En person arbetar i grunden i en regim. Hur du gör flera saker samtidigt som du sparar energi för ditt personliga liv

• Vad är multitasking-läge?
• Hur lätt det är att lära sig att multitaska.
• Hur man blir produktiv med multitasking.
• Vilka är metoderna för multitasking?

Brist på tid att utföra olika uppgifter påverkar effektiviteten i företaget som helhet negativt, så det är viktigt för en chef att kunna multi aktivitet.

I den här artikeln kommer vi att berätta hur du lär dig att multitaska, vilka metoder du ska använda för detta och också ge framgångsrika exempel.

Vad är multitasking-läge

På 2000-talet, kontorsarbete för de flesta chefer ser ut ungefär så här: ett öppet kontor, ett stort antal anställda, telefonbrus förhandlingar, 1C är öppen på datorn, en webbläsare med e-post och ytterligare 3-4 flikar, bland vilka det definitivt finns ett socialt nätverk... Samtidigt tas telefonsamtal emot från kollegor eller klienter, du behöver snarast skicka en kontrakt, skriv ut en manual och skapa en rapport i Excel.

Det är som ett spel där så fort du försöker avsluta en sak, kommer en ny upp. Att ständigt växla mellan uppgifter ökar tiden det tar att slutföra även en enkel uppgift.

Moderna chefer kallar denna typ av arbetsbelastning multitasking.

År 2014 genomförde forskare från University of Sussex en studie som visade att cirka 90 % av människor använder två multimediaenheter samtidigt.

Till exempel en bärbar dator och en telefon för kommunikation. Detta är också en återspegling av multitasking-läget. Dessutom, enligt forskare, har det inte en särskilt bra effekt på människor.

Det finns en minskning av densiteten av grå substans i den främre hjärnbarken. Detta är precis den del av hjärnan som är ansvarig för kognitiva processer.

Forskningsförfattaren Kepka Loch noterade att detta sätt att interagera förändrar strukturen i människors tänkande. Men effekterna av sådana förändringar kan vara både negativa och positiva. Till exempel, för personer med kreativa förmågor, hade snabbt byte mellan idéer en positiv effekt på genomförandet projekt.

Hur man bibehåller prestanda under hela dagen

Den antike grekiske talaren och statsmannen Demosthenes rakade av en del av håret på hans huvud för att förbättra sin prestation. Det var synd att gå ut offentligt i denna form, så han stannade hemma och ägnade sig helt åt att skriva tal.

Hur förbättrar chefer för stora ryska företag sin produktivitet? Ta reda på mer än 25 sätt från artikeln i den elektroniska tidningen "General Director".

Multitasking vs monotasking

Även 2014 genomförde forskare från University of Montreal ett experiment med deltagande av äldre människor. De ombads lösa 2 problem, och förhållandet mellan tid var enligt Parreto-principen 20/80.

Försökspersonerna spenderade 80 % av sin tid på en uppgift och 20 % på den andra. Deras hjärnaktivitet registrerades på MRT.

Forskare har registrerat ökad hjärnaktivitet i den främre prefrontala cortex. Detta tyder på att om en person ständigt måste utföra flera uppgifter, så börjar sannolikt hans hjärna anpassa sig till nya arbetsförhållanden.

Men hjärnan anpassar sig inte bara. Sådan träna leda till utveckling av ett nytt sätt att tänka och arbetssätt. Det är mycket svårare för en specialist med ett multitasking-schema att koncentrera sig på att göra en sak. Ju längre han multitaskar, desto svårare blir det att koncentrera sig.

Detta tillvägagångssätt leder till ett antal negativa konsekvenser:

• Brott mot affärsetik. Du kan märka hur en person i en affärskonversation ständigt distraheras från sin kollega, kollar sin e-post, svarar på telefonsamtal. För samtalspartnern är detta ett tecken på bristande intresse för dialog. Det uppstår ett avbrott i kontakten, vilket bidrar till avbrottet affärssamtal. Ifrågasätter specialistens professionalitet.
• Problem med att slutföra viktiga uppgifter. Ju mer en person fördjupar sig i multitasking, desto svårare är det för honom att koncentrera sig på en specifik uppgift. Det blir svårt att filtrera information och utföra dagliga aktiviteter.
• Känslomässig utbrändhet. Konstant påfrestning från hårt arbete och upphopning av fall, provocerar det produktionen av stresshormonet. Detta hormon dämpar aktivitet och gör att du känner dig helt utmattad och trött på kvällen.

Den allmänt accepterade åsikten från erfarna chefer: att byta mellan aktiviteter minskar effektiviteten, så det är bättre att arbeta i monotasking-läge. Är det så?

Psykologerna David Sanbonmatsu och David Strayer postulerade monotasking: det är bättre att fokusera på en uppgift och slutföra den och sedan gå vidare till nästa. Genom långvarig forskning fastställde de att människor som multitaskar har lägre IQ-poäng och lägre prestanda när det gäller att lösa logiska problem.

Psykologer har också myntat begreppet "falsk multitasking", där ett antal symtom observeras:

• Det är svårt att fokusera på en tanke eller uppgift under lång tid.
• Snabb trötthet från rutinarbete.
• Sök efter nya förnimmelser.
• Impulsiva beslut.

Forskare har ett tydligt svar på denna fråga: monotasking är effektivare.

Men vad ska man göra om arbetsdagen består av en stor mängd olika uppgifter?

En alternativ syn på multitasking

Alain Bluedorn fann i sin forskning att förmågan att multitaska beror på en persons predisposition. Bluedorn har själv forskat i flera decennier, vilket säger mycket om hans hög koncentrationsnivå på en sak.

Studien visade att det finns multitasking personer som tenderar att göra flera saker samtidigt, och de kan göra dem effektivt.

Ett av de mest slående exemplen på en multitasking-person är Elon Musk, chef för Tesla. Musk driver flera företag. Han är för närvarande involverad i projekt relaterade till rymd, tunnelborrning, bilar och energi.

För att känna sig bekväm i detta funktionssätt utvecklade Musk flera regler:

• Han delar upp arbetsdagen i korta segment, som vart och ett ägnas åt en specifik aktivitet.
• Han har ingen vanlig lunchrast. Äter lunch och middag mellan mötena.
• Väljer till teamet endast de personer som det finns ett mellanmänskligt förtroende med.
• Har en tydlig rutin för varje dag.

Med detta multitasking-läge hittar Musk framgångsrikt tid för din familj.

Musk säger själv att hemligheten ligger i olika tidsfördriv: han reser med sina barn utanför stan, till sina fabriker och går till och med på camping.

Elon Musks råd: dåliga egenskaper som kommer att leda till framgång

Tidningen General Director berättar vilka negativa egenskaper som paradoxalt nog leder en chef till framgång och hjälper till att bygga upp ett företag.

Multitasking: Zeigarnik-effekten

1927 genomfördes ett experiment av doktor i psykologiska vetenskaper Bluma Zeigarnik. Det involverade deltagare från olika åldersgrupper. Varje deltagare fick lösa 20 problem av olika slag (från matematiska till abstrakta).

Deltagarna avbröts periodvis när de var på topp. koncentrerad på beslutet. Detta tillvägagångssätt simulerade driftsättet i multitasking-förhållanden.

Baserat på feedback från deltagarna fastställde Zeigarnik att ofullbordade uppgifter kom ihåg 90 % bättre än slutförda.

Man drog slutsatsen att det inte är så skrämmande att öppna nya ärenden medan det finns oavslutade. Dessutom, om de är viktiga och behöver lagras i minnet, kan ett avbrott hjälpa till med detta.

ABCD-metod för multitasking

Den välkände tidshanteringsspecialisten Brian Tracy föreslår att man använder ABCD-metoden och ger ett antal grundläggande rekommendationer:

• Öppna inte flera arbetsfiler eller webbläsarflikar samtidigt. Det rekommenderas att endast hålla öppet de där du kommer att arbeta just nu.
• Arbetsdagen behöver planeras varje timme. Fall är uppdelade i små, och en specifik tid är planerad för dem.

Undersökning av 2 147 chefer som har anställda under sig.
Forskningstjänststatistik HeadHunter företag.

• Spara viktig information på ett flash-kort eller annat lagringsmedium. En stor överbelastning av hjärnan leder till förlust av viss information från RAM. Om du plötsligt behöver information vid ett viktigt möte har du en pålitlig assistent till hands i form av ett flashkort.
• Innan du påbörjar en ny uppgift bör du ge din hjärna lite vila. Gå till exempel runt på kontoret eller gå till ett café för att äta lunch.

För att förstå vilken plats en uppgift tar i rankningen används bokstavsbeteckningar:

• A– de viktigaste, om de inte uppfylls kommer det att få allvarliga konsekvenser för arbetsverksamheten (ett brådskande möte med verkställande direktören, ett möte med en stor kund efter överenskommelse, en årsredovisning till skatteverket).
• B– viktiga ärenden som påverkar resultatet av arbetsaktiviteter, men de kan förläggas till en annan tid (pågående arbete på avdelningen, schemalagda samtal till kunder eller kollegor).
• I– du behöver inte göra det, de påverkar inte din verksamhet på något sätt (drick kaffe, chatta med kollegor över lunch).
• G– kan delegeras till anställda (boka tid med en kund, förbered analyser för en rapport).
• D– dessa uppgifter bör ignoreras (kommunikation på sociala nätverk under arbetstid).

Hur man arbetar med ABCD-att-göra-listan

I början av veckan behöver du fördela uppgifter i grupper från algoritmen. Det händer ofta att det finns flera uppgifter i en grupp. Det betyder att de alla är viktiga och måste åtgärdas nu.

För att planera dem, titta på vilken veckodag du kommer att göra detta arbete. Om viktiga uppgifter faller in i planen inom en dag, prioritera dem eller dela upp dem i lika långa tidsperioder. På så sätt kan du gå framåt under dagen i varje aktivitet.

Enligt detta schema fördelas arbetsmängden över en dag, månad, kvartal eller längre period. Samtidigt kommer det att ske ständiga framsteg i verksamheten, eftersom det är de viktiga uppgifterna som genomförs. Finns det tid över så går vi vidare till småsaker och rutin.

Vissa anställda listar "förmågan att multitaska" som en av de viktiga affärsegenskaperna på sina CV, och vissa arbetsgivare listar det som en av sina viktigaste egenskaper när de skapar ett porträtt av en idealisk kandidat. Men i verkligheten kan att försöka multitaska förstöra din hälsa och förstöra din karriär.

Farlig missuppfattning

Managementgurun Peter Drucker skrev i en av sina artiklar: "Jag har aldrig träffat en ledare som kunde utföra mer än två uppgifter samtidigt och förbli effektiv." Men myten om att du kan multitaska och förbli effektiv på något sätt kvarstår fortfarande. Och även trots försäkringar från forskare som hävdar att multitasking är onaturligt, och under inga omständigheter är den mänskliga hjärnan kapabel att samtidigt arbeta med två uppgifter samtidigt, finns det fortfarande de som är redo att argumentera med dem, vilket bevisar motsatsen. "Du tror att du gör flera saker samtidigt, men i verkligheten sätter du uppgifter i en viss ordning och bestämmer vilken du ska göra vid en viss tidpunkt", säger Jordan Grafman, chef för kognitiv neurovetenskap vid National Institute of Neurological Störningar och stroke (NINDS). ).

David Meyer, chef för Brain, Cognition and Human Performance Laboratory vid University of Michigan, hävdar att multitasking leder till långsammare slutförande av arbetet (med en faktor två eller fler) och ökar chanserna att göra misstag. Enligt honom stör byte och avbrott vår förmåga att bearbeta information och minskar produktiviteten avsevärt. "Folk kanske tycker annorlunda, men det är en myt", säger han. "Det är omöjligt att övervinna hjärnans medfödda begränsningar."

De som tror att mänskliga förmågor är obegränsade och systematiskt missbrukar sina hjärnor med multitasking, slutar med att betala med sin egen hälsa. Vanan att hoppa från uppgift till uppgift, inte bara på jobbet, utan även utanför det, resulterar i att hjärnan blir överupphetsad. En person tappar koncentrationsförmågan, han börjar få problem med att sova, huvudvärk och andra åkommor. Faktum är att han gradvis förlorar sin arbetsförmåga. Vad är det här för karriär...

Multitasking och multitasking

David Meyer identifierar tre typer av människor som riskerar att falla offer för multitasking. De första är de som livet tvingar att arbeta i en onaturlig rytm. Sådana människor försöker göra flera saker samtidigt (till exempel prata i telefon och titta igenom tidningar), och tror att detta är det enda sättet att vara konkurrenskraftig. Den andra är de som multitaskar utan att inse det. Sådana personer kan till exempel sluta halvvägs skriva en rapport för att kolla sin e-post en gång till. De hoppar från en uppgift till en annan utan att tänka på att detta minskar effektiviteten.

Den tredje typen av människor är de som är stolta över sin "förmåga att multitaska". "Många människor har missuppfattningen att de är bra på det", säger Meyer. "Men problemet är att allas hjärnor är byggda på samma sätt, och det fungerar inte på det sättet." I verkligheten kan ingen effektivt utföra mer än en komplex uppgift vid en given tidpunkt."

Även om vetenskapsmän ger övertygande bevis för skadorna av multitasking, har människor det allt svårare att undvika det. Paradoxalt nog har modern teknik, istället för att förenkla våra liv, komplicerat det ännu mer. Institutet för framtiden (IFTF) genomförde en studie som undersökte erfarenheterna hos anställda på företag i Fortune 1000. Man fann att var och en av dem fick i genomsnitt 178 meddelanden per dag och avbröts minst tre gånger på en timme. Det är tydligt att detta inte ökar produktiviteten. Jonathan Speer, chefsanalytiker på analysföretaget Basex, uppskattar att avbrott hos anställda kostar den amerikanska ekonomin 650 miljarder dollar årligen.

Överlevnadsteknik

Om du anser dig vara en rimlig person ligger det i din makt att organisera din arbetsprocess på ett sådant sätt att du skyddar dig från den destruktiva multitasking. Prova några enkla tips för att göra ditt liv enklare.

Försök att ständigt "lagra" i ditt huvud bara de mest nödvändiga sakerna, och använd "externt lagringsmedium" för resten. Vi pratar inte om de senaste tekniska innovationerna. Följ exemplet med Albert Einstein, som en gång sa att han inte tänker på vad som kan skrivas ner på papper. Ta med dig ett anteckningsblock eller ställ in påminnelser i din Outlook-kalender - välj det som är bekvämare för dig.

Skriv listor med uppgifter och ordna slutförandet. Försök att uppskatta hur mycket tid varje kommer att ta och jämför det med den faktiska tiden som spenderas. Gruppera uppgifter, försök att inte bli distraherad medan du slutför dem och vidta åtgärder för att undvika att bli distraherad av andra. Kontrollera din e-post inte var femte minut, utan med vissa tidsintervall. Till exempel en gång i timmen. Om möjligt, aktivera röstbrevlådan på din telefon. Försök att förhandla om "kontorstid" med dina kollegor. De flesta frågor du ställs om under dagen är inte så viktiga eller brådskande. Du har bara en hälsa, ta hand om den.

Material som används för att förbereda artikeln

När det första IBM-operativsystemet skapades i början av 60-talet av förra seklet blev användarna förvånade över datorns förmåga att utföra flera funktioner samtidigt. Det vill säga att processorn lätt växlade från en uppgift till en annan, vilket gradvis förde dem alla till sin logiska slutsats. Imponerade av denna effekt försökte de överföra multitasking till sfären av mänsklig aktivitet. Sedan verkade det som att förmågan att göra flera saker samtidigt är en mycket användbar färdighet, att bemästra som du kan avsevärt öka din arbetseffektivitet samtidigt som du sparar mycket tid. Är det verkligen? Låt oss ta reda på det.

Vad är multitasking?

Låt oss börja med en definition. Multitasking är förmågan, förmågan, skickligheten att utföra flera processer samtidigt, växla från en uppgift till en annan. Till en början användes termen enbart i programmeringsmiljön, men migrerade gradvis till produktion och sfären för mänsklig aktivitet.

Troligtvis har du hört mer än en gång om Caesars enastående förmåga att göra två eller flera saker samtidigt. Inspirerad av en sådan "prestation" "pressade" du din flit med att göra en sak till den bakre hyllan och försökte byta från en uppgift till en annan, sedan till en tredje, och så vidare. Bara lite och vad blir slutresultatet?

Och som ett resultat fick du flera påbörjade uppgifter och inte en enda avslutad. Dessutom är du helt förvirrad över vilken uppgift du ska göra först och vilken du ska lämna till sist. Och viktigast av allt, du slösade bort din tid och dina hjärnresurser. Motivationen är på noll, eftersläpningen av oavslutade uppgifter har skjutit i höjden. Resultatet är negativ effektivitet och en stressig situation. Vi har kommit.

Möjligheten att multitaska är inte en så användbar och värdefull färdighet som det verkar vid första anblicken. Forskning visar att multitasking skadar en persons prestation. Som tur är är vi inga robotar, så arbetsproduktiviteten beror till stor del på förmågan att koncentrera sig på att slutföra en uppgift. Vi utför en kedja av uppgifter sekventiellt, slutför en sak och startar en annan. När du når dina mål växer din motivation och önskan att nå större framgång, och tid sparas. Det verkar som att genom att ta itu med två saker samtidigt bör tiden för att slutföra uppgifter halveras. Men i verkligheten kommer det att kräva dubbelt så mycket ansträngning och samtidigt minskar chanserna att lyckas.

Till exempel behöver du lägga 10 tallrikar på bordet, vattna blommor på fönsterbrädan i 10 vaser och skicka ut 10 inbjudnings-SMS. Låt oss försöka aktivera multitasking-läget - det betyder att vi gör allt på en gång och hoppar från en uppgift till en annan. Vi satte 3 tallrikar, sprang för att vattna 3 blomvaser och skickade sedan, eller samtidigt med vattning, 3 SMS. Vi återvände till tallrikarna, följt av vaser och återigen meddelanden. Och så vidare i en cirkel. Enkla uppgifter, men att göra dem alla på en gång kommer att göra dig tröttare och slösa bort mer tid. I det här fallet, mitt i hela åtgärden, kommer bieffekterna av multitasking att aktiveras: istället för att skicka ett SMS kommer du av någon anledning att hälla vatten på din telefon eller placera en tallrik på fönsterbrädan snarare än på bordet.

Gör nu samma enkla uppgifter sekventiellt: tallrikar först, vattna sedan och skicka till sist meddelanden. Du kommer att bli förvånad – saker går snabbare och din hjärna är intakt!

Låt oss komplicera belastningen, eller snarare göra den närmare verkligheten. Du skriver till exempel en rapport eller presentation och kollar samtidigt nya meddelanden i klasskamrater eller VK, svarar på sms eller förfrågningar från kollegor om hjälp i ett ”brådskande” ärende. I 99% av fallen, när du arbetar i ett sådant multitasking-läge, kommer du att märka att tiden har flugit iväg till ingen vet var, arbetsandan har försvunnit och endast 10-15% av huvudarbetet har gjorts. Chockerande slutsats: ju mer distraherad du är, desto svårare är det att koncentrera sig på ditt arbete. Prylar, konton i sociala medier, e-post och mer är slöseri med tid och ansträngning som du kan spendera mycket mer lönsamt på användbara saker.

Vi överdriver starkt vikten av kommunikation - den här idén verkar så inaktuell i vår tid. Men om du planerar att slutföra uppgiften så effektivt och snabbt som möjligt, stäng av alla irriterande ämnen. Detta hjälper dig att fokusera på uppgiften.

Hur arbetar man i detta läge?

Multitasking-läge på jobbet är en kombination av följande egenskaper: analytiskt tänkande, systematiskt förhållningssätt, hög organisation. Kraven är inte de enklaste, men för att utveckla dem rekommenderar vi att du följer följande rekommendationer:

• Planera saker för dagen, veckan, månaden i förväg. Det kan vara användbart att till och med skriva ner uppgifter under 1-2 timmar för att klara dem tydligt och i tid. Men gör inte en orealistisk plan - detta är ett av de "luriga" sätten att förhala. Att göra-listan ska motivera att uppnå specifika uppgifter, delmål ska kunna nås i 1-2 iterationer, hjärnan ska inte fyllas med onödig information. En annan fördel med att ha en riktig plan är att det blir lättare för dig att motivera dig själv att utföra en enkel uppgift.
• Fördela uppgifter efter vikt. Börja det viktigaste på morgonen. Kommer du ihåg 20/80-principen? Gör först det som tar dig närmare ditt mål. Tänk som en strateg. Använd de redan beprövade metoderna av Brian Tracy "ABVGD", Dwight Eisenhower "The Matrix" och läs till exempel om Bluma Zeigarnik-effekten.
• Slinga ditt arbete. Vad betyder multitasking i ordets "korrekta" mening? Du kan ha flera uppgifter som måste slutföras under en viss tidsperiod. Om du attackerar allt på en gång kommer du inte att uppnå det du vill. Dessutom kommer du att få stress och depression. För att lösa effektivt, fokusera på varje uppgift. Anta till exempel Francesco Cirillos enkla metod som kallas "att arbeta med tomater." Det vill säga du vet att du kan arbeta produktivt med en uppgift i 45 minuter, men då behöver du 10-15 vilor. Ta en timer och ställ in den på tre kvarts timme. Fördjupa dig helt i uppgiften vid denna tidpunkt. När du hör signalen, vila. Drick kaffe, chatta på sociala nätverk, kolla din e-post. Kort sagt, gör vad du vill. Efter vila, ställ in timern igen och gör jobbet. Att ge din hjärna vila efter en koncentrationsregim är användbart - det ökar effektiviteten under efterföljande tidsperioder.
• Bli inte distraherad när du arbetar. När du koncentrerar dig på en uppgift, stäng av alla distraktioner - sociala nätverk, aviseringar på din telefon och e-post. Alla dessa är tidsslösare. Avsätt specifika tider för att kontrollera e-post, visa konton och mer. Du behöver inte bläddra igenom ditt sociala mediaflöde var tionde minut och leta efter nya meddelanden.
• Separera liknande aktiviteter och projekt under olika tidsperioder. Vår hjärna älskar att förenkla allt och klumpa ihop många identiska saker i en hög. Det är därför vi, med ett sunt sinne och ett starkt minne, sätter en vattenkokare på en gasspis, applicerar tandkräm på huden istället för kräm och gör andra dumma saker. Du kan till exempel ganska produktivt kombinera två saker: handla på en megamarknad och lösa affärsproblem över telefon. Dessa åtgärder kommer från olika områden, så hjärnan ser skillnaderna och blandar inte ihop allt i en hög.
• Spela musik medan du arbetar. Konstigt nog hjälper ljud dig att koncentrera dig bättre och ge dig energi. Naturligtvis ska musiken vara på ämnet - inte anstränga dig, inte distrahera uppmärksamheten till dig själv.
• Registrera dina resultat. Det vill säga överför slutförda uppgifter till den "avslutade" mappen - detta disciplinerar hjärnan. Du ser vad du har gjort på en timme, dag, vecka, månad och hur mycket som är kvar till mål.
• Anslut "påminnelser". Prylar kan bli dina assistenter i personlig effektivitet. Planera hur länge du ska sätta den eller den uppgiften och, viktigast av allt, genomför din plan.
• Försök att agera sekventiellt, det vill säga göra uppgifter efter varandra. Visst kan det vara nödvändigt att göra två saker samtidigt, men allt är bra med måtta. Närma dig att spendera dina mentala resurser från en ekonomisk position: om du inte behöver anstränga dig själv och aktivera multitasking-läget, bör du inte göra det.
• Ha en omväxlande semester. Produktiviteten på jobbet är direkt relaterad till kvaliteten på vilan. Du kan "plöja" i 12 timmar, komma hem och falla utmattad på sängen. Och imorgon tillbaka till jobbet. Detta läge är lämpligt för robotar, men en person är mycket kreativ och produktiviteten i arbetet beror på hur han vilar efter det. Du kan till exempel ligga på soffan på helgen, stirra på TV:n eller gå på teater, museum eller åka på picknick med vänner.

Multitasking är en nyckfull och ganska komplex egenskap hos det mänskliga psyket. Om vi ​​inte kan stävja det för att använda det till vår egen fördel, då kommer det att sadla oss och pressa ut all juice. Kom ihåg det här!

Fördelar och nackdelar

Låt oss titta på fördelarna med multitasking:

1. Med rätt planering är det verkligen möjligt att effektivt ta itu med flera uppgifter samtidigt. Det vill säga, när du gör saker måste du tydligt förstå vilka resultat du måste uppnå.
2. Multitasking hjälper till att utveckla flexibilitet i tänkandet och förmågan att hålla flera uppgifter i åtanke. Det här är en bra hjärntränare.
3. Förmågan att göra flera saker samtidigt och göra det bra hjälper till att snabbt reagera på force majeure-förhållanden, förbättrar strategiskt tänkande och vision av situationen. I vissa nischer är det verkligen användbart att omedelbart täcka flera områden samtidigt, analysera deras framtidsutsikter och först därefter fatta beslut om vart och ett av dem.

Nackdelar med multitasking:

1. Ytlig behandling av information. När det är många saker, skummar hjärnan över topparna, utan att fördjupa sig i essensen av processerna. En sådan person tar in gemensamma saker från alla områden, men är inte ett proffs på någon.
2. Hög sannolikhet för fel. När det inte finns tillräcklig koncentration på en uppgift eller när det finns en överföringseffekt från en uppgift till en annan, görs alltid misstag. Uppmärksamheten hos en operatör med flera maskiner är spridd, och detta skadar resultatet kraftigt.
3. Tröttheten ökar. Att försöka greppa allt på en gång kräver mycket energi, både fysisk och mental. En person tröttnar snabbare och produktiviteten tenderar att bli noll.
4. Berg av oavslutade affärer växer. Ingen förbjuder dig att starta 10-20 saker samtidigt, men du ska inte förvänta dig att de ska slutföras lika snabbt. Av 10 påbörjade uppgifter förs 1-2 uppgifter i mål, samtidigt som man missar alla deadlines och spenderar många gånger mer ansträngning. Hur är det med resten? De ligger och väntar på sitt öde – i år, decennier.

Konsekvenserna av multitasking kan vara extremt obehagliga. Den kognitiva belastningen ökar, det vill säga man måste lägga mer mentala resurser på att bearbeta informationsflödet. Arbetsproduktiviteten minskar; operatörer med flera verktyg bedömer ofta sina förmågor felaktigt och underskattar kraften i distraktioner. Förmågan att koncentrera sig på en uppgift minskar, multitasking värderas inte i högteknologiska miljöer, vetenskaplig forskning och andra områden med komplexa arbetsalgoritmer.

Multitasking leder till utbrändhet. Människor som utövar detta tillvägagångssätt stör de naturliga motivations- och belöningsmekanismerna som finns i våra hjärnor. Neurovetenskap har visat att en minskning av grå substansdensitet i den främre cingulate cortex på grund av stress leder till en förlust av glädje från mentala ansträngningar.

Att kombinera aktiviteter kan vara farligt för liv och hälsa. Till exempel kör du bil och försöker förhandla med en partner samtidigt. Sannolikheten för en olycka ökar betydligt.

Sammanfattning

Vi lärde oss vad multitasking är. Vi studerade hur man arbetar i det här läget, vilka är för- och nackdelarna med att göra flera saker samtidigt. Multitasking kan användas för att träna hjärnans plasticitet, men i en arbetsmiljö är det mer användbart att utveckla färdigheten för sekventiella uppgifter. Ju tystare du går, desto längre kommer du!

Moderna chefer förväntar sig att deras underordnade ska kunna multitaska. Detta bekräftas av statistik från jobbsökningssajter. Sedan början av 2016 har mer än 40 tusen lediga tjänster lagts ut på HeadHunter.ru, vilket krävde en anställd som kunde "multitasking". Det totala antalet lediga tjänster som kräver "en läsare, en skördare och en pipspelare" överstiger 311 tusen. Oftast söks sådana specialister inom områden som "försäljning" (11 tusen lediga tjänster), "administrativ personal" (7,2 tusen lediga tjänster), "marknadsföring" (5,8 tusen lediga jobb).

Kvaliteten blir lidande

Jag får väldigt ofta förfrågningar från företagsägare om att hitta en anställd som kan lösa alla problem på en gång och som har ett "Superman-komplex." Mycket ofta tänker chefer inte på det faktum att när en sådan fighter utför flera funktioner samtidigt, minskar kvaliteten på uppgiftens prestation. Och det är svårt att föreställa sig att det finns människor som har kompetens inom alla områden”, säger Svetlana Petrovicheva, managing partner för 21st Century HR Center.

Oavsett hur bra en specialist är kan det inte finnas tio styrkor, högst två eller tre, bekräftar Alexey Frolov, representant för företaget AG Gustav Kaeser Training International Rus (sälj- och personalledningsutbildning).

Paradoxen med multitasking är att en specialist kommer att sträva efter att göra bra det han gör sämre. Och det han verkligen är proffs på kommer att göras värre än det skulle kunna bli”, konstaterar han. – Ofta kan man hitta lediga tjänster till exempel inom PR-området, där en specialist, utöver färdigheter att skriva texter och kommunicera med media, förväntas ha kunskap om en layoutdesigner, internetanalytiker, annonsör och marknadsförare. .

"Chef som vill spara pengar kräver multitasking från sina underordnade. Men detta kan bara ha en positiv effekt på kort sikt, men på lång sikt är det en förlust."

När copywriting-avdelningen skapades på den integrerade kommunikationsbyrån Comunica var det många fler förfrågningar om texter än vad de anställda kunde skriva (på den tiden var det viktigt att "pusha"), minns avdelningsdirektören Daria Angelo.

Avdelningen växte successivt, men vi fortsatte att jobba i samma frenetiska takt tills jag märkte att kvaliteten på texterna började sjunka. Att skapa bra innehåll kräver inte bara professionell skicklighet utan också tid. Om skribenten är under press och ständigt distraherad från uppgiften är det stor sannolikhet för ett fel. Därför kan mina anställda nu arbeta hemifrån, från parken och från vilken plats som helst där det är bekvämt för dem att göra detta. De har tid att resa och observera. Huvudsaken är att kvaliteten på det utförda arbetet är som bäst - det är vårt rykte.

Multitasking är för nybörjare

Enligt analytiker vid 21st Century Personal Center är det mer sannolikt att startup-chefer än andra anställda överbelastas sina anställda, eftersom de ofta kräver mångsidiga personer som kan navigera på många områden samtidigt. Igor Polonsky, grundare och chef för evenemangsbyrån Director's Version, är övertygad om att multitasking-anställda endast är relevanta i stadiet av affärsbildning, men senare kan företaget sluta utvecklas. Affärsmannen var övertygad om detta av sin egen erfarenhet:

Till en början verkade det mest effektivt att anställa medarbetare som gjorde lite av varje, så att de under driftstopp kunde lägga tid på att leta efter kunder, och om det skulle komma ett projekt kunde de fokusera på att arbeta med det, förklarar han. – Men med tiden övergav vi bruket av multitasking till förmån för en snäv specialisering av anställda. Det visade sig att en person med strikt definierade ansvarsområden kan hantera många fler projekt.

Enligt Polonsky var resultaten av att överge multitasking fantastiska: medan det första året genomfördes cirka 10-12 projekt, avslutades det sista "Director's Cut" det senaste året med mer än 40 evenemang. I takt med att företaget utvecklades gjordes några snäva inriktningar ännu snävare, och ett antal funktioner delades upp i underfunktioner. Företaget säger att för varje ny ledig tjänst blir den förväntade funktionaliteten för den anställde smalare, och kravlistan blir kortare.

"Om du bygger ett system där en separat person är ansvarig för varje funktion, finns det ingen plats för en multitasking-anställd i det. Han kan fortfarande arbeta ett tag, men i slutändan kommer han att förlora mot högt specialiserade kollegor som hantera varje enskild uppgift mer effektivt och snabbare.”

Rätt beslut

På Gravion Group, ett företag specialiserat på genomförande av investeringsprojekt inom byggbranschen, tänker man medvetet igenom och bestämmer sig för hur man ska minska antalet uppgifter och fördela dem jämnt mellan teammedlemmar som fokuserar på ett projekt för att slutföra det så snabbt som möjligt. Enligt ledningens uppskattningar gjorde en tydlig arbetsfördelning det möjligt att öka företagens produktivitet med 30 %.

För dem som arbetar i Moskva är multitasking och stresstålighet förståeliga krav. En gång i tiden ville vi också leva så här, men till slut övergav vi den här modellen: arbetet visade sig vara ineffektivt och resultatet var mediokert, säger Yuri Nemanezhin, managing partner för gruppen. – Det så kallade agila tillvägagångssättet tillåter för det första att minska antalet fel så mycket som möjligt (och reagera snabbt om de uppstår) och optimalt öka arbetseffektiviteten; för det andra minskar stressnivån för alla anställda, eftersom uppgifterna, deadlines och genomförandemekanismerna är tydliga. Du behöver bara göra ditt jobb bra.

Den otvivelaktiga fördelen med att ge upp multitasking är en smärtfri förändring av alla anställda. Företaget är inte sårbart, eftersom det är väldigt lätt att hitta en ersättare för en av funktionerna, säger Svetlana Petrovicheva från 21st Century Center.

"Vi ser en tydlig funktionsfördelning på McDonald's. Varje anställd gör sitt jobb, och om han är anställd i kassan kommer han inte springa för att tvätta golvet när han märker att en gäst har spillt Coca-Cola."

Att hantera vilket team som helst är förenklat, hävdar experten, men varnar för att företagets övergång från multitasking till decentralisering av funktioner inte alltid är lätt. Ibland behöver ett företag bryta den gamla modellen för att bygga en ny, men trots den enorma ansträngningen är det värt det.

När vi gick från multitasking till smala specialiseringar var vi tvungna att helt förändra sammansättningen av våra anställda. De som brukade göra allt var missnöjda med att en del av funktionerna togs över från dem. De uppfattade det som att någon annan gjorde sitt jobb och fick en bonus istället för dem, säger Igor Polonsky.

Förresten, de intervjuade entreprenörerna gillar inte multitasking eftersom det är svårt att bedöma effektiviteten hos anställda som arbetar i detta läge, och följaktligen är det inte lätt att utveckla ett motivationssystem i arbetslaget:

När varje anställd i ett företag gör allt på en gång är det omöjligt att avgöra vem som gör mer och bättre, förklarar grundaren av Director’s Cut-byrån. – Men för högt specialiserade medarbetare är det mycket lättare att fastställa KPI:er utifrån deras överensstämmelse med kraven för en specifik funktion. Detta förenklar bonusproceduren och gör motivationssystemet mer transparent. Till exempel beror bonusar för vårt företags anställda inte längre enbart på företagets omsättning, som det var tidigare.

Oksana och Mikhail Smuschenko, chefer för handels- och byggföretaget Gelster, håller med om uttalandet. Enligt dem är det omöjligt att begära resultatet från någon om ett företag anställer flera "supermän" som utför liknande funktioner. Genom att praktisera en tydlig arbetsfördelning i sitt företag har de under de senaste två åren kunnat öka antalet positiva recensioner av chefer med 80 % och minska bristerna till noll.

Kära chefer, behöver vi verkligen några fler argument?

Världen överbelastas oss med information och uppgifter så mycket att vi helt enkelt glömde hur vi skulle fokusera. Vi kollar sociala nätverk hundra gånger om dagen. Och vi har nu problem som andra människor brukade lösa. Till exempel är det nu möjligt att självständigt boka en flygbiljett och ett hotellrum, och köpa varor i en butik utan kassa. Det finns många fler uppgifter, och förutom detta vill jag vara med familj, vänner och ägna mig åt hobbyer.

Multitasking är en myt

Men att ha en stor uppgiftslista och kunna multitaska är inte så bra som det verkar. En person kan inte multitaska. Vi ser att multitasking är förmågan att snabbt byta från en uppgift till en annan. Och varje sådan byte kräver avsevärda resurser, ökar stressen och ökar ångesten. Därför, ju mindre vi byter och distraheras av främmande saker, desto bättre.

Men vad händer om det finns många uppgifter och du behöver klara av det på något sätt? Hur undviker man att bli galen med en enorm lista med uppgifter och vara effektiv? Här är några tips.

Arbeta i cykler

Verksamheten kräver ständig växling mellan uppgifter. Om du ännu inte har lärt dig att delegera och göra allt på egen hand - från att ringa vattenleveransen till en intervju, så är du förmodligen pressad som citron till kvällen. För att undvika onödig stress, arbeta i cykler med paus emellan.

Den enklaste tekniken för att arbeta i cykler är Pomodoro-tekniken. Du koncentrerar dig så mycket som möjligt under en tid på jobbet och ser sedan till att ta en kort paus. Till exempel 45 minuters arbete och 15 minuters vila. Denna funktionsprincip är effektiv för att arbeta med både ett stort antal uppgifter och en stor uppgift.

Ändra ditt koncentrationsläge

Vår hjärna fungerar i två uppmärksamhetslägen: koncentrationsläge och vandrande läge. Koncentrationsläge (centralt verkställande läge) slås på när vi är helt nedsänkta i arbetet. Vi ägnar maximal uppmärksamhet åt vårt arbete. I det här läget arbetar vi produktivt, men intensivt. När vi arbetar i sådana hastigheter under lång tid tröttnar vi gradvis och vår effektivitet minskar.

För att arbeta produktivt under lång tid måste du med jämna mellanrum byta från det första till det andra läget - det sinnesvandrande läget. Vi är i detta läge när vi läser litteratur, artiklar, promenerar, beundrar konst, mediterar. Med "vandrande"-läget kan du "starta om" din hjärna och koppla av. Därför är pauser användbara för att förbättra arbetseffektiviteten.

Ta viktiga beslut på morgonen

Det är bättre att fatta alla viktiga beslut på morgonen, när din resurs för beslutsfattande ännu inte är uttömd. Märkligt nog kan vi faktiskt fatta ett begränsat antal beslut per dag. Det finns en viss tröskel, och det spelar ingen roll om valet vi står inför är svårt eller lätt.

I ett experiment ombads en grupp människor att delta i en undersökning. Inför undersökningen fick de specifikt enkla frågor som: hur ska man ordna tidningen? Vill du ha en blå eller svart penna? Vad kommer du att dricka: te eller kaffe? Med socker eller utan socker? Med mjölk eller citron?

Det vill säga att de tvingades fatta beslut. Och så delade de ut enkätblad med frågor om viktiga filosofiska problem. Människor kämpade för att de redan kände sig trötta. Beslutsresursen är förbrukad.

Därför är det bättre att lösa alla viktiga frågor på morgonen, medan ditt huvud är fräscht och du inte har haft tid att spendera alla resurser.

Frigör ditt huvud

Ha inte allt i huvudet, använd hjärnans "extenders" - kalendrar, dagböcker, listor, anteckningsblock, applikationer.

Tänk på din koncentration som RAM-minnet på din dator. Ju fler program du har öppna på din dator samtidigt, desto långsammare kommer det att fungera. Om du försöker hålla något i huvudet istället för att ladda ner det till ett annat medium, då tar du upp den mängd minne du behöver. Ju mer sådan information, desto svårare är det att koncentrera sig på den aktuella frågan.

Lev i nuet"

Hur ofta tänker du på hushållssysslor och middag när du är på jobbet och hemma på jobbet? Detta händer hela tiden. Under frukosten håller folk en gaffel i ena handen och en telefon i den andra. De går nerför gatan med dystra, koncentrerade ansikten och tänker intensivt på något. Vi har slutat njuta av nuet.

Den vietnamesiske munken Thich Nhat Hanh lär ut hur man lever här och nu i sin bok "Fred i varje steg." Om du vill lära dig att leva i nuet, se till att läsa den här boken.