एक व्यक्ति मूलतः एक शासन व्यवस्था में कार्य करता है। अपने व्यक्तिगत जीवन के लिए ऊर्जा की बचत करते हुए एक साथ अनेक कार्य कैसे करें

• मल्टीटास्किंग मोड क्या है?
• एक साथ कई काम करना सीखना कितना आसान है.
• मल्टीटास्किंग का उपयोग करके उत्पादक कैसे बनें।
• मल्टीटास्किंग के तरीके क्या हैं?

विभिन्न कार्यों को पूरा करने के लिए समय की कमी पूरी तरह से कंपनी की दक्षता को नकारात्मक रूप से प्रभावित करती है, इसलिए एक प्रबंधक के लिए यह सक्षम होना महत्वपूर्ण है बहु-कार्य.

इस लेख में हम आपको बताएंगे कि एक साथ एक साथ काम करना कैसे सीखें, इसके लिए किन तरीकों का इस्तेमाल करें और सफल उदाहरण भी देंगे।

मल्टीटास्किंग मोड क्या है

21वीं सदी में, अधिकांश के लिए कार्यालय का काम प्रबंधकोंकुछ इस तरह दिखता है: एक खुला कार्यालय, कर्मचारियों की एक बड़ी संख्या, टेलीफोन का शोर वार्ता, कंप्यूटर पर 1C खुला है, मेल वाला एक ब्राउज़र और 3-4 और टैब हैं, जिनके बीच निश्चित रूप से एक सोशल नेटवर्क है... उसी समय, सहकर्मियों या ग्राहकों से फोन कॉल प्राप्त होते हैं, आपको तत्काल भेजने की आवश्यकता है अनुबंध करें, एक मैनुअल प्रिंट करें और एक्सेल में एक रिपोर्ट बनाएं।

यह एक खेल की तरह है जहां आप जैसे ही एक चीज़ ख़त्म करने की कोशिश करते हैं, नई चीज़ सामने आ जाती है। कार्यों के बीच लगातार स्विच करने से एक साधारण कार्य को भी पूरा करने में लगने वाला समय बढ़ जाता है।

आधुनिक प्रबंधक इस प्रकार के कार्यभार को मल्टीटास्किंग कहते हैं।

2014 में, ससेक्स विश्वविद्यालय के वैज्ञानिकों ने एक अध्ययन किया जिसमें पाया गया कि लगभग 90% लोग एक ही समय में दो मल्टीमीडिया उपकरणों का उपयोग करते हैं।

उदाहरण के लिए, संचार के लिए एक लैपटॉप और एक फ़ोन। यह मल्टीटास्किंग मोड का भी प्रतिबिंब है। इसके अलावा वैज्ञानिकों के मुताबिक इसका लोगों पर बहुत अच्छा असर नहीं होता है।

पूर्वकाल सेरेब्रल कॉर्टेक्स में ग्रे पदार्थ के घनत्व में कमी होती है। यह बिल्कुल मस्तिष्क का वह हिस्सा है जो संज्ञानात्मक प्रक्रियाओं के लिए जिम्मेदार है।

शोध के लेखक केपका लोच ने कहा कि बातचीत का यह तरीका लोगों की सोच की संरचना को बदल देता है। हालाँकि, ऐसे परिवर्तनों का प्रभाव नकारात्मक और सकारात्मक दोनों हो सकता है। उदाहरण के लिए, रचनात्मक क्षमताओं वाले लोगों के लिए, विचारों के बीच शीघ्रता से स्विच करने से कार्यान्वयन पर सकारात्मक प्रभाव पड़ा परियोजनाओं.

पूरे दिन प्रदर्शन कैसे बनाए रखें?

प्राचीन यूनानी वक्ता और राजनेता डेमोस्थनीज़ ने अपने प्रदर्शन को बेहतर बनाने के लिए अपने सिर के कुछ बाल मुंडवा लिए थे। इस रूप में सार्वजनिक रूप से बाहर जाना शर्म की बात थी, इसलिए वह घर पर ही रहे और खुद को पूरी तरह से भाषण लिखने के लिए समर्पित कर दिया।

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मल्टीटास्किंग बनाम मोनोटास्किंग

इसके अलावा 2014 में, मॉन्ट्रियल विश्वविद्यालय के वैज्ञानिकों ने बुजुर्ग लोगों की भागीदारी के साथ एक प्रयोग किया। उन्हें 2 समस्याओं को हल करने के लिए कहा गया था, और बिताए गए समय का अनुपात 20/80 के पेरेटो सिद्धांत के अनुसार था।

विषयों ने अपना 80% समय एक कार्य पर और 20% दूसरे पर बिताया। उनकी मस्तिष्क गतिविधि एमआरआई पर दर्ज की गई थी।

वैज्ञानिकों ने पूर्वकाल प्रीफ्रंटल कॉर्टेक्स में मस्तिष्क की बढ़ी हुई गतिविधि दर्ज की है। इससे पता चलता है कि यदि किसी व्यक्ति को लगातार कई कार्य करने पड़ते हैं, तो सबसे अधिक संभावना है कि उसका मस्तिष्क नई कामकाजी परिस्थितियों के अनुकूल होना शुरू कर देता है।

लेकिन मस्तिष्क सिर्फ अनुकूलन नहीं करता है। ऐसा कसरत करनाकार्य के प्रति नई सोच और दृष्टिकोण का विकास होगा। मल्टीटास्किंग शेड्यूल वाले विशेषज्ञ के लिए एक काम पर ध्यान केंद्रित करना कहीं अधिक कठिन होता है। वह जितनी देर तक एक साथ कई काम करेगा, ध्यान केंद्रित करना उतना ही मुश्किल हो जाएगा।

यह दृष्टिकोण कई नकारात्मक परिणामों की ओर ले जाता है:

• व्यावसायिक नैतिकता का उल्लंघन. आप देख सकते हैं कि कैसे व्यावसायिक बातचीत में एक व्यक्ति लगातार अपने सहकर्मी से विचलित होता है, उसका ईमेल जाँचता है, फ़ोन कॉल का उत्तर देता है। वार्ताकार के लिए यह संवाद में रुचि की कमी का संकेत है। संपर्क टूट गया है, जो रुकावट में योगदान देता है व्यापारिक बातचीत. विशेषज्ञ की व्यावसायिकता पर सवाल उठाता है।
• महत्वपूर्ण कार्यों को पूरा करने में परेशानी होगी. एक व्यक्ति जितना अधिक खुद को मल्टीटास्किंग में डुबोता है, उसके लिए किसी विशिष्ट कार्य पर ध्यान केंद्रित करना उतना ही कठिन होता है। जानकारी को फ़िल्टर करना और दैनिक गतिविधियाँ करना कठिन हो जाता है।
• भावनात्मक जलन. स्थिर तनावकड़ी मेहनत और मामलों के ढेर से, यह तनाव हार्मोन के उत्पादन को उत्तेजित करता है। यह हार्मोन गतिविधि को दबा देता है और शाम को आपको पूरी तरह से थका हुआ और थका हुआ महसूस कराता है।

अनुभवी प्रबंधकों की आम तौर पर स्वीकृत राय: गतिविधियों के बीच स्विच करने से दक्षता कम हो जाती है, इसलिए मोनोटास्किंग मोड में काम करना बेहतर है। क्या ऐसा है?

मनोवैज्ञानिक डेविड सैनबोनमात्सु और डेविड स्ट्रायर ने मोनोटास्किंग की परिकल्पना की: एक कार्य पर ध्यान केंद्रित करना और उसे पूरा करना और फिर अगले पर आगे बढ़ना बेहतर है। दीर्घकालिक शोध के माध्यम से, उन्होंने निर्धारित किया कि जो लोग मल्टीटास्क करते हैं उनका आईक्यू स्कोर कम होता है और तार्किक समस्याओं को हल करने में उनका प्रदर्शन कम होता है।

मनोवैज्ञानिकों ने "झूठी मल्टीटास्किंग" की अवधारणा भी गढ़ी है, जिसमें कई लक्षण देखे जाते हैं:

• किसी एक विचार या कार्य पर लंबे समय तक ध्यान केंद्रित करना कठिन होता है।
• नियमित काम से जल्दी थकान होना।
• नई संवेदनाओं की खोज करें.
• आवेगपूर्ण निर्णय.

शोधकर्ताओं के पास इस प्रश्न का स्पष्ट उत्तर है: मोनोटास्किंग अधिक प्रभावी है।

लेकिन यदि कार्य दिवस में बड़ी मात्रा में विभिन्न कार्य शामिल हों तो क्या करें?

मल्टीटास्किंग का एक वैकल्पिक दृष्टिकोण

एलेन ब्लूडॉर्न ने अपने शोध में पाया कि एक साथ कई काम करने की क्षमता व्यक्ति की प्रवृत्ति पर निर्भर करती है। ब्लूडॉर्न ने खुद कई दशकों तक शोध किया, जो उनके बारे में बहुत कुछ बताता है एकाग्रता का उच्च स्तरएक बात पर.

अध्ययन से पता चला कि ऐसे लोग हैं जो एक साथ कई काम करते हैं और एक ही समय में कई काम करते हैं, और वे उन्हें कुशलता से कर सकते हैं।

मल्टीटास्किंग व्यक्ति के सबसे आकर्षक उदाहरणों में से एक है एलोन मस्क, टेस्ला के प्रमुख। मस्क कई कंपनियां चलाते हैं. वह वर्तमान में अंतरिक्ष, सुरंग ड्रिलिंग, ऑटोमोबाइल और ऊर्जा से संबंधित परियोजनाओं में शामिल हैं।

ऑपरेशन के इस तरीके में सहज महसूस करने के लिए, मस्क ने कई नियम विकसित किए:

• वह कार्यदिवस को छोटे खंडों में विभाजित करता है, जिनमें से प्रत्येक एक विशिष्ट गतिविधि के लिए समर्पित है।
• उसके पास मानक लंच ब्रेक नहीं है। बैठकों के बीच दोपहर का खाना और रात का खाना खाता है।
• टीम के लिए उन्हीं लोगों का चयन करता है जिनके साथ पारस्परिक विश्वास होता है।
• हर दिन के लिए एक स्पष्ट दिनचर्या है।

इस मल्टीटास्किंग मोड के साथ, मस्क सफलतापूर्वक मिल जाता है आपके परिवार के लिए समय.

मस्क स्वयं कहते हैं कि रहस्य विविध शगलों में है: वह अपने बच्चों के साथ शहर से बाहर, अपनी फ़ैक्टरियों में यात्रा करते हैं, और यहाँ तक कि शिविर लगाने भी जाते हैं।

एलोन मस्क की सलाह: बुरे गुण जो सफलता की ओर ले जाएंगे

जनरल डायरेक्टर पत्रिका बताती है कि कौन से नकारात्मक गुण एक प्रबंधक को विरोधाभासी रूप से सफलता की ओर ले जाते हैं और व्यवसाय बनाने में मदद करते हैं।

मल्टीटास्किंग: ज़िगार्निक प्रभाव

1927 में, मनोवैज्ञानिक विज्ञान के डॉक्टर ब्लूमा ज़िगार्निक द्वारा एक प्रयोग किया गया था। इसमें विभिन्न आयु वर्ग के प्रतिभागी शामिल थे। प्रत्येक प्रतिभागी को विभिन्न प्रकार (गणित से लेकर अमूर्त तक) की 20 समस्याओं को हल करने के लिए कहा गया था।

जब प्रतिभागी अपने अधिकतम स्तर पर थे तो उन्हें समय-समय पर रोका गया केंद्रितनिर्णय पर. इस दृष्टिकोण ने मल्टीटास्किंग स्थितियों में ऑपरेशन के तरीके का अनुकरण किया।

प्रतिभागियों की प्रतिक्रिया के आधार पर, ज़िगार्निक ने निर्धारित किया कि अधूरे कार्यों को पूरे किए गए कार्यों की तुलना में 90% बेहतर याद किया जाता है।

यह निष्कर्ष निकाला गया कि अधूरे मामले रहते हुए नए मामले खोलना इतना डरावना नहीं है। इसके अलावा, यदि वे महत्वपूर्ण हैं और उन्हें स्मृति में संग्रहीत करने की आवश्यकता है, तो एक व्यवधान इसमें मदद कर सकता है।

मल्टीटास्किंग के लिए एबीसीडी विधि

जाने-माने समय प्रबंधन विशेषज्ञ ब्रायन ट्रेसी एबीसीडी पद्धति का उपयोग करने का सुझाव देते हैं और कई बुनियादी सिफारिशें देते हैं:

• एक साथ कई कार्य फ़ाइलें या ब्राउज़र टैब न खोलें।केवल उन्हीं को खुला रखने की अनुशंसा की जाती है जिनमें आप अभी काम कर रहे होंगे।
• कार्य दिवस को प्रति घंटा नियोजित करने की आवश्यकता है।मामलों को छोटे-छोटे हिस्सों में बांटा गया है और उनके लिए एक खास समय की योजना बनाई गई है।

2,147 प्रबंधकों का सर्वेक्षण जिनके अधीन कर्मचारी हैं।
अनुसंधान सेवा सांख्यिकी हेडहंटर कंपनी।

• महत्वपूर्ण जानकारी को फ़्लैश कार्ड या अन्य भंडारण माध्यम में सहेजें. मस्तिष्क पर अत्यधिक भार के कारण RAM से कुछ जानकारी नष्ट हो जाती है। यदि आपको किसी महत्वपूर्ण बैठक में अचानक जानकारी की आवश्यकता है, तो आपके पास फ्लैश कार्ड के रूप में एक विश्वसनीय सहायक होगा।
• कोई भी नया काम शुरू करने से पहले आपको अपने दिमाग को थोड़ा आराम देना चाहिए. उदाहरण के लिए, कार्यालय में घूमें या दोपहर के भोजन के लिए किसी कैफे में जाएँ।

यह समझने के लिए कि कोई कार्य रैंकिंग में किस स्थान पर है, अक्षर पदनामों का उपयोग किया जाता है:

• ए- सबसे महत्वपूर्ण, यदि उन्हें पूरा नहीं किया गया तो कार्य गतिविधियों पर गंभीर परिणाम होंगे (महाप्रबंधक के साथ एक तत्काल बैठक, पूर्व समझौते द्वारा एक बड़े ग्राहक के साथ बैठक, कर कार्यालय को एक वार्षिक रिपोर्ट)।
• बी- महत्वपूर्ण मामले जो कार्य गतिविधियों के परिणामों को प्रभावित करते हैं, लेकिन उन्हें किसी अन्य समय के लिए पुनर्निर्धारित किया जा सकता है (विभाग में वर्तमान कार्य, ग्राहकों या सहकर्मियों को निर्धारित कॉल)।
• में- आपको ऐसा करने की ज़रूरत नहीं है, वे आपके व्यवसाय को किसी भी तरह से प्रभावित नहीं करते हैं (कॉफ़ी पियें, दोपहर के भोजन पर सहकर्मियों के साथ बातचीत करें)।
• जी- कर्मचारियों को सौंपा जा सकता है (क्लाइंट के साथ अपॉइंटमेंट लें, रिपोर्ट के लिए एनालिटिक्स तैयार करें)।
• डी- इन कार्यों को नजरअंदाज किया जाना चाहिए (कार्य घंटों के दौरान सामाजिक नेटवर्क पर संचार)।

एबीसीडी टू-डू सूची के साथ कैसे काम करें

सप्ताह की शुरुआत में, आपको एल्गोरिदम से कार्यों को समूहों में वितरित करना होगा। अक्सर ऐसा होता है कि एक समूह में कई कार्य होते हैं। इसका मतलब यह है कि वे सभी महत्वपूर्ण हैं और अब उन पर ध्यान देने की जरूरत है।

इनकी योजना बनाने के लिए यह देखें कि आप सप्ताह के किस दिन यह काम करेंगे। यदि महत्वपूर्ण कार्य एक दिन के भीतर योजना में आते हैं, तो उन्हें प्राथमिकता दें या उन्हें समान समय अवधि में विभाजित करें। इस तरह आप पूरे दिन प्रत्येक गतिविधि में प्रगति कर सकते हैं।

इस योजना के अनुसार काम की मात्रा को एक दिन, महीने, तिमाही या लंबी अवधि में वितरित किया जाता है। साथ ही कामकाज में लगातार प्रगति होगी, क्योंकि महत्वपूर्ण कार्य पूरे हो रहे हैं। अगर समय बचता है तो हम छोटी-छोटी बातों और दिनचर्या पर आगे बढ़ जाते हैं।

कुछ कर्मचारी अपने बायोडाटा में "एक साथ कई काम करने की क्षमता" को महत्वपूर्ण व्यावसायिक गुणों में से एक के रूप में सूचीबद्ध करते हैं, और कुछ नियोक्ता आदर्श उम्मीदवार का चित्र बनाते समय इसे अपने सबसे महत्वपूर्ण गुणों में से एक के रूप में सूचीबद्ध करते हैं। हालाँकि, वास्तव में, एक से अधिक कार्य करने का प्रयास आपके स्वास्थ्य को ख़राब कर सकता है और आपके करियर को बर्बाद कर सकता है।

खतरनाक ग़लतफ़हमी

प्रबंधन गुरु पीटर ड्रकर ने अपने एक लेख में लिखा: "मैं कभी ऐसे नेता से नहीं मिला जो एक ही समय में दो से अधिक कार्य कर सके और प्रभावी बना रहे।" हालाँकि, यह मिथक कि आप एक साथ कई काम कर सकते हैं और कुशल बने रह सकते हैं, अभी भी कायम है। और यहां तक ​​कि वैज्ञानिकों के आश्वासन के बावजूद जो दावा करते हैं कि मल्टीटास्किंग अप्राकृतिक है, और किसी भी परिस्थिति में मानव मस्तिष्क एक ही समय में दो कार्यों पर एक साथ काम करने में सक्षम नहीं है, अभी भी ऐसे लोग हैं जो इसके विपरीत साबित करने के लिए उनके साथ बहस करने के लिए तैयार हैं। नेशनल इंस्टीट्यूट ऑफ न्यूरोलॉजिकल में संज्ञानात्मक तंत्रिका विज्ञान के निदेशक जॉर्डन ग्राफ़मैन कहते हैं, "आपको लगता है कि आप एक साथ कई काम कर रहे हैं, लेकिन वास्तव में आप कार्यों को एक निश्चित क्रम में कर रहे हैं और तय कर रहे हैं कि किसे एक विशेष समय पर करना है।" विकार और स्ट्रोक (एनआईएनडीएस)।

मिशिगन विश्वविद्यालय में मस्तिष्क, अनुभूति और मानव प्रदर्शन प्रयोगशाला के निदेशक डेविड मेयर का तर्क है कि मल्टीटास्किंग से काम धीमी गति से पूरा होता है (दो या अधिक के कारक से) और गलतियाँ होने की संभावना बढ़ जाती है। उनके अनुसार, स्विचिंग और रुकावटें सूचना को संसाधित करने की हमारी क्षमता में बाधा डालती हैं और उत्पादकता को काफी कम कर देती हैं। वे कहते हैं, ''लोग अन्यथा सोच सकते हैं, लेकिन यह एक मिथक है।'' "मस्तिष्क की जन्मजात सीमाओं को पार करना असंभव है।"

जो लोग मानते हैं कि मानवीय क्षमताएं असीमित हैं और एक साथ कई काम करने में व्यवस्थित रूप से अपने दिमाग का दुरुपयोग करते हैं, उन्हें अंततः अपने स्वास्थ्य से भुगतान करना पड़ता है। न केवल काम पर, बल्कि उसके बाहर भी एक काम से दूसरे काम पर जाने की आदत के परिणामस्वरूप मस्तिष्क अत्यधिक उत्तेजित हो जाता है। व्यक्ति ध्यान केंद्रित करने की क्षमता खो देता है, उसे नींद न आने की समस्या, सिरदर्द और अन्य बीमारियाँ होने लगती हैं। दरअसल, वह धीरे-धीरे काम करने की क्षमता खोता जा रहा है। ये कैसा करियर है...

मल्टीटास्किंग और मल्टीटास्किंग

डेविड मेयर ने तीन प्रकार के लोगों की पहचान की है जिनके मल्टीटास्किंग का शिकार होने का खतरा है। पहले वे हैं जिन्हें जीवन अप्राकृतिक लय में काम करने के लिए मजबूर करता है। ऐसे लोग एक ही समय में कई काम करने की कोशिश करते हैं (उदाहरण के लिए, फोन पर बात करना और कागजात देखना), उनका मानना ​​है कि प्रतिस्पर्धी होने का यही एकमात्र तरीका है। दूसरे वे हैं जो बिना सोचे-समझे एक साथ कई काम करते हैं। उदाहरण के लिए, ऐसे लोग अपने ईमेल को एक बार और जांचने के लिए रिपोर्ट लिखना बीच में ही बंद कर सकते हैं। वे यह सोचे बिना कि इससे दक्षता कम हो जाती है, एक कार्य से दूसरे कार्य में कूद पड़ते हैं।

तीसरे प्रकार के लोग वे हैं जो अपनी "एक साथ कई काम करने की क्षमता" पर गर्व करते हैं। मेयर कहते हैं, "बहुत से लोगों को यह ग़लतफ़हमी है कि वे इसमें अच्छे हैं।" "लेकिन समस्या यह है कि हर किसी का दिमाग एक ही तरह से बना है, और यह उस तरह से काम नहीं करता है।" वास्तव में, कोई भी व्यक्ति एक निश्चित समय में एक से अधिक जटिल कार्य प्रभावी ढंग से नहीं कर सकता है।”

भले ही वैज्ञानिक मल्टीटास्किंग के नुकसान के पुख्ता सबूत उपलब्ध कराते हैं, लेकिन लोगों के लिए इससे बचना मुश्किल होता जा रहा है। विडंबना यह है कि आधुनिक तकनीक ने हमारे जीवन को सरल बनाने के बजाय इसे और भी अधिक जटिल बना दिया है। इंस्टीट्यूट फॉर द फ्यूचर (आईएफटीएफ) ने एक अध्ययन किया जिसमें फॉर्च्यून 1000 कंपनियों के कर्मचारियों के अनुभवों की जांच की गई। यह पाया गया कि उनमें से प्रत्येक को प्रति दिन औसतन 178 संदेश प्राप्त हुए और एक घंटे में कम से कम तीन बार बाधित हुए। स्पष्ट है कि इससे उत्पादकता नहीं बढ़ती। रिसर्च फर्म बेसेक्स के मुख्य विश्लेषक जोनाथन स्पीयर का अनुमान है कि कर्मचारियों की रुकावट से अमेरिकी अर्थव्यवस्था को सालाना 650 अरब डॉलर का नुकसान होता है।

उत्तरजीविता तकनीक

यदि आप खुद को एक उचित व्यक्ति मानते हैं, तो अपनी कार्य प्रक्रिया को इस तरह व्यवस्थित करना आपकी शक्ति में है कि आप खुद को विनाशकारी मल्टीटास्किंग से बचा सकें। अपने जीवन को आसान बनाने के लिए कुछ सरल युक्तियाँ आज़माएँ।

अपने दिमाग में लगातार केवल सबसे आवश्यक चीजों को "स्टोर" करने का प्रयास करें, और बाकी के लिए "एक्सटर्नल स्टोरेज मीडिया" का उपयोग करें। हम नवीनतम तकनीकी नवाचारों के बारे में बात नहीं कर रहे हैं। अल्बर्ट आइंस्टीन के उदाहरण का अनुसरण करें, जिन्होंने एक बार कहा था कि वह अपने दिमाग में यह नहीं रखते कि कागज पर क्या लिखा जा सकता है। अपने साथ एक नोटपैड रखें या अपने आउटलुक कैलेंडर में अनुस्मारक सेट करें - चुनें कि आपके लिए क्या अधिक सुविधाजनक है।

कार्यों की सूची लिखें और पूरा होने का क्रम व्यवस्थित करें। यह अनुमान लगाने का प्रयास करें कि प्रत्येक को कितना समय लगेगा और इसकी तुलना वास्तविक खर्च किए गए समय से करें। कार्यों को समूहबद्ध करें, उन्हें पूरा करते समय विचलित न होने का प्रयास करें और दूसरों द्वारा विचलित होने से बचने के लिए कदम उठाएं। अपना ईमेल हर पांच मिनट में नहीं, बल्कि निश्चित समय अंतराल पर जांचें। उदाहरण के लिए, प्रति घंटे एक बार. यदि संभव हो तो अपने फ़ोन पर ध्वनि मेल चालू करें. अपने सहकर्मियों के साथ "कार्यालय समय" पर बातचीत करने का प्रयास करें। दिन भर में आपसे पूछे जाने वाले अधिकांश प्रश्न उतने महत्वपूर्ण या अत्यावश्यक नहीं होते। आपके पास केवल एक ही स्वास्थ्य है, इसका ख्याल रखें।

लेख तैयार करने में प्रयुक्त सामग्री

जब पिछली शताब्दी के शुरुआती 60 के दशक में पहला आईबीएम ऑपरेटिंग सिस्टम बनाया गया था, तो उपयोगकर्ता कंप्यूटर की एक साथ कई कार्य करने की क्षमता से आश्चर्यचकित थे। यानी, प्रोसेसर आसानी से एक कार्य से दूसरे कार्य पर स्विच करता है, धीरे-धीरे उन सभी को उनके तार्किक निष्कर्ष पर लाता है। इस प्रभाव से प्रभावित होकर, उन्होंने मल्टीटास्किंग को मानव गतिविधि के क्षेत्र में स्थानांतरित करने का प्रयास किया। तब ऐसा लगा कि एक ही समय में कई काम करने की क्षमता एक बहुत ही उपयोगी कौशल है, जिसमें महारत हासिल करके आप काफी समय बचाते हुए अपनी कार्यकुशलता में उल्लेखनीय वृद्धि कर सकते हैं। सच्ची में? आइए इसका पता लगाएं।

मल्टीटास्किंग क्या है?

आइए एक परिभाषा से शुरू करें। मल्टीटास्किंग एक कार्य से दूसरे कार्य पर स्विच करते हुए एक साथ कई प्रक्रियाओं को निष्पादित करने की क्षमता, क्षमता, कौशल है। प्रारंभ में, इस शब्द का प्रयोग विशुद्ध रूप से प्रोग्रामिंग वातावरण में किया जाता था, लेकिन धीरे-धीरे यह उत्पादन और मानव गतिविधि के क्षेत्र में स्थानांतरित हो गया।

सबसे अधिक संभावना है, आपने एक ही समय में दो या दो से अधिक काम करने की सीज़र की उत्कृष्ट क्षमताओं के बारे में एक से अधिक बार सुना होगा। इस तरह के "पराक्रम" से प्रेरित होकर, आपने एक काम करने में अपने परिश्रम को पीछे धकेल दिया और एक काम से दूसरे, फिर तीसरे और इसी तरह आगे बढ़ने की कोशिश की। बस थोड़ा सा और अंतिम परिणाम क्या है?

और परिणामस्वरूप, आपको कई आरंभ किए गए कार्य प्राप्त हुए और एक भी पूर्ण नहीं हुआ। ऊपर से आप इस बात को लेकर पूरी तरह से असमंजस में हैं कि कौन सा काम पहले करें और कौन सा आखिरी तक छोड़ दें। और, सबसे महत्वपूर्ण बात, आपने अपना समय और मस्तिष्क संसाधन बर्बाद किये। प्रेरणा शून्य पर है, अधूरे कार्यों का बैकलॉग आसमान छू रहा है। इसका परिणाम नकारात्मक कार्यकुशलता और तनावपूर्ण स्थिति है। हम आ गए हैं.

एक साथ कई कार्य करने की क्षमता उतनी उपयोगी और मूल्यवान कौशल नहीं है जितनी पहली नज़र में लगती है। शोध से पता चलता है कि मल्टीटास्किंग व्यक्ति के प्रदर्शन को नुकसान पहुंचाती है। सौभाग्य से, हम रोबोट नहीं हैं, इसलिए कार्य उत्पादकता काफी हद तक एक कार्य को पूरा करने पर ध्यान केंद्रित करने की क्षमता पर निर्भर करती है। हम कार्यों की एक श्रृंखला को क्रमिक रूप से पूरा करते हैं, एक काम पूरा करते हैं और दूसरा शुरू करते हैं। जैसे-जैसे आप अपने लक्ष्य प्राप्त करते हैं, आपकी प्रेरणा और अधिक सफलता प्राप्त करने की इच्छा बढ़ती है, और समय की बचत होती है। ऐसा लगता है कि एक साथ दो काम निपटाने से काम पूरा करने का समय आधा हो जाना चाहिए. लेकिन वास्तव में, इसमें दोगुने प्रयास की आवश्यकता होगी और साथ ही सफल समापन की संभावना कम हो जाएगी।

उदाहरण के लिए, आपको मेज पर 10 प्लेटें रखनी होंगी, खिड़की पर 10 फूलदानों में फूलों को पानी देना होगा और 10 निमंत्रण एसएमएस भेजने होंगे। आइए मल्टीटास्किंग मोड को सक्षम करने का प्रयास करें - इसका मतलब है कि हम सब कुछ एक ही बार में करते हैं, एक कार्य से दूसरे कार्य पर जाते हैं। हमने 3 प्लेटें लगाईं, 3 फूलदानों में पानी डालने के लिए दौड़े, और फिर, या पानी देने के साथ-साथ, 3 एसएमएस भेजे। हम प्लेटों पर लौट आए, उसके बाद फूलदान और फिर संदेश। और इसी तरह एक घेरे में। सरल कार्य, लेकिन उन सभी को एक साथ करने से आप अधिक थक जाएंगे और अधिक समय बर्बाद करेंगे। इस मामले में, पूरी कार्रवाई के बीच में, मल्टीटास्किंग के दुष्प्रभाव चालू हो जाएंगे: एसएमएस भेजने के बजाय, किसी कारण से आप अपने फोन पर पानी डाल देंगे या मेज के बजाय खिड़की पर एक प्लेट रख देंगे।

अब वही सरल कार्य क्रमिक रूप से करें: पहले प्लेटें, फिर पानी देना, और अंत में संदेश भेजना। आप आश्चर्यचकित हो जायेंगे - चीजें तेजी से आगे बढ़ती हैं और आपका दिमाग बरकरार रहता है!

आइए भार को जटिल बनाएं, या यूं कहें कि इसे वास्तविकता के करीब बनाएं। उदाहरण के लिए, आप एक रिपोर्ट या प्रेजेंटेशन लिख रहे हैं और साथ ही सहपाठियों या वीके में नए संदेशों की जांच कर रहे हैं, किसी "तत्काल" मामले पर मदद के लिए सहकर्मियों के एसएमएस या अनुरोधों का जवाब दे रहे हैं। 99% मामलों में, ऐसे मल्टीटास्किंग मोड में काम करते समय, आप देखेंगे कि समय न जाने कहाँ उड़ गया है, काम करने की भावना गायब हो गई है, और मुख्य कार्य का केवल 10-15% ही पूरा हो पाया है। चौंकाने वाला निष्कर्ष: आप जितना अधिक विचलित होंगे, अपने काम पर ध्यान केंद्रित करना उतना ही कठिन होगा। गैजेट्स, सोशल मीडिया अकाउंट, ईमेल और बहुत कुछ समय और प्रयास की बर्बादी करते हैं जिन्हें आप उपयोगी चीजों पर अधिक लाभप्रद रूप से खर्च कर सकते हैं।

हम संचार के महत्व को बहुत बढ़ा-चढ़ाकर पेश करते हैं - यह विचार हमारे युग में बहुत पुराना लगता है। लेकिन, यदि आप कार्य को यथासंभव कुशलतापूर्वक और शीघ्रता से पूरा करने की योजना बनाते हैं, तो सभी परेशानियों को बंद कर दें। इससे आपको कार्य पर ध्यान केंद्रित करने में मदद मिलेगी।

इस मोड में कैसे काम करें?

कार्यस्थल पर मल्टीटास्किंग मोड निम्नलिखित गुणों का एक संयोजन है: विश्लेषणात्मक सोच, व्यवस्थित दृष्टिकोण, उच्च संगठन। आवश्यकताएँ सबसे सरल नहीं हैं, लेकिन उन्हें विकसित करने के लिए, हम निम्नलिखित अनुशंसाओं का पालन करने की सलाह देते हैं:

• दिन, सप्ताह, महीने के लिए चीजों की योजना पहले से बनाएं। कार्यों को स्पष्ट रूप से और समय पर पूरा करने के लिए उन्हें 1-2 घंटे तक लिखना भी उपयोगी हो सकता है। हालाँकि, कोई अवास्तविक योजना न बनाएं - यह टालमटोल के "चालाक" तरीकों में से एक है। कार्य सूची को विशिष्ट कार्यों को प्राप्त करने के लिए प्रेरित करना चाहिए, मध्यवर्ती लक्ष्यों को 1-2 पुनरावृत्तियों में प्राप्त किया जाना चाहिए, मस्तिष्क को अनावश्यक जानकारी से नहीं भरा जाना चाहिए। वास्तविक योजना बनाने का एक और लाभ यह है कि आपके लिए एक साधारण कार्य को पूरा करने के लिए खुद को प्रेरित करना आसान हो जाएगा।
• कार्यों को महत्व के आधार पर बांटें. सबसे महत्वपूर्ण काम सुबह से शुरू करें। 20/80 सिद्धांत याद है? सबसे पहले, वह करें जो आपको आपके लक्ष्य के करीब ले जाए। एक रणनीतिकार की तरह सोचें. ब्रायन ट्रेसी "एबीवीजीडी", ड्वाइट आइजनहावर "द मैट्रिक्स" के पहले से ही सिद्ध तरीकों का उपयोग करें और, उदाहरण के लिए, ब्लूमा ज़िगार्निक प्रभाव के बारे में पढ़ें।
• अपने काम को लूप करें. मल्टीटास्किंग शब्द के "सही" अर्थ में क्या मतलब है? आपके पास कई कार्य हो सकते हैं जिन्हें एक विशिष्ट समयावधि में पूरा करने की आवश्यकता होगी। यदि आप एक ही बार में हर चीज पर हमला करते हैं, तो आप वह हासिल नहीं कर पाएंगे जो आप चाहते हैं। साथ ही आपको तनाव और डिप्रेशन भी मिलेगा। प्रभावी ढंग से हल करने के लिए प्रत्येक कार्य पर ध्यान केंद्रित करें। उदाहरण के लिए, फ्रांसेस्को सिरिलो की सरल विधि को अपनाएं जिसे "टमाटर के साथ काम करना" कहा जाता है। यानी, आप जानते हैं कि आप किसी कार्य पर 45 मिनट तक उत्पादकतापूर्वक काम कर सकते हैं, लेकिन फिर आपको 10-15 आराम की आवश्यकता होती है। एक टाइमर लें और इसे तीन चौथाई घंटे पर सेट करें। इस समय अपने आप को कार्य में पूरी तरह से झोंक दें। जब आप सिग्नल सुनें तो आराम करें। कॉफ़ी पियें, सोशल नेटवर्क पर चैट करें, अपना ईमेल जाँचें। संक्षेप में, वही करें जो आपको पसंद हो। आराम करने के बाद फिर से टाइमर सेट करें और काम करें। एकाग्रता व्यवस्था के बाद अपने मस्तिष्क को आराम देना उपयोगी होता है - इससे बाद के समय में कार्यक्षमता बढ़ती है।
• काम करते समय विचलित न हों. किसी कार्य पर ध्यान केंद्रित करते समय, ध्यान भटकाने वाली सभी चीजें - सोशल नेटवर्क, अपने फोन पर सूचनाएं और ईमेल बंद कर दें। ये सब समय बर्बाद करने वाले हैं। ईमेल जांचने, खाते देखने आदि के लिए विशिष्ट घंटे अलग रखें। आपको नए संदेशों की तलाश में हर 10 मिनट में अपने सोशल मीडिया फ़ीड को स्क्रॉल करने की आवश्यकता नहीं है।
• अलग-अलग समयावधियों के लिए समान गतिविधियों और परियोजनाओं को अलग करें। हमारा मस्तिष्क हर चीज़ को सरल बनाना और कई समान चीज़ों को एक ढेर में रखना पसंद करता है। इसीलिए, स्वस्थ दिमाग और उज्ज्वल स्मृति होने के कारण, हम गैस स्टोव पर इलेक्ट्रिक केतली रखते हैं, क्रीम के बजाय अपनी त्वचा पर टूथपेस्ट लगाते हैं, और अन्य मूर्खतापूर्ण काम करते हैं। उदाहरण के लिए, आप दो चीजों को काफी उत्पादक ढंग से जोड़ सकते हैं: मेगामार्केट में खरीदारी करना और फोन पर व्यावसायिक मुद्दों को हल करना। ये क्रियाएं अलग-अलग क्षेत्रों से होती हैं, इसलिए मस्तिष्क मतभेदों को देखता है और हर चीज को एक ढेर में भ्रमित नहीं करता है।
• काम करते समय संगीत बजाएं। अजीब बात है, ध्वनियाँ आपको बेहतर ध्यान केंद्रित करने और ऊर्जावान बनाने में मदद करती हैं। निःसंदेह, संगीत विषय पर होना चाहिए - तनाव नहीं, ध्यान भटकाना नहीं।
• अपने परिणाम रिकॉर्ड करें. अर्थात्, पूर्ण किए गए कार्यों को "पूर्ण" फ़ोल्डर में स्थानांतरित करें - यह मस्तिष्क को अनुशासित करता है। आप देखते हैं कि आपने एक घंटे, दिन, सप्ताह, महीने में क्या किया है और अंत तक कितना बाकी है।
• "अनुस्मारक" कनेक्ट करें। व्यक्तिगत दक्षता में गैजेट आपके सहायक बन सकते हैं। योजना बनाएं कि यह या वह कार्य कितने समय के लिए निर्धारित करना है और, सबसे महत्वपूर्ण बात, अपनी योजना को क्रियान्वित करें।
• क्रमबद्ध तरीके से काम करने की कोशिश करें, यानी एक के बाद एक काम करें। निःसंदेह, एक साथ दो काम करना आवश्यक हो सकता है, लेकिन संयम में सब कुछ अच्छा है। अपने मानसिक संसाधनों को मितव्ययता की स्थिति से खर्च करने का दृष्टिकोण रखें: यदि आपको खुद पर दबाव डालने और मल्टीटास्किंग मोड चालू करने की आवश्यकता नहीं है, तो आपको ऐसा नहीं करना चाहिए।
• विविध छुट्टियाँ मनाएँ। काम पर उत्पादकता का सीधा संबंध आराम की गुणवत्ता से होता है। आप 12 घंटे तक "हल" चला सकते हैं, घर आ सकते हैं और बिस्तर पर थक कर गिर सकते हैं। और कल वापस काम पर। यह विधा रोबोटों के लिए उपयुक्त है, लेकिन एक व्यक्ति अत्यधिक रचनात्मक होता है और काम की उत्पादकता इस बात पर निर्भर करती है कि वह इसके बाद कैसे आराम करता है। उदाहरण के लिए, आप सप्ताहांत में सोफे पर लेट सकते हैं, टीवी देख सकते हैं, या थिएटर, संग्रहालय जा सकते हैं, या दोस्तों के साथ पिकनिक पर जा सकते हैं।

मल्टीटास्किंग मानव मानस की एक सनकी और बल्कि जटिल संपत्ति है। यदि हम इसे अपने लाभ के लिए उपयोग करने के लिए इस पर अंकुश नहीं लगा सकते हैं, तो यह हमें जकड़ लेगा और सारा रस निचोड़ लेगा। यह याद रखना!

फायदे और नुकसान

आइए मल्टीटास्किंग के फायदों पर नजर डालें:

1. उचित योजना के साथ, एक साथ कई कार्यों को प्रभावी ढंग से निपटाना वास्तव में संभव है। अर्थात्, कार्य करते समय, तुम्हें स्पष्ट रूप से समझना चाहिए कि तुम्हें क्या परिणाम प्राप्त करने हैं।
2. मल्टीटास्किंग से सोचने का लचीलापन और कई कार्यों को ध्यान में रखने की क्षमता विकसित करने में मदद मिलती है। यह एक अच्छा ब्रेन ट्रेनर है.
3. एक ही समय में कई काम करने और इसे अच्छी तरह से करने की क्षमता अचानक अप्रत्याशित परिस्थितियों का तुरंत जवाब देने में मदद करती है, रणनीतिक सोच और स्थिति की दृष्टि में सुधार करती है। कुछ क्षेत्रों में, एक साथ कई क्षेत्रों को तुरंत कवर करना, उनकी संभावनाओं का विश्लेषण करना और उसके बाद ही उनमें से प्रत्येक पर निर्णय लेना वास्तव में उपयोगी होता है।

मल्टीटास्किंग के नुकसान:

1. सूचना का सतही प्रसंस्करण. जब बहुत सारी चीज़ें होती हैं, तो मस्तिष्क प्रक्रियाओं के सार में जाने के बिना, शीर्ष पर चला जाता है। ऐसा व्यक्ति सभी क्षेत्रों से सामान्य चीजें ग्रहण करता है, लेकिन किसी में भी विशेषज्ञ नहीं होता है।
2. त्रुटियों की उच्च संभावना. जब किसी कार्य पर अपर्याप्त एकाग्रता होती है या जब एक कार्य से दूसरे कार्य पर प्रभाव पड़ता है, तो गलतियाँ अवश्य होती हैं। मल्टी-मशीन ऑपरेटर का ध्यान बिखर जाता है और इससे परिणाम को काफी नुकसान पहुंचता है।
3. थकान बढ़ जाती है. हर चीज़ को एक बार में समझने की कोशिश करने के लिए शारीरिक और मानसिक दोनों तरह से बहुत अधिक ऊर्जा की आवश्यकता होती है। व्यक्ति तेजी से थक जाता है और उत्पादकता शून्य हो जाती है।
4. अधूरे कामों के पहाड़ बढ़ते जा रहे हैं। कोई भी आपको एक ही समय में 10-20 चीजें शुरू करने से मना नहीं करता है, लेकिन आपको उनके इतनी जल्दी पूरा होने की उम्मीद नहीं करनी चाहिए। शुरू किए गए 10 कार्यों में से 1-2 कार्यों को अंतिम रेखा तक लाया जाता है, जबकि सभी समय सीमाएँ चूक जाती हैं और कई गुना अधिक प्रयास खर्च होते हैं। बाकी के बारे में क्या? वे झूठ बोलते हैं और अपने भाग्य का इंतज़ार करते हैं - वर्षों, दशकों तक।

मल्टीटास्किंग के परिणाम बेहद अप्रिय हो सकते हैं। संज्ञानात्मक भार बढ़ता है, अर्थात, आपको सूचना के प्रवाह को संसाधित करने पर अधिक मानसिक संसाधन खर्च करने पड़ते हैं। कार्य उत्पादकता घट जाती है; मल्टी-टूल ऑपरेटर अक्सर अपनी क्षमताओं का गलत आकलन करते हैं और ध्यान भटकाने की शक्ति को कम आंकते हैं। किसी कार्य पर ध्यान केंद्रित करने की क्षमता कम हो जाती है; उच्च प्रौद्योगिकी वातावरण, वैज्ञानिक अनुसंधान और जटिल कार्य एल्गोरिदम वाले अन्य क्षेत्रों में मल्टीटास्किंग को महत्व नहीं दिया जाता है।

मल्टीटास्किंग से बर्नआउट होता है। जो लोग इस दृष्टिकोण का अभ्यास करते हैं वे हमारे मस्तिष्क में मौजूद प्राकृतिक प्रेरणा और पुरस्कार तंत्र को बाधित करते हैं। तंत्रिका विज्ञान ने दिखाया है कि तनाव के कारण पूर्वकाल सिंगुलेट कॉर्टेक्स में ग्रे मैटर घनत्व में कमी से मानसिक प्रयासों से आनंद की हानि होती है।

गतिविधियों का संयोजन जीवन और स्वास्थ्य के लिए खतरनाक हो सकता है। उदाहरण के लिए, आप कार चला रहे हैं और उसी समय किसी साथी के साथ बातचीत करने का प्रयास कर रहे हैं। दुर्घटना की संभावना काफी बढ़ जाती है।

सारांश

हमने सीखा कि मल्टीटास्किंग क्या है। हमने अध्ययन किया कि इस मोड में कैसे काम करना है, एक ही समय में कई काम करने के क्या फायदे और नुकसान हैं। मल्टीटास्किंग का उपयोग मस्तिष्क की प्लास्टिसिटी को प्रशिक्षित करने के लिए किया जा सकता है, लेकिन काम के माहौल में अनुक्रमिक कार्यों के कौशल को विकसित करना अधिक उपयोगी है। आप जितना शांत रहेंगे, उतना ही आगे बढ़ेंगे!

आधुनिक बॉस उम्मीद करते हैं कि उनके अधीनस्थ एक साथ कई काम करने में सक्षम हों। इसकी पुष्टि नौकरी खोज साइटों के आंकड़ों से होती है। 2016 की शुरुआत से, हेडहंटर.ru पर 40 हजार से अधिक रिक्तियां पोस्ट की गई हैं, जिसके लिए "मल्टीटास्किंग" में सक्षम कर्मचारी की आवश्यकता थी। "एक रीडर, एक रीपर और एक पाइप प्लेयर" की आवश्यकता वाली रिक्तियों की कुल संख्या 311 हजार से अधिक है। अक्सर, ऐसे विशेषज्ञों की तलाश "बिक्री" (11 हजार रिक्तियां), "प्रशासनिक कार्मिक" (7.2 हजार रिक्तियां), "विपणन" (5.8 हजार रिक्तियां) जैसे क्षेत्रों में की जाती है।

गुणवत्ता प्रभावित होती है

मुझे अक्सर व्यापार मालिकों से एक ऐसा कर्मचारी ढूंढने का अनुरोध मिलता है जो सभी समस्याओं को एक ही बार में हल कर सके और जिसके पास "सुपरमैन कॉम्प्लेक्स" हो। बहुत बार, प्रबंधक इस तथ्य के बारे में नहीं सोचते हैं कि जब ऐसा लड़ाकू एक साथ कई कार्य करता है, तो कार्य निष्पादन की गुणवत्ता कम हो जाती है। और यह कल्पना करना कठिन है कि ऐसे लोग भी हैं जिनके पास सभी क्षेत्रों में योग्यताएं हैं,'' 21वीं सदी के एचआर सेंटर की मैनेजिंग पार्टनर स्वेतलाना पेत्रोविचेवा कहती हैं।

कोई फर्क नहीं पड़ता कि कोई विशेषज्ञ कितना अच्छा है, उसकी दस ताकतें नहीं हो सकतीं, अधिकतम दो या तीन, कंपनी एजी गुस्ताव कैसर ट्रेनिंग इंटरनेशनल रस (बिक्री और कार्मिक प्रबंधन प्रशिक्षण) के प्रतिनिधि एलेक्सी फ्रोलोव की पुष्टि करते हैं।

मल्टीटास्किंग का विरोधाभास यह है कि एक विशेषज्ञ जो काम करता है उसे बेहतर तरीके से करने का प्रयास करेगा। और जिस चीज़ में वह वास्तव में एक पेशेवर है, उसे इससे भी बदतर तरीके से किया जाएगा, ”उन्होंने कहा। - आप अक्सर रिक्तियां पा सकते हैं, उदाहरण के लिए, पीआर क्षेत्र में, जहां एक विशेषज्ञ से पाठ लिखने और मीडिया के साथ संवाद करने के कौशल के अलावा, एक लेआउट डिजाइनर, इंटरनेट विश्लेषक, विज्ञापनदाता और मार्केटर का ज्ञान होने की उम्मीद की जाती है। .

"जो प्रबंधक पैसा बचाना चाहते हैं उन्हें अपने अधीनस्थों से मल्टीटास्किंग की आवश्यकता होती है। लेकिन इसका केवल अल्पावधि में सकारात्मक प्रभाव हो सकता है, लेकिन लंबी अवधि में यह नुकसान है।"

जब एकीकृत संचार एजेंसी कॉम्यूनिका में कॉपी राइटिंग विभाग बनाया गया था, तो कर्मचारियों द्वारा लिखे जा सकने वाले टेक्स्ट की तुलना में बहुत अधिक अनुरोध थे (उस समय "पुश" करना महत्वपूर्ण था), विभाग के निदेशक डारिया एंजेलो याद करते हैं।

विभाग धीरे-धीरे बढ़ता गया, लेकिन हम उसी तीव्र गति से तब तक काम करते रहे जब तक मैंने देखा कि पाठों की गुणवत्ता में गिरावट शुरू नहीं हो गई। बेहतरीन सामग्री बनाने के लिए न केवल पेशेवर कौशल की आवश्यकता होती है, बल्कि समय की भी आवश्यकता होती है। यदि लेखक दबाव में है और लगातार काम से विचलित हो रहा है, तो त्रुटि की संभावना अधिक है। इसलिए, अब मेरे कर्मचारी घर से, पार्क से और किसी भी स्थान से काम कर सकते हैं जहां ऐसा करना उनके लिए सुविधाजनक हो। उनके पास यात्रा करने और निरीक्षण करने का समय है। मुख्य बात यह है कि किए गए कार्य की गुणवत्ता सर्वोत्तम है - यही हमारी प्रतिष्ठा है।

मल्टीटास्किंग शुरुआती लोगों के लिए है

21वीं सदी के कार्मिक केंद्र के विश्लेषकों के अनुसार, स्टार्टअप प्रबंधकों को अन्य कर्मचारियों की तुलना में अपने कर्मचारियों पर काम करने की अधिक संभावना होती है, क्योंकि उन्हें अक्सर बहुमुखी लोगों की आवश्यकता होती है जो एक साथ कई क्षेत्रों में काम कर सकें। डायरेक्टर्स वर्जन इवेंट एजेंसी के संस्थापक और प्रमुख इगोर पोलोनस्की का मानना ​​है कि मल्टीटास्किंग कर्मचारी केवल व्यवसाय निर्माण के चरण में ही प्रासंगिक होते हैं, लेकिन बाद में कंपनी का विकास बंद हो सकता है। व्यवसायी को अपने अनुभव से इस बात का विश्वास हो गया:

शुरुआत में, ऐसे कर्मचारियों को नियुक्त करना सबसे प्रभावी लगा, जिन्होंने थोड़ा-थोड़ा सब कुछ किया, ताकि डाउनटाइम के दौरान वे ग्राहकों की तलाश में समय बिता सकें, और यदि कोई प्रोजेक्ट आता है, तो वे उस पर काम करने पर ध्यान केंद्रित कर सकें, वह बताते हैं। - हालाँकि, समय के साथ, हमने कर्मचारियों की संकीर्ण विशेषज्ञता के पक्ष में मल्टीटास्किंग की प्रथा को छोड़ दिया। यह पता चला कि कड़ाई से परिभाषित जिम्मेदारियों वाला व्यक्ति कई और परियोजनाओं को संभाल सकता है।

पोलोनस्की के अनुसार, मल्टीटास्किंग को छोड़ने के परिणाम आश्चर्यजनक थे: जबकि पहले वर्ष में लगभग 10-12 परियोजनाएं लागू की गईं, अंतिम "डायरेक्टर्स कट" ने पिछले वर्ष 40 से अधिक घटनाओं के साथ पूरा किया। जैसे-जैसे कंपनी विकसित हुई, कुछ संकीर्ण विशेषज्ञताओं को और भी संकीर्ण बना दिया गया और कई कार्यों को उप-कार्यों में विभाजित कर दिया गया। कंपनी का कहना है कि प्रत्येक नई रिक्ति के साथ, कर्मचारी की अपेक्षित कार्यक्षमता संकीर्ण हो जाती है, और आवश्यकताओं की सूची छोटी हो जाती है।

"यदि आप एक ऐसी प्रणाली का निर्माण कर रहे हैं जिसमें प्रत्येक कार्य के लिए एक अलग व्यक्ति जिम्मेदार है, तो इसमें मल्टीटास्किंग कर्मचारी के लिए कोई जगह नहीं है। वह अभी भी कुछ समय के लिए काम कर सकता है, लेकिन अंत में वह अत्यधिक विशिष्ट सहयोगियों से हार जाएगा जो प्रत्येक व्यक्तिगत कार्य को अधिक कुशलतापूर्वक और शीघ्रता से पूरा करें।"

सही निर्णय

निर्माण क्षेत्र में निवेश परियोजनाओं के कार्यान्वयन में विशेषज्ञता वाली कंपनी ग्रेवियन ग्रुप में, वे जानबूझकर सोचते हैं और निर्णय लेते हैं कि कार्यों की संख्या को कैसे कम किया जाए और उन्हें टीम के सदस्यों के बीच समान रूप से वितरित किया जाए जो इसे जल्दी से पूरा करने के लिए एक परियोजना पर ध्यान केंद्रित करते हैं। यथासंभव। प्रबंधन के अनुमान के अनुसार, श्रम के स्पष्ट विभाजन ने व्यावसायिक उत्पादकता को 30% तक बढ़ाना संभव बना दिया।

जो लोग मॉस्को में काम करते हैं, उनके लिए मल्टीटास्किंग और तनाव प्रतिरोध समझने योग्य आवश्यकताएं हैं। एक समय हम भी इसी तरह जीना चाहते थे, लेकिन अंत में हमने इस मॉडल को छोड़ दिया: काम अप्रभावी निकला और परिणाम औसत दर्जे का था, ”समूह के प्रबंध भागीदार यूरी नेमानेझिन कहते हैं। - तथाकथित चुस्त दृष्टिकोण, सबसे पहले, त्रुटियों की संख्या को यथासंभव कम करने (और यदि वे होते हैं तो तुरंत प्रतिक्रिया देने) और कार्य कुशलता को बेहतर ढंग से बढ़ाने की अनुमति देता है; दूसरे, सभी कर्मचारियों के लिए तनाव का स्तर कम हो गया है, क्योंकि कार्य, समय सीमा और कार्यान्वयन तंत्र स्पष्ट हैं। आपको बस अपना काम अच्छे से करने की जरूरत है।

मल्टीटास्किंग छोड़ने का निस्संदेह लाभ किसी भी कर्मचारी का दर्द रहित परिवर्तन है। 21वीं सदी केंद्र की स्वेतलाना पेत्रोविचेवा का कहना है कि कंपनी असुरक्षित नहीं है, क्योंकि किसी एक फ़ंक्शन के लिए प्रतिस्थापन ढूंढना बहुत आसान है।

"हम मैकडॉनल्ड्स में कार्यों का स्पष्ट वितरण देखते हैं। प्रत्येक कर्मचारी अपना काम करता है, और यदि वह कैश रजिस्टर में कार्यरत है, तो वह फर्श धोने के लिए नहीं दौड़ेगा जब उसे पता चलेगा कि किसी अतिथि ने कोका-कोला गिरा दिया है।"

विशेषज्ञ का दावा है कि किसी भी टीम का प्रबंधन सरल है, लेकिन चेतावनी देते हैं कि कंपनी का मल्टीटास्किंग से कार्यों के विकेंद्रीकरण तक संक्रमण हमेशा आसान नहीं होता है। कभी-कभी किसी कंपनी को नया मॉडल बनाने के लिए पुराने मॉडल को तोड़ने की ज़रूरत होती है, लेकिन भारी प्रयास के बावजूद, यह इसके लायक है।

मल्टीटास्किंग से संकीर्ण विशेषज्ञता की ओर बढ़ते समय, हमें अपने कर्मचारियों की संरचना को पूरी तरह से बदलने के लिए मजबूर होना पड़ा। जो लोग सब कुछ करते थे वे इस बात से नाखुश थे कि उनसे कुछ कार्य छीन लिये गये। इगोर पोलोनस्की कहते हैं, उन्हें ऐसा लगा जैसे कोई और उनका काम कर रहा है और उनके बदले बोनस प्राप्त कर रहा है।

वैसे, साक्षात्कार में शामिल उद्यमियों को मल्टीटास्किंग पसंद नहीं है क्योंकि इस मोड में काम करने वाले कर्मचारियों की प्रभावशीलता का आकलन करना मुश्किल है, और तदनुसार, कार्य दल में प्रेरणा प्रणाली विकसित करना आसान नहीं है:

जब किसी कंपनी में प्रत्येक कर्मचारी एक ही बार में सब कुछ करता है, तो यह तय करना असंभव है कि कौन अधिक और बेहतर करेगा, डायरेक्टर कट एजेंसी के संस्थापक बताते हैं। - लेकिन अत्यधिक विशिष्ट कर्मचारियों के लिए किसी विशिष्ट कार्य के लिए आवश्यकताओं के अनुपालन के आधार पर KPI निर्धारित करना बहुत आसान है। यह बोनस प्रक्रिया को सरल बनाता है और प्रेरणा प्रणाली को अधिक पारदर्शी बनाता है। उदाहरण के लिए, हमारी कंपनी के कर्मचारियों के लिए बोनस अब केवल कंपनी के टर्नओवर पर निर्भर नहीं है, जैसा कि पहले था।

गेलस्टर व्यापार और निर्माण कंपनी के प्रमुख ओक्साना और मिखाइल स्मुशेंको इस कथन से सहमत हैं। उनके अनुसार, यदि कोई कंपनी समान कार्य करने वाले कई "सुपरमैन" को नियुक्त करती है, तो किसी से भी परिणाम पूछना असंभव है। अपनी कंपनी में श्रम के स्पष्ट विभाजन का अभ्यास करके, पिछले दो वर्षों में वे प्रबंधकों की सकारात्मक समीक्षाओं की संख्या को 80% तक बढ़ाने और दोषों को शून्य तक कम करने में सक्षम हुए हैं।

प्रिय बॉसों, क्या हमें वास्तव में किसी और तर्क की आवश्यकता है?

दुनिया हम पर सूचनाओं और कार्यों का इतना बोझ डाल देती है कि हम भूल ही जाते हैं कि कैसे ध्यान केंद्रित करें। हम दिन में सौ बार सोशल नेटवर्क चेक करते हैं। और अब हमारे पास ऐसी समस्याएं हैं जिन्हें अन्य लोग हल करते थे। उदाहरण के लिए, अब स्वतंत्र रूप से हवाई जहाज का टिकट और होटल का कमरा बुक करना और बिना कैशियर के स्टोर में सामान खरीदना संभव है। और भी कई काम हैं और इसके अलावा मैं परिवार, दोस्तों के साथ रहना और शौक पूरा करना चाहता हूं।

मल्टीटास्किंग एक मिथक है

हालाँकि, बड़ी कार्य सूची होना और एक से अधिक कार्य करने में सक्षम होना उतना अच्छा नहीं है जितना लगता है। एक व्यक्ति एक साथ एक से अधिक कार्य नहीं कर सकता। हम मल्टीटास्किंग को एक कार्य से दूसरे कार्य पर शीघ्रता से स्विच करने की क्षमता के रूप में लेते हैं। और ऐसे प्रत्येक स्विच के लिए काफी संसाधनों की आवश्यकता होती है, तनाव बढ़ता है और चिंता बढ़ती है। इसलिए, हम जितना कम स्विच करें और बाहरी चीजों से विचलित हों, उतना बेहतर है।

लेकिन क्या होगा यदि बहुत सारे कार्य हों और आपको किसी तरह उससे निपटना पड़े? कार्यों की एक बड़ी सूची के साथ पागल होने से कैसे बचें और प्रभावी बनें? यहाँ कुछ युक्तियाँ हैं।

चक्रों में कार्य करें

व्यवसाय को कार्यों के बीच निरंतर स्विचिंग की आवश्यकता होती है। यदि आपने अभी तक काम सौंपना और खुद ही सब कुछ करना नहीं सीखा है - पानी पहुंचाने वाले व्यक्ति को बुलाने से लेकर साक्षात्कार तक, तो शाम तक आप शायद नींबू की तरह निचोड़ लिए जाएंगे। अनावश्यक तनाव से बचने के लिए बीच-बीच में ब्रेक लेकर चक्र में काम करें।

चक्र में काम करने की सबसे सरल तकनीक पोमोडोरो तकनीक है। आप काम पर कुछ समय के लिए जितना संभव हो उतना ध्यान केंद्रित करें और फिर एक छोटा ब्रेक अवश्य लें। उदाहरण के लिए, 45 मिनट का काम और 15 मिनट का आराम। यह संचालन सिद्धांत बड़ी संख्या में कार्यों और एक बड़े कार्य दोनों के साथ काम करने के लिए प्रभावी है।

अपना एकाग्रता मोड बदलें

हमारा मस्तिष्क दो ध्यान मोड में काम करता है: एकाग्रता मोड और भटकने वाला मोड। जब हम काम में पूरी तरह डूब जाते हैं तो एकाग्रता मोड (केंद्रीय-कार्यकारी मोड) चालू हो जाता है। हम अपने काम पर सबसे ज्यादा ध्यान देते हैं. इस मोड में, हम उत्पादक रूप से, लेकिन गहनता से काम करते हैं। लंबे समय तक ऐसी गति से काम करने पर हम धीरे-धीरे थकने लगते हैं और हमारी कार्यक्षमता कम हो जाती है।

लंबे समय तक उत्पादक रूप से काम करने के लिए, आपको समय-समय पर पहले से दूसरे मोड - मन-भटकने वाले मोड पर स्विच करने की आवश्यकता होती है। हम इस अवस्था में होते हैं जब हम साहित्य पढ़ते हैं, लेख पढ़ते हैं, टहलते हैं, कला की प्रशंसा करते हैं, ध्यान करते हैं। "भटकना" मोड आपको अपने मस्तिष्क को "रीबूट" करने और आराम करने की अनुमति देता है। इसलिए, कार्य कुशलता में सुधार के लिए ब्रेक उपयोगी होते हैं।

महत्वपूर्ण निर्णय सुबह ही लें

सभी महत्वपूर्ण निर्णय सुबह लेना बेहतर होता है, जब आपके निर्णय लेने के संसाधन अभी समाप्त नहीं हुए हों। अजीब बात है, हम वास्तव में प्रति दिन सीमित संख्या में निर्णय ले सकते हैं। एक निश्चित सीमा होती है, और इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि हमारे सामने जो विकल्प है वह कठिन है या आसान।

एक प्रयोग में, लोगों के एक समूह को एक सर्वेक्षण में भाग लेने के लिए कहा गया। सर्वेक्षण से पहले, उनसे विशेष रूप से सरल प्रश्न पूछे गए थे जैसे: आपको पेपर की व्यवस्था कैसे करनी चाहिए? क्या आप नीला या काला पेन चाहेंगे? आप क्या पियेंगे: चाय या कॉफ़ी? चीनी के साथ या बिना चीनी के? दूध या नींबू के साथ?

यानी उन्हें निर्णय लेने के लिए मजबूर किया गया. और फिर उन्होंने महत्वपूर्ण दार्शनिक समस्याओं पर प्रश्नों के साथ सर्वेक्षण पत्रक सौंपे। लोगों को संघर्ष करना पड़ा क्योंकि वे पहले से ही थकान महसूस कर रहे थे। निर्णय लेने का संसाधन खर्च हो चुका है.

इसलिए, सभी महत्वपूर्ण मुद्दों को सुबह हल करना बेहतर है, जबकि आपका दिमाग तरोताजा है और आपके पास सभी संसाधनों को खर्च करने का समय नहीं है।

अपना सिर मुक्त करो

हर चीज़ को अपने दिमाग में न रखें, मस्तिष्क के "विस्तारक" का उपयोग करें - कैलेंडर, डायरी, सूचियाँ, नोटपैड, एप्लिकेशन।

अपनी एकाग्रता को अपने कंप्यूटर की रैम के रूप में सोचें। आपके कंप्यूटर पर एक ही समय में जितने अधिक प्रोग्राम खुले होंगे, वह उतना ही धीमा काम करेगा। यदि आप किसी चीज़ को किसी अन्य माध्यम पर अपलोड करने के बजाय उसे अपने दिमाग में रखने की कोशिश करते हैं, तो आप उतनी मेमोरी ले लेते हैं जितनी आपको ज़रूरत होती है। जितनी अधिक ऐसी जानकारी होगी, वर्तमान मामले पर ध्यान केंद्रित करना उतना ही कठिन होगा।

वर्तमान में रहना"

आप कितनी बार काम पर रहते हुए घर के कामों और रात के खाने के बारे में सोचते हैं, और घर पर काम के बारे में सोचते हैं? यह हमेशा होता है। नाश्ते के दौरान लोग एक हाथ में कांटा और दूसरे हाथ में फोन रखते हैं। वे उदास, एकाग्र चेहरों के साथ, किसी चीज़ के बारे में गहनता से सोचते हुए सड़क पर चलते हैं। हमने वर्तमान क्षण का आनंद लेना बंद कर दिया है।

वियतनामी भिक्षु थिच नहत हान अपनी पुस्तक "पीस इन एवरी स्टेप" में यहीं और अभी जीना सिखाते हैं। यदि आप वर्तमान में जीना सीखना चाहते हैं तो यह पुस्तक अवश्य पढ़ें।