ตัวอย่างบันทึกชั่วโมงการทำงานที่ผิดปกติ บันทึกเวลา: เพิ่มประสิทธิภาพของพนักงาน

วินัยของพนักงานเป็นปัจจัยพื้นฐานในความสำเร็จขององค์กร เพื่อให้เป็นไปตามนี้ องค์กรจึงได้กำหนดตารางเวลาการเริ่มต้นและสิ้นสุดการทำงานอย่างเคร่งครัด เพื่อติดตามการปฏิบัติตามกฎที่กำหนดไว้ นายจ้างจะเก็บรักษาบันทึกในรูปแบบต่างๆ หนึ่งในแบบฟอร์มที่ได้รับการยอมรับสำหรับการติดตามสถานะหรือการขาดงานชั่วคราวคือสมุดบัญชีพิเศษสำหรับชั่วโมงทำงาน

บันทึกเวลาทำงานของพนักงาน - พื้นฐานทางกฎหมายสำหรับการเก็บบันทึก

ประการแรก การจัดองค์กรการผลิตที่ถูกต้องขึ้นอยู่กับการทำงานอย่างต่อเนื่องของบุคลากรที่ได้รับการว่าจ้าง พนักงานจะต้องปฏิบัติตามมาตรฐานเวลาทำงานที่กำหนดไว้ในเอกสารท้องถิ่น แต่ไม่สามารถหลีกเลี่ยงการขาดงานโดยไม่ได้วางแผนได้ เพื่อให้สามารถติดตามการมีอยู่ของพนักงานในสถานที่ทำงานและคำนวณเงินเดือนได้อย่างถูกต้อง จึงมีการจัดทำไทม์ชีทรายเดือน ลักษณะบังคับของการบำรุงรักษานั้นประดิษฐานอยู่ในมาตรา 91 ของประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย บันทึกการมาถึงและการลาออกของพนักงานได้รับการดูแลโดยนายจ้างตามความสมัครใจ กฎหมายไม่ได้กำหนดการบำรุงรักษาภาคบังคับ

เรียบเรียงในรูปแบบใด?

รูปแบบของบันทึกเวลาทำงานไม่ได้ถูกกำหนดขึ้นตามกฎหมาย ดังนั้นการออกแบบจึงขึ้นอยู่กับข้อกำหนดของนายจ้างเท่านั้น การทำบัญชีทั้งในรูปแบบกระดาษและอิเล็กทรอนิกส์ถือว่าถูกต้องตามกฎหมาย ควรชี้แจงว่าการบำรุงรักษาแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ไม่จำเป็นต้องติดตั้งโปรแกรมพิเศษ คุณเพียงแค่ต้องพัฒนารูปแบบที่สะดวกสำหรับคุณและจัดรูปแบบให้ถูกต้อง นี่อาจเป็นเอกสารในรูปแบบ Word หรือ Excel สามารถรักษาเอกสารโดยใช้ระบบการรายงานทางอิเล็กทรอนิกส์ในตัวที่มีอยู่ในองค์กรได้ สิ่งสำคัญในการกรอกแบบฟอร์มกระดาษหรืออิเล็กทรอนิกส์คือความสม่ำเสมอและความสม่ำเสมอ

สมัครอย่างไรให้ถูกต้อง?

การลงทะเบียนบันทึกเวลาทำงานของพนักงานดำเนินการโดยใช้วิธีแบบตาราง แต่ละองค์กรมีสิทธิ์กำหนดด้วยตนเองว่าต้องการคอลัมน์ใดในหนังสือ สิ่งสำคัญคือด้วยความช่วยเหลือของพวกเขา คุณสามารถติดตามการมาถึงและการออกจากพนักงาน ชั่วโมงการทำงานล่วงเวลาหรือการขาดงานได้อย่างง่ายดาย

การออกแบบหนังสือจะต้องมี:

• หน้าชื่อเรื่อง.
• สารบัญ.
• ปิดผนึกบนลูกไม้

หน้าชื่อเรื่องควรมีข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับชื่อธุรกิจและชื่อหนังสือ แผ่นงานแรกจะต้องระบุวันที่เริ่มต้นการบำรุงรักษาและรายการสุดท้ายในสมุด สิ่งสำคัญคือต้องระบุตำแหน่งและนามสกุลของผู้ดูแลเอกสารในหนังสือ หนังสือถูกผูกและปิดผนึกเพื่อป้องกันการนำหน้าออกอย่างผิดกฎหมาย ตราประทับอาจอยู่ในรูปแบบของกระดาษพิมพ์หรือตราประทับจากโรงงานเมื่อซื้อหนังสือสำเร็จรูป

จะบันทึกชั่วโมงการทำงานของพนักงานได้อย่างไร?

ผู้รับผิดชอบหนึ่งคนควรเก็บหนังสือไว้ โดยทั่วไปในองค์กร ตำแหน่งนี้จะถูกกำหนดไว้ใน LNLA จากนั้นในสัญญาจ้างงานของพนักงานที่เกี่ยวข้อง แต่ก็สามารถมอบหมายความรับผิดชอบตามคำสั่งของผู้จัดการได้เช่นกัน

ตารางประกอบด้วยคอลัมน์ที่จำเป็นต่อไปนี้:

• หมายเลขซีเรียล
• นามสกุลของพนักงาน
• วันที่เข้ามา.
• บันทึกการมาถึงที่ทำงานที่แม่นยำ
• เวลาที่แน่นอนในการออกจากงาน
• คอลัมน์หมายเหตุ
• ลายเซ็นต์ของพนักงานที่เข้ามา

การมาถึงล่าช้าหรือออกเดินทางก่อนเวลามักจะระบุไว้ในคอลัมน์หมายเหตุ นอกจากนี้ยังสามารถบันทึกชั่วโมงการทำงานที่ผิดปกติได้อีกด้วย

ตัวอย่างการสั่งซื้อเพื่อแนะนำบันทึกชั่วโมงการทำงานของพนักงาน

เอกสารพื้นฐานทั้งหมดในองค์กรมีผลบังคับใช้ตามคำสั่งของผู้จัดการ สมุดบัญชีพิเศษก็ไม่มีข้อยกเว้น การเปลี่ยนแปลงหนังสือยังดำเนินการโดยการออกคำสั่ง

คำสั่งซื้อสะท้อนถึงประเด็นต่อไปนี้:

• เหตุในการออกคำสั่ง
• สั่งซื้อบัญชีพิเศษประเภทพิเศษนับจากวันที่ระบุ
• การมอบหมายความรับผิดชอบให้กับพนักงานที่รับผิดชอบหนึ่งคน
• คำแนะนำในการทำความคุ้นเคยกับคำสั่งซื้อ

ระยะเวลาการเก็บรักษาบันทึกเวลาของพนักงาน

ตามกฎที่กำหนดไว้ เอกสารทั้งหมดในองค์กรหลังจากเสร็จสิ้นการบำรุงรักษาจะถูกโอนไปยังไฟล์เก็บถาวร ระยะเวลาการจัดเก็บระบุไว้ในคำแนะนำของรัฐซึ่งระบุรายการเอกสารที่จัดเก็บทั้งหมด ตามวรรค 586 ของรายการ วารสารการบัญชีพิเศษจะถูกเก็บไว้เป็นเวลา 5 ปีหลังจากจัดทำรายการสุดท้าย อย่างไรก็ตามหากเอกสารมีข้อมูลเกี่ยวกับการทำงานในสภาวะอันตรายให้เพิ่มการจัดเก็บเป็น 75 ปี การจัดเก็บเอกสารนานถึง 5 ปีนั้นจัดทำโดยเอกสารสำคัญภายในขององค์กร สูงสุด 75 ปี - โอนไปยังเอกสารสำคัญของเมือง

เอกสารหลักของเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลด้วยความช่วยเหลือซึ่งข้อมูลเกี่ยวกับเวลาที่พนักงานทำงานจริงจะถูกบันทึกไว้ จะต้องกรอกและบำรุงรักษา เครื่องมือเพิ่มเติมจะถูกนำมาใช้เมื่อจำเป็น เช่น เพื่อรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับเวลาที่พนักงานมาถึงองค์กรและเมื่อเสร็จสิ้นวันทำงาน ในการบันทึกเวลาที่เขาใช้เดินทางจะใช้เอกสารอื่น - บันทึกเวลาทำงานและการเดินทางเพื่อธุรกิจ (การเดินทางเพื่อธุรกิจในท้องถิ่น)

เมื่อมาถึงที่ทำงาน พนักงานก็ลงลายมือชื่อไว้ เช่นเดียวกันเมื่อสิ้นสุดวันทำงาน หากลูกจ้างจำเป็นต้องลาออกด้วยเหตุผลใดก็ตาม เขาจะต้องได้รับความยินยอมจากผู้บังคับบัญชาก่อน ข้อมูลนี้จะถูกบันทึกไว้ด้วยเพื่อไม่ให้นับเป็นการขาดงาน

ใครเป็นผู้รับผิดชอบในการดูแลและกรอกวารสาร?

หัวหน้าองค์กรเป็นผู้ตัดสินใจว่าใครจะดูแลเอกสาร ส่วนใหญ่แล้วพนักงานหนึ่งคนจะได้รับมอบหมายให้ทำงานนี้ ความรับผิดชอบนี้สะท้อนให้เห็นในตัวเขาและใน พนักงานจะต้องรับผิดชอบต่อการปฏิบัติตามข้อผูกพันนี้อย่างไม่เหมาะสม เนื่องจากมีข้อมูลที่สำคัญ จึงสามารถจัดทำรายงานและการตรวจสอบได้ ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องดำเนินการอย่างระมัดระวังโดยไม่มีข้อผิดพลาด

ข้อมูลใดบ้างที่รวมอยู่ในวารสาร?

เราขอเชิญชวนให้คุณทำความคุ้นเคยกับตัวอย่างบันทึกเวลาของพนักงาน

มีการจัดรูปแบบดังนี้: หน้าจะต้องมีหมายเลขและผูกไว้ พนักงานที่รับผิดชอบจะต้องประทับตราบนเชือกผูกโดยมีตราประทับของบริษัทและลงนามข้างใต้

เอกสารประกอบด้วยข้อมูลต่อไปนี้

บันทึกเวลาของพนักงานเป็นที่ต้องการในองค์กรส่วนใหญ่ที่มีการจ้างบุคลากร เอกสารนี้ไม่บังคับ แต่การมีอยู่ของเอกสารทำให้สามารถแก้ไขปัญหาต่างๆ มากมายและป้องกันการพัฒนาสถานการณ์ที่ไม่พึงประสงค์สำหรับทั้งสองฝ่ายในความสัมพันธ์ด้านแรงงาน

ไฟล์

ทำไมคุณต้องมีเอกสาร?

ก่อนที่จะตอบคำถามนี้ เรามาดูรายละเอียดเกี่ยวกับแนวคิดที่แท้จริงของ "เวลาทำงาน" กันก่อน ดังที่คุณทราบ สัปดาห์การทำงานมาตรฐานจะใช้เวลา 40 ชั่วโมง – 8 ชั่วโมงต่อวัน ในช่วงเวลานี้ พนักงานจะต้องปฏิบัติหน้าที่ด้านแรงงานที่ได้รับมอบหมายจากนายจ้างตามข้อตกลงด้านแรงงาน (หรือกลุ่ม) และข้อบังคับที่นำมาใช้ในองค์กร

ค่าจ้างจะคำนวณตามชั่วโมงทำงาน ชั่วโมงทั้งหมดที่พนักงานใช้เวลาทำงานเกินกว่าบรรทัดฐานที่กฎหมายกำหนดนี้จะได้รับค่าตอบแทนในอัตราสองเท่า แต่หากพนักงานไม่มีเวลาทำงานเพียงพอ ฝ่ายบริหารมีสิทธิ์ที่จะใช้มาตรการคว่ำบาตรบางประการกับเขาได้

เพื่อแก้ไขปัญหาที่เกี่ยวข้องกับการกำหนดชั่วโมงทำงานจริง จึงได้มีการจัดทำบันทึกเวลาทำงาน

ข้อมูลในวารสารถูกป้อนสำหรับพนักงานแต่ละคนขององค์กรแยกกัน

ดังนั้นเอกสารจึงเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับทั้งสองฝ่ายในความสัมพันธ์ด้านแรงงานเนื่องจากจะทำหน้าที่หลายอย่างพร้อมกัน:

1. แก้ปัญหาการติดตามเวลาที่พนักงานแต่ละคนขององค์กรใช้ในที่ทำงานของเขา
2. ทำหน้าที่เป็นพื้นฐานในการคำนวณค่าจ้าง (โดยเฉพาะหากองค์กรยอมรับค่าจ้างรายชั่วโมง)
3. เป็นการช่วยผู้บริหารในเรื่องของการจัดวินัยในองค์กร

บางครั้งเอกสารอาจกลายเป็นเหตุผลที่ชัดเจนในการลงโทษทางวินัยกับพนักงานที่ฝ่าฝืนกฎข้อบังคับในการทำงาน

วิธีนับชั่วโมงการทำงาน

มีหลายวิธีในการบันทึกเวลาทำงาน:

• มาตรฐาน รายวัน- ใช้ในกรณีที่พนักงานมาทำงานและลาออกพร้อมๆ กัน
• ที่ รายสัปดาห์ในการบัญชี พารามิเตอร์รายวันสูญเสียความหมาย เนื่องจากพนักงานไม่จำเป็นต้อง "นั่งข้างนอก" ชั่วโมง แต่ต้องปฏิบัติตามมาตรฐานการทำงานที่แน่นอนในระหว่างสัปดาห์ รวมถึงเวลาด้วย (ตัวอย่างเช่น ในวันหนึ่ง พนักงานทำงานหกชั่วโมง ใน อีกอัน - สิบ)
• สรุปวิธีการนี้เหมาะสมที่สุดในการผลิตหรือมีตารางงานที่ยืดหยุ่น โดยทั่วไป ข้อมูลจะถูกบันทึกที่นี่โดยอิงตามผลลัพธ์ของเดือน แต่บางครั้งก็ครอบคลุมระยะเวลาที่นานกว่านั้นด้วย (สูงสุดคือหนึ่งปี)

วิธีการบันทึกประจำวัน

วารสารสามารถจัดเก็บในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์และกระดาษ

การทำบันทึกประจำวันแบบอิเล็กทรอนิกส์สามารถทำได้ในรูปแบบต่างๆ ขึ้นอยู่กับซอฟต์แวร์ที่นายจ้างใช้ มีแบบฟอร์มงบประมาณซึ่งดำเนินการเกือบทั้งหมดด้วยตนเองและมีระบบอัตโนมัติเต็มรูปแบบที่ซับซ้อนกว่าซึ่งถ่ายโอนข้อมูลโดยตรงไปยังโปรแกรมบัญชี (โดยปกติแล้วการเข้าถึงซอฟต์แวร์ดังกล่าวจะเกิดขึ้นเฉพาะในกรณีที่พนักงานมีรหัส) .

ไม่ว่าในกรณีใดแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ของเอกสารก็สะดวกเพราะ ช่วยให้คุณประหยัดเวลา ความพยายาม และทำให้สามารถควบคุมเวลาการทำงานของพนักงานได้อย่างง่ายดายตามตัวบ่งชี้ เช่น การขาดงานโดยไม่ได้รับอนุญาต ค่าล่วงเวลา ลาป่วย เป็นต้น

หากบันทึกรายวันในรูปแบบกระดาษจะต้องกำหนดหมายเลขแผ่นทั้งหมดแล้วยึดเข้าด้วยกันโดยใช้ด้าย "แข็ง" (ไม่สามารถใช้ที่เย็บกระดาษได้) จากนั้นจะต้องทำเครื่องหมายจำนวนแผ่นในหน้าสุดท้ายโดยประทับตรา (โดยมีเงื่อนไขว่า จะใช้ตราประทับในการทำงานขององค์กร) และลงนามพนักงานที่รับผิดชอบในการดูแลรักษาสมุดรายวัน ในอนาคต คุณควรเซ็นลายเซ็นทุกหน้าที่เสร็จสมบูรณ์ของเอกสาร

โดยปกติแล้ว ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลหรือพนักงานบัญชีจะเก็บบันทึกรายวันไว้ สถานที่จัดเก็บของเอกสารในช่วงระยะเวลาที่ถูกต้องจะขึ้นอยู่กับสิ่งนี้

พนักงานที่รับผิดชอบไม่เพียงรับผิดชอบในความถูกต้องของข้อมูลที่ป้อนในวารสารเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการโอนไปยังผู้เชี่ยวชาญสำหรับการจ่ายเงินเดือนอย่างทันท่วงทีและครบถ้วนตลอดจนการดำเนินการที่จำเป็นอื่น ๆ ทั้งหมด

ตัวอย่างบันทึกเวลาของพนักงาน

หากคุณต้องการสร้างบันทึกเวลาของพนักงาน ให้ใช้เคล็ดลับด้านล่างและดูเอกสารตัวอย่าง

นิตยสารไม่มีมาตรฐานการออกแบบเครื่องแบบ ซึ่งหมายความว่าตัวแทนของแต่ละองค์กรสามารถจัดทำในรูปแบบใดก็ได้หรือตามเทมเพลตที่พัฒนาขึ้นภายในบริษัทและได้รับอนุมัติจากฝ่ายบริหารตลอดจนองค์กรสหภาพแรงงาน (ถ้ามี)

เช่นเดียวกับการออกแบบนิตยสาร โครงสร้างและข้อความของนิตยสารถูกปล่อยให้เป็นหน้าที่ของพนักงานในองค์กรเท่านั้น

• ชื่อ บริษัท;
• วันที่เปิดวารสารและวันที่สิ้นสุด (ป้อนหลังจากปิดเอกสาร)
• ระบุพนักงานที่รับผิดชอบในการบำรุงรักษา
• หากองค์กรมีรายการกรณีและปัญหาคุณต้องระบุลิงก์ไปยังดัชนีวารสารตามเอกสารทางบัญชีนี้

ส่วนหลักของวารสารจะแสดงได้ดีที่สุดในรูปแบบของตารางที่คุณต้องป้อนข้อมูลต่อไปนี้:

• หมายเลขลำดับของพนักงานชื่อเต็มและตำแหน่งของเขา
• วันที่ เวลาที่มาถึงและออกเดินทาง รวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับความล่าช้า (จำนวนที่แน่นอนเป็นนาทีและชั่วโมง)
• ข้อมูลเกี่ยวกับการขาดงาน - ใช่/ไม่ใช่;
• จำนวนเวลาทำงานทั้งหมด (ลบการขาดงานส่วนตัว)
• ลายเซ็นต์พนักงาน.

หากจำเป็น สามารถเสริมตารางด้วยข้อมูลอื่น ๆ (เช่น สาเหตุที่พนักงานออกจากที่ทำงานในระหว่างวัน)

ระยะเวลาและวิธีจัดเก็บเอกสาร

บันทึกเวลาไม่สามารถทิ้งหรือกำจัดทิ้งทันทีหลังจากเสร็จสิ้น จะต้องเก็บไว้ตามระยะเวลาที่กฎหมายกำหนดหรือตามระยะเวลาที่กำหนดในนโยบายการบัญชีของบริษัท (แต่ไม่น้อยกว่าห้าปี) หลังจากเวลานี้ผ่านไปแล้วเท่านั้น วารสารจึงสามารถถูกทำลายได้ตามขั้นตอนที่กำหนดไว้สำหรับบันทึกทางธุรกิจ

การพัฒนาธุรกิจที่ทันสมัยบังคับให้เราติดตามการเติบโตของผลิตภาพของทั้งเจ้าของสตาร์ทอัพและซีอีโอขององค์กรที่มีชื่อเสียงระดับโลกอย่างต่อเนื่อง แนวทางใหม่ในการทำธุรกิจกำลังได้รับการพัฒนา ความต้องการของนายจ้างในตลาดแรงงานกำลังเพิ่มขึ้น ผู้เชี่ยวชาญได้รับเชิญให้ประเมินผลการปฏิบัติงานของพนักงาน - และมาตรการทั้งหมดเหล่านี้ถูกนำมาใช้เพื่อให้แน่ใจว่า บริษัท เติบโตในสายตาของผู้บริโภคและลูกค้า ได้รับผลกำไรและทรัพยากรเพื่อการพัฒนาต่อไป

ด้วยแนวทางที่สมเหตุสมผล วิธีการสร้างสรรค์ก็ใช้ได้ผลจริง แต่อย่าลืมแง่มุมดั้งเดิม เช่น การระบุพนักงานที่ขาดความรับผิดชอบ และในทางกลับกัน พนักงานที่ขยัน

นายจ้างได้รับการช่วยเหลือในภารกิจนี้โดยไม่มีอะไรมากไปกว่าบันทึกเวลา เอกสารนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อระบุเวลาที่พนักงานทำงานจริง และยังบันทึกการมาถึงและออกจากที่ทำงานของพนักงาน บันทึกข้อมูลเกี่ยวกับการมาสาย การขาดงาน และความล่าช้า แม้จะมีฟังก์ชันการทำงานที่กว้างขวางเช่นนี้ แต่วารสารสำหรับบันทึกการมาถึงและการออกจากพนักงานกลับมีประโยชน์ในกรณีอื่น ๆ สิ่งสำคัญคือการรู้ว่าควรดูแลรักษาอย่างไรและตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้กรอกข้อมูลให้ตรงเวลา ลองดูรายละเอียดทั้งหมดของปัญหานี้ในบทความต่อไปนี้

เหตุใดการติดตามเวลาจึงจำเป็น?

ตามมาตรา 91 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย ความรับผิดชอบของนายจ้างรวมถึงการบันทึกเวลาทำงานของพนักงานแต่ละคน จากข้อมูลที่บันทึกไว้ในวารสาร สามารถกรอกใบบันทึกเวลาได้ นอกจากนี้ บันทึกเวลายังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยรวมให้สูงสุดอีกด้วย สิ่งนี้อธิบายได้จากข้อเท็จจริงที่ว่าเอกสารนี้จะระบุพนักงานที่ขาดจริยธรรมซึ่งลางานและ/หรือทำงานสายเป็นประจำโดยไม่มีเหตุผลอันสมควรในทันที

ผลงานที่ส่งเข้าประกวดยังเชิดชูพนักงานที่มีความรับผิดชอบ ซึ่งเอื้อให้เกิดรางวัลที่ยุติธรรม และเป็นผลให้เพิ่มผลิตภาพ เป็นผลให้เห็นได้ชัดว่าใครควรได้รับรางวัลและเลื่อนตำแหน่ง และใครควรชะลอความเร็วของงานและควรใส่ใจกับวินัยของตนเองเพื่อรักษางานของตนไว้

คุณกำลังสร้างกรงสำหรับเพาะพันธุ์นกกระทาหรือไม่? จะออกแบบอย่างไรให้ถูกต้อง?

ข้อตกลง LLC กับผู้ประกอบการรายบุคคลสรุปในกรณีใด มันมีประเภทใดบ้าง?

ในบันทึกเวลาทำงานจะมีการป้อนเวลาออกเดินทางและการกลับมาของพนักงานตั้งแต่ช่วงพักกลางวันการควบคุมจะดำเนินการต่อหน้าพนักงานที่ตำแหน่งของตนในช่วงเวลาทำงานและคำนึงถึงเวลาทำงานของพนักงานด้วย ซึ่งเป็นประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับบุคลากรที่จ่ายรายชั่วโมงตลอดจนระยะเวลาลาพักร้อน ลาคลอด ลาป่วย หยุดงาน ฯลฯ

และแน่นอนว่ามีการระบุไว้ในเอกสารว่าขาดงาน เมื่อย้อนกลับไปที่ประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย การเลิกจ้างพนักงานอาจเกิดขึ้นได้หลังจากขาดงานตลอดทั้งวันทำงานโดยไม่มีเหตุผลอันสมควร หรือเนื่องจากการไม่มีพนักงานเป็นเวลานานกว่า 4 ชั่วโมง

เวลาทำงานสรุปมีอธิบายไว้ในบทพูดของผู้เชี่ยวชาญ

ใครเป็นผู้นำและจะกรอกอย่างไร?

องค์กรตัดสินใจคำถามดังกล่าวอย่างเป็นอิสระโดยพิจารณาจากความพิเศษและทิศทางของการกระทำของตนเอง นายจ้างสามารถทำงานนี้เองหรือระบุเป็นความรับผิดชอบของลูกจ้างก็ได้ซึ่งจะระบุไว้ในสัญญาจ้าง ลักษณะงาน หรือคำสั่งพิเศษ หากผู้ใต้บังคับบัญชาหลบเลี่ยงการเก็บบันทึกเวลาทำงาน เขาจะต้องรับผิดด้านการบริหาร ซึ่งได้รับมอบหมายจากหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง

บันทึกถูกกรอกสั้นมาก: ในบรรดาคอลัมน์ที่จำเป็น ได้แก่ หมายเลขซีเรียลของรายการ ชื่อเต็มของพนักงาน วันที่สร้างรายการ เวลาที่พนักงานปรากฏตัวในที่ทำงาน และเมื่อเขาออกจากงาน นอกจากนี้ ในคอลัมน์แยกต่างหาก คุณสามารถบันทึกสถานที่ที่พนักงานไป รวมถึงระยะเวลาทั้งหมดที่เขาใช้ในที่ทำงานในช่วงระยะเวลาหนึ่งได้ คอลัมน์บังคับสุดท้ายคือลายเซ็นของบุคคลที่เก็บบันทึกประจำวัน

การบันทึกสามารถทำได้สามวิธี ประการแรก นี่คือการบัญชีรายวันแบบดั้งเดิม ซึ่งจะใช้หากวันทำงานได้รับมาตรฐานและควบคุมโดยจำนวนชั่วโมงเท่ากันทุกวัน หากต้องการใช้เส้นทางนี้ คุณจะต้องกรอกบันทึกทุกวัน โดยเน้นไปที่พนักงานทุกคนที่มีรายชื่ออยู่ในเอกสาร

ประการที่สอง มีการบัญชีรายสัปดาห์ซึ่งเกี่ยวข้องหากพนักงานไม่ทำงานตามจำนวนชั่วโมงเท่ากันทุกวัน แต่ในหนึ่งสัปดาห์เขาจะทำงานตามปกติที่กำหนดไว้ในสัญญา ตามชื่อที่แนะนำ รายการบันทึกประจำวันใหม่จะปรากฏขึ้นเมื่อสิ้นสุดสัปดาห์ทำงานแต่ละสัปดาห์

สุดท้าย ประการที่สาม หากพนักงานขององค์กรมีตารางเวลาที่ยืดหยุ่น วารสารจะถูกเก็บในรูปแบบของการบัญชีสรุป สำหรับบริษัทที่ทำงานตลอดเวลาเพื่อผลิตบางสิ่งบางอย่างและ/หรือเชี่ยวชาญในการปฏิบัติงานบางประเภท วิธีการทางบัญชีนี้ถือเป็นทางออกที่ดีที่สุด

ระยะเวลาที่รายการใหม่ปรากฏขึ้นมีตั้งแต่หนึ่งเดือนถึงหนึ่งปี: ระยะเวลานี้เกิดจากการที่เวลาทำงานล่วงเวลาซึ่งมักเกิดขึ้นระหว่างตารางกะนั้นถูกจำกัดตามกฎหมายไว้ที่ 120 ชั่วโมงต่อปี . ดังนั้นการเก็บบันทึกโดยสรุปจึงช่วยให้นายจ้างจำนวนมากหลีกเลี่ยงการละเมิดประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย

มาสรุปกัน

บันทึกเวลาเป็นสิ่งจำเป็นในธุรกิจที่มีการพัฒนาแบบไดนามิก ซึ่งต้องมีการเพิ่มประสิทธิภาพสูงสุดในการจัดการและการคัดเลือกบุคลากรที่ทำงานเพื่อผลประโยชน์ร่วมกันอย่างเข้มงวด ไม่เพียงแสดงให้เห็นถึงระดับวินัยของพนักงานเท่านั้น แต่ยังช่วยให้คุณกรอกเอกสารบังคับที่กฎหมายกำหนดขึ้นบนพื้นฐานของมันตลอดจนหลีกเลี่ยงการเกินเวลาทำงานปกติที่กำหนดไว้ในประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย

ประโยชน์ของเอกสารนี้ไม่ต้องสงสัยเลย - ท้ายที่สุดแล้วแม้แต่การกรอกเป็นประจำทุกวันก็ไม่ต้องใช้เวลามากนักจากพนักงานที่ได้รับอนุญาต แต่เวลาที่ต้องใช้สำหรับพนักงานที่ไม่รับผิดชอบในงานของเขาจะลดลงอย่างมาก

ตัวอย่างคำสั่งแต่งตั้งผู้รับผิดชอบดูแลรักษาใบบันทึกเวลาการใช้เวลาทำงาน

วีเต็บสค์

เกี่ยวกับขั้นตอนการเก็บใบลงเวลา

การติดตามเวลา

เพื่อให้แน่ใจว่าการบันทึกเวลาทำงาน

ฉันสั่ง:

1. มอบหมายให้ผู้จัดการฝ่ายโครงสร้างของ NAME LLC รับผิดชอบในการบำรุงรักษาใบบันทึกเวลา

2. หัวหน้าแผนกโครงสร้างต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้จัดเตรียมใบบันทึกเวลาพร้อมเอกสารประกอบที่จำเป็น (ในกรณีที่พนักงานลางาน) ให้กับแผนกทรัพยากรบุคคลทุกสิ้นเดือน

3. แผนกทรัพยากรบุคคลตรวจสอบใบบันทึกเวลาทั้งหมดและส่งให้แผนกบัญชีทันเวลาเพื่อคำนวณเงินเดือนไม่เกินวันที่ 2 ของแต่ละเดือน

4. อนุมัติแบบฟอร์มใบบันทึกเวลา

5. อนุมัติสัญลักษณ์ประเภทเวลาทำงานที่ใช้ในใบบันทึกเวลา

6. ผู้มีส่วนได้เสียทั้งหมดควรทำความคุ้นเคยกับคำสั่งนี้

7. ฉันมอบความไว้วางใจในการควบคุมการดำเนินการตามคำสั่งให้กับหัวหน้าแผนกบุคคลชื่อเต็ม

ภาคผนวก: 1. แบบฟอร์มใบบันทึกเวลา

2. สัญลักษณ์ประเภทเวลาทำงานที่ใช้ในใบบันทึกเวลา

ใบบันทึกเวลาทำงาน นายจ้างต้องเก็บบันทึกชั่วโมงการทำงาน

“ฝ่ายทรัพยากรบุคคลของสถาบันงบประมาณ” ครั้งที่ 2

ตารางเวลาการทำงาน

มาตรา 91 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียระบุว่านายจ้างมีหน้าที่ต้องเก็บบันทึกเวลาทำงานจริงของพนักงานแต่ละคน นี่เป็นสิ่งจำเป็นเพื่อให้สอดคล้องกับชั่วโมงทำงานสูงสุดต่อสัปดาห์ที่กฎหมายกำหนด เช่นเดียวกับการคำนวณค่าจ้างที่ถูกต้องและเหตุผลเชิงเอกสารเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น ลองมาดูกฎที่กำหนดขั้นตอนการกรอกใบบันทึกเวลาและการคำนวณค่าจ้างให้ละเอียดยิ่งขึ้นและจัดเตรียมตัวอย่างเอกสารนี้

ใครเป็นผู้รับผิดชอบในการรักษาใบบันทึกเวลา?

เพื่อรักษาใบบันทึกเวลา องค์กรสามารถสร้างตำแหน่งผู้รักษาเวลาได้ หากองค์กรมีจำนวนน้อย การกรอกใบบันทึกเวลาอาจมอบหมายให้พนักงานฝ่ายบุคคลหรือเลขานุการก็ได้ ในองค์กรขนาดใหญ่ อาจมอบหมายความรับผิดชอบให้กับพนักงานคนใดคนหนึ่งในแต่ละแผนก (หัวหน้าหรือรองหัวหน้า) หากเมื่อจ้างผู้เชี่ยวชาญ สัญญาจ้างงานหรือลักษณะงานไม่ได้ระบุถึงภาระผูกพันในการรักษาใบบันทึกเวลา จำเป็นต้องจัดทำข้อตกลงเพิ่มเติมสำหรับสัญญาจ้างงาน ซึ่งเหนือสิ่งอื่นใด ระบุจำนวนเงินที่จ่ายเพิ่มเติม ( มาตรา 151 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย) นี่คือข้อความที่ตัดตอนมาจากข้อตกลงดังกล่าว:

2. เพิ่มส่วน สัญญาจ้างงานข้อ 2 ข้อ 4 ดังนี้

“พนักงานมีหน้าที่รับผิดชอบในการเก็บรักษาใบบันทึกเวลาของอาจารย์ผู้สอน”

3. ตามมาตรา. มาตรา 151 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย เพิ่มมาตรา 3 ข้อ 2 ดังนี้

“ ในการปฏิบัติหน้าที่ดูแลรักษาใบบันทึกเวลาสำหรับอาจารย์ผู้สอน พนักงานจะได้รับเงินเพิ่มเติมจำนวน 1,500 (หนึ่งพันห้าร้อย) รูเบิลต่อเดือน”

การมอบหมายความรับผิดชอบที่เกี่ยวข้องโดยตรงนั้นดำเนินการโดยการออกคำสั่งที่เหมาะสม

สถาบันการศึกษาเทศบาล "มัธยมศึกษา N 264"

คำสั่งซื้อหมายเลข 3

มอสโก 11.01.

ในการแต่งตั้งผู้รับผิดชอบ

เพื่อรักษางบบัญชี

ชั่วโมงทำงาน

เนื่องจากจำเป็นต้องบันทึกเวลาทำงานของพนักงานแต่ละคนในองค์กรตลอดจนเพื่อวัตถุประสงค์ในการติดตามการปฏิบัติตามชั่วโมงทำงานที่กำหนดของพนักงานและรับข้อมูลตรงเวลาที่ทำงานเพื่อคำนวณค่าจ้างตลอดจนรวบรวมรายงานทางสถิติเกี่ยวกับ แรงงาน

ฉันสั่ง:

1. มอบหมายความรับผิดชอบในการบำรุงรักษา Timesheets ให้กับ:

เกี่ยวกับอาจารย์ผู้สอน - Galina Viktorovna Klyueva รองผู้อำนวยการฝ่ายจัดงานการศึกษา

สำหรับเจ้าหน้าที่บริการ - Irina Sergeevna Paramonova ผู้ช่วยเลขานุการ

2. มอบหมายให้ Irina Sergeevna Paramonova รับผิดชอบในการรับข้อมูลทันเวลา

3. ฉันขอสงวนการควบคุมการดำเนินการตามคำสั่ง

ผู้อำนวยการ Solntseva / R. ไอ. โซลต์เซวา/

ต่อไปนี้ได้ทำความคุ้นเคยกับคำสั่งซื้อ:

กลูเอวา, 11.01 น. /ช. วี. คลิววา /

ปาราโมโนวา, 11.01. /และ. เอส. ปาราโมโนวา/

เมื่อสิ้นเดือนตามปฏิทิน ใบบันทึกเวลาทั้งหมด (หากมีหลายใบ) จะถูกโอนไปยังหัวหน้าแผนกบุคคล (หรือบุคคลอื่นที่รับผิดชอบในการเก็บรักษาบันทึกบุคลากร) ซึ่งจะตรวจสอบข้อมูลใบบันทึกเวลาด้วยข้อมูลที่มีอยู่ในบุคลากร แผนก (วันที่พนักงานแต่ละคนลาโดยได้รับค่าจ้างประจำปีหรือลาโดยไม่ได้รับค่าจ้าง ขาดงานเนื่องจากทุพพลภาพชั่วคราว ฯลฯ) ลงนามในใบบันทึกเวลาและส่งไปยังแผนกบัญชี สามารถโอนใบบันทึกเวลาไปยังนักบัญชีได้โดยตรง ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับจำนวนพนักงานของสถาบัน

ในระหว่างปีมีความเป็นไปได้ที่จะจ้างพนักงานใหม่ที่ต้องรวมไว้ในใบบันทึกเวลารวมถึงการเลิกจ้างพนักงานที่ไม่รวมอยู่ในใบบันทึกเวลาในเดือนถัดจากเดือนที่ถูกเลิกจ้าง พื้นฐานสำหรับสิ่งนี้คือคำสั่งบุคลากร

มีงานพาร์ทไทม์เกิดขึ้นบ่อยครั้ง ในกรณีนี้ ขึ้นอยู่กับจำนวนพนักงานพาร์ทไทม์ คุณสามารถรวมพวกเขาไว้ในใบบันทึกเวลาหลักหรือเก็บใบบันทึกเวลาแยกต่างหากได้

ให้เราระลึกถึงศิลปะนั้น 5.27 แห่งประมวลกฎหมายความผิดทางปกครองของสหพันธรัฐรัสเซียกำหนดความรับผิดต่อการละเมิดกฎหมายแรงงานและการคุ้มครองแรงงานในรูปแบบของการกำหนดค่าปรับทางปกครองต่อเจ้าหน้าที่จำนวน 1,000 ถึง 5,000 รูเบิล สำหรับนิติบุคคล - 30,000 ถึง 50,000 รูเบิล หรือการระงับกิจกรรมการบริหารสูงสุด 90 วัน

ขั้นตอนการกรอกใบลงเวลา

รูปแบบของใบบันทึกเวลาสำหรับบันทึกชั่วโมงทำงานและคำนวณค่าจ้างสำหรับสถาบันงบประมาณ (N 0504421) จัดทำขึ้นโดยคำสั่งของกระทรวงการคลังของรัสเซียลงวันที่ 30 ธันวาคม 2551 N 148n "เมื่อได้รับอนุมัติคำแนะนำสำหรับการบัญชีงบประมาณ" (ซึ่งแก้ไขเพิ่มเติม วันที่ 3 กรกฎาคม พ.ศ. 2552 ซึ่งต่อไปนี้จะเรียกว่าคำแนะนำ) ตามคำสั่งของกระทรวงการคลังของรัสเซียลงวันที่ 30 ธันวาคม 2552 N 152n มีการเปลี่ยนแปลงคำสั่งนี้ ความจำเป็นในการรักษาใบบันทึกเวลาในสถาบันงบประมาณในรูปแบบข้างต้นยังระบุไว้ในจดหมายของกระทรวงการคลังของรัสเซียลงวันที่ 10 กันยายน 2550 N 02-14-10a/2261

เมื่อใช้ใบบันทึกเวลาของแบบฟอร์ม N 0504421 อนุญาตให้รวมคอลัมน์เพิ่มเติมได้ แต่ไม่สามารถลบคอลัมน์ที่มีอยู่ได้ การเปลี่ยนแปลงที่ทำจะต้องเป็นทางการในเอกสารองค์กรและการบริหารที่เกี่ยวข้องขององค์กร (เช่นกฎนโยบายการบัญชี) นี่คือที่ระบุไว้ในขั้นตอนการใช้รูปแบบรวมของเอกสารการบัญชีหลักที่ได้รับอนุมัติโดยมติของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐของรัสเซียลงวันที่ 24 มีนาคม 2542 N 20

ใบบันทึกเวลาจะเปิดทุกเดือนสองถึงสามวันก่อนเริ่มรอบการเรียกเก็บเงินตามใบบันทึกเวลาของเดือนก่อนหน้าและกรอกตามเอกสารบันทึกบุคลากร: คำสั่งการจ้างงาน การโอน การเลิกจ้าง

ฉันเห็นด้วย

หัวหน้าทีม Solntseva Solntseva

เอกสารในอุดมคติ: ใบบันทึกเวลา

ใบบันทึกเวลาเป็นเอกสารที่ต้องให้ความสนใจอย่างต่อเนื่อง โดยกรอกทุกวันและส่งไปยังแผนกบัญชีเดือนละสองครั้ง พวกเขาหันไปหาเขาในกรณีที่มีข้อพิพาทเพื่อพิสูจน์ว่าพนักงานอยู่ในที่ทำงานหรือในทางกลับกันไม่อยู่ด้วยเหตุผลบางประการ บัตรรายงานเหล่านี้อาจกลายเป็นเรื่องที่ได้รับความสนใจอย่างใกล้ชิดจากหน่วยงานตรวจสอบ และสำหรับการบำรุงรักษาที่ไม่ถูกต้องหรือไม่มีเอกสารนี้ นายจ้างอาจต้องรับผิด ซึ่งหมายความว่ามีความจำเป็นอย่างยิ่งที่ทุกสิ่งในเอกสารนี้จะต้องอยู่ในสภาพที่สมบูรณ์

มีประโยชน์ จนถึงวันที่ 15 พฤศจิกายน เมื่อคุณสมัครรับนิตยสารสำหรับเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล คุณจะได้รับใบรับรองสำหรับการซื้อสินค้าในร้านค้าออนไลน์ OZON.ru หาข้อมูลเพิ่มเติม

นายจ้างมีหน้าที่เก็บบันทึกเวลาทำงานจริงของพนักงานแต่ละคน (ส่วนที่ 4 ของมาตรา 91 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย) บันทึกดังกล่าวจะถูกเก็บไว้ในใบบันทึกเวลาทำงาน - เอกสารทางบัญชีหลักซึ่งเป็นพื้นฐานของการบัญชีและการบัญชีภาษี (ข้อ 1 และ 2 ของข้อ 9 ของกฎหมายของรัฐบาลกลางวันที่ 21 พฤศจิกายน 2539 ฉบับที่ 129-FZ เกี่ยวกับการบัญชีข้อ มาตรา 1 มาตรา 252 และ 313 ของรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย)

มติของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐของรัสเซียลงวันที่ 5 มกราคม 2547 ครั้งที่ 1 เกี่ยวกับการอนุมัติเอกสารทางบัญชีหลักรูปแบบรวมสำหรับการบันทึกแรงงานและการชำระเงิน (ต่อไปนี้จะเรียกว่ามติหมายเลข 1) ได้รับการอนุมัติ ใบบันทึกเวลาแบบรวม - แบบฟอร์มหมายเลข T-12 ใบบันทึกเวลาทำงานและการคำนวณค่าจ้างและแบบฟอร์มหมายเลข T-13 ใบบันทึกเวลาทำงาน ควรได้รับการดูแลโดยทุกองค์กรที่ดำเนินงานในอาณาเขตของสหพันธรัฐรัสเซีย ยกเว้นสถาบันงบประมาณ (ข้อ 2 ของข้อมติที่ 1)

เป็นไปได้ไหมที่จะเปลี่ยนรูปแบบรวมของใบบันทึกเวลา

บันทึก! ในวันที่ 1 มกราคม กฎหมายของรัฐบาลกลางวันที่ 6 ธันวาคมมีผลใช้บังคับ เลขที่ 402-FZ เกี่ยวกับการบัญชี

แบบฟอร์มรวมเหล่านี้สามารถเสริมด้วยรายละเอียดที่คุณต้องการ ขยายและจำกัดคอลัมน์และบรรทัดโดยคำนึงถึงหมวดหมู่ของตัวบ่งชี้ รวมถึงบรรทัดเพิ่มเติม (รวมถึงบรรทัดที่ฟรี) สัญลักษณ์เพิ่มเติม และแผ่นงานหลวม ๆ เพื่อความสะดวกในการวางและประมวลผลข้อมูลที่จำเป็น (มติของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐของรัสเซียลงวันที่ 24/03/2542 ฉบับที่ 20 ในการอนุมัติขั้นตอนการใช้เอกสารทางบัญชีหลักในรูปแบบรวม) แบบฟอร์มใบบันทึกเวลาที่ปรับเปลี่ยนดังกล่าวที่ใช้ในองค์กรจะต้องมีผลบังคับใช้โดยการออกคำสั่ง (คำสั่ง) ที่เหมาะสมสำหรับกิจกรรมหลัก

บันทึก! คุณไม่สามารถลบรายละเอียดออกจากแบบฟอร์มรวมได้

เพื่อระบุสาเหตุของการเข้างานและการขาดงาน ให้ใช้สัญลักษณ์ที่กำหนดโดยมติหมายเลข 1 แต่ในทางปฏิบัติอาจจำเป็นต้องบันทึกสถานการณ์ในบัตรรายงานที่ไม่ได้ระบุไว้ในมตินี้ ในกรณีเหล่านี้ นายจ้างมีสิทธิที่จะแนะนำสัญลักษณ์ใหม่โดยการออกคำสั่งที่เหมาะสม (ภาคผนวก 1)

ขั้นตอนการกรอกใบบันทึกเวลาถูกกำหนดไว้ในคำแนะนำในการใช้และการกรอกแบบฟอร์มเอกสารทางบัญชีหลักสำหรับการบัญชีแรงงานและการชำระเงินที่ได้รับอนุมัติ มติหมายเลข 1 (ต่อไปนี้จะเรียกว่าคำสั่ง)

เมื่อใด ใคร และเพราะเหตุใดคุณจึงต้องการรายงาน?

จำเป็นต้องมี Timesheets เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ดังต่อไปนี้

เป้าหมาย 1. การบัญชีตามเวลาที่ใช้งานได้จริงและ (หรือ) ไม่ทำงานโดยพนักงานแต่ละคน

เป้าหมายที่ 2 การตรวจสอบการปฏิบัติตามชั่วโมงทำงานของพนักงานที่กำหนด

เป้าหมาย 3. รับข้อมูลเกี่ยวกับชั่วโมงทำงาน การคำนวณค่าจ้างและการจ่ายเงินอื่น ๆ ที่เกิดจากพนักงาน (รวมถึงผลประโยชน์ที่จ่ายจากงบประมาณของกองทุนประกันสังคมแห่งสหพันธรัฐรัสเซีย)

เป้าหมาย 4 การรวบรวมรายงานทางสถิติด้านแรงงาน (โดยเฉพาะแบบฟอร์มรายเดือนหมายเลข P-4 ข้อมูลเกี่ยวกับจำนวน ค่าจ้าง และการเคลื่อนไหวของคนงาน ได้รับการอนุมัติตามคำสั่งของ Rosstat ลงวันที่ 20 กรกฎาคม ฉบับที่ 256 เกี่ยวกับการอนุมัติเครื่องมือทางสถิติ เพื่อจัดให้มีการติดตามสถิติของรัฐบาลกลางเกี่ยวกับจำนวนและค่าจ้างของพนักงาน)

สามารถศึกษาข้อมูลจากใบบันทึกเวลาเมื่อดำเนินกิจกรรมควบคุมโดยหน่วยงานตรวจสอบได้หรือไม่

ต้องศึกษาและประเมินใบบันทึกเวลา (รวมถึงเอกสารที่จำเป็นอื่น ๆ ):

พันธมิตรของเราภายใต้สัญญาการจัดหาได้รับการตรวจสอบจากสำนักงานสรรพากร เห็นได้ชัดว่าพวกเขาค้นพบการละเมิดบางอย่างในกิจกรรมของเขา และตอนนี้กำลังดำเนินการตรวจสอบตอบโต้ของคู่สัญญาทั้งหมด รวมถึงองค์กรของเราด้วย รายการเอกสารที่เราจำเป็นต้องส่งไปยังสำนักงานสรรพากรจะมีใบบันทึกเวลาด้วย เราจำเป็นต้องส่งเอกสารนี้ไปยังสำนักงานสรรพากรจริงหรือ?

ในทางปฏิบัติ สำนักงานสรรพากรมักกำหนดให้ต้องส่งใบบันทึกเวลาระหว่างการตรวจสอบ ยิ่งไปกว่านั้น สิ่งนี้อาจไม่เพียงเกี่ยวข้องกับองค์กรเท่านั้น แต่ยังรวมถึงพันธมิตรทางธุรกิจด้วยซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการตอบโต้การตรวจสอบ

อย่างไรก็ตาม โปรดทราบว่าศาลไม่เห็นด้วยกับตำแหน่งนี้ของหน่วยงานด้านภาษี และไม่เชื่อว่าจำเป็นต้องมีใบบันทึกเวลาของพันธมิตรทางธุรกิจในการตรวจสอบกิจกรรมของเขาในระหว่างการตรวจสอบเคาน์เตอร์ คำตัดสินของศาลระบุว่าใบบันทึกเวลาเป็นเอกสารภายในของบริษัทและไม่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมของคู่สัญญาใด ๆ ดังนั้นจึงไม่ต้องเรียกคืนตามมาตรา 93.1 ของรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย (มติของ Federal Antimonopoly Service ของ North-Western District ลงวันที่ 30 กรกฎาคม ในคดีหมายเลข A56-59024/2009

อายุการเก็บรักษาของการ์ด

ระยะเวลาการจัดเก็บสำหรับไทม์ชีทถูกกำหนดโดยกฎหมายการบัญชีและภาษี รวมถึงกฎสำหรับการจัดระเบียบเอกสารสำคัญ อย่างไรก็ตาม ในการดำเนินการทางกฎหมายด้านกฎระเบียบต่างๆ มีความคลาดเคลื่อนเกี่ยวกับระยะเวลาการเก็บรักษาเอกสารนี้ ลองคิดดูสิ

เนื่องจากจำเป็นต้องใช้บัตรรายงานนอกเหนือจากเอกสารอื่น ๆ ในการคำนวณและการชำระภาษีเงินได้ (ซึ่งสมเหตุสมผลกับต้นทุนค่าจ้างและการจ่ายค่าตอบแทนและผลประโยชน์ต่าง ๆ ) จึงต้องเก็บไว้อย่างน้อยสี่ปี (หมวดย่อย 8 ข้อ 1 บทความ 23 แห่งรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย )

ใบบันทึกเวลายังเป็นเอกสารทางบัญชีหลักสำหรับค่าจ้างด้วย ดังนั้นระยะเวลาการจัดเก็บจึงถูกกำหนดโดยกฎสำหรับการจัดระเบียบกิจการเก็บถาวรของรัฐและอย่างน้อยห้าปี (มาตรา 17 ของกฎหมายของรัฐบาลกลางวันที่ 21 พฤศจิกายน 2539 หมายเลข 129-FZ On การบัญชี)

ตามศิลปะ 586 รายการเอกสารเอกสารการบริหารมาตรฐานที่สร้างขึ้นในกระบวนการกิจกรรมของหน่วยงานของรัฐ รัฐบาลท้องถิ่น และองค์กร ที่ระบุระยะเวลาการจัดเก็บได้รับการอนุมัติ ตามคำสั่งของกระทรวงวัฒนธรรมแห่งรัสเซียลงวันที่ 25 สิงหาคม ลำดับที่ 558 ในการอนุมัติรายการเอกสารการจัดการมาตรฐานที่สร้างขึ้นในกระบวนการกิจกรรมของหน่วยงานของรัฐ องค์กรปกครองส่วนท้องถิ่น และองค์กร ที่ระบุระยะเวลาการจัดเก็บจะต้องเก็บไว้เป็นเวลาห้าปี และหากสภาพการทำงานของคนงานยากลำบากเป็นอันตรายหรือเป็นอันตราย - เป็นเวลา 75 ปี

ดังนั้นอายุการเก็บรักษารวมของบัตรรายงานคืออย่างน้อยห้าปี

ความเคลื่อนไหวของตารางเวลาภายในองค์กร

ตามมติที่ 1 ใบบันทึกเวลาจะถูกจัดทำเป็นสำเนาเดียวโดยผู้มีอำนาจซึ่งลงนามโดยหัวหน้าหน่วยโครงสร้างพนักงานฝ่ายบริการบุคคลและโอนไปยังแผนกบัญชี

ขณะนี้เรากำลังพัฒนาชุดเอกสารเอกสาร ความยากลำบากโดยเฉพาะเกิดขึ้นกับกฎระเบียบในการเตรียมการเคลื่อนย้ายและการจัดเก็บใบบันทึกเวลา บอกฉันว่าต้องมีการจัดเตรียมการเคลื่อนไหวของเอกสารนี้ในขั้นตอนใดและจะบันทึกอย่างถูกต้องได้อย่างไร?

กระบวนการแผ่นเวลาอาจประกอบด้วยขั้นตอนต่อไปนี้:

ขั้นตอนทั้งหมดเหล่านี้ ซึ่งระบุนักแสดง แผนก เวอร์ชันกระดาษและอิเล็กทรอนิกส์ของเอกสาร จำนวนสำเนาของเวอร์ชันกระดาษ - ต้นฉบับและสำเนา ระยะเวลาการจัดเก็บ ฯลฯ จะต้องสะท้อนให้เห็นในกำหนดการไหลของเอกสาร ซึ่งเป็นองค์ประกอบของ นโยบายการบัญชีของบริษัท พื้นฐานสำหรับข้อสรุปนี้มีอยู่ในวรรค 4 ของศิลปะ ได้รับการอนุมัติตามมาตรา 9 ของกฎหมายของรัฐบาลกลางเมื่อวันที่ 21 พฤศจิกายน พ.ศ. 2539 เลขที่ 129-FZ เกี่ยวกับการบัญชีข้อ 4 ข้อบังคับการบัญชี นโยบายการบัญชีขององค์กร PBU 1/2551 ได้รับการอนุมัติ คำสั่งของกระทรวงการคลังของรัสเซียลงวันที่ 6 ตุลาคม 2551 ฉบับที่ 106n เมื่อได้รับอนุมัติกฎเกณฑ์การบัญชีข้อ 15 ของข้อบังคับเกี่ยวกับการบัญชีและการรายงานทางการเงินในสหพันธรัฐรัสเซียได้รับการอนุมัติ ตามคำสั่งของกระทรวงการคลังของรัสเซียลงวันที่ 29 กรกฎาคม 2541 ฉบับที่ 34n

เมื่อวาดกำหนดการไหลของเอกสาร ต้องคำนึงถึงลักษณะเฉพาะของการวาดไทม์ชีทด้วย ได้แก่:

ในทางปฏิบัติเนื่องจากต้องส่งใบบันทึกเวลาไปยังแผนกบัญชีภายในระยะเวลาหนึ่งและข้อมูลเกี่ยวกับสาเหตุของการขาดงานของพนักงานและหลักฐานเอกสารเกี่ยวกับเหตุผลเหล่านี้มักจะไปถึงผู้รักษาเวลาช้ากว่ากำหนดเวลานี้ อาจเป็นได้ จำเป็นต้องแก้ไขใบบันทึกเวลาหลายครั้งทั้งก่อนและหลังส่งไปยังแผนกบัญชี เป็นผลให้สถานการณ์นี้นำไปสู่ความขัดแย้งภายในองค์กรในการมีปฏิสัมพันธ์ระหว่างแผนกบัญชีและแผนกทรัพยากรบุคคลหรือผู้จับเวลาในแผนกต่างๆ

1. จัดให้มีตารางการไหลของเอกสาร (ภาคผนวก 2) เพื่อส่งใบบันทึกเวลาต้นฉบับให้กับแผนกบัญชีและฝากสำเนาไว้ (พร้อมใบเสร็จรับเงินต้นฉบับ) ไว้กับผู้รักษาเวลาของหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง มิฉะนั้น หากบัตรรายงานสูญหายหรือเกิดความเข้าใจผิด จะต้องดำเนินการจำนวนมากเพื่อกู้คืนข้อมูลของเอกสารนี้

2. กำหนดไว้ในข้อบังคับท้องถิ่น (ภาคผนวก 3) ภาระหน้าที่ของคนงานในการแจ้งและส่งเอกสารยืนยันการขาดงานอย่างทันท่วงที ซึ่งจะช่วยหลีกเลี่ยงข้อพิพาทเกี่ยวกับสาเหตุของการขาดงานของพนักงานและข้อผิดพลาดในการใช้มาตรการทางวินัย

ใครเป็นผู้จัดทำกำหนดการ?

ใบบันทึกเวลารวบรวมโดยผู้มีอำนาจ (คำแนะนำ) บุคคลดังกล่าวสามารถเป็นพนักงานหลายคนได้ (ตารางที่ 1) ขึ้นอยู่กับระบบบันทึกเวลาทำงานที่นำมาใช้ มาดูรายละเอียดหมวดหมู่เหล่านี้กันดีกว่า

ตารางที่ 1

คนงานกำลังเก็บใบบันทึกเวลา

ผู้จับเวลา ตามไดเรกทอรีคุณสมบัติของตำแหน่งผู้จัดการ ผู้เชี่ยวชาญ และพนักงานประเภทอื่น ๆ ได้รับการอนุมัติ ตามมติของกระทรวงแรงงานของรัสเซียลงวันที่ 21 สิงหาคม 2541 ลำดับที่ 37 ในการอนุมัติไดเรกทอรีคุณสมบัติสำหรับตำแหน่งผู้จัดการผู้เชี่ยวชาญและพนักงานอื่น ๆ พนักงานคนนี้อยู่ในประเภทของนักแสดงด้านเทคนิค การจัดทำใบบันทึกเวลาเป็นความรับผิดชอบโดยตรงของพนักงานคนนี้ โดยจะต้องระบุไว้ในสัญญาจ้างงานกับผู้จับเวลาและ (หรือ) รายละเอียดงานของเขา (ภาคผนวก 4)

พนักงาน HR อีกคน ความรับผิดชอบในการจัดทำใบบันทึกเวลาสำหรับพนักงานดังกล่าวเป็นหนึ่งในความรับผิดชอบหลัก ดังนั้น (นอกเหนือจากหน้าที่อื่นของพนักงานคนนี้) จึงต้องระบุไว้ในสัญญาจ้างงานกับเขาและ (หรือ) ในรายละเอียดงานของเขา

ผู้มีอำนาจอื่นในฝ่ายโครงสร้าง ตามกฎแล้ว ในกรณีนี้ ความรับผิดชอบในการเก็บรักษาใบบันทึกเวลาไม่ใช่ความรับผิดชอบหลักสำหรับพนักงานที่ได้รับมอบหมายให้ และหากสัญญาจ้างงานหรือลักษณะงานเมื่อจ้างพนักงานไม่ได้ระบุถึงความรับผิดชอบเพิ่มเติมในการเก็บรักษาใบบันทึกเวลา จำเป็นต้องสรุปข้อตกลงเพิ่มเติมในสัญญาจ้างงาน (ภาคผนวก 5) ซึ่งเพื่อสร้างภาระผูกพันในการรักษาใบบันทึกเวลาและระบุจำนวนเงินที่ต้องชำระเพิ่มเติมสำหรับสิ่งนี้ (มาตรา 151 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย) รวมถึงออกคำสั่งบุคลากรที่เกี่ยวข้อง (ภาคผนวก 6)

ความรับผิดชอบต่อการติดตามผลที่ไม่เหมาะสมหรือความล้มเหลวในการจัดหาตาราง

หากองค์กรไม่เก็บใบบันทึกเวลาไว้เลย นายจ้างอาจต้องรับผิดต่อการละเมิดกฎหมาย ความรับผิดชอบระบุไว้ในประมวลกฎหมายความผิดทางปกครองของสหพันธรัฐรัสเซียและกฎหมายของรัฐบาลกลางอื่น ๆ (ตารางที่ 2)

ในนิตยสารฉบับหน้า เราจะพูดถึงข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นโดยพนักงานที่รับผิดชอบในการรักษาใบบันทึกเวลา และวิธีแก้ไขข้อผิดพลาดเหล่านี้