Išsaugokite knygą kitu failo formatu. Duomenų išsaugojimas programoje Excel Norėdami naudoti komandą Įrašyti

PDF – buvo sukurtas kaip knygų ir žurnalų pateikimo kompiuteriuose formatas. Kasdieniame gyvenime ir versle jis dažniausiai naudojamas kuriant, galima sakyti, nekeičiamus dokumentus. Pavyzdžiui, susikūrėte lentelę su tarifais ar sutartimi ir ją reikia išsiųsti klientui, kad klientas ten nieko nekeistų, geriausia išsisaugoti PDF formatu. Galų gale, jūs galite lengvai naudoti „Excel“, net jei apsaugote jį slaptažodžiu.

XML— buvo sukurta kaip patogi tvarkyti dokumentus programomis ir patogi bei suprantama žmogui dirbti su dokumentu kalba. Galima sakyti, specialiai internetui sukurtas formatas. Labai dažnai mainai tarp dviejų programų vyksta per tokią universalią kalbą. Pavyzdžiui, automatinis įkėlimas iš „Access“ ir įkėlimas į 1C.

Visas galimų formatų sąrašas parodytas paveikslėlyje:

Kaip parodyta anksčiau, norėdami įrašyti Excel į PDF, turite eiti į meniu, pasirinkti Įrašyti kaip – ​​tada pasirinkti PDF arba XPS (pirmoje nuotraukoje).

XPS taip pat yra specialus formatas, skirtas apsaugoti dokumento turinį, galima sakyti, elektroninį popieriaus lapą.

„Excel“ į JPEG arba PNG

Nėra specialios vaizdo formato išsaugojimo funkcijos, tačiau tai gana lengva padaryti naudojant „Windows“.

Visų pirma, beveik kiekviena klaviatūra turi specialų mygtuką „Print Screen“ (ekrano kopija), jis yra F12 dešinėje. Dažniausiai ant jo rašoma kažkas panašaus į PrtScn arba Prt Sc.

Paspaudus šį mygtuką, ekrano vaizdas išsaugomas ir galite jį įklijuoti bet kur: į raidę, į Word ar į Paint programą. Iš „Paint“ jau galite išsaugoti JPEG ir PNG formatu.

Jei reikia nukopijuoti tik aktyvų langą, paspauskite Alt + PrtScn – aprašyta plačiau.

Žirklių programą rasti dar lengviau (pradedant „Windows 7“ ji yra įtaisyta). Pradėti - visos programos - Yra standartinės žirklės - dabar galite pasirinkti bet kurį fragmentą ir iš karto išsaugoti jį norimu vaizdo formatu. Patogu – rekomenduoju nesinaudojantiems.

Jei turite MAC, paspauskite Shift + Command + 3, kad padarytumėte ekrano kopiją

Išsaugokite „Excel“ į XML

Vėlgi, kaip parodyta dideliame paveikslėlyje, kairiuoju pelės mygtuku spustelėkite Save As – tada Failo tipo lange atsidarys išsaugojimo langas, kuriame ieškokite XML duomenų (*.xml).

Jei įrašant įvyksta klaida, išsaugokite XML 2003 lentelės formatu, taip pat sąraše. Dažniausiai taip nutinka dėl to XML dokumentas negali priimti daugiau nei 65 tūkstančių eilučių, o 2003 m. formatas jas nukerta!

Daugeliu atvejų tikriausiai išsaugosite knygas dabartiniu failo formatu (XLSX). Tačiau kartais galbūt norėsite išsaugoti darbaknygę kitu formatu, pvz., ankstesnės „Excel“ versijos, tekstinio failo arba PDF arba XPS failo. Tiesiog nepamirškite, kad kiekvieną kartą, kai įrašote darbaknygę kitu failo formatu, kai kurie jos formatai, duomenys ir funkcijos gali būti neišsaugomi.

Šio straipsnio pabaigoje pateikiamas failų formatų (dar vadinamų failų tipais), kuriuos galite (ir kurių negalite) atidaryti arba išsaugoti programoje Excel 2013, sąrašas.

„Excel 97-2003“ darbaknygės konvertavimas į dabartinį failo formatą

Jei atidarėte „Excel 97–2003“ darbaknygę, bet jos nereikia saugoti tuo failo formatu, tiesiog konvertuokite darbaknygę į dabartinį failo formatą (XLSX).

Meniu Failas pasirinkti komandą Intelektas.

Spustelėkite mygtuką Paversti.

„Excel“ palaikomi failų formatai

Programoje Excel 2013 galite atidaryti ir išsaugoti projekto failus šiais formatais:

„Excel“ failų formatai

Tekstinių failų formatai

Pastaba: Jei darbaknygę įrašysite bet kokiu teksto formatu, visas formatavimas bus prarastas.

Kiti failų formatai

Failų formatai, kuriuose naudojama iškarpinė

Jei nukopijavote duomenis į mainų sritį vienu iš šių failų formatų, galite įklijuoti juos į Excel naudodami komandą Įdėti arba Specialus įdėklas (namai > Iškarpinė > Įdėti).

Failų formatai nepalaikomi „Excel 2013“.

Šie failų formatai nebepalaikomi, todėl negalėsite atidaryti šių formatų failų arba išsaugoti failų šiais formatais.

Norėdami dirbti su darbaknygės duomenimis programoje, kuri nebepalaikoma, pabandykite atlikti šiuos veiksmus:

Internete susiraskite įmonę, kuri gamina failų keitiklius, skirtus „Excel“ nepalaikomiems formatams.

Išsaugokite knygą kitu failo formatu, kurį galima atidaryti kitoje programoje. Pavyzdžiui, išsaugokite darbaknygę XML skaičiuoklėje arba teksto failo formatu, kurį gali palaikyti kita programa.

Galite įrašyti „Excel 2007“ ir naujesnės versijos darbaknygę ankstesnių „Excel“ versijų formatu, kaip tekstinį failą ir kitais formatais, pvz., PDF ir XPS failais. Paprastai išsaugomas XLSX formatu, tačiau numatytąjį įrašymui naudojamą failo formatą galima pakeisti. Jei dažnai naudojate komandą Išsaugoti kaip, galite įtraukti jį į greitosios prieigos įrankių juostą.

„Excel“ darbaknygės įrašymas kitu failo formatu

Svarbu: Jei darbaknygę įrašysite kitokiu „Excel“ failo formatu, bus prarastas formatavimas ir funkcijos, būdingos tik „Excel 2007“ ir vėlesnėms versijoms. Norėdami gauti daugiau informacijos, žr. „Excel“ naudojimas su ankstesnėmis „Excel“ versijomis.

Programoje „Excel“ atidarykite darbaknygę, kurią norite įrašyti formatu, tinkamu naudoti kitoje programoje.

Skirtuke Failas pasirinkti komandą Išsaugoti kaip.

Priimkite lauke siūlomą pavadinimą Failo pavadinimas arba įveskite naują knygos pavadinimą.

Išskleidžiamajame sąraše Failo tipas pasirinkite formatą, tinkamą naudoti kitoje programoje.

Naudodami rodykles slinkite per sąrašą ir parodykite daugiau formatų.

Pastaba: Priklausomai nuo aktyvaus darbalapio tipo (darbo knygos lapas, diagramos lapas ar kiti lapų tipai), bus galima išsaugoti skirtingus failų formatus.

Įrašyti kitą failo formatą „Excel 2007“ ir naujesnėje versijoje

Bet koks failas, atidarytas „Excel 2007“ ir naujesnėje versijoje, gali būti išsaugotas dabartiniu „Excel“ darbaknygės formatu (XSLX). Tokiu būdu galite pasinaudoti naujomis funkcijomis, kurių nepalaiko kiti failų formatai.

Pastaba: Kai įrašote darbaknygę, sukurtą ankstesnėje „Excel“ versijoje „Excel 2007“ arba naujesne darbaknygės formatu, kai kurios funkcijos ir formatavimas gali būti prarastas. Norėdami gauti informacijos apie nepalaikomas „Excel 97-2003“ funkcijas, žr

Įrankiai, skirti dirbti su lentelėmis MS Word programoje, įdiegti labai patogiai. Tai, žinoma, nėra „Excel“, tačiau šioje programoje galite kurti ir keisti lenteles, ir dažnai nieko daugiau nereikia.

Taigi, pavyzdžiui, nukopijuoti baigtą lentelę „Word“ ir įklijuoti į kitą dokumento vietą ar net į visiškai kitą programą nėra sunku. Užduotis tampa pastebimai sudėtingesnė, jei reikia nukopijuoti lentelę iš svetainės ir įklijuoti ją į Word. Šiame straipsnyje mes jums pasakysime, kaip tiksliai tai padaryti.

Įvairiose interneto svetainėse pateikiamos lentelės gali pastebimai skirtis ne tik vizualiai, bet ir savo struktūra. Todėl įklijavus į „Word“ jie taip pat gali atrodyti kitaip. Ir vis dėlto, jei turite vadinamąjį skeletą, užpildytą duomenimis, suskirstytus į stulpelius ir eilutes, visada galite suteikti lentelei norimą išvaizdą. Bet pirmiausia, žinoma, turite jį įterpti į dokumentą.

1. Eikite į svetainę, iš kurios reikia nukopijuoti lentelę, ir pasirinkite ją.

Patarimas: Pradėkite pasirinkti lentelę nuo jos pirmojo langelio, esančio viršutiniame kairiajame kampe, ty ten, kur prasideda pirmasis stulpelis ir eilutė. Būtina baigti stalo pasirinkimą įstrižai priešingame kampe - apatiniame dešiniajame kampe.

2. Nukopijuokite pasirinktą lentelę. Norėdami tai padaryti, spustelėkite „CTRL+C“ arba dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite pasirinktą lentelę ir pasirinkite "Kopijuoti".

3. Atidarykite Word dokumentą, į kurį norite įterpti šią lentelę, ir kairiuoju pelės klavišu spustelėkite vietą, kurioje ji turėtų būti.

4. Įterpkite lentelę spustelėdami „CTRL+V“ arba pasirinkdami "Įdėti" kontekstiniame meniu (iššaukiamas vienu spustelėjimu dešiniuoju pelės mygtuku).

5. Lentelė bus įterpta į dokumentą beveik tokia pat forma, kokia buvo svetainėje.

Pastaba: Būkite pasirengę, kad lentelės antraštė gali pasislinkti į šoną. Taip yra dėl to, kad jį galima pridėti prie svetainės kaip atskirą elementą. Taigi, mūsų atveju tai tik tekstas virš lentelės, o ne langeliai.

Be to, jei langeliuose yra elementų, kurių Word nepalaiko, jie iš viso nebus įterpiami į lentelę. Mūsų pavyzdyje tai buvo apskritimai iš stulpelio „Forma“. Taip pat buvo „nukirpta“ komandos simbolika.

Stalo išvaizdos keitimas

Žvelgiant į ateitį, tarkime, kad mūsų pavyzdyje iš svetainės nukopijuota ir į Word įterpta lentelė yra gana sudėtinga, nes be teksto joje yra ir grafinių elementų, nėra vaizdinių stulpelių skyriklių, o tik eilutės. Su daugeliu stalų teks dirbti daug mažiau, tačiau su tokiu sudėtingu pavyzdžiu tiksliai sužinosite, kaip bet kokiam stalui suteikti „žmogišką“ išvaizdą.

Kad jums būtų lengviau suprasti, kaip ir kokias operacijas atliksime žemiau, būtinai perskaitykite mūsų straipsnį apie lentelių kūrimą ir darbą su jomis.

Dydžių derinimas

Pirmas dalykas, kurį galima ir reikia padaryti, yra pakoreguoti stalo dydį. Tiesiog spustelėkite viršutinį dešinįjį jo kampą, kad būtų rodoma „darbo“ sritis, tada vilkite žymeklį, esantį apatiniame dešiniajame kampe.

Be to, jei reikia, lentelę visada galite perkelti į bet kurią puslapio ar dokumento vietą. Norėdami tai padaryti, spustelėkite kvadratą su pliuso ženklu, kuris yra viršutiniame kairiajame lentelės kampe, ir vilkite jį norima kryptimi.

Rodomos lentelės kraštinės

Jei jūsų lentelėje, kaip ir mūsų pavyzdyje, eilučių / stulpelių / langelių kraštinės yra paslėptos, kad būtų patogiau dirbti su lentele, turite įjungti jų rodymą. Norėdami tai padaryti, atlikite šiuos veiksmus:

1. Pasirinkite lentelę spustelėdami pliuso ženklą jos viršutiniame dešiniajame kampe.

2. Skirtuke "Namai" grupėje "Pastraipa" spustelėkite mygtuką "Sienos" ir pasirinkite „Visos sienos“.

3. Bus matomos lentelės kraštinės, dabar bus daug lengviau derinti ir sulygiuoti atskirą antraštę su pagrindine lentele.

Jei reikia, visada galite paslėpti lentelės kraštus, todėl jie tampa visiškai nematomi. Kaip tai padaryti, galite sužinoti iš mūsų medžiagos:

Kaip matote, mūsų lentelėje pasirodė tušti stulpeliai, taip pat trūksta langelių. Visa tai reikia pataisyti, bet pirmiausia ištiesinsime antraštę.

Antraštės lygiavimas

Mūsų atveju lentelės antraštę galima lygiuoti tik rankiniu būdu, tai yra, reikia iškirpti tekstą iš vieno langelio ir įklijuoti jį į kitą, kuriame jis yra svetainėje. Kadangi stulpelis „Forma“ nebuvo nukopijuotas, mes jį tiesiog ištrinsime.

Norėdami tai padaryti, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite tuščią stulpelį ir spustelėkite mygtuką viršutiniame meniu "Ištrinti" ir pasirinkite „Ištrinti stulpelį“.

Mūsų pavyzdyje yra du tušti stulpeliai, tačiau vieno iš jų antraštėje yra tekstas, kuris turėtų būti visiškai kitame stulpelyje. Tiesą sakant, laikas pereiti prie antraštės suderinimo. Jei antraštėje turite tiek langelių (stulpelių), kiek yra visoje lentelėje, tiesiog nukopijuokite jį iš vieno langelio ir perkelkite į tą, kuriame jis yra svetainėje. Pakartokite tą patį veiksmą su likusiomis ląstelėmis.

Patarimas: Naudodami pelę pažymėkite tekstą, įsitikinkite, kad pasirinktas tik tekstas nuo pirmos iki paskutinės žodžio ar žodžių raidės, bet ne pats langelis.

Norėdami iškirpti žodį iš vieno langelio, paspauskite klavišus „CTRL+X“ norėdami jį įterpti, spustelėkite langelį, į kurį norite įterpti, ir spustelėkite „CTRL+V“.

Jei dėl kokių nors priežasčių negalite įterpti teksto į tuščius langelius, galite konvertuoti tekstą į lentelę (tik jei antraštė nėra lentelės elementas). Tačiau daug patogiau būtų sukurti vienos eilutės lentelę su tokiu pat stulpelių skaičiumi, kaip ir nukopijuota, ir kiekviename langelyje įvesti atitinkamus pavadinimus iš antraštės. Apie tai, kaip sukurti lentelę, galite perskaityti mūsų straipsnyje (nuoroda aukščiau).

Reikia sujungti dvi atskiras lenteles – sukurtą vienos eilutės lentelę ir pagrindinę iš svetainės nukopijuotą lentelę. Norėdami tai padaryti, vadovaukitės mūsų instrukcijomis.

Tiesiogiai mūsų pavyzdyje, norėdami sulygiuoti antraštę ir tuo pačiu pašalinti tuščią stulpelį, pirmiausia turite atskirti antraštę nuo lentelės, atlikti reikiamas manipuliacijas su kiekviena jos dalimi ir vėl sujungti šias lenteles.

Prieš prisijungiant, mūsų dvi lentelės atrodo taip:

Kaip matote, stulpelių skaičius vis dar skiriasi, o tai reiškia, kad dviejų lentelių normaliai sujungti dar negalima. Mūsų atveju mes atliksime šiuos veiksmus.

1. Ištrinkite langelį „Forma“ pirmoje lentelėje.

2. Tos pačios lentelės pradžioje pridėkime langelį, kuriame bus nurodytas „Nr.“, nes antrosios lentelės pirmasis stulpelis turi numeraciją. Taip pat pridėsime langelį pavadinimu „Komandos“, kurio antraštėje trūksta.

3. Ištrinkime stulpelį su komandų simboliais, kuris, pirma, buvo kreivai nukopijuotas iš svetainės, antra, mums jo tiesiog nereikia.

4. Dabar abiejų lentelių stulpelių skaičius yra toks pat, vadinasi, galime juos sujungti.

5. Atlikta – iš svetainės nukopijuota lentelė turi visiškai adekvačią išvaizdą, kurią vėliau galėsite keisti kaip norite. Mūsų pamokos jums tai padės.

Dabar žinote, kaip nukopijuoti lentelę iš svetainės ir įklijuoti ją į Word. Be to, iš šio straipsnio taip pat sužinojote, kaip susidoroti su visais redagavimo ir redagavimo sunkumais, su kuriais kartais galite susidurti. Prisiminkime, kad mūsų pavyzdyje pateikta lentelė buvo tikrai sudėtinga jos įgyvendinimo požiūriu. Laimei, dauguma lentelių tokių problemų nesukelia.

Šis klausimas kyla, jei internete susiduriate su kai kuriais lentelės pavidalu pateiktais duomenimis ir norite juos išsaugoti Microsoft Word formatu (galbūt prieš tai jį redagavus). Jei tiesiog atidarysite išsaugotą HTML puslapį „Word“ ir bandysite jį išsaugoti „kaip Word dokumentą“, gausite originalų puslapio formatą, kuris vargu ar priimtinas kaip atskiras dokumentas, ir turėsite sunku jį išvalyti nuo visko, kas nereikalinga.

Paprasčiausias dalykas yra perkelti lentelę per mainų sritį. Tai galima padaryti tiesiogiai iš bet kurios naršyklės arba pirmiausia įrašant puslapį į disko failą ir atidarius jį programoje Word. Pasirinkus pastarąjį variantą, lengviau pasirinkti tiksliai lentelę neužfiksuojant jokių nereikalingų elementų – užvedus pelės žymeklį virš lentelės, visos Word versijos po XP rodo piktogramą prie lentelės viršutiniame kairiajame kampe, paspaudus joje bus pasirinkta visa lentelė (taip pat galite spustelėti spartųjį klavišą +). Tačiau lentelės stilius išliks toks pat, koks buvo originaliame dokumente – ypač erzina HTML mada dėl „išgaubto“ dvigubo rėmelio ir naudojant įprastą Formatas | Borders and Shading (naujose versijose: Designer | Borders arba Designer | Borders | Borders and Shading) Word atkakliai atsisako keisti jį į įprastą paprastų linijų rėmelį.

Tokios lentelės rėmo išvaizdą galite pakeisti pasirinkę naują stilių. „Word 2003“ tai atliekama naudojant meniu, kurio pavadinimas nėra akivaizdus Lentelė | Automatiškai suformatuokite lentelę ir iš sąrašo pasirinkite vieną iš rėmelių stilių (paprasčiausias vadinamas Table Grid 1). Naujose versijose tai dar lengviau, nes keli lentelių stiliai rodomi tiesiai skirtuke Dizainas, o likusios kelios dešimtys pasiekiamos per apatinį mygtuką dešinėje nuo jų (žymeklis rodo į jį H.3 pav.) . Taip pat yra labai paprastas stalas su plonomis juodomis linijomis.

Ryžiai. H.3. „Office 2007“ lentelės stiliai

Dažniausiai to neužtenka – taip pat reikia pakeisti šriftą, nustatyti juodą, pašalinti hipersaitus (spalvoti šriftai spausdinant įprastu nespalvotu lazeriniu spausdintuvu bus rodomi bjauriais pilkais atspalviais smulkiame tinklelyje), formatuoti pastraipas. jei būtina. Bet tai vis tiek yra nepalyginamai paprasčiau, nei sukurti tokią lentelę nuo nulio, perkeliant ją ląstelė po langelio.

Iškviečiame komandą:
-grupė Knygos/Lakštai -Knygos -Išsaugoti viską

Komanda išsaugo visas atidarytas knygas dabartinėje sesijoje vienu paspaudimu.
Kam tai? Pagal numatytuosius nustatymus nėra galimybės išsaugoti visų atidarytų knygų. Galima tik uždaryti visas knygas ir išsaugoti (norėdami tai padaryti, turite paspausti programos uždarymo mygtuką laikydami nuspaudę klavišą Shift ir kai būsite paraginti išsaugoti, pasirinkite Išsaugoti viską). Tačiau knygų dažnai užverti nereikia – tereikia jas išsaugoti. Pavyzdžiui, kai vienu metu turite dirbti su keliomis atviromis ataskaitomis, kurios yra tarpusavyje susijusios. O tokiais atvejais standartiškai tenka pereiti prie kiekvienos knygos atskirai ir paspausti Ctrl+S arba piktogramą skydelyje.
Su komanda Išsaugoti viskąŠios problemos nebeliks – tiesiog eikite į meniu – grupę Knygos/Lakštai -Knygos ir paspauskite Išsaugoti viską. Visos atidarytos knygos bus išsaugotos.
Atkreipkite dėmesį, kad naujos knygos (kurios dar nebuvo išsaugotos kompiuteryje) bus įrašytos į numatytąjį aplanką (paprastai Mano dokumentai).

Pastaba: kai kuriais atvejais knygos atveriamos taip, kad kiekviena knyga priklausytų atskiram seansui (procesui). Tokiu atveju ši komanda negalės išsaugoti visų knygų ir išsaugos tik tas, kurios priklauso procesui, iš kurio buvo paleista komanda. Galite patikrinti, kiek Excel procesų veikia paspausdami Cltr+Alt+Delete -Paleiskite užduočių tvarkyklę ir pasirodžiusiame lange eikite į skirtuką Procesai. Jei sąraše yra daugiau nei vienas procesas pavadinimu EXCEL.EXE, veikia keli procesai.