Ένα άτομο λειτουργεί βασικά σε καθεστώς. Πώς να κάνετε πολλαπλές εργασίες εξοικονομώντας ενέργεια για την προσωπική σας ζωή

• Τι είναι η λειτουργία πολλαπλών εργασιών;
• Πόσο εύκολο είναι να μάθεις να κάνεις multitask.
• Πώς να είστε παραγωγικοί χρησιμοποιώντας το multitasking.
• Ποιες είναι οι μέθοδοι για πολλαπλές εργασίες;

Η έλλειψη χρόνου για την ολοκλήρωση διαφόρων εργασιών επηρεάζει αρνητικά την αποτελεσματικότητα της εταιρείας στο σύνολό της, επομένως είναι σημαντικό για έναν διευθυντή να μπορεί να πολλαπλές εργασίες.

Σε αυτό το άρθρο θα σας πούμε πώς να μάθετε να κάνετε πολλαπλές εργασίες, ποιες μεθόδους να χρησιμοποιείτε για αυτό και επίσης να δώσουμε επιτυχημένα παραδείγματα.

Τι είναι η λειτουργία πολλαπλών εργασιών

Στον 21ο αιώνα, δουλειά γραφείου για τους περισσότερους διαχειριστέςμοιάζει κάπως έτσι: ανοιχτό γραφείο, τεράστιος αριθμός υπαλλήλων, θόρυβος τηλεφώνου διαπραγματεύσεις, το 1C είναι ανοιχτό στον υπολογιστή, ένα πρόγραμμα περιήγησης με αλληλογραφία και 3-4 ακόμη καρτέλες, μεταξύ των οποίων υπάρχει σίγουρα ένα κοινωνικό δίκτυο... Ταυτόχρονα, λαμβάνονται τηλεφωνήματα από συναδέλφους ή πελάτες, πρέπει επειγόντως να στείλετε σύμβαση, εκτυπώστε ένα εγχειρίδιο και δημιουργήστε μια αναφορά στο Excel.

Είναι σαν ένα παιχνίδι όπου μόλις προσπαθείς να τελειώσεις ένα πράγμα, εμφανίζεται ένα καινούργιο. Η συνεχής εναλλαγή μεταξύ εργασιών αυξάνει τον χρόνο που απαιτείται για την ολοκλήρωση ακόμη και μιας απλής εργασίας.

Οι σύγχρονοι διευθυντές αποκαλούν αυτό το είδος φόρτου εργασίας πολλαπλές εργασίες.

Το 2014, επιστήμονες από το Πανεπιστήμιο του Sussex διεξήγαγαν μια μελέτη που διαπίστωσε ότι περίπου το 90% των ανθρώπων χρησιμοποιούν δύο συσκευές πολυμέσων ταυτόχρονα.

Για παράδειγμα, ένα φορητό υπολογιστή και ένα τηλέφωνο για επικοινωνία. Αυτό είναι επίσης μια αντανάκλαση της λειτουργίας πολλαπλών εργασιών. Επιπλέον, σύμφωνα με τους επιστήμονες, δεν έχει πολύ καλή επίδραση στους ανθρώπους.

Παρατηρείται μείωση της πυκνότητας της φαιάς ουσίας στον πρόσθιο εγκεφαλικό φλοιό. Αυτό είναι ακριβώς το μέρος του εγκεφάλου που είναι υπεύθυνο για τις γνωστικές διαδικασίες.

Ο συγγραφέας της έρευνας, Kepka Loch, σημείωσε ότι αυτός ο τρόπος αλληλεπίδρασης αλλάζει τη δομή της σκέψης των ανθρώπων. Ωστόσο, ο αντίκτυπος τέτοιων αλλαγών μπορεί να είναι αρνητικός και θετικός. Για παράδειγμα, για άτομα με δημιουργικές ικανότητες, η γρήγορη εναλλαγή μεταξύ ιδεών είχε θετική επίδραση στην εφαρμογή έργα.

Πώς να διατηρήσετε την απόδοση όλη την ημέρα

Ο αρχαίος Έλληνας ρήτορας και πολιτικός Δημοσθένης ξύρισε μερικές από τις τρίχες του κεφαλιού του για να βελτιώσει την απόδοσή του. Ήταν κρίμα να βγαίνει δημόσια με αυτή τη μορφή, έτσι έμεινε στο σπίτι και αφοσιώθηκε ολοκληρωτικά στη συγγραφή ομιλιών.

Πώς βελτιώνουν την παραγωγικότητά τους οι διευθυντές μεγάλων ρωσικών εταιρειών; Μάθετε περισσότερους από 25 τρόπους από το άρθρο στο ηλεκτρονικό περιοδικό “General Director”.

Multitasking vs monotasking

Επίσης το 2014, επιστήμονες από το Πανεπιστήμιο του Μόντρεαλ πραγματοποίησαν ένα πείραμα με τη συμμετοχή ηλικιωμένων. Τους ζητήθηκε να λύσουν 2 προβλήματα και η αναλογία του χρόνου που αφιερώθηκε ήταν σύμφωνα με την αρχή Parreto 20/80.

Τα άτομα αφιέρωσαν το 80% του χρόνου τους σε μια εργασία και το 20% στη δεύτερη. Η εγκεφαλική τους δραστηριότητα καταγράφηκε σε μαγνητική τομογραφία.

Οι επιστήμονες κατέγραψαν αυξημένη εγκεφαλική δραστηριότητα στον πρόσθιο προμετωπιαίο φλοιό. Αυτό υποδηλώνει ότι εάν ένα άτομο πρέπει να εκτελεί συνεχώς πολλαπλές εργασίες, τότε πιθανότατα ο εγκέφαλός του αρχίζει να προσαρμόζεται στις νέες συνθήκες εργασίας.

Αλλά ο εγκέφαλος δεν προσαρμόζεται απλώς. Τέτοιος προπόνησηοδηγούν στην ανάπτυξη ενός νέου τρόπου σκέψης και προσέγγισης στην εργασία. Είναι πολύ πιο δύσκολο για έναν ειδικό με πρόγραμμα πολλαπλών εργασιών να συγκεντρωθεί στο να κάνει ένα πράγμα. Όσο περισσότερο κάνει πολλαπλές εργασίες, τόσο πιο δύσκολο γίνεται να συγκεντρωθεί.

Αυτή η προσέγγιση οδηγεί σε μια σειρά αρνητικών συνεπειών:

• Παραβίαση της επιχειρηματικής ηθικής. Μπορείτε να παρατηρήσετε πώς ένα άτομο σε μια επαγγελματική συνομιλία αποσπάται συνεχώς από τον συνάδελφό του, ελέγχοντας το email του, απαντώντας σε τηλεφωνικές κλήσεις. Για τον συνομιλητή αυτό είναι ένδειξη έλλειψης ενδιαφέροντος για διάλογο. Υπάρχει μια βλάβη στην επαφή, η οποία συμβάλλει στη διακοπή επαγγελματικές συνομιλίες. Αμφισβητεί τον επαγγελματισμό του ειδικού.
• Πρόβλημα στην ολοκλήρωση σημαντικών εργασιών. Όσο περισσότερο ένα άτομο βυθίζεται στο multitasking, τόσο πιο δύσκολο είναι για αυτόν να συγκεντρωθεί σε μια συγκεκριμένη εργασία. Γίνεται δύσκολο να φιλτράρεις πληροφορίες και να πραγματοποιείς καθημερινές δραστηριότητες.
• Συναισθηματική εξάντληση. Συνεχής στρεςαπό σκληρή δουλειά και συσσώρευση περιπτώσεων, προκαλεί την παραγωγή της ορμόνης του στρες. Αυτή η ορμόνη καταστέλλει τη δραστηριότητα και σας αφήνει να νιώθετε εντελώς εξαντλημένοι και κουρασμένοι το βράδυ.

Η γενικά αποδεκτή άποψη των έμπειρων στελεχών: η εναλλαγή μεταξύ δραστηριοτήτων μειώνει την αποτελεσματικότητα, επομένως είναι καλύτερο να εργάζεστε σε λειτουργία monotasking. Είναι έτσι?

Οι ψυχολόγοι Ντέιβιντ Σανμπονμάτσου και Ντέιβιντ Στρέιερ υπέθεσαν την μονοεργασία: είναι καλύτερο να εστιάσετε σε μια εργασία και να την ολοκληρώσετε και μετά να προχωρήσετε στην επόμενη. Μέσω μακροχρόνιας έρευνας, προσδιόρισαν ότι τα άτομα που κάνουν πολλαπλές εργασίες έχουν χαμηλότερα σκορ IQ και χαμηλότερες επιδόσεις στην επίλυση λογικών προβλημάτων.

Οι ψυχολόγοι έχουν επίσης επινοήσει την έννοια της «ψευδής πολλαπλής εργασίας», στην οποία παρατηρούνται ορισμένα συμπτώματα:

• Είναι δύσκολο να εστιάσετε σε μια σκέψη ή μια εργασία για μεγάλο χρονικό διάστημα.
• Γρήγορη κούραση από την καθημερινή εργασία.
• Αναζητήστε νέες αισθήσεις.
• Παρορμητικές αποφάσεις.

Οι ερευνητές έχουν μια σαφή απάντηση σε αυτό το ερώτημα: η μονοεργασία είναι πιο αποτελεσματική.

Τι να κάνετε όμως εάν η εργάσιμη ημέρα αποτελείται από μεγάλο όγκο διαφορετικών εργασιών;

Μια εναλλακτική άποψη του multitasking

Ο Alain Bluedorn στην έρευνά του διαπίστωσε ότι η ικανότητα πολλαπλών εργασιών εξαρτάται από την προδιάθεση ενός ατόμου. Ο ίδιος ο Μπλούντορν διεξήγαγε έρευνα για αρκετές δεκαετίες, κάτι που λέει πολλά για τη δική του υψηλό επίπεδο συγκέντρωσηςσε ένα πράγμα.

Η μελέτη έδειξε ότι υπάρχουν άνθρωποι που κάνουν πολλές εργασίες που τείνουν να κάνουν πολλά πράγματα ταυτόχρονα και μπορούν να τα κάνουν αποτελεσματικά.

Ένα από τα πιο εντυπωσιακά παραδείγματα ενός ατόμου που κάνει πολλές εργασίες είναι Έλον Μασκ, επικεφαλής της Tesla. Ο Μασκ διευθύνει πολλές εταιρείες. Αυτή τη στιγμή ασχολείται με έργα που σχετίζονται με το διάστημα, τη διάνοιξη σήραγγας, τα αυτοκίνητα και την ενέργεια.

Για να αισθάνεται άνετα σε αυτόν τον τρόπο λειτουργίας, ο Μασκ ανέπτυξε αρκετούς κανόνες:

• Χωρίζει την εργάσιμη ημέρα σε μικρά τμήματα, καθένα από τα οποία είναι αφιερωμένο σε μια συγκεκριμένη δραστηριότητα.
• Δεν έχει τυπικό μεσημεριανό διάλειμμα. Τρώει μεσημεριανό και βραδινό μεταξύ των συναντήσεων.
• Επιλέγει για την ομάδα μόνο εκείνα τα άτομα με τα οποία υπάρχει διαπροσωπική εμπιστοσύνη.
• Έχει ξεκάθαρη ρουτίνα για κάθε μέρα.

Με αυτήν τη λειτουργία πολλαπλών εργασιών, ο Μασκ βρίσκει με επιτυχία ώρα για την οικογένειά σου.

Ο ίδιος ο Μασκ λέει ότι το μυστικό βρίσκεται στα ποικίλα χόμπι: ταξιδεύει με τα παιδιά του έξω από την πόλη, στα εργοστάσιά του, ακόμη και κατασκήνωση.

Η συμβουλή του Elon Musk: κακές ιδιότητες που θα οδηγήσουν στην επιτυχία

Το περιοδικό General Director λέει ποιες αρνητικές ιδιότητες παραδόξως οδηγούν έναν διευθυντή στην επιτυχία και βοηθούν στην οικοδόμηση μιας επιχείρησης.

Multitasking: The Zeigarnik Effect

Το 1927, ένα πείραμα διεξήχθη από τον Διδάκτωρ Ψυχολογικών Επιστημών Bluma Zeigarnik. Συμμετείχαν συμμετέχοντες από διαφορετικές ηλικιακές ομάδες. Κάθε συμμετέχων κλήθηκε να λύσει 20 προβλήματα διαφόρων τύπων (από μαθηματικά έως αφηρημένα).

Οι συμμετέχοντες διακόπτονταν περιοδικά όταν ήταν στο αποκορύφωμά τους. συμπυκνωμένοςσχετικά με την απόφαση. Αυτή η προσέγγιση προσομοίωσε τον τρόπο λειτουργίας σε συνθήκες πολλαπλών εργασιών.

Με βάση τα σχόλια των συμμετεχόντων, ο Zeigarnik διαπίστωσε ότι οι ημιτελείς εργασίες θυμούνται 90% καλύτερα από τις ολοκληρωμένες.

Το συμπέρασμα ήταν ότι το άνοιγμα νέων υποθέσεων ενώ υπάρχουν ημιτελείς δεν είναι τόσο τρομακτικό. Επιπλέον, εάν είναι σημαντικά και πρέπει να αποθηκευτούν στη μνήμη, τότε μια διακοπή μπορεί να βοηθήσει σε αυτό.

Μέθοδος ABCD για πολλαπλές εργασίες

Ο γνωστός ειδικός διαχείρισης χρόνου Brian Tracy προτείνει τη χρήση της μεθόδου ABCD και δίνει μια σειρά από βασικές συστάσεις:

• Μην ανοίγετε πολλά αρχεία εργασίας ή καρτέλες προγράμματος περιήγησης ταυτόχρονα.Συνιστάται να κρατάτε ανοιχτά μόνο εκείνα στα οποία θα εργάζεστε αυτήν τη στιγμή.
• Η εργάσιμη ημέρα πρέπει να προγραμματίζεται ωριαία.Οι υποθέσεις χωρίζονται σε μικρές και προγραμματίζεται συγκεκριμένος χρόνος για αυτές.

Έρευνα 2.147 διευθυντικών στελεχών που έχουν υπαλλήλους υπό τους.
Στατιστικές Ερευνητικής Υπηρεσίας Εταιρεία HeadHunter.

• Αποθηκεύστε σημαντικές πληροφορίες σε μια κάρτα flash ή άλλο μέσο αποθήκευσης. Μια μεγάλη υπερφόρτωση του εγκεφάλου οδηγεί στην απώλεια ορισμένων πληροφοριών από τη μνήμη RAM. Εάν ξαφνικά χρειάζεστε πληροφορίες σε μια σημαντική συνάντηση, θα έχετε έναν αξιόπιστο βοηθό στη διάθεσή σας με τη μορφή κάρτας flash.
• Πριν ξεκινήσετε μια νέα εργασία, θα πρέπει να ξεκουραστείτε λίγο στον εγκέφαλό σας. Για παράδειγμα, περπατήστε στο γραφείο ή πηγαίνετε σε μια καφετέρια για μεσημεριανό γεύμα.

Για να κατανοήσετε τη θέση που καταλαμβάνει μια εργασία στην κατάταξη, χρησιμοποιούνται χαρακτηρισμοί γραμμάτων:

• ΕΝΑ– τα πιο σημαντικά, εάν δεν εκπληρωθούν θα υπάρξουν σοβαρές συνέπειες για τις εργασιακές δραστηριότητες (επείγουσα συνάντηση με τον γενικό διευθυντή, συνάντηση με μεγάλο πελάτη κατόπιν συμφωνίας, ετήσια αναφορά στην εφορία).
• σι– σημαντικά θέματα που επηρεάζουν τα αποτελέσματα των εργασιακών δραστηριοτήτων, αλλά μπορούν να επαναπρογραμματιστούν για άλλη στιγμή (τρέχουσα εργασία στο τμήμα, προγραμματισμένες κλήσεις σε πελάτες ή συναδέλφους).
• ΣΕ– δεν χρειάζεται να το κάνετε, δεν επηρεάζουν την επιχείρησή σας με κανέναν τρόπο (πιείτε καφέ, συνομιλήστε με συναδέλφους για μεσημεριανό γεύμα).
• σολ– μπορεί να ανατεθεί σε υπαλλήλους (κλείστε ένα ραντεβού με έναν πελάτη, ετοιμάστε αναλυτικά στοιχεία για μια αναφορά).
• ρε– αυτές οι εργασίες θα πρέπει να αγνοηθούν (επικοινωνία στα κοινωνικά δίκτυα κατά τις ώρες εργασίας).

Πώς να εργαστείτε με τη λίστα υποχρεώσεων ABCD

Στην αρχή της εβδομάδας, πρέπει να κατανείμετε εργασίες σε ομάδες από τον αλγόριθμο. Συμβαίνει συχνά να υπάρχουν πολλές εργασίες σε μια ομάδα. Αυτό σημαίνει ότι είναι όλα σημαντικά και πρέπει να αντιμετωπιστούν τώρα.

Για να τα προγραμματίσετε, δείτε ποια μέρα της εβδομάδας θα κάνετε αυτή τη δουλειά. Εάν σημαντικές εργασίες εμπίπτουν στο πλάνο μέσα σε μια μέρα, τότε δώστε τις προτεραιότητες ή χωρίστε τις σε ίσες χρονικές περιόδους. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να προοδεύσετε όλη την ημέρα σε κάθε δραστηριότητα.

Σύμφωνα με αυτό το σχήμα, ο όγκος της εργασίας κατανέμεται σε μια ημέρα, μήνα, τρίμηνο ή μεγαλύτερη περίοδο. Παράλληλα, θα υπάρχει συνεχής πρόοδος στη δραστηριότητα, γιατί είναι τα σημαντικά καθήκοντα που εκτελούνται. Αν μένει χρόνος, τότε περνάμε σε μικροθέματα και ρουτίνα.

Μερικοί εργαζόμενοι αναφέρουν την «ικανότητα πολλαπλών εργασιών» ως μία από τις σημαντικές επιχειρηματικές ιδιότητες στα βιογραφικά τους και ορισμένοι εργοδότες την αναφέρουν ως μία από τις πιο σημαντικές ιδιότητές τους όταν δημιουργούν ένα πορτρέτο ενός ιδανικού υποψηφίου. Ωστόσο, στην πραγματικότητα, η προσπάθεια πολλαπλών εργασιών μπορεί να καταστρέψει την υγεία σας και να καταστρέψει την καριέρα σας.

Επικίνδυνη παρανόηση

Ο γκουρού του μάνατζμεντ Peter Drucker έγραψε σε ένα από τα άρθρα του: «Δεν έχω συναντήσει ποτέ έναν ηγέτη που θα μπορούσε να εκτελεί περισσότερες από δύο εργασίες ταυτόχρονα και να παραμείνει αποτελεσματικός». Ωστόσο, ο μύθος ότι μπορείτε να κάνετε πολλές εργασίες και να παραμένετε αποτελεσματικοί κατά κάποιο τρόπο εξακολουθεί να υφίσταται. Και ακόμη και παρά τις διαβεβαιώσεις επιστημόνων που ισχυρίζονται ότι το multitasking είναι αφύσικο και σε καμία περίπτωση ο ανθρώπινος εγκέφαλος δεν είναι ικανός να εργάζεται ταυτόχρονα σε δύο εργασίες ταυτόχρονα, υπάρχουν ακόμα εκείνοι που είναι έτοιμοι να διαφωνήσουν μαζί τους, αποδεικνύοντας το αντίθετο. «Νομίζεις ότι κάνεις πολλά πράγματα ταυτόχρονα, αλλά στην πραγματικότητα βάζεις τις εργασίες σε μια συγκεκριμένη σειρά και αποφασίζεις ποια να κάνεις τη συγκεκριμένη στιγμή», λέει ο Jordan Grafman, διευθυντής γνωσιακής νευροεπιστήμης στο Εθνικό Ινστιτούτο Νευρολογίας. Διαταραχές και Εγκεφαλικό (NINDS). ).

Ο David Meyer, διευθυντής του εργαστηρίου Brain, Cognition and Human Performance Laboratory στο Πανεπιστήμιο του Michigan, υποστηρίζει ότι η πολλαπλή εργασία οδηγεί σε πιο αργή ολοκλήρωση της εργασίας (κατά δύο ή περισσότερους) και αυξάνει τις πιθανότητες να κάνετε λάθη. Σύμφωνα με τον ίδιο, οι αλλαγές και οι διακοπές παρεμβαίνουν στην ικανότητά μας να επεξεργαζόμαστε πληροφορίες και μειώνουν σημαντικά την παραγωγικότητα. «Οι άνθρωποι μπορεί να πιστεύουν διαφορετικά, αλλά είναι μύθος», λέει. «Είναι αδύνατο να ξεπεραστούν οι εγγενείς περιορισμοί του εγκεφάλου».

Όσοι πιστεύουν ότι οι ανθρώπινες δυνατότητες είναι απεριόριστες και συστηματικά κάνουν χρήση του εγκεφάλου τους με πολλαπλές εργασίες, καταλήγουν να πληρώνουν με την υγεία τους. Η συνήθεια να πηδάμε από εργασία σε εργασία, όχι μόνο στη δουλειά, αλλά και εκτός αυτής, έχει ως αποτέλεσμα τον εγκέφαλο να υπερδιεγείρεται. Ένα άτομο χάνει την ικανότητα να συγκεντρωθεί, αρχίζει να έχει προβλήματα ύπνου, πονοκεφάλους και άλλες παθήσεις. Ουσιαστικά χάνει σταδιακά την ικανότητα εργασίας του. Τι είδους καριέρα είναι αυτή...

Multitasking και multitasking

Ο David Meyer εντοπίζει τρεις τύπους ανθρώπων που κινδυνεύουν να πέσουν θύματα πολλαπλών εργασιών. Οι πρώτοι είναι αυτοί που η ζωή αναγκάζει να εργάζονται με αφύσικο ρυθμό. Τέτοιοι άνθρωποι προσπαθούν να κάνουν πολλά πράγματα ταυτόχρονα (για παράδειγμα, να μιλήσουν στο τηλέφωνο και να ψάξουν μέσα από χαρτιά), πιστεύοντας ότι αυτός είναι ο μόνος τρόπος για να είναι ανταγωνιστικοί. Οι δεύτεροι είναι αυτοί που κάνουν πολλαπλές εργασίες χωρίς να το καταλαβαίνουν. Τέτοιοι άνθρωποι, για παράδειγμα, μπορεί να σταματήσουν στα μισά να γράφουν μια αναφορά για να ελέγξουν το email τους άλλη μια φορά. Μεταπηδούν από τη μια εργασία στην άλλη χωρίς να σκέφτονται ότι αυτό μειώνει την αποτελεσματικότητα.

Ο τρίτος τύπος ανθρώπων είναι αυτοί που υπερηφανεύονται για την «ικανότητά τους να κάνουν πολλές εργασίες». «Πολλοί άνθρωποι έχουν την εσφαλμένη αντίληψη ότι είναι καλοί σε αυτό», λέει ο Meyer. «Αλλά το πρόβλημα είναι ότι ο εγκέφαλος όλων είναι χτισμένος με τον ίδιο τρόπο και δεν λειτουργεί με αυτόν τον τρόπο». Στην πραγματικότητα, κανείς δεν μπορεί να εκτελέσει αποτελεσματικά περισσότερες από μία σύνθετες εργασίες σε μια δεδομένη στιγμή».

Παρόλο που οι επιστήμονες παρέχουν πειστικές αποδείξεις για τις βλάβες του multitasking, οι άνθρωποι δυσκολεύονται όλο και περισσότερο να το αποφύγουν. Παραδόξως, η σύγχρονη τεχνολογία, αντί να απλοποιεί τη ζωή μας, την έχει περιπλέξει ακόμη περισσότερο. Το Ινστιτούτο για το Μέλλον (IFTF) διεξήγαγε μια μελέτη που εξέτασε τις εμπειρίες εργαζομένων σε εταιρείες του Fortune 1000. Διαπιστώθηκε ότι καθένας από αυτούς λάμβανε κατά μέσο όρο 178 μηνύματα την ημέρα και διακόπηκε τουλάχιστον τρεις φορές σε μια ώρα. Είναι σαφές ότι αυτό δεν αυξάνει την παραγωγικότητα. Ο Jonathan Speer, επικεφαλής αναλυτής στην εταιρεία ερευνών Basex, εκτιμά ότι οι διακοπές εργαζομένων κοστίζουν στην οικονομία των ΗΠΑ 650 δισεκατομμύρια δολάρια ετησίως.

Τεχνολογία επιβίωσης

Εάν θεωρείτε τον εαυτό σας λογικό άτομο, είναι μέσα στις δυνάμεις σας να οργανώσετε τη διαδικασία της εργασίας σας με τέτοιο τρόπο ώστε να προστατευτείτε από το καταστροφικό multitasking. Δοκιμάστε μερικές απλές συμβουλές για να κάνετε τη ζωή σας πιο εύκολη.

Προσπαθήστε να "αποθηκεύετε" συνεχώς στο μυαλό σας μόνο τα πιο απαραίτητα πράγματα και χρησιμοποιήστε "εξωτερικά μέσα αποθήκευσης" για τα υπόλοιπα. Δεν μιλάμε για τις τελευταίες τεχνολογικές καινοτομίες. Ακολουθήστε το παράδειγμα του Άλμπερτ Αϊνστάιν, που είπε κάποτε ότι δεν έχει στο μυαλό του τι μπορεί να γραφτεί στο χαρτί. Έχετε μαζί σας ένα σημειωματάριο ή ορίστε υπενθυμίσεις στο ημερολόγιό σας του Outlook - επιλέξτε τι είναι πιο βολικό για εσάς.

Γράψτε λίστες εργασιών και κανονίστε τη σειρά ολοκλήρωσης. Προσπαθήστε να υπολογίσετε πόσο χρόνο θα πάρει το καθένα και συγκρίνετε τον με τον πραγματικό χρόνο που ξοδέψατε. Ομαδοποιήστε τις εργασίες, προσπαθήστε να μην σας αποσπούν την προσοχή ενώ τις ολοκληρώνετε και λάβετε μέτρα για να αποφύγετε να αποσπαστείτε από άλλους. Ελέγχετε το email σας όχι κάθε πέντε λεπτά, αλλά σε συγκεκριμένα χρονικά διαστήματα. Για παράδειγμα, μία φορά την ώρα. Εάν είναι δυνατόν, ενεργοποιήστε τον αυτόματο τηλεφωνητή στο τηλέφωνό σας. Προσπαθήστε να διαπραγματευτείτε τις «ώρες γραφείου» με τους συναδέλφους σας. Οι περισσότερες από τις ερωτήσεις που σας κάνουν κατά τη διάρκεια της ημέρας δεν είναι τόσο σημαντικές ή επείγουσες. Έχετε μόνο μια υγεία, φροντίστε την.

Υλικά που χρησιμοποιήθηκαν για την προετοιμασία του άρθρου

Όταν το πρώτο λειτουργικό σύστημα της IBM δημιουργήθηκε στις αρχές της δεκαετίας του '60 του περασμένου αιώνα, οι χρήστες έμειναν έκπληκτοι από την ικανότητα του υπολογιστή να εκτελεί πολλές λειτουργίες ταυτόχρονα. Δηλαδή, ο επεξεργαστής άλλαζε εύκολα από τη μια εργασία στην άλλη, φέρνοντάς τα σταδιακά όλα στο λογικό τους συμπέρασμα. Εντυπωσιασμένοι από αυτό το αποτέλεσμα, προσπάθησαν να μεταφέρουν το multitasking στη σφαίρα της ανθρώπινης δραστηριότητας. Έπειτα φάνηκε ότι η ικανότητα να κάνεις πολλά πράγματα ταυτόχρονα είναι μια πολύ χρήσιμη δεξιότητα, η εξοικείωση της οποίας μπορείς να αυξήσεις σημαντικά την απόδοση της εργασίας σου εξοικονομώντας ταυτόχρονα πολύ χρόνο. Είναι αλήθεια; Ας το καταλάβουμε.

Τι είναι το multitasking;

Ας ξεκινήσουμε με έναν ορισμό. Το Multitasking είναι η ικανότητα, η ικανότητα, η ικανότητα να εκτελούνται πολλές διαδικασίες ταυτόχρονα, εναλλάσσοντας από τη μια εργασία στην άλλη. Αρχικά, ο όρος χρησιμοποιήθηκε καθαρά στο προγραμματιστικό περιβάλλον, αλλά σταδιακά μετανάστευσε στην παραγωγή και στη σφαίρα της ανθρώπινης δραστηριότητας.

Πιθανότατα, έχετε ακούσει περισσότερες από μία φορές για τις εξαιρετικές ικανότητες του Καίσαρα να κάνει δύο ή περισσότερα πράγματα ταυτόχρονα. Εμπνευσμένοι από ένα τέτοιο «κατόρθωμα», «σπρώξατε» την επιμέλειά σας να κάνετε ένα πράγμα στο πίσω ράφι και προσπαθήσατε να μεταβείτε από τη μια εργασία στην άλλη, μετά σε μια τρίτη και ούτω καθεξής. Λίγο και ποιο είναι το τελικό αποτέλεσμα;

Και ως αποτέλεσμα, λάβατε πολλές αρχικές εργασίες και όχι μία ολοκληρωμένη. Επιπλέον, είστε εντελώς μπερδεμένοι σχετικά με το ποια εργασία να κάνετε πρώτη και ποια να αφήσετε μέχρι την τελευταία. Και, το πιο σημαντικό, σπατάλησες τον χρόνο και τους πόρους του εγκεφάλου σου. Το κίνητρο είναι μηδενικό, το ανεκτέλεστο των ημιτελών εργασιών έχει εκτοξευθεί. Το αποτέλεσμα είναι αρνητική αποτελεσματικότητα και μια αγχωτική κατάσταση. Φτάσαμε.

Η ικανότητα πολλαπλών εργασιών δεν είναι τόσο χρήσιμη και πολύτιμη δεξιότητα όσο φαίνεται με την πρώτη ματιά. Έρευνες δείχνουν ότι το multitasking βλάπτει την απόδοση ενός ατόμου. Ευτυχώς, δεν είμαστε ρομπότ, επομένως η παραγωγικότητα της εργασίας εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από την ικανότητα συγκέντρωσης στην ολοκλήρωση μιας εργασίας. Εκτελούμε μια αλυσίδα εργασιών διαδοχικά, ολοκληρώνοντας ένα πράγμα και ξεκινώντας ένα άλλο. Καθώς επιτυγχάνετε τους στόχους σας, το κίνητρο και η επιθυμία σας για μεγαλύτερη επιτυχία μεγαλώνουν και εξοικονομείται χρόνος. Φαίνεται ότι αντιμετωπίζοντας δύο πράγματα ταυτόχρονα, ο χρόνος για την ολοκλήρωση των εργασιών θα πρέπει να μειωθεί στο μισό. Στην πραγματικότητα όμως θα απαιτήσει διπλάσια προσπάθεια και ταυτόχρονα θα μειωθούν οι πιθανότητες επιτυχούς ολοκλήρωσης.

Για παράδειγμα, πρέπει να τοποθετήσετε 10 πιάτα στο τραπέζι, να ποτίσετε λουλούδια στο περβάζι σε 10 βάζα και να στείλετε 10 SMS πρόσκλησης. Ας προσπαθήσουμε να ενεργοποιήσουμε τη λειτουργία πολλαπλών εργασιών - αυτό σημαίνει ότι κάνουμε τα πάντα ταυτόχρονα, μεταβαίνοντας από τη μια εργασία στην άλλη. Βάλαμε 3 πιάτα, τρέξαμε να ποτίσουμε 3 βάζα λουλουδιών και μετά, ή ταυτόχρονα με το πότισμα, στείλαμε 3 SMS. Επιστρέψαμε στα πιάτα και ακολούθησαν βάζα και ξανά μηνύματα. Και ούτω καθεξής σε κύκλο. Απλές εργασίες, αλλά αν τις κάνετε όλες ταυτόχρονα, θα σας κουράσει περισσότερο και θα χάσετε περισσότερο χρόνο. Σε αυτήν την περίπτωση, στη μέση της όλης δράσης, θα ενεργοποιηθούν οι παρενέργειες του multitasking: αντί να στείλετε SMS, για κάποιο λόγο θα ρίξετε νερό στο τηλέφωνό σας ή θα τοποθετήσετε ένα πιάτο στο περβάζι και όχι στο τραπέζι.

Τώρα κάντε τις ίδιες απλές εργασίες διαδοχικά: πρώτα πιάτα, μετά πότισμα και τέλος στείλτε μηνύματα. Θα εκπλαγείτε - τα πράγματα πάνε πιο γρήγορα και ο εγκέφαλός σας είναι άθικτος!

Ας περιπλέκουμε το φορτίο, ή μάλλον ας το κάνουμε πιο κοντά στην πραγματικότητα. Για παράδειγμα, γράφετε μια αναφορά ή παρουσίαση και ταυτόχρονα ελέγχετε νέα μηνύματα σε συμμαθητές ή VK, απαντάτε σε SMS ή αιτήματα συναδέλφων για βοήθεια σε ένα «επείγον» θέμα. Στο 99% των περιπτώσεων, όταν εργάζεστε σε μια τέτοια λειτουργία πολλαπλών εργασιών, θα παρατηρήσετε ότι ο χρόνος έχει ξεφύγει και κανείς δεν ξέρει πού, το εργασιακό πνεύμα έχει εξαφανιστεί και μόνο το 10-15% της κύριας εργασίας έχει γίνει. Συγκλονιστικό συμπέρασμα: όσο πιο αποσπασμένοι είστε, τόσο πιο δύσκολο είναι να συγκεντρωθείτε στη δουλειά σας. Τα gadget, οι λογαριασμοί μέσων κοινωνικής δικτύωσης, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και πολλά άλλα είναι σπατάλη χρόνου και προσπάθειας που θα μπορούσατε να ξοδέψετε πολύ πιο κερδοφόρα σε χρήσιμα πράγματα.

Υπερβάλλουμε πολύ τη σημασία της επικοινωνίας - αυτή η ιδέα φαίνεται τόσο ξεπερασμένη στην εποχή μας. Αλλά, εάν σκοπεύετε να ολοκληρώσετε την εργασία όσο το δυνατόν πιο αποτελεσματικά και γρήγορα, τότε απενεργοποιήστε όλους τους ερεθιστικούς παράγοντες. Αυτό θα σας βοηθήσει να εστιάσετε στην εργασία.

Πώς να εργαστείτε σε αυτή τη λειτουργία;

Η λειτουργία πολλαπλών εργασιών στην εργασία είναι ένας συνδυασμός των ακόλουθων ιδιοτήτων: αναλυτική σκέψη, συστηματική προσέγγιση, υψηλή οργάνωση. Οι απαιτήσεις δεν είναι οι απλούστερες, αλλά για να τις αναπτύξετε, συνιστούμε να τηρείτε τις ακόλουθες συστάσεις:

• Προγραμματίστε τα πράγματα για την ημέρα, την εβδομάδα, τον μήνα εκ των προτέρων. Μπορεί να είναι χρήσιμο να γράψετε ακόμη και εργασίες για 1-2 ώρες προκειμένου να τις ολοκληρώσετε καθαρά και έγκαιρα. Ωστόσο, μην κάνετε ένα μη ρεαλιστικό σχέδιο - αυτός είναι ένας από τους «πονηρούς» τρόπους αναβλητικότητας. Η λίστα υποχρεώσεων πρέπει να δίνει κίνητρο για την επίτευξη συγκεκριμένων εργασιών, οι ενδιάμεσοι στόχοι πρέπει να είναι επιτεύξιμοι σε 1-2 επαναλήψεις, ο εγκέφαλος δεν πρέπει να γεμίζει με περιττές πληροφορίες. Ένα άλλο πλεονέκτημα του πραγματικού σχεδίου είναι ότι θα είναι πιο εύκολο για εσάς να παρακινήσετε τον εαυτό σας να ολοκληρώσει μια απλή εργασία.
• Κατανείμετε τις εργασίες κατά σημασία. Ξεκινήστε τα πιο σημαντικά πράγματα το πρωί. Θυμάστε την αρχή 20/80; Πρώτα, κάντε αυτό που σας φέρνει πιο κοντά στον στόχο σας. Σκεφτείτε σαν στρατηγός. Χρησιμοποιήστε τις ήδη αποδεδειγμένες μεθόδους του Brian Tracy "ABVGD", του Dwight Eisenhower "The Matrix" και, για παράδειγμα, διαβάστε για το φαινόμενο Bluma Zeigarnik.
• Κάνε βρόχο τη δουλειά σου. Τι σημαίνει multitasking με τη «σωστή» έννοια του όρου; Μπορεί να έχετε πολλές εργασίες που πρέπει να ολοκληρωθούν σε μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο. Αν επιτεθείς σε όλα ταυτόχρονα, δεν θα πετύχεις αυτό που θέλεις. Επιπλέον, θα έχετε άγχος και κατάθλιψη. Για να λύσετε αποτελεσματικά, εστιάστε σε κάθε εργασία. Για παράδειγμα, υιοθετήστε την απλή μέθοδο του Francesco Cirillo που ονομάζεται «εργασία με ντομάτες». Δηλαδή, ξέρεις ότι μπορείς να δουλέψεις παραγωγικά σε μια εργασία για 45 λεπτά, αλλά μετά χρειάζεσαι 10-15 ξεκούραση. Πάρτε ένα χρονόμετρο και ρυθμίστε το στα τρία τέταρτα της ώρας. Αυτή τη στιγμή, βυθιστείτε πλήρως στην εργασία. Όταν ακούσετε το σήμα, ξεκουραστείτε. Πιείτε καφέ, συνομιλήστε στα κοινωνικά δίκτυα, ελέγξτε το email σας. Με λίγα λόγια, κάνε ό,τι σου αρέσει. Αφού ξεκουραστείτε, ρυθμίστε ξανά το χρονόμετρο και κάντε τη δουλειά. Το να ξεκουράζετε τον εγκέφαλό σας μετά από ένα καθεστώς συγκέντρωσης είναι χρήσιμο - αυξάνει την αποτελεσματικότητα σε επόμενες χρονικές περιόδους.
• Μην αποσπάτε την προσοχή ενώ εργάζεστε. Όταν επικεντρώνεστε σε μια εργασία, απενεργοποιήστε όλους τους περισπασμούς - κοινωνικά δίκτυα, ειδοποιήσεις στο τηλέφωνο και το email σας. Όλα αυτά είναι χαμένοι χρόνου. Αφιερώστε συγκεκριμένες ώρες για να ελέγξετε τα email, να προβάλετε λογαριασμούς και πολλά άλλα. Δεν χρειάζεται να κάνετε κύλιση στη ροή των μέσων κοινωνικής δικτύωσης κάθε 10 λεπτά αναζητώντας νέα μηνύματα.
• Διαχωρίστε παρόμοιες δραστηριότητες και έργα για διαφορετικές χρονικές περιόδους. Ο εγκέφαλός μας λατρεύει να απλοποιεί τα πάντα και να συγκεντρώνει πολλά πανομοιότυπα πράγματα σε ένα σωρό. Γι' αυτό, έχοντας υγιές μυαλό και φωτεινή μνήμη, βάζουμε ένα ηλεκτρικό βραστήρα σε μια κουζίνα υγραερίου, βάζουμε οδοντόκρεμα στο δέρμα μας αντί για κρέμα και κάνουμε άλλες βλακείες. Για παράδειγμα, μπορείτε να συνδυάσετε αρκετά παραγωγικά δύο πράγματα: να ψωνίσετε σε μια megamarket και να λύσετε επαγγελματικά ζητήματα μέσω τηλεφώνου. Αυτές οι ενέργειες προέρχονται από διαφορετικές περιοχές, οπότε ο εγκέφαλος βλέπει τις διαφορές και δεν συγχέει τα πάντα σε ένα σωρό.
• Παίξτε μουσική ενώ εργάζεστε. Παραδόξως, οι ήχοι σας βοηθούν να συγκεντρωθείτε καλύτερα και σας δίνουν ενέργεια. Φυσικά, η μουσική πρέπει να είναι στο θέμα - να μην καταπονείται, να μην αποσπά την προσοχή στον εαυτό σας.
• Καταγράψτε τα αποτελέσματά σας. Δηλαδή, μεταφέρετε ολοκληρωμένες εργασίες στον "ολοκληρωμένο" φάκελο - αυτό πειθαρχεί τον εγκέφαλο. Βλέπεις τι έχεις κάνει σε μια ώρα, μέρα, εβδομάδα, μήνα και πόσα μένει μέχρι τον τερματισμό.
• Συνδέστε τις "υπενθυμίσεις". Τα gadget μπορούν να γίνουν βοηθοί σας στην προσωπική αποτελεσματικότητα. Σχεδιάστε πόσο καιρό θα ορίσετε αυτό ή εκείνο το έργο και, το πιο σημαντικό, εκτελέστε το σχέδιό σας.
• Προσπαθήστε να ενεργείτε διαδοχικά, δηλαδή να κάνετε εργασίες η μία μετά την άλλη. Φυσικά, μπορεί να χρειαστεί να κάνετε δύο πράγματα ταυτόχρονα, αλλά όλα είναι καλά με μέτρο. Προσεγγίστε τη δαπάνη των πνευματικών σας πόρων από μια θέση οικονομίας: εάν δεν χρειάζεται να καταπονήσετε τον εαυτό σας και να ενεργοποιήσετε τη λειτουργία πολλαπλών εργασιών, τότε δεν πρέπει να το κάνετε.
• Να έχετε ποικίλες διακοπές. Η παραγωγικότητα στην εργασία σχετίζεται άμεσα με την ποιότητα της ανάπαυσης. Μπορείτε να «οργώσετε» για 12 ώρες, να επιστρέψετε σπίτι και να πέσετε εξαντλημένοι στο κρεβάτι. Και αύριο πάλι στη δουλειά. Αυτή η λειτουργία είναι κατάλληλη για ρομπότ, αλλά ένα άτομο είναι εξαιρετικά δημιουργικό και η παραγωγικότητα της εργασίας εξαρτάται από το πώς ξεκουράζεται μετά από αυτό. Για παράδειγμα, μπορείτε να ξαπλώσετε στον καναπέ το Σαββατοκύριακο, να κοιτάτε την τηλεόραση ή να πάτε στο θέατρο, στο μουσείο ή να πάτε για πικνίκ με φίλους.

Το multitasking είναι μια ιδιότροπη και μάλλον πολύπλοκη ιδιότητα της ανθρώπινης ψυχής. Αν δεν μπορούμε να το περιορίσουμε για να το χρησιμοποιήσουμε για δικό μας όφελος, τότε θα μας σαλώσει και θα στύψει όλο το ζουμί. Να το θυμασαι!

Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα

Ας δούμε τα οφέλη του multitasking:

1. Με σωστό προγραμματισμό, είναι πράγματι δυνατό να αντιμετωπιστούν αποτελεσματικά πολλές εργασίες ταυτόχρονα. Δηλαδή, όταν κάνετε πράγματα, πρέπει να καταλαβαίνετε καθαρά τι αποτελέσματα πρέπει να επιτύχετε.
2. Το Multitasking βοηθά στην ανάπτυξη της ευελιξίας της σκέψης και της ικανότητας να έχετε υπόψη πολλαπλές εργασίες. Αυτός είναι ένας καλός εκπαιδευτής εγκεφάλου.
3. Η ικανότητα να κάνεις πολλά πράγματα ταυτόχρονα και να το κάνεις καλά βοηθά στην γρήγορη ανταπόκριση σε περιστάσεις ανωτέρας βίας, βελτιώνει τη στρατηγική σκέψη και το όραμα της κατάστασης. Σε ορισμένες θέσεις, είναι πραγματικά χρήσιμο να καλύψετε αμέσως πολλούς τομείς ταυτόχρονα, να αναλύσετε τις προοπτικές τους και μόνο τότε να λάβετε αποφάσεις για καθένα από αυτά.

Μειονεκτήματα του multitasking:

1. Επιφανειακή επεξεργασία πληροφοριών. Όταν υπάρχουν πολλά πράγματα, ο εγκέφαλος περνάει πάνω από τις κορυφές, χωρίς να εμβαθύνει στην ουσία των διαδικασιών. Ένα τέτοιο άτομο παίρνει κοινά πράγματα από όλους τους τομείς, αλλά δεν είναι επαγγελματίας σε κανέναν.
2. Υψηλή πιθανότητα σφαλμάτων. Όταν δεν υπάρχει επαρκής συγκέντρωση σε μια εργασία ή όταν υπάρχει αποτέλεσμα μεταφοράς από τη μια εργασία στην άλλη, γίνονται πάντα λάθη. Η προσοχή ενός χειριστή πολλαπλών μηχανών είναι διάσπαρτη και αυτό βλάπτει πολύ το αποτέλεσμα.
3. Η κούραση αυξάνεται. Το να προσπαθείς να καταλάβεις τα πάντα με τη μία απαιτεί πολλή ενέργεια, τόσο σωματική όσο και ψυχική. Ένα άτομο κουράζεται πιο γρήγορα και η παραγωγικότητα τείνει στο μηδέν.
4. Βουνά ημιτελών εργασιών μεγαλώνουν. Κανείς δεν σας απαγορεύει να ξεκινήσετε 10-20 πράγματα ταυτόχρονα, αλλά δεν πρέπει να περιμένετε να ολοκληρωθούν το ίδιο γρήγορα. Από τις 10 εργασίες που έχουν ξεκινήσει, 1-2 εργασίες φτάνουν στη γραμμή του τερματισμού, ενώ χάνονται όλες οι προθεσμίες και ξοδεύονται πολλαπλάσια προσπάθεια. Τι γίνεται με τα υπόλοιπα; Λένε ψέματα και περιμένουν τη μοίρα τους - χρόνια, δεκαετίες.

Οι συνέπειες του multitasking μπορεί να είναι εξαιρετικά δυσάρεστες. Το γνωστικό φορτίο αυξάνεται, δηλαδή πρέπει να ξοδέψετε περισσότερους ψυχικούς πόρους για την επεξεργασία της ροής πληροφοριών. Η παραγωγικότητα της εργασίας μειώνεται· οι χειριστές πολλών εργαλείων συχνά αξιολογούν εσφαλμένα τις δυνατότητές τους και υποτιμούν τη δύναμη των περισπασμών. Η ικανότητα συγκέντρωσης σε μια εργασία μειώνεται· το multitasking δεν εκτιμάται σε περιβάλλοντα υψηλής τεχνολογίας, επιστημονική έρευνα και άλλους τομείς με σύνθετους αλγόριθμους εργασίας.

Το multitasking οδηγεί σε εξάντληση. Οι άνθρωποι που εφαρμόζουν αυτή την προσέγγιση διαταράσσουν τα φυσικά κίνητρα και τους μηχανισμούς ανταμοιβής που υπάρχουν στον εγκέφαλό μας. Η νευροεπιστήμη έχει δείξει ότι η μείωση της πυκνότητας της φαιάς ουσίας στον πρόσθιο τριχωτό φλοιό λόγω στρες οδηγεί σε απώλεια χαράς από νοητικές προσπάθειες.

Ο συνδυασμός δραστηριοτήτων μπορεί να είναι επικίνδυνος για τη ζωή και την υγεία. Για παράδειγμα, οδηγείτε αυτοκίνητο και προσπαθείτε να διαπραγματευτείτε με έναν συνεργάτη ταυτόχρονα. Η πιθανότητα ατυχήματος αυξάνεται σημαντικά.

Περίληψη

Μάθαμε τι είναι το multitasking. Μελετήσαμε πώς να εργάζεστε σε αυτήν τη λειτουργία, ποια είναι τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα του να κάνετε πολλά πράγματα ταυτόχρονα. Το multitasking μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να εκπαιδεύσει την πλαστικότητα του εγκεφάλου, αλλά σε ένα εργασιακό περιβάλλον είναι πιο χρήσιμο να αναπτύξετε την ικανότητα των διαδοχικών εργασιών. Όσο πιο ήσυχα πας, τόσο πιο μακριά θα πας!

Τα σύγχρονα αφεντικά περιμένουν από τους υφισταμένους τους να μπορούν να κάνουν πολλαπλές εργασίες. Αυτό επιβεβαιώνεται από στατιστικά στοιχεία από ιστότοπους αναζήτησης εργασίας. Από τις αρχές του 2016, περισσότερες από 40 χιλιάδες κενές θέσεις έχουν αναρτηθεί στο HeadHunter.ru, οι οποίες απαιτούσαν έναν υπάλληλο ικανό να "πολλαπλών εργασιών". Ο συνολικός αριθμός των κενών θέσεων που απαιτούν «έναν αναγνώστη, έναν θεριστή και έναν παίκτη πίπα» ξεπερνά τις 311 χιλιάδες. Τις περισσότερες φορές, τέτοιοι ειδικοί αναζητούνται σε τομείς όπως «πωλήσεις» (11 χιλιάδες κενές θέσεις), «διοικητικό προσωπικό» (7,2 χιλιάδες κενές θέσεις), «μάρκετινγκ» (5,8 χιλιάδες κενές θέσεις).

Η ποιότητα υποφέρει

Πολύ συχνά λαμβάνω αιτήματα από ιδιοκτήτες επιχειρήσεων να βρω έναν υπάλληλο που μπορεί να λύσει όλα τα προβλήματα ταυτόχρονα και να έχει ένα «σύμπλεγμα Superman». Πολύ συχνά, οι διευθυντές δεν σκέφτονται το γεγονός ότι όταν ένας τέτοιος μαχητής εκτελεί πολλές λειτουργίες ταυτόχρονα, η ποιότητα της απόδοσης των εργασιών μειώνεται. Και είναι δύσκολο να φανταστεί κανείς ότι υπάρχουν άνθρωποι που έχουν ικανότητες σε όλους τους τομείς», λέει η Svetlana Petrovicheva, διευθύνουσα σύμβουλος του 21st Century HR Center.

Όσο καλός κι αν είναι ένας ειδικός, δεν μπορεί να υπάρχουν δέκα δυνατά σημεία, δύο ή τρία το πολύ, επιβεβαιώνει ο Alexey Frolov, εκπρόσωπος της εταιρείας AG Gustav Kaeser Training International Rus (εκπαίδευση πωλήσεων και διαχείρισης προσωπικού).

Το παράδοξο του multitasking είναι ότι ένας ειδικός θα προσπαθήσει να κάνει καλά αυτό που κάνει χειρότερα. Και αυτό στο οποίο είναι πραγματικά επαγγελματίας θα γίνει χειρότερα από ό,τι θα μπορούσε να γίνει», δηλώνει. - Μπορείτε συχνά να βρείτε κενές θέσεις, για παράδειγμα, στον τομέα των δημοσίων σχέσεων, όπου ένας ειδικός, εκτός από τις δεξιότητες της σύνταξης κειμένων και της επικοινωνίας με τα μέσα ενημέρωσης, αναμένεται να έχει γνώσεις σχεδιαστή διάταξης, αναλυτή Διαδικτύου, διαφημιστή και μάρκετινγκ .

"Οι διευθυντές που θέλουν να εξοικονομήσουν χρήματα απαιτούν πολλαπλές εργασίες από τους υφισταμένους τους. Αλλά αυτό μπορεί να έχει θετικό αποτέλεσμα μόνο βραχυπρόθεσμα, αλλά μακροπρόθεσμα είναι απώλεια."

Όταν δημιουργήθηκε το τμήμα copywriting στο πρακτορείο ολοκληρωμένων επικοινωνιών Comunica, υπήρξαν πολύ περισσότερα αιτήματα για κείμενα από όσα μπορούσαν να γράψουν οι υπάλληλοι (τότε ήταν σημαντικό να «σπρώξουν»), θυμάται η διευθύντρια του τμήματος, Daria Angelo.

Το τμήμα σταδιακά μεγάλωσε, αλλά συνεχίσαμε να δουλεύουμε με τον ίδιο ξέφρενο ρυθμό μέχρι που παρατήρησα ότι η ποιότητα των κειμένων άρχισε να πέφτει. Η δημιουργία υπέροχου περιεχομένου απαιτεί όχι μόνο επαγγελματικές δεξιότητες, αλλά και χρόνο. Εάν ο συγγραφέας βρίσκεται υπό πίεση και αποσπάται συνεχώς η προσοχή από το έργο που έχει αναλάβει, υπάρχει μεγάλη πιθανότητα λάθους. Επομένως, τώρα οι υπάλληλοί μου μπορούν να εργάζονται από το σπίτι, από το πάρκο και από οποιοδήποτε μέρος όπου τους βολεύει να το κάνουν αυτό. Έχουν χρόνο να ταξιδέψουν και να παρατηρήσουν. Το κύριο πράγμα είναι ότι η ποιότητα της εργασίας που εκτελείται είναι στα καλύτερά της - αυτή είναι η φήμη μας.

Το Multitasking είναι για αρχάριους

Σύμφωνα με αναλυτές στο 21st Century Personnel Center, οι διευθυντές startup είναι πιο πιθανό από άλλους υπαλλήλους να υπερφορτώνουν τους υπαλλήλους τους, καθώς συχνά απαιτούν ευέλικτους ανθρώπους που μπορούν να πλοηγηθούν σε πολλούς τομείς ταυτόχρονα. Ο Igor Polonsky, ιδρυτής και επικεφαλής του πρακτορείου εκδηλώσεων Director's Version, είναι πεπεισμένος ότι οι πολυάσχολοι υπάλληλοι είναι σχετικοί μόνο στο στάδιο της σύστασης επιχείρησης, αλλά αργότερα η εταιρεία μπορεί να σταματήσει να αναπτύσσεται. Ο επιχειρηματίας πείστηκε για αυτό από τη δική του εμπειρία:

Αρχικά, φαινόταν πιο αποτελεσματικό να προσλαμβάνω υπαλλήλους που έκαναν λίγο από τα πάντα, έτσι ώστε κατά τη διάρκεια της διακοπής να μπορούν να περνούν χρόνο αναζητώντας πελάτες και, αν εμφανιζόταν ένα έργο, θα μπορούσαν να επικεντρωθούν στο να δουλέψουν σε αυτό, εξηγεί. - Ωστόσο, με την πάροδο του χρόνου, εγκαταλείψαμε την πρακτική του multitasking υπέρ της στενής εξειδίκευσης των εργαζομένων. Αποδείχθηκε ότι ένα άτομο με αυστηρά καθορισμένες ευθύνες μπορεί να χειριστεί πολλά περισσότερα έργα.

Σύμφωνα με τον Polonsky, τα αποτελέσματα της εγκατάλειψης του multitasking ήταν εκπληκτικά: ενώ τον πρώτο χρόνο υλοποιήθηκαν περίπου 10-12 έργα, το τελευταίο «Director’s Cut» ολοκλήρωσε τον τελευταίο χρόνο με περισσότερες από 40 εκδηλώσεις. Καθώς η εταιρεία αναπτύχθηκε, ορισμένες στενές εξειδικεύσεις έγιναν ακόμη πιο περιορισμένες και μια σειρά από λειτουργίες χωρίστηκαν σε υπολειτουργίες. Η εταιρεία λέει ότι με κάθε νέα κενή θέση, η αναμενόμενη λειτουργικότητα του υπαλλήλου περιορίζεται και ο κατάλογος των απαιτήσεων γίνεται μικρότερος.

"Εάν χτίζετε ένα σύστημα στο οποίο ένα ξεχωριστό άτομο είναι υπεύθυνο για κάθε λειτουργία, δεν υπάρχει χώρος για έναν υπάλληλο πολλαπλών εργασιών σε αυτό. Μπορεί ακόμα να εργαστεί για κάποιο χρονικό διάστημα, αλλά στο τέλος θα χάσει από πολύ εξειδικευμένους συναδέλφους που αντιμετωπίστε κάθε μεμονωμένη εργασία πιο αποτελεσματικά και γρήγορα».

Η σωστή απόφαση

Στον όμιλο Gravion, μια εταιρεία που ειδικεύεται στην υλοποίηση επενδυτικών έργων στον κατασκευαστικό κλάδο, σκέφτονται σκόπιμα και αποφασίζουν πώς να μειώσουν τον αριθμό των εργασιών και να τα κατανείμουν ομοιόμορφα μεταξύ των μελών της ομάδας που επικεντρώνονται σε ένα έργο για να το ολοκληρώσουν όσο το δυνατόν πιο γρήγορα. όσο το δυνατόν. Σύμφωνα με εκτιμήσεις της διοίκησης, ο σαφής καταμερισμός της εργασίας κατέστησε δυνατή την αύξηση της παραγωγικότητας των επιχειρήσεων κατά 30%.

Για όσους εργάζονται στη Μόσχα, το multitasking και η αντίσταση στο άγχος είναι κατανοητές απαιτήσεις. Κάποτε θέλαμε κι εμείς να ζήσουμε έτσι, αλλά τελικά εγκαταλείψαμε αυτό το μοντέλο: η δουλειά αποδείχθηκε αναποτελεσματική και το αποτέλεσμα ήταν μέτριο», σχολιάζει ο Yuri Nemanezhin, διευθύνων συνεργάτης του ομίλου. - Η λεγόμενη ευέλικτη προσέγγιση επιτρέπει, πρώτον, να μειώσει τον αριθμό των σφαλμάτων όσο το δυνατόν περισσότερο (και να ανταποκριθεί γρήγορα εάν συμβούν) και να αυξήσει βέλτιστα την αποδοτικότητα της εργασίας. δεύτερον, μειώνεται το επίπεδο άγχους για όλους τους εργαζόμενους, αφού τα καθήκοντα, οι προθεσμίες και οι μηχανισμοί υλοποίησης είναι ξεκάθαροι. Απλά πρέπει να κάνεις καλά τη δουλειά σου.

Το αναμφισβήτητο πλεονέκτημα της εγκατάλειψης του multitasking είναι η ανώδυνη αλλαγή οποιουδήποτε υπαλλήλου. Η εταιρεία δεν είναι ευάλωτη, καθώς είναι πολύ εύκολο να βρεθεί αντικαταστάτης για μια από τις λειτουργίες, λέει η Σβετλάνα Πετροβίτσεβα από το Κέντρο του 21ου αιώνα.

"Βλέπουμε μια ξεκάθαρη κατανομή λειτουργιών στα McDonald's. Κάθε υπάλληλος κάνει τη δουλειά του και αν απασχοληθεί στο ταμείο, δεν θα τρέξει να πλύνει το πάτωμα όταν παρατηρήσει ότι ένας επισκέπτης έχει χυθεί Coca-Cola."

Η διαχείριση οποιασδήποτε ομάδας είναι απλοποιημένη, ισχυρίζεται ο ειδικός, αλλά προειδοποιεί ότι η μετάβαση της εταιρείας από το multitasking στην αποκέντρωση λειτουργιών δεν είναι πάντα εύκολη. Μερικές φορές μια εταιρεία χρειάζεται να σπάσει το παλιό μοντέλο για να φτιάξει ένα νέο, αλλά παρά την τεράστια προσπάθεια, αξίζει τον κόπο.

Όταν περάσαμε από το multitasking στις στενές εξειδικεύσεις, αναγκαστήκαμε να αλλάξουμε εντελώς τη σύνθεση των εργαζομένων μας. Όσοι συνήθιζαν να κάνουν τα πάντα ήταν δυσαρεστημένοι που τους αναλήφθηκαν κάποιες από τις λειτουργίες. Το αντιλήφθηκαν σαν κάποιος άλλος να έκανε τη δουλειά τους και να έπαιρνε ένα μπόνους αντί για αυτούς, λέει ο Igor Polonsky.

Παρεμπιπτόντως, στους ερωτηθέντες επιχειρηματίες δεν αρέσει το multitasking επειδή είναι δύσκολο να αξιολογηθεί η αποτελεσματικότητα των εργαζομένων που εργάζονται με αυτόν τον τρόπο και, κατά συνέπεια, δεν είναι εύκολο να αναπτυχθεί ένα σύστημα κινήτρων στην ομάδα εργασίας:

Όταν κάθε εργαζόμενος σε μια εταιρεία κάνει τα πάντα ταυτόχρονα, είναι αδύνατο να αποφασίσεις ποιος κάνει περισσότερα και καλύτερα, εξηγεί ο ιδρυτής του πρακτορείου Director’s Cut. - Αλλά για τους υψηλά εξειδικευμένους υπαλλήλους είναι πολύ πιο εύκολο να προσδιοριστούν οι KPI με βάση τη συμμόρφωσή τους με τις απαιτήσεις για μια συγκεκριμένη λειτουργία. Αυτό απλοποιεί τη διαδικασία μπόνους και κάνει το σύστημα κινήτρων πιο διαφανές. Για παράδειγμα, τα μπόνους για τους υπαλλήλους της εταιρείας μας δεν εξαρτώνται πλέον αποκλειστικά από τον κύκλο εργασιών της εταιρείας, όπως ήταν πριν.

Η Oksana και ο Mikhail Smuschenko, επικεφαλής της εμπορικής και κατασκευαστικής εταιρείας Gelster, συμφωνούν με τη δήλωση. Σύμφωνα με αυτούς, εάν μια εταιρεία απασχολεί αρκετούς «υπεράνθρωπους» που εκτελούν παρόμοιες λειτουργίες, είναι αδύνατο να ζητηθεί το αποτέλεσμα από κανέναν. Εφαρμόζοντας έναν ξεκάθαρο καταμερισμό εργασίας στην εταιρεία τους, τα τελευταία δύο χρόνια μπόρεσαν να αυξήσουν τον αριθμό των θετικών κριτικών των διευθυντών κατά 80% και να μειώσουν τα ελαττώματα στο μηδέν.

Αγαπητά αφεντικά, χρειαζόμαστε πραγματικά άλλα επιχειρήματα;

Ο κόσμος μας υπερφορτώνει με πληροφορίες και εργασίες τόσο πολύ που απλά ξεχάσαμε πώς να εστιάσουμε. Ελέγχουμε τα κοινωνικά δίκτυα εκατό φορές την ημέρα. Και τώρα έχουμε προβλήματα που έλυναν οι άλλοι. Για παράδειγμα, είναι πλέον δυνατή η ανεξάρτητη κράτηση ενός αεροπορικού εισιτηρίου και ενός δωματίου ξενοδοχείου και η αγορά αγαθών σε ένα κατάστημα χωρίς ταμείο. Υπάρχουν πολλά περισσότερα καθήκοντα, και εκτός από αυτό θέλω να είμαι με την οικογένεια, τους φίλους και να ασχολούμαι με χόμπι.

Το multitasking είναι μύθος

Ωστόσο, η ύπαρξη μεγάλης λίστας εργασιών και η δυνατότητα πολλαπλών εργασιών δεν είναι τόσο καλό όσο φαίνεται. Ένα άτομο δεν μπορεί να κάνει πολλές εργασίες. Θεωρούμε ότι το multitasking είναι η δυνατότητα γρήγορης εναλλαγής από τη μια εργασία στην άλλη. Και κάθε τέτοιος διακόπτης απαιτεί σημαντικούς πόρους, αυξάνει το άγχος και αυξάνει το άγχος. Επομένως, όσο λιγότερο αλλάζουμε και αποσπώνουμε την προσοχή μας από ξένα πράγματα, τόσο το καλύτερο.

Τι γίνεται όμως αν υπάρχουν πολλές εργασίες και πρέπει με κάποιο τρόπο να τις αντιμετωπίσετε; Πώς να αποφύγετε να τρελαθείτε με μια τεράστια λίστα εργασιών και να είστε αποτελεσματικοί; Εδώ είναι μερικές συμβουλές.

Εργασία σε κύκλους

Η επιχείρηση απαιτεί συνεχή εναλλαγή μεταξύ εργασιών. Εάν δεν έχετε μάθει ακόμα να αναθέτετε και να κάνετε τα πάντα μόνοι σας - από το να καλέσετε τον ντελίβερι μέχρι μια συνέντευξη, τότε μέχρι το βράδυ πιθανότατα θα σας στύβουν σαν λεμόνι. Για να αποφύγετε το περιττό άγχος, δουλέψτε σε κύκλους με ένα διάλειμμα ενδιάμεσα.

Η απλούστερη τεχνική για εργασία σε κύκλους είναι η τεχνική Pomodoro. Συγκεντρώνεστε όσο το δυνατόν περισσότερο για κάποιο διάστημα στη δουλειά και μετά φροντίστε να κάνετε ένα μικρό διάλειμμα. Για παράδειγμα, 45 λεπτά δουλειά και 15 λεπτά ξεκούραση. Αυτή η αρχή λειτουργίας είναι αποτελεσματική για εργασία τόσο με μεγάλο αριθμό εργασιών όσο και με μία μεγάλη εργασία.

Αλλάξτε τη λειτουργία συγκέντρωσης

Ο εγκέφαλός μας λειτουργεί με δύο τρόπους προσοχής: τη λειτουργία συγκέντρωσης και τη λειτουργία περιπλάνησης. Η λειτουργία συγκέντρωσης (λειτουργία κεντρικής εκτελεστικής λειτουργίας) ενεργοποιείται όταν είμαστε εντελώς βυθισμένοι στην εργασία. Δίνουμε τη μέγιστη προσοχή στη δουλειά μας. Σε αυτόν τον τρόπο, εργαζόμαστε παραγωγικά, αλλά έντονα. Όταν δουλεύουμε με τέτοιες ταχύτητες για μεγάλο χρονικό διάστημα, σταδιακά κουραζόμαστε και μειώνεται η απόδοσή μας.

Για να εργαστείτε παραγωγικά για μεγάλο χρονικό διάστημα, πρέπει να αλλάζετε περιοδικά από την πρώτη στη δεύτερη λειτουργία - τη λειτουργία περιπλάνησης του μυαλού. Βρισκόμαστε σε αυτόν τον τρόπο όταν διαβάζουμε λογοτεχνία, άρθρα, περπατάμε, θαυμάζουμε την τέχνη, διαλογιζόμαστε. Η λειτουργία "περιπλάνησης" σάς επιτρέπει να "επανεκκινήσετε" τον εγκέφαλό σας και να χαλαρώσετε. Επομένως, τα διαλείμματα είναι χρήσιμα για τη βελτίωση της αποδοτικότητας της εργασίας.

Πάρτε σημαντικές αποφάσεις το πρωί

Είναι καλύτερα να παίρνετε όλες τις σημαντικές αποφάσεις το πρωί, όταν οι πόροι λήψης αποφάσεων δεν έχουν εξαντληθεί ακόμα. Παραδόξως, μπορούμε στην πραγματικότητα να λαμβάνουμε περιορισμένο αριθμό αποφάσεων ανά ημέρα. Υπάρχει ένα συγκεκριμένο όριο και δεν έχει σημασία αν η επιλογή που αντιμετωπίζουμε είναι δύσκολη ή εύκολη.

Σε ένα πείραμα, μια ομάδα ανθρώπων κλήθηκε να συμμετάσχει σε μια έρευνα. Πριν από την έρευνα, τους τέθηκαν συγκεκριμένα απλές ερωτήσεις όπως: πώς πρέπει να τακτοποιήσετε το χαρτί; Θα θέλατε ένα μπλε ή μαύρο στυλό; Τι θα πιείτε: τσάι ή καφέ; Με ζάχαρη ή χωρίς ζάχαρη; Με γάλα ή λεμόνι;

Δηλαδή αναγκάστηκαν να πάρουν αποφάσεις. Και μετά μοίρασαν φύλλα έρευνας με ερωτήσεις για σημαντικά φιλοσοφικά προβλήματα. Οι άνθρωποι αγωνίστηκαν γιατί ένιωθαν ήδη κουρασμένοι. Ο πόρος λήψης αποφάσεων έχει δαπανηθεί.

Επομένως, είναι καλύτερο να επιλύετε όλα τα σημαντικά ζητήματα το πρωί, ενώ το κεφάλι σας είναι φρέσκο ​​και δεν έχετε προλάβει να ξοδέψετε όλους τους πόρους.

Ελευθερώστε το κεφάλι σας

Μην κρατάτε τα πάντα στο μυαλό σας, χρησιμοποιήστε "επεκτατικά" εγκεφάλου - ημερολόγια, ημερολόγια, λίστες, σημειωματάρια, εφαρμογές.

Σκεφτείτε τη συγκέντρωσή σας ως τη μνήμη RAM στον υπολογιστή σας. Όσο περισσότερα προγράμματα έχετε ανοιχτά στον υπολογιστή σας ταυτόχρονα, τόσο πιο αργά θα λειτουργήσει. Αν προσπαθήσετε να κρατήσετε κάτι στο μυαλό σας αντί να το ξεφορτώσετε σε άλλο μέσο, ​​τότε καταλαμβάνετε την ποσότητα της μνήμης που χρειάζεστε. Όσο περισσότερες τέτοιες πληροφορίες, τόσο πιο δύσκολο είναι να επικεντρωθούμε στο τρέχον θέμα.

Ζήσε τη στιγμή"

Πόσο συχνά, ενώ βρίσκεστε στη δουλειά, σκέφτεστε τις δουλειές του σπιτιού και το δείπνο και στο σπίτι σκέφτεστε τη δουλειά; Αυτό συμβαίνει συνέχεια. Κατά τη διάρκεια του πρωινού, οι άνθρωποι κρατούν ένα πιρούνι στο ένα χέρι και ένα τηλέφωνο στο άλλο. Περπατούν στο δρόμο με σκοτεινά, συγκεντρωμένα πρόσωπα, σκέφτονται έντονα κάτι. Έχουμε σταματήσει να απολαμβάνουμε την παρούσα στιγμή.

Ο Βιετναμέζος μοναχός Thich Nhat Hanh διδάσκει πώς να ζεις εδώ και τώρα στο βιβλίο του «Ειρήνη σε κάθε βήμα». Αν θέλετε να μάθετε να ζείτε τη στιγμή, τότε φροντίστε να διαβάσετε αυτό το βιβλίο.