Žmogus iš esmės dirba režimu. Kaip atlikti kelias užduotis taupant energiją asmeniniam gyvenimui

• Kas yra kelių užduočių režimas?
• Kaip lengva išmokti atlikti kelias užduotis.
• Kaip būti produktyviam naudojant daugiafunkcinį darbą.
• Kokie yra kelių užduočių atlikimo metodai?

Laiko trūkumas įvairioms užduotims atlikti neigiamai veikia visos įmonės efektyvumą, todėl vadovui svarbu gebėti daugiafunkcinis darbas.

Šiame straipsnyje mes jums pasakysime, kaip išmokti atlikti kelias užduotis, kokius metodus tam naudoti, taip pat pateiksime sėkmingų pavyzdžių.

Kas yra daugiafunkcinis režimas

XXI amžiuje daugumai biuro darbas vadovai atrodo maždaug taip: atviras biuras, didžiulis darbuotojų skaičius, telefono triukšmas derybos, Kompiuteryje atidarytas 1C, naršyklė su paštu ir dar 3-4 skirtukai, tarp kurių tikrai yra socialinis tinklas... Tuo pačiu sulaukiama kolegų ar klientų skambučių, skubiai reikia atsiųsti el. sutartį, atsispausdinkite vadovą ir sukurkite ataskaitą „Excel“.

Tai tarsi žaidimas, kuriame vos tik bandai užbaigti vieną dalyką, atsiranda naujas. Nuolat perjungiant užduotis pailgėja net ir paprastos užduoties atlikimo laikas.

Šiuolaikiniai vadovai tokį darbo krūvį vadina multitaskingu.

2014 metais Sasekso universiteto mokslininkai atliko tyrimą, kurio metu paaiškėjo, kad apie 90% žmonių vienu metu naudojasi dviem multimedijos įrenginiais.

Pavyzdžiui, nešiojamas kompiuteris ir telefonas bendravimui. Tai taip pat yra daugiafunkcinio režimo atspindys. Be to, mokslininkų teigimu, tai ne itin gerai veikia žmones.

Priekinėje smegenų žievėje sumažėja pilkosios medžiagos tankis. Tai yra būtent ta smegenų dalis, kuri yra atsakinga už pažinimo procesus.

Tyrimo autorius Kepka Lochas pažymėjo, kad šis sąveikos būdas keičia žmonių mąstymo struktūrą. Tačiau tokių pokyčių įtaka gali būti ir neigiama, ir teigiama. Pavyzdžiui, žmonėms, turintiems kūrybinių gebėjimų, greitas idėjų perjungimas turėjo teigiamos įtakos įgyvendinimui projektus.

Kaip išlaikyti našumą visą dieną

Senovės Graikijos oratorius ir valstybės veikėjas Demostenas nusiskuto kai kuriuos plaukus ant galvos, kad pagerintų savo veiklą. Buvo gėda tokia forma išeiti į viešumą, todėl jis liko namuose ir visiškai atsidėjo kalbų rašymui.

Kaip didelių Rusijos įmonių vadovai gerina savo produktyvumą? Sužinokite daugiau nei 25 būdus iš straipsnio elektroniniame žurnale „Generalinis direktorius“.

Multitasking vs monotasking

Taip pat 2014 metais Monrealio universiteto mokslininkai atliko eksperimentą, kuriame dalyvavo pagyvenę žmonės. Jų buvo paprašyta išspręsti 2 uždavinius, o praleisto laiko santykis buvo pagal Parreto principą 20/80.

Tiriamieji 80% laiko skyrė vienai užduočiai ir 20% antrai. Jų smegenų veikla buvo užfiksuota MRT.

Mokslininkai užfiksavo padidėjusį smegenų aktyvumą priekinėje prefrontalinėje žievėje. Tai rodo, kad jei žmogus nuolat turi atlikti kelias užduotis, greičiausiai jo smegenys pradeda prisitaikyti prie naujų darbo sąlygų.

Tačiau smegenys ne tik prisitaiko. Toks sportuoti paskatinti ugdyti naują mąstymo būdą ir požiūrį į darbą. Specialistui, turinčiam kelių užduočių grafiką, daug sunkiau susikoncentruoti ties vienu dalyku. Kuo ilgiau jis atlieka kelias užduotis, tuo sunkiau susikaupti.

Šis požiūris sukelia daugybę neigiamų pasekmių:

• Verslo etikos pažeidimas. Galite pastebėti, kaip žmogus dalykiniame pokalbyje nuolat atitraukia dėmesį nuo kolegos, tikrina elektroninį paštą, atsiliepia į telefono skambučius. Pašnekovui tai yra nesidomėjimo dialogu požymis. Nutrūksta kontaktas, o tai prisideda prie nutrūkimo dalykiniai pokalbiai. Suabejoja specialisto profesionalumu.
• Sunku atlikti svarbias užduotis. Kuo labiau žmogus pasineria į kelių užduočių atlikimą, tuo jam sunkiau susikoncentruoti ties konkrečia užduotimi. Tampa sunku filtruoti informaciją ir atlikti kasdienę veiklą.
• Emocinis perdegimas. Pastovus streso nuo sunkaus darbo ir bylų kaupimosi provokuoja streso hormono gamybą. Šis hormonas slopina aktyvumą, todėl vakare jaučiatės visiškai išsekę ir pavargę.

Visuotinai priimta patyrusių vadovų nuomonė: perjungimas tarp veiklų mažina efektyvumą, todėl geriau dirbti monotaskingu režimu. Ar taip yra?

Psichologai Davidas Sanbonmatsu ir Davidas Strayeris postulavo monotaskingą: geriau sutelkti dėmesį į vieną užduotį ir ją atlikti, o tada pereiti prie kitos. Atlikę ilgalaikius tyrimus, jie nustatė, kad žmonės, kurie atlieka daug užduočių, turi žemesnį IQ balą ir mažesnį produktyvumą sprendžiant logines problemas.

Psichologai taip pat sukūrė „klaidingo daugiafunkcinio darbo“ sąvoką, kai pastebima keletas simptomų:

• Sunku ilgą laiką susikoncentruoti ties viena mintimi ar užduotimi.
• Greitas nuovargis nuo įprastinio darbo.
• Ieškokite naujų pojūčių.
• Impulsyvūs sprendimai.

Tyrėjai turi aiškų atsakymą į šį klausimą: monotaskingas yra efektyvesnis.

Bet ką daryti, jei darbo dieną sudaro daug įvairių užduočių?

Alternatyvus kelių užduočių atlikimo vaizdas

Alain Bluedorn savo tyrime nustatė, kad gebėjimas atlikti kelias užduotis priklauso nuo žmogaus polinkio. Pats Bluedornas kelis dešimtmečius atliko tyrimus, kurie daug ką pasako apie jį aukštas koncentracijos lygis dėl vieno dalyko.

Tyrimas parodė, kad yra daug užduočių atliekančių žmonių, kurie linkę daryti kelis dalykus vienu metu, ir jie gali juos atlikti efektyviai.

Vienas ryškiausių daugiafunkcinio žmogaus pavyzdžių yra Elonas Muskas, Tesla vadovas. Muskas vadovauja kelioms įmonėms. Šiuo metu jis dalyvauja projektuose, susijusiuose su kosmosu, tunelių gręžimu, automobiliais ir energetika.

Kad jaustųsi patogiai šiuo režimu, Muskas sukūrė keletą taisyklių:

• Jis padalija darbo dieną į trumpus segmentus, kurių kiekvienas yra skirtas konkrečiai veiklai.
• Jis neturi įprastos pietų pertraukos. Tarp susitikimų valgo pietus ir vakarienę.
• Į komandą pasirenka tik tuos žmones, su kuriais yra tarpasmeninis pasitikėjimas.
• Turi aiškią rutiną kiekvienai dienai.

Naudodamas šį daugiafunkcinį režimą Muskas sėkmingai randa laiko savo šeimai.

Pats Muskas sako, kad paslaptis slypi įvairiose pramogose: jis su vaikais keliauja iš miesto, į savo gamyklas ir net stovyklauja.

Elono Musko patarimas: blogos savybės, kurios nuves į sėkmę

Žurnalas „General Director“ pasakoja, kokios neigiamos savybės paradoksaliai veda vadovą į sėkmę ir padeda kurti verslą.

Daugiafunkcinis darbas: Zeigarnik efektas

1927 metais eksperimentą atliko psichologijos mokslų daktaras Bluma Zeigarnik. Jame dalyvavo įvairių amžiaus grupių dalyviai. Kiekvienas dalyvis turėjo išspręsti 20 įvairaus tipo uždavinių (nuo matematinių iki abstrakčių).

Dalyviai buvo periodiškai pertraukiami, kai buvo didžiausias. koncentruotas dėl sprendimo. Šis metodas imitavo veikimo režimą daugiafunkcinėmis sąlygomis.

Remdamasis dalyvių atsiliepimais, Zeigarnikas nustatė, kad nebaigtos užduotys įsiminė 90% geriau nei atliktos.

Buvo padaryta išvada, kad atverti naujas bylas, kol yra nebaigtų, nėra taip baisu. Be to, jei jie yra svarbūs ir turi būti saugomi atmintyje, pertraukimas gali padėti.

ABCD metodas kelių užduočių atlikimui

Žinomas laiko valdymo specialistas Brianas Tracy siūlo naudoti ABCD metodą ir pateikia keletą pagrindinių rekomendacijų:

• Neatidarykite kelių darbo failų ar naršyklės skirtukų vienu metu. Rekomenduojama laikyti atvirus tik tuos, kuriuose dirbsite dabar.
• Darbo dieną reikia planuoti kas valandą. Bylos skirstomos į smulkias, joms suplanuojamas konkretus laikas.

2147 vadovų, turinčių pavaldžių darbuotojų, apklausa.
Tyrimų tarnybos statistika „HeadHunter“ įmonė.

• Išsaugokite svarbią informaciją „flash“ kortelėje ar kitoje laikmenoje. Dėl didelės smegenų perkrovos prarandama dalis informacijos iš RAM. Jei staiga prireiks informacijos svarbiame susitikime, po ranka turėsite patikimą asistentą „flash“ kortelės pavidalu.
• Prieš pradėdami naują užduotį, turėtumėte šiek tiek pailsėti smegenims. Pavyzdžiui, pasivaikščiokite po biurą arba eikite į kavinę papietauti.

Norint suprasti, kokią vietą reitinge užima užduotis, naudojami raidžių žymėjimai:

• A– svarbiausios, kurių neįvykdžius bus rimtų padarinių darbinei veiklai (skubus susitikimas su generaliniu direktoriumi, susitikimas su dideliu klientu pagal išankstinį susitarimą, metinė ataskaita mokesčių inspekcijai).
• B– svarbius reikalus, turinčius įtakos darbo veiklos rezultatams, tačiau juos galima perkelti kitam laikui (einamasis darbas skyriuje, suplanuoti skambučiai klientams ar kolegoms).
• IN– Jūs neprivalote to daryti, jie niekaip neįtakoja Jūsų verslo (gerti kavos, paplepėti su kolegomis per pietus).
• G– galima deleguoti darbuotojams (susitarti su klientu, paruošti analitiką ataskaitai).
• D– šios užduotys turėtų būti ignoruojamos (bendravimas socialiniuose tinkluose darbo valandomis).

Kaip dirbti su ABCD darbų sąrašu

Savaitės pradžioje reikia paskirstyti užduotis į grupes pagal algoritmą. Dažnai pasitaiko, kad vienoje grupėje yra kelios užduotys. Tai reiškia, kad jie visi svarbūs ir turi būti sprendžiami dabar.

Norėdami juos suplanuoti, pažiūrėkite, kurią savaitės dieną atliksite šį darbą. Jei svarbios užduotys patenka į planą per vieną dieną, suteikite joms prioritetus arba padalykite jas į vienodus laiko tarpus. Tokiu būdu per dieną galite patobulinti kiekvieną veiklą.

Pagal šią schemą darbo kiekis paskirstomas dienai, mėnesiui, ketvirčiui ar ilgesniam laikotarpiui. Tuo pačiu metu bus nuolatinis veiklos progresas, nes atliekami svarbūs darbai. Jei lieka laiko, pereiname prie smulkmenų ir rutinos.

Kai kurie darbuotojai savo gyvenimo aprašymuose „gebėjimą atlikti kelias užduotis“ įvardija kaip vieną iš svarbių verslo savybių, o kai kurie darbdaviai kurdami idealaus kandidato portretą įvardija tai kaip vieną iš svarbiausių savybių. Tačiau iš tikrųjų bandymas atlikti kelias užduotis gali sugadinti jūsų sveikatą ir sužlugdyti karjerą.

Pavojingas klaidingas supratimas

Vadybos guru Peteris Druckeris viename iš savo straipsnių rašė: „Niekada nesutikau lyderio, kuris vienu metu galėtų atlikti daugiau nei dvi užduotis ir likti efektyvus“. Tačiau mitas, kad galite atlikti kelias užduotis ir išlikti efektyvus, vis dar išlieka. Ir net nepaisant mokslininkų patikinimų, teigiančių, kad kelių užduočių atlikimas yra nenatūralus ir jokiomis aplinkybėmis žmogaus smegenys nepajėgios vienu metu dirbti su dviem užduotimis, vis tiek yra pasiruošusių su jomis ginčytis, įrodydami priešingai. „Jaučiatės taip, lyg darytumėte kelis dalykus vienu metu, bet iš tikrųjų užduotis sudėliojate tam tikra tvarka ir nusprendžiate, kurią iš jų atlikti konkrečiu metu“, – sako Jordanas Grafmanas, Nacionalinio instituto kognityvinės neurologijos direktorius. Neurologiniai sutrikimai ir insultas (NINDS).

Davidas Meyeris, Mičigano universiteto Smegenų, pažinimo ir žmogaus veiklos laboratorijos direktorius, teigia, kad kelių užduočių atlikimas lemia lėtesnį darbo užbaigimą (du ar daugiau kartų) ir padidina klaidų tikimybę. Anot jo, perjungimai ir pertraukimai trukdo mūsų gebėjimui apdoroti informaciją ir gerokai sumažina produktyvumą. „Galbūt žmonės galvoja kitaip, bet tai mitas“, – sako jis. „Neįmanoma įveikti įgimtų smegenų apribojimų“.

Tie, kurie tiki, kad žmogaus galimybės yra neribotos, ir sistemingai piktnaudžiauja savo smegenimis atlikdami daugiafunkcines užduotis, galiausiai sumoka savo sveikata. Įprotis šokinėti nuo užduoties prie užduoties ne tik darbe, bet ir už jo ribų lemia tai, kad smegenys per daug susijaudina. Žmogus praranda gebėjimą susikaupti, jam prasideda miego sutrikimai, galvos skausmai ir kiti negalavimai. Tiesą sakant, jis palaipsniui praranda darbingumą. Kokia čia karjera...

Daugiafunkcinis ir daugiafunkcinis darbas

Davidas Meyeris išskiria tris žmonių tipus, kuriems gresia daugiafunkcinio darbo aukomis. Pirmieji yra tie, kuriuos gyvenimas verčia dirbti nenatūraliu ritmu. Tokie žmonės stengiasi vienu metu daryti kelis dalykus (pavyzdžiui, kalbėti telefonu ir peržiūrėti popierius), manydami, kad tai vienintelis būdas būti konkurencingam. Antrieji yra tie, kurie atlieka daug užduočių to nesuvokdami. Pavyzdžiui, tokie žmonės gali nustoti rašyti ataskaitą ir dar kartą patikrinti savo el. Jie šokinėja nuo vienos užduoties prie kitos negalvodami, kad tai sumažina efektyvumą.

Trečiasis žmonių tipas yra tie, kurie didžiuojasi savo „gebėjimu atlikti kelias užduotis“. „Daugelis žmonių klaidingai mano, kad jiems tai sekasi“, – sako Meyeris. „Tačiau problema ta, kad visų smegenys yra sukurtos vienodai, o jos taip neveikia. Tiesą sakant, niekas negali efektyviai atlikti daugiau nei vienos sudėtingos užduoties vienu metu.

Nors mokslininkai pateikia įtikinamų įrodymų apie kelių užduočių atlikimo žalą, žmonėms vis sunkiau to išvengti. Paradoksalu, tačiau šiuolaikinės technologijos, užuot supaprastinusios mūsų gyvenimą, ją dar labiau apsunkino. Ateities institutas (IFTF) atliko tyrimą, kurio metu buvo išnagrinėta darbuotojų patirtis „Fortune 1000“ įmonėse, kurių metu nustatyta, kad kiekviena iš jų vidutiniškai per dieną gaudavo po 178 žinutes ir per valandą buvo pertraukta bent tris kartus. Akivaizdu, kad tai nedidina našumo. Tyrimų bendrovės „Basex“ vyriausiasis analitikas Jonathanas Speeras apskaičiavo, kad darbuotojų pertraukimai JAV ekonomikai kasmet kainuoja 650 mlrd.

Išgyvenimo technologija

Jei laikote save protingu žmogumi, jūs turite galimybę organizuoti savo darbo procesą taip, kad apsisaugotumėte nuo destruktyvaus daugiafunkcinio darbo. Išbandykite kelis paprastus patarimus, kad palengvintumėte savo gyvenimą.

Stenkitės nuolat „saugoti“ savo galvoje tik būtiniausius dalykus, o likusiems naudoti „išorines laikmenas“. Kalbame ne apie naujausias technologines naujoves. Sekite Alberto Einšteino pavyzdžiu, kuris kažkada yra sakęs, kad mintyse nelaiko to, ką galima užrašyti ant popieriaus. Nešiokitės su savimi bloknotą arba nustatykite priminimus „Outlook“ kalendoriuje – pasirinkite, kas jums patogiau.

Rašykite užduočių sąrašus ir nustatykite jų atlikimo tvarką. Pabandykite įvertinti, kiek laiko užtruks kiekvienas, ir palyginkite jį su faktiškai praleistu laiku. Grupuokite užduotis, stenkitės nesiblaškyti jas atlikdami ir imkitės veiksmų, kad kiti nesiblaškytų. Tikrinkite el. paštą ne kas penkias minutes, o tam tikrais laiko intervalais. Pavyzdžiui, kartą per valandą. Jei įmanoma, įjunkite balso paštą savo telefone. Pabandykite su kolegomis susitarti dėl „darbo valandų“. Dauguma klausimų, apie kuriuos užduodate per dieną, nėra tokie svarbūs ar skubūs. Jūs turite tik vieną sveikatą, rūpinkitės ja.

Medžiagos, naudotos rengiant straipsnį

Kai praėjusio amžiaus 60-ųjų pradžioje buvo sukurta pirmoji IBM operacinė sistema, vartotojus nustebino kompiuterio galimybė vienu metu atlikti kelias funkcijas. Tai reiškia, kad procesorius lengvai perjungė vieną užduotį į kitą, palaipsniui privesdamas juos prie logiškos išvados. Sužavėti šio efekto, jie bandė perkelti daugiafunkcį darbą į žmogaus veiklos sritį. Tada atrodė, kad gebėjimas daryti kelis dalykus vienu metu yra labai naudingas įgūdis, kurį įvaldę galite žymiai padidinti darbo efektyvumą sutaupydami daug laiko. Ar tikrai? Išsiaiškinkime.

Kas yra daugiafunkcinis darbas?

Pradėkime nuo apibrėžimo. Daugiafunkcinis darbas – tai gebėjimas, gebėjimas, įgūdis vienu metu atlikti kelis procesus, pereinant nuo vienos užduoties prie kitos. Iš pradžių šis terminas buvo vartojamas tik programavimo aplinkoje, tačiau palaipsniui perėjo į gamybą ir žmogaus veiklos sritį.

Greičiausiai ne kartą esate girdėję apie išskirtinius Cezario sugebėjimus daryti du ar daugiau dalykų vienu metu. Įkvėptas tokio „žygdarbio“, savo kruopštumą atliekant vieną dalyką „nustūmei“ į galinę lentyną ir bandėte pereiti nuo vienos užduoties prie kitos, paskui prie trečios ir t.t. Tik truputis ir koks galutinis rezultatas?

Ir dėl to gavote kelias pradėtas užduotis, o ne vieną atliktą. Be to, esate visiškai sutrikęs, kurią užduotį atlikti pirmiausia, o kurią palikti paskutinei. Ir, svarbiausia, jūs iššvaistėte savo laiką ir smegenų išteklius. Motyvacijos lygis nuliui, neatliktų užduočių skaičius smarkiai išaugo. Rezultatas – neigiamas efektyvumas ir stresinė situacija. Mes atvykome.

Gebėjimas atlikti kelias užduotis nėra toks naudingas ir vertingas įgūdis, kaip atrodo iš pirmo žvilgsnio. Tyrimai rodo, kad kelių užduočių atlikimas kenkia žmogaus veiklai. Laimei, nesame robotai, todėl darbo našumas labai priklauso nuo gebėjimo susikoncentruoti į vienos užduoties atlikimą. Mes atliekame užduočių grandinę nuosekliai, užbaigdami vieną dalyką ir pradėdami kitą. Pasiekus savo tikslus auga motyvacija ir noras siekti didesnės sėkmės, taupomas laikas. Atrodytų, kad sprendžiant du dalykus vienu metu, užduočių atlikimo laikas turėtų sutrumpėti per pusę. Tačiau iš tikrųjų tai pareikalaus dvigubai daugiau pastangų ir tuo pačiu sumažės sėkmingo užbaigimo tikimybė.

Pavyzdžiui, ant stalo reikia padėti 10 lėkščių, laistyti gėles ant palangės 10 vazų ir išsiųsti 10 pakvietimų SMS. Pabandykime įjungti daugiafunkcinį režimą – tai reiškia, kad viską darome vienu metu, pereidami nuo vienos užduoties prie kitos. Padėjome 3 lėkštes, nubėgome palaistyti 3 gėlių vazas ir tada, arba kartu su laistymu, išsiuntėme 3 SMS. Grįžome prie lėkščių, paskui vazos ir vėl žinutės. Ir taip toliau ratu. Paprastos užduotys, bet atlikdamos visas jas vienu metu labiau pavargsite ir sugaišite daugiau laiko. Tokiu atveju viso veiksmo viduryje įsijungs šalutiniai multitaskingo efektai: užuot siuntę SMS, kažkodėl užpilsite vandens ant telefono arba pastatysite lėkštę ant palangės, o ne ant stalo.

Dabar paeiliui atlikite tas pačias paprastas užduotis: pirmiausia lėkštes, tada laistyti ir galiausiai siųsti žinutes. Nustebsite – viskas vyksta greičiau, o jūsų smegenys nepažeistos!

Komplikinkime krūvį, o tiksliau priartinkime prie realybės. Pavyzdžiui, rašote pranešimą ar pristatymą ir tuo pat metu tikrinate naujas žinutes klasės draugų ar VK, atsakote į SMS arba kolegų pagalbos prašymus „skubiu“ klausimu. 99% atvejų dirbdami tokiu multitasking režimu pastebėsite, kad laikas nuskriejo nežinia kur, dingo darbo dvasia, o pagrindinių darbų atlikta tik 10-15%. Šokiruojanti išvada: kuo labiau blaškotės, tuo sunkiau susikaupti darbui. Programėlės, socialinės žiniasklaidos paskyros, el. paštas ir kt. švaistomas laikas ir pastangos, kurias galėtumėte daug pelningiau išleisti naudingiems dalykams.

Labai perdedame komunikacijos svarbą – ši idėja mūsų laikais atrodo tokia pasenusi. Bet jei planuojate užduotį atlikti kuo efektyviau ir greičiau, išjunkite visus dirgiklius. Tai padės sutelkti dėmesį į užduotį.

Kaip dirbti šiuo režimu?

Daugiafunkcinis režimas darbe – tai šių savybių derinys: analitinis mąstymas, sisteminis požiūris, aukštas organizuotumas. Reikalavimai nėra patys paprasčiausi, tačiau norint juos sukurti, rekomenduojame laikytis šių rekomendacijų:

• Planuokite dalykus dienai, savaitei, mėnesiui iš anksto. Gali būti naudinga net 1-2 valandoms užsirašyti užduotis, kad jas būtų atlikta aiškiai ir laiku. Tačiau nekurkite nerealaus plano - tai vienas iš „gudriausių“ vilkinimo būdų. Užduočių sąrašas turi motyvuoti siekti konkrečių užduočių, tarpiniai tikslai turi būti pasiekiami 1-2 iteracijomis, smegenys neturi būti užpildytos nereikalinga informacija. Kitas tikro plano privalumas yra tai, kad jums bus lengviau motyvuoti save atlikti paprastą užduotį.
• Paskirstykite užduotis pagal svarbą. Ryte pradėkite svarbiausius dalykus. Prisimeni 20/80 principą? Pirmiausia darykite tai, kas priartina jus prie tikslo. Mąstykite kaip strategas. Pasinaudokite jau patikrintais Briano Tracy „ABVGD“, Dwighto Eisenhowerio „Matricos“ metodais ir, pavyzdžiui, skaitykite apie Bluma Zeigarnik efektą.
• Pakartokite savo darbą. Ką reiškia kelių užduočių atlikimas „teisinga“ šio termino prasme? Galite turėti keletą užduočių, kurias reikia atlikti per tam tikrą laikotarpį. Jei pulsi į viską iš karto, nepasieksi to, ko nori. Be to, patirsite streso ir depresijos. Norėdami efektyviai išspręsti, sutelkite dėmesį į kiekvieną užduotį. Pavyzdžiui, pritaikykite paprastą Francesco Cirillo metodą, vadinamą „darbu su pomidorais“. Tai yra, jūs žinote, kad galite produktyviai dirbti su užduotimi 45 minutes, bet tada jums reikia 10–15 poilsio. Paimkite laikmatį ir nustatykite jį į tris ketvirtadalius valandos. Šiuo metu visiškai pasinerkite į užduotį. Išgirdę signalą, pailsėkite. Išgerti kavos, pabendrauti socialiniuose tinkluose, pasitikrinti el. Trumpai tariant, daryk tai, kas tau patinka. Pailsėję vėl nustatykite laikmatį ir atlikite darbą. Pailsėti smegenims po susikaupimo režimo yra naudinga – tai padidina efektyvumą vėlesniais laikotarpiais.
• Nesiblaškykite dirbdami. Susikoncentruodami ties užduotimi, išjunkite visus trukdžius – socialinius tinklus, pranešimus telefone ir el. Visa tai yra laiko švaistymas. Skirkite tam tikras valandas el. paštui tikrinti, paskyroms peržiūrėti ir kt. Jums nereikia kas 10 minučių slinkti savo socialinės žiniasklaidos sklaidos kanalu ieškant naujų pranešimų.
• Atskirkite panašias veiklas ir projektus skirtingiems laikotarpiams. Mūsų smegenys mėgsta viską supaprastinti ir sudėti daug identiškų dalykų į vieną krūvą. Todėl būdami sveiko proto ir šviesaus atminimo, statome elektrinį virdulį ant dujinės viryklės, odą tepame dantų pasta, o ne kremu, darome kitas kvailystes. Pavyzdžiui, galite gana produktyviai derinti du dalykus: apsipirkimą megamarkete ir verslo problemų sprendimą telefonu. Šie veiksmai yra iš skirtingų sričių, todėl smegenys mato skirtumus ir nesupainioja visko į vieną krūvą.
• Leiskite muziką dirbdami. Kaip bebūtų keista, garsai padeda geriau susikaupti ir suteikia energijos. Žinoma, muzika turi būti į temą – neįsitempti, neatitraukti dėmesio į save.
• Įrašykite savo rezultatus. Tai yra, perkelkite atliktas užduotis į aplanką „užbaigtas“ - tai disciplinuoja smegenis. Matai, ką nuveikei per valandą, dieną, savaitę, mėnesį ir kiek liko iki finišo.
• Prijunkite „priminimus“. Programėlės gali tapti jūsų asmeninio efektyvumo padėjėjais. Suplanuokite, kiek laiko išsikelti tą ar kitą užduotį ir, svarbiausia, įgyvendinti savo planą.
• Stenkitės veikti nuosekliai, tai yra atlikti užduotis vieną po kitos. Žinoma, gali tekti daryti du dalykus vienu metu, bet viskas gerai su saiku. Protinių išteklių eikvojimą žiūrėkite iš ekonomiškos pozicijos: jei jums nereikia įtempti savęs ir įjungti daugiafunkcinio darbo režimo, neturėtumėte to daryti.
• Įvairių atostogų. Produktyvumas darbe yra tiesiogiai susijęs su poilsio kokybe. Galite "arti" 12 valandų, grįžti namo ir išvargę kristi ant lovos. O rytoj vėl į darbą. Šis režimas tinkamas robotams, tačiau žmogus yra itin kūrybingas ir darbo produktyvumas priklauso nuo to, kaip po jo ilsisi. Pavyzdžiui, savaitgalį galite gulėti ant sofos, spoksodami į televizorių, eiti į teatrą, muziejų ar su draugais iškylauti.

Daugiafunkcinis darbas yra kaprizinga ir gana sudėtinga žmogaus psichikos savybė. Jei negalime jo pažaboti norėdami panaudoti savo labui, tai mus pabalno ir išspaus visas sultis. Prisimink tai!

Privalumai ir trūkumai

Pažvelkime į kelių užduočių atlikimo privalumus:

1. Tinkamai planuojant iš tiesų galima efektyviai atlikti kelias užduotis vienu metu. Tai yra, darydami dalykus turite aiškiai suprasti, kokių rezultatų turite pasiekti.
2. Daugiafunkcinis darbas padeda lavinti mąstymo lankstumą ir gebėjimą nepamiršti kelių užduočių. Tai geras smegenų treneris.
3. Gebėjimas atlikti kelis dalykus vienu metu ir tai padaryti gerai padeda greitai reaguoti į force majeure aplinkybes, gerina strateginį mąstymą ir situacijos matymą. Kai kuriose nišose tikrai pravartu iš karto aprėpti kelias sritis, išanalizuoti jų perspektyvas ir tik tada dėl kiekvienos iš jų priimti sprendimus.

Daugiafunkcinio darbo trūkumai:

1. Paviršutiniškas informacijos apdorojimas. Kai yra daug dalykų, smegenys prasilenkia per viršūnes, nesigilindamos į procesų esmę. Toks žmogus imasi bendrų dalykų iš visų sričių, bet nėra nei vienos profesionalas.
2. Didelė klaidų tikimybė. Kai nepakankamai susikoncentruojama į užduotį arba kai perkeliamas iš vienos užduoties į kitą efektas, visada daromos klaidos. Kelių mašinų operatoriaus dėmesys yra išsklaidytas, ir tai labai kenkia rezultatui.
3. Nuovargis didėja. Bandymas suvokti viską iš karto reikalauja daug energijos – tiek fizinės, tiek psichinės. Žmogus greičiau pavargsta, o produktyvumas linkęs į nulį.
4. Nebaigtų darbų kalnai auga. Niekas nedraudžia pradėti 10-20 dalykų vienu metu, tačiau nereikėtų tikėtis, kad jie bus baigti taip pat greitai. Iš 10 pradėtų užduočių 1-2 užduotys atnešamos į finišą, praleidžiant visus terminus ir įdedant daug kartų daugiau pastangų. O kaip su likusiais? Jie meluoja ir laukia savo likimo – metus, dešimtmečius.

Daugelio užduočių atlikimo pasekmės gali būti itin nemalonios. Padidėja pažintinis krūvis, tai yra, daugiau protinių resursų tenka skirti informacijos srautui apdoroti. Mažėja darbo našumas, kelių įrankių operatoriai dažnai neteisingai įvertina savo galimybes ir neįvertina blaškymo galios. Sumažėja gebėjimas susikoncentruoti į užduotį, daugiafunkcinis darbas nevertinamas aukštųjų technologijų aplinkoje, moksliniuose tyrimuose ir kitose sudėtingų darbo algoritmų srityse.

Daugiafunkcinis darbas veda į perdegimą. Žmonės, kurie praktikuoja šį požiūrį, sutrikdo natūralią motyvaciją ir atlygio mechanizmus, kurie egzistuoja mūsų smegenyse. Neuromokslai parodė, kad dėl streso sumažėjęs pilkosios medžiagos tankis priekinėje cingulinėje žievėje praranda džiaugsmą dėl psichinių pastangų.

Veiklos derinimas gali būti pavojingas gyvybei ir sveikatai. Pavyzdžiui, jūs vairuojate automobilį ir tuo pačiu metu bandote derėtis su partneriu. Avarijos tikimybė žymiai padidėja.

Santrauka

Sužinojome, kas yra daugiafunkcinis darbas. Išstudijavome, kaip dirbti šiuo režimu, kokie yra privalumai ir trūkumai atliekant kelis dalykus vienu metu. Daugiafunkcinis darbas gali būti naudojamas smegenų plastiškumui lavinti, tačiau darbo aplinkoje naudingiau lavinti nuoseklių užduočių įgūdį. Kuo tyliau eisite, tuo toliau eisite!

Šiuolaikiniai viršininkai tikisi, kad jų pavaldiniai sugebės atlikti kelias užduotis. Tai patvirtina darbo paieškos svetainių statistika. Nuo 2016 m. pradžios HeadHunter.ru buvo paskelbta daugiau nei 40 tūkstančių laisvų darbo vietų, kurioms reikėjo darbuotojo, gebančio atlikti daugiafunkcinius darbus. Bendras laisvų darbo vietų, kurioms reikalingas „skaitytojas, javapjūtis ir dūdininkas“, skaičius viršija 311 tūkst. Dažniausiai tokių specialistų ieškoma tokiose srityse kaip „pardavimas“ (11 tūkst. laisvų darbo vietų), „administracinis personalas“ (7,2 tūkst. laisvų darbo vietų), „marketingas“ (5,8 tūkst. laisvų darbo vietų).

Nukenčia kokybė

Labai dažnai sulaukiu įmonių savininkų prašymų surasti darbuotoją, kuris galėtų išspręsti visas problemas vienu metu ir turėtų „Supermeno kompleksą“. Labai dažnai vadovai nesusimąsto apie tai, kad tokiam kovotojui vienu metu atliekant kelias funkcijas, suprastėja užduočių atlikimo kokybė. Ir sunku įsivaizduoti, kad yra žmonių, turinčių kompetencijų visose srityse“, – sako „21st Century HR Center“ vadovaujanti partnerė Svetlana Petrovicheva.

Kad ir koks geras būtų specialistas, negali būti dešimties stiprybių, daugiausia dviejų ar trijų, – patvirtina Aleksejus Frolovas, bendrovės „AG Gustav Kaeser Training International Rus“ (pardavimų ir personalo valdymo mokymų) atstovas.

Daugiafunkcinio darbo paradoksas yra tas, kad specialistas stengsis padaryti gerai tai, ką daro blogiau. Ir tai, ką jis tikrai yra profesionalas, bus padaryta blogiau, nei galėtų būti“, – teigia jis. – Dažnai galima rasti laisvų darbo vietų, pavyzdžiui, PR srityje, kur specialistas, be tekstų rašymo ir bendravimo su žiniasklaida įgūdžių, turėtų turėti maketuotojo, interneto analitiko, reklamuotojo, rinkodaros specialisto žinių. .

"Vadovai, norintys sutaupyti pinigų, iš savo pavaldinių reikalauja kelių užduočių. Tačiau tai gali turėti tik teigiamą poveikį trumpuoju laikotarpiu, o ilgalaikėje perspektyvoje tai yra nuostolis."

Kai integruotos komunikacijos agentūroje „Comunica“ buvo sukurtas tekstų rašymo skyrius, buvo daug daugiau užklausų dėl tekstų, nei galėjo parašyti darbuotojai (tuo metu buvo svarbu „pastumti“), – prisimena departamento direktorė Daria Angelo.

Katedra pamažu augo, bet toliau dirbome tuo pačiu pašėlusiu tempu, kol pastebėjau, kad tekstų kokybė pradėjo prastėti. Puikaus turinio kūrimas reikalauja ne tik profesinių įgūdžių, bet ir laiko. Jei rašytojas patiria spaudimą ir nuolat atitraukia dėmesį nuo atliekamos užduoties, yra didelė klaidos tikimybė. Todėl dabar mano darbuotojai gali dirbti iš namų, iš parko ir iš bet kurios vietos, kur jiems patogu tai daryti. Jie turi laiko keliauti ir stebėti. Svarbiausia, kad atliktų darbų kokybė būtų pati geriausia – tokia mūsų reputacija.

Daugiafunkcinis darbas skirtas pradedantiesiems

Pasak 21-ojo amžiaus personalo centro analitikų, startuolių vadovai dažniau nei kiti darbuotojai perkrauna savo darbuotojus, nes jiems dažnai reikia universalių žmonių, galinčių vienu metu naršyti daugelyje sričių. Renginių agentūros „Director's Version“ įkūrėjas ir vadovas Igoris Polonskis įsitikinęs, kad multitaskingi darbuotojai aktualūs tik verslo formavimo stadijoje, tačiau vėliau įmonė gali nustoti vystytis. Tuo verslininkas įsitikino iš savo patirties:

Iš pradžių efektyviausia atrodė samdyti darbuotojus, kurie po truputį daro viską, kad prastovų metu galėtų skirti laiko klientų paieškai, o jei atsirastų projektas, susitelktų ties darbu“, – aiškina jis. – Tačiau laikui bėgant atsisakėme kelių užduočių atlikimo praktikos ir pasiskirstėme siaura darbuotojų specializacija. Paaiškėjo, kad griežtai apibrėžtas pareigas turintis žmogus gali susitvarkyti kur kas daugiau projektų.

Pasak Polonskio, multitaskingo atsisakymo rezultatai buvo stulbinantys: kai pirmaisiais metais buvo įgyvendinta apie 10-12 projektų, paskutinis „Director’s Cut“ praėjusiais metais baigtas su daugiau nei 40 renginių. Įmonei vystantis, kai kurios siauros specializacijos buvo dar siauresnės, o nemažai funkcijų suskirstyta į pofunkcijas. Įmonė teigia, kad su kiekviena nauja laisva darbo vieta siaurėja laukiamas darbuotojo funkcionalumas, trumpėja ir reikalavimų sąrašas.

„Jei kuriate sistemą, kurioje už kiekvieną funkciją yra atsakingas atskiras asmuo, joje nelieka vietos daug užduočių atliekančiam darbuotojui, kuris dar kurį laiką gali dirbti, bet galiausiai pralaimės aukštos kvalifikacijos kolegoms, efektyviau ir greičiau susidoroti su kiekviena individualia užduotimi.

Teisingas sprendimas

Įmonėje „Gravion Group“, kurios specializacija yra investicinių projektų įgyvendinimas statybų sektoriuje, sąmoningai apgalvojama ir sprendžiama, kaip sumažinti užduočių skaičių ir tolygiai paskirstyti jas komandos nariams, kurie susitelkia ties vienu projektu, kad jį kuo greičiau įvykdytų. kaip įmanoma. Vadovybės vertinimu, aiškus darbo pasidalijimas leido verslo našumą padidinti 30 proc.

Tiems, kurie dirba Maskvoje, daugiafunkcinis darbas ir atsparumas stresui yra suprantami reikalavimai. Kažkada ir mes norėjome taip gyventi, bet galiausiai šio modelio atsisakėme: darbas pasirodė neefektyvus, o rezultatas – vidutiniškas“, – komentuoja grupės vadovaujantis partneris Jurijus Nemaniežinas. - Vadinamasis judrus požiūris leidžia, pirma, kiek įmanoma sumažinti klaidų skaičių (ir greitai reaguoti, jei jos atsiranda) ir optimaliai padidinti darbo efektyvumą; antra, sumažėja visų darbuotojų streso lygis, nes užduotys, terminai ir įgyvendinimo mechanizmai yra aiškūs. Jums tiesiog reikia gerai atlikti savo darbą.

Neabejotinas privalumas atsisakant kelių užduočių – neskausmingas bet kurio darbuotojo pasikeitimas. Įmonė nėra pažeidžiama, nes labai lengva rasti pakaitalą vienai iš funkcijų, sako Svetlana Petrovicheva iš XXI amžiaus centro.

"Matome aiškų funkcijų paskirstymą McDonald's. Kiekvienas darbuotojas dirba savo darbą, o jei jis dirba prie kasos, pastebėjęs, kad svečias išpylė kokakolą, jis nebėgs plauti grindų."

Bet kurios komandos valdymas yra supaprastintas, tvirtina ekspertas, tačiau perspėja, kad įmonės perėjimas nuo daugiafunkcinio darbo prie funkcijų decentralizavimo ne visada yra lengvas. Kartais įmonei reikia sulaužyti seną modelį, kad sukurtų naują, tačiau, nepaisant didžiulių pastangų, tai verta.

Pereinant nuo daugiafunkcinio darbo prie siaurų specializacijų, buvome priversti visiškai pakeisti savo darbuotojų sudėtį. Tie, kurie anksčiau viską darė, buvo nepatenkinti, kad kai kurios funkcijos buvo perimtos iš jų. Jie tai suvokė taip, tarsi kažkas kitas dirbtų savo darbą ir vietoj jų gautų premiją, sako Igoris Polonskis.

Beje, kalbinti verslininkai nemėgsta multitaskingo, nes sunku įvertinti šiuo režimu dirbančių darbuotojų efektyvumą, atitinkamai nėra lengva sukurti motyvavimo sistemą darbo kolektyve:

Kai įmonėje kiekvienas darbuotojas viską daro iš karto, neįmanoma apsispręsti, kam daugiau ir geriau, – aiškina agentūros „Direktor’s Cut“ įkūrėjas. – Tačiau labai specializuotiems darbuotojams yra daug lengviau nustatyti KPI pagal tai, ar jie atitinka konkrečios funkcijos reikalavimus. Taip supaprastinama premijavimo procedūra, o motyvavimo sistema tampa skaidresnė. Pavyzdžiui, premijos mūsų įmonės darbuotojams nebepriklauso tik nuo įmonės apyvartos, kaip buvo anksčiau.

Prekybos ir statybų bendrovės „Gelster“ vadovai Oksana ir Michailas Smuščenko sutinka su tokiu teiginiu. Anot jų, jei įmonėje dirba keli panašias funkcijas atliekantys „supermenai“, rezultato iš niekieno neįmanoma paklausti. Praktikuodami aiškų darbo pasidalijimą savo įmonėje, per pastaruosius dvejus metus pavyko 80% padidinti teigiamų atsiliepimų apie vadovus skaičių, o defektus sumažinti iki nulio.

Gerbiamieji viršininkai, ar tikrai reikia daugiau argumentų?

Pasaulis taip perkrauna mus informacija ir užduotimis, kad mes tiesiog pamiršome, kaip susikoncentruoti. Socialinius tinklus tikriname šimtą kartų per dieną. Ir dabar turime problemų, kurias anksčiau spręsdavo kiti žmonės. Pavyzdžiui, dabar galima savarankiškai užsisakyti lėktuvo bilietą ir viešbučio kambarį bei pirkti prekes parduotuvėje be kasos. Užduočių yra daug daugiau, be to, noriu būti su šeima, draugais ir užsiimti pomėgiais.

Daugiafunkcinis darbas yra mitas

Tačiau turėti didelį užduočių sąrašą ir gebėti atlikti kelias užduotis nėra taip gerai, kaip atrodo. Žmogus negali atlikti kelių užduočių. Daugiafunkcinį darbą laikome gebėjimu greitai pereiti nuo vienos užduoties prie kitos. Ir kiekvienas toks perjungimas reikalauja nemažų resursų, didina stresą ir nerimą. Todėl kuo mažiau persijungiame ir blaškomės pašalinių dalykų, tuo geriau.

Bet ką daryti, jei užduočių daug ir reikia kažkaip su jomis susidoroti? Kaip neišprotėti su didžiuliu užduočių sąrašu ir būti efektyviam? Štai keletas patarimų.

Darbas ciklais

Verslas reikalauja nuolatinio perjungimo tarp užduočių. Jei dar neišmokote deleguoti ir visko daryti savarankiškai – nuo ​​vandens tiekėjo iškvietimo iki pokalbio, tai iki vakaro tikriausiai esate išspaustas kaip citrina. Kad išvengtumėte nereikalingo streso, dirbkite ciklais su pertraukomis.

Paprasčiausia darbo ciklais technika yra Pomodoro technika. Kurį laiką kiek įmanoma susikoncentruojate darbe ir tuomet būtinai padarykite trumpą pertrauką. Pavyzdžiui, 45 minučių darbo ir 15 minučių poilsio. Šis veikimo principas efektyvus dirbant tiek su daugybe užduočių, tiek su viena didele užduotimi.

Pakeiskite koncentracijos režimą

Mūsų smegenys veikia dviem dėmesio režimais: koncentracijos režimu ir klajojimo režimu. Koncentracijos režimas (central-executive mode) įsijungia, kai esame visiškai pasinėrę į darbą. Savo darbui skiriame maksimalų dėmesį. Šiuo režimu dirbame produktyviai, bet intensyviai. Ilgą laiką dirbdami tokiais greičiais pamažu pavargstame, mažėja darbingumas.

Norint produktyviai dirbti ilgą laiką, reikia periodiškai pereiti iš pirmojo režimo į antrąjį – mintyse klajojantį režimą. Esame šiame režime, kai skaitome literatūrą, straipsnius, vaikštome, žavimės menu, medituojame. „Klaidžiojimo“ režimas leidžia „perkrauti“ smegenis ir atsipalaiduoti. Todėl pertraukėlės naudingos darbo efektyvumui gerinti.

Ryte priimkite svarbius sprendimus

Geriau visus svarbius sprendimus priimti ryte, kai jūsų sprendimų priėmimo resursai dar nėra išnaudoti. Kaip bebūtų keista, per dieną galime priimti ribotą skaičių sprendimų. Yra tam tikra riba, ir nėra skirtumo, ar mūsų pasirinkimas yra sunkus ar lengvas.

Vieno eksperimento metu grupė žmonių buvo paprašyta dalyvauti apklausoje. Prieš apklausą jiems buvo užduodami tokie paprasti klausimai, kaip: kaip sutvarkyti popierių? Ar norėtumėte mėlyno ar juodo rašiklio? Ką gersite: arbatą ar kavą? Su cukrumi ar be cukraus? Su pienu ar citrina?

Tai yra, jie buvo priversti priimti sprendimus. Tada jie išdalino apklausos lapus su klausimais apie svarbias filosofines problemas. Žmonės stengėsi, nes jau jautėsi pavargę. Sprendimų priėmimo ištekliai buvo panaudoti.

Todėl visus svarbius klausimus geriau spręsti ryte, kol galva šviežia ir nespėjote išleisti visų resursų.

Atlaisvink galvą

Nelaikykite visko savo galvoje, naudokite smegenų „prailgintuvus“ - kalendorius, dienoraščius, sąrašus, bloknotus, programas.

Pagalvokite apie savo koncentraciją kaip apie kompiuterio RAM. Kuo daugiau programų tuo pačiu metu atidarysite kompiuteryje, tuo lėčiau jis veiks. Jei bandote ką nors išsaugoti savo galvoje, o ne perkrauti į kitą laikmeną, užimate reikiamą atminties kiekį. Kuo daugiau tokios informacijos, tuo sunkiau susikoncentruoti ties esamu dalyku.

Gyvenk šia akimirka"

Kaip dažnai darbe galvojate apie namų ruošos darbus ir vakarienę, o namuose – apie darbą? Taip nutinka nuolat. Per pusryčius žmonės vienoje rankoje laiko šakutę, kitoje – telefoną. Jie eina gatve niūriais, susikaupusiais veidais, intensyviai apie ką nors galvodami. Mes nustojome mėgautis dabartimi.

Vietnamo vienuolis Thich Nhat Hanh knygoje „Ramybė kiekviename žingsnyje“ moko, kaip gyventi čia ir dabar. Jei norite išmokti gyventi akimirka, būtinai perskaitykite šią knygą.