिगत समय को सक्षम रूप से प्रबंधित करना असंभव है। इसे उन कार्यों की सूची के रूप में समझा जाना चाहिए जिन्हें एक दिन में करने की आवश्यकता है।

ऐसा करने के लिए, एक व्यक्ति को हर शाम अगले दिन के लिए एक योजना बनानी होगी और शाम को उसका परिणाम निकालना होगा। कार्य के लिए साप्ताहिक, मासिक, त्रैमासिक या वार्षिक योजना का उपयोग करना भी सुविधाजनक है। ऐसे लोग होते हैं जो लंबी अवधि के लिए योजनाएं बनाना पसंद करते हैं। प्रभावी योजना के लिए डायरी को एक पारंपरिक उपकरण माना जाता है, लेकिन इसके अलावा, आप मोबाइल एप्लिकेशन, कई कंप्यूटर प्रोग्राम या जेल सेल की दीवार पर निशान का भी उपयोग कर सकते हैं।

व्यवसायियों और प्रबंधकों के अनुभव से, हम कह सकते हैं कि कागजी या इलेक्ट्रॉनिक कार्य योजनाकारों के बीच कोई बुनियादी अंतर नहीं है। लेकिन जो लोग यथार्थवादी योजना बना सकते हैं और जो नहीं बना सकते, उनके बीच अंतर है।

जो लोग स्वयं के प्रति बेईमान हैं उन्हें निश्चित रूप से असफलता, कार्य प्रक्रिया में मंदी और प्रेरणा की हानि का सामना करना पड़ेगा। इससे पहले कि आप किसी भी आइटम को अपने कार्य शेड्यूल में शामिल करें, आपको खुद की बात ध्यान से सुननी चाहिए और अपने उद्देश्यों के बारे में जागरूक होना चाहिए। स्वयं के साथ शांति से रहना उतना ही महत्वपूर्ण है जितना कि उत्पादक होना।

समय प्रबंधन नियम

किसी भी तकनीक को सार्वभौमिक नहीं माना जाता है, जो बिल्कुल हर किसी के लिए उपयुक्त हो, यहां तक ​​कि समय प्रबंधन भी। हालाँकि, समय प्रबंधन के नियमों का पालन करने से आपकी अपनी व्यक्तिगत समय प्रबंधन प्रणाली बनाने में मदद मिलती है, जो किसी व्यक्ति की विशेषताओं और जरूरतों को ध्यान में रखेगी।

बुनियादी नियम:

1. व्यक्तिगत समय की योजना न केवल वस्तुनिष्ठ कारकों, बल्कि मनोदशा जैसे व्यक्तिपरक कारकों को भी ध्यान में रखते हुए बनाई जानी चाहिए। किसी भी कार्य के लिए प्रेरणा होना न केवल रचनात्मक व्यवसायों के प्रतिनिधियों के लिए महत्वपूर्ण है, बल्कि उन सभी के लिए भी महत्वपूर्ण है जो खुश महसूस करना चाहते हैं, न कि उदास और खाली।
2. यदि आपकी दैनिक कार्य सूची में कई कार्य हैं, तो आपको जितनी जल्दी हो सके विवेक की पीड़ा को खत्म करने के लिए प्राथमिकता देने की आवश्यकता है। अत्यावश्यक मामले निपटाए जाने के बाद, आप या तो योजना के अनुसार कार्य करना जारी रख सकते हैं, या बाकी को किसी और दिन के लिए स्थगित कर सकते हैं। कोई भी व्यक्ति 24/7 पूर्ण नहीं रह सकता और आराम नहीं कर सकता।
3. पेरेटो सिद्धांत को जीवन में अपनाने से उचित समय प्रबंधन में काफी मदद मिलेगी। आपको उन 20% को ढूंढना होगा जो सबसे महत्वपूर्ण हैं।
4. एक व्यक्ति जो अपने जीवन को बेहतरी के लिए बदलना चाहता है, उसे हर समय अपने साथ कार्यों की एक सूची रखनी चाहिए और उसे नियमित रूप से जांचना चाहिए ताकि महत्वपूर्ण बिंदु छूट न जाएं।
5. टू-डू सूची संकलित करते समय, व्यक्तिगत बायोरिदम को ध्यान में रखना आवश्यक है, क्योंकि प्रत्येक व्यक्ति की गतिविधि के शिखर अलग-अलग समय पर होते हैं। सामान्य तौर पर, अंतःस्रावी तंत्र इस तरह से काम करता है कि जटिल कार्य दोपहर 12 बजे से पहले करना सबसे आसान होता है। लेकिन दीर्घकालिक आदतों, जैसे कि रात में काम करने का वर्षों का अनुभव, को भी ध्यान में रखना होगा।
6. आपको कभी भी टुकड़ों में काम नहीं करना चाहिए; यदि आप एक काम हाथ में लेते हैं तो उसे पूरा करना और उसके बाद ही दूसरा काम शुरू करना बेहतर होता है। एक साथ कई कार्यों पर ध्यान केंद्रित करना किसी एक पर ध्यान केंद्रित करने से कहीं अधिक कठिन है।
7. आपको खुद को लगातार प्रेरित करने की जरूरत है, लेकिन कभी भी खुद पर दबाव न डालें। प्रेरणा सकारात्मक होनी चाहिए. खुशी, इनाम या राहत का वादा दबाव, जबरदस्ती या ब्लैकमेल से बेहतर काम करता है।
8. यदि किसी कार्य को पूरा करने में 10 मिनट से अधिक समय नहीं लगता है, तो आपको बाद में देरी किए बिना, इसे तुरंत पूरा करना चाहिए।
9. सभी नियोजित कार्य करने योग्य और काफी सरल होने चाहिए। एक बड़े कार्य को कई सरल और अधिक समझने योग्य चरणों में विभाजित करने की आवश्यकता होती है।

सभी नियमों को स्थिति के अनुसार समायोजित किया जाना चाहिए, उपयोगी सलाह के रूप में माना जाना चाहिए, न कि एक सिद्धांत के रूप में। कुछ समय बाद अपने समय की योजना बनाना एक सुखद आदत बन जाएगी।

मनोवैज्ञानिकों के अनुसार, कार्यों की सूची वर्तमान काल और प्रथम पुरुष में बनाना बेहतर है। यह ट्रिक आपको कार्रवाई करने के लिए प्रेरित करेगी।

समय प्रबंधन आपके जीवन को कैसे प्रभावित करता है?

जीवन में समय प्रबंधन आपको कम समय में अधिक रचनात्मक परियोजनाओं को लागू करने, अधिक पैसा कमाने और अधिक संतुष्टि प्राप्त करने की अनुमति देता है।

आधुनिक समय प्रबंधन तकनीकों को लचीलेपन और आराम करने की अनुमति की विशेषता है, क्योंकि विशेषज्ञों ने लंबे समय से स्वयं या अन्य लोगों की कठोर प्रेरणा को त्याग दिया है। विरोधाभासी रूप से, आराम करने की अनुमति व्यक्ति के प्रदर्शन को बढ़ाती है, उसे कार्यों पर एक नया दृष्टिकोण प्राप्त करने और तेजी से और अधिक आविष्कारशील तरीके से अपने लक्ष्य को प्राप्त करने में मदद करती है।

जीवन में समय प्रबंधन के नियमों को लागू करने से रोजमर्रा के मामलों में अधिक जागरूकता आती है, आपको यह देखने की अनुमति मिलती है कि मिनट, दिन और साल कैसे व्यतीत होते हैं, और अपने कार्यों का जायजा लेते हैं।

यहां तक ​​कि बुनियादी समय प्रबंधन विधियों का उपयोग करके, एक व्यक्ति जल्द ही यह नोटिस करना शुरू कर देगा कि जीवन कैसे बदल रहा है। इसके अलावा, आपके स्वास्थ्य में उल्लेखनीय सुधार होगा, क्योंकि आपके पास आराम करने के लिए अधिक समय होगा।

परस्पर विरोधी उद्देश्य

मनोवैज्ञानिक दृष्टिकोण से प्रेरणा और समय प्रबंधन की समस्या पर अलग-अलग विचार हैं। लेकिन सभी पेशेवर, किसी न किसी तरह, सलाह देते हैं कि आप पहले प्रेरणा से निपटें, और उसके बाद ही कोई योजना बनाना शुरू करें।

कोई परियोजना या कार्य शुरू करते समय, स्वयं से निम्नलिखित प्रश्न पूछना सहायक होता है:

1. मैं इसकी क्या जरूरत है? मैं वास्तव में इस व्यवसाय से क्या पाना चाहता हूँ? आमतौर पर लोग सरल और समझने योग्य चीजें चाहते हैं: पैसा, आनंद, बढ़ा हुआ आत्म-सम्मान। इसके अलावा, वे अन्य लोगों, अपने अधीनस्थों, सहकर्मियों, बच्चों और रिश्तेदारों की देखभाल करना चाहते हैं। अपने मकसद को समझने से आपको प्राथमिकताएँ तय करने में मदद मिलेगी।
2. क्या इस कार्य में ऐसा कुछ है जिसे करना मेरे लिए कठिन है? क्या ऐसा कुछ है जो मुझे परेशान करता है, मुझे भ्रमित करता है, मुझे विकर्षित करता है, जिससे मुझे गुस्सा आता है या कोई अन्य अप्रिय भावना पैदा होती है? इस प्रश्न का उत्तर देकर, एक व्यक्ति समझ जाएगा कि कौन सा राज्य उसकी गतिविधियों में तोड़फोड़ करेगा, उसके पहियों में एक छड़ी डाल देगा और अप्रिय आश्चर्य पैदा करेगा। आपको उस भावना के साथ कुछ भी करने की ज़रूरत नहीं है जिसे आपने खोजा है, लेकिन आपको इसे नाम देना होगा और इसे अपने आप में नोटिस करना होगा।
3. अपनी प्रेरणा के इतने सरलीकृत विश्लेषण के बाद, आप किसी भी रूप में एक योजना बना सकते हैं, यथार्थवादी समय सीमा निर्धारित कर सकते हैं और नियत समय पर कार्रवाई शुरू कर सकते हैं।

सफल लोगों को देखकर यह कल्पना करना कठिन है कि वे भी भय और इच्छा, अनिश्चितता और आकांक्षा के बीच संघर्ष से जूझ रहे हैं। ऐसा लगता है कि ये लोग संपूर्ण और उद्देश्यपूर्ण हैं, और मुझे कोई संदेह या चिंता नहीं है।

यह गलत है। जो कोई भी कुछ कठिन, नया या जिम्मेदार काम करना शुरू करता है उसे किसी न किसी बिंदु पर प्रेरणा का संकट महसूस होता है। आत्म-विश्लेषण या मनोवैज्ञानिक से परामर्श आपको इससे निपटने और परियोजना पर वापस लौटने में मदद करेगा।

"समय का ख्याल रखें: यह वह ताना-बाना है जिससे जीवन बना है।"

एस रिचर्डसन

हमें बचपन से ही अनुशासन सिखाया जाता है और किसी न किसी तरह हमें जीवन भर कुछ प्रतिबंधों का पालन करने के लिए मजबूर किया जाता है। दैनिक दिनचर्या के अनुसार खाना और सोना, शेड्यूल के अनुसार कक्षाएं, आवंटित समय पर काम और आराम। हम आसानी से अन्य लोगों के खेल के नियमों का पालन करते हैं, अनिवार्य रूप से किसी और को अपना लक्ष्य हासिल करने में मदद करते हैं। लेकिन जब आत्म-अनुशासन की बात आती है, तो कई लोग सुबह 10 मिनट अतिरिक्त सोने की आदत जैसी छोटी-छोटी कमजोरियों को भी छोड़ने के लिए तैयार नहीं होते हैं।

कौशल कुछ लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए स्वयं को सीमित रखें- एक अत्यंत मूल्यवान कौशल जो बहुत से लोगों के पास नहीं है। लेकिन अंततः वे ही सफल होते हैं। प्रसिद्ध राजनेताओं, व्यापारियों और अभिनेताओं ने अपने लक्ष्य के नाम पर दैनिक कार्यों के माध्यम से ही प्रसिद्धि की राह तय की। योग्यता, प्रतिभा, यहां तक ​​कि प्रतिभा भी सफलता का केवल एक प्रतिशत है, बाकी निन्यानबे प्रतिशत कड़ी मेहनत है।

आत्म-अनुशासन व्यक्तिगत स्वतंत्रता की ओर पहला कदम है

समय प्रबंधन किसी भी महत्वाकांक्षी व्यक्ति के लिए व्यक्तिगत प्रभावशीलता प्रणाली का मुख्य घटक है। इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि लक्ष्य क्या है: वजन कम करना, डिप्लोमा प्राप्त करना, अपना खुद का व्यवसाय शुरू करना... इनमें से कोई भी चीज़ स्व-संगठन कौशल के बिना संभव नहीं है। समय प्रबंधन कार्रवाई के लिए एक व्यावहारिक मार्गदर्शिका है, जिसकी बदौलत आप अपने जीवन की प्राथमिकताएं निर्धारित कर सकते हैं और सफलता का अपना दृष्टिकोण बना सकते हैं। प्रभावी प्रेरणाएँ विकसित करने से आप न केवल समय बचा सकते हैं, बल्कि एक व्यक्ति के रूप में विकसित भी हो सकते हैं। आत्म-अनुशासन उन सख्त नियमों के अनुसार जीना है जो एक व्यक्ति अपने लिए, अपने हित में निर्धारित करता है। अजीब बात है कि ऐसी कठोर सीमाएँ, व्यक्ति को सीमित नहीं करतीं। ख़िलाफ़, सच्ची स्वतंत्रता का यही एकमात्र मार्ग है।

आत्म-सुधार के लिए समय प्रबंधन सबसे अच्छा साधन है। सबसे पहले, नियोजन बाहरी घटनाओं, वातावरण, समय और स्थान पर नियंत्रण सिखाता है। स्वयं पर काम करने के परिणामस्वरूप प्राप्त आत्म-नियंत्रण कौशल व्यक्ति को अपनी भावनाओं, क्षणिक इच्छाओं और बुरी आदतों को प्रबंधित करने की अनुमति देते हैं। और आत्म-नियंत्रण एक मजबूत, दृढ़ इच्छाशक्ति वाले स्वभाव की निशानी है। एकाग्रता कौशल विकसित करने से आप कम प्रयास खर्च करते हुए काम पर बेहतर परिणाम प्राप्त कर सकते हैं। इस प्रकार, बौद्धिक और आध्यात्मिक सुधार के लिए समय मुक्त हो जाता है। लेकिन क्या यह मानव जीवन का अर्थ नहीं है?

आत्म-अनुशासन कौशल कम समय में हासिल नहीं किया जा सकता। इसके अलावा, आप इच्छाशक्ति के निरंतर प्रशिक्षण के माध्यम से ही उन्हें अपने अंदर विकसित कर सकते हैं। समय प्रबंधन प्रणाली के लिए भी यही बात लागू होती है। जो कोई भी जीवन में सफलता प्राप्त करना चाहता है उसे समय का ध्यानपूर्वक उपयोग करना चाहिए।

7 सबसे लोकप्रिय समय प्रबंधन तकनीकें

"अगर मेरे पास एक देवदार के पेड़ को काटने के लिए 9 घंटे हों, तो मैं कुल्हाड़ी की धार तेज करने में 6 घंटे लगाऊंगा।"

अब्राहम लिंकन

समय का प्रभावी ढंग से उपयोग करने की कई तकनीकें हैं। हम आपके ध्यान में सबसे लोकप्रिय तकनीकें लाते हैं, जिनके बिना कोई भी समय प्रबंधन प्रणाली नहीं चल सकती।

आइजनहावर मैट्रिक्स

इस तकनीक को इसका नाम अमेरिकी राष्ट्रपति डी. आइजनहावर के सम्मान में मिला, जिन्होंने उनके सामने आने वाले सभी कार्यों को उनकी तात्कालिकता और महत्व के आधार पर 4 श्रेणियों में विभाजित किया था।

इसके आधार पर, मामले सरलतम मैट्रिक्स की कोशिकाओं में निम्नानुसार स्थित थे:

• श्रेणी ए - अत्यावश्यक और महत्वपूर्ण जिसका तुरंत समाधान किया जाना चाहिए;
• श्रेणी बी - उनके निर्णय को कुछ समय के लिए स्थगित किया जा सकता है, लेकिन देरी करने का कोई मतलब नहीं है;
• श्रेणी बी - ऐसे कार्य जिनका निष्पादन तीसरे पक्षों को सौंपा जा सकता है;
• श्रेणी डी - वे चीज़ें जिन्हें तुरंत कूड़ेदान में फेंक देना बेहतर है, क्योंकि वे खर्च किए गए समय और प्रयास के लायक नहीं हैं।

विशेषज्ञों के मुताबिक, ज्यादातर लोग जो गलती करते हैं वह गलत प्राथमिकता निर्धारण है। वे अंतिम दो श्रेणियों में कार्य करने के लिए अधिक इच्छुक हैं, क्योंकि ये कार्य करना बहुत आसान है। त्वरित परिणाम व्यक्तिगत प्रभावशीलता के गलत मूल्यांकन के विकास में योगदान करते हैं। वास्तव में, यह पता चला है कि व्यक्ति महत्वहीन गतिविधियों पर प्रयास खर्च करता है, जो वास्तव में महत्वपूर्ण है उसे पीछे छोड़ना।

टाइमकीपिंग तकनीक

श्रम अनुशासन में सुधार के लिए कर्मचारी समय ट्रैकिंग का उपयोग दशकों से किया जा रहा है। स्वचालन और लेखा कार्यक्रम समय पर आगमन और प्रस्थान, और कर्मचारी के कार्य दिवस की लंबाई को रिकॉर्ड करते हैं। लेकिन आधुनिक प्रौद्योगिकियाँ और भी आगे बढ़ गई हैं। आज आप न केवल यह पता लगा सकते हैं कि कोई व्यक्ति कार्यस्थल पर मौजूद है या नहीं, बल्कि यह भी देख सकते हैं कि वह क्या कर रहा है।

आज तक ऐसी कई सौ नियंत्रण प्रणालियाँ विकसित की जा चुकी हैं। कार्यक्रम स्वचालित रूप से पंजीकृत हो सकते हैं: बीमारी की अनुपस्थिति, व्यापार यात्राएं, छुट्टियां, समय की छुट्टी, लचीला काम। यह प्रणाली दोपहर के भोजन के अवकाश की अवधि, असामयिक प्रस्थान या विलंब और अनुपस्थिति को ध्यान में रखती है।

अपनी सभी पूर्णता के लिए, समय ट्रैकिंग मॉड्यूल केवल सतही टाइमकीपिंग प्रदान करते हैं, जबकि मैक्सएप्ट क्विकआई जैसे स्पाइवेयर कंप्यूटर गतिविधि को ट्रैक करने में मदद करते हैं। उनकी मदद से, प्रबंधक तुरंत समझ जाएगा कि लेखा विभाग की मारिया इवानोव्ना किसी रिपोर्ट पर काम करने में व्यस्त नहीं हैं, बल्कि ओडनोक्लास्निकी वेबसाइट पर संचार करने में व्यस्त हैं। बेशक, ऐसे कार्यक्रमों की मदद से भी स्मोक ब्रेक, चाय पार्टी, अंतरंग बातचीत और अन्य "कचरा समय" को ध्यान में रखते हुए मिनट-दर-मिनट टाइमकीपिंग बनाना संभव नहीं होगा, लेकिन अक्सर इसकी कोई आवश्यकता नहीं होती है। .

पेरेटो विधि

विल्फ्रेडो पेरेटो का नियम कहता है: "खर्च किए गए प्रयास का 20% 80% परिणाम उत्पन्न करता है, जबकि शेष 80% केवल 20% परिणाम उत्पन्न करता है।"इसकी अलग-अलग व्याख्या की जा सकती है: "20% कर्मचारी कंपनी को 80% लाभ पहुंचाते हैं।" सीधे शब्दों में कहें तो टीम का केवल 1/5 हिस्सा ही प्रभावी ढंग से काम करता है। अधिकांश श्रमिकों की दक्षता बहुत कम है। उनका काम महज़ ज़ोरदार गतिविधि की नकल है। यदि आप इस ऊर्जा को सही दिशा में लगाते हैं, तो आपकी समग्र उत्पादकता में उल्लेखनीय वृद्धि होगी।

पेरेटो पद्धति में 20% मुख्य कार्यों को संपूर्ण समूह से अलग करना और उन पर ध्यान केंद्रित करना शामिल है। प्रत्येक मामले में क्या महत्वपूर्ण माना जाता है और क्या गौण माना जाता है, इसका निर्णय व्यक्तिगत होगा। आइजनहावर मैट्रिक्स या एबीसी विश्लेषण विधि, जिसे अक्सर पेरेटो विधि के संयोजन में उपयोग किया जाता है, आपको चीजों को श्रेणियों में विभाजित करने की अनुमति देता है। एबीसी विश्लेषण इस समय मामलों को उनके महत्व के स्तर के अनुसार वर्गीकृत करने का सबसे सरल तरीका है।

एबीसी - विश्लेषण

इस पद्धति को मामलों को सुलझाने का सबसे उत्पादक और दृश्य तरीका माना जाता है। यह आपको सभी अनावश्यक चीजों को हटाने और अपने मुख्य लक्ष्यों को प्राप्त करने पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति देता है। इस पद्धति के अनुसार, सभी मामलों को श्रेणियों में विभाजित किया गया है:

• समूह ए की सर्वोच्च प्राथमिकता है; ये महत्वपूर्ण और अत्यावश्यक मामले हैं। ऐसी समस्याओं का यथाशीघ्र समाधान किया जाना चाहिए। अंतिम लक्ष्य को प्राप्त करने में इन कार्यों का योगदान 65% है, हालाँकि इन्हें पूरा होने में केवल 15% समय लगेगा। यानी कम से कम समय में आधे से ज्यादा काम पूरा हो जाएगा.
• ग्रुप बी में ऐसे मामले शामिल हैं जो अत्यावश्यक नहीं हैं, लेकिन निष्पादन के लिए आवश्यक हैं। ऐसी समस्याओं का समाधान तीसरे पक्षों को सौंपा जा सकता है। उनके पूरा होने के समय को नियंत्रित करना महत्वपूर्ण है, क्योंकि समय सीमा चूक जाने पर समूह बी के मामले श्रेणी ए में चले जाते हैं।
• ग्रुप सी - ऐसे कार्य जिन्हें आमतौर पर "ऑफिस रूटीन" कहा जाता है। यह उन पर है कि कर्मचारियों और प्रबंधक के कामकाजी समय का बड़ा हिस्सा खर्च होता है। हालाँकि रिपोर्ट संकलित करना, स्टेशनरी खरीदना और अन्य नियमित कार्य कम योग्यता वाला व्यक्ति आसानी से कर सकता है।

कार्य समय का स्वतंत्र संगठन

स्व-प्रबंधन शायद सभी समय प्रबंधन युक्तियों में सबसे प्रभावी है। यह व्यक्तिगत विषय और संपूर्ण टीम दोनों पर लागू होता है। भौतिक पुरस्कार और दंड की एक प्रणाली यह सुनिश्चित करना संभव बनाती है कि एक कर्मचारी उत्पादक रूप से काम करता है। सामान्य शर्तों में, जुर्माना या बोनसवे व्यक्ति को उसे सौंपे गए कार्य को पूरा करने के लिए अच्छी तरह से उत्तेजित करते हैं। यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि कर्मचारी को स्वयं भी कार्य प्रक्रिया के सक्षम संगठन में रुचि होनी चाहिए।

स्व-प्रबंधन का सबसे महत्वपूर्ण लक्ष्य कार्य, रचनात्मकता और व्यक्तिगत जीवन में प्रत्येक व्यक्ति की क्षमता का अधिकतम एहसास है। इस विधि का उपयोग करने से निम्नलिखित लाभ मिलते हैं:

• कार्य कार्यों को पूरा करने के लिए आवश्यक समय और प्रयास कम हो जाता है;
• उत्पादकता बढ़ती है;
• तनाव, आपातकालीन कार्य और जल्दबाजी के कारण समाप्त हो जाते हैं;
• काम से नैतिक संतुष्टि बढ़ती है;
• योग्यताएँ बढ़ती हैं और व्यक्तिगत विकास के लिए प्रोत्साहन मिलता है।

स्व-प्रबंधन कार्यशैली के विश्लेषण से शुरू होता है, जिसमें संपूर्ण समय सूची शामिल होती है। यह आपको श्रम प्रक्रिया के संगठन की ताकत और कमजोरियों की पहचान करने और उन्हें सही दिशा में समायोजित करने की अनुमति देता है। सभी प्रकार की गतिविधियों की सूची में शामिल हैं:

1. बुनियादी कार्य कार्य;
2. "हस्तक्षेप" या जबरन ब्रेक, तथाकथित "कचरा समय"।

समय बर्बाद करने के कारण व्यक्तिगत कारक हो सकते हैं, जैसे अव्यवस्था, कार्य कर्तव्यों के प्रति लापरवाह रवैया, आत्म-अनुशासन की कमी, हर काम जल्दी में करने की इच्छा। हालाँकि, अत्यधिक उत्साह और सभी कार्यों को एक साथ करने की इच्छा भी शायद ही कभी सकारात्मक परिणाम देती है।

प्रसिद्ध अमेरिकी बिजनेस कोच डैन कैनेडी का मानना ​​है कि टेलीफोन कॉल, अनिर्धारित आगंतुक और लंबी बैठकें एक प्रबंधक के लिए सबसे खराब समय बर्बादी हैं। यदि संभव हो तो उन्हें समाप्त या न्यूनतम किया जाना चाहिए।

पोमोडोरो विधि

अजीब नाम वाली इस सामरिक तकनीक का आविष्कार पिछली शताब्दी के 80 के दशक में इतालवी फ्रांसेस्को सिरिलो द्वारा किया गया था। पिछड़ने वाले छात्रों में से एक होने के नाते, युवक ने अपने प्रदर्शन को बेहतर बनाने के लिए खुद पर काम करना शुरू करने का फैसला किया। विस्तृत डीब्रीफिंग करने के बाद, उन्हें एहसास हुआ कि वह कई छोटी-छोटी बातों से विचलित होकर अपनी पढ़ाई पर ध्यान केंद्रित नहीं कर पा रहे हैं। फिर फ्रांसेस्को रसोई से एक टमाटर के आकार का टाइमर लाया, उसे अपने सामने रखा और कक्षा का समय निर्धारित किया।

व्यवहार में, यह पाया गया कि वह 25 मिनट तक एकाग्रता के साथ विज्ञान का अध्ययन करने में सक्षम था। इस अवधि में विद्यार्थी का ध्यान पुस्तक से कभी नहीं हटा। इसके बाद यह निर्णय लिया गया कक्षाओं के लिए आवंटित सभी समय को खंडों में विभाजित करें. आधे घंटे के अंतराल में अधिकतम एकाग्रता का समय शामिल था - 25 मिनट, साथ ही आराम का समय, जो केवल उन छोटी चीजों के लिए आवंटित किया गया है। पोमोडोरो पद्धति अपनी सरलता, पहुंच और प्रभावशीलता के कारण आज व्यापक हो गई है।

जिस लय में हममें से अधिकांश लोग रहते हैं उसे शायद ही शांत और मापा जा सकता है। समय की कमी, व्यस्त समय और गंभीर समय का दबाव ऐसी चुनौतियाँ हैं जिनका सामना हर कोई नहीं कर सकता। जब व्यक्तिगत प्रभावशीलता की बात आती है तो लगातार "मुझे नहीं पता कि क्या पकड़ना है" की स्थिति में रहना शायद ही उपयुक्त हो।

भावनात्मक तनाव उत्पादकता को अवरुद्ध करता है, थकान और उदासीनता को जन्म देता है। इसलिए, तनाव या उससे भी बदतर, क्रोनिक थकान सिंड्रोम का शिकार बनने से बचने के लिए, आइए समय प्रबंधन या समय प्रबंधन से निपटें।

सभी सफल लोग ऐसा करते हैं

सभी सफल लोग बहुत उत्पादक होते हैं। वे कड़ी मेहनत करते हैं और बहुत कुछ हासिल करते हैं, लेकिन यह वही बात नहीं है। उत्पादकता, सबसे पहले, एक परिणाम का मतलब है, न कि एक प्रक्रिया। यदि आप अपनी उत्पादकता में सुधार करना चाहते हैं, तो ऐसा करने के लिए दृढ़ संकल्पित रहें। लोग समय बर्बाद करते हैं क्योंकि उन्होंने अपनी उत्पादकता में सुधार करने का निर्णय नहीं लिया है।

और यदि आप अपना मन बना चुके हैं, तो पीछे न हटें और सभी सफल लोग जो करते हैं उसे तब तक दोहराएं जब तक कि यह आपका दूसरा स्वभाव न बन जाए। व्यक्तिगत प्रभावशीलता का मुख्य रहस्य उचित समय प्रबंधन में निहित है। समय प्रबंधन आपको अपने व्यवसाय या करियर का बंधक बनने के अप्रिय भाग्य से बचने में मदद करता है।

योजना बनाने से समय की बचत होती है

जिन लोगों ने अपने जीवन में सफलता हासिल की है वे योजना बनाने में बहुत समय लगाते हैं। उत्पादकता बढ़ाने और प्रभावी समय प्रबंधन के लिए दैनिक योजना आवश्यक है।

6 पी का नियम कहता है: अच्छी पूर्व-योजना खराब प्रदर्शन को रोकती है।

आपको हमेशा योजना बनानी चाहिए और कागज पर सोचना चाहिए। यदि कोई लक्ष्य कागज पर नहीं है, तो उसका अस्तित्व ही नहीं है। कार्यों की सूची एक प्रकार का मानचित्र है जो आपको अपने इच्छित लक्ष्य से भटकने नहीं देगी। पीटर एफ. ड्रकर ने अपनी पुस्तक द इफेक्टिव मैनेजर में चीजों को कागज पर उतारने के लिए एक अच्छा सादृश्य दिया है:

“अंधेरे कमरे में रखे गए लोग जल्दी ही समय का ध्यान खो देते हैं। लेकिन पूर्ण अंधकार में भी, अधिकांश लोगों को जगह का अहसास बना रहता है। यदि आप रोशनी वाले लेकिन बंद कमरे में हैं, तो कुछ ही घंटों के बाद आपको समय की गति महसूस नहीं होगी। और यदि आप गणना करना चाहें कि आप ऐसे कमरे में कितने समय से हैं, तो आप अपनी गणना में बहुत गलत होंगे। इसलिए, यदि हम अपनी याददाश्त पर भरोसा करते हैं, तो हमें पता ही नहीं चलता कि हमारा समय कैसे व्यतीत हुआ..."

पहले दिन कार्यों की सूची के साथ काम करने से उत्पादकता 25% बढ़ जाती है। शाम को उन कार्यों की सूची तैयार करें जिन्हें कल करना है। जब आप काम पर आएंगे, तो आपको हमेशा पता रहेगा कि अपना दिन कहां से शुरू करना है।

पूरे दिन अपनी सूची के साथ काम करना जारी रखें: जब कोई नया कार्य सामने आए, तो उसे पहले से नियोजित कार्यों के संबंध में उसकी प्राथमिकता के आधार पर सूची में जोड़ें। सूची में कोई अन्य कार्य पूरा करने के बाद, उसे काट देना सुनिश्चित करें। इससे आपको अपने काम से संतुष्टि का एहसास होगा, उत्साह बढ़ेगा और ऊर्जा मिलेगी।

बड़ी से छोटी, दीर्घकालिक से अल्पकालिक, जीवन लक्ष्य से लेकर दैनिक योजना तक की योजना बनाएं। प्रत्येक कार्य को एक निश्चित समय सीमा दें।

किसी जटिल कार्य को हमेशा छोटे-छोटे उपकार्यों में बाँट लें। एक निर्णय वृक्ष यहां मदद करता है, जहां मुख्य कार्य एक वृक्ष है, और इसके कार्यान्वयन के लिए उपकार्य शाखाएं हैं। जब तक संपूर्ण कार्य को पूरा करने की प्रक्रिया सरल और पारदर्शी न हो जाए तब तक शाखा लगाना जारी रखें।

इससे पहले कि आप कुछ भी करना शुरू करें, 10/90 नियम याद रखें: किसी कार्य को शुरू करने से पहले योजना बनाने में लगने वाला 10% समय उसे हल करने में 90% समय बचाएगा।

सबसे महत्वपूर्ण बात मुख्य बात निर्धारित करना है

समय प्रबंधन का कार्य मुख्य कार्य को समय में निर्धारित करना है। प्राथमिकताकरण आपको प्रत्येक कार्य को महत्व का अपना स्तर निर्दिष्ट करके अपनी कार्य सूची को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने की अनुमति देता है।

एबीसीडी पद्धति प्राथमिकताएं निर्धारित करने के लिए उपयुक्त है। यह योजना बनाने का एक बहुत ही सरल तरीका है, और इसमें कार्य सूची में प्रत्येक कार्य को प्राथमिकता देना शामिल है।

इस प्रकार, अक्षर ए से चिह्नित कार्य विफलता की स्थिति में सबसे गंभीर परिणामों के साथ सबसे महत्वपूर्ण कार्य को इंगित करता है। विधि का मुख्य नियम यह है कि जब तक कार्य A पूरा नहीं हो जाता तब तक कार्य B को नहीं लेना है, बल्कि कार्य B को तब तक लेना है जब तक कार्य B खुला है, आदि।

अक्षर D का अर्थ है "नीचे!" इस पत्र का उपयोग उन महत्वहीन कार्यों को चिह्नित करने के लिए किया जाना चाहिए जो किसी भी चीज़ को प्रभावित नहीं करते हैं। कार्यों के प्रत्येक समूह को प्राथमिकता देने के लिए, संख्याओं का उपयोग करें जो कार्यों के अनुक्रम को इंगित करेंगे। इस प्रकार, आपकी सूची में सबसे महत्वपूर्ण चीज़ को A1 नामित किया जाना चाहिए।

मजबूर दक्षता का कानून

समय प्रबंधन का मुख्य रहस्य फोकस और उद्देश्य है। प्राथमिकता वाले कार्यों को हल करके शुरुआत करें और सब कुछ क्रमिक रूप से करें, यानी एक निश्चित अवधि में एक काम करें। किसी चीज को छोड़ने और बार-बार उसी में लौटने से आप अपनी प्रभावशीलता को 5 गुना कम कर देते हैं।

मोजार्ट एक साथ तीन रचनाओं पर काम कर सकता था और वास्तविक उत्कृष्ट कृतियाँ बना सकता था। लेकिन यह नियम के बजाय अपवाद है. बाख, हेडन या वर्डी एक समय में केवल एक ही टुकड़े पर काम कर सकते थे। वे पिछले टुकड़े को ख़त्म किए बिना अगले टुकड़े पर काम शुरू नहीं करते थे।

जबरन दक्षता के नियम का उपयोग करें, जो कहता है कि हर चीज के लिए कभी भी पर्याप्त समय नहीं होता है, लेकिन जो सबसे ज्यादा मायने रखता है उसके लिए हमेशा पर्याप्त समय होता है। इसलिए, अपने आप को एक साथ खींचना और अपने आप को पहले वह करने के लिए मजबूर करना महत्वपूर्ण है जो सबसे बड़ा लाभ और परिणाम लाएगा।

सभी मामलों को 4 समूहों में विभाजित किया जा सकता है:

1. अत्यावश्यक और महत्वपूर्ण;
2. महत्वपूर्ण, लेकिन अत्यावश्यक नहीं;
3. अत्यावश्यक लेकिन महत्वपूर्ण नहीं;
4. अत्यावश्यक या महत्वपूर्ण नहीं.

इस वर्गीकरण पर अमेरिकी राष्ट्रपति का नाम अंकित है और इसे आइजनहावर विधि (विंडो, सिद्धांत) कहा जाता है।

1. प्राथमिक कार्य वे चीज़ें हैं जो अत्यावश्यक और महत्वपूर्ण हैं। ऐसे मामलों को बाद के लिए टालने की कोशिश आपके लिए अनावश्यक समस्याएं पैदा करेगी - आपको उन्हें स्वयं और तुरंत संभालने की आवश्यकता है।
2. इसके बाद महत्वपूर्ण, लेकिन अत्यावश्यक नहीं, चीज़ें आती हैं। ऐसे कार्यों को टाला जा सकता है, लेकिन लंबे समय में उनका शक्तिशाली प्रभाव हो सकता है। गैर-अत्यावश्यक और महत्वपूर्ण चीजों की आदत होती है कि यदि उन्हें लगातार टाला जाता है तो वे अत्यावश्यक और महत्वपूर्ण बन जाती हैं। ऐसा होने से रोकने के लिए, उनके लिए पहले से ही समय आरक्षित रखें।
3. अत्यावश्यक लेकिन महत्वहीन कार्यों का आपकी सफलता पर बहुत कम प्रभाव पड़ता है। अत्यावश्यक लेकिन महत्वहीन मामलों से निपटने से कोई परिणाम नहीं मिलता है और यह आपकी प्रभावशीलता को बहुत प्रभावित कर सकता है। ऐसी चीज़ें आपका अधिकांश समय आरक्षित कर लेती हैं। ये बिल्कुल वही कार्य हैं जिन्हें, यदि संभव हो तो, सौंपने या उनकी संख्या कम करने की आवश्यकता है।
4. यह मानना ​​तर्कसंगत है कि गैर-जरूरी और महत्वहीन कार्यों का सैद्धांतिक रूप से कोई अर्थ नहीं है और यदि वे पूरे नहीं हुए तो उनका कोई परिणाम नहीं होगा। आप ऐसी चीजों को अपनी सूची से सुरक्षित रूप से हटा सकते हैं।

"मेंढक खाने" का क्या मतलब है?

पुरानी कहावत है: यदि सुबह सबसे पहले आपको एक जीवित मेंढक खाना है, तो सांत्वना यह है कि यह सबसे बुरी चीज है जो पूरे दिन आपके साथ हो सकती है।

ब्रायन ट्रेसी, एक सफल व्यवसाय सलाहकार, मेंढक की तुलना आज की सबसे अप्रिय और महत्वपूर्ण चीज़ से करते हैं। इसे स्थगित करके, आप अनावश्यक भावनात्मक तनाव और अवांछनीय परिणाम पैदा करते हैं। आपको अनावश्यक विचारों और देरी के बिना कार्य करने की आवश्यकता है - बस इसे लें और करें। इससे आपको पूरे दिन के लिए ऊर्जा मिलेगी।

"नहीं" कहने से आश्चर्यजनक रूप से समय की बचत होती है।

अपने समय को व्यवस्थित करने के लिए सबसे महत्वपूर्ण शब्द विनम्र "नहीं" है। उन कार्यों को अस्वीकार करना और "नहीं" कहना सीखें जो आपकी चुनी हुई प्राथमिकताओं में से नहीं हैं। व्यवहारकुशल बनें और मना करें ताकि सामने वाले को यह समझ आ जाए कि आप उसे व्यक्तिगत रूप से नहीं, बल्कि कार्य को अस्वीकार कर रहे हैं।

इस बात पर नज़र रखें कि आप अपना कामकाजी और खाली समय किस चीज़ में बिताते हैं। उन गतिविधियों पर ध्यान दें जो आपका समय बर्बाद करती हैं (उदाहरण के लिए, सहकर्मियों के साथ समाचारों पर चर्चा करना, लक्ष्यहीन रूप से टीवी चैनल बदलना, या फ़्लायर्स और समाचार पत्र पढ़ना)।

आपकी प्रभावशीलता के लिए 3 प्रश्न

हमेशा अपने आप से पूछें कि किसी कार्य के दीर्घकालिक परिणाम क्या होंगे और यदि आप उसे पूरा नहीं करेंगे तो क्या होगा। दिन भर में स्वयं से निम्नलिखित 3 प्रश्न पूछें:

1. करने के लिए सबसे महत्वपूर्ण और मूल्यवान कार्य क्या हैं?
2. मैं और केवल मैं ही ऐसा क्या कर सकता हूं जिससे स्थिति में उल्लेखनीय सुधार होगा?
3. अपने समय का सदुपयोग कैसे करें?

इन सवालों के जवाब देने से आपकी उत्पादकता दोगुनी हो जाएगी।

एक कूड़ेदान क्या कर सकता है?

जो लोग अच्छा प्रदर्शन करते हैं वे साफ़ डेस्क पर काम करते हैं। अनुत्पादक और असंग्रहीत लोगों के डेस्क पर बेतहाशा अव्यवस्था होती है। समय पर कागजों को छांटने, अनावश्यक कागजों को फेंक देने और साफ डेस्क पर काम करने की आदत विकसित करें। यह देखा गया है कि कामकाजी समय का 30% तक समय आवश्यक कागज़ात खोजने में व्यतीत होता है। कूड़ेदान सबसे प्रभावी समय प्रबंधन उपकरणों में से एक है।

संतुलन का सिद्धांत

काम की बढ़ती मात्रा का सामना करने पर घबराहट से बचने का सबसे आसान तरीका गहरी सांस लेना और कहना है, "मैं केवल वही कर सकता हूं जो मैं कर सकता हूं," और शांति से एक सूची बनाना शुरू करें। आपके सामने आने वाले कार्यों का विश्लेषण करके, आप हमेशा देखेंगे कि आपके पास महत्वपूर्ण मुद्दों को हल करने के लिए पर्याप्त समय है।

अपने जीवन में संतुलन बनाए रखने के लिए सावधान रहें। थकावट तक काम करते रहने से आप शरीर को धोखा नहीं दे पाएंगे, यह फिर भी अपना असर करेगा और अगर आप नहीं रुकेंगे तो यह जबरदस्ती ऐसा करेगा। और यह स्पष्ट रूप से आपकी योजनाओं का हिस्सा नहीं है.

लेकिन प्रभावी होने के लिए सिर्फ समय प्रबंधन ही काफी नहीं है। अपने स्वास्थ्य की निगरानी करना और खुद को अच्छे शारीरिक आकार में रखना महत्वपूर्ण है। आपका जीवन समृद्ध होना चाहिए, आपके परिवार और आराम के लिए हमेशा समय होना चाहिए।

संतुलन का मूल सिद्धांत: घर पर समय की मात्रा और काम पर समय की गुणवत्ता महत्वपूर्ण है।

आपको और आपके जीवन के मुख्य लोगों को हमेशा पहले स्थान पर आना चाहिए - इस कारण से यह आपकी प्रभावशीलता पर काम करने लायक है।