Osoba u osnovi radi u modu. Kako obavljati više zadataka istovremeno štedeći energiju za svoj osobni život

• Što je multitasking mod.
• Kako je lako naučiti obavljati više zadataka istovremeno.
• Kako biti produktivan uz multitasking.
• Koje su metode multitaskinga.

Nedostatak vremena za obavljanje raznih poslova negativno utječe na učinkovitost poduzeća u cjelini, stoga je važno da menadžer može raditi u multitasking modu.

U ovom ćemo vam članku reći kako naučiti obavljati više zadataka istovremeno, koje metode koristiti za to, a također ćemo dati uspješne primjere.

Što je multitasking

U 21. stoljeću uredski posao većine voditelji izgleda otprilike ovako: otvoreni ured, ogroman broj zaposlenika, buka telefona pregovori, 1C je otvoren na računalu, preglednik s poštom i još 3-4 kartice, među kojima je definitivno društvena mreža ... Istovremeno se primaju telefonski pozivi od kolega ili klijenata, hitna potreba za slanjem ugovor, ispisati priručnik i izbaciti izvještaj u Excelu.

To je kao igra u kojoj čim pokušate završiti jednu stvar, druga iskoči. Stalno prebacivanje između zadataka povećava vrijeme potrebno za dovršavanje čak i jednostavnog zadatka.

Današnji menadžeri takvo opterećenje nazivaju radom u multitasking modu.

Znanstvenici sa Sveučilišta u Sussexu su 2014. godine proveli istraživanje u kojem su otkrili da oko 90% ljudi koristi dva multimedijska uređaja u isto vrijeme.

Na primjer, prijenosno računalo i telefon za komunikaciju. Ovo je također odraz multitasking načina rada. Štoviše, to utječe na ljude, prema znanstvenicima, ne baš dobro.

Dolazi do smanjenja gustoće sive tvari u prednjem korteksu mozga. Upravo je to dio mozga koji je odgovoran za kognitivne procese.

Autorica istraživanja Kepki Loh primijetila je da takav način interakcije mijenja strukturu razmišljanja kod ljudi. Međutim, učinak takvih promjena može biti i negativan i pozitivan. Na primjer, za ljude s kreativnim sposobnostima, brzo prebacivanje između ideja imalo je pozitivan učinak na provedbu projekti.

Kako ostati produktivan tijekom dana

Starogrčki govornik i državnik Demosten, kako bi povećao svoju učinkovitost, obrijao je dio kose na glavi. Bilo mu je neugodno izaći u javnost u ovakvom obliku, pa je ostao kod kuće i potpuno se posvetio pisanju govora.

A kako čelnici velikih ruskih kompanija povećavaju svoju učinkovitost? Saznajte više od 25 načina u ovom CEO e-zinu članku.

Multitasking vs monotasking

Iste 2014. godine znanstvenici sa Sveučilišta u Montrealu proveli su eksperiment u kojem su sudjelovali stariji ljudi. Od njih se tražilo da riješe 2 zadatka, a omjer utrošenog vremena bio je prema Parretovom principu 20/80.

Ispitanici su 80% vremena proveli na jednom zadatku, a 20% na drugom. Njihova moždana aktivnost zabilježena je na magnetskoj rezonanci.

Znanstvenici su zabilježili povećanu aktivnost mozga u području prednjeg prefrontalnog korteksa. To znači da ako osoba stalno mora obavljati nekoliko zadataka, tada se najvjerojatnije njegov mozak počinje prilagođavati novim radnim uvjetima.

Ali mozak se ne prilagođava samo. Takav vježbati dovesti do razvoja novog načina razmišljanja i pristupa radu. Stručnjaku s rasporedom više zadataka puno je teže koncentrirati se na obavljanje jedne stvari. Što dulje obavlja više zadataka, to mu je teže koncentrirati se.

Ovakav pristup dovodi do niza negativnih posljedica:

• Povreda poslovne etike. Možete primijetiti kako osoba u poslovnom razgovoru stalno odvlači pažnju od kolege, provjerava poštu, odgovara na telefonske pozive. Za sugovornika je to znak nezainteresiranosti za dijalog. Postoji kvar u kontaktu, što doprinosi prekidu poslovni razgovori. Dovodi u pitanje profesionalnost stručnjaka.
• Problemi s dovršavanjem važnih zadataka. Što se osoba više udubi u multitasking, to mu je teže koncentrirati se na određeni zadatak. Postaje teško filtrirati informacije i baviti se svakodnevnim aktivnostima.
• Emocionalno sagorijevanje. Konstantno stres od teškog rada s gomilanjem slučajeva izaziva proizvodnju hormona stresa. Ovaj hormon potiskuje aktivnost i navečer ostavlja osjećaj potpune iscrpljenosti i umora.

Općeprihvaćeno mišljenje iskusnih menadžera: prebacivanje između aktivnosti smanjuje učinkovitost, stoga je bolje raditi u monotasking modu. Je li tako?

Psiholozi David Sanbonmatsu i David Strayer postulirali su monotasking: bolje se usredotočiti na jedan zadatak i dovršiti ga, a zatim prijeći na sljedeći. Dugogodišnjim istraživanjem utvrdili su da ljudi koji rade nekoliko stvari odjednom imaju smanjen IQ i produktivnost pri rješavanju logičkih problema.

Psiholozi su također razvili koncept "lažnog multitaskinga", u kojem se uočava niz simptoma:

• Poteškoće s koncentracijom na jednu misao ili zadatak dulje vrijeme.
• Brzi umor od rutinskog rada.
• Potražite nove senzacije.
• impulzivne odluke.

Nedvosmislen odgovor istraživača na postavljeno pitanje je da je monotasking način rada učinkovitiji.

Ali što ako se radni dan sastoji od velikog broja različitih stvari?

Alternativni pogled na multitasking

Alain Bludorn je u svom istraživanju otkrio da sposobnost rada u multitasking stanju ovisi o predispoziciji osobe. I sam Bludorn već nekoliko desetljeća provodi istraživanja koja govore o njegovoj visoka razina koncentracije na jednu stvar.

Studija je pokazala da postoje ljudi koji obavljaju više zadataka i koji su skloni raditi nekoliko stvari u isto vrijeme, a mogu ih obaviti dobro.

Može se nazvati jednim od najjasnijih primjera osobe koja obavlja više zadataka Ilona Mask, predsjednik Uprave Tesle. Musk vodi nekoliko tvrtki. Trenutno je uključen u projekte vezane uz svemir, tuneliranje, automobile i energiju.

Kako bi se osjećao ugodno u ovom načinu rada, Musk je razvio nekoliko pravila:

• Radni dan dijeli na kratke segmente od kojih je svaki posvećen određenoj aktivnosti.
• Nema standardnu ​​pauzu za ručak. Ručkovi i večere između sastanaka.
• U tim bira samo one ljude s kojima postoji međuljudsko povjerenje.
• Ima jasan dnevni red za svaki dan.

S ovim multitasking modom, Musk uspješno pronalazi vrijeme za svoju obitelj.

Sam Musk kaže da je tajna u raznovrsnom provodu: s djecom odlazi izvan grada, u svoje tvornice, pa čak i kampira sa šatorima.

Savjet Elona Muska: loše osobine koje će dovesti do uspjeha

Časopis CEO govori koje negativne osobine paradoksalno vode vođu do uspjeha i pomažu u izgradnji poslovanja.

Multitasking: Zeigarnikov efekt

Godine 1927. eksperiment je proveo doktor psiholoških znanosti Bluma Zeigarnik. U njemu su sudjelovali sudionici različitih dobnih skupina. Svaki od sudionika trebao je riješiti 20 problema različitih vrsta (od matematičkih do apstraktnih).

Sudionici su povremeno prekidani u trenutku kada su bili na svom maksimumu koncentrirana na odluku. Ovaj pristup simulirao je način rada u uvjetima multitaskinga.

Prema povratnim informacijama sudionika, Zeigarnik je utvrdio da se nedovršeni zadaci pamte 90% bolje od onih koji su dovršeni.

Zaključeno je da otvaranje novih predmeta u prisutnosti nedovršenih nije tako strašno. Štoviše, ako su važni i trebate ih zadržati u memoriji, tada prekid može pridonijeti tome.

ABVGD metoda za višezadaćnost

Poznati stručnjak za upravljanje vremenom, Brian Tracy, predlaže korištenje ABCHD metode i daje niz osnovnih preporuka:

• Ne otvarajte više radnih datoteka ili kartica preglednika odjednom. Preporučljivo je držati otvorene samo one u kojima ćete sada raditi.
• Radni dan mora biti planiran po satu. Slučajevi se dijele na male, za njih je predviđeno određeno vrijeme.

Anketa 2.147 menadžera koji imaju podređene zaposlenike.
Statistika istraživačke službe Tvrtka HeadHunter.

• Spremite važne informacije na flash pogon ili drugi medij za pohranu. Veliko preopterećenje mozga dovodi do gubitka dijela informacija iz radne memorije. Ako vam iznenada zatrebaju informacije na važnom sastanku, pri ruci ćete imati pouzdanog pomoćnika u obliku flash kartice.
• Dajte svom mozgu malo odmora prije nego započnete nešto novo.. Na primjer, prošećite uredom ili otiđite na ručak u kafić.

Da biste razumjeli koje mjesto zadatak zauzima u ocjeni, koriste se oznake slova:

• A- najvažnije, ako se ne ispune, bit će ozbiljne posljedice za rad (hitni sastanak s direktorom, sastanak s većim klijentom po prethodnom dogovoru, godišnje izvješće poreznoj upravi).
• B- važne stvari koje utječu na rezultat radnih aktivnosti, ali se mogu odgoditi za neko drugo vrijeme (tekući posao u odjelu, zakazani pozivi klijentima ili kolegama).
• U- ne možete, oni nikako ne utječu na posao (popiti kavu, razgovarati s kolegama na ručku).
• G- može se delegirati zaposlenicima (dogovoriti sastanak s klijentom, pripremiti analitiku za izvješće).
• D– ove zadatke treba zanemariti (komunikacija na društvenim mrežama tijekom radnog vremena).

Kako raditi s popisom obaveza "ABVGD"

Početkom tjedna trebate rasporediti slučajeve u grupe iz algoritma. Često se događa da u jednoj grupi ima više zadataka. To znači da su svi oni važni i da ih treba riješiti odmah.

Da biste ih planirali, pogledajte koji dan u tjednu ćete raditi ovaj posao. Ako važne stvari padnu u plan unutar jednog dana, odredite prioritet između njih ili ih podijelite na jednaka vremenska razdoblja. Tako možete napredovati tijekom dana u svakoj od aktivnosti.

Prema ovoj shemi, količina posla raspoređuje se na dan, mjesec, tromjesečje ili duže. Pritom će se stalno napredovati u aktivnosti jer se radi o važnim zadaćama. Ako ostane vremena, onda prelazimo na sitnice i rutinu.

Neki zaposlenici kao jednu od važnih poslovnih kvaliteta u svojim životopisima navode “sposobnost multitaskinga”, a neki poslodavci to isto nazivaju čineći portret idealnog kandidata. Međutim, u stvarnosti pokušaj obavljanja više zadataka može narušiti vaše zdravlje i uništiti karijeru.

opasna zabluda

Guru menadžmenta Peter Drucker napisao je u jednom od svojih članaka: “Nikada nisam sreo vođu koji bi, iako obavlja više od dva zadatka u isto vrijeme, ipak mogao biti učinkovit.” Međutim, mit da možete obavljati više zadataka istovremeno i ostati učinkovit na neki je način još uvijek živ. Pa čak i unatoč uvjeravanjima znanstvenika koji tvrde da je multitasking neprirodan, te da ni pod kojim uvjetima ljudski mozak nije sposoban istovremeno raditi na dva zadatka u isto vrijeme, još uvijek postoje oni koji su spremni s njima raspravljati, dokazujući suprotno. "Osjećate se kao da radite nekoliko stvari odjednom, ali zapravo slažete zadatke određenim redoslijedom i odlučujete koji ćete obaviti u određeno vrijeme", kaže Jordan Grafman, voditelj kognitivne neuroznanosti na Nacionalnom institutu za Neurološki poremećaji i moždani udar (NINDS).

David Meyer, direktor Laboratorija za mozak, kogniciju i ljudsku izvedbu Sveučilišta u Michiganu, kaže da multitasking usporava stvari (za faktor dva ili više) i povećava šanse za pogreške. Prema njegovim riječima, prebacivanje i prekidi ometaju našu sposobnost obrade informacija, značajno smanjuju produktivnost. "Ljudi možda misle drugačije, ali to je mit", kaže on. “Nemoguće je prevladati inherentna ograničenja mozga.”

Oni koji vjeruju da su ljudske mogućnosti neograničene i sustavno forsiraju svoj mozak multitaskingom, kao rezultat toga plaćaju vlastitim zdravljem. Navika skakanja sa zadatka na zadatak, ne samo na poslu, već i izvan njega, dovodi mozak do stanja prenadraženosti. Osoba gubi sposobnost koncentracije, počinje imati problema sa spavanjem, glavobolje i druge bolesti. Zapravo, postupno gubi radnu sposobnost. Kakva karijera...

Multitasking i multitasking

David Meyer identificira tri tipa ljudi koji su u opasnosti da postanu žrtve multitaskinga. Prvi su oni koje život tjera da rade u neprirodnom ritmu. Takvi ljudi pokušavaju raditi nekoliko stvari u isto vrijeme (primjerice, razgovarati telefonom i pregledavati papire), smatrajući da je to jedini način da budu konkurentni. Drugi su oni koji obavljaju više zadataka istovremeno, a da toga nisu svjesni. Takvi ljudi, primjerice, mogu na pola puta odustati od pisanja izvješća kako bi ponovno provjerili poštu. Skaču s jednog zadatka na drugi ne shvaćajući da to smanjuje učinkovitost.

Treći tip ljudi su oni koji se ponose svojom "sposobnošću multitaskinga". "Mnogi se ljudi zavaravaju misleći da su dobri u tome", kaže Meyer. - Ali problem je što je svačiji mozak isti, a to ne funkcionira tako. U stvarnosti, nitko ne može učinkovito izvršiti više od jednog složenog zadatka u određenom trenutku.”

Unatoč činjenici da znanstvenici pružaju uvjerljive dokaze o štetnosti multitaskinga, ljudima ga je sve teže izbjegavati. Paradoksalno, moderna tehnologija, umjesto da nam pojednostavi život, učinila ga je još kompliciranijim. Institut za budućnost (IFTF) proveo je studiju koja je ispitivala iskustva zaposlenika kompanija s liste Fortune 1000. Pokazalo se da svaka od njih u prosjeku dobije 178 poruka dnevno i bude prekinuta najmanje tri puta unutar sat vremena. Jasno je da se produktivnost time ne povećava. Jonathan Spear, glavni analitičar istraživačke tvrtke Basex, procjenjuje da prekidi zaposlenika koštaju američko gospodarstvo 650 milijardi dolara godišnje.

tehnologija preživljavanja

Ako se smatrate razumnom osobom, u vašoj je moći organizirati tijek rada na takav način da se zaštitite od destruktivnog multitaskinga. Upotrijebite nekoliko jednostavnih savjeta kako biste si olakšali život.

Pokušajte u svojoj glavi stalno “skladištiti” samo najnužnije stvari, a za ostalo koristite “vanjski memorijski medij”. Ne radi se o sljedećim tehnološkim inovacijama. Slijedite primjer Alberta Einsteina koji je jednom prilikom rekao da ne vodi računa o onome što se može napisati na papiru. Nosite bilježnicu sa sobom ili postavite podsjetnike u svoj Outlook kalendar - odaberite što vam više odgovara.

Napišite popise obaveza i dogovorite redoslijed ispunjavanja. Pokušajte procijeniti koliko će vam trebati vremena i usporedite ga sa stvarnim utrošenim vremenom. Grupni zadaci, dok ih obavljate, pokušajte ne biti ometeni i poduzmite mjere da vas drugi ne ometaju. Ne provjeravajte poštu svakih pet minuta, već u određenim vremenskim intervalima. Na primjer, jednom na sat. Ako je moguće, uključite telefonsku sekretaricu na telefonu. Pokušajte se dogovoriti s kolegama oko “prijemnog vremena”. Većina pitanja koja vam se upućuju tijekom dana nisu toliko važna i hitna. A ti imaš jedno zdravlje, čuvaj ga.

Materijali korišteni u pripremi članka

Kada je ranih 1960-ih kreiran prvi IBM operativni sustav, korisnici su bili zadivljeni sposobnošću računala da obavlja nekoliko funkcija u isto vrijeme. To jest, procesor se lako prebacivao s jednog zadatka na drugi, postupno ih sve dovodeći do logičnog završetka. Impresionirani tim efektom pokušali su multitasking prenijeti u sferu ljudske aktivnosti. Tada se činilo da je sposobnost obavljanja nekoliko stvari u isto vrijeme vrlo korisna vještina, čijim svladavanjem možete višestruko povećati svoju učinkovitost u radu uz uštedu vremena. Je li stvarno? Hajdemo shvatiti.

Što je multitasking?

Počnimo s definicijom. Multitasking je sposobnost, sposobnost, vještina obavljanja nekoliko procesa u isto vrijeme, prebacivanje s jednog zadatka na drugi. U početku se pojam koristio isključivo u programskom okruženju, ali se postupno preselio u proizvodnju i sferu ljudske aktivnosti.

Vjerojatno ste više puta čuli o izvanrednim sposobnostima Cezara da radi dvije ili više stvari u isto vrijeme. Nadahnuti takvim "podvigom", marljivost u obavljanju jedne stvari "gurnuli" ste na dalju policu i pokušali se prebaciti s jednog zadatka na drugi, pa na treći i tako dalje. Još samo malo i kakav je rezultat?

A na izlazu imate nekoliko započetih zadataka i niti jedan dovršen. Povrh toga, potpuno ste zbunjeni oko toga što učiniti prvo, a što ostaviti za kraj. I što je najvažnije, uzalud ste izgubili vrijeme i resurse mozga. Motivacija na nuli, com nedovršeni zadaci vrtoglavo porasli. Kao rezultat, negativna učinkovitost i stresna situacija. Stigli smo.

Sposobnost multitaskinga nije tako korisna i vrijedna vještina kao što se čini na prvi pogled. Istraživanja pokazuju da multitasking šteti radnoj sposobnosti osobe. Nismo roboti, na sreću, pa produktivnost rada uvelike ovisi o sposobnosti koncentracije na jedan zadatak. Izvršavamo lanac slučajeva uzastopno, dovršavajući jedan i započinjući drugi. Kako se ciljevi ostvaruju, raste motivacija i želja za postizanjem velikog uspjeha, štedi se vrijeme. Čini se da bi zgrabivši dvije stvari odjednom, vrijeme potrebno za obavljanje zadataka trebalo prepoloviti. Ali u stvarnosti će biti potrebno dvostruko više truda, a istodobno će se smanjiti šanse za uspješan završetak.

Na primjer, trebate posložiti 10 tanjura na stol, zaliti cvijeće na prozorskoj dasci u 10 vaza i poslati 10 SMS-ova s ​​pozivnicama. Pokušajmo uključiti multitasking mod - to znači da radimo sve odjednom, skačemo s jednog zadatka na drugi. Stavili smo 3 tanjura, otrčali zaliti 3 vaze za cvijeće, a zatim, ili istovremeno sa zalijevanjem, poslali 3 SMS-a. Vratili smo se tanjurima, zatim vazama i opet porukama. I tako u krug. Jednostavni zadaci, ali radeći ih sve odjednom, više ćete se umoriti i potrošiti više vremena. Istovremeno, usred cijele radnje uključit će se nuspojave multitaskinga: umjesto slanja SMS-a, iz nekog ćete razloga politi telefon vodom ili staviti tanjur na prozorsku dasku, a ne na stol.

Sada redom radite iste jednostavne zadatke: prvo posuđe, zatim zalijevanje i na kraju slanje poruka. Iznenadit ćete se - i stvari idu brže i mozak je netaknut!

Zakomplicirajmo opterećenje, bolje rečeno, učinimo ga blizu stvarnosti. Na primjer, pišete izvješće ili prezentaciju i istovremeno provjeravate nove poruke u školskim kolegama ili VK-u, odgovarate na SMS ili zahtjeve kolega za pomoć u "hitnoj" stvari. U 99% slučajeva, radeći u takvom multitasking modu, primijetit ćete da je vrijeme neobjašnjivo kamo odletjelo, radno raspoloženje je nestalo, a samo 10-15% glavnog posla je obavljeno. Šokantan zaključak: Što ste rastreseniji, teže se usredotočiti na posao. Gadgeti, računi na društvenim mrežama, e-pošta i još mnogo toga gutaju vrijeme i trud koje biste bolje mogli potrošiti na koristan cilj.

Uvelike preuveličavamo važnost komunikacije - ova se ideja čini tako zastarjelom u naše doba. Ali, ako planirate izvršiti zadatak što je moguće učinkovitije i brže, tada isključite sve iritante. To će vam pomoći da se usredotočite na zadatak koji imate.

Kako raditi u ovom načinu rada?

Multitasking na poslu kombinacija je sljedećih kvaliteta: analitičkog razmišljanja, sustavnog pristupa i visoke organiziranosti. Zahtjevi nisu najlakši, ali kako biste ih razvili, preporučujemo da se pridržavate sljedećih preporuka:

• Planirajte stvari za dan, tjedan, mjesec unaprijed. Može čak biti korisno postaviti zadatke na 1-2 sata kako biste ih izvršili jasno i na vrijeme. Ipak, nemojte praviti nerealan plan – ovo je jedan od “škakljivih” načina odugovlačenja. Popis zadataka trebao bi vas motivirati za postizanje određenih zadataka, međuciljevi bi trebali biti ostvarivi u 1-2 ponavljanja, mozak ne bi trebao biti zakrčen nepotrebnim informacijama. Još jedna prednost pravog plana je ta što ćete se lakše motivirati da izvršite jednostavan zadatak.
• Poredajte zadatke po važnosti. Započnite najvažnije stvari ujutro. Sjećate se principa 20/80? Prvo, učinite ono što vas dovodi bliže vašem cilju. Razmišljajte kao strateg. Koristite već provjerene metode Briana Tracyja "ABVGD", Dwighta Eisenhowera "Matrix" i, primjerice, pročitajte o efektu Blume Zeigarnik.
• Rad u petlji. Što multitasking znači u "ispravnom" smislu riječi? Možda ćete morati izvršiti više zadataka u određenom vremenskom okviru. Ako napadate sve odjednom, nećete postići ono što želite. Osim toga, dobiti stres i depresiju. Za učinkovito rješavanje usredotočite se na svaki zadatak. Na primjer, uzmimo jednostavnu metodu Francesca Cirilla koja se zove "rad s rajčicama". Odnosno, znate da možete produktivno raditi na zadatku 45 minuta, ali onda vam treba 10-15 odmora. Uzmite mjerač vremena i postavite razdoblje na tri četvrt sata. U ovom trenutku, potpuno uronite u izvršenje slučaja. Kad čujete signal – odmorite se. Popijte kavu, razgovarajte na društvenim mrežama, provjerite poštu. Jednom riječju, radite što želite. Nakon odmora, ponovno pokrenite mjerač vremena i obavite posao. Odmaranje mozga nakon režima koncentracije je korisno - povećava učinkovitost u sljedećim vremenskim razdobljima.
• Neka vas ne ometa dok radite. Isključite sve distrakcije tijekom razdoblja koncentracije na zadatak – društvene mreže, obavijesti na telefonu i e-mail. Sve su to rasipnici vremena. Odredite određene sate za provjeru pošte, provjeru računa i još mnogo toga. Nema potrebe za listanjem sadržaja društvenih medija svakih 10 minuta u potrazi za novim porukama.
• Odvojite slične aktivnosti i projekte za različita vremena. Naš mozak voli sve pojednostaviti i gomilati mnoge iste stvari. Zato, pri zdravoj pameti i svijetle pameti, stavljamo kuhalo za vodu na plinski štednjak, umjesto kreme na kožu mažemo pastu za zube i radimo druge gluposti. Na primjer, možete prilično produktivno kombinirati dvije stvari: kupnju u megastoreu i rješavanje poslovnih pitanja telefonom. Te radnje su iz različitih područja, tako da mozak vidi razlike i ne miješa sve zajedno.
• Uključite glazbu dok radite. Čudno, ali zvukovi pomažu boljem fokusiranju i energiji. Naravno, glazba bi trebala biti u temi - ne naprezati se, ne odvraćati pažnju na sebe.
• Zabilježite rezultate. Odnosno, prebacite dovršene zadatke u mapu "dovršeno" - to disciplinira mozak. Vidite što ste napravili u sat, dan, tjedan, mjesec i koliko je ostalo do cilja.
• Povežite "podsjetnike". Gadgeti mogu postati vaši pomoćnici u osobnoj učinkovitosti. Planirajte u koje vrijeme ćete postaviti ovaj ili onaj zadatak i, što je najvažnije, ispunite svoj plan.
• Pokušajte djelovati sekvencijalno, odnosno izvršavajte zadatke jedan za drugim. Naravno, ponekad je potrebno raditi dvije stvari odjednom, ali sve je dobro umjereno. Pristupite rasipanju svojih mentalnih resursa s pozicije ekonomičnosti: ako se ne morate naprezati i uključiti multitasking, onda to ne biste trebali činiti.
• Ostatak raznolik. Produktivnost na poslu izravno je povezana s kvalitetom odmora. Možete "orati" 12 sati, doći kući i iscrpljen pasti na krevet. I sutra natrag na posao. Ovaj način je prikladan za robote, ali osoba ima jaku kreativnost i produktivnost ovisi o tome kako se odmara nakon njega. Na primjer, možete ležati na kauču za vikend, buljiti u TV, ili otići u kazalište, muzej, otići na piknik s prijateljima.

Multitasking je hirovito i prilično složeno svojstvo ljudske psihe. Ako ga ne možemo obuzdati da bismo ga iskoristili za svoje dobro, onda će nas osedlati i iscijediti sve sokove. Zapamtite ovo!

Prednosti i nedostatci

Razmotrite prednosti multitaskinga:

1. Uz pravilno planiranje doista je moguće učinkovito obavljati više zadataka istovremeno. To jest, kada radite stvari, morate jasno razumjeti koje rezultate trebate postići.
2. Multitasking pomaže razviti mentalnu plastičnost i sposobnost da više zadataka ostane u fokusu. Ovo je dobar trener mozga.
3. Sposobnost obavljanja nekoliko stvari u isto vrijeme i to dobro pomaže u brzom odgovoru na višu silu, poboljšava strateško razmišljanje i viziju situacije. U nekim je nišama doista korisno odmah pokriti nekoliko područja istovremeno, analizirati njihovu perspektivu i tek onda donositi odluke o svakom od njih.

Nedostaci multitaskinga:

1. Površinska obrada informacija. Kad je svega puno, mozak klizi preko vrhova, ne zalazeći u bit procesa. Takva osoba uzima generale iz svih područja, ali nije profesionalac ni u jednom.
2. Velika vjerojatnost pogrešaka. S nedovoljnom koncentracijom na zadatak ili s učinkom prijenosa podataka s jednog zadatka na drugi uvijek dolazi do pogrešaka. Pažnja operatera s više strojeva je raspršena, a to uvelike šteti rezultatu.
3. Umor se povećava. Pokušaj uhvatiti sve odjednom zahtijeva puno energije, fizičke i mentalne. Čovjek se brže umara, a produktivnost teži nuli.
4. Rastuće planine nedovršenih poslova. Nitko ne zabranjuje slavno pokretanje 10-20 slučajeva u isto vrijeme, ali ne biste trebali čekati njihov završetak tako brzo. Od 10 započetih slučajeva, 1-2 zadatka se dovedu do cilja, uz probijanje svih rokova i trošenje mnogo više truda. Što je s ostatkom? Leže i čekaju svoju sudbinu – godinama, desetljećima.

Posljedice multitaskinga mogu biti iznimno neugodne. Povećava se kognitivno opterećenje, odnosno morate trošiti više mentalnih resursa na obradu protoka informacija. Produktivnost se smanjuje, korisnici s više strojeva često krivo procjenjuju svoje mogućnosti i podcjenjuju moć ometanja. Sposobnost koncentracije na zadatak se smanjuje, multitasking se ne cijeni u okruženju visokih tehnologija, znanstvenih istraživanja i drugih područja sa složenim algoritmima rada.

Multitasking dovodi do sagorijevanja. Ljudi koji prakticiraju ovaj pristup remete prirodne mehanizme motivacije i nagrađivanja koji se nalaze u našem mozgu. Neuroznanost je dokazala da smanjenje gustoće sive tvari u prednjem cingularnom korteksu zbog stresa dovodi do gubitka radosti od mentalnog napora.

Spajanje slučajeva može biti opasno za život i zdravlje. Na primjer, vozite auto i istovremeno pokušavate pregovarati s partnerom. Vjerojatnost nesreće raste eksponencijalno.

Sažetak

Naučili smo što je multitasking. Naučili smo kako raditi u ovom načinu rada, koje su prednosti i mane obavljanja više stvari u isto vrijeme. Multitasking se može koristiti za treniranje plastičnosti mozga, ali u radnom okruženju je korisnije razviti vještinu obavljanja stvari uzastopno. Što tiše ideš, dalje ćeš stići!

Moderni šefovi očekuju od svojih podređenih da mogu obavljati više zadataka istovremeno. To potvrđuju i statistike stranica za traženje posla. Od početka 2016. godine na HeadHunter.ru objavljeno je više od 40 tisuća slobodnih radnih mjesta za koje je bio potreban zaposlenik sposoban za "multitasking". Ukupan broj slobodnih radnih mjesta za koje se traži "i čitač, i žetelac, i svirač na svirali" doduše prelazi 311.000. Najčešće se takvi stručnjaci traže u područjima kao što su "prodaja" (11 tisuća slobodnih radnih mjesta), "administrativno osoblje" (7,2 tisuće slobodnih radnih mjesta), "marketing" (5,8 tisuća slobodnih radnih mjesta).

Kvaliteta pati

Vrlo često primam zahtjeve vlasnika tvrtki da pronađem zaposlenika koji može riješiti sve probleme odjednom, ima "superman kompleks". Vrlo često menadžeri ne razmišljaju o činjenici da kada takav borac obavlja nekoliko funkcija u isto vrijeme, kvaliteta izvršenja zadatka opada. I teško je zamisliti da postoje ljudi koji imaju kompetencije u svim područjima, - kaže Svetlana Petrovicheva, upravljačka partnerica kadrovskog centra 21. stoljeća.

Koliko god stručnjak bio dobar, ne može biti deset snaga, najviše dvije ili tri, potvrđuje Alexey Frolov, predstavnik AG Gustav Kaeser Training International Rus (treninzi u prodaji i upravljanju osobljem).

Paradoks multitaskinga je u tome što će stručnjak nastojati raditi dobro ono što radi lošije. A ono u čemu je on stvarno profesionalac bit će napravljeno gore nego što bi moglo biti, – navodi. – Često se mogu naći slobodna radna mjesta, primjerice, u PR području, gdje se od stručnjaka osim pisanja tekstova i komunikacije s medijima očekuju znanja layout dizajnera, internetskog analitičara, oglašivača, marketingaša.

"Višezadaćnost od svojih podređenih zahtijevaju menadžeri koji žele uštedjeti novac. Ali to može imati pozitivan učinak samo kratkoročno, ali dugoročno je gubitak"

Kada je u agenciji za integrirane komunikacije Comunica kreiran odjel copywritinga, bilo je puno više zahtjeva za tekstovima nego što su ih zaposlenici mogli napisati (tada je bilo važno "pogurati"), prisjeća se direktorica odjela Daria Angelo.

Postupno je odjel rastao, ali smo nastavili raditi istim bjesomučnim tempom, sve dok nisam primijetio da je kvaliteta tekstova počela padati. Stvaranje izvrsnog sadržaja ne zahtijeva samo profesionalnu vještinu, već i vrijeme. Ako je pisac pod pritiskom i stalno mu se odvlači pozornost od trenutnog zadatka, velika je vjerojatnost pogreške. Sada moji zaposlenici mogu raditi od kuće, iz parka i gdje god im to odgovara. Imaju vremena putovati, promatrati. Glavna stvar je da je kvaliteta obavljenog posla na vrhu - to je naš ugled.

Multitasking je za početnike

Prema analitičarima centra za zapošljavanje 21st Century, čelnici startupa će vjerojatnije preopteretiti svoje zaposlenike od ostalih zaposlenika, budući da su tamo često potrebni svestrani ljudi koji se mogu snalaziti u više područja odjednom. Igor Polonsky, osnivač i voditelj event agencije Director's Version, uvjeren je da su multitasking zaposlenici relevantni samo u fazi formiranja poslovanja, ali kasnije se tvrtka može zaustaviti u razvoju. Poslovni čovjek se u to uvjerio na vlastitom iskustvu:

U početku mi se činilo najučinkovitijim zaposliti djelatnike koji rade pomalo od svega kako bi se tijekom zastoja mogli baviti pronalaženjem klijenata, au slučaju projekta fokusirati se na rad s njim, objašnjava. – No, s vremenom smo napustili praksu multitaskinga u smjeru uske specijalizacije zaposlenika. Pokazalo se da osoba sa strogo definiranim odgovornostima može odraditi mnogo više projekata.

Prema Polonskom, rezultati napuštanja multitaskinga bili su zapanjujući: ako je u prvoj godini provedeno oko 10-12 projekata, onda je posljednji "Redateljski rez" dovršio više od 40 događaja. Kako se tvrtka razvijala, tako su se neke uske specijalizacije još više sužavale, a niz funkcija dijelilo se na podfunkcije. Iz tvrtke kažu da je svakim novim natječajem očekivana funkcionalnost zaposlenika sve suženija, a lista zahtjeva sve kraća.

"Ako izgradite sustav u kojem je za svaku funkciju odgovorna posebna osoba, u njemu nema mjesta za multitasking zaposlenika. Neko vrijeme on još može raditi, ali će na kraju izgubiti od visokospecijaliziranih kolega koji se nose s svaki pojedinačni zadatak učinkovitije i brže"

Prava odluka

Gravion Grupa, specijalizirana za realizaciju investicijskih projekata u građevinarstvu, ciljano promišlja i odlučuje kako smanjiti broj zadataka i ravnomjerno ih rasporediti na članove tima koji se fokusiraju na jedan projekt kako bi ga što brže završili. Prema procjenama uprave, jasna podjela rada povećala je produktivnost poslovanja za 30%.

Za one koji rade u Moskvi, multitasking i otpornost na stres sasvim su razumljivi zahtjevi. Jednom smo i mi željeli ovako živjeti, ali na kraju smo odustali od ovog modela: posao se pokazao neučinkovitim, a rezultat osrednjim, - komentira Yuri Nemanezhin, izvršni partner grupe. - tzv. agilni pristup omogućuje, prvo, minimiziranje broja grešaka (i promptnu reakciju ako se pojave) i optimalno povećanje učinkovitosti rada; drugo, smanjena je razina stresa za sve zaposlenike jer su zadaci, rokovi i mehanizmi provedbe jasni. Samo moraš dobro raditi svoj posao.

Nedvojbena prednost ne multitaskinga je bezbolna promjena bilo kojeg zaposlenika. Tvrtka nije ranjiva, jer je vrlo lako pronaći zamjenu za neku od funkcija - kaže Svetlana Petrovicheva iz centra 21. stoljeća.

"Promatramo jasnu raspodjelu funkcija u McDonald'su. Svaki zaposlenik radi svoj posao, a ako je uključen na blagajni, neće trčati prati pod, primijetivši da je gost prolio Coca-Colu"

Upravljanje bilo kojim timom je pojednostavljeno, tvrdi stručnjak, ali upozorava da prijelaz tvrtke s multitaskinga na decentralizaciju funkcija nije uvijek jednostavan. Ponekad tvrtka treba razbiti stari model kako bi izgradila novi, ali unatoč ogromnom trudu, to se isplati.

Na prelasku s multitaskinga na uske specijalizacije bili smo prisiljeni potpuno promijeniti sastav zaposlenika. Ispostavilo se da su oni koji su sve radili nezadovoljni što su im neke funkcije presretnute. Oni su to doživljavali kao da netko drugi radi njihov posao i prima bonus umjesto njih - kaže Igor Polonsky.

Inače, intervjuirani poduzetnici također ne vole multitasking jer je teško procijeniti učinkovitost zaposlenika koji rade u ovom načinu rada, a shodno tome, nije lako razviti sustav motivacije radne snage:

Kad svaki zaposlenik u tvrtki radi sve odjednom, nemoguće je odlučiti tko radi više i bolje, objašnjava osnivačica agencije Director's Cut. - Ali za visoko specijalizirane zaposlenike puno je lakše definirati KPI na temelju njihove usklađenosti sa zahtjevima za određenu funkciju. To pojednostavljuje postupak bonusa i čini sustav motivacije transparentnijim. Na primjer, bonusi zaposlenika naše tvrtke više ne ovise isključivo o prometu tvrtke, kao što je to bilo prije.

Oksana i Mihail Smuščenko, čelnici trgovačko-građevinske tvrtke Gelster, slažu se s izjavom. Prema njihovim riječima, ako tvrtka zapošljava nekoliko "supermena" koji obavljaju slične funkcije, rezultat je nemoguće tražiti od bilo koga. Prakticirajući jasnu podjelu poslova u svojoj tvrtki, u posljednje dvije godine uspjeli su povećati broj pozitivnih ocjena o radu menadžera za 80% i svesti odbijanja na nulu.

Dragi šefovi, treba li vam stvarno više argumenata?

Svijet nas toliko opterećuje informacijama i zadacima da smo jednostavno zaboravili kako se koncentrirati. Provjeravamo društvene mreže stotine puta dnevno. A imamo i takvih zadataka koje su drugi rješavali. Na primjer, sada je moguće samostalno rezervirati avionsku kartu i hotelsku sobu, bez blagajnika za kupnju robe u trgovini. Ima još puno zadataka, a osim toga želim biti s obitelji, prijateljima i baviti se hobijima.

Multitasking je mit

Međutim, veliki popis obaveza i mogućnost obavljanja više zadataka nisu tako dobri kao što se čine. Osoba ne može obavljati više zadataka istovremeno. Za multitasking uzimamo mogućnost brzog prebacivanja s jednog zadatka na drugi. A svaka takva promjena zahtijeva značajna sredstva, povećava stres i povećava tjeskobu. Stoga, što se manje prebacujemo i ometamo stranim stvarima, to bolje.

Ali što ako ima puno zadataka i morate se nekako nositi s tim? Kako ne poludjeti s ogromnim popisom zadataka i biti učinkovit? Evo nekoliko savjeta.

Rad u ciklusima

Posao zahtijeva stalno prebacivanje između zadataka. Ako još niste naučili sve delegirati i raditi sami - od poziva dostavljaču vode do razgovora, onda ste do večeri vjerojatno iscijeđeni kao limun. Kako biste izbjegli nepotreban stres, radite u ciklusima s pauzom između.

Najjednostavnija ciklistička tehnika je Pomodoro tehnika. Neko vrijeme na poslu se maksimalno koncentrirate, a zatim napravite kratku pauzu. Na primjer, 45 minuta rada i 15 minuta odmora. Ovakav princip rada učinkovit je za rad s velikim brojem zadataka i s jednim velikim zadatkom.

Promijenite način koncentracije

Naš mozak radi u dva načina pažnje: u načinu koncentracije i u načinu lutanja. Način koncentracije (centralno-izvršni način) uključuje se kada smo potpuno uronjeni u posao. Radu posvećujemo maksimalnu pažnju. U ovom načinu rada radimo produktivno, ali napeto. Kada dugo radimo na takvim brzinama, postupno se umaramo i učinkovitost nam opada.

Da biste dugo radili produktivno, morate povremeno prelaziti s prvog na drugi način rada - način rada "lutanja" (način lutanja uma). U tom smo stanju kada čitamo literaturu, članke, hodamo, divimo se umjetnosti, meditiramo. Način "lutanja" omogućuje vam "ponovno pokretanje" mozga i opuštanje. Stoga su stanke korisne za poboljšanje radne učinkovitosti.

Ujutro donosite važne odluke

Sve važne odluke bolje je donositi ujutro, kada vaš resurs za donošenje odluka još nije iscrpljen. Čudno, ali stvarno možemo donijeti ograničen broj odluka dnevno. Postoji određeni prag i nije bitno imamo li težak ili lak izbor.

U jednom eksperimentu, grupa ljudi je zamoljena da sudjeluje u anketi. Prije ankete posebno su im postavljena jednostavna pitanja poput: kako slažete papir? Želite li plavu ili crnu olovku? Što ćete piti: čaj ili kavu? Sa ili bez šećera? S mlijekom ili limunom?

Odnosno, bili su prisiljeni donositi odluke. A onda su podijelili listove s anketom, gdje su bila pitanja o važnim filozofskim problemima. Ljudi su se nosili s teškoćom, jer su već osjećali umor. Resurs donošenja odluka je potrošen.

Stoga je bolje riješiti sva važna pitanja ujutro, dok vam je glava svježa i niste imali vremena potrošiti cijeli resurs.

Oslobodi glavu

Nemojte sve držati u glavi, koristite "ekspandere" mozga - kalendare, dnevnike, popise, bilježnice, aplikacije.

Zamislite da je vaša koncentracija RAM na vašem računalu. Što se više programa otvori na računalu u isto vrijeme, to će ono sporije raditi. Ako nešto pokušavate zadržati u svojoj glavi umjesto da to prenesete na drugi medij, tada zauzimate količinu memorije koja vam je potrebna. Što je više takvih informacija, teže se koncentrirati na trenutni slučaj.

Živjeti u trenutku"

Koliko često razmišljate o kućanskim poslovima i večeri dok sjedite na poslu, dok kod kuće razmišljate o poslu? Ovo se stalno događa. Za vrijeme doručka ljudi u jednoj ruci drže utikač, a u drugoj telefon. Hodaju ulicom smrknutih i koncentriranih lica, duboko razmišljajući o nečemu. Prestali smo uživati ​​u sadašnjem trenutku.

Vijetnamski redovnik Tit Nhat Khan u svojoj knjizi “Mir na svakom koraku” uči živjeti ovdje i sada. Ako želite naučiti kako živjeti u trenutku, morate pročitati ovu knjigu.