Ruttbladsformulär för hälsodag. Regler för att upprätta ett ruttblad

En fraktsedel för en lastbil från en enskild företagare måste utfärdas för varje fordon, och om flera förare tilldelas en viss lastbil, då för varje förare.

Fraktsedel: funktioner för en IP-lastbil

Detaljer om fraktsedeln för en enskild företagares lastbil

Vilken form av fraktsedel ska en enskild företagare använda?

Var man kan hitta ett exempel på fraktsedel för enskilda företagare

Fraktsedel: funktioner för en IP-lastbil

Enskilda företagare - ägare av lastbilar som används i deras affärsverksamhet är skyldiga att fylla i fraktsedel för varje fordon. En fraktsedel kan utfärdas för en period från 1 till 30 dagar.

Som regel utfärdas fraktsedlar dagligen, utom i de fall då föraren kommer att utföra beställningen under lång tid utan att återvända till den permanenta parkeringsplatsen. Om flera förare arbetar i skift på ett fordon, fylls en fraktsedel i för var och en av dem.

Om den enskilde företagaren som äger bilen också är förare är denne också skyldig att utfärda fraktsedel för sig själv. Den innehåller all nödvändig information om arbetsdatum och avståndet. Dessa uppgifter är nödvändiga för att beräkna kostnaden för tillhandahållna transporttjänster, förarens lön och kostnaden för förbrukat bränsle.

Om en lastbil stoppas av trafikpolisen måste föraren visa dokument för lasten - inte bara transportdokument, till exempel en fraktsedel, utan också en fraktsedel.

När yrkesinspektionen kontrollerar företagarens efterlevnad av arbetslagstiftningen i förhållande till inhyrd personal, kommer fraktsedlar att krävas, eftersom de kan användas för att spåra förarens arbetsschema och fastställa korrektheten av löneberäkningarna. Baserat på dessa uppgifter kommer det att vara tydligt om företagaren följde reglerna för ersättning för övertidsarbetstid (detta är relevant om långa flygningar genomförs).

Dessutom kommer fraktsedeln definitivt att vara av intresse för skatteinspektörer. Efter att ha granskat dessa dokument kommer de att få information om huruvida transportkostnaderna har beräknats korrekt.

Lagringstiden för fraktsedeln är 5 år. Om fraktsedeln är felaktigt upprättad kommer den enskilde företagaren och föraren att bära ett gemensamt ansvar, även om företagaren fortfarande får påföljder.

Läs mer om lagringstiderna för sådana primära handlingar i artikeln"Vad är hållbarheten för fraktsedlar (nyanser)?"

Detaljer om fraktsedeln för en enskild företagares lastbil

Källa: http://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/dokumenty_buhgalterskogo_ucheta/putevoj_list_gruzovogo_avtomobilya_individualnogo_predprinimatelya/

Lastbilsfraktsedel: vad används den till, typer, provfyllning

Många affärsenheters arbete innebär användning av fordon i deras verksamhet. Lagstiftningen slår fast att användningen av fordon, oavsett om de ägs eller hyrs enligt leasingavtal, kräver särskild dokumentation. Låt oss titta på hur en fraktsedel för lastbilar sammanställs 2018.

Varför är det nödvändigt att skapa fraktsedlar?

Om ett företag använder fordon måste det organisera korrekt registrering av sina prestationsindikatorer.

Detta är nödvändigt inte bara för att planera kostnaderna för dess drift och motivera skattekostnader, utan också för att säkerställa maskinernas säkerhet för både företagets anställda och tredje part.

För dessa ändamål kan enheter utveckla och använda fraktsedlar som återspeglar transportdriftstid, körsträcka, stilleståndstid, mängd transporterad last, etc. Det finns dokumentformulär som rekommenderas av Rosstat, som är indelade i två typer - 4-C och 4-P.

Fraktsedeln innehåller anteckningar från alla ansvariga personer som ansvarar för dess säkerhet angående tillstånd för både fordonet och föraren att köra. I det här formuläret återspeglar tankbilen mängden bränsle som ges ut till detta fordon, och räknaren bestämmer dess planerade och faktiska förbrukning.

bukhproffi

Uppmärksamhet! I detta dokument återspeglar föraren bilens detaljerade rutt och registrerar de exakta adresserna. Detta gör det möjligt för ledningen att avgöra hur tilldelade uppgifter utförs och att bevisa för kunderna att lämpliga tjänster har tillhandahållits.

En fraktsedel kan utfärdas för varje dag, och vid behov för ett arbetspass. Vid transport av gods och passagerare är fraktsedeln ett av de viktigaste dokumenten.

Typer av fraktsedlar för lastbilar

Beroende på vilka indikatorer som används för att registrera fordonsdrift, finns det två typer av fraktsedlar - 4-C och 4-P.

Blankett 4-P

Fraktsedel 4-P används i de fall då driften av transporten registreras på basis av registrering av tidpunkten för dess drift. Detta dokument fylls i när avgiften för att använda bil beräknas utifrån tidstaxor.

Till exempel när ett fordon transporterar varor, och betalning sker inte för det transporterade tonnaget, utan för den tid fordonet är i drift. Det finns dock en begränsning i dess tillämpning. En sådan fraktsedel kan utfärdas om last levereras till högst två destinationer per dag.

Form 4-C

Detta formulär 4-C används oftast för att dokumentera driften av fordon. Det låter dig ta hänsyn till ackordsindikatorerna för fordonsanvändning.

Denna fraktsedel används av transportörer som tar betalt per tonkilometer.

Lastbilsfraktsedel formulär 2018 gratis nedladdning

Exempel på att fylla i en fraktsedel 2018

Enligt blankett 4-P

Framsida

En sådan fraktsedel används om föraren får betalt enligt timbetalningssystemet. Den är avsedd för endast två flygningar och för att registrera dem finns det två avrivningskuponger på blanketten, som utfärdas och överlämnas till kunderna.

Att fylla i formuläret måste börja från toppen. Företagsstämpeln är anbringad i högra hörnet. Därefter måste du ange dokumentets serie och nummer samt datum för sammanställningen.

I kolumnerna till vänster i formuläret finns information om bilen och föraren antecknad. Här måste du ange bilens märke, dess garage och registreringsnummer, fullständigt namn. föraren och hans körkortsuppgifter. Nästa är kolumnerna där du kan ange information om släpvagnar som arbetar med maskinen - deras märke, registreringsskylt och garage.

Följande tabell registrerar uppgiften för föraren - namnet på företaget till vars förfogande han kommer, tidpunkten för ankomst och avgång, antalet timmars arbete och flyg. Totalt kan du ange information om två rutter.

Under tabellen anger avsändaren mängden bränsle som behöver fyllas på i bilen och bekräftar med en signatur tillträde till flygningen. Nedan görs antagningsbeskedet av läkaren.

Till höger anger avsändaren information i tabellerna. Överst måste han ange data om dag, månad, timmar och minuter enligt schemat, körsträcka enligt hastighetsmätaren och faktiska tidsindikatorer. Dessa indikatorer måste anges för både avresa och återresa.

Följande tabell innehåller data om bränslerörelser. Här måste du skriva ner dess namn, hur mycket som fylldes på, resten i tanken när du lämnar och återvänder till garaget. Data om tomgångstid för specialutrustning och motor kan också anges här.

Bekräftande signaturer placeras under skylten av tankbil, mekaniker och avsändare.

Längst ner finns två skärkuponger. På denna sida av formuläret fylls de i av fordonets ägare. Här anges information om fraktsedeln för vilka de är utfärdade, indikatorer för beräkning och deras tullsatser. Längst ner på avrivningskupongen summeras kostnaden för de tjänster som tillhandahålls, varefter underskrifterna sätts av revisor och ansvarig.

Baksidan

Baksidan fylls delvis i av transportkunden. Den består av två delar, var och en är fylld på samma sätt.

Först måste du ange kundens namn, datum och tid för ankomst och avgång samt hastighetsmätarens värden vid det tillfället. Därefter måste du ange information om de fakturor som varorna transporterades på, antal flygningar och ruttpunkter.

Om det fanns driftstopp på linjen, måste de föras in i en speciell tabell, som anger orsakerna och start- och slutdatum.

Tabellen längst ner innehåller de indikatorer som används för att beräkna arbetet och den totala kostnaden för kunden summeras.

Varje faktura är undertecknad av betalaren och den som är ansvarig för att ta emot tjänsten.

Nedan är den andra sidan av klippkupongerna. Här läggs uppgifterna även in av tjänstens kund. Här måste du ange namnet på bilägaren, dess märke och registreringsnummer, kundens namn, datum och tid för bilens ankomst och avgång, hastighetsmätaravläsningarna vid vart och ett av dessa ögonblick.

Informationen om fakturor dupliceras nedan. Sammanfattningsvis är det nödvändigt att sammanfatta antalet fakturor, antalet flygningar och ange om en speditör var inblandad under resan.

Enligt blankett 4-C

Framsida

Denna fraktsedel bör användas vid användning av ackordsindikatorer.

Trots innovationerna behövde de inte ändra formen på den gamla formen. Dess fyllning börjar från toppen. I det vänstra hörnet måste du sätta organisationens stämpel, sedan i mitten skriv ner serien, dokumentnummer och datum för dess genomförande.

Det högra blocket i grafen fylls i av avsändaren. Den registrerar data om planerad dag, månad, timmar och minuter av arbete, hastighetsmätaravläsningar och faktiska avgångsdata. Alla dessa indikatorer indikeras först när du lämnar garaget och sedan när du återvänder.

Nästa är en tabell med information om bränslets rörelse. Här måste du ange bränslemärket, hur mycket som fanns i tanken när du lämnade och återvände och hur mycket som fylldes på. För att korrekt beräkna förbrukningen kan du också här ange den tid under vilken motorn gick på tomgång eller specialutrustning användes.

Tankfartyget, mekanikern och avsändaren sätter sina signaturer under uppgifterna om bränslerörelsen, vilket bekräftar de angivna uppgifterna.

Följande tabell spänner över hela dokumentets bredd. Här behöver du ange vart bilen skickas, tidpunkt för lastning och lossning, lastens namn, resans körsträcka och tonnage och andra uppgifter. Om flera flyg är planerade per arbetsdag kan de alla anges här på separata rader.

Den nedre delen är avsedd för anbringande av namnteckningar av ansvariga personer. På vänster sida anger avsändaren hur mycket bränsle bilen behöver fyllas på, bekräftar bilens och förarens beredskap för arbete. Den lägre nivån av resetillstånd ges av en personalläkare.

På höger sida finns tomma kolumner för andra märken av ansvariga personer i organisationen.

Baksidan

Detta bör indikera:

• Lastnings- och lossningsställen;
• Datum, timmar och minuter för lastning och lossning;
• Information om driften av trailern;
• Uppgifter om handelsdokument som används för att transportera varorna;
• Information och underskrift av ansvarig person från avsändaren eller mottagaren.

Om flera flygningar utfördes per dag, måste var och en anges i tabellen på en separat rad.

Följande tabell fylls i om det varit stillestånd under arbetsdagen. Orsaken, start- och sluttider samt ansvarig persons underskrift anges.

Den sista tabellen på denna sida sammanfattar fordonets prestanda och kan användas för att beräkna lönesumma.

Här är följande:

• Data om bränsleförbrukning enligt norm och fakta;
• Information om fordonets och släpvagnens drifttid, med förklaring;
• Antal flygningar och total körsträcka;
• Tonnage av transporterat gods;
• Periodiseringskod och lönebelopp.

Den ansvariga personens underskrift placeras under bordet.

Beställning av dokumentlagring

Förvaringen av fraktsedlar regleras av flera dokument samtidigt - Transportministeriets order nr 152 och kulturministeriets order nr 558. Det finns dock en viss inkonsekvens i informationen i dessa dokument.

Således fastställer transportministeriets order att det är nödvändigt att förvara reseformulär i minst 5 år. Organisationen kan, efter eget gottfinnande, förlänga denna period för vilken period som helst.

Men kulturministeriets order säger att lagringstiden för vouchern är 5 år, men under förutsättning att den under denna tid kontrollerades av tillsynsmyndigheter.

Av detta följer att om ett visst område inte har varit föremål för kontroll på 5 år, har företaget ingen rätt att förstöra dokument. Separat nämner ordern att om en voucher är det enda dokumentet som kan bekräfta skadligheten av en anställds arbete, måste dess lagringstid vara minst 75 år.

bukhproffi

Uppmärksamhet! Eftersom verifikationen dessutom fungerar som en bokförings- eller skattehandling omfattas den även av bestämmelserna i skattelagen och bokföringslagen. Den första bestämmer lagringstiden för dokument i minst 4 år och i den andra - 5 år.

Ansvar och straffavgifter

För felaktig registrering eller avsaknad av fraktsedel kan böter utdömas av både Federal Tax Service och trafikpoliser.

Påföljder för att föraren inte har en handling anges i lagen om administrativa brott. Eftersom chauffören själv är ansvarig för sin transport, kan böter på 500 rubel utfärdas till honom för att ha kört utan biljett.

Dessutom kan en företagstjänsteman hållas ansvarig för att han inte lämnat någon handling till föraren. För detta utfärdas böter på 20 tusen rubel. Om straffet åläggs organisationen direkt, kommer böterna att fastställas till 100 tusen rubel.

Böter kan även meddelas för felaktigt utförande av reseformuläret. Om det inte finns något märke på det om en medicinsk undersökning, utfärdas böter på 30 tusen rubel. för företaget självt och 5 tusen rubel. - till den ansvariga personen. Lika många sanktioner utdöms om de tekniska inspektionsreglerna inte följs.

Koden föreskriver att företagare bär samma ansvar som företag för överträdelser av fraktsedlar.

Förutom böter från trafikpolisen kommer skattemyndigheten även att kontrollera förekomsten av fraktsedlar som en del av företagets dokumentation. Deras frånvaro eller förlust kommer att betraktas som ett brott mot reglerna för redovisning av inkomster och kostnader, med böter på 10 tusen rubel.

bukhproffi

Viktig! För flera liknande överträdelser under en rapportperiod kan sanktionerna ökas till 30 tusen rubel. Om skatteverket på grund av förlust av fraktsedlar anser att skatteunderlaget har underskattats, blir böterna 20 % av underbetalningen.

Källa: https://buhproffi.ru/dokumenty/putevoj-list-gruzovogo-avtomobilya.html

Arbeta med fraktsedlar i 1C

Enligt de allmänna reglerna för att arbeta med ruttdokument, innan arbetet påbörjas, får föraren en fraktsedel, enligt vilken han slutför uppgiften. Efter att ha slutfört uppgiften lämnar föraren över fraktsedeln till avsändaren. Först efter detta har avsändaren rätt att utfärda en ny fraktsedel till föraren.

Som regel utfärdas ett dokument för en dag eller skift, men programmet låter dig utfärda dokument för en månad eller för någon annan period. När vi arbetar med programmet kommer vi också att följa denna regel - utfärda en ny fraktsedel först efter att den föregående har slutförts.

Låt oss grovt dela upp arbetet i 2 etapper.

1. Skapa fraktsedel, skriva ut och utfärda till föraren

Låt oss titta på exemplet med en lastbilsfraktsedel (formulär nr 4-C).

Låt oss skapa ett nytt dokument. För att göra detta, gå till "Waysheets" > "Lastbilsfraktsedel (formulär nr 4-C)."

För att lägga in en ny fraktsedel i programmet, använd knappen "Skapa", varefter redigeringsformuläret öppnas.

Organisation och divisioner fylls i automatiskt från standardvärdet (kan anges i TS-kortet eller som en konstant), eller genom val genom att klicka.

Datumet måste överensstämma med det datum då fordonet lämnade garaget.

Välj en bil från katalogen genom att klicka. Om en släpvagn är kopplad till bilen kommer den automatiskt att fyllas i på raden "Släp nr 1", eller välj lämplig genom att klicka.

Fyll i raden "Driver 1" genom att klicka.

Datum och tid för att lämna garaget i blocket "Arbete och bränslen och smörjmedel" fylls i automatiskt och är lika med datumet för dokumentet.

När du lämnar kommer hastighetsmätaren och bränsleindikatorerna att fyllas i automatiskt från den tidigare fraktsedeln, eller om första data har angetts för detta fordon.

Om det behövs kan du med kraft uppdatera dina saldon vid avresan och räkna om din fraktsedel. Detta är praktiskt när du korrigerar dokument retroaktivt. För gruppomräkning, använd bearbetningen "Omräkning av bränsle och hastighetsmätare".

Du kan välja valfri tidigare sparad adress, som inte nödvändigtvis tillhör den valda kunden.

I detta skede kan du skriva ut fraktsedeln, sätta lämpliga signaturer och ge den till föraren. Du kan skriva ut med eller utan returdata.

Tryck sedan på. Dokumentet kommer att registreras, men kommer inte att läggas upp. Vi kommer att utföra det i nästa steg, efter att föraren returnerar dokumentet. Att lämna ett dokument omarkerat är också bekvämt eftersom du direkt kan se vilka dokument som har utfärdats, men inte returnerats eller behandlats.

2. Ta emot fraktsedel från föraren, fylla i själva data och genomföra

I slutet av skiftet lämnar föraren över en fraktsedel, där han kommer att ha fyllt i: hastighetsmätare och bränsleindikatorer när han går in i garaget, mängden bränsle som utfärdats enligt tankningsbladet för den dagen, resor, mängden last transporteras. Vi behöver dessa data för att korrekt beräkna bränslestandarder.

För att göra detta, gå till posten ”Waysheets” > ”Waysheets (blankett nr 4-C)” eller ”Waysheets (alla)”, hitta fraktsedeln, öppna och fyll i alla saknade uppgifter: datum och tid vid inmatning garaget , "noll körsträcka" (om det är känt hur många kilometer fordonet rörde sig utan last), bränsle och smörjmedel utfärdades, en tabelldel, nämligen för att exakt beräkna bränsleförbrukningen enligt normen, måste du fylla i kolumnerna där körsträckan för alla resor.

Korrektionsfaktorn (D) fylls i antingen automatiskt från bilen (om denna faktor togs med i beräkningen vid inskrivning i "Fordon" referensboken), eller manuellt, vägledd av avsnitt 2, klausul 5, klausul 6 i metodrekommendationerna Standarder för förbrukning av bränslen och smörjmedel i vägtransporter eller fordonsspecifikationer.

När den tabellformade delen är ifylld kommer hastighetsmätarens indikator "i slutet av dagen" att fyllas i automatiskt.

För bussar, dumprar, specialfordon måste du fylla i "T-Mängd specialarbete. Utrustning."

Om all data är korrekt inmatad kommer förbrukningshastigheten att beräknas automatiskt, vilket kan eller kanske inte motsvarar den faktiska förbrukningen av bränsle och smörjmedel.

Om du vill att det faktiska flödet ska vara lika med standardflödet kan du trycka på "="-knappen eller ställa in det manuellt.

Fliken "Bränsle" fylls i automatiskt; det är vettigt att bara titta på den om fordonet använder flera typer av bränsle. På den här fliken kan du vid behov manuellt redigera "faktisk förbrukning" och "utfärdad" för en specifik typ av bränsle. Lär dig mer om att arbeta med flera bränslen.

Ibland blir det nödvändigt att skriva av bränsle före returdatumet (till exempel om fraktsedeln utfärdas för en lång period och överförs till en annan månad). Markera i så fall kryssrutan "Ange returdatum" på bränslefliken. Nästa fraktsedel måste vara senare än returdatumet så att sekvensen inte bryts.

Om fraktsedeln skapades baserat på "Förfrågningar" för transport, kan du se listan över dessa förfrågningar på fliken "Förfrågningar". Läs mer om att arbeta med applikationer.

Om körsträckan mellan adresser är okänd kan du ladda ner den från en gratis onlinetjänst. Läs mer om automatisk körsträcka.

Om dina fordon har ett av de transportövervakningssystem som stöds installerat kan du ladda ner körsträcka och ruttdata från detta system till fraktsedeln. Läs mer om hur du ställer in övervakningsmodulen.

Detta slutför skapandet av fraktsedeln. Vi spelar in och dirigerar. Vi trycker vid behov.

Moderna ekonomiska förhållanden för kommersiella företag kräver skapandet och utvecklingen av ett flexibelt logistiksystem. Denna uppgift kräver ett stort antal investeringar och dokumentation i enlighet med Ryska federationens lagstiftning. Företagslogistik kan innebära förflyttning av olika typer av gods, människor och korrespondens.

Ruttblad

Stora företag har på sina balansräkningar bilar och lastbilar som utför olika funktioner. Oavsett användningsriktning levereras bilar med tillhörande dokument, vars huvudsakliga är ett ruttblad. Proceduren för att fylla i, giltighetstid och form av reseformulär beror på många faktorer. När man arbetar i resande natur utvecklar företag ett ruttblad för affärsresor, som har flera praktiska betydelser. Personbilar som ger interaktion mellan kontor eller filialer till ett företag kan också använda ett ruttblad för ett effektivare arbete. Denna typ av dokumentation är multifunktionell och utför flera funktioner.

Frakt transport

De flesta organisationer föredrar att använda tjänsterna från specialiserade transportföretag som säkerställer leverans av last till sin destination och förser kunden med dokument som bekräftar deras kostnader. I det här fallet är fraktsedeln en ersättning för resepapper; förarens eller speditörens färdväg kan innehålla ett snabbare reseschema och vara ett tillägg till huvudpaketet med dokument. All information om lasten, organisationen av säljaren, köparen, transportföretaget finns i TTN; detta dokument fungerar också som bekräftelse på leverans av varorna, grunden för betalning för leveranspersonens tjänster och beräkningen av lön för föraren och speditören. Vid leverans av flera godsförsändelser är det praxis att utfärda en specifikationsblankett för varje flygning, ett ruttblad upprättas och innehåller obligatorisk bekräftelse på ankomsttid samt lastnings- och lossningsoperationer. Transportföretag som tillhandahåller leveranstjänster utvecklar ett ruttblad för varje fordon för en specifik beställning, vilket gör att du kan spåra fordonets rörelse och tiden som spenderas på vägen.

Applikation i små företag

Det fordonsruttblad som den enskilde företagaren använder kan också fungera som ett komplement till den tekniska specifikationen när det gäller godstransporter. Dess innehåll är standard. En personbil eller lastbil som är registrerad på företagets ägare kan användas som fordon. Ofta hyrs ett fordon för att minska kostnaderna, i så fall måste föraren ha en kopia av hyresavtalet och en reseplan.

Obligatoriska fält

• Dokumentets serienummer och datum.
• Ägare av ett fordon.
• Förarens personuppgifter (pass, körkort).
• Avsändarens namn (fullständigt namn, skatteregistreringsnummer, registreringskoder, adress till den faktiska platsen för lastningslager).
• Mottagare (namn, leveransadress).
• Information om lasten (namn, antal kollin, vikt, transportvillkor).

För enskilda företagare och småföretag föreskrivs inte i lagen en enda form av vägbeskrivning. Organisationen godkänner självständigt blanketten och förfarandet för att fylla i det i sina redovisningsprinciper. Interna handlingar reglerar också förfarandet för utfärdande, returperioden och de personer som har rätt att skriva under. I enlighet med kraven i PBU måste ruttbladet innehålla alla detaljer och återspegla syftet med resan, tid och resvägar. Fraktsedeln som godkändes den 27 november 1997 av Ryska federationens statliga statistikkommitté i form 3 kan tas som ett prov. Dokumentet slutförs med hänsyn till transportsärdragen och riktningen för företagets verksamhet.

Förhandsrapport

Vissa grupper av företagsanställda tvingas ägna mycket tid åt att resa. Detta beror på detaljerna i arbetet eller verksamhetens intressen. Budtjänst, säljare och försäljningschefer, ekonomidirektör, chefsrevisor, grupp av underhålls- och reparationsarbetare, etc. - var och en av de listade positionerna kräver affärsresor eller konstant rörelse runt staden. Samtidigt finns det som regel ingen fast rutt, vilket medför arbetstagarens resekostnader på olika typer av transporter. Företagen är enligt anställningsavtalen skyldiga att ersätta de anställda för dessa kostnader om de har styrkande handlingar, som i sin tur ska bokföras via företagets ekonomiavdelning och inkluderas i kostnaderna. I de flesta fall används en förskottsrapport för korrekt reflektion i skatteredovisningen, men på grund av inkonsekvensen i detta dokument för redovisning av transportkostnader, bifogas dessutom ett ruttblad till det. Det finns ingen enhetlig form, så företaget utvecklar självständigt ett formulär som är bekvämt för rapportering. I det här fallet är det nödvändigt att ta hänsyn inte bara till antalet tillhandahållna resedokument och deras pris, utan också resornas lämplighet för en viss anställds uppgifter.

Ruttblad: prov

Rörelseschema för försäljningsrepresentanten för Teremok LLC I. A. Vasechkin för perioden från 07/15/2012 till 07/18/2012.

	Destination	Syftet med resan	Typ av transport	Resehandlingens namn	Pris
	LLC "Lira"	Diskussion om avtalsvillkor	Bussväg nr 2	Biljettnummer 0000036
	LLC "NPK"	Leverans av produktprover		Resekort
	Sberbank	Leverans av ekonomiska dokument	Bussväg nr 2	Biljettnummer 0000089
	LLC "Snegiryok"	Ingående av avtal om leverans av produkter	Bussväg nr 4	Biljettnummer 0023891

Bifogade dokument: 4 st.

Ruttbladet överlämnades av försäljningsrepresentanten I. A. Vasechkin __________ (underskrift, datum)

Ruttbladet accepterades av revisor Kuznetsova A. V. ________________ (underskrift, datum)

Fyllning

Baksidan av rapporten fylls i av revisorn som accepterade den och förde in den i lämpliga register efter kontroll. Rapportens belopp är också föremål för godkännande. Ett obligatoriskt villkor för att fylla i är angivande av datum och deras överensstämmelse med resedokument. Alla bekräftelseformulär ska vara tydligt läsbara och motsvara den information som återspeglas i det utvecklade registret. Ruttbladet lämnas in med en förhandsrapport inom tre dagar från datumet för utfärdandet av medel. Många kurirer och företagssäljare använder denna typ av dokument för att optimera arbetstiden. Ruttbladet upprättas för varje dag, det innehåller ordningen för besöken på de platser som den anställde planerar. Vid utvecklingen av den tas hänsyn till trafikmönster, restid, en rutt väljs som gör att den motsvarar den planerade tiden för affärsmöten, etc.

Affärsresa

För många företag är det viktigt att använda ett ruttblad när anställda är på resande fot. Enligt Ryska federationens arbetslagstiftning är en affärsresa en resa på uppdrag av arbetsgivaren för att utföra tilldelade produktionsuppgifter. Ersättning av uppkomna resekostnader regleras av art. 168.1 Ryska federationens arbetslag. För att redovisa utgifter måste du korrekt upprätta ett ruttblad och bifoga resedokument till det. För skatteredovisning och redovisning av resekostnader som utgifter krävs följande dokument:

• En beställning som bekräftar resans affärssyfte.
• Anställd redogör för nedlagda kostnader.
• Ruttlista över rörelser.
• Ifyllda resehandlingar som bekräftar tillhandahållandet av tjänster.

Utgiftsbeloppet kontrolleras av redovisningsavdelningen, varefter rapporten, godkänd av chefen, lämnas in för återbetalning eller återbetalning av erhållet belopp för rapporten. Formen för vägbeskrivningen utvecklas av företaget självständigt och återspeglas i de relevanta ingående dokumenten.

Anställda i en organisation som på grund av sin verksamhet ofta gör tjänsteresor flera gånger om dagen, får vanligtvis resekostnader. För att dokumentera dem upprättas ett ruttblad. Du kan lära dig hur du fyller i det här dokumentet korrekt från den här artikeln, samt ladda ner formuläret för en reseplan för affärsresor gratis.

Vad är ett ruttblad

Ett ruttblad är ett dokument som återspeglar alla resor som gjorts av en anställd. Det kan användas av följande kategorier av anställda:

• förare som arbetar i både företags- och personfordon;
• kurirer;
• anställda som har en resande karaktär i arbetet, enligt arbetsbeskrivningen;
• anställda som på grund av sin verksamhet reser i tjänst (revisorer, advokater, chefer etc.).

Detta är inte en uttömmande lista. De kategorier av anställda som måste upprätthålla ett ruttblad bestäms på order av chefen.

Ruttblad: vad är det till för?

Att upprätta ett ruttblad kan tjäna följande syften:

• bekräfta anställdas resekostnader;
• bekräfta den anställdes ankomst till en viss plats;
• tjäna som grund för betalning av transportkostnader till den anställde;
• tjäna för analys och optimering av rutter.

Beroende på vilket syfte färdplanen är upprättad för kan den skickas:

• till redovisning;
• arbetstagarens närmaste chef.

Notera! Det finns ingen anledning att blanda ihop biljetten och förarens vägbeskrivning, detta är två olika dokument. Den första godkänns av lag, och tillämpningen av den andra förblir enligt arbetsgivarens gottfinnande.

Ruttblad: prov

För att svara på frågan om hur man upprättar ett ruttblad är det nödvändigt att bestämma för vilka ändamål det kommer att användas.

Hur man gör ett ruttblad

Som nämnts ovan, för att bekräfta den anställdes rörelser och hans transportkostnader, upprättas ett ruttblad. Formen för detta dokument är inte godkänt enligt lag, så dess innehåll förblir helt och hållet på arbetsgivarens eget gottfinnande. I slutet av artikeln kan du ladda ner ruttbladet (formuläret) gratis. Ett exempel på detta dokument kan innehålla följande information:

• Fullständigt namn på den anställde som fyller den, befattning och strukturell enhet;
• datum eller period för ruttbladet. Du kan upprätta och skicka in detta dokument varje dag, eller så kan du behålla det i en vecka eller en månad;
• adresser, ankomster och avgångar;
• tid för ankomst och avresa (om nödvändigt);
• kostnaden för resan och ett dokument som bekräftar det. I regel handlar det om resehandlingar (biljetter, resekort, taxikvitton etc.). Stöddokument bifogas ruttbladet;
• ankomst- och avreseanteckningar. Fungerar som bekräftelse på att medarbetaren faktiskt var närvarande på den angivna platsen.

På begäran av chefen kan all annan information inkluderas i ruttformuläret.

Vanligtvis godkänns ruttformuläret av organisationens lokala lagar.

Hur man fyller i ett ruttblad

Att fylla i ruttbladet är som följer:

• Ruttbladet upprättas på företagets officiella brevpapper, eller så anges organisationens namn. Eftersom i vissa fall (vid ersättning för transportkostnader) kommer ruttbladet att vara det primära redovisningsdokumentet, är det lämpligt att ange namnet i sin helhet;
• Dokumentets namn, nummer (om tillgängligt) och datum för beredning anges. Om färdplanen är upprättad för mer än en dag, anges perioden;
• För enkelhetens skull placeras ytterligare information i en tabell där varje rad är tilldelad en plats som den anställde besöker. Tabellen fylls i vid behov. Detta görs manuellt av medarbetaren själv. Om ruttbladet fungerar som bekräftelse på den anställdes plats, måste en representant för en annan organisation sätta en markering i lämplig kolumn. Detta kan vara en signatur och avkodning, eller ett sigill (från HR-avdelningen, för dokument, etc.)

Efter att ruttbladet är ifyllt undertecknar den anställde det och lämnar det till ekonomiavdelningen eller till sin närmaste chef. Ett ruttblad är ett dokument som bekräftar en anställds förflyttningar och resekostnader. Det utvecklas och godkänns i varje organisation oberoende, eftersom det inte finns någon enhetlig form för detta dokument

Ruttbladet fylls i när anställda i företag och organisationer måste bekräfta sina transportkostnader som uppstår i arbetet med att utföra arbetsrelaterade uppdrag. I det här fallet kan kostnader uppstå både för att betala för bensin till den anställdes personliga fordon och för att betala för biljetter till kollektivtrafiken.

Därefter blir ruttbladet, tillsammans med en rapport om användningen av medel, grunden för att betala ersättning till den anställde i enlighet med hans utgifter och fungerar också som ett bokförings- och skattedokument.

FILER

Vem behöver en vägbeskrivning

Utarbetandet av detta dokument är nödvändigt för förare, budtjänstanställda, säljare, revisorer, advokater, försäljningschefer, etc. Det är dessa kategorier av arbetare som oftast reser runt i staden i affärssyfte. Dessutom används ruttblad av de affärsresenärer som åker på affärsresor i sin egen bil.

I vissa fall, utöver den skattemässiga betydelsen, behövs ruttblad av organisationsledningen för att analysera de anställdas rutter för att hitta de mest optimala, kortaste vägarna, vilket i sin tur avsevärt kan minska företagets kostnader för förflyttning av anställda runt staden.

Proceduren för att utfärda ruttblad

Formen för vägbeskrivningen är godkänd i organisationens redovisningsprincip. Frekvensen (dagligen, veckovis, månadsvis), liksom ordningen för dess utförande, föreskrivs också här.

Det är värt att notera att för att erkänna utgifter som en anställd ådragit sig på affärsresor är det nödvändigt att inte bara upprätta ruttbladet korrekt, utan också att bifoga andra stöddokument till det som separata bilagor. Särskilt:

• en beställning som kommer att fungera som bekräftelse på en resa för officiella ändamål;
• anställdas rapport om uppkomna utgifter;
• klart läsbara resedokument som bevisar tillhandahållandet av tjänster.

Utgifter kontrolleras av specialister på redovisningsavdelningen, varefter dokumentet skickas till chefen för underskrift och skickas sedan in för återbetalning eller återbetalning av det redovisningsbara beloppet. Tilläggsersättningar till anställda som använder personliga fordon när de reser i arbetet eller som använder kollektivtrafik betraktas som kostnader av organisationer och påverkar direkt beskattningen vid beräkning av inkomstskatt.

Regler för att fylla i ruttbladet

Det finns ingen enhetlig form av ruttbladet; företag och organisationer kan utveckla en ruttbladsmall på egen hand eller skriva den i fri form. Huvudsaken är att den ska innehålla alla resor i ordning, begått av en anställd under en viss tidsperiod, vilket anger deras mål, samt länkar till primära dokument. Den kan ritas antingen på ett vanligt A4-ark eller på företagets brevpapper.

Resplan måste upprättas i två exemplar, varav en överförs till organisationens redovisningsavdelning, den andra förblir i händerna på den anställde. Det finns inget behov av att certifiera det med ett sigill, eftersom det hänför sig till internt dokumentflöde.

Instruktioner för att fylla i ruttbladet

Ruttbladet är alltid skrivet enligt vanliga kontorsarbetsregler, så det bör inte orsaka några särskilda svårigheter. Detta prov undersöker ruttbladet, som upprättas av föraren baserat på resultaten av hans resor runt staden på en dag.

1. Överst i dokumentet, i mitten av raden, skrivs dess namn, och precis under orten där det utfärdas och datum anges: dag, månad (i ord), år.
2. Ange sedan efternamn, förnamn och patronym för den anställde för vilken den sammanställs, ange hans position, märke på bilen och syftet med resan.
3. Därefter skrivs en tabell in i dokumentet, i vilken resens datum, destination (adress), ankomst- och avgångsmärken (timmar och minuter med precision), ett dokument som bekräftar kostnaderna (nummer, datum) samt eftersom summan av pengar som spenderas anges i ordning.
4. Ruttbladet ska vara undertecknat av den anställde det är utfärdat för samt av företagets revisor.

Efter att ha fyllt i ruttbladet

Efter att ruttbladet är korrekt upprättat och attesterat blir det ett skatte- och redovisningsdokument. I händelse av skatterevision kan detta dokument även uppmärksammas av tillsynsmyndigheter.

Utöver ruttbladet kan skattemyndigheterna begära annan primär dokumentation, inklusive resebiljetter, betalningsdokument från bensinstationer och fraktsedlar.

Dessutom kommer kontrollanterna att jämföra efterlevnaden av anställdas arbetsuppgifter och deras rörelser. Det är osannolikt att en revisors resa till en bank eller en advokats resa till domstol kommer att väcka frågor, så sådana subtiliteter måste också beaktas.

Många företag har affärsresa, som kan vara permanent och direkt relaterat till arbetet. I sådana fall ska ett ruttblad upprättas som innehåller all information, som tangerar rutten som utvecklats för den anställde.

Oftast är researbete nödvändigt för att sälja en produkt, studera efterfrågeläget eller, omvänt, lösa ett köpproblem. Utifrån detta har ruttbladet följande mål:

• ruttplanering, korrekt fördelning av sekvensen av stopppunkter, spendera mindre tid och mindre bränsle;
• en visuell rapport om utfört arbete, hur mycket som har åstadkommits inom den fastställda tidsfristen;
• en rapport om hur mycket bränsle och smörjmedel som gick åt, hur långt fordonet färdades, i vilken mängd och vilken typ av produkt som såldes.

Vad behövs det till

Baserat på syftena med ruttbladet kan vi dra slutsatsen att det är nödvändigt för att korrekt planera en affärsresa och göra en rutt. Dessutom är han en viss för föraren fusklapp, som anger till vilken adress och vad som behöver levereras.

Dessutom kräver redovisning och förvaltning ett ruttblad som redovisning av vart tog pengarna till bränslen och smörjmedel vägen?. Och vid haverier eller olyckor kommer det att kunna bli det bevis att föraren faktiskt gjort en resa till vissa adresser.

Om en anställd använder sin personliga transport för officiella resor, då mot uppvisande av resvägsbladet för honom måste kompensera transportunderhållskostnader.

Ordningen för att fylla i huvudsektionerna

Även om ruttbladet är ett obligatoriskt dokument, det finns ingen enda enhetlig form av dess form. Varje organisation utvecklar själv en form som är lämplig för sig själv, som den fastställer i sina redovisningsprinciper. Huvudsaken är att den innehåller all nödvändig information.

Obligatoriska uppgifterär:

• dokumentnummer och datum;
• anställningsinformation;
• fordonsinformation;
• ruttdata.

Ruttbladet är upprättat i två exemplar, varav en förblir hos den anställde själv, och den andra går till revisorns rapportering. Det här dokumentet behöver inte vara certifierad med sigill.

Det är inget komplicerat att fylla i ruttbladet; det består av en rubrik och en tabelldel, som innehåller alla instruktioner:

1. Den första raden är namnet på dokumentet och dess serienummer.
2. Skriv sedan ner förarens fullständiga efternamn, förnamn och patronym.
3. Bilinformation är ifylld.
4. På vilken grund görs denna resa?

Efter att ha slutfört rubriken kan du fortsätta till tabellen, varav en del fylls i omedelbart, och den andra halvan under resan. Själva tabellen består av flera kolumner som ska innehålla den följande informationen:

• positionens serienummer;
• datum för resan till denna destination;
• information om ankomstort, organisationens namn, mottagarens adress;
• en tidsstämpel för ankomst sätts vid ankomst;
• Tidstämpeln för avgång från platsen sätts också vid avgång;
• namnet på den tillhandahållna produkten eller tjänsten, vilket är syftet med resan;
• mängden i rubel, om vi pratar om någon produkt;
• ett dokument som bekräftar köpet av en produkt eller tjänst, oftast är detta ett kvittonummer;
• signatur från den mottagande parten, som bekräftar sanningshalten i allt skrivet.

Efter bordet, i slutet av alla resor, sätts en personlig signatur på föraren, samt revisorn som tog emot honom.

Ruttblad nr 4 Förare: Goryainov Vladimir Viktorovich Bil: Gazelle №AT211Х Anledning: Affärsresa för att leverera varor enligt önskemål.
Nej.	datum	Ankomstinformation	Ankomst tid	Avgångstid	Produktnamn	Belopp, i rubel	Bas	Mottagarens signatur
6	02/01/2017	Jekaterinburg, st. Lenina, 8, lägenhet. 60 7 952 698 21 54			tvättmaskin Bosch 5684	12 990	Försäljningskvitto nr.IN1235/123
7	02/01/2017	LLC "Veles" Jekaterinburg, st. Sapozhnikov, 12 7 900 203 18 23			skrivare-kopiator-kopiator Adver 32	23 460	Försäljningskvitto nr.IN8561/984
8	02/01/2017	Jekaterinburg, st. Beregovaya, 11, lägenhet. trettio 7 952 630 19 04			kylskåp Indesit T-1300	36 590	Försäljningskvitto nr.IN7413/951
Föraren V.V. Goryainov överlämnade ruttbladet. Vägbeskrivningen godkändes av revisor O.A. Baranova.

Inlämning till redovisningsavdelningen

Efter att alla planerade resor i resplanen har genomförts måste en kopia skickas till ekonomiavdelningen för att bekräfta alla åtgärder.

Utöver ruttbladet ska du bifoga följande dokument:

• en order från chefen på grundval av vilken en tjänsteresa är tillåten, vad dess syften är och avtal om ersättning av kostnader;
• bekräftar utgifter, dessa kan vara kvitton från bensinstationer;
• resebiljetter, om tillgängliga.

Efter att revisorn har beräknat kostnaderna och kontrollerat riktigheten av alla dokument som tillhandahållits honom och deras äkthet, han lämnar dem vidare till chefen för granskning.

Så snart chefen undertecknar alla blanketter och ger sitt samtycke kan föraren gå till företagets kassadisk och få en återbetalning eller vänta på den tillsammans med sin lön.

Verifierade ruttblad lagras kl ansvarsfull person, oftast är detta en revisor. Han placerar försiktigt alla dokument i en separat mapp och lägger dem på deras plats.

Kvartalsvis, om förarens arbete utförs flera gånger i veckan och ett tillräckligt antal papper ackumuleras, kan de sy till en stor rapport och arkiv organisationer.

Minsta hållbarhetstid för ruttblad är 5 år. Beroende på vissa omständigheter, som att arbeta under skadliga eller svåra förhållanden, transportera farligt gods, ökar perioden upp till 75 år Allt som allt.

Så snart preskriptionstiden för handlingar löper ut upprättar organisationen en särskild lag för förstöring av handlingar, varefter de omhändertas på särskilt sätt.

Skillnad från resor

Trots likheterna, detta två olika dokument, de har skillnader:

1. Fraktsedeln innehåller en enhetlig form, dess form kan inte ändras och används lika av alla organisationer.
2. Fraktsedeln innehåller mycket mer exakt information: körkortsuppgifter, bilregistreringsnummer, tillstånd att köra från mekanikern, mängd bränsle innan du lämnar garaget och efter incheckning och mycket mer.
3. Resplanen är inte obligatorisk, den kan begäras vid behov, medan fraktsedeln är absolut nödvändig under tjänsteresor och tjänsteresor, dessutom är det ett strikt rapporteringsformulär.
4. Ett ruttblad upprättas vanligtvis för arbete relaterat till leverans av varor, budservice, agerande av säljare etc. Fraktsedeln upprättas även vid resor med tjänstetransport, under tjänsteresor och chefsresor, den fungerar som underlag för förhandsrapporten.
5. Om ruttbladet har en minsta hållbarhetstid ska ruttbladet bevaras i hela 75 år.

För säljare

En säljare behöver en vägbeskrivning som ingen annan, eftersom på grund av sin position han måste resa mycket och besöka ett stort antal punkter. Rutten måste genomtänkas noggrant, baserat på avståndet mellan punkterna, deras avstånd från kontoret eller hemmet och arbetstimmar.

Försäljarens ruttblad innehåller följande information:

• efternamn, namn, patronym för den anställde;
• staden för hans verksamhet;
• datum för resan;
• syftet med besöket;
• namn på butiker;
• faktiska adressen till deras plats;
• klientens telefonnummer, e-postadress;
• tidpunkt för inträde i detaljhandeln;
• tid för att lämna uttaget;
• klientens signatur.

Säljare representant vägbeskrivning Fullständigt namn: Krestyanskaya Lyudmila Viktorovna Staden Jekaterinburg Datum: 2017-06-09 Mål: att göra livsmedelsbutiker i Leninsky-distriktet bekanta med sortimentet av korvprodukter från företaget Kudesnitsa
Nej.	Namn på uttag	Faktisk adress	Telefonnummer, mejl	Ankomst tid	Utcheckningstid	Klientsignatur
1	Livsmedelsbutik "Verba"	st. Pirogova, 3	8 965 845 32 96
2	Supermarket "Udacha"	st. Astrakhanskaya, 17	8 951 632 78 54, udacha@yaya
3	Mataffär "Bra"	st. Marshala Rybalko, 1	8 953 654 78 23 horosho@yaya
4	Stormarknad "Vybor"	st. Volgodonskaya, 26	8 987 963 45 63
5	Butik med halvfabrikat "Nadezhda"	st. Komsomolskaya, 34	8 900 321 45 89

Försäljarens vägbeskrivning har tydliga mål:

1. Fungera som en guide, ange vart du ska gå och i vilken ordning.
2. Tjänst som en rapport för ersättning av bensinkostnader, eftersom säljare oftast använder sin personliga transport och reser inte bara runt sin stad, utan också i hela regionen.
3. Identifiera medarbetarens prestation och uppmuntra honom i händelse av en stor mängd arbete som utförs.

För föraren

Inte bara kurirer eller försäljningsrepresentanter kan göra resor av officiella skäl, företagsförare kan också ta emot sådana beställningar för transport av eventuell officiell last. Oftast handlar det om lastbilschaufförer som fått order om att distribuera en del material till lager och ytor.

I en sådan situation, baserat på chefens beställning, utfärdas ett ruttblad med alla nödvändiga detaljer och lageradresser.

Ruttblad nr 2 Förare: Leontyev V.N. Bil: GAZ 52 Orsak: överföring av råvaror för tillverkning av produkter till produktionsenheter
Nej.	datum	mottagarens namn	Adress till mottagaren	Leveranstid	Fraktnamn	Bas	Den ansvariga personens underskrift
1	07/12/2017	Lager nr 2			Metallklammer, 4 kg
2	07/12/2017	Lager nr 2	Voronezh, st. Sadovaya, 4		Metallhörn, 4 kg	Faktura M-15 nr 6 daterad 12 juli 2017.
3	07/12/2017	Lager nr 3	Voronezh, st. Nagornaya, 2		Plywood, 50 m	Fraktsedel M-15 nr 7 daterad den 12 juli 2017.

Ruttbladet stöds faktura för överföring av material till tredje part, på grundval av vilken leverans är tillåten.

Under tjänsteresor och officiella resor

Affärsresor och resor är inte ovanliga, särskilt i stora organisationer eller de som har divisioner eller partners i andra städer. Den anställde får pengar under hela resan som ska användas för logi, mat och resekostnader.

Om syftet med affärsresan är mer av budkaraktär, och du behöver ta varorna till en annan stad, eller en affärsresa har ett slutmål på samma ort och inte kommer att vara länge, en vägbeskrivning.

Om affärsresan är mer affärsinriktad och är designad för en lång resa, är det i det här fallet bättre att utfärda en fraktsedel som visar mer detaljerat om alla bränslekostnader. Den ger också mer ytterligare information om fordonets skick.

Du ska inte tro att vägbeskrivningen inte är ett så viktigt dokument, det innehåller tvärtom användbar information som kan vara användbar om några kontroversiella frågor uppstår. Av denna anledning måste du vara försiktig med utförande och lagring av detta dokument, eftersom vi kan prata om dina egna pengar och personlig transport.

Detaljer om registrering av en säljare finns i den här videon.